ONLINE ZUSAMMEN ARBEITEN - Gemeinsam AktivBITRIX24 Projektmanagement und CRM deutscher...

ONLINE ZUSAMMEN ARBEITEN Follow-up „Tool-Convention, 27. Februar 2020

Karin Buchner - www.ser-ve.de

FORMEN DER ONLINE-ZUSAMMENARBEIT

• punktuell oder dauerhaft webbasierte Zusammenarbeit

• viele „kleine Helferlein“

• unterschiedliche Anwendungen, Plattformen und Logins

• virtuelles Büro

• Prozesse und Zusammenarbeit webbasiert „an einem Ort“


ONLINE-ZUSAMMENARBEIT: MIT WEM?

• (Projekt)Team

• Kooperationspartner

• Netzwerke | Arbeitskreise

• Freiwillige …


ONLINE-ZUSAMMENARBEIT: WARUM?

• Verfügbarkeit von Informationen (Internetzugang vorausgesetzt)

• jederzeit

• an jedem Ort

• in der jeweils aktuellen Fassung

• synchrone oder asynchrone Zusammenarbeit

• weniger Mails

• mehr Transparenz


ARBEITEN IN DER CLOUD

• Daten werden lokal und | oder online

gespeichert

• externer Rechner stellt die Software-

architektur (Programm) zur Verfügung

• Austausch von Daten über

Zugangsberechtigungen

• Synchronisation der Daten in Echtzeit


DATENSCHUTZ | DATENSICHERHEIT

• verschlüsselte Datenübertragung • erkennbar am „https“ oder am Schloß-Symbol im Browser

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung • schließt aus, dass der Inhaber des Servers die Daten auslesen kann

• Daten liegen beim Transport und in der Cloud nur verschlüsselt vor

• Verschlüsselung von Daten ist zentral bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten

• ggf. zusätzliche Verschlüsselungssoftware nutzen

• Cloud ist kein zusätzliches „externes Laufwerk“


DAS PASSENDE TOOL?!

• Brauchen wir es überhaupt und wofür?

• Und: Akzeptanz im Team | unterschiedlicher Kenntnisstand

• Auswahl treffen • unzählige Angebote mit unterschiedlichen

Möglichkeiten

• Datenschutz | Datensicherheit

• Kosten

Pflichtenheft erstellen!


UNSERE AUSWAHLKRITERIEN

• Datensicherheit

• Serverstandort in Deutschland oder in Europa

• DS-GVO konform

• kostenlos bzw. kostenlose Basisversion

• auf möglichst allen Betriebssystemen und Endgeräten

nutzbar



Die eierlegende Wollmilchsau gibt

es leider nicht !

WELCHE TOOLS SCHAUEN WIR UNS AN?

• www.driveonweb.de

• www.teamplace.net/de

• www.zenkit.com

• www.bitrix24.de

• www.just.social


DRIVE ON WEB

Cloud-Speicher

www.driveonweb.de deutscher Server-Standort für Privatanwender: 5 GB dauerhaft

kostenlos Basisversion

mind. 5 Nutzer pro € 3,00 / Monat = € 180 netto jährlich

zusätzliche Funktionen im kosten-pflichtigen Account: Rollen und Rechte Upload-Ordner Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

AUF GEHT‘S!



DRIVE ON WEB

Karin Buchner - www.ser-ve.deKarin Buchner - www.ser-ve.de

.exe-Datei öffnen; legt

neues Laufwerk

auf dem PC an

Karin Buchner - www.ser-ve.deKarin Buchner - www.ser-ve.de

neues PC-Laufwerk

Dateien aus Cloud



DRIVE ON WEB

Mail-Benachrichtigung


für Dateien

nach Termin Link ungültig

Empfänger muss PW kennen

Freigaben können jederzeit von allen

Beteiligten rückgängig gemacht werden


PRO

• mit der Funktionsweise wird man schnell vertraut

• zusätzliche Sicherheit durch Passwortschutz und Ablaufdatum von Einladungen

• teilt man vorwiegend Dokumente ist der Speicherplatz ausreichend

• Dateien können mit Usern geteilt werden, die keinen Account haben; dann aber nur Download möglich

• Speicherung verschiedener Dateiversionen, die wiederhergestellt werden können

CONTRA• keine Benachrichtigung, wenn Dateien bearbeitet wurden


ALTERNATIVEN ZU DRIVE ON WEB

• HiDrive (Strato; kein kostenloser Tarif; z.B. 3 Nutzer, 250 GB Speicher, 10 € pro Monat; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung; Server in Deutschland)

• www.dracoon.com (dauerhaft kostenloser Tarif, 10 Nutzer, 10 GB, hohe Sicherheitsstandards)

• www.owncloud.com: OpenSource zum Betrieb auf dem eigenen Server


TEAMPLACE

Cloud-Speicher und Kollaboration

www.teamplace.net/de deutscher Server-Standort kostenlos 5 GB Speicher für jeden Teamplace pro Teamplace kann kostenpflichtig

Speicherplatz hinzugebucht werden Apps für Android und iOS kein Client; Zugriff nur über

Webbrowser

• Doppelklick öffnet Dokument• Uhr = Anzeige von

unterschiedlichen Versionen• … Kommentar zum Dokument


PRO

• gute Übersicht zu Aktivitäten | Veränderungen

• Möglichkeit, unterschiedliche Rollen – und damit Rechte – zu vergeben (siehe FAQ auf Webseite)

• Teamplace-App: alle Nutzer erhalten Benachrichtigungen über Aktivitäten in ihrem Teamplace

CONTRA• Online-Bearbeitung von Dokumenten erfordert Office-365 Abo

• Alternative: Dateien herunterladen, bearbeiten, wieder hochladen (unter gleichem Namen

speichern, damit Versionen angezeigt werden !!!


ZENKIT

Online-Zusammenarbeit

www.zenkit.com deutscher Server-Standort teilweise Verarbeitung Zugangsdaten

in USA Basisversion kostenfrei

bis 3 Nutzer 1 GB Speicher bis 5 Workspaces

Plus-Account: € 9 pro Monat und Nutzer

Sonderkonditionen für NGO

Ilos

Schulung

Referenten Termine

Einsatz

Workspace

Collection

Item

eingeladene Team-Mitglieder sehen alle Collections

Einladung nur zur Collection möglich



neuer Workspace …

PRO

• mit der Funktionsweise wird man recht schnell vertraut

• guter Einstieg in Online-Zusammenarbeit

• vielfältige Möglichkeiten der Darstellung, Aufgabenzuordnung etc.

• zusätzliche Tools können integriert werden erweitert Möglichkeiten und erleichtert u.U. den Umstieg

CONTRA• Nutzung vieler zusätzlicher Tools

• kostenpflichtig

• andere Datenschutzbestimmungen


JUST SOCIAL

Online-Zusammenarbeit

www.just.social/de deutscher Server-Standort (Hamburg)

und umfassende Datenschutzhinweise auf Webseite

verschlüsselte Datenübertragung Free-Version:

bis zu 12 Nutzer 5 GB Datenspeicher

Basis-Version: € 39 monatlich bis zu 25 Nutzer 25 GB Speicher Support und anpassbares Design

Sonderkonditionen für NGO

REGISTRIERUNG

• Mail-Adresse

• Vorname und Name

• Passwort

• Und „los geht‘s“


DIE IDEE

• kein Projektmanagement-Tool !!!

• Komplexität reduzieren | Akzeptanz erhöhen

• zentraler Login und gemeinsame Nutzerverwaltung für alle Apps• News = Social Network (Kommunikation one-to-many)

• Connect = Chat | informelle Kommunikation stärken

• Wiki = Wissensmanagement

• Drive = Dateiablage

• List = Aufgabenmanagement

• People = Mitarbeiterverzeichnis

• Dokumentation: https://www.just.social/Guide/#just-wiki



Einladung per Mail

PRO

• übersichtlich | intuitiv zu bedienen

• Integration vieler Apps möglich, um Funktionalität zu

erweitern und bisher genutzte Tools einzubinden

CONTRA• Datenschutzproblematik bei Integration weiterer Apps

• Funktionsumfang eingeschränkt (z.B. Aufgabenzuordnung)


BITRIX24

Projektmanagement und CRM

www.bitrix24.de deutscher Server-Standort Free-Version: 5 GB und 12 Nutzer inkl. Start +: € 19,00 monatlich Sonderkonditionen für NGO


PRO

• sehr komplexes Projektmanagement-Tool

• Zeiterfassung zu den verschiedenen Aufgaben

• unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten (Kanban, Gantt etc.)

• Möglichkeit, externe Nutzer einzubinden

CONTRA

• intensive Beschäftigung mit dem Tool und Einarbeitung

notwendig



ALTERNATIVE

• CiviCRM

• OpenSource

• spezifisch auf NGO zugeschnitten

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