Online Invoice Portal

So haben Sie Ihre Rechnungen

und Zahlungen im Überblick

Das HRS Online Invoice Portal

• Ihr HRS Kommissionskonto im Überblick

• Verwalten, Prüfen und Bezahlen - alles direkt und einfach online

1) Was kann das HRS Online Invoice Portal

2) So starten Sie

3) So vergeben Sie ein Passwort/Passwort

vergessen?

4) So erhalten Sie Ihre monatliche Rechnung

5) So prüfen Sie die Rechnung

6) So suchen Sie eine Buchung/Rechnung

7) So bezahlen Sie die Rechnung

8) So sehen Sie die Rechnungsdetails (als PDF)

9) So legen Sie neue Benutzer an, bzw. löschen

Benutzer

Detaillierte Anleitung

1) Was kann das HRS Online Invoice Portal?

Nützliche Funktionen im Überblick

• Rechnung verwalten und ihre Richtigkeit

überprüfen

• Sollte eine Änderung zur Rechnung

notwendig sein, können Sie diese innerhalb

der gegebenen Frist von 7 Tagen direkt

online durchführen

• Rechnung sofort online bezahlen, entweder

per SEPA oder mit Ihrer Kreditkarte

• Die Einladung zum HRS Online Invoice Portal haben wir Ihnen per

E-Mail zugesandt

• Sie registrieren sich mit Ihrer gewünschten

E-Mail-Adresse und einem frei gewählten Passwort

• Nun können Sie sich jederzeit mit Ihren Daten

im HRS Online Invoice Portal

(https://hotelservice.hrs.com/hpp/) einloggen

2) So starten Sie

3) So vergeben Sie ein Passwort/

Passwort vergessen• Mit Hilfe Ihrer Hotel Nummer und der registrierten E-Mail-Adresse können Sie

ein neues Passwort vergeben

• Sollte die eingegebene E-Mail-Adresse nicht übereinstimmen, können Sie

über das „Hilfe benötigt“ Menü sich alle verfügbaren E-Mail-Adressen

anzeigen lassen (verschlüsselt)

• Eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passwortes wird an die von Ihnen

vervollständigte E-Mail-Adresse geschickt

4) So erhalten Sie Ihre monatliche Rechnung• Sobald eine neue Rechnung im HRS Online Invoice Portal zur Verfügung steht,

werden Sie per E-Mail benachrichtigt

• Nach dem Erhalt dieser E-Mail haben Sie 7 Tage Zeit, die Rechnung auf ihre Richtigkeit zu prüfen

• Eventuelle Korrekturen der Rechnung nehmen Sie bitte direkt online vor

(siehe „So prüfen Sie die Rechnung“)

5) So prüfen Sie die Rechnung• Rufen Sie sich die entsprechende Rechnung auf

• Klicken Sie auf „Korrigieren“ im Drop-Down Menü der jeweiligen

Rechnung (1)

• Suchen Sie nach dem entsprechenden Buchungssatz

• Nehmen Sie die entsprechende Korrektur vor oder stornieren die

Buchung (2)

• Klicken Sie auf „Speichern“. Der Status des Buchungssatzes

erscheint nun als „geändert“ (3)

• Nachdem Sie Ihre Korrekturen abgeschlossen haben,

klicken Sie auf „Korrektur einreichen“ und schließen damit

den Vorgang ab (4)

• In der Übersicht ändert sich der Status der Rechnung auf

„Korrektur eingereicht“

2

4

3

1

So korrigieren Sie die Frühstücke• Rufen Sie sich die entsprechende Rechnung auf

• Klicken Sie auf „Korrigieren“ im Drop-Down Menü der jeweiligen

Rechnung (1)

• Suchen Sie nach dem entsprechenden Buchungssatz

• Klicken Sie auf „Details(2)

• Tragen Sie die Anzahl der eingenommen Frühstücke ein (3)

• Nachdem Sie ALLE Korrekturen abgeschlossen haben,

klicken Sie auf „Korrektur einreichen“ und schließen damit

den Vorgang ab (4)

• In der Übersicht ändert sich der Status der Rechnung auf

„Korrektur eingereicht“

1

2

3

4

6) So suchen Sie eine Buchung/Rechnung• Nutzen Sie dazu bitte die Suchfunktion Ihres Browsers: Mit der Tastenkombination Strg+F können

Sie in der Rechnungsübersicht nach der Buchungsnummer, dem Gast- oder Firmennamen sowie nach

dem An- und Abreisedatum suchen (1)

• Das Suchfenster öffnet sich, je nach Browser, rechts oben oder links unten (2)

• Darüber hinaus können Sie jederzeit die Historie aller Rechnungen des letzten und des aktuellen

Kalenderjahres aufrufen (3)

1

3

2

7) So bezahlen Sie die Rechnung • Klicken Sie auf „Bezahlen“ direkt neben dem offenen Betrag

• Sie sehen die entsprechenden Rechnungen, sowie die Gesamtsumme noch

einmal auf einem Blick

• Klicken Sie nach der Auswahl auf „weiter“

• Wählen Sie die gewünschte Zahlungsmethode aus (Deutschland, EU SEPA

und Kreditkarte möglich, außerhalb der EU nur Zahlung per Kreditkarte)

• Überprüfen Sie die Eingaben nochmals und wählen Sie danach „Jetzt bezahlen“

8) So sehen Sie die Rechnungsdetails (als PDF)• Klicken Sie auf PDF, um eine Kopie Ihrer Rechnung herunterzuladen (1)

• Klicken Sie auf Details bzw. „Korrigieren“, um die Rechnungsdaten zu sehen und zu bearbeiten (2)

• Die verbleibende Korrekturfrist wird Ihnen hier angezeigt (3)

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2

9) So legen Sie neue Benutzer

an bzw. löschen Sie Benutzer• Klicken Sie auf Benutzer verwalten (1)

• Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adresse

des neuen Benutzers und das Sichtbarkeitsdatum ein und

klicken Sie auf Einladen (2)

• Der neue Benutzer erhält nun eine Einladung und kann sich

für das HRS Online Invoice Portal registrieren

• Entfernen Sie User, indem Sie auf „Löschen“ vor dem jeweiligen

Benutzer drücken (3)

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