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Apache OpenOffice Writer für die Uni von David Paenson, B. A. Hons. Februar 2013

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Apache OpenOffice

Writerfür die Uni

von David Paenson, B. A. Hons.Februar 2013

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IMPRESSUM (c) 2008Diese Einleitung ist unter dem Creative Commons License als »by-nc-sa« lizenziert.

Kommentare und Kritik bitte an: [email protected] Version 3.4 von Apache OpenOffice (für Windows, Linux und Mac).

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INHALT

1 Einleitung 12 Automatisierung 13 Struktur eines Dokuments 24 Der erste Schritt 35 Überschriften 46 Kapitelnummerierung 77 Navigieren im Text 78 Inhaltsverzeichnis 89 Gliederung 1010 Absatzvorlage »Textkörper« 1111 Absatzvorlagen allgemein 1212 Vorlagen speichern 1313 MS-Word 1314 Deckblatt ohne Seitennummer 1415 Deckblattgestaltung 1616 Referate ohne Deckblatt 1617 Seitenummerierung 1718 Interviewzeilen nummerieren 1919 Aufzählungen 2020 Gruppenarbeiten 2121 Texte korrigieren lassen 2222 Querverweise 2223 Fußnoten 2324 Literaturverzeichnis 24

25 Zitate 2526 Tabellen 2627 Grafiken 2728 Bildschirmfoto 2929 Bilder 3030 Kreuztabellen (Statistik) 3031 Lange URLs 3232 Schriften 3333 Hervorhebungen 3534 Sonderzeichen 3635 Mauskürzel 3636 Tastaturkürzel 3637 PDFs 3738 Mehrere offene Dateien 3839 Suchen und ersetzen 3840 Rechtschreibung 3941 Synonyme 3942 Infos zum Dokument 3943 Datei speichern 3944 Etiketten/Serienbriefe 4145 Hilfe 4246 Bezug und Installation 4247 Basisübung 4248 Extra-Übungen 47

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1 EinleitungDiese Einführung habe ich im Sommer 2008 verfasst und seitdem ständig überarbeitet, um die praktischen Fragen von Studierenden aufzugreifen. Sie basiert auf Kursen, die ich seit nun-mehr neun Semestern für alle Erstsemester am Fachbereich Soziale Arbeit der Fachhoch-schule Frankfurt gebe. Die Anregungen und Kritiken der Teilnehmer und Teilnehmerinnen sind hier eingeflossen. Aber auch die vielen Stunden, die ich gemeinsam mit Studierenden vor dem PC bei der Formatierung ihrer Diplomarbeiten und Bachelorthesen verbracht habe, haben hier ihren Niederschlag gefunden.

Mein Ziel ist es nicht, systematisch alle Möglichkeiten von OpenOffice Writer aufzuzeigen. Ich möchte vielmehr gezielt auf die Aufgaben eingehen, mit denen du* im Lauf deines Studi-ums ganz sicher konfrontiert sein wirst.

Die allerhäufigsten Griffe, die du bei deiner alltäglichen Arbeit brauchen wirst, sind alle als »Basisübung in 12 Schritten« auf Seite 42 zusammengefasst. Es bietet sich an, diese Übung Schritt-für-Schritt gleich jetzt zu machen, um dir ein Gefühl für die Funktionsweise dieser Textverarbeitung zu verschaffen. Vor allem wirst du sehen, wie einfach alles vor sich geht. Danach solltest du aber diese Einleitung dennoch ganz durchlesen, denn diese kurze Übung reicht nicht für die Beherrschung des Programms.

Ein allgemeines, theoretisches Verständnis von dem Programm ist nämlich wichtig. Es ist wie bei der Bedienung einer komplexen Maschine. Willst du, dass sie das tut, wozu sie eigentlich gebaut wurde, musst du zunächst ihre Funktionsweise kennenlernen. Vor allem ist es wichtig zu verstehen, dass die in den nachfolgenden Kapiteln vorgestellten Automatisierungen nur im Zusammenhang funktionieren. Diese Einleitung bildet daher eine Einheit. Das bedeutet, es ist nicht möglich, sich diese oder jene praktische Arbeitserleichterung auszusuchen und zu benut-zen. Entweder alle oder gar keine.

2 AutomatisierungJedes Dokument, jedes Buch, jede Zeitschrift hat eine Menge wiederkehrender Elemente, seien es Überschriften, Fußnoten, Seiten, die einzelnen Absätze des eigentlichen Textes, abge-setzte Zitate, Literaturlisten usw. Alle diese Elemente müssen unbedingt einheitlich aussehen.

Viele dieser Elemente werden dazu noch aufsteigend nummeriert, beispielsweise die Seiten, die Kapitelüberschriften, die Fußnoten, Aufzählungen, Bildunterschriften, die Zeilen eines Inter -views usw.

All diese Formatierungen und Nummerierungen legst du nur einmal fest! Danach brauchst du dich nicht mehr damit zu beschäftigen! Auch andere Elemente kannst du automatisch generieren lassen, vor allem das Inhaltsverzeichnis.

* Du, man, Sie, es/sich, die Passivform …? Es sind so viele Möglichkeiten der Ansprache. Nach vielem Zögern bin ich jetzt beim Du gelandet. Studierende haben mir versichert, sie würden sich durch das Du am ehesten angesprochen fühlen. Er/sie? Auch hier ist es nicht so einfach. Ich habe mich mal für die männliche, mal für die weibliche Form entschieden.

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3 Struktur eines DokumentsWenn du eine Arbeit gedanklich entwirfst, hast du sicherlich nicht nur ihren Inhalt, sondern zugleich auch ihre Struktur vor Augen – zumindest in groben Zügen.

Der Inhalt, das ist vor allem der eigentliche Text. Das ist natürlich mengenmäßig das Allerwich-tigste. Der Text hat ein eigenes Aussehen, eine eigene Formatierung, sprich die eigene Format-vorlage. Diese heißt in OpenOffice Textkörper. Auf die Formatierung des Textkörpers gehe ich allerdings erst später ein, nämlich im Abschnitt 10.

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Abbildung 1: Seite eines Buchs mit wiederkehrenden Elementen

Kapitelnummer

Kapitelüberschriftmit durchgezogenerLinie und großem

Abstand zum erstenAbsatz

Textkörper

Fußnoten

Fußzeilemit Trennline

Seitennummerin Fußzeile

Abschnitts-überschrift

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An dieser Stelle wollen wir uns zunächst mit der Struktur eines Textes beschäftigen. Diese Struktur wird in erster Linie durch die Überschriften für uns sowie für den Leser und die Leserin sichtbar.

Wie zentral Überschriften sind – und doch so selbstverständlich – macht ein Beispiel deutlich: Stelle dir vor, in deinem Lieblingsbuchladen liegt ein hübscher Einband auf dem Tisch. Du blätterst darin und siehst nur Text, Text, Text, und keine einzige Überschrift. Das Buch wür-dest du sicher schnell beiseite legen.

Es gibt Hauptüberschriften für die Kapitelebene, Unterüberschriften für die darunter liegende Abschnittsebene und Unterunterüberschriften für die dritte Ebene der Unterabschnitte. Es gibt also eine ganze Überschriftenhierarchie. Bis zu zehn Ebenen sind theoretisch möglich.

Die verschiedenen Überschriftenebenen unterscheiden sich durch eine Reihe von optischen Merkmalen, die in den dazugehörigen Absatzvorlagen festgehalten werden:

• Größe (in Punkt gemessen)

• Schriftschnitt (Standard/Fett/Kursiv)

• Schrifttyp (Times/Arial/Garamond/Futura usw.)

• Abstand zum vorangehenden Text (oben)

• Abstand zum nachfolgenden Text (unten)

• Umbruch (Kapitelüberschriften immer auf einer neuen Seite beispielsweise)

• Nummerierung (optional)

Am besten, du legst die Überschriften gleich zu Beginn fest. Denn weitere Elemente bauen darauf auf, vor allem das Inhaltsverzeichnis und die automatische Kapitelnummerierung.

Das Inhaltsverzeichnis ist ein Abbild der bereits vorhandenen Struktur. Du generierst es erst, nachdem die Überschriften bereits stehen. Das Inhaltsverzeichnis (siehe Abschnitt 8) richtet sich also an einer bereits bestehenden Struktur, und nicht umgekehrt. Dieses Verständnis ist wich-tig.

4 Der erste SchrittWenn du mit einem neuen Text beginnst, stellt sich die Frage: Solltest du dich zunächst nur auf den Inhalt konzentrieren und die Formatierung auf später verschieben? Oder nicht doch lieber gleich mit der Formatierung beginnen?

Nach dem bisher Gesagten sollte klar sein: Alles solltest du gleich richtig formatieren und strukturieren. Wichtig sind vor allem die Haupt- und die Unterüberschriften, einschließlich ihrer automatischen Nummerierung. Aber auch Grundschrift, Zeilenabstände, Seitenränder usw. solltest du von Anfang an in den entsprechenden Absatzvorlagen festlegen.

Diese Herangehensweise bringt viele Vorteile mit sich:

• enorme Zeitersparnis

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• mit Hilfe des Navigators (siehe Abschnitt 7) kannst du sofort zu dem Abschnitt sprin-gen, den du gerade bearbeiten möchtest

• die Reihenfolge von Kapiteln kannst du, ebenfalls mit dem »Navigator«, mit einem einzigen Mausklick nachträglich ändern (besonders nützlich bei Gruppenarbeiten)

• du behältst stets den Überblick über die sich entwickelnde Arbeit

5 ÜberschriftenDem Programm musst du mitteilen, was eine Überschrift und was Text ist. Dazu dienen fol-gende Tastenkombinationen (dazu muss der Cursor lediglich irgendwo in dem betreffenden Absatz stehen):

• Strg + 0 für Text, bzw. »Textkörper« (auch »Fließtext« genannt)

• Strg + 1 für Hauptüberschriften (erste Ebene)

• Strg + 2 für Abschnittsüberschriften (zweite Ebene)

• Strg + 3 für Unterabschnittsüberschriften (dritte Ebene)

Macintosh-User verwenden statt der Taste Strg die Taste Cmd. Auf die unterschiedliche Tastaturbelegung von Macs gehe ich aber nicht ein.

■ Die Gestaltung von Überschriften

Mit einem rechten Mausklick auf irgendeine Hauptüberschrift kannst du unter dem Menü-punkt Absatzvorlage bearbeiten (nicht Absatz bearbeiten!!) das Aussehen all deiner Hauptüberschriften auf einmal verändern.

• alle Überschriften sollten linksbündig sein und ohne Silbentrennung

• Überschriften sollten kurz und aussagekräftig sein

• Überschriften sollten einzeilig sein

Größe Schnitt Abstand über Abstand unter

Hauptüberschriften (Ebene 1) 16pt fett 1,6 cm 0,8 cm

Abschnittsüberschriften (Ebene 2) 13pt fett und kursiv 1,2 cm 0,6 cm

Unterabschnittsüberschriften (Ebene 3) 13pt kursiv 0,8 cm 0,4 cmTabelle 1: Empfehlung für Schriftgrößen, Schnitt und Abständen von Überschriften (bei Schrifttyp »Garamond«)

■ Kapitelüberschriften immer auf einer neuen Seite beginnen?

Dazu ein rechter Mausklick auf irgendeine Hauptüberschrift und Absatzvorlage bear-beiten › Textfluss › Umbrüche › Einfügen wählen.

Wenn du vermeiden willst, dass eine Hauptüberschrift im unteren Viertel des Blattes erscheint, füge vor der Überschrift einen manuellen Umbruch ein mit Strg + Eingabe. Dann rutscht die Überschrift auf die nächste Seite.

Eine wesentlich elegantere Lösung, letzteren Effekt zu erzielen, besteht darin, im Absatz, der der Überschrift unmittelbar folgt, unter Format › Absatz › Textfluss den Kasten

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Absatz nicht trennen anzuklicken. Dann rutscht die Überschrift zusammen mit dem gesamten Absatz automatisch auf die Folgeseite. (N.B.: Wir verändern hier lediglich das For -mat des in Frage kommenden Absatzes, und nicht generell die Formatvorlage des Textkörpers!)

Wenn du systematisch so arbeitest, entfällt eine abschließende Überprüfung des Textes auf falsch platzierte Überschriften. Der betreffende Absatz muss allerdings eine gewisse Länge haben, damit dieser Effekt sinnvoll zum Tragen kommt, darf eine gewisse Länge aber auch nicht überschreiten – 5 bis 10 Zeilen sind optimal. Diese Methode kannst du sogar auf mehrere Absätze ausdehnen, wenn du nicht nur Absatz nicht trennen, sondern dazu noch Absätze zusammenhalten auswählst. Damit bleiben mehrere aufeinander folgende Absätze im Fall eines Seitenwechsels miteinander verbunden.

■ Leere Zeilen?

Über und unter einer Überschrift solltest du unter keinen Umständen leere Zeilen einfügen, um die Abstände zwischen Überschrift und Text zu beeinflussen! Die gewünschten Abstände beeinflusst du stattdessen in der zur Überschrift gehörigen Absatzvorlage unter dem Reiter

Einzüge und Abstände. Der Abstand zwischen Überschrift und dem vorausgehenden Text (Abstand über Absatz) sollte mindestens doppelt so groß sein wie der Abstand zwischen

der Überschrift und dem dazugehörigen nachfolgenden Text (Abstand unter Absatz) – Siehe Tabelle 1.

■ Warum keine Leerzeilen?

Überschriften bleiben von Haus aus mit dem nachfolgenden Absatz verbunden. Wenn aber der nachfolgende Absatz nur aus einer Leerzeile besteht, bleibt sie eben mit diesem leeren Absatz verbunden, aber nicht mit dem Absatz, der danach folgt. Es besteht dann die Gefahr, dass die Überschrift ganz unten auf der Seite zusammen mit dem leeren Absatz erscheint, und der eigentliche Absatz von Interesse auf der Folgeseite und ohne Überschrift erscheint.

Außerdem variieren Leerzeilen in der Höhe, je nachdem welche Schriftgröße gerade aktiv ist. Das Layout wird uneinheitlich.

■ Wie viele Überschriftenebenen?

Es sollten maximal zwei vollständig nummerierte Ebenen sein. Beispiel:

1 Kapitel1.1 Abschnitt1.2 Abschnitt1.3 Abschnitt2 Kapitel2.1 Abschnitt2.2 Abschnitt2.3 Abschnitt… usw.

Du kannst dennoch eine dritte und vierte Überschriftenebene verwenden, dann aber eben ganz ohne Nummerierung, oder aber mit einer alphabetischen oder römischen Nummerierung

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gefolgt von einer Klammer: A), B), C) etc. bzw. i), ii), iii) etc, aber unvollständig , also nicht 1.1.A) oder 1.1.i, sondern lediglich A) bzw. i). Es handelt sich hier nämlich lediglich um kleinere Zwi-schenüberschriften zur optischen Auflockerung und Gliederung. Diese dritte und vierte Ebene solltest du nicht ins Inhaltsverzeichnis aufnehmen.

■ Überschriften direkt übereinander?

Auch das solltest du vermeiden. Zu jeder Überschrift gehört etwas Text, zumindest ein paar einleitende Sätze zum Thema des Kapitels beziehungs-weise des Abschnitts.

■ Mehrzeilige Überschriften?

Mehrzeilige Überschriften nehmen unverhältnismäßig viel Platz ein. Bes-ser ist es, du denkst dir etwas Kurzes und Prägnantes aus und erläuterst genauer im Eröffnungsabsatz, worum es in diesem Abschnitt geht. Vergiss nicht, dass mehr-zeilige Überschriften auch im Inhaltsverzeichnis erscheinen werden.

■ Weitere Vorkehrungen

Schließlich solltest du unter Extras › Optionen › OpenOffice.org Writer › Kompatibilität drei Häkchen entfernen, nämlich:

• Alle Absatz- und Tabellenabstände addieren; indem du hier das Häk-chen entfernst, sorgst du dafür, dass zwischen zwei aufeinanderfolgenden Absätzen die beiden Abstände unter dem einen bzw. über dem nachfolgenden Absatz nicht addiert werden, sondern stattdessen lediglich der größere der beiden berücksichtigt wird

• Absatz- und Tabellenabstände an Seitenanfängen addieren; indem du hier das Häkchen entfernst, erreichst du, dass der festgelegte Abstand über der Überschrift entfällt, wenn diese sich am Seitenanfang befindet (die Überschrift erscheint dann ganz oben auf dem Blatt)

• Wortabstände in Zeilen mit manuellem Umbruch im Blocksatz aus-

dehnen; indem du hier das Häkchen entfernst, verhinderst du, dass bei einem erzwungenen Zeilenumbruch (Tastenkürzel Umschalt + Eingabe) die Buchsta-ben/Wörter der vorangehenden Zeile bis an den rechten Rand auseinandergezogen werden (du hebst an dieser Stelle also den Blocksatz auf)

Nachdem du diese drei Häkchen entfernt hast, musst du noch die Schaltfläche Als Stan-dard verwenden anklicken, damit sich diese Veränderungen auf alle Dokumente auswir-ken, die du zukünftig bearbeitest.

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Abbildung 2: Der Reiter »Position« im Menü Kapitelnummerierung

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6 Kapitelnummerierung Die Nummerierung der Überschriften solltest du unbedingt automatisieren. Dies geschieht unter dem Menüpunkt Extras › Kapitelnummerierung (siehe Abbildung 3). Hier kannst du die Nummerierungsart für die verschiedenen Ebenen definieren (standardmäßig 1, 2, 3 –

es könnte aber auch eine römische Nummerierung sein, oder A, B, C).

Mit Vollständig legst du fest, dass beispielsweise die Nummerierung des Kapitels 5.2.7 eben als »5.2.7« und nicht bloß als »7« erscheint.

Die automatische Nummerierung kannst du gezielt für einzelne Kapitel ausschalten, z. B. für die Einleitung oder das Literatur-verzeichnis. Das geschieht durch Ankli-cken der dritten Schaltfläche des Popup-Menüs zur Nummerierung (siehe Abbil-dung 4) (und nicht der zweiten Schaltflä-che, denn damit würdest du die Numme-rierung für alle Überschriften der betref-fenden Ebene aus- beziehungsweise wieder einschalten).

Für die Nummerierung von Kapiteln solltest du unbedingt die hier geschilderte Methode wäh-len, und keinesfalls die Menüfunktion Nummerierung an/aus in der oberen Bildleiste, denn dann hättest du womöglich eine doppelte Nummerierung im Hintergrund.

Die automatische Nummerierung von Überschriften spart sehr viel Zeit. Beispielsweise, wenn aus einer Haupt- eine Unterüberschrift oder umgekehrt werden soll. Oder wenn bei Gruppen-arbeiten (siehe Abschnitt 20) mehrere Teildokumente zu einem zusammengelegt werden. Bei

manueller Nummerierung müsstest du den ganzen Text nochmals auf die richtige Nummerierung überprüfen!

Innerhalb jeder Ebene sollte es min-destens zwei Überschriften geben. Eine »1.1«, der keine »1.2« folgt, hat keine Berechtigung! Erst ab drei Überschriften innerhalb einer Ebene ist es eine runde Sache.

Unter Position (siehe Abbildung 2) sollte ferner die Breite der Nummerierung ausreichen, um die Kapitelnummer und dazu einen kleinen Abstand zum Text aufzunehmen.

7 Navigieren im TextUnter dem Menüpunkt Ansicht öffnest du den Navigator (Taste F5). Dieser sieht aus wie ein Inhaltsverzeichnis (siehe Abbildung 5), er hat aber eine ganz andere Funktion als ein Inhaltsverzeichnis: Während das Inhaltsverzeichnis Teil des schriftlichen Dokuments ist und daher mit dem Rest auch ausgedruckt wird, ist der Navigator nicht Teil des Dokuments. Er

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Abbildung 3: Nummerierung 1,2,3 ist standard

Abbildung 4: Nummerierung für eine bestimmte Überschrift ausschalten

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ist ein elektronischer Schlüssel für die Manipulation des Dokuments und wird nicht ausge-druckt.

Nun klickst du auf auf das + neben der Kategorie

Überschriften. Du siehst dann all deine zuvor erstell-ten Kapitelüberschriften. Wenn du eine davon anklickst, wird sie farblich markiert.

Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag landest du direkt an der betreffenden Textstelle. Somit erübrigt sich das ständige hin und her Scrollen, bis du endlich die rich-tige Stelle findest.

Mit einem einfachen Klick auf den Doppelpfeil

nach oben verschiebst du das gesamte Kapitel (samt Bildern, Fußnoten und allen übrigen Elementen) nach oben: Aus Kapitel 4 wird Kapitel 3 und aus Kapitel 3 wird Kapitel 4. Gegebenenfalls kannst du auch den Doppelpfeil nach unten verwenden. Mit den Sym-bolen Doppelpfeil nach links bzw. Doppel-

pfeil nach rechts kannst du die Rangfolge einer Überschrift ändern: Aus einer Unterüberschrift wird eine Hauptüberschrift oder umgekehrt.

Im Navigator werden neben den Überschriften auch alle anderen wichtigen Elemente wie Bilder, Tabellen, Grafiken, Hyperlinks, Textmarken, Verzeichnisse etc., aufgelistet, zu denen du mit einem Dop-pelklick direkt springen kannst.

Im Gegensatz zum Inhaltsverzeichnis aktualisiert sich der Navigator von selbst.

Der Navigator ist besonders nützlich bei Gruppenarbeiten – siehe dazu Abschnitt 20.

8 InhaltsverzeichnisNachdem du alle Überschriften als solche deklariert und die automatische Überschriftennum-merierung aktiviert hast, kannst du jetzt das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen. Dies geschieht unter dem Menüpunkt Einfügen › Verzeichnisse › Verzeichnisse …

Hier kannst du die Anzahl der zu berücksichtigenden Überschriftenstufen (Ebenen) bestim-men. Du kannst also im Text beispielsweise vier Überschriftenebenen haben, davon aber nur die zwei ersten ins Verzeichnis aufnehmen. In dieser Einführung habe ich zwei Ebenen, davon aber nur die erste nummeriert und auch nur diese erste Ebene ins Verzeichnis aufgenommen. Das Verzeichnis kannst du jederzeit mit einem rechten Mausklick aktualisieren.

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Abbildung 5: Der Navigator – auch zum Verschieben von Elementen

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■ Treppeneffekt

Wie in Abbildung 6 zu sehen ist, ist die Nummerierung einer jeder Ebene bündig mit dem Text der nächsthöheren Ebene. Um das zu erreichen muss ein zusätzlicher Tabulator zwischen Kapitelnummer und Kapiteleintrag eingefügt wer-den. Wie in Abbildung 7 zu sehen ist, werden standardmä-ßig folgende vier Einträge in das Inhaltsverzeichnis auf-genommen:

• Kapitelnummer E#

• Kapitelname E

• Tabulator mit Füllpunkten T

• Seitennummer #

In dem freien Feld zwischen Kapitelnummer E# und Kapitelname E fügst du also einen

Tabulator T ein und drückst dann auf Alle, damit alle Ebenen diesen Tabulator erhalten – siehe Abbildung 7. (Falls du dabei versehentlich zwei oder mehrere Tabs eingefügt hast, musst du die überflüssigen Tabs einmal anklicken und die Taste Entf drücken.) Den Wert deines neu eingefüg-

ten Tabulators lässt du bei 0,0 cm – der tatsächliche Einzug wird nämlich nicht in diesem Menü, sondern in der Absatzvorlage unter dem Reiter Einzüge

und Abstände definiert.

Dazu ein rechter Mausklick auf einen Absatz der Ers-ten Ebene und Absatzvorlage anklicken. Unter

Einzüge und Abstände stellst du den Einzug vor Text auf 0,80 cm und den Einzug Erste

Zeile auf -0,80 cm (also negativ) (siehe Abbil-dung 9 sowie Tabelle 2).

Mit der zweiten Ebene verfährst du ebenso, also rech-ter Mausklick auf einen Absatz der zweiten Ebene und Absatzvorlage anklicken. Für die zweite Ebene

trägst du die Werte 1,80 cm und -1,00 cm ein, und für die dritte Ebene die Werte 3,00 cm und -1,20 cm.

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Abbildung 6: Ausschnitt eines Inhaltsverzeichnisses mit »Treppeneffekt«

Abbildung 7: Der Reiter »Einträge« des Popup-Menüs »Verzeichnis einfügen«

Abbildung 8: Abstrakte Darstellung des »Treppeneffektes«. Die dritte Ebene hier hat einen kleineren Einzug als in der Tabelle, weil die Nummerierungsart a), b), c) weniger Platz beansprucht als 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3

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Die einzelnen Werte für den Einzug variieren übrigens je nach der Breite der Nummerierung! Wenn du in der dritten Überschriftenebene nicht die vollständige Nummerierungsart 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, sondern beispielsweise die wesentlich platzsparendere i), ii), iii) oder gar a), b) c) wählst, ergeben sich andere Werte als in Tabelle 2 (siehe Abbildung 8).

Die Werte für die Einzüge und Negativeinzüge setzt du zunächst lieber zu hoch als zu niedrig und reduzierst sie danach schrittweise. Wenn der Platz nicht ausreicht, erscheinen nämlich die Füllzeichen vor dem Kapitelnamen, statt danach, was sehr verwirrend ist!

Einzug Negativeinzug erste Zeile Abstand über Absatz

1. Stufe 0,80 cm -0,80 cm 0,4 cm

2. Stufe 1,80 cm -1,00 cm 0,2 cm

3. Stufe 3,00 cm -1,20 cm 0,2 cmTabelle 2: Einzugswerte bei Nummerierungstyp 1, 2, 3…; 1.1, 1.2 ,1.3…; 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3…Die Abstände über dem Absatz lockern das Bild ebenfalls auf. Ansonsten sollten alle Absätze des Inhaltsverzeichnisses einzeilig bleiben

■ Weitere Verzeichnisse

Neben dem Inhaltsverzeichnis könntest du auch ein Abbildungsverzeichnis einfügen. Das läuft über die gleichen Menüpunkte wie oben, nur beim Typ musst du eben Abbildungsverzeichnis auswählen.

Das Gleiche gilt für ein Tabellenver-zeichnis.

Wenn du bei der Festlegung der

Beschriftung für Tabellen, Abbildun-gen und Bilder für alle die gleiche Katego-rie, z. B. Abbildung, wählst, könntest du für alle ein einziges, gemeinsames Ver-zeichnis generieren und es beispielsweise »Abbildungen und Tabellen« nennen.

9 GliederungEine Gliederung ist nicht dasselbe wie ein Inhaltsverzeichnis. Sie ist sozusagen eine Art Rohent-wurf, bevor man mit dem eigentlichen Schreiben loslegt, während das Inhaltsverzeichnis die fertige Arbeit widerspiegelt. ProfessorInnen verlangen oft eine Gliederung im Vorfeld einer Hausarbeit oder These.

Es spricht aber nichts dagegen, auch für die Erstellung einer Gliederung den Umweg über die Überschriften zu nehmen, und aus diesen dann das Inhaltsverzeichnis wie oben beschrieben zu generieren. Für die Gliederung brauchst du natürlich keine Seitenzahlen und auch keine mit Pünktchen gefüllten Tabulatoren. Diese beiden Elemente kannst du einfach kurz anklicken und mit der Entf-Taste rausnehmen (siehe dazu Abbildung 7). Danach die Überschrift »Inhaltsverzeichnis« einfach durch die neue Überschrift »Gliederung« ersetzen. Schließlich mit

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Abbildung 9: Die Absatzvorlage für das Inhaltsverzeichnis der ersten Ebene

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Strg. + Eingabe einen Seitenumbruch gleich nach der Gliederung einfügen – denn du willst ja nicht die Überschriften ausdrucken, sondern lediglich die eine Seite mit der Gliede-rung.

10 Absatzvorlage »Textkörper«Nun kommen wir endlich zum eigentlichen Text. Der Mengentext eines Dokuments, der eigentliche Inhalt, das ist der Fließtext. Wie alle anderen Elemente hat auch er einen Namen: Textkörper, und ein bestimmtes Aussehen, eine bestimmte Formatierung, die mit diesem Namen verbunden ist und in einer gesonderten Absatzvorlage festgelegt wird. Diese Absatz-vorlage heißt sinnigerweise »Textkörper«.

Diese Absatzvorlage sieht einen Abstand von 0,21 cm unter jedem Absatz vor (das entspricht genau 6 pt, also halber Schrifthöhe, wenn wir eine 12pt-Schrift zugrunde legen). Damit werden die Absätze voneinander optisch getrennt, was den Lesefluss erleichtert und den Gesamtein-druck aufhellt.*

Vorgabe bei Diplom- und Hausarbeiten ist in der Regel ein Zeilenabstand von 1,5 Zeilen.

Des Weiteren solltest du unter dem Rei-ter Textfluss die beiden Kästen Schusterjungen und Hurenkin-

der ankreuzen. Mit Schusterjun-

gen ist gemeint, dass die erste Zeile eines Absatzes ganz unten auf der Seite allein, und der gesamte Rest des Absatzes auf der Folgeseite erscheint. Das solltest du vermeiden, indem du sie automatisch auf die Folgeseite rutschen lässt. Mit Hurenkinder ist umgekehrt gemeint, dass die letzte Zeile eines Absatzes ganz oben allein auf der Folgeseite erscheint. Das vermeidest du, indem du die voran-gehende Zeile mit auf die Folgeseite verschiebst.

Der Textkörper (im Gegensatz zu den Überschriften) sollte auf Blocksatz geschaltet wer-den. Das geschieht unter dem Reiter Ausrichtung .

Ein unschöner Nebeneffekt bei Blocksatz könnten Lücken in den Zeilen sein, die besonders lange Wörter enthalten, die dann auf die nächste Zeile rutschen, weil sie sonst keinen Platz auf der Zeile mehr finden. Um das zu vermeiden, solltest du unbedingt die Silbentren-nung einschalten: Dafür stellst du unter dem Reiter Textfluss die Silbentrennung auf

automatisch ein.

* Eine durchaus übliche Alternative ist es, statt Raum unter dem Absatz einzufügen, die erste Zeile mit einem Einzug von beispielsweise 0,3 cm zu versehen. Diese Möglichkeit wird in Büchern verwendet.

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Abbildung 10: Die Absatzvorlage »Textkörper« für den Fließtext

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Ferner solltest du die Zeichen am Zeilenende sowie die Zeichen am Zeilenan-fang auf jeweils 3 hochsetzen. Das bewirkt, dass am Zeilenende mindestens die drei ersten Buchstaben, und am Anfang der nachfolgenden Zeile mindestens die drei letzten Buchstaben eines Wortes stehen, sodass Wörter mit weniger als sechs Buchstaben gar nicht getrennt wer-den. Das Wort »ergiebig« beispielsweise wird so nur an einer Stelle trennbar: »ergie-big«. Die Trennung »er-giebig« ist ausgeschlossen.

Für den Fließtext solltest du nicht die Formatvorlage Standard verwenden, sondern unbe-dingt die Vorlage Textkörper! Denn die Vorlage Standard ist die Grundlage, auf der alle anderen Vorlagen basieren. Sie ist von sich aus linksbündig und einzeilig – genau das, was du für Überschriften, für Tabellen und für viele andere Textelemente brauchst. Das ist ein der-maßen häufiger Fehler, dass ich hier besonders eindringlich darauf hinweise.*

Die Vorlage Textkörper mit ihren weiteren Untervorlagen wie Textkörper Einzug negativ bildet eine kleine (erweiterbare) Familie für den eigentlichen Fließtext.

11 Absatzvorlagen allgemeinWir haben Absatzvorlagen bereits kennengelernt und angewendet, nämlich für die Überschriften sowie für den Fließtext (Textkörper). Alle anderen Textelemente wie Fußnoten, Zitate, Litera-turlisten usw. besitzen ebenfalls jeweils ihre eigene Absatzvorlage.

Absatzvorlagen sind eine große Arbeitserleichterung. Sie ermöglichen eine einheitliche Forma-tierung des gesamten Textes. Denn die verschiedenen Absätze, Zitate etc. brauchst du nicht mehr einzeln und manuell zu formatieren. Vielmehr veränderst du lediglich und nur einmalig die dazugehörige Vorlage, mit der die Absätze verknüpft sind.

Die Liste der Absatzvorlagen (siehe Abbildung 11) erreichst du unter dem Menü Format ›

Formatvorlagen bzw. mit der Taste F11.

Zur Änderung von Absatzvorlagen: Rechtsklick auf die jeweilige Vorlage und Ändern aus-wählen. Alternativ kannst du mit einem rechten Mausklick direkt auf einen Absatz im Text kli-cken und Absatzvorlage bearbeiten wählen.

Statt eine Formatvorlage zu ändern, kannst du auf Grundlage einer bestehenden Formatvor-lage auch eine neue mit eigenem, möglichst sprechendem Namen erstellen und frei gestalten: Rechtsklick auf eine Vorlage in der Liste, beispielsweise auf die Vorlage Textkörper, und Neu auswählen.

Verschiedene Formatvorlagen bauen aufeinander auf – ähnlich einer Baumstruktur. Die grundsätzlichste Absatzvorlage (die, die du nicht verwenden solltest!!) hat den Namen Stan-dard.

Absatzvorlagen sind die wichtigsten Formatvorlagen. Es gibt aber auch andere Vorlagen: für die Formatierung von Zeichen die sogenannten Zeichenvorlagen (von mir verwendet für Menüangaben und Tastaturkürzel, Fett und Monospace Schrifttyp »Cou-

* Die Absatzvorlage »Standard« heißt auf Englisch »Default«. Default bedeutet »Voreinstellung«. Schade, dass nicht dieser Name verwendet wird, denn er verleitet weniger dazu, angewendet zu werden.

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rier« wie hier), und für die Formatierung von Seiten die Seitenvorlagen (z.B. für das Titelblatt und die Standard-seite).

■ »Standardformatierung«?

Es gibt unter dem Menüpunkt Format auch den Begriff Standardformatierung (Tastenkürzel Strg + m). Damit entfernst du aus markierten Textstellen alle manuell eingefügten Formatierungen. Es bleiben dann nur die in der Absatzvor-lage festgelegten Formatierungen übrig. Mit Hilfe dieses Menüpunktes kannst du bequem einen beispielsweise aus Microsoft Word importierten Text von manuellen Formatierun-gen »bereinigen«. Merke aber, dass mit Standardformatie-rung nicht die Absatzvorlage Standard gemeint ist!!

12 Vorlagen speichernDu kannst eine Vorlage speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt für einen neuen Text wiederzuverwenden. Das geht ganz einfach. Rufe das Menü Datei › Dokumentvorlage › Speichern auf. Wähle einen beliebigen Namen, z.B.

»Hausarbeiten«, aus. Später kannst du diese Vorlage wieder importieren unter dem Menü Format › Formatvorlagen. Hier klickst du den obersten Button ganz rechts an und

wählst den Menüpunkt Vorlagen laden aus. Hier suchst du deine Vorlage »Hausarbeiten« aus, klickst alle fünf Kästchen an und bestätigst mit OK.

13 MS-WordFür den Fall, dass die Dozentin auf ein Word-Dokument statt PDF besteht, kannst du den Text aus Writer heraus direkt im Word-Format abspeichern: Menü Datei › Speichern unter… und dann das Format Microsoft Word 97/2000/XP wählen.

Bei komplexeren Texten, die manuell in Word, also ohne die systematische Verwendung von Formatvorlagen, formatiert wurden, empfiehlt es sich, den Text erst nach einer gründlichen »Reinigung« weiter zu bearbeiten. Zwei Lösungen bieten sich hierfür an:

• die radikale, sehr einfache und schnellere Lösung: du markierst den gesamten Text und wendest darauf die Absatzvorlage »Textkörper« (Tastenkürzel Strg + 0) an; anschlie-

ßend – noch im markierten Modus – drückst du Strg + m, um sicherzustellen, dass wirklich alle Formatierungen auf den Standard für »Textkörper« gesetzt werden; schließlich klickst du die einzelnen Überschriften mit der Maus an und kennzeichnest sie als Haupt- bzw. Unterüberschrift mit Strg + 1 bzw. Strg + 2

• die sanftere Lösung: unter Bearbeiten › Suchen & Ersetzen › Mehr

Optionen › Suche nach Vorlagen ersetzt du gezielt die Absatzvorlage »Stan-dard« durch die Absatzvorlage »Textkörper«; in der Liste der Seitenvorlagen löschst du

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Abbildung 11: Das Menü für Formatvorlagen. Hier sehest du eine Auflistung von Absatzvorlagen. In der Menüzeile sind auch Schaltflächen für Zeichen-, Rahmen-, Seiten- und Listenvolagen.

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dann alle »Konvert«-Vorlagen – das sind nämlich Übrigbleibsel aus dem Word-Import; mit dieser zweiten Lösung kannst du auch weitere unerwünschte Vorlagen gezielt durch andere Vorlagen ersetzen.

14 Deckblatt ohne Seitennummer

■ Problemstellung

Das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis sollen nicht nummeriert werden, die anschließenden Textseiten aber sehr wohl, und zwar beginnend mit der Seitennummer »1«.* Wir brauchen also zwei verschiedene Seitenvorlagen. Für die nicht nummerierten Seiten bietet sich die Seitenvorlage

Erste Seite an, und für die Textseiten die Seitenvorlage Standard.

Nun sieht OpenOffice Writer standardmäßig vor, dass auf eine Erste Seite sofort eine Standardseite folgt, die auch automatisch hochgezählt wird. Diese Logik wollen wir aber

durchbrechen, denn wir wollen ja zwei solche »Erste Seiten« hintereinander und den-noch, wie gesagt, ab dem dritten Blatt mit einer »1« beginnen.

Hier die Schritte im Einzelnen:

• mit F11 rufst du das Menü Formatvorlagen auf; mit einem Klick auf das vierte Symbol von Links (siehe Abbildung 17) öffnest du die Liste der Seitenvorlagen;

eine davon heißt Erste Seite

• diese wählst du mit einem rechten Mausklick aus und klickst auf Ändern

• unter dem Reiter Verwalten wählst du als Folgevorlage ebenfalls Erste Seite aus; damit stellst du sicher, dass du beim Einfügen einer neuen Seite am Ende

des Titelblatts mit Strg + Eingabe eine zweite Erste Seite erhältst, ebenfalls ohne Seitennummer, für dein Inhaltsverzeichnis

• nachdem du auf diese Weise die Formatvorlage für deine ersten Seiten vorbereitet hast, musst du sie auch noch anwenden: du setzt den Cursor auf das Deckblatt und machst einen Doppelklick auf die Formatvorlage Erste Seite; somit wird sie aktiviert (du siehst: die Vorbereitung einer Formatvorlage und deren Anwendung sind zwei getrennte Arbeitsschritte!!)

• du setzt den Cursor ans Ende des Titelblatts und fügst mit Strg + Eingabe eine

neue Seite für das Inhaltsverzeichnis ein; diese neue Seite hat ebenfalls die Vorlage Erste Seite

• auf dieser zweiten »Ersten Seite« fügst du das Inhaltsverzeichnis ein

• du setzt den Cursor ans Ende des Inhaltsverzeichnisses

• unter dem Menüpunkt Einfügen › Manueller Umbruch wählst du die Seiten-vorlage Standard sowie Seitennummer ändern aus und trägst eine 1 ein; siehe Abbildung 18.

* Dass die Inhaltsverzeichnisseite nicht mitgezählt wird ist übrigens im Buchverlagswesen nicht unbedingt Standard. Hier zählen in der Regel alle Seiten, auch leere, sogar nicht-nummerierte Seiten. Lediglich der Buchumschlag zählt nicht.

14

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• schließlich musst du noch die Seitenvorlage Standard selbst verändern; sie braucht vor allem eine Kopf- oder Fußzeile, um die Seitennummer aufzunehmen

Abbildung 12 veranschaulicht das Ziel unserer Bemühungen. Für weitere Infos zur Standard-seite siehe Abschnitt 17.

■ Römisch nummerierte Seiten

Falls du mehr als zwei Vorblätter hast (also nicht nur das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis, sondern dazu noch beispielsweise ein Abkürzungsverzeichnis und ein Tabellenverzeichnis, oder ein Inhaltsverzeichnis, das über zwei Seiten geht), kannst du diese mit römischer Seiten-nummerierung versehen und hierfür eine eigene Seitenvorlage extra für diesen Zweck entwerfen. Die könntest du beispielsweise »Römisch« nennen (Siehe Abbildung 15). Es ist das gleiche Prinzip, das wir im Abschnitt »Gruppenarbeiten«, Unterabschnitt »Individuelle Kopfzeile fürjedes Gruppenmitglied?» auf Seite 21 anwenden. Mehr zur Seitennummerierung auf Seite 17.

■ Getrenntes Dokument für das Deckblatt?

Oft ist man versucht, ein getrenntes Dokument für die Titelseite zu erstellen, denn das geht zunächst schneller und man erspart sich die obigen Arbeitsschritte. Das wäre aber ein Fehler – alle Inhalte sollten unbedingt in einem Dokument enthalten sein. Aus zwei Gründen:

• es erleichtert die Übersicht, denn sonst hast du auf der Festplatte mehrere Dokumenten-teile (Titelblatt, Haupttext, Literaturverzeichnis etc.) und weißt zum Schluss nicht mehr, welche Teildokumente zueinander gehören!

• das Vorhandensein eines einzigen Gesamtdokuments ist die Voraussetzung dafür, dass du mit einem einzigen Mausklick ein PDF-Dokument erstellen kannst, das du mailen dann kannst

15

Abbildung 12: Struktur eines Dokuments mit zwei Vorblättern und dem Haupttext (Die Abbildung wurde mit dem Modul »Draw« erstellt.)

Normaler Seitenumbruch(Tasten Strg + Eingabe)

Manueller Seitenumbruchmit Seitenzahl 1

Zwei „Erste Seiten“ ohne Kopfzeile/Nummerierung Ab hier „Standardseiten“ mit Kopfzeile, Nummerierung beginnend mit 1

Kopfzeile (Nummerierung beginnt mit 1)

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15 DeckblattgestaltungZum eigentlichen Deckblatt lässt sich noch Folgendes sagen:

• insgesamt solltest du eine etwas größere Grundschrift wählen, etwa 14 pt statt 12 pt

• der Haupttitel sollte noch größer ausfallen, also 24 pt, und der Untertitel 20 pt, beides zentriert; du solltest dabei beachten, dass Größenunterschiede in zwei direkt übereinander liegenden Textteilen nicht zu krass ausfallen; ein Sprung direkt von 14 pt auf 24 pt beispielsweise wäre zu groß

• die weiteren Angaben ganz unten könntest du, quasi als Gegengewicht zu den Anga-ben oben links, rechtsbündig setzen – so sieht das Ganze ausgewogener aus

• schließlich solltest du den Zeilenabstand auf 1 und den Abstand über und

unter den Absätzen auf 0 setzen; die Abstände regulierst du einfach mit eingefüg-ten Leerzeilen

Bitte beachte: Wir haben bisher ganz streng mit Formatvorlagen gearbeitet. Unsere Regel war beispielsweise, bei Überschriften und auch sonst keine Leerzeilen zu verwenden! Beim Deckblatt vergisst du alle diese Regeln und arbeitest ganz einfach manuell. Das kannst und solltest du dir sogar erlauben, weil das Deckblatt ein Unikat ist – jedes Dokument hat nämlich nur ein Deck-blatt. Formatvorlagen für das Deckblatt wären nur sinnvoll aus der Sicht eines Verlags, der am laufenden Band solche Deckblätter nach einheitlichem Schema produzieren muss. Für deine Zwecke wäre das zu viel des Guten.

16 Referate ohne DeckblattBei Referaten, Arbeitsaufgaben, Protokollen und ähnlichem (Siehe Abbildung 13) ist kein Deckblatt erforderlich, sondern lediglich ein Vorspann (keine Kopfzeile!!) mit folgenden Anga-ben:

• Titel/Aufgabenstellung

• Modulbezeichnung, Semester

• Dozent(in)

• Verfasser(in)/Gruppe

• Matrikelnummer

• Abgabedatum

• und zur besseren Abhebung noch eine Leerzeile + eine durchgezogene Linie (einfach drei oder vier Trennungsstriche und dann die Eingabetaste drücken) + noch eine weitere Leerzeile

16

Page 21: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

Alle Seiten einer Arbeitsaufgabe werden durchnummeriert. Dafür am besten eine Fußzeile statt einer Kopfzeile verwenden, damit die Seitennummerierung nicht optisch mit deinem Vor-spann kollidiert.

Diesen Vorspann solltest du nicht mit einer Kopfzeile verwechseln!! Der Vorspann erscheint lediglich einmal, nämlich auf der ersten Seite deiner Arbeit, während eine Kopfzeile auf allen Seiten erscheint!!

17 SeitenummerierungWie weiter oben ausgeführt, musst du die Seitenvorlage Standard anpassen, vor allem um die Seitennummerierung zu aktivieren. Du gehst wie folgt vor:

• schalte die Kopfzeile ein; früher hätte man für die Seitennummerierung eher eine Fußzeile verwendet – aber wenn schon die Fußnoten am Seitenende erscheinen, ist es besser, die Seitennummer, zusammen mit anderen Informationen wie Kapitelname oder Autor, oben zu platzieren, damit das Blatt ausgewogener aussieht. Der Abstand zwischen Kopfzeile und Text kann von 0,5 cm auf 1 cm erhöht werden. Unter

Zusätze kannst du deine Kopfzeile noch mit einem Unterstrich versehen, wobei der Abstand zum Inhalt von 0,05 cm auf 0,15 cm erhöht werden sollte

• unter dem Reiter Seite setzt du die Seitenränder; ein gängiger Standard ist 3 cm für den linken Rand, um Platz für das Lochen und Heften zu lassen, und 2 cm für alle übrigen Ränder*

* Für Broschüren kannst du die Seiten auch spiegeln: Dann reden wir nicht mehr von linkem und rechtem Rand, sondern von äußerem und innerem Rand. Du würdest hier wahrscheinlich das kleinere Papierformat DIN A5 nehmen und beim Ausdruck die Option Broschüre und das Seitenformat quer und, falls dein Drucker das leistet, beidseitig auswählen. Für Broschüren ist eine Schriftgröße von 11pt statt 12pt angebracht.

17

Abbildung 13: Struktur eines Dokuments ohne Vorblätter. Für den Vorspann solltest du eine etwas größere Schrift wählen: 14 pt.

Normale „Standardseiten“ beginnend mit 1

Dies ist keine „Kopfzeile“, sondern lediglich ein Vorspann

Page 22: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

Nachdem du diese zwei Änderungen getätigt hast, erscheint oben deine Kopfzeile, die aller-dings zunächst leer ist und noch mit der Seitennummer versehen werden muss. Dazu setzt du den Cursor in die Kopfzeile und rufst du den Menüpunkt Einfügen › Feldbefehl ›

Seitennummer (nicht Seitenanzahl, denn damit ist die Gesamtseitenzahl des Doku-ments gemeint) auf.

Die Seitennummer muss schließlich noch rechtsbündig gemacht werden – das erreichst du mit Hilfe der Schalt-fläche in der zweiten Symbolleiste ganz oben (die vier gestrichelten Buttons, einmal für linksbündig, einmal für zentriert, einmal für rechtsbündig und

schließlich einmal für Blocksatz).

Die Kopfzeile kann neben der Seitennummer auch weitere Elemente enthalten wie fortlau-fende Kapitelnummer und Kapitelnamen. Das erreichst du unter Einfügen › Feldbe-fehl › Andere › Kapitel › Kapitelnummer und Namen › Einfügen ›

Schließen. Dieser Teil der Kopfzeile sollte linksbündig gesetzt werden, und die Seitenzahl dann rechtsbündig. Das geht so: Die Kopfzeile erhält insgesamt die Ausrichtung linksbündig. Dann muss der Tabstopp (sieht aus wie ein »T« auf dem Kopf) in der Leiste oben in der Mitte entfernt werden (einfach mit dem Mauszeiger nach unten ziehen und loslassen). Schließ-lich musst du den Cursor nach dem Kapitelnamen setzen und die Tabulatortaste einmal drücken. Dann fügst du die Seitennummer wie oben beschrieben ein. Alle Seiten bekommen dann eine fortlaufende, sich mit dem Inhalt der Hauptüberschriften automatisch verändernde Kopfzeile.

Römische Nummerierung für die ersten Seiten nach dem Deckblatt und vor dem eigent-lichen Text (für das Inhalts-, das Abbildungs- und das Abkürzungsverzeichnis und vielleicht noch ein kleines Vorwort dazu) lässt sich auch realisieren: Dafür erstellst du eine neue Seitenvorlage

mit dem Namen »Römisch«. Wie oben bei der Standard-seite aktivierst du auch hier die Kopfzeile. Bei der Verwaltung gibst du ein, dass die Folgeseite ebenfalls eine »Römisch« sein soll. Im Drop-Down-Menü Format die römische Nummerierung aus-wählen (siehe Abbildung 15). Nach dem Verlassen des Menüs setzt du den Cursor ans Ende der nicht nummerierten »Ersten Seite« und suchst unter Einfügen › Manueller

Umbruch › Seitenumbruch die Vorlage Römisch aus. Du klickst den Kasten Sei-

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Abbildung 15: Unter dem Drop-Down-Menü »Format« wählest du die römische Nummerierung

Abbildung 14: Seitennummer am besten rechtsbündig setzen

Page 23: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

tennummer ändern an und trägst dort die Ziffer 1 ein. Danach gehst du in die Kopfzeile und fügst unter Einfügen › Feldbefehl › Seitennummer die Seitennummer ein. Diese wird als römische Nummer »i« erscheinen (auch im automatisch generierten Inhaltsver-zeichnis).

Gesonderte Seitenvorlagen nach dem hier beschriebenen Schema für die unterschiedlichen Mitglieder einer Arbeitsgruppe werden im Abschnitt 20 »Arbeiten in Gruppen« behandelt.

Merke: OpenOffice Writer besteht darauf, dass ungerade Seiten immer auf einer rechten Seite beginnen – wie in einer Zeitschrift oder einem Buch. Dieses Verhalten ist korrekt. Um das zu gewährleisten, fügt Writer bei einem erzwungenen Seitenumbruch notfalls eine leere Seite dazwischen. Diese leere Seite kannst du nicht löschen, du kannst aber beim Ausdrucken des Dokuments OpenOffice dazu veranlassen, sie nicht mit auszudrucken.

18 Interviewzeilen nummerierenFür Interviews wird oft eine Zeilennummerierung verlangt. Dabei sollten in der Regel lediglich die Zeilen des Interviews selbst, und nicht die Zeilen des übrigen Textes nummeriert werden.

Um das zu bewerkstelligen, gehst du wie folgt vor:

• in der Absatzvorlage Standard unter dem Menüpunkt Gliederungen & Num-merierung entfernst du das Häkchen Die Zeilen dieses Absatzes mit-

zählen; damit stellst du sicher, dass als Grundeinstellung für alle mit der Vorlage Standard verknüpften Absatzvorlagen sogar bei eingeschalteter Zeilennummierung zunächst keine Zeilennummern erscheinen

• du erstellst dann eine gesonderte Absatzvorlage für die Interviewzeilen und nennst diese »Interview«.

• diese neue Absatzvorlage änderst du in umgekehrter Richtung wie die Absatzvorlage

Standard, indem du das Häkchen neben Die Zeilen dieses Absatzes mit-zählen unter dem Menüpunkt Gliederungen & Nummerierung setzt

• ganz zum Schluss aktivierst du die Zeilennummerierung für das gesamte Dokument unter dem Menü Extras › Zeilennummerierung mit einem Häkchen neben Zeilennummerierung einschalten

• falls du mehrere Interviews hast und du die Zeilennummerierung für die verschiede-nen Interviews jedesmal neu beginnen möchtest, klickst du mit der rechten Maustaste auf den ersten Absatz eines jeden Interviews, wählst den Menüpunkt Absatz (nicht

Absatzvorlage!!) aus und setzt unter dem Reiter Gliederung & Nummerie-rung ein Häkchen neben An diesem Absatz neu beginnen

19

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19 AufzählungenAufzählungen können für den Ungeübten eine ganz nervige Sache sein. OpenOffice Writer zählt automatisch hoch, sobald du einen Absatz mit »1.« oder »A.« oder »*« usw. begonnen und am Ende die Eingabetaste getätigt hast. Aus diesem Automatismus kommst du nicht ohne weiteres wieder heraus. Daher ist man geneigt, ihn ganz abzuschalten, um wieder Ruhe zu haben. Das ist aber ein Fehler, denn – gewusst wie – ist er durchaus nützlich. Also im ein-zelnen:

1. Unter Extras, Autokorrektur, Optionen lässt du das Häkchen neben Num-

merierung anwenden stehen.

2. Nach Beendigung des ersten, mit einer »1.« beginnenden Absatzes erscheint der dar-auf folgende Absatz automatisch mit der Nummer »2.«

a. … wobei du durchaus »Unternummerierungen« haben und diese, wie hier der Fall, statt mit »1.«, »2.« etc. mit »a.«, »b.«, »c.« etc. kennzeichnen kannst.

b. Die Auswahl der Nummerierungsart, also hier Buchstaben in der zweiten Ebene statt Ziffern, erreichst du mit dem Symbol ganz rechts im Pop-Pup-Menü.

c. Den Sprung von einer Ebene auf eine Unterebene erreichst du im automatisch erscheinenden Pop-Up-Menü Nummerierungen und Aufzählungen mit Hilfe des weißen Pfeils nach rechts oder aber noch einfacher mit der Tab-Taste;

diese Unterebene kannst du mit dem weißen Pfeil nach links oder mit Shift + Tab wieder verlassen.

d. Diese Arbeitsweise hat den Vorteil, dass du ganze Menüpunkte inklusive Unter-punkte nach oben bzw. nach unten verschieben kannst (Doppelpfeil nach oben bzw. nach unten anklicken).

3. Das Verlassen der automatischen Aufzählung erreichst du mit dem zweiten Symbol von links, oder einfach durch zweifache Betätigung der Eingabetaste.

Das Einfügen von nicht nummerierten Absätzen im Rahmen einer Aufzählung (wie gerade im vorliegenden Absatz der Fall) geht mit dem Symbol in der Mitte.Eine Zeilenumschaltung (neue Zeile) wie diese hier, also ohne neuen Absatz und auch ohne den dazugehörigen Abstand von 6 pt, erreichst du mit der Tastenkürzel Umschalt + Eingabe.

4. Nach Betätigung der Eingabetaste wird dann die Aufzählung fortgesetzt.

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Abbildung 16: Das Popup-Menü »Nummerierung und Aufzählungszeichen«

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20 GruppenarbeitenAn Hochschulen wird immer mehr in Gruppen gearbeitet. Zuweilen sind vier und mehr Auto-ren und Autorinnen an einem gemeinsamen Text beteiligt.

Folgende Voraussetzungen sollten alle Gruppenmitglieder beachten, damit das Zusammen-fügen der einzelnen Beiträge reibungslos vor sich geht:

• sich auf eine gewisse Einheitlichkeit im Vorfeld schon einigen, beispielsweise die Zahl der Überschriftenebenen auf eins oder zwei festlegen

• die Kapitelnummerierung automatisieren (siehe Abschnitt 6)

• für den Text die Absatzvorlage »Textkörper« und unter keinen Umständen die Format-vorlage »Standard« verwenden

• keine manuellen Formatierungen vornehmen, sondern konsequent die Absatzvorlagen verwenden

• alle Teildokumente in beliebiger Reihenfolge in ein leeres Zieldokument einfügen

• anschließend mit Hilfe des Navigators die Reihenfolge nach Wunsch verändern

■ Individuelle Kopfzeile für jedes Gruppenmitglied?

Das ist sehr einfach zu bewerkstelligen. Jedes Mitglied bekommt seine »eigene« Seitenvorlage

nach seinem Namen benannt – »Shila«, »Leila« und »Peter« – und dann erstellst du vielleicht noch eine gemeinsame für die Gruppe und nennst sie »Gruppe«. All diese Seitenvorlagen bekommen eine Kopfzeile, und in dieser Zeile schreibst du die jeweiligen Namen und fügst die Seitennummer ein. Die Arbeitsschritte im Einzelnen:

• unter dem Menüpunkt Format rufst du Format-

vorlagen auf (Taste F11)

• in der obersten Menüleiste klickst du auf die vierte Schaltfläche von links für Seitenvorlagen

(siehe Abbildung 17)

• mit der rechten Maustaste klickst du die Seitenvorlage Standard an und wählst Neu aus

• unter dem Reiter Verwalten nennst du deine neue Vorlage nach dem Vornamen einer aus der Gruppe, beispielsweise »Leila«

• unter dem Reiter Kopfzeile aktivierst du den Kasten Kopfzeile einschal-ten

• beende die Bearbeitung deiner neuen Seitenvorlage mit OK

• setze dann den Cursor auf die letzte Stelle auf der letzten Seite, die noch von allen Gruppenmitgliedern geschrieben wurde

• gehe auf den Menüpunkt Einfügen › Manueller Umbruch und wähle deine neue Vorlage (hier »Leila«) aus (siehe Abbildung 18)

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Abbildung 17: Die vierte Schaltfläche für Seitenvorlagen

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• klicke in die Kopfzeile und Schreibe Leilas Vor- und Nachnamen und vielleicht noch ihre Matrikelnummer links und drücke die Tabulatortaste ein oder zweimal, damit sich der Cursor ganz rechts positioniert

• unter dem Menüpunkt Einfügen › Feldbefehl

fügst du dann die Seitennummer ein

21 Texte korrigieren lassenBei wichtigen Texten, vor allem der These zum Studiumsabschluss und dem Praktikumsbe-richt, bietet es sich an, eine zweite Person zur Hilfe zu bitten, die den Text auf Fehler durch -liest. Dabei sollte sie nicht einfach den Text eigenmächtig verändern, denn du möchtest doch ihre Änderungsvorschläge sehen, bevor du sie übernimmst beziehungsweise ablehnst. Diese Funktion verwende ich selbst als Übersetzer tagtäglich.

Dazu dient der so genannte »Korrekturmodus«. Das geht folgendermaßen:

• du schickst deine Datei an die Kommilitonin; sie öffnet sie und aktiviert den Menü-punkt Bearbeiten › Änderungen › Aufzeichnen und Anzeigen; ab jetzt werden alle Änderungen, die sie vornimmt, am Text farblich markiert

• du bekommst die Datei zurückgemailt

• du speicherst die Datei unter einem neuen Namen (siehe dazu Abschnitt 43)

• unter dem Menüpunkt Bearbeiten › Änderungen › Akzeptieren oder verwerfen kannst du die vorgeschlagenen Löschungen und Hinzufügungen über-nehmen oder auch nicht; alternativ dazu kannst du direkt mit einem rechten Mausklick auf die betreffenden Markierungen im Text klicken und entscheiden, was du behalten oder verwerfen möchtest

• wenn mehrere Lektoren beteiligt sind, empfiehlt es sich, dass jeder für sich unter Extras › Optionen › OpenOffice.org › Benutzerdaten den eigenen

Vornamen einträgt; somit können die anderen Mitglieder der Arbeitsgruppe nach-vollziehen, vom wem welche Veränderungen vorgeschlagen werden, weil das Pro-gramm für jede Person eine unterschiedliche Farbe verwendet

22 QuerverweiseIm Wintersemester 2010 mussten zwei Studentinnen eine sehr umfangreiche Diplomarbeit mit einem 300-seitigen Anhang mit Interviews und anderen Unterlagen formatieren. Das Pro-blem, vor dem sie standen, waren die vielen Verweise im Hauptteil auf bestimmte Interview-passagen im Anhang. Um das zu bewältigen, entschieden sie sich, den Anhang vier Wochen vor Abgabe getrennt auszudrucken, damit sie wissen konnten, auf welcher Seite sich welche Passage befindet, auf die sie vom Hauptteil aus Bezug nehmen wollten. Das wäre nicht nötig gewesen.

22

Abbildung 18: Auswahl unserer soeben erstellten Seitenformatvorlage »Leila«

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Um auf eine ganz bestimmte Stelle im Text zu verweisen, musst du zunächst an der betreffen-den Stelle eine Textmarke einfügen. Dazu rufst du das Menü Einfügen › Textmarke auf und gibst dieser Textmarke einen sprechenden Namen, den du dir leicht merken kannst. Von einer anderen Stelle im Text kannst du dann auf diese Textmarke verweisen. Du gehst dort-hin und rufst wieder das Menü Einfügen auf, wählst aber diesmal statt Textmarke Quer-verweis aus. Hier suchst du deine zuvor gesetzte Textmarke aus. Im Text würdest du so was schreiben wie: »Siehe Interview mit Klientin S. auf Seite <Seitennummer>«.

Auf Kapitelüberschriften zu verweisen, ist noch einfacher. Du rufst das Menü Einfügen › Querverweise › Querverweise auf und nimmst bei Feldtyp eben Überschrif-

ten. Dann suchst du die Überschrift aus, auf die du verweisen willst, und die Art des Quer -verweises, also Seite oder Nummer des Kapitels. Im Text könntest du dann schreiben: »Siehe Kapitel <Nummer> auf Seite <Seite>«.

Diese Textmarken werden übrigens genauso wie Überschriften, Tabellen, Grafiken etc. im Navigator aufgelistet, so dass du sie mit einem Doppelklick direkt ansteuern kannst.

Analog dazu könntest du nicht nur auf Überschriften und Textmarken, sondern auch auf Grafiken, Verzeichnisse und andere Objekte verweisen, wenn diese mit einer Beschriftung versehen werden (rechte Maustaste auf die Abbildung und den Menüpunkt Beschriftung auswählen). Beispielsweise könnte dein Text folgenden Verweis enthalten: »Siehe Abbildung <Nummer> auf Seite <Seite>«.

23 FußnotenFußnoten setzt du ein unter dem Menüpunkt Einfügen › Fußnoten › automatisch. Fußnoten werden automatisch nummeriert. Du könntest sogar den Fußnotenankerpunkt (die kleine hochgestellte Ziffer) im Text markieren, ausschneiden und anderswo einsetzen, vor oder nach einer anderen Fußnote, und die Nummerierung würde sich sofort anpassen.

Du solltest allerdings weitgehend auf Fußnoten verzichten. Du kannst sie zwar für gesonderte Hinweise verwenden, z. B. auf weiterführende Literatur, die du nicht im Text aufnehmen möchtest, weil sonst der Lesefluss, also die eigene Argumentationslinie zu stark unterbrochen würde. Besser ist es aber, sich einen Weg auszudenken, auch solche Hinweise direkt in den Fließtext aufzunehmen – oder aber dafür unter Umständen Endnoten zu verwenden, die dann am Textende erscheinen.

Literaturquellen werden in der Regel nicht mehr in Fußnoten vermerkt, sondern in abgekürzter Form, mit Seitenangabe und in runden Klammern, direkt im Text. Beispiele:

• (Briggs: 27) wenn du nur auf eine seiner Veröffentlichungen Bezug nimmst

• (Briggs 2005: 57) wenn du in deinem Text auf mehrere seiner Veröffentlichungen aus unterschiedlichen Jahren Bezug nimmst

• (Briggs 2005a: 89) wenn du in deinem Text auf mehrere seiner Veröffentlichungen aus dem Jahr 2005 Bezug nimmst

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• (Briggs et al.: 99) wenn du auf einen Text mehrerer Autoren oder einen Sammelband Bezug nimmst

Die näheren Ausführungen, z. B. Briggs, John, »Die Rolle der Erziehung im Kindergarten« in: Zeitschrift für Pädagogik, Jg. 2005, Band 5, Frankfurt am Main«, würden dann im Literaturver-zeichnis am Ende der Arbeit stehen. Diese Schreibweise unter Vermeidung von Fußnoten hat den Vorteil, die Leser nicht zu zwingen, mit den Augen an den unteren Blattrand zu wandern, mit der Folge, dass sie die Stelle im Text verlieren und der Lesefluss dadurch unnötig unter-brochen wird.

Fußnoten haben ihre eigene Absatzvorlage, basierend auf Standard. Gleich dieser Vorlage erscheinen die Fußnoten mit dem gewünschten einzeiligen Abstand. An diesem Beispiel siehst du, dass es gut ist, die Vorlage Standard nicht für den Fließtext verwendet zu haben!

Du kannst übrigens von einer Fußnote zur nächsten einfach mit den Pfeiltasten nach oben bzw. nach unten springen, ohne zurück in den Haupttext zu müssen. Das erlaubt eine Feinar-beit an allen Fußnoten in einem Arbeitsgang.

Normalerweise werden Fußnoten durchgehend nummeriert. Wenn du aber lediglich eine oder nur einige wenige Fußnoten hast, sind Zahlen ungeeignet. In diesem Fall verwendest du besser

Zeichen, beispielsweise das Sternchen *.

24 LiteraturverzeichnisIm Text benötigst du bei Zitaten nicht die gesamte Quellenangabe, sondern lediglich den Autorennamen und die Seitennummer: (Briggs: 78). Weitere Angaben lieferst du im Literatur-verzeichnis am Ende der Arbeit. So könnte ein Literaturverzeichnis in etwa aussehen:

Fredrickson, George M., »Racism: A Short History«, Princeton, 2002

Keevak, Michael, »Becoming Yellow: A Short History of Racial Thinking«, Princeton, 2011

Thielen, Marc, »Jenseits von Tradition – Modernität und Veränderung männlicher Lebenswei-sen in der Migration als Provokation für die (Sexual-)Pädagogik«, in: Zeitschrift für Pädagogik 6/2010, Beltz-Verlag

Hier stehen die Autorennamen bündig mit dem linken Rand, und die restlichen Angaben sind etwas eingerückt. So sind sie mit den Augen leichter zu finden – sogar wenn sie nicht fett her -vorgehoben wären. Dieser Effekt ist nützlich auch für andere Arten von Verzeichnissen, z. B. Lexika oder Abkürzungsverzeichnisse und auch für Interviews: Die Interviewerin und die Inter-viewpartnerin können auf diese einfache Weise besser hervorgehoben werden, und es wird für die Leserin leichter, Anfang und Ende einer Aussage zu finden.

Hierzu kreierst du eine neue Absatzvorlage auf der Basis von Textkörper und nennst sie

beispielsweise »Lit«. Unter dem Menüpunkt Einzüge und Abstände stellst du den Ein-zug vor Text auf 0,75 cm und den Einzug Erste Zeile auf -0,75 cm (also eine Negativzahl).

* In diesem Zusammenhang wird oft Wie man eine wissenschaftliche Abschlussarbeit schreibt. Doktor-, Diplom- und Magisterarbeiten in den Geistes- und Sozialwissenschaften von Umberto Eco, 1993, stark ans Herz gelegt. Umberto Eco ist dem breiten Publikum für sein Buch Der Name der Rose, bekannt, das auch verfilmt wurde (Sean Connery spielte die Hauptrolle). (Seltsamerweise gibt es das Buch auf Englisch nicht.)

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Das gesamte Literaturverzeichnis lässt sich auch alphabetisch sortieren: Alle Einträge markie-ren und unter Extras den Menüpunkt Sortieren wählen.

25 ZitateZitate müssen durch doppelte Anführungszeichen („__“ bzw. »__«) – bei längeren Zitaten durch gesonderte, eingerückte Absätze – kenntlich gemacht werden. Im letzteren Fall verwen-dete man in der Vergangenheit oft die Kursivschrift. Das ist nicht mehr üblich. Eine leicht ver-kleinerte Schrift ist aber durchaus angenehm, also statt 12 pt beispielsweise 11,5 pt. Auch ein etwas kleinerer Zeilenabstand von 130 % statt 150 % (= anderthalbzeilig) empfiehlt sich.

Die Auslassungspunkte in eckigen Klammern […] verwendest du, um die Stellen im wörtli-chen Zitat zu kennzeichnen, die du nicht übernommen hast. Karl Marx zitiert und kommen-tiert in seinem Kapital einen gewissen T. J. Dunning:

»Kapital […] flieht Tumult und Streit und ist ängstlicher Natur.« Das ist sehr wahr,

aber doch nicht die ganze Wahrheit. Das Kapital hat einen Horror vor Abwesenheit

von Profit oder sehr kleinem Profit, wie die Natur vor der Leere. Mit entsprechendem

Profit wird Kapital kühn. Zehn Prozent sicher, und man kann es überall anwenden;

20 Prozent, es wird lebhaft; 50 Prozent, positiv waghalsig; für 100 Prozent stampft es

alle menschlichen Gesetze unter seinen Fuß; 300 Prozent, und es existiert kein Ver-

brechen, das es nicht riskiert, selbst auf Gefahr des Galgens. Wenn Tumult und Streit

Profit bringen, wird es sie beide encouragieren. Beweis: Schmuggel und Sklavenhan-

del. (Karl Marx, Das Kapital, Bd. 1, Fußnote zu Kapitel 31, S. 799)

Die eckigen Klammern dienen auch dazu, Füllwörter, die im Original nicht enthalten aber für die Verständlichkeit erforderlich sind, einzufügen: Nach Marx »[bildet] die Gesamtheit dieser Produktionsverhältnisse […] die ökonomische Struktur der Gesellschaft«. Diese Füllwörter können allerdings nicht frei erfunden werden, sie müssen der Umgebung des Zitats in der Origi-nalquelle entnommen werden.

Auslassungszeichen ohne eckige Klammern würden darauf hindeuten, dass es sich um eine Auslassung des Autors, und nicht um eine von dir handelt.

Einfache Anführungszeichen (‚__‘ bzw. ›__‹) verwendest du für Zitate im Zitat.

■ Wann benutze ich wörtliche Zitate?

Mit Zitaten solltest du sparsam umgehen. Wenn dein Text beispielsweise die Thesen eines Autors zu Methoden der Kindererziehung nur wiedergibt, sähe ich keinen Grund, überhaupt Zitate zu verwenden. Hier geht es nur darum, möglichst knapp aber dennoch dem Autor gerecht und ausgewogen seine Ideen wiederzugeben.

Zwei Situationen scheinen mir Zitate zu erfordern: Du willst eine bestimmte, möglicherweise kontroverse oder schwierig zu verstehende Passage des Autors näher analysieren. In diesem Fall müsstest du zunächst das Objekt der Analyse, also die betreffende Passage, ausführen – wobei du den Kontext, sowohl den unmittelbaren textuellen Kontext als auch den allgemeine-ren gesellschaftlichen und historischen Kontext, mitberücksichtigen solltest.

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Ein weiteres Motiv für direktes Zitieren könnte sein, den Autor zu überführen – ihn umgibt die Aura des Fortschritts, und du willst nachweisen, und zwar anhand seiner eigenen Aussagen, dass dieses Aura unverdient ist, oder gar dass er sich selbst widerspricht, indem du mehrere Zitate bringst und miteinander vergleichst.

26 TabellenTabellen fügst du unter dem Menü Tabelle ein. Das Programm fragt, wie viele Spalten und Zeilen diese haben soll. Während du dich bei der Angabe der Spaltenzahl am besten von vornher-ein festlegen solltest, ist es bei der Zeilenzahl unerheblich, denn zusätzliche Zeilen lassen sich ohne weiteres über das automatisch erscheinende Pop-Up-Menü nachträglich hinzufügen (mit einem Klick auf den horizontalen grünen Balken). Eine individuelle Spaltenbreite lässt sich mit der Maus einstellen.

Weitere Formatierungen, die du festlegen kannst, sind beispielsweise, ob die Tabelle getrennt werden darf oder nicht. Bei kleinen Tabellen wäre eine Aufspaltung über zwei Seiten störend, ist aber bei größeren Tabellen üblich und sogar erforderlich. Im Falle einer Aufspaltung über mehrere Seiten kannst du die erste Zeile (Kopfzeile) auf allen Seiten wiederholen lassen.

Branche Unternehmenskritisch/wichtig

weniger wichtig/unwichtig

kein Einsatz

Gesamt 83,8 15,2 1

Forschung & Lehre 91,6 7,5 0,9

Software & Consulting 91 8 1

Telekommunikation 89,6 9,1 1,3

Medien & Marketing 83,3 16,7 0

Sozialwesen & Körperschaften 75 25 0

Verwaltung 70,8 26,1 3,1

Banken & Versicherungen 69,7 27,3 3

Industrie 67 31,9 1,1Tabelle 3. Quelle: http://www.heise.de/open/artikel/Open-Source-ist-in-den-Unternehmen-angekommen-224504.html (Auszug einer Umfrage der Zeitschrift Heise-OpenSource mit 1312 validen Datensätzen bei insgesamt 3500 befragten Unternehmen aus dem Jahr 2009 zum Ausbreitungsgrad von OpenSource nach Branchen sortiert)

Um die Tabellenunterschrift einzufügen, klickst du einfach mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählst den Eintrag Beschriftung aus. Diese wird automatisch nummeriert, was Verweise auf die Tabelle erleichtert (siehe Abschnitt Querverweise auf Seite22).

Tabellen ohne sichtbare Spalten sind auch nützlich als Formatierungshilfe, beispielsweise für Lebensläufe (links das Datum, rechts die dazugehörigen Informationen) oder fürs Exzerpie-ren.

Gleichmäßige Spaltenbreite ausgewählter Spalten lässt sich sehr leicht realisieren: Du markierst die betreffenden Spalten, gehst auf die Markierung mit der rechten Maustaste und rufst dann den Menüpunkt Spalte › gleichmäßig verteilen auf.

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Abbildung 19: Solange sich der Cursor in der Tabelle befindet, wirst du von diesem Pop-Up-Menü begleitet

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27 GrafikenDie gleiche Information wie in Tabelle 3 könntest du auch in Gestalt einer kleinen Grafik vermitteln. Das kostet nur ein bis zwei Minuten Zeit. Du gehst wie folgt vor:

1. Markiere obige Tabelle mit der Maus und kopiere den Inhalt in die Zwischenablage mit der Tastenkürzel

Strg + c.

2. In der oberen Symbolleiste klickst du auf den kleinen schwarzen Dreieck neben dem Symbol ganz links und wählst als Dokumententyp Tabellendokument

aus. Es öffnet sich ein Kalkulationsblatt (ähnlich wie Excel).

3. Mit der Tastenkürzel Strg + v fügst du das soeben Kopierte wieder ein.

4. Die eingefügte Tabelle markierst du mit der Maus und klickst dann auf das Symbol für eine Grafik (siehe Abbildung 21). Unter Punkt 4 des auftauchenden Pop-Up-Menüs trägst du eine Haupt- und eine Unterüberschrift ein und quittierst das Ganze mit

Fertigstellen. Es wird automatisch eine kleine Grafik erstellt. In diesem Beispiel habe ich mich für eine horizontale Ausrichtung entschieden, um mehr Platz für die Beschriftung zu lassen.

5. Du klickst irgendwo aufs Tabellenblatt außerhalb der soeben erstellten Grafik.

6. Deine Grafik klickst du erneut an und kopierst sie in die Zwischenablage mit der Tas-tenkürzel Strg + c.

7. Zurück im ursprünglichen Text fügst du die Grafik mit der Tastenkürzel Strg + v aus der Zwischenablage wieder ein.

8. Den gelben Hintergrund erreichst du mit einem Doppelklick auf das Diagramm (bis es mit einer grauen Umrandung markiert erscheint), dann einem einfachen Klick auf den Hintergrund (dieser erscheint dann mit grünen Boxen markiert), dann einem rech-ten Mausklick auf den Hintergrund und einem Klick auf den Reiter Fläche. Als

Farbe wählst du Gelb 2 mit einer Transparenz von 80% aus (je heller die Farben, desto besser sieht das Ergebnis aus, vor allem auf Folien).

9. Füge mit einem rechten Mausklick auf dein Diagramm noch eine Beschriftung hinzu; diese wird automatisch nummeriert.

10. Um Text links oder rechts am Rahmen vorbeifließen zu lassen, klicke ihn mit der rech-ten Maustaste an und wähle Umlauf › Seitenumlauf aus.

27

Abbildung 20: Nach einem Klick auf das kleine schwarze Dreieck erscheint eine Liste neuer Dokumententype

Page 32: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

11. Einen oberen bzw. unteren Abstand des Rahmens von beispielsweise 0,50 cm zum Text erreichst du mit einem Klick auf den Gesamtrahmen (Diagramm inklusive Beschriftung). Du klickst auf das Symbol Rahmeneigenschaften in der oberen

Leiste und setzt unter dem Reiter Umlauf, Abstände den Kasten Oben und Unten auf 0,50 cm. Gleiches gilt für den Seitenabstand zum Text.

12. Ferner kannst du unter dem Menüpunkt Verankerung bestimmen, ob die Grafik mit dem Absatz wandern darf (Standardeinstellung) oder fest an der Seite positioniert werden soll. Die Verankerung wird durch eine Reißzwecke symbolisiert.

Sobald du ein Diagramm anklickst, erscheint anstelle der Standardsymbolleiste für Textforma-tierungen eine neue Symbolleiste speziell für Grafiken.

Um sicherzustellen, dass die Grafik (bzw. der sie umgebende Rahmen, wenn du einen solchen für die Beschriftung hinzugefügt hast) nicht weitere Textelemente wie Fußnoten überdeckt,

28

Abbildung 22: Grafische Darstellung der Tabelle zur Verbreitung von OpenSource

Gesamt

Forschung & Lehre

Softw are & Consulting

Telekommunikation

Medien & Marketing

Sozialw esen & Körperschaften

Verw altung

Banken & Versicherungen

Industrie

0 50 100

Ausbreitungsgrad von OpenSource nach Branchen sortiert

Unternehmenskritisch/ w ichtig

w eniger w ichtig/ unw ichtig

kein Einsatz

Abbildung 21: Im Modul "Tabellendokument" markierest du unsere Tabelle und klicken den Button für Grafiken an

Page 33: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

solltest du nach einem Rechtsklick auf die Grafik bzw. den Rahmen das Untermenü Bild (bzw. eben Rahmen) wählen und unter Typ die Box Textfluss folgen anklicken.

Falls mehrere Grafiken auf einer Seite positioniert werden sollen, sollte jede an einem eigenen, notfalls leeren Absatz verankert werden, um so eine Überlappung zu verhindern!! Merke: OpenOffice Writer ist ein Textverarbeitungsprogramm und kein Layout-Programm für eine Zeitschrift. Dafür solltest du das kostenlose Programm »Scribus« verwenden.

28 BildschirmfotoAbbildung 23 ist kein eigenständiges Bild, das wir mit der rechten Maustaste hätten einfach aus dem Internet kopieren können, sondern ein Bildausschnitt aus einem PDF-Dokument auf einer Homepage. Dafür benutzt du das kostenlose Programm Xnview. Du gehst wie folgt vor:

1. Positioniere die Internetseite auf deinem Bildschirm so, dass die Grafik, die du aus-schneiden willst, voll auf der Seite passt. Bei Bedarf verkleinerst oder vergrößerst du die Darstellung.

2. Drücke die Tastenkombination Umschalt + Druck. Es wird ein »Schnappschuss« des gesamten Bildschirms in die Zwischenablage kopiert.

3. Starte das Programm Xnview und füge die Zwischenablage mit Strg + Umschalt +

v als neues Bild in Xnview ein.

4. Markiere den gewünschten Teilausschnitt mit der Maus.

5. Beschneide das Überflüssige drumherum mit Umschalt + x.

6. Markiere alles mit Strg + a.

29

Abbildung 23: Quelle: Sozialbericht Nordrhein-Westfalen 2004, S. 205, http://www.mags.nrw.de/sozber/sozialberichterstattung_nrw/sozialberichte_seit_1992/

Page 34: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

7. Mit Strg + c kopierst du das Markierte in die Zwischenablage.

8. Zurück in deinem Text angelangt, fügst du den Ausschnitt mit Strg + v an der gewünschten Stelle ein.

29 BilderDu kannst auch Bilder und Fotos einfügen. Das geht unter dem Menü Einfügen › Bild

› Aus Datei (direkt Scannen geht auch). Du wählst die gewünschte Datei auf der Fest-platte oder dem USB-Stick aus und fertig.

Du kannst Bilder auch aus dem Internet einfügen, wobei der Vorgang eher dem weiter oben beschriebenen für Grafiken ähnelt: Du klickst auf das gewünschte Bild auf der Homepage mit der rechten Maustaste, wählst den Menüpunkt Kopieren aus und, wieder im Text ange-langt, wählst du mit der rechten Maustaste den Menüpunkt Einfügen aus.

Auch Bilder solltest du mit einer Beschriftung versehen: rechter Mausklick auf das Bild und den Menüpunkt Beschriftung auswählen. Das Bild wird automatisch nummeriert und es kann auf das Bild im Text verwiesen werden.

30 Kreuztabellen (Statistik)OpenOffice.org ist zwar keine Konkurrenz zu einem dezidierten Statistikprogramm wie SPSS oder Stata. Dennoch ist es möglich, aus einer Tabelle die eine oder andere Zusammenfassung herauszukitzeln, die uns bei der Darstellung von Abhängigkeiten weiterhelfen kann. Kreuzta-bellen sind dafür sehr nützlich und zugleich leicht zu verstehen.

Tabelle 4 basiert auf einer fiktiven Umfrage. Herausfinden wollte ich, ob Frauen und Männer eine unterschiedliche Haltung zu Gewaltvideos haben. Ihr Grad der Ablehnung auf einer Skala von 1 bis 10 habe ich festgehalten und in Prozenten ausgedrückt.

Um eine Zusammenfassung (Kreuztabelle) wie in Abbildung 24 zu bekommen, gehst du wie folgt vor:

1. Markiere und kopiere die beiden betref-fenden Spalten (Geschlecht und Grad der Ablehnung) und füge sie in das Modul Tabellenkalkulation wieder ein.

2. Im Modul Tabellenkalkulation markierst du wieder die beiden Spalten, rufst das Menü Daten › Datenpilot auf und bestätigst die Vorgabe aktuelle Selek-tion.

3. Ziehe den Schalter »Geschlecht« auf das weiße Feld Zeilenfelder.

4. Ziehe den Schalter »Grad der …« auf das Feld Datenfelder.

5. Unter Optionen wählst du die Alternative Mittelwert aus und bestätigst mit

OK.

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Abbildung 24: Hier das Ergebnis in Prozenten ausgedrückt. Die Ablehnung unter Frauen ist erwartungsgemäß größer!

Page 35: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

Fragebogen-Nr. Geschlecht Grad der Ablehnung in %1 M 20

2 F 80

3 F 70

4 M 30

5 F 90

6 F 80

7 M 80

8 F 100

9 M 0

10 F 60

11 M 40

12 F 90

Tabelle 4: Ergebnisse einer Umfrage zum Grad der Ablehnung von Gewaltvideos nach Geschlecht

Handelte es sich um eine JA/NEIN-Umfrage, Beispielsweise »rechtshändig« zu »linkshändig« wie in Tabelle 5, würdest du wie folgt vorgehen:

1. Die in Frage kommenden Spalten markieren, kopieren und in der Tabellenkalkula-tion einfügen.

2. Dann rufst du das Menü

Daten › Datenpilot auf und bestätigst die Vorgabe aktuelle Selektion.

3. Ziehe den Schalter »Geschlecht« auf das weiße Feld Zeilenfelder.

4. Den Schalter »Händigkeit« ziehst du sowohl auf das Feld Spaltenfelder als auch auf das Feld Datenfelder.

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Abbildung 26: Hier das Ergebnis in absoluten Zahlen

Abbildung 25: Nachdem du die beiden Buttons »Geschlecht« und »Grad der ...« in die jeweiligen Felder gezogen hast, musst du noch unter Optionen »Mittelwert« auswählen

Page 36: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

5. Unter Optionen wählst du als Alternative zu Summe

diesmal Anzahl aus und bestätigst mit OK.

Fragebogen-Nr. Geschlecht Händigkeit1 M R

2 F R

3 F L

4 M R

5 F R

6 F R

7 M L

8 F R

9 M L

10 F R

11 M L

12 F R

Tabelle 5: Rechts- bzw. Linkshändigkeit und Geschlecht

31 Lange URLsURLs werden immer länger. Das führt gelegentlich zu hässlichen Lücken im Text, wie:

Meine Quelle: http://de.search.yahoo.com/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/

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Abbildung 28: Nachdem wir die beiden Buttons »Geschlecht« und »Händigkeit« in die jeweiligen Felder gezogen haben, müssest du noch Unter Optionen den Schalter »Summe« auf »Anzahl« setzen

Abbildung 27: Gleiches Ergebnis wie in Abbildung 26, aber in Prozenten ausgedrückt. Dazu müssest du bei der Option »Anzahl« den Zusatz »% der Zeile« nehmen.

Page 37: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

Eigentlich möchtest du, dass die URL in der gleichen Zeile erscheint wie »Meine Quelle:« Das erreichst du mit folgenden Schritten:

1. Unter Extras › Einstellungen › Spracheinstellungen › Sprachen

aktivierst du den CTL (Complex Text Layout).

2. In deiner URL setzt du den Cursor nach dem »/«, ab dem eine neue Zeile beginnen soll. Im Menü Einfügen › Formatierungszeichen wählst du Optionaler

Umbruch ohne Breite aus.

3. Wenn du sehr viele URLs zu bearbeiten hast, könntest du unter Suchen und Ersetzen alle »/« durch unsere neue Zeichenfolge (»/« + Optionaler Zeilenum-bruch) ersetzen lassen. Und zum Schluss könntest du in umgekehrter Richtung alle doppelten Folgen von einem »/« mit optionalem Zeilenumbruch (bei »http://« wird das der Fall sein) ebenfalls unter Suchen und Ersetzen in einfache »//« verwan-deln. Mit Unterstrichen »_« und anderen URL-typischen Sonderzeichen kannst du auch so verfahren.

Das Ergebnis:

Meine Quelle: http://de.search.yahoo.com/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/

32 SchriftenAn dieser Stelle sind ein paar Worte zu Schriftarten angebracht. Für den Fließtext, also den

Textkörper, ist eine sogenannte Serifenschrift geeignet. Eine Serifenschrift zeichnet sich durch die kleinen Schnörkel am Anfang bzw. am Ende der jeweiligen Buchstaben aus. Diese Schnörkel bewirken, dass die einzelnen Buchstaben tendenziell ineinander »fließen«, was den Lesefluss erheblich steigert, weil die Wörter dann als Einheit erscheinen statt als lose Folge von einzelnen Buchstaben.

Was für den Fließtext gut ist, ist für Überschriften nicht unbedingt erforderlich. Hier darf der Lesefluss durchaus verlangsamt werden, denn Überschriften sollen eben mehr Aufmerksam-keit auf sich ziehen. Also könntest du hierfür ohne weiteres eine serifenlose Schrift wie Arial verwenden.

Times New Roman 40 ptGaramond 40 pt

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Page 38: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

Arial 40 ptFutura Lt BT 40 ptAaBbCcDdEeFfGg (Times New Roman 12 pt)

AaBbCcDdEeFfGg (Garamond 12 pt)

AaBbCcDdEeFfGg (Arial 11 pt)

AaBbCcDdEeFfGg (Futura Lt BT 12 pt)

Wie du siehst, nimmt die Arial bei gleicher Punktgröße etwas mehr Platz als die Times New Roman ein, und jeder Buchstabe steht für sich gestochen scharf da – das ist gut für Wer-bezwecke.

Eine ähnliche, aber viel leichtfüßigere Schrift wie die Arial ist die Futura Lt BT. Sie nimmt bei gleicher Schriftgröße etwa so viel Platz wie die Garamond ein und ist angenehm für die Augen. Allerdings hat nicht jeder Futura auf seinem Rechner. Daher kommt sie nicht wirklich in Frage.

Für die Titelseite würde ich – der Trend geht in diese Richtung – die gleiche Schrift wie für den Fließtext (Textkörper) nehmen, weil das Argument der Einheitlichkeit des gesamten Dokumentes schwerer wiegt als das des starken Hervorhebens von Überschriften – also in beiden Fällen solltest du eine Serifenschrift verwenden.

Aber auch innerhalb der Serifenfamilie gibt es – zum Teil sehr feine – Unterschiede. Ich emp-fehle die Garamond anstelle der Times New Roman:

AaBbCcDd EeFfGgHhIiJj (Times 24 pt)AaBbCcDd EeFfGgHhIiJj (Garamond 24 pt)

Du siehst, die Garamond ist ein Tick feiner und zugleich rundlicher. Diese Feinheit, also das »Weniger-Fett-Sein«, bewirkt auch eine Erhöhung des Leseflusses, denn die Augen bleiben nochmals weniger an den einzelnen Buchstaben hängen, das Gehirn fasst sozusagen nur noch den »mathematischen Geist« der Schrift auf, und nicht mehr ihren »leiblichen Körper«. Die Rundlichkeit sorgt für einen freundlicheren, ausgewogeneren Eindruck.

Vorgabe für den Fließtext ist üblicherweise Times New Roman 12 pt. Falls du dich doch für Arial entscheidest, dann 11 pt. Und für Garamond, die von Haus aus etwas kleiner ist, gilt die Vorgabe 12,2 pt.

An dieser Stelle ist doch noch eine Bemerkung angebracht: Mit genauen Vorgaben zu Schrift-größe, Rändereinstellung, Zeilenabstand und Nummerierung erst ab Textbeginn wird seitens von Lehrenden manchmal der Zweck verfolgt, die Menge des abgelieferten Textes zu steuern.

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Page 39: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

Hier wird optische Gestaltung für ein fremdes Ziel gewissermaßen missbraucht. In Redaktio-nen würde die Anforderung ganz anderes heißen: nicht »so und so viele Seiten in der und der Schriftgröße«, sondern einfach: »10.000 Zeichen +- 5%«. Da weiß jeder, wo er dran ist, und es entfällt die Versuchung, zu »mogeln«.

Zusammensetzungen wie »S. 1«, »§ 120a«, »$ 1 200«, »24 %«, »z. B.« sollten nach Möglichkeit nicht durch eine Zeilenschaltung getrennt werden. Das bewirkst du durch die Einfügung eines geschützten Leerzeichens (Menü Einfügen › Formatierungszeichen bzw.

mit der Tastenkürzel Strg + Umschalt + Leertaste).

33 HervorhebungenHervorhebungen sind ein Kapitel für sich. Wichtig ist, dass sie die optische Einheitlichkeit des Textes nicht beeinträchtigen. In den Zeiten der alten Schreibmaschine hatte man vier Möglichkeiten, Wörter besonders hervorzuheben: Man schrieb das Wort mit heftigem Anschlag gleich drei-mal übereinander, so dass alles schön fett erschien, man unterstrich es, man konnte es

g e s p e r r t schreiben, und schließlich blieb noch die Möglichkeit, GROSSBUCHSTA-

BEN zu verwenden. Auch konnte man diese verschiedenen Möglichkeiten miteinander kombi-

nieren – im Endergebnis ergab das 4 x 4, also 16 Möglichkeiten, die aber alle, und das aus gutem Grunde, nicht mehr »in« sind. Denn solche Hervorhebungen, man sieht es hier, stechen so stark hervor, dass sie den Lesefluss regelrecht unterbrechen. Die Augen haben Schwierig -keiten, sich auf den übrigen Text zu konzentrieren und wandern unwillkürlich ständig auf diese Hervorhebungen zurück (der gleiche Effekt wie bei den unsäglichen animierten Werbe-bannern auf Internetseiten – aber dort ist es aus Gründen der Geldschöpfung geradezu gewollt).

Bei Hervorhebungen solltest du daher die weniger auffällige Möglichkeit der Kursivschrift ver-wenden. Damit wird der eigentliche Zweck erreicht, ohne den Gesamteindruck zu beeinträch-tigen.

Eine, wohlgemerkt ziemlich veraltete Möglichkeit, bei Literaturverzeichnissen den Name des

Autors hervorzuheben, besteht in der Verwendung von KAPITÄLCHEN. Bei umfangreichen Autorenverzeichnissen gewinnst du Zeit, wenn du hierfür eine gesonderte Zeichenvorlage kre-ierst und ihr beispielsweise den Namen »Autor« gibst. Dann brauchst du nur noch mit Hilfe eines Doppelklicks und der Taste Strg alle Autoren zu markieren und einmal auf die Zei-chenvorlage »Autor« doppelklicken. Im Nu haben alle Autorennamen die Auszeichnung KAPITÄLCHEN. Besser als Kapitälchen ist die Verwendung einer ausgerückten ersten Zeilen (»hängenden Absätzen« wie in Wörterbüchern). Siehe dazu den Abschnitt 24 »Literaturver-zeichnis«. Eine Fettschrift in diesem Fall wäre auch in Ordnung.

Großbuchstaben – auch bei Überschriften – solltest du unbedingt vermeiden! Wörter in Groß-buchstaben sind wesentlich schwerer zu lesen. Historisch gesehen wurden Kleinbuchstaben gerade zur Erhöhung des Leseflusses erfunden. Falls du versehentlich mehrere Wörter oder Textpassagen in Großbuchstaben geschrieben hast, kannst du diese in Kleinbuchstaben, oder Kleinbuchstaben mit Ausnahme von Satzanfang usw. zurückverwandeln. Dazu die Textpas-sage markieren und im Menü Format › Groß-/Kleinschreibung auswählen.

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34 SonderzeichenSonderzeichen erreichst du unter dem Menüpunkt Einfügen › Sonderzeichen. Lästig wird es nur, wenn du sehr oft das gleiche Sonderzeichen brauchst und jedes Mal über das Menü gehen musst. Ähnlich ärgerlich ist es, wenn du eine komplexe Zeichenfolge wie »[…]« immer wieder brauchst. Hier kannst du unter Extras › Autokorrektur-Optionen › Ersetzung einfache Zeichenfolgen wie »xxx« durch das Sonderzeichen bzw. die komplexere Zeichenfolge ersetzen lassen.

Du gehst folgendermaßen vor:

1. Markiere das eingefügte Sonderzeichen bzw. die komplexe Zeichenfolge.

2. Rufe das Menü Extras › Autokorrektur-Optionen › Ersetzung auf. Das Markierte erscheint automatisch im Pop-Up-Fenster. Links davon musst du nur noch die Zeichen eintippen, die durch das Sonderzeichen bzw. die komplexe Zeichenfolge ersetzt werden sollen.

3. Mit Neu und OK bestätigen.

In dieser Einleitung habe ich zwei Sonderzeichen verwendet: den langen Gedankenstrich (–) und die Auslassungspunkte (…), auch Ellipse genannt. Standardmäßig werden in OpenOffice Writer der Trennstrich durch den längeren Gedankenstrich und drei Punkte durch die Ellipse ersetzt, sobald die Leertaste gedrückt wird, so dass das Menü Sonderzeichen und die Autokor-rektur-Option für diese beiden Zeichen nicht gebraucht werden.

35 Mauskürzel• mit einem Doppelklick markierst du ein ganzes Wort

• mit einem dreifachen Klick markierst du einen ganzen Satz

• mit einem vierfachen Klick markierst du einen ganzen Absatz

• mit einem rechten Mausklick erreichst du das Kontextmenü (so ersparst du dir den Umweg über die Menüleiste)

• eine markierte Textstelle kannst du mit der linken Maustaste »greifen« und an eine andere Stelle verschieben

• mit Hilfe der Strg-Taste kannst du mehrere Stellen unabhängig voneinander mit der Maus markieren, um sie in einem Rutsch zu bearbeiten

36 TastaturkürzelOpenOffice.org kennt viele Tastaturkürzel, die die Arbeit erleichtern. Hier die Wichtigsten:

• Strg + 0 der Absatz, in dem der Cursor steht, wird zu Textkörper

• Strg + 1 der Absatz wird zu einer Überschrift der 1. Ebene

• Strg + 2 der Absatz wird zu einer Überschrift der 2. Ebene

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• Strg + 3 der Absatz wird zu einer Überschrift der 3. Ebene

• Strg + 4 der Absatz wird zu einer Überschrift der 4. Ebene

• Strg + Umschalt + k oder Strg + i der markierte Text wird kursiv

• Strg + Umschalt + f der markierte Text wird fett

• Strg + m alle nicht in der Absatzvorlage definierten Formatierungen werden ent-fernt (memory-Funktion)

• Strg + s Speichern der Datei (save)

• Strg + p Drucken der Datei (print)

• Strg + f Finden einer Textstelle in der Datei (find)

• Strg + c Kopieren von markiertem Text in die Zwischenablage (copy)

• Strg + v Einfügen von Text aus der Zwischenablage an der Cursorposition (»V« symbolisiert die Einfügung)

• Strg + Umschalt + v wie zuvor, aber du hast hier die Wahl, den Text unformatiert reinzukopieren

• Strg + x Ausschneiden von markiertem Text und Einfügung desselben in die Zwi-

schenablage (»X« symbolisiert die Schere)

• Strg + Eingabe Beginn einer neue Seite (Seitenumbruch)

• Strg + - Trennungsvorschlag (dem Programm wird überlassen, bei Bedarf am Zei-lenende das Wort an dieser Stelle zu trennen)

• Strg + Umschalt + Leertaste Einfügung eines geschützten Leerzeichens (eines nicht trennbaren, festen Leerschritts)

• Umschalt + Eingabe Zeilenschaltung ohne neuen Absatz

• – + Leerschritt Gedankenstrich »–«

• . + . + . + Leerschritt Ellipse (Auslassungspunkte) »…«

• Alt + gedrückte Maustaste Textblock senkrecht markieren (setzt aber eine

Schriftart mit fester Laufweite wie Courier voraus

37 PDFsPDF (Portable Data Format), von Adobe entwickelt, ist ein offenes und vom Betriebssystem unabhängiges Format. PDF ist sehr beliebt für die Verbreitung von Dokumenten. Ein PDF-Dokument hat nämlich zwei wesentliche Vorteile:

• es ist vor Veränderungen geschützt (manche PDF-Dateien sind sogar vor dem Spei-chern oder dem Ausdrucken geschützt!)

• die Formatierung ist druckerunabhängig

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Wenn du beispielsweise am Telefon mit einer Kommilitonin über »den Satz ganz unten auf Seite 8« redest und dabei ein Word-Dokument vor Augen hast, kann es durchaus sein, dass auf ihrem Rechner dieser Satz »ganz oben auf Seite 9« steht. Dieses Problem gibt es bei PDFs nicht. Es bietet sich daher an, Hausarbeiten usw. immer als PDF an die Dozenten zu schicken – es sei denn, es wird ein Word-Format für Korrekturzwecke verlangt. In diesem Fall solltest du die Datei unter dem Format »MS Word 97« abspeichern. (Mit dem kostenlosen PDF-Rea-der »Nitro« kann man übrigens PDF-Dateien mit Kommentaren versehen oder Wörter farb-lich markieren.)

PDF-Dateien kannst du mit einem einfachen Klick auf das rot-weiße PDF-Symbol links in der oberen Symbolleiste erstellen.

Mit dem kostenlosen Programm »PDF24« kannst du mehrere PDF-Dokumente bearbeiten, beispielsweise eine Seite aus dem einen PDF-Dokument an einer beliebigen Stelle in einem anderen Dokument einfügen. Die Bedienung von PDF24 ist sehr intuitiv.

38 Mehrere offene DateienWir hatten bereits die Gelegenheit, mit zwei Fenstern zu arbeiten: einmal unserem Textfenster, und dann einem zweiten Fenster für die Tabellenkalkulation, in dem wir unsere Grafik erstellt haben. Du könntest aber im Tabellendokument eine ganze Sammlung von Grafiken speichern und auf diese bei Bedarf zurückgreifen. Ferner könntest du eine allgemeine Literaturliste haben und diese für mehrere Hausarbeiten verwenden und bei Bedarf die eine oder andere Quelle auswählen. Du kannst beliebig viele Fenster geöffnet haben und so mit verschiedenen Dateien hin und her jonglieren, Teile aus der einen in eine andere kopieren usw.

Bei Gruppenarbeiten kann es nützlich sein, alle Einzelarbeiten zu öffnen, einzelne Inhalte zu markieren und zu kopieren und sie dann in ein leeres Zieldokument einzufügen. Siehe Abschnitt »Gruppenarbeiten« auf Seite 21.

39 Suchen und ersetzenDu kannst das ganze Dokument unter dem Menü Bearbeiten › Suchen und Erset-

zen (Taste Strg + f) nach bestimmten Zeichenfolgen oder Wörtern durchsuchen und/oder durch andere ersetzen.

Auf diesem Weg kannst du auch sogar Absatzvorlagen durch andere ersetzen (Mehr Optio-

nen anklicken). Letztere Möglichkeit ist sehr nützlich, um die Zahl der Absatzvorlagen auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Suchfunktion kannst du einsetzen, um Stellen im Text, wo du am Vortag stehen geblieben bist oder die noch einer weiteren Bearbeitung bedürfen und die du mit einen »###« markiert hast, schnell wieder aufzufinden.

Mit der Suchfunktion lassen sich auch beispielsweise überflüssige Leerzeilen in einem Rutsch entfernen. Dazu den Button Mehr Optionen anklicken, und Regulärer Ausdruck

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auswählen. Im Suchfenster trägst du »^$« ein. ^$ steht für »Leerzeile«. Dann kannst du Ersetzen bzw. Ersetze alle auswählen.

40 RechtschreibungDiese wird mit der Schaltfläche ABC in der oberen Symbolleiste oder mit der Taste F7 ein-geschaltet. Unbekannte Wörter können dem Wörterbuch hinzugefügt werden – was allerdings nur sinnvoll ist, wenn du am eigenen Rechner arbeitest.

41 SynonymeUnter Extras › Sprache › Thesaurus (Taste Strg + F7) kannst du Synonyme zu dem Wort finden, das sich gerade unter dem Cursor befindet. Das ist ganz hilfreich, um den Text mal um andere Ausdrücke zu bereichern! Ein gutes Online-Synonym-Wörterbuch ist woxikon.de.

42 Infos zum DokumentEs könnte sein, dass du die Auflage bekommst, eine Arbeit mit »so und so vielen Wörtern« oder »so und so vielen Zeichen« zu schreiben. Den aktuellen Stand deines Dokuments kannst du unter dem Menü Extras › Wörter zählen überprüfen. Falls du wissen möchtest, wie viele Wörter bzw. Zeichen in einem bestimmten Abschnitt enthalten sind, markierst du diesen und rufst du eben dieses Menü auf.

43 Datei speichernFolgende Hinweise solltest du unbedingt beherzigen:

1. Die Dateinamen sollten ausschließlich aus Standardbuchstaben, Ziffern und Unterstri-chen bestehen, also keine Umlaute, keine Leerschritte, keine »ß« und keine Bindestri-che enthalten. Auch solltest du ausschließlich Kleinbuchstaben verwenden.

Das hat zum einen optische Gründe, zum anderen technische. Optisch wird dadurch das Lesen und Wiederauffinden von Dateien erleichtert. Technisch kannst du sicher sein, dass die Datei auch in einem fremden Land oder auf einem PC mit einem fremden Betriebssystem (z. B. Linux) gelesen werden kann.*

2. Du solltest die Datei in regelmäßigen Abständen speichern.

3. Du solltest sie niemals auf einen USB-Stick direkt aus dem Schreibprogramm heraus spei-chern, sondern nur auf die Festplatte! Das Betriebssystem hat seine Festplatte fest im

* Beim alphabetischen Sortieren von Dateinamen gehen unterschiedliche Betriebssysteme unterschiedlich vor, Linux beispielsweise listet alle Dateien mit Großbuchstaben grundsätzlich vor denen mit Kleinbuchstaben auf. Außerdem unterscheidet Windows nicht grundsätzlich zwischen Groß- und Kleinschreibung, mit dem Effekt, dass du mit »Hausarbeit.doc« und »hausarbeit.doc« innerhalb eines Verzeichnisses beidesmal die gleiche Datei ansprichst. Unter Linux hingegen kannst du im gleichen Verzeichnis drei separate Dateien »Hausarbeit.doc«, »hausarbeit.doc« und »HausArbeit.Doc« nebeneinander liegen haben. Das ist schnell verwirrend. Wenn du nur Kleinschreibung verwendest, hast du eine Quelle der Verwirrung weniger.

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Page 44: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

Griff und es kann in der Regel nichts schief gehen, während USB-Sticks versehentlich während der Arbeit herausgezogen werden, bzw. sie geben gelegentlich auch so den Geist auf, vor allem während des Transports – wenn sie nicht gar ganz verloren gehen. Dann sind viele Stunden Arbeit unwiederbringlich verloren. USB-Sticks und externe Festplatten sollten ausschließlich als Transportmedien verwendet werden – dafür sind sie ja da. Nach Beendigung der Arbeit schließt du die Datei und kopierst sie erst danach und im geschlossenen Zustand mit dem Explorer von der Festplatte auf das Wechselmedium. Das Gleiche gilt umgekehrt: Wenn du eine Datei, die auf einem Wechselmedium liegt, bearbeiten möchtest, solltest du sie vorher auf die Festplatte kopieren und dort bearbei-ten und erst zum Schluss nach Beendigung des Programms wieder zurück auf das Wechselmedium kopieren. Persönliche Dateien auf öffentlich zugänglichen Rechnern solltest du natürlich am Ende von der Festplatte löschen!

4. Kopien von Dateien kannst du dir selbst mailen – so bist du auf der sicheren Seite und kannst von überall aus auf diese Datei online zugreifen.

5. Wichtige Dateien solltest du mit aufsteigender Nummerierung speichern, so nach dem Motto:

hausarbeit_thema_professorenname_studentenname#01hausarbeit_thema_professorenname_studentenname#02hausarbeit_thema_professorenname_studentenname#03

Anhand der laufenden Nummer kannst du sicher sein, dass du tatsächlich die neueste Fassung vor Augen hast (das Datum der Datei ist zwar auch ein Hinweis, aber kein zuverlässiger, schon weil die Uhr mancher PCs falsch eingestellt ist!). Diese Vorge-hensweise ist besonders wichtig, wenn du ein und dieselbe Datei im Rahmen einer Gruppenarbeit bearbeitest und sie zwischen den Teilnehmern hin und her schickst.

6. Dateinamen sollten informativ sein (siehe Punkt 5. oben), also aussagen, um was für eine Arbeit es sich handelt, das Thema, die Dozentin, für die sie geschrieben wurde, und sie sollten den eigenen Namen enthalten, damit die Dozentin auf Anhieb die Datei der richtigen Autorin zuordnen kann. Der Name »Hausarbeit« ist nicht aussagekräftig genug, und spätestens in drei Wochen weißt du nicht mehr, was für ein Inhalt sich dar-unter verbirgt.

7. Viele Dozenten benutzen nach wie vor ausschließlich Microsoft Word. Wenn du eine Arbeit an sie schickst, und das Format PDF nicht erwünscht ist, solltest du daran den-ken, sie vor dem Verschicken als Word-Dokument zu speichern. Das geschieht im Menü Datei › Speichern unter… › Dateityp. Hier wählst du den Typ Microsoft Word 97/2000/XP (.doc) aus. (Interessanterweise sind Word 2007 und Word 2010 mittlerweile in der Lage, Dokumente im OpenOffice-Format (.odt) zu öffnen und auch abzuspeichern!)

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44 Etiketten/SerienbriefeFür eine Hausarbeit absolut überflüssig – aber wer weiß, vielleicht stehst du eines Tages im Rahmen eines Praktikums oder einer Bürotätigkeit vor der Aufgabe, beispielsweise Adress-etiketten auszudrücken. Also hier eine kurze Anleitung:

1. Du erstellst eine Tabelle mit OpenOffice.org Calc. Diese Tabelle besteht beispielsweise aus sechs Spalten: Name, Straße, Stadt, Telefonnummer, Handy, E-Mail. In der ersten Zeile schreibst du diese sechs Bezeichnungen, darunter kommen dann die einzelnen Personen. Diese Tabelle speicherst du unter einem sprechenden Namen und schließt sie. Die Datei bekommt automatisch die Dateiendung .ods.

2. Unter dem Symbol für neue Dateien oben ganz links wählst du Datenbank aus. Du

wählst die dritte Schaltfläche Verbindung zu einer bestehenden Daten-bank öffnen aus. Im Feld darunter wählst du Tabellendokument aus. Dann

suchst du die vorhin gespeicherte Tabelle aus und klickst auf Weiter. Den Eintrag Ja,die Datenbank soll angemeldet werden lässt du aktiviert. (Diese Anmeldung sorgt dafür, dass von allen OpenOffice-Fenstern aus auf die Datenbank zugegriffen werden kann.) Das Häkchen vor Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen entfernst du, denn du willst an deiner Adresstabelle ja nichts ändern. Danach

drückst du Fertig stellen. und speicherst die Datenbank unter dem gleichen Namen und am gleichen Ort wie deine Tabelle – sie kriegt automatisch die Dateien-dung .odb. Dann schließt du deine Datenbank, denn in Wirklichkeit enthält sie keine Inhalte, sie bietet lediglich eine Sicht auf deine Tabelle.

3. Unter dem Symbol für neue Dateien oben ganz links wählst du Etiketten aus, und unter dem Reiter Etiketten auf der rechten Seite deine Datenbank und darun-

ter die gewünschte Tabelle. Aus dieser Tabelle wählst du die gewünschten

Datenbankfelder, jeweils getrennt durch eine Zeilenschaltung, aus: Name, Straße und Stadt (aber nicht Telefonnummer, Handy und E-Mail). Unter Zusätze lässt du

den Kasten Inhalte synchronisieren angeklickt. Unter Format weist du den Etiketten die richtige Größe zu – bei drei Spalten und acht Zeilen beispielsweise passen die Werte in der nachfolgenden Tabelle (wobei es je nach Druckermodell Ver-schiebungen geben kann). Anschließend drückst du auf den Button Neues Doku-

ment. Es entsteht ein neues Dokument mit lauter Feldnamen. Dieses kannst du auf Etikettenbögen ausdrucken. Beim Ausdrucken werden die Feldnamen durch die eigentlichen Namen, Straßen und Städte der Menschen aus deiner Tabelle ersetzt.

Horizontaler Abstand 7,00 cm

Vertikaler Abstand 3,70 cm

Breite 7,00 cm

Höhe 3,70 cm

Rand links 1,20 cm

Rand oben 0,60 cm

Spalten 3

Zeilen 8Tabelle 6: Etikettengrößen und -abstände

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Page 46: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

Ganz analog dazu kannst du einen Serienbrief schreiben, in den du beispielsweise die Namen deiner Ansprechpartner oder ihre Adressen automatisch an die richtigen Stellen einfügen lässt: bei geöffneter Datenbank wählst du Einfügen › Feldbefehl › andere und als

Feldtyp Seriendruck-Feld.

45 HilfeUnter dem Menü Hilfe bekommst du in leicht verständlicher Sprache Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu allen Möglichkeiten, die OpenOffice.org bietet – also kein Grund zu verzweifeln, wenn du nicht weiter weißt, sondern einfach nachschlagen! Googlen lohnt sich ebenfalls: Einfach ein oder zwei Stichworte und dazu den Begriff OpenOffice eingeben, und schon bist du am Ziel.

46 Bezug und InstallationOpenOffice.org kannst du direkt von http://de.openoffice.org/ downloaden. Danach einfach ein Doppelklick auf die gedownloadete Datei und die wenigen Fragen mit »Ja« beantworten. Nach dem Programmstart kannst du unter Extras verschiedene Voreinstellungen vorneh-men, beispielsweise als Standardschrift Garamond statt Times.

47 Basisübung1. Hole die unformatierte Datei openoffice-uni-de.txt:

• rufe die Seite www.fb4.fh-frankfurt.de/tips/openoffice/dokumentation auf

• klicke mit der rechten Maustaste auf die Datei openoffice-uni-de.txt

• wähle den Menüpunkt Ziel speichern unten aus

• als Ort der Speicherung nimm den Desktop oder ein dir bevorzugtes Unterver-zeichnis

• bestätige mit OK

2. Datei mit OpenOffice öffnen:

• suche die soeben gespeicherte Datei auf deiner Festplatte aus

• klicke sie mit einem rechten Mausklick an

• wähle den Menüpunkt Öffnen mit aus

• als Programm nimm Swriter bzw. OpenOffice Writer (zwei Namen für das gleiche Programm)

• bei der Nachfrage nach der Kodierung bestätige den Vorschlag Westeuropa

(Windows-1252) mit OK

3. Damit zukünftige Formatierungen nicht wieder verloren gehen, speichere die Datei neu:

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Page 47: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

• rufe das Menü Datei › Speichern unter auf

• wähle als Dateityp den ersten Vorschlag ODF Text Document (.odt) aus

• bestätige mit OK

4. Verwandle den gesamten Text in die Formatvorlage Textkörper:

• markiere den gesamten Text mit der Tastenkürzel Strg + a

• wende die Tastenkürzel Strg + 0 an

• um ganz sicher zu sein, dass alle anderen Formatierungen entfernt werden, wende dazu die Tastenkürzel Strg + m an (m für »Memory bereinigen«)

• löse die Markierung auf, indem du an einer beliebigen Stelle im Text reinklickst

5. Aktiviere die automatische Überschriftennummerierung für die beiden ersten Über-schriftenebenen:

• rufe das Menü Extras, Kapitelnummerierung aus

• wähle in der linken Spalte Ebenen zunächst die Ebene 1 aus

• aktiviere als Nummerierungsstil 1, 2, 3… aus

• wiederhole diese Schritte für die Ebene 2

• bestätige mit OK

• stelle sicher, dass die Nummerierung auf Vollständig gesetzt ist

6. Formatiere deine Überschriften:

• setze den Cursor in die erste Hauptüberschrift (Ebene 1) in deinem Text an

• tätige die Tastenkürzel Strg + 1

• entferne bei der Gelegenheit etwaige alte, nicht-automatisierte Nummerierungen, so dass nur noch die automatisierten Nummern übrig bleiben

• wiederhole diesen Schritt für die ersten sechs oder sieben Kapitelüberschriften

• wiederhole diese Schritte auch für einige Überschriften der zweiten Ebene unter Verwendung der Tastenkürzel Strg + 2 (im Kapitel 5 findest du mehrere Überschriften der zweiten Ebene)

7. Ändere das Aussehen deiner Überschriften:

• öffne das Menü Format › Formatvorlagen

• klicke mit der rechten Maustaste in der Liste der Absatzvorlagen auf die Vorlage Überschrift 1 und wähle den Punkt Ändern aus

• unter dem Reiter Einzüge und Abstände wähle einen

✗ Abstand Über Absatz von 1,2 cm und einen

✗ Abstand Unter Absatz von 0,6 cm

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Page 48: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

• unter dem Reiter Schrift wähle

✗ die Schriftart › Garamond

✗ mit dem Schriftgrad › 16pt (den Wert »120%« einfach überschreiben)

✗ und dem Schriftschnitt › Fett aus

• wiederhole o. a. Schritte für die Vorlage Überschrift 2 (sprich Ebene 2, also Abschnittsüberschriften) aber mit anderen Werten:

✗ Abstand Über Absatz von 0,8 cm

✗ Abstand Unter Absatz von 0,4 cm

✗ Schriftart › Garamond

✗ mit dem Schriftgrad › 13 pt

✗ und dem Schriftschnitt › Fett Kursiv

8. Formatiere deinen Textkörper:

• klicke mit der rechten Maustaste irgendwo in einem mit der Vorlage Textkör-

per formatierten Absatz

• wähle den Punkt Absatzvorlage bearbeiten... aus

• trage folgende Änderungen ein:

✗ unter Einzüge und Abstände wähle einen Zeilenabstand von 1,5 Zeilen

✗ unter Ausrichtung wähle Blocksatz

✗ unter Textfluss schalte die Silbentrennung auf Automatisch mit mindestens 3 Zeichen am Zeilenende sowie 3 Zeichen am

Zeilenanfang und setze ein Häckchen neben Schusterjungen-

regelung sowie neben Hurenkinderregelung

9. Erstelle dein Inhaltsverzeichnis:

• setze den Cursor vor die erste Hauptüberschrift

• rufe das Menü Einfügen › Verzeichnisse › Verzeichnisse auf

• unter dem Reiter Verzeichnis reduzierst du die auszuwertenden Ebenen

auf 2 (das heißt, du könntest im Text theoretischerweise sehr wohl drei oder mehr Überschriftenebenen haben, für das Verzeichnis interessieren dich aber lediglich die beiden ersten)

• unter dem Reiter Einträge setzt du den Cursor zwischen dem E# und dem E

• klicke den Button Tabulator einmal

• klicke den Button Alle einmal

• klicke auf OK

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Page 49: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

• im nun entstandenen, grau markierten Inhaltsverzeichnis klickst du mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Eintrag der ersten Ebene und wählst Absatz-

vorlage bearbeiten aus

• unter dem Reiter Einzüge und Abstände setzt du folgende Werte ein:

✗ Einzug › Vor Text: 0,8cm

✗ Einzug › Erste Zeile: -0,8cm

✗ Abstand › Über Absatz: 0,4cm

✗ Zeilenabstand: Einzeilig

• bestätige mit OK

• wiederhole diese Schritte dann auch für die Formatvorlage eines Eintrags der zwei-ten Ebene, aber diesmal mit folgenden Werten:

✗ Einzug › Vor Text: 1,8cm

✗ Einzug › Erste Zeile: -1cm

✗ Abstand › Über Absatz: 0,2cm

• bestätige mit OK

10. Richte jetzt deine Standardseite (für die Textseiten) ein:

• rufe das Menü Format › Formatvorlagen auf

• wähle den vierten Button in der Menüleiste aus (für die Seitenvorlagen)

• wähle mit der rechten Maustaste die Formatvorlage Standard aus

• klicke auf Ändern

• mache folgende Veränderungen:

✗ unter dem Reiter Seite erhöhe die Seitenränder › Links auf 3cm

✗ unter dem Reiter Kopfzeile setze ein Häkchen neben Kopfzeile ein-schalten

• bestätige mit OK

11. Richte jetzt dein Deckblatt ein:

• markiere den gesamten, dem Deckblatt zugehörigen Text

• rufe das Menü Format › Absatz auf (nicht Format › Formatvorlagen!)

• unter dem Reiter Einzüge und Abstände trage folgende Werte ein:

✗ Zeilenabstand › Einzeilig

✗ Abstand › Unter Absatz: 0cm

• bestätige mit OK

• zentriere deinen Text mit dem Button Zentrieren in der Menüleiste

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Page 50: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

• erhöhe das Schriftgrad von 12pt auf 14pt

• klicke irgendwo nochmals in dein Deckblatt

• markiere die Hauptüberschrift nochmals

• erhöhe das Schriftgrad von 14pt auf 22pt

• wende das Merkmal Fett mit dem Button Fett in der Menüleiste an

• rufe das Menü Format › Formatvorlagen auf

• wähle wieder mit dem vierten Button in der Menüleiste die Liste der Seitenvor-lagen aus

• klicke mit der rechten Maustaste auf die Seitenvorlage Erste Seite

• trage folgende Änderungen ein:

✗ unter dem Reiter Verwalten wähle als Folgevorlage die Seitenvorlage Erste Seite aus

✗ unter dem Reiter Seite › Seitenränder erhöhe den linken Seitenrand auf 3 cm

• mach einen kräftigen Doppelklick auf die Formatvorlage Erste Seite (jetzt erst wird das Deckblatt, auf dem der Cursor steht, tatsächlich zu einer Ersten

Seite)

12. Schaffe den Sprung von der nicht nummerierten Seite mit deinem Inhaltsverzeichnis-ses zur ersten, mit einer 1 nummerierten Textseite:

• setze den Cursor unmittelbar nach deinem Inhaltsverzeichnis (falls das nicht geht, weil die Kapitelnummerierung im Wege steht, verwandele kurzzeitig die erste Überschrift in Textkörper um; dann kannst du den Cursor ganz links platzieren; später verwandelst du sie wieder in eine Überschrift 1)

• rufe das Menü Einfügen › Manueller Umbruch auf

• wähle als Vorlage die Seitenvorlage Standard aus

• setze ein Häkchen neben Seitennummer ändern

• trage in den Kasten für die Seitennummer eine 1 ein (das Programm schlägt diese sowieso vor)

• bestätige mit OK

• mit der Taste Entf löscht du die eingefügte leere Seite

• um sicherzustellen, dass alle Nummerierungen aktualisiert werden, rufe das Menü Extras › Aktualisieren › Alles aktualisieren auf

• gehe auf irgendeine Textseite und setze den Cursor in die Kopfzeile

• wähle das Menü Einfügen › Feldbefehl › Seitennummer um die Sei-tennummer in die Kopfzeile einzufügen

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Page 51: OpenOffice Writer für die Uni.pdf

• setze die Seitennummer rechtsbündig

48 Extra-Übungen• Versuche, ein paar Textpassagen als »Interview« mit Zeilennummerierung zu formatie-

ren – so, dass der übrige Text nicht nummeriert wird

• stelle eine kleine Tabelle her und versuche, daraus eine Grafik zu erstellen

• als Großaufgabe, versuche Teile dieses Dokuments, z.B. eine statistische Tabelle oder eine Grafik, herzustellen

Viel Spaß mit Apache OpenOffice!

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