МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇjust.odessa.gov.ua/files/upload/files/metod rec1.pdf ·...

УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ

ГОЛОВНОГО ТЕРИТОРІАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ

В ОДЕСЬКІЙ ОБЛАСТІ

ВІДДІЛ ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ АКТІВ ЦИВІЛЬНОГО СТАНУ

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

ПО ПІДГОТОВЦІ І ПЕРЕДАЧІ МЕТРИЧНИХ КНИГ ТА КНИГ ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ АКТІВ ЦИВІЛЬНОГО СТАНУ

НА ДЕРЖАВНЕ ЗБЕРІГАННЯ

для відділів державної реєстрації актів цивільного стану м. Одеси та Одеської області

м. Одеса 2018

2

ББК

Методичні рекомендації по підготовці і передачі метричних книг та

книг державної реєстрації актів цивільного стану на державне зберігання / Ющенко М.В., Шульга Т.Л., Бобко О.М. – Одеса, 2018. – 40 с.

Методичні рекомендації розроблені відповідно до: - Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного

стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів, затверджених наказом Міністерства юстиції України 30.12.2013 № 2804/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 31.12.2013 № 2241/24773 (зі змінами) (далі – Порядок);

- Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затверджених наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181 06 (зі змінами) (далі – Правила);

- Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в Головному територіальному управлінні юстиції в Одеській області, затвердженої наказом ГТУЮ в Одеській області від 21.11.2017 №567/03.

При розробці методичних рекомендацій використано позитивний досвід Татарбунарського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області

Методичні рекомендації підготовлено: заступником начальника управління – начальником відділу державної реєстрації

актів цивільного стану управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції в Одеській області Ющенко Маргаритою Вікторівною,

начальником Татарбунарського районного віддділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області Шульгою Тетяною Леонідівною,

головним спеціалістом відділу формування національного архівного фонду та діловодства Державного архіву в Одеській області Бобко Ольгою Миколаївною.

3

1. ВСТУП. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги,

складені церквами, полковими церквами, кірхами, костьолами, мечетями та синагогами до утворення органів державної реєстрації актів цивільного стану (далі – метрична книга), які зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану, є складовою частиною Національного архівного фонду та власністю держави.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану формуються з актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану на паперових носіях.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі – відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції), а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі – відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції) протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.

Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг починається з 01 січня року, наступного за роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цих книг, та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п’ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, до яких включено актові записи цивільного стану (метричні записи) одного виду за декілька років, починається з 1 січня року, наступного за роком складання останніх актових записів цивільного стану (метричних записів) та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п’ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції.

4

Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції.

Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку після закінчення сімдесяти п'яти років зберігання їх у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

2. ОФОРМЛЕННЯ КНИГ ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ АКТІВ ЦИВІЛЬНОГО СТАНУ, МЕТРИЧНИХ КНИГ

Оформлення книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги передбачає нумерацію аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цієї книги, складання внутрішнього опису, засвідчувального напису, оправлення книги в тверду обкладинку, оформлення корінця обкладинки та титульного аркуша.

Книга державної реєстрації актів цивільного стану формується з актових записів цивільного стану одного виду в хронологічному порядку відповідно до дати їх складання за районами (містами), а в межах району – в алфавітному порядку за сільськими, селищними, міськими (крім міст обласного значення) радами.

До книги державної реєстрації актів цивільного стану включається 250 актових записів цивільного стану одного виду, складених протягом календарного року.

Якщо протягом року складено менше ніж 250 актових записів цивільного стану, допускається включення до книги державної реєстрації актів цивільного стану актових записів цивільного стану одного виду за декілька років.

Метричні книги, які оформлено у попередні роки та в яких об’єднано метричні записи за декілька років, не розшиваються з метою виділення метричних записів певного року та включення їх в окрему книгу, якщо це призведе до псування аркушів метричних записів, тексту цих записів або всієї книги.

Включені до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги аркуші актових записів цивільного стану (метричних записів) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Для нумерації аркушів не можна застосовувати чорнило, пасту або кольорові олівці.

Аркуші внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги нумеруються окремо.

5

Наприклад, якщо внутрішній опис складається з двох аркушів, вони нумеруються як номери 1 та 2, а нумерація аркушів з актовими записами також начинається з номеру 1.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) допускається застосування літерних номерів аркушів, наприклад 1а, 195а, 195б.

Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга розпочинається з титульного аркуша (додаток 1), виготовленого друкарським способом за додатком 1 до Порядку, який забороняється наклеювати на обкладинку книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

У разі зміни найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану упродовж періоду зберігання книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги на титульному аркуші зазначається нове найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, а попереднє береться в дужки.

Після титульного аркуша на окремих аркушах складається внутрішній опис документів справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку. (додаток 2)

Якщо книгу державної реєстрації актів цивільного стану, метричну книгу

оправлено без внутрішнього опису, то бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки книги (ні в якому разі не до актових записів).

З метою обліку кількості аркушів у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі та фіксації особливостей їх нумерації на окремому аркуші складається засвідчувальний напис справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) за додатком 3 до Порядку, що вміщується наприкінці книги. (додаток 3)

Якщо в книзі наявні літерні або пропущені аркуші, їх кількість

враховується при підрахунку кількості аркушів у справі. Приклад 1 У книзі пронумеровано 230 аркушів, але є два літерних аркуша (10а та

113а) та один пропущений аркуш (210). Крім того, є два аркуші внутрішнього опису.

У такому випадку кількість аркушів справи розраховується так:

кількість пронумерованих аркушів (230) + літерні (2) – пропущені (1) = 231.

6

Кількість аркушів внутрішнього опису не враховується! У засвідчувальному напису справи зазначається: «У книзі підшито і пронумеровано 231 (двісті тридцять один) аркуш, у тому числі літерні номери: 10а, 113 а____________, пропущені номери: 210__________________, + аркушів внутрішнього опису 2 » У вищезазначеному прикладі в опису справ у графі «Кількість аркушів

справи, тому. частини», та на титульному аркуші справи також потрібно вказати 231

Усі наступні зміни у формуванні та стані книги державної реєстрації

актів цивільного стану, метричній книзі (пошкодження аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний документ (акт, протокол, судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга оправляються у тверду обкладинку, при цьому вилучаються металеві кріплення (скріпки, шпильки).

На корінці обкладинки книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги згори зазначаються: умовний знак виду актового запису цивільного стану (згідно додатку 4 до Порядку); рік/роки складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги; найменування районів, міст обласного значення, селищ, сіл, міст, на території яких складені актові записи цивільного стану (метричні записи); крайні дати - дата складання першого та останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів); номер книги за порядком у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

На лицьовому боці обкладинки книги у правому верхньому та лівому

нижньому кутах зазначаються номери архівного фонду, опису та справи. Написи на обкладинці (корінці) книги державної реєстрації актів

цивільного стану, метричної книги робляться друкарським способом або чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою. (додаток4)

7

3. СКЛАДАННЯ ОПИСІВ СПРАВ

Щороку відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних та головних територіальних управлінь юстиції складають опис справ постійного зберігання (далі – опис справ) (за додатком 6 до Порядку) щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану окремо від інших справ постійного зберігання у чотирьох примірниках.

Окремо складається опис метричних книг за аналогічною формою. Доцільне складення опису справ метричних книг не за один рік, а на

всі метричні книги, що залишилися на зберіганні у відділі державної реєстрації актів цивільного стану (наприклад, за 1942-1944 роки) (додаток 5).

Опис справ складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану.

Графи опису справ заповнюються відповідно до відомостей, внесених до титульного аркуша та внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричної книги).

У графах 4, 5 «Крайні дати документів справи (тому, частини)» опису справ зазначаються крайні дати складання актових записів цивільного стану – дата першого та дата останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги

(!!! Не дата складання актових записів з першого та останнього аркушів книги).

Приклад 2 У книзі послідовно підшиті актові записи: по районному відділу ДРАЦС за період з 16 січня 1942 року до 25 листопада 1942 року по с. Іванівка - з 10 січня 1942 року до 20 грудня 1942 року по с. Петрівка - з 05 січня 1942 року до 24 листопада 1942 року Тобто, дата актового запису на першому аркуші книги - 16 січня1942 року, на останньому аркуші - 24 листопада1942 року, але на титульному аркуші та на корінці книги , а також в опису в графах 4, 5 «Крайні дати документів справи (тому, частини)» необхідно вказати початкову дату - 05 січня 1942 року кінцеву - 20 грудня 1942 року

Графа 7 «Примітка» опису справ використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про наявність копій актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі.

При внесенні до опису справ кількох книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої книги державної реєстрації актів цивільного

8

стану, метричної книги, а всі інші однорідні книги у графі 3 «Заголовок справи (тому, частини)» позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про ці книги вносяться до опису справ повністю. На кожному новому аркуші опису справ заголовок відтворюється повністю.

Після схвалення експертною комісією (ЕК) Головного територіального управління юстиції в Одеській області описи справ подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) до Державного архіву Одеської області. Схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) описи справ затверджує начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, у якому зберігаються книги державної реєстрації актів цивільного стану.

Один примірник опису справ направляється до відповідного державного архіву, другий зберігається у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису справ використовуються для поточного пошуку книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

4. ЗНЯТТЯ ГРИФУ «ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ»

Відповідно до пункту 3 Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в Головному територіальному управлінні юстиції в Одеській області, затвердженої наказом ГТУЮ в Одеській області від 21.11.2017 №567/03-06 перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою його підтвердження або скасування включено до завдань комісії з питань роботи із службовою інформацією Головного територіального управління юстиції в Одеській області.

Таким чином, подання щодо зняття грифу «ДСК» з книг державної реєстрації актів цивільного стану, які підлягають передачі на державне зберігання у зв’язку із закінченням 75-річного строку зберігання цих книг у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, направляється до вищезазначеної комісії.

Рішення про зняття грифу «ДСК» затверджується експертною комісією ГТУЮ.

Після прийняття ЕК ГТУЮ відповідного рішення штамп «Для службового користування» на титульному аркуші метричних книг та книг державної реєстрації актів цивільного стану, строк зберігання яких у відділі сплинув, перекреслюється скісною рискою та поруч вказуються реквізити протоколу (Протокол ЕК ГТУЮ в Одеській області №__ від______р.)

5. СКЛАДАННЯ АЛФАВІТІВ ТА ОПИСІВ АЛФАВІТІВ

На всі види актових записів цивільного стану відділи державної реєстрації актів цивільного стану ведуть алфавітні книги.

9

Алфавітні книги – основна частина довідкового апарату до книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

На кожний вид актових записів формується окремий алфавіт, об’єм якого не перевищує 250 аркушів. Можливо включення до одного алфавіту відомостей кількох книг актових записів

При складанні алфавітів про шлюб, розірвання шлюбу до алфавіту вносяться відомості обох з подружжя. Відомості про того з подружжя, хто змінив прізвище, вносяться двічі (за обома прізвищами) (додаток 6).

Кожний алфавіт необхідно взяти в обкладинку, оформити титульну сторінку, внутрішній опис, засвідчувальний напис (додаток 14).

На алфавітні книги складається опис справ постійного зберігання (додаток 7).

У разі створення комп’ютерного варіанту описів та алфавітів, ця база даних також передається на державне зберігання.

6. СКЛАДАННЯ ПОКАЖЧИКІВ

Георгафічні покажчики до описів справ - елемент довідкового апарату архіву установи.

Покажчики складають до справ кожного опису. У разі наявності метричних книг церков та книг актових записів примарій складається два покажчики.

Елементи географічного покажчика впорядковують за алфавітною ознакою. У ньому наводять назви населених пунктів та відображають номери справ, у яких наявні актові записи за даним населеним пунктом у році, за який складено покажчик.(додаток 8)

7. СКЛАДАННЯ ТАБЛИЦЬ НАЗВ НАСЕЛЕНИХ ПУНКТІВ

Таблиці старих та сучасних назв, а також, навпаки, сучасних та старих назв населених пунктів – ще один елемент довідкового апарату архіву установи, який спрощує пошук актових записів. Таблиці також можуть відображати підпорядкування населених пунктів сільським радам (додаток 9).

. 8. СКЛАДАННЯ ІСТОРИЧНОЇ ДОВІДКИ

Історична довідка складається з дотриманням вимог глави 6 розділу ХІ Правил.

Історична довідка – документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним.

Історичну довідку до фонду складають під час першого надходження документів до архіву. У разі поповнення фонду документами за певний

10

період часу складають продовження до історичної довідки за цей період часу з відомостями про зміни в найменуванні, підпорядкуванні, функціях відділу.

Під час складання історичної довідки використовують інформацію, що міститься в передмові до річних розділів опису.

Історична довідка складається із трьох частин: історії фондоутворювача, історії фонду, характеристики документів фонду.

У першій частині історичної довідки в хронологічній послідовності наводять такі відомості:

дата створення установи (з посиланням на акти); підпорядкованість, завдання, функції, напрями діяльності установи

відповідно до її уставу (положення про установу), їх зміни; структура установи та мережа підлеглих установ (за наявності); система або галузь, до складу якої належить установа на момент

створення довідки; зміни в структурі установи (створення, реорганізація, перейменування,

ліквідація структурних підрозділів, у діяльності яких утворилися документи постійного зберігання, включені в опис із зазначенням дат і посиланнями на акти; реорганізація установи, зміни мережі підлеглих (що входять до складу, системи) установ із зазначенням дат і посиланнями на нормативно-правові акти);

причина, підстава та дата припинення установи з посиланням на відповідний акт.

У другій частині історичної довідки висвітлюють історію фонду та подають таку інформацію:

дата першого надходження документів фонду до архіву установи, їх обсяги та крайні дати;

відомості про формування та зберігання документів до моменту їх надходження до архіву установи зміни у складі та обсязі фонду та їх причини (проведення експертизи цінності, втрати, незадокументовані періоди);

особливості формування, описування і систематизації документів; ступінь збереженості документів фонду; відомості про склад довідкового апарату до фонду; У третій частині подають відомості про: склад та зміст справ, уключених до опису (характеристика типових груп

справ за їх змістом, видами та різновидами документів), про види носіїв інформації;

особливості формування та систематизації нетипових справ (відомості про документи, що виходять за хронологічні межі фонду, справи, сформовані з документів за два роки або більше тощо);

повноту складу справ, уключених до зведеного опису, причини відсутності тих чи інших документів і справ;

особливості фізичного стану окремих документів і справ (задовільний, незадовільний).

11

Історичну довідку до фонду (продовження до історичної довідки) підписує керівник відділу.

Якщо установа є джерелом формування НАФ, історичну довідку (продовження до історичної довідки) подають на розгляд ЕПК відповідного державного архіву одночасно з річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання (додатки 10, 11).

9. СКЛАДАННЯ ПЕРЕДМОВИ

До кожного річного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій висвітлюються особливості формування і описування справ, їх систематизації в описі.

У першій частині передмови наводять у хронологічній послідовності відомості про зміни за відповідний період, що відбулися у напрямах діяльності установи, її назві, підпорядкуванні, структурі, у другій – стисло характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування та описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану (додаток12).

10. ПЕРЕДАВАННЯ КНИГ ВІДДІЛУ ДРАЦС УПРАВЛІННЯ

ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ ГТУЮ

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції здійснює підготовку книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг для передачі їх до відповідного державного архіву, яка полягає в перевірянні правильності формування та оформлення кожної книги, описів справ відповідно до вимог цього Порядку.

Працівники відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції усувають недоліки, виявлені під час перевіряння.

Передача відділом державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг і обліково-довідкового апарату до них до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції оформлюється актом про передачу книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та обліково-довідкового апарату до них за додатком 13 до порядку (додаток 13).

12

11. ПЕРЕВІРЯННЯ ФІЗИЧНОГО ТА САНІТАРНО-ГІГІЄНІЧНОГО СТАНУ КНИГ

Перед передаванням книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву відділом державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції спільно з представником державного архіву проводиться. Виявлені недоліки підлягають усуненню шляхом проведення відділом державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції дезінфекції, знепилення, реставрації тощо.

12. ПОРІВНЯННЯ (ЗІСТАВЛЯННЯ) ПЕРШОГО ТА ДРУГОГО

ПРИМІРНИКА АКТОВОГО ЗАПИСУ

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції проводить порівняння (зіставляння) кожного актового запису цивільного стану (метричного запису) з другим його примірником, включеним до книги, що зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

Якщо актовий запис цивільного стану (метричний запис), включений до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, що передається до державного архіву, не містить змін, які внесені до другого його примірника у випадках, передбачених законодавством, то відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції вносить до нього відповідні зміни, яких бракує.

Запис про внесення змін повинен містити, крім найменування, дати документа, на підставі якого вони були внесені до другого примірника актового запису цивільного стану (метричного запису), вказівку про те, що зміни внесені при порівнянні актового запису цивільного стану (метричного запису) з другим його примірником. Проведений запис засвідчується підписом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції та печаткою відділу.

Якщо до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції не включено актовий запис цивільного стану (метричний запис), другий примірник якого зберігається у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, то ці книги розшиваються.

13

Необхідний актовий запис цивільного стану (метричний запис) вилучається з книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції та включається до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції.

Сформована таким чином книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції знову прошивається, її аркуші нумеруються та складається засвідчувальний напис, що вміщується наприкінці книги та підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

В аналогічному порядку у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції замінюються невиправно пошкоджені актові записи цивільного стану (метричні записи) на ті записи, які збереглися в кращому стані.

13. ПЕРЕДАВАННЯ КНИГ ДО ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції передає до державного архіву книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги і обліково-довідковий апарат до них згідно з графіком, затвердженим керівниками цього відділу та державного архіву.

Передавання здійснюється за описами справ у трьох примірниках у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

Наприкінці кожного примірника опису справ цифрами та словами зазначаються фактична кількість книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, переданих до державного архіву, дата приймання-передавання і проставляються підписи осіб, що здавали та приймали книги.

Передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг оформлюється актом приймання-передавання справ на постійне зберігання, що складається у двох примірниках.

Три примірники опису справ та один примірник акта приймання-передавання справ на постійне зберігання разом з книгами державної реєстрації актів цивільного стану, метричними книгами, обліково-довідковим апаратом до них передаються до державного архіву; один примірник опису

14

справ разом з примірником акта приймання-передавання справ на постійне зберігання повертається у відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції направляє копії опису справ та акта приймання-передавання справ на постійне зберігання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції.

Перелік додатків 1) оформлення титульного аркуша книги; 2) оформлення внутрішнього опису книги; 3) засвідчувальний напис справи; 4)корінець книги; 5) опис за кілька років; 6) алфавіт; 7) опис алфавітів; 8) географічний покажчик; 9) таблиця назв; 10)історична довідка; 11) доповнення до історичної довідки; 12) передмова; 13) акт передачі книг; 14) оформлення алфавітної книги.

15

Додаток 1

Татарбунарський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції

в Одеській області

Кишинівська духовна консисторія

МЕТРИЧНА КНИГА

про народження

Свято-Покровської церкви с. Акмангит Свято-Георгіївської церкви с. Дельжилери Свято-Архангело-Михайлівської церкви с. Спаське Свято-Казанської Ікони Богородиці церкви с. Тропокло Святого Олександра Невського церкви с. Шкандиба

Розпочата 01 січня 1942 р. Закінчена 27 грудня 1942 р.

На 127 аркушах

Фонд № 917 Опис № 3 Справа № 123

16

Додаток 2

Внутрішній опис документів справи № 40 (книги реєстрації актів цивільного стану примарії)

№ з/п

Найменування адміністративно-територіальної

одиниці (район, місто, район у місті, селище,

село, повіт, волость тощо)

Початковий та кінцевий

номери актових записів

цивільного стану

Номери аркушів

Початкова та кінцева

дати складання

актових записів

цивільного стану

Примітка

1 2 3 4 5 6 1

Примарія м. Татарбунари шлюб

1-22

1-10

09.10 1941 05.12.1941

2

Примарія с. Акмангит шлюб

1-3

11-13

10.11.1941 10.11.1941

… … … .. …

19 Примарія с. Шагани шлюб

1-27 225-239 01.02.1942 13.11.1942

Разом 416 (чотириста шістнадцять) актових записів цивільного стану. Кількість аркушів документів _239 (двісті тридцять дев’ять). Кількість аркушів внутрішнього опису __1 (один).

Керівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану __________________Т.Л. Шульга 29.07.2017 р.

Зберігати постійно

17

Додаток 3

Засвідчувальний напис справи №123 (метричної книги) У книзі підшито і пронумеровано 127 (сто двадцять сім) аркушів, у тому числі: літерні номери:______-- ; пропущені номери:____--__________________________________; + аркушів внутрішнього опису 1____________________________.

Особливості фізичного стану та

формування справи Номери аркушів

1 2

Керівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану П.І.П.

29.07.2017 р. М.П.

18

Додаток 4

19

Додаток 5 Татарбунарський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області Фонд № ___________________ Опис № 3 справ постійного зберігання (метричних книг) за 1942-1944 рік

ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник Татарбунарського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області ____________ Т.Л. Шульга "___"_________ 2018 року

Дати справи

(тому, частини)

№ з/п

Інде

кс с

прав

и та

ум

овни

й зн

ак

Заголовок справи (тому, частини)

початкова кінцева

Кіль- кість арку- шів у спра- ві (томі, частині)

При

мітк

а

1 2 3 4 5 6 7

1942 рік

105 1/220

Метричні книги про народження

- Свято-Покровської церкви с. Акмангит; - Свято-Георгіївської церкви с. Дельжилери ……

05 січня 1942

29 червня 1942

190

106

1/221

Те саме - Свято-Михайлівської церкви с. Спаське; - Свято-Дмитрівської с. Чичма ……

01 липня 1942

29 грудня 1942

210

Метричні книги про шлюб - Свято-Покровської церкви с. Акмангит ……. ………

Доку-менти з цього питання див. також у розділі за 1939 рік, №100

107 2/223

Метричні книги про смерть - Свято-Покровської церкви с. Акмангит; - Свято-Георгіївської церкви с. Дельжилери ……

25 січня 1942

31 липня 1944 165

Справа продов-жується

20

1943 рік

108 1/224


- Свято-Покровської церкви с. Акмангит; ……

05 січня 1943

29 червня 1944

200 Справа продов-жується





1944 рік


- Свято-Покровської церкви с. Акмангит; ……






21

До опису внесено 4 (чотири) справи з № 105 по № 108, у тому числі: літерні номери____-----______________ пропущені номери__-------___________ Головний спеціаліст Татарбунарського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області Т.В. Нікульча 25 січня 2018 року СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК Головного територіального Державного архіву управління юстиції в Одеській Одеської області області «___»_________ 2018 р. №___

22

Додаток 6

23

Додаток 7 Татарбунарський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області Фонд № _____ Опис № 4 справ постійного зберігання (алфавітів до метричних книг) за 1942 рік

ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник Татарбунарського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області ____________ Т.Л. Шульга "___"_________ 2018 року

. № з/п

Назва та хронологічні рамки алфавіту

№ опису справ, до

якого складено алфавіт

№№ справ, до яких складено

алфавіт

Кіль-кість арку- шів

Примітки

1 2 3 4 5 6 53 Алфавітна книга до актових

записів про народження за 1942 рік

3 105 34

54 Алфавітна книга до актових записів про смерть за 1942 рік

3 106

36

55 Алфавітна книга до актових записів про шлюб за 1942 рік

3 107 33

До опису внесено 3 (три) справи з № 53 по № 55, у тому числі: літерні номери____-----______________ пропущені номери__-------___________ Головний спеціаліст Татарбунарського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області Т.В. Нікульча 25 січня 2018 року (дата) СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК Головного територіального Державного архіву управління юстиції в Одеській Одеської області області «___»_________ 2018 р. №___

24

Додаток 8

ГЕОГРАФІЧНИЙ ПОКАЖЧИК ДО МЕТРИЧНИХ КНИГ ЗА 1942 рік*

ОПИС № 3 ФОНД № 917

№№ з/п

НАЗВА НАСЕЛЕНОГО

ПУНКТУ

НАЗВА ЦЕРКВИ РОКИ ВИД ЗАПИСУ №№ СПРАВ

ПРИМІТКИ

1 2 3 4 5 6 7 1 м. Татарбунари Св. Успенська

церква 1942 про народження

про смерть про шлюб

- - -

Метричні книги не збереглися (див. книги примарій -опис №5 спр.40,41,43)

2 с. Акмангит (с. Білолісся)

Св. Покровська церква

1942 про народження про смерть про шлюб

123 122

-

книга про смерть№122 об»єднана за 1940-1944 р.р. Метричні книги про шлюб не збереглися (див. книги примарій про народження, смерть , шлюб -опис №5 спр.40,41,43)

3 с. Бакчалія (с. Баштанівка)

Св. Покровська церква


- - -

Метричні книги не збереглися (див. книги примарій про народження та смерть -опис №5 спр.41,43)

… … … … … .. …

17 с. Шкандиба (с. Вишневе)

Св. О. Невського церква


121 - -

книга №120 об’єднана за 1939-1944 р.р. книги про смерть та шлюб не збереглися

* У 1942 році реєстрація народження, смерті та шлюбу здійснювалася церквами та

примаріями (виконавчими органами румунської влади). У разі відсутності актових записів у метричних книгах церков можлива наявність актових записів в книгах актових записів примарій (опис №5 фонду № 917).

Крім того, актові записи, втрачені в період румунсько-німецької окупації частково поновлені за заявами громадян та включені до книг поновлених актових записів за період з 1945 року по теперішній час (опис №1 фонду Р-8311).

25

Додаток 9 Покажчик

старих та сучасних назв населених пунктів Татарбунарського району

Стара назва

селища Сучасна назва

населеного пункту ПРИМІТКИ

1 2 3 1 м. Татарбунари м. Татарбунари 2 с. Акмангит с. Білолісся 3 с. Базар’янка с. Базар’янка 4 с. Борисівка с. Борисівка 5 с. Балабанка с. Балабанка Входить до Рибальської сільської ради 6 с. Бакчалія с. Баштанівка З 1960 по 1989 роки входило до складу

Дмитрівської сільської ради 7 с. Безім’янка с. Безім’янка У 1955-1986 роках було підпорядковане

Тузлівській сільській раді, з 1989 до 2015 року існувала Безім’янська сільська рада Наприкінці 2015 року село увійшло до Тузлівської об’єднаної громади

8 с. Веселе с. Веселе входить до Тузлівської об’єднаної громади з 1958 до 2015 року входило до Безім’янської сільської ради

9 с. Весела Балка с. Весела Балка входить до Тузлівської сільської ради 10 с. Дивізія с. Дивізія 11 с. Дельжилери с. Дмитрівка 12 с. Зарічне с. Зарічне Входить до Трапівської сільської ради 13 с. Золокари с. Лиман (Лиманської

сільської ради)

14 с. Лиман (хутор) с. Лиман (Дивізійської сільської ради)

15 с. Ескіполос с. Глибоке У 1960-1986 роках було підпорядковане Борисівській сільській раді

16 с. Карагач с. Вишневе 17 с. Лебедівка с. Лебедівка входить до Тузлівської сільської ради 18 с. Мала Балабанка с. Мала Балабанка Входить до Рибальської сільської ради 19 с. Новокарагач, с. Вишневе 20 с. Нерушай с. Нерушай 21 с. Новомихайлівка с. Новомихайлівка входить до Тузлівської сільської ради 22 Хутір Кундук с. Нова Олексіївка входить до Дмитрівської сільської ради 23 с. Новоселиця с. Новоселиця Входить до Трапівської сільської ради 24 с. Будури с. Кочкувате У 1955-1993 роках було підпорядковане

Рибальській сільській раді 25 Хутір Люксембург

(Ясногородка) Увійшов до складу с. Базар’янка

26

27 с. Морозліївка с. Морозліївка Входить до Жовтоярської сільської ради

28 с. Мартаза с. Рибальське 29 Новий Хутор

(Фердінанд) с. Нове Входить до Жовтоярської сільської

ради 30 Реджина Марія Мар’яновка Входить до Жовтоярської сільської

ради 31 с. Ройлянка с. Ройлянка Входить до Жовтоярської сільської

ради 32 с. Садове с. Садове входить до Тузлівської об’єднаної

громади з 1958 до 2015 року входило до Безім’янської сільської ради

33 с. Сар’яри с. Жовтий Яр 34 с. Спаське с. Спаське Входить до Струмківської сільської

ради 35 с. Тропокло с. Трапівка 36 с. Трихатки с. Трихатки Входить до Приморської сільської ради 37 с. Тузли с. Тузли 38 с. Фердинанд (Новий

Хутір) с. Нове Входить до Жовтоярської сільської

ради 39 Царичанка Царичанка Входить до Жовтоярської сільської

ради 40 с. Чичма с. Струмок 41 с. Шагани с. Приморське 42 с. Шкандиба с. Вишневе

27

Додаток 10 ІСТОРИЧНА ДОВІДКА

до фонду № Р-8311 Татарбунарського районного відділу державної реєстрації актів

цивільного стану Головного територіального управління юстиції в

Одеської області

Румунська окупація Татарбунарського району тривала до 22 червня 1940 року, коли до Бесарабії увійшли війська радянської армії.

02 серпня 1940 року на VII сесії Верховної Ради СРСР було прийнято закон про возз’єднання Бессарабії з СРСР та рішення про утворення Акерманської області.

Указом Президії Верховної Ради СРСР від 07 грудня 1940 року Акерманська область перейменована в Ізмаїльську.

До складу Ізмаїльської області увійшло 13 районів, в тому числі Татарбунарський та Тузлівський. У 1959 році Тузлівський район увійшов до складу Татарбунарського району.

23 липня 1941 року Татарбунарський район був окупований німецько-румунськими військами.

Татарбунари були звільнені від німецько-румунської окупації 23 серпня 1944 року. В районі відновилася радянська влада.

Органи реєстрації актів цивільного стану були створені на території Татарбунарського району при встановленні радянської влади у 1940 році. Перші актові записи цивільного стану радянського періоду датовані листопадом 1940 року.

Реєстрація актів цивільного стану проводилася Татарбунарським райбюро загс Бюро запису актів громадянського стану Управління НКВС в Акерманській області, а також виконавчими комітетами сільських рад району.

В часи Другої світової війни органи реєстрації актів цивільного стану не функціонували. Реєстрація актів цивільного стану проводилася примаріями та церквами.

Після визволення району 23.08.1944 року органи реєстрації актів цивільного стану поновили свою роботу.

З 1940 по 1958 рік існував також Тузлівський район з центром у селі Тузли. У 1958 році Тузлівський район розформовано.

На підставі Указу Президії Верховної Ради СРСР від 15 лютого 1954 року Ізмаїльська область увійшла до складу Одеської області.

У квітні 1959 року відділ увійшов до структури Татарбунарської районної ради депутатів трудящих Одеської області.

З 01.06.1992 року відділ передано до структури Татарбунарської районної державної адміністрації Одеської області.

28

24.12.1993 р. Верховною Радою України прийнятий Закон України «Про органи реєстрації актів громадянського стану». Відповідно до Закону в назві відділів слово «запису» змінене на «реєстрації».

Відповідно до Закону відділи рагси реєструють народження, смерть, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміну прізвища, імені та по батькові.

З 1998 року відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.1998 № 1618 «Про районні, районні у містах Києві та Севастополі відділи реєстрації актів громадянського стану» відділ перейшов до структури Татарбунарського районного управління юстиції Одеської області та мав назву «Відділ реєстрації актів громадянського стану Татарбунарського районного управління юстиції Одеської області».

У 2004 році відділ перейменовано – Відділ реєстрації актів цивільного стану Татарбунарського районного управління юстиції Одеської області – відповідно до Сімейного кодексу України та Типового Положення про районний, районний у місті, міський (міста обласного значення) відділ реєстрації актів цивільного стану, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 квітня 2002 року N30/5.

Сімейним кодексом відмінена реєстрація встановлення батьківства. З 20.12.2008 відділи рацс стали вести Державний реєстр актів цивільного

стану громадян відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 р. N 1064 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян».

01.07.2010 з набранням чинності Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» назва відділу змінена на «Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Татарбунарського районного управління юстиції Одеської області».

У листопаді 2011 року, у зв’язку з утворенням Державної реєстраційної служби відповідно до Указу Президента України від 09.12.2010 р. № 1085/2010 «Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади» та наказу Міністерства юстиції України від 08.11.2011р. № 3281/5 «Про ліквідацію та утворення відділів державної реєстрації актів цивільного стану Одеської області», було створено реєстраційну службу Татарбунарського районного управління юстиції Одеської області, до складу якої увійшов відділ державної реєстрації актів цивільного стану під назвою «Відділ державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Татарбунарського районного управління юстиції Одеської області»

У зв’язку з реформуванням територіальних органів Міністерства юстиції України на підставі наказу Міністерства юстиції України від 01.03.2016 року № 569/5 «Про відділи державної виконавчої служби та відділи державної реєстрації актів цивільного стану» відділ виведено зі складу Татарбунарського районного управління юстиції та підпорядковано Головному територіальному управлінню юстиції в Одеській області зі збереженням статусу юридичної особи та перейменуванням у

29

«Татарбунарський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області».

Станом на 01.08.2017 року Татарбунарський район Одеської області складається з міста Татарбунари та 36 сіл, підпорядкованих 17 сільським Радам.

с. БАЗАР’ЯНКА. Засноване у 1891 році. Коло Базар’янки був хутір Люксембург, який в теперішній час входить до складу села Базар’янка як вулиця. У 1955-1986 роках реєстрація актів цивільного стану відносно жителів с. Базар’янки здійснювалася виконкомом Тузлівської ради.

с. БАШТАНІВКА (до 1947 – Бакчалія). У 1960-1989 роках село було підпорядковано Дмитрівській сільській раді, реєстрація актів цивільного стану здійснювалася виконкомом Дмитрівської сільської ради.

с. БЕЗІМ’ЯНКА. Засноване у 1910 році, (з 1955 до 1986 роки було підпорядковано селу Тузли, реєстрація актів цивільного стану здійснювалася виконавчим комітетом Тузлівської сільської ради). У 1941 році, а також у 1944- 1954 та у 1987-2015роках здійснювала повноваження Безім’янська сільська рада, якій були підпорядковані села Садове та Веселе. У 2015 році відповідно до Закону України «Про добровільне об»єднання територіальних громад» створена Тузлівська сільська об’єднана територіальна громада з центром у селі Тузли, до якої увійшли територіальні громади сіл Тузли, Весела Балка, Новомихайлівка, Лебедівка Тузлівської сільської ради і села Безім’янка, Садове, Веселе Безім’янської сільської ради. Безім’янська сільська рада припинила свою діяльність.

с. БІЛОЛІССЯ (до 1947 року – Акмангит), засноване в 1815 році на місці татарського поселення.

с. БОРИСІВКА – засноване в 1822 році. Його населення поповнювалось переселенцями з Нижньої Буковини, Хотинського й Ізмаїльського повітів. Переважна більшість населення – молдовани. У 1960-1986 роках Борисівській сільраді було підпорядковане с. Глибоке.

с. ВИШНЕВЕ (до 1947 року – Новий Карагач) засноване в 1820 році болгарами. Частини села називалися Карагач та Шкандиба.

с. ГЛИБОКЕ (до 1947 року – Ескіполос). У 1960-1986 р. було підпорядковано селу Борисівка, реєстрація актів цивільного стану здійснювалася виконавчим комітетом Борисівської сільської ради. У 1944-1959, а також з 1986 р. по т.ч. здійснює повноваження Глибоківська сільська рада

с. ДИВІЗІЯ засноване в 1808 році. Першими поселенцями були суворовські солдати, які відслужили свій строк, та кріпаки-втікачі. Сільраді підпорядковане село Лиман (раніше – хутор Лиман).

с. ДМИТРІВКА(до 1940 року – Дельжилери).Засноване село в 1828 році на місці колишнього татарського стійбища Хаджідеру. Переважна більшість населення – болгари. Сільраді підпорядковане село Нова Олексіївка. З 1960 по 1986 рік сільраді було підпорядковане також с. Баштанівка.

30

с. ЖОВТИЙ ЯР (до 1944 року – Сарьяри). Засноване село в 1789 році вівчарями-муканами, вихідцями з Австрії. Сільраді підпорядковані населені пункти Морозліївка, Мар’янівка, Нове. Роздольне, Ройлянка, Царичанка.

с. КОЧКУВАТЕ (до 1945 року – Будури). Засноване на початку XIX сторіччя. (з 1955 до 1993 роки було підпорядковано селу Рибальське, реєстрація актів цивільного стану здійснювалася виконавчим комітетом Рибальської сільської ради). У 1945-1954 та з 1994 р. по т.ч. здійснює повноваження Кочкуватська сільська рада

с. ЛИМАН(до 1947 року – Золокари).Засноване в 1812 році. с. НЕРУШАЙ засноване татарами в кінці XVIII століття, с. ПРИМОРСЬКЕ ( до 1945 року – Шагани).Сільраді підпорядковане село

Трихатки. У 1960-1961 роках було підпорядковане Лиманській сільській раді. с. РИБАЛЬСЬКЕ (до 1945 року – Мартаза). Засноване у 1871 році

селянами-втікачами з Херсонщини і Таврії. Пізніше оселилися молдовани. Сільраді підпорядковане село Балабанка. У 1955-1993 роках було підпорядковане також с. Кочкувате.

с. СПАСЬКЕ. З 1959 року підпорядковане Струмківській сільській раді. с. СТРУМОК (до 1946 року Чичма). Засноване село в 1756 році. Сільраді

підпорядковане с. Спаське. с. ТРАПІВКА (до 1945 року – Тропокло). Засноване село в 1829 році.

Сільраді підпорядковані села Новоселиця та Зарічне, засновані у 1910 році. с. ТУЗЛИ. Засноване в 1787 році. З 1940 по 1958 рік Тузли були

районним центром Тузлівського району. З 1959 року с. Тузли – центр сільської ради, якій підпорядковані села Весела Балка та Новомихайлівка. У 2015 році створена Тузлівська сільська об’єднана територіальна громада з центром у селі Тузли, до якої увійшли територіальні громади сіл Тузли, Весела Балка, Новомихайлівка, Лебедівка Тузлівської сільської ради і села Безім’янка, Садове, Веселе Безім’янської сільської ради.

До опису справ №1 за 1940-2016 роки увійшли книги державної

реєстрації актів про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, усиновлення, встановлення батьківства, зміну імені, поновлені актові записи про народження, смерть, шлюб, складені Татарбунарським районним відділом державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області, а також актові записи про народження, смерть, шлюб, встановлення батьківства, складені виконавчими комітетами сільських рад Татарбунарського району.

Крім того, до описів включені книги актових записів, складених Тузлівським районним бюро запису актів громадянського стану за 1945-1958 роки, які перебувають на зберіганні у відділі.

Виконавчі комітети сільських рад Татарбунарського району Одеської області у 2014-2016 роках актові записи про народження, шлюб, смерть не складали з технічних причин (відсутність доступу до Державного реєстру актів цивільного стану громадян). Реєстрація актів цивільного стану щодо

31

мешканців Татарбунарського району здійснювалася відділом реєстрації актів цивільного стану.

Актові записи про усиновлення складалися в період з 1945 до 1992 року Актові записи про встановлення батьківства складалися в період з 1968

до 2003 року. Актові записи про зміну імені (переміну прізвища, імені, по батькові)

складалися з 1951 року. У відділі збереглися лише 2 книги довоєнного радянського періоду, до

яких увійшли актові записи про народження за 1940-1941 рр. та про смерть за 1941 р., складені по травень 1941 р. Актові записи складені Татарбунарським райбюро загс та сільськими радами.

Актові записи про народження за 1940 рік мають незадовільний фізичний стан, текст частково пошкоджений, про що зазначено в засвідчувальному запису справи. Також в засвідчувальних записах книг перелічені номери актових записів, не засвідчених гербовою печаткою.

В період окупації реєстрацію актових записів здійснювали примарії (виконавчі органи румунської влади) та церкви. До фонду № 917 за описом № 3 передані метричні книги церков про народження; за описом № 5 – книга реєстрації народження за 1941 р. та книги реєстрації смерті за 1940-1941 рр. примарій Татарбунарського району

Після передачі книг актових записів цивільного стану за 1941 рік на

державне зберігання у відділі залишилися об’єднані книги державної реєстрації актів цивільного стану за 1941 рік:

1) книга про смерть за 1941, 1944 роки радянського періоду, яка містить

записи за 1941 рік по с. Вишневе, с. Дивізія, с. Жовтий Яр, с. Маразліївка 2) книга про шлюб за 1941, 1944 роки радянського періоду, яка містить

записи за 1941 рік по м. Татарбунари, с. Баштанівка, с. Білолісся, с. Глибоке, с. Дивізія, с. Маразліївка, с. Новоселиця, с. Нерушай, с. Лиман, с. Приморське, с. Рибальське, с. Струмок, с. Трапівка

3) метрична книга про смерть за 1940-1944 р. яка містить записи за 1940 рік по с. Мартаза та с. Тропокло та актові записи за 1941 рік по с. Акмангит та с. Тропокло (справа №122 за описом №3 фонду №917)

4) книга актових записів про шлюб примарій за 1941-1942 р., яка містить записи за 1941 рік по м. Татарбунари, с. Акмангит, с. Дельжилери, с. Ескіполос, с. Золокари, с. Спаське, с. Тропокло, с. Чичма, с. Шагани (справа №40 за описом №5 фонду №917)

5) метрична книга про шлюб за 1939-1944 рр., до якої увійшли записи за 1941 рік по с. Акмангит (с. Білолісся)

Інших книг актових записів за період до 1941 року включно на зберіганні

у відділі не перебуває.

32

У разі відсутності актових записів цивільного стану в книгах радянського періоду за 1940-1944 роки необхідно проводити пошук також в книгах актових записів примарій та метричних книгах аналогічного періоду (фонд №917, описи № 3-6)

Крім того, актові записи, втрачені в період Другої світової війни та румунсько-німецької окупації частково поновлені за заявами громадян у повоєнний період та включені до книг поновлених актових записів за період з 1945 року по теперішній час. Начальник Татарбунарського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області Т. Л. Шульга

33

Додаток 11

Доповнення до історичної довідки фонду № 917

Татарбунарський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області

Після захоплення румунськими та німецькими військами в період з

23.07.1941 до 23.08.1944 року територія Татарбунарського району перебувала під владою Румунії в складі Губернаторства Бессарабія. В період окупації реєстрацію актів цивільного стану проводили примарії (виконавчі органи румунської влади) та церкви. До фонду № 917 за описом № 3 передані метричні книги церков; за описом № 5 – книги реєстрації актів цивільного стану примарій.

Після передачі книг актових записів цивільного стану(метричних книг) за 1942 рік на державне зберігання на зберіганні у відділі залишаються об’єднані книги державної реєстрації актів цивільного стану за 1939-1942 роки:

1) книга про смерть за 1941, 1944 роки радянського періоду(справа №4 за описом №1 фонду № Р-8311), яка містить записи

за 1941 рік – по с. Вишневе, с. Дивізія, с. Жовтий Яр, с. Маразліївка за 1942 рік актових записів немає 2) книга про шлюб за 1941,1944 роки радянського періоду (справа №5 за

описом №1 фонду №Р-8311), яка містить записи за 1941 рік – по м. Татарбунари, с. Баштанівка, с. Білолісся, с. Глибоке,

с. Дивізія, с. Маразліївка, с. Новоселиця, с. Нерушай, с. Лиман, с. Приморське, с. Рибальське, с. Струмок, с. Трапівка,

за 1942 рік актових записів немає . 3) метрична книга про смерть за 1940-1944 р. (справа №122 за описом

№3 фонду №917), яка містить записи за 1940 рік – по с. Мартаза (с. Рибальське) та с. Тропокло (с. Трапівка), за 1941 рік – по с. Акмангит (с. Білолісся) та с. Тропокло (с.Трапівка), за 1942 рік – по с. Акмангит (с. Білолісся) та с. Тропокло (с. Трапівка). 4) метрична книга про шлюб за 1939-1944 р. (справа №120 за описом №3

фонду №917) яка містить актові записи за 1939 рік – по с. Сар’яри (с. Жовтий Яр), с. Спаське, с. Тропокло

(с. Трапівка), с. Тузли, с. Чичма (с. Струмок), с. Шагани (с. Приморське), с. Шкандиба (с. Вишневе),

за 1940 рік – по с. Акмангит (с. Білолісся) та с. Мартаза (с. Рибальське), за 1941 рік – по с. Акмангит (с. Білолісся) за 1942 рік – по с. Борисівка, с. Ескіполос (с. Глибоке), с. Шкандиба

(с. Вишневе) Інших книг актових записів за період до 1942 року включно на зберіганні


34

У разі відсутності актових записів цивільного стану в метричних книгах та книгах актових записів примарій за 1940-1944 роки необхідно проводити пошук також в книгах актових записів радянського періоду за 1941, 1944 роки (фонд №Р-8311).

Крім того, актові записи, втрачені в період румунсько-німецької окупації частково поновлені за заявами громадян у повоєнний період та включені до книг поновлених актових записів за період з 1945 року по теперішній час (фонд №Р-8311).

Начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану Т.Л. Шульга

35

Додаток 12

ПЕРЕДМОВА до опису справ №3

фонду № 917 за 1942 рік

Після захоплення румунськими та німецькими військами в період з

23.07.1941 до 23.08.1944 року територія Татарбунарського району перебувала під владою Румунії в складі Губернаторства Бессарабія. В період окупації реєстрацію актів цивільного стану проводили примарії (виконавчі органи румунської влади) та церкви. До фонду № 917 за описом № 3 передані метричні книги церков; за описом № 5 – книги реєстрації актів цивільного стану примарій.

Після передачі книг актових записів цивільного стану(метричних книг) за 1942 рік на державне зберігання на зберіганні у відділі залишаються об’єднані книги державної реєстрації актів цивільного стану за 1939-1942 роки:

1) книга про смерть за 1941, 1944 роки радянського періоду (справа №4 за описом №1 фонду № Р-8311), яка містить записи

за 1941 рік – по с. Вишневе, с. Дивізія, с. Жовтий Яр, с. Маразліївка за 1942 рік актових записів немає 2) книга про шлюб за 1941, 1944 роки радянського періоду (справа №5 за

описом №1 фонду №Р-8311), яка містить записи за 1941 рік – по м. Татарбунари,с. Баштанівка, с. Білолісся, с. Глибоке,

с. Дивізія, с. Маразліївка, с. Новоселиця, с. Нерушай, с. Лиман, с. Приморське, с. Рибальське, с. Струмок, с. Трапівка,

за 1942 рік актових записів немає. 3) метрична книга про смерть за 1940-1944 р. (справа №122 за описом

№3 фонду №917), яка містить записи за 1940 рік – по с. Мартаза (с. Рибальське) та с. Тропокло (с. Трапівка), за 1941 рік – по с. Акмангит (с. Білолісся) та с. Тропокло (с.Трапівка), за 1942 рік – по с. Акмангит (с. Білолісся) та с. Тропокло (с. Трапівка). 4) метрична книга про шлюб за 1939-1944 р. (справа №120 за описом №3

фонду №917), яка містить актові записи за 1939 рік – по с. Сар’яри (с. Жовтий Яр), с. Спаське, с. Тропокло

(с. Трапівка), с. Тузли, с. Чичма (с. Струмок), с. Шагани (с. Приморське), с. Шкандиба (с. Вишневе),

за 1940 рік – по с. Акмангит (с. Білолісся) та с. Мартаза (с. Рибальське), за 1941 рік – по с. Акмангит (с. Білолісся) за 1942 рік – по с. Борисівка, с. Ескіполос (с. Глибоке), с. Шкандиба

(с. Вишневе). Інших книг актових записів за період до 1942 року включно на зберіганні


36

У разі відсутності актових записів цивільного стану в метричних книгах та книгах актових записів примарій за 1940-1944 роки необхідно проводити пошук також в книгах актових записів радянського періоду за 1941, 1944 роки (фонд №Р-8311).

Крім того, актові записи, втрачені в період румунсько-німецької окупації частково поновлені за заявами громадян у повоєнний період та включені до книг поновлених актових записів за період з 1945 року по теперішній час (фонд №Р-8311).

Начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області Т.Л. Шульга

37

Додаток 13 ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник Татарбунарського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області _______________Т.Л. Шульга “___”____________2018 року

ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник начальника управління – начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції в Одеській області ____________ М.В. Ющенко “___”____________2018 року

А К Т про передачу книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та обліково-довідкового апарату до них

У зв’язку із закінченням строків зберігання книг державної реєстрації

актів цивільного стану Татарбунарський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області

(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції) передав до відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції в Одеській області

(найменування головного територіального управління юстиції) для проведення звіряння та подальшої передачі до державного архіву:

1) книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги (необхідне підкреслити)

Дати складання актових записів

цивільного стану (метричних записів)

№ з/п

№ книги

державної реєстрації

актів цивільного

стану (метричної

книги)

Найменування книги державної

реєстрації актів цивільного стану (метричної книги)

початкова кінцева

Кіль-кість арку шів

Примітка

1 2 3 4 5 6 7 1 279 Метричні книги про

народження - Св. Покровської церкви

с. Акмангит; - Св. Георгіївської церкви

01 січня 1942р.

27 грудня 1942 р.

127

38

с. Дельжилер - Св. Архангело-Михайлівської

церкви с. Спаське; - Св. Казанської Ікони Богородиці

церкви Тропокло; - Св. О. Невського церкви с. Шкандиба

2 280 Книги актових записів про народження

– примарії м. Татарбунари; – примарії с. Акмангит; – примарії с. Бакчалія; – примарії с. Борисівка - примарії с. Дельжилери

02 січня 1942 р.


225

3 281 Книги актових записів про народження

- примарії с. Ескіполос; – примарії с. Золокари; – примарії с. Нерушай; – примарії с. Тропокло; - примарії с. Шагани

05 січня 1942 р.


180

4 282 Книги актових записів про смерть

- примарії м. Татарбунари; - примарії с. Акмангит; - примарії с. Бакчалія - примарії с. Борисівка; - примарії с. Дельжилери - примарії с. Золокари - примарії с. Нерушай - примарії с. Спаське - примарії с. Чичма - примарії с. Шагани

02 січня 1942 р.


142

5 283 Книги актових записів про шлюб

- примарії м. Татарбунари; - примарії с. Акмангит; - примарії с. Дельжилери, - примарії с. Ескіполос, - примарії с. Золокари, - примарії с. Нерушай, - примарії с. Спаське, - примарії с.Тропокло, - примарії с. Чичма, - примарії с. Шагани

09 жовтня 1941 р.


239

Усього передано 5 (п’ять)__ книг державної реєстрації актів цивільного (цифрами і словами) (необхідне підкреслити) стану, метричних книг;

39

2) обліково-довідковий апарат до них, електронні носії:

№ з/п

Найменування обліково-довідкового апарату Кількість документів обліково-довідкового апарату

Примітка

1 2 3 4 1 Алфавітна книга до актових записів

примарій про народження за 1942 рік

1 Паперовий носій

2 Алфавітна книга до метричних книг про народження за 1942 рік


3 Алфавітна книга до актових записів примарій про смерть за 1942 рік


4 Алфавітна книга до актових записів примарій про шлюб за 1941-1942 рік


Усього передано 4 (чотири) одиниці обліково-довідкового апарату. (цифрами і словами) Передавання здійснив:

Приймання здійснив:

Начальник Татарбунарського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області ______________ Т.Л.Шульга __________________________ (дата)

Заступник начальника відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції в Одеській області _______________ Н.Г. Кулібабіна

_________________________ (дата)

40

Додаток 14

Татарбунарський районний відділ державної реєстрації актів

цивільного стану Головного територіального управління

юстиції в Одеській області

Алфавіт

до книг актових записів примарій

про шлюб

за 1941-1942 р.р.

Розпочата 09 жовтня 1941 р. Закінчена 31 грудня 1942 р. На 52 аркушах Зберігати постійно

Фонд № 917 Опис № 6 Справа № 25

41

ВНУТРІШНІЙ ОПИС СПРАВИ №25 (АЛФАВІТНОЇ КНИГИ) №№ з/п

Діло-водний індекс

Дата Заголовок документа №№ книг, до яких складено алфавіт

№№ арку-шів

При-мітка

1 2 3 4 5 6 7 1

1941-1942 р.р.

Алфавітна книга до актових записів про шлюб за 1941-1942 роки: м. Татарбунари; с. Акмангит; с. Дельжилери; с. Ескіполос; с. Золокари; с. Нерушай; с. Спаське; с. Тропокло; с. Чичма; с. Шагани

40, 41 40 40 40 40 41 41 41 41 41 41

1-52

Разом _52 ( п»ятдесят два ) аркуша документів в том числі: літерні номери:--- пропущені номери: --- Кількість аркушів внутрішнього опису __1__аркуш Начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану Т. Л. Шульга ( посада підпис розшифрування)

42

Засвідчувальний напис справи № 25 (алфавіту) У справі підшито і пронумеровано 52 ( п»ятдесят два ) аркуші у т.ч. літерні аркуші _____________________________________________; пропущені номери ________________________ + аркушів внутрішнього опису _1______ Особливості фізичного стану та формування справи Номери аркушів

Керівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану Т.Л. Шульга 28.02.2018 р М.П.

44

Ющенко Маргарита Вікторівна, Шульга Тетяна Леонідівна,

Бобко Ольга Миколаївна

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

ПО ПІДГОТОВЦІ І ПЕРЕДАЧІ МЕТРИЧНИХ КНИГ ТА КНИГ ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ АКТІВ ЦИВІЛЬНОГО СТАНУ

НА ДЕРЖАВНЕ ЗБЕРІГАННЯ

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇjust.odessa.gov.ua/files/upload/files/metod rec1.pdf ·...

Documents

Transcript of МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇjust.odessa.gov.ua/files/upload/files/metod rec1.pdf ·...