Optimierung von Wirtschaftsdiensten in Krankenhäusern

Optimierung von Wirtschaftsdiensten in Krankenhäusern

Vortrag im Rahmen der Vorlesung Krankenhausinformationssystemean der Universität Bayreuth

Sommersemester 2009

Dr.-Ing. Tobias Schittkowski

Prozessoptimierung von Wirtschaftsdiensten in Krankenhäusern am Beispiel der Bettenreinigung und des Patiententransports

Über mich…

Studium der technischen Physik in Bayreuth bis 1999 Promotion an der FAN zum Dr.-Ing. in 2004 Seit 2004 selbständiger Softwareentwickler Enge Kooperation mit der Firma ESF

Kontakt: www.schittkowski.de

Gliederung

Bettenreinigung– Problembeschreibung– Lösungskonzept– Programmvorstellung– Einsparpotential

Patiententransport– Problembeschreibung– Konzept– Programmvorstellung

Sonstige Einsatzgebiete

Abschnitt

Bettenreinigung

Bettenreinigung - Worum geht es?

Dezentrale Reinigung von Patientenbetten in den Patientenzimmern

Anforderung einer Reinigung erfolgt von Pflegepersonal

Ziel: – Verwaltung der Anforderungen– Optimale Steuerung des Reinigungspersonals

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Vorheriger Zustand

Bettenreinigung durch externe Firma, Bezahlung nach Anzahl gereinigter Betten

Durchschnittlich 130 Reinigungsanforderungen täglich, etwa 47.000 Bettenreinigungen pro Jahr

Stationen rufen in der Hauswirtschaftszentrale an und fordern eine Reinigung an

Die Zentrale gibt die Aufträge per Telefon an das Reinigungspersonal weiter

Während der Arbeitszeit (8h) also alle 3-4 Minuten ein Anruf!

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Problemstellung

Keine Dokumentation, wer genau was wann angefordert hat Zentrale muss ständig besetzt sein, um Anforderungen

anzunehmen Telefon oft besetzt Frustration bei Mitarbeitern Monatsabrechnung durch manuelles Addieren der

Aufzeichnungen (ca. 4000 Positionen!) Reinigungspersonal weiß nicht, wie viel Betten noch zu

erledigen sind. Auf der Station ist der Status der Anforderung unbekannt Von der Anforderung bis zur Durchführung sind teilweise

mehrere Stunden vergangen

Pro

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Lösungskonzept

Im Rahmen des Programms „ServiceProfi“ wurde folgendes Lösungskonzept erarbeitet:

– Anforderung erfolgt über Eingabemaske am PC– Bei der Anforderung kann eine Priorität definiert werden– Reinigungspersonal bestätigt am PC die gereinigten Betten

und erhält die Information über den nächsten Auftrag– Am PC ist für das Stationspersonal jederzeit der Status der

Anforderungen ersichtlich

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Wichtige Merkmale

Zentrale Übersicht über den Stand der Anforderungen Berichts- und Statistikmodul für monatliche Abrechnungen und

diverse Auswertungen Direkte Rechnungsübernahme nach SAP R/3 Optimierung der Auftragsvergabe durch Berücksichtigung

folgender Faktoren:– Alter der Anforderung– Priorität der Anforderung– Wegezeit– Standort und Status der anderen Personen

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Bestimmung der Entfernung

Manuelle Eingabe der Entfernungen der wichtigsten Knotenpunkte

Automatische Berechnung der Entfernungsmatrix Station X Station Y (Floyd-Algorithmus)

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Kriterien der Auftragsvergabe

Auftragsalter

Wegezeit Priorität

Wichtig: individuelle Anpassung der Parameter an den jeweiligen Kunden!

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Randbedingungen

Personal, das bereits einen Auftrag auf der Station bearbeitet, bekommt auch den nächsten Auftrag auf der gleichen Station (keine Wegezeit)

Nach einer bestimmten Zeitspanne MUSS jeder Auftrag verteilt werden (Obergrenze der Wartezeit)

Die Person, für welche die Berechnung erstellt wird, wird bevorzugt

Der Standort des anderen Personals muss berücksichtigt werden Arbeitspausen und andere Abwesenheiten müssen berücksichtigt

werden (nicht immer ist jeder verfügbar)

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Kostenfunktion

Problemlösung durch Einführung einer Kostenfunktion bzw. Kostenmatrix

Die „Kosten“ bestimmen sich aus den genannten Faktoren Die Gewichtung der Faktoren ist ein Kompromiss:

– Wie lange muss man bis zur Erledigung der Anforderung warten?

– Wie wichtig ist die Priorität der Anforderung?– Soll das Personal möglichst wenig laufen?– Sollen möglichst wenig Personal eingesetzt werden?

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Kostenmatrix

Meier Müller Schmidt Andrack

Innere 25 37 24 19

Geriatrie 27 18 37 23

Kinder 29 31 31 16

Chirurgie 19 15 28 29

Ziel: Ermittlung einer Kombination, bei der die Summe aller Kosten minimal wird

Hier z.B. beträgt die minimale Summe 19+18+24+16=77 Bei N Spalten bzw. Zeilen gibt es N! (1×2 ×3 ×… ×N)

Kombinationsmöglichkeiten. Typisch: N=20 2.4 × 1018 Möglichkeiten

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Lösung der Kostenmatrix

Problemklasse: Linear Assignment Problem Implementierung in PHP Berechnung der optimalen Kombination in weniger als 1 Sekunde

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Ablauf der Implementierung

Erstellung des Lösungskonzepts im Jahre 2000 Vertragsabschluss Anfang 2001 Erfassen der Stationen, Zimmer und Wegezeiten Ab August 2001 Live-Betrieb auf 15 Stationen In den ersten 8 Tagen intensive Betreuung und Begleitung durch

ESF und Hauswirtschaftsleitung Ab Januar 2002 Live-Betrieb der restlichen 20

Stationen Laufende Anpassung der Betriebsparameter für optimale

Verteilung der Aufträge. Ab 2005 Einführung einer Intranet-basierten Lösung über

Webbrowser

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Programmvorstellung

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Grundlagen:– Zentrale Datenbank– Oberfläche mittels HTML+PHP+JavaScript– Zugriff mittels bel. Webbrowser (auch über PDAs)

Auftragsbestätigung und Authentifizierung des Reinigungspersonals über Login am PC oder Transponder

Ausgabe des neuen Auftrags über PC oder Drucker

Testversion unter http://www.esf-software.de/spnet/index.php

Eingabemaske Aufträge

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Pro

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Eingabe der Anzahl der zu reinigenden Betten


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Eingabe des Bettentyps


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Eingabe des Zimmers


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Priorität der Anforderung


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Auftraggeber


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Kommentar


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Anforderung abschicken


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Letzte Anforderungen mit Status der Bearbeitung


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Abholung eines neuen Auftrags durch Reinigungspersonal

Login Reinigungspersonal

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Neuer Auftrag

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Ansicht Administrator

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Stammdaten: Stationen

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Stammdaten: Entfernungen

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Stammdaten: Personen

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Berichtswesen

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Generierung der Berichte nach MS Excel

Gruppierung nach verschiedenen Kriterien

Kundenspezifische Anpassung

Bericht: Abrechnung nach Personen

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Bericht: Abrechnung nach Stationen

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Bericht: Reaktionszeiten

Pro

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Einsparpotential

Ein

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Reaktionszeit

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0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

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Dez 01 Jan 02 Feb 02 Mrz 02 Apr 02 Mai 02 Jun 02 Jul 02 Aug 02 Sep 02

Monat

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Amortisation

Ein

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In diesem Beispiel ergibt sich eine materielle Einsparung von 41.000 Euro jährlich

Ergebnis (1)

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Einsparung für die Zentrale, die bis jetzt die Anforderungen entgegengenommen hat (Arbeitsplatz entfällt)

Weniger Arbeitszeitverluste für Wahlwiederholungenwegen besetzter Telefone

Zentraler Überblick über den Status der einzelnen Aufträge (abgeschickt, angenommen, erledigt)

Ausgewählte Stationen werden bevorzugt bedient (Priorisierung)

Ergebnis (2)

Ein

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Verkürzung der Reaktionszeiten (Anforderungen werden schneller erledigt)

Mitarbeiter werden nicht durch Telefonanrufe oder Rufempfänger in der Arbeit unterbrochen

Weniger Wegezeiten (Reinigungspersonal muss weniger laufen)

Kein Zeitaufwand mehr für monatliche Abrechnungen (Daten können z.B. direkt nach SAP übernommen werden)

Abschnitt

Patiententransport

Was macht der Patiententransport?

Pat

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Festangestelltes Personal (oder Zivis), das für den Transport von Patienten zwischen Stationen und Funktionseinheiten wie Röntgen, EKG, etc. zuständig ist

Patienten werden liegend, gehend oder im Rollstuhl transportiert – eventuell müssen sie dabei von 2 Personen begleitet werden.

Nach den Behandlungen müssen die Patienten wieder von den Funktionsabteilungen abgeholt und zur Station gebracht werden

Stand vor der Software-Lösung

Pat

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Die Stationen rufen die Transportpersonen auf schnurlosem Telefon an und teilen mit, wer wann wohin gebracht werden muss.

Transportpersonen notieren sich die evtl. und legen dann ihre Route fest

Die einzelnen Personen wissen nichts voneinander

Probleme beim alten System

Pat

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ten

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rt

Es ist nicht protokolliert, wer was wann angefordert hat

Die Transportpersonen laufen teilweise zur gleichen Station und bewegen sich „kreuz und quer“ durch das Krankenhaus

Es ist nicht nachvollziehbar, wer welchen Transport durchgeführt hat.

Es kommt zu Staus vor den Funktionsabteilungen bzw. die Patienten müssen nach der Untersuchung zu lange warten, bis sie abgeholt werden.

Lösung

Pat

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Einsatz von IT-Techniken wie bei der Bettenreinigung

Eingabe der Transportanforderungen durch Masken im Browser

Zuweisung der Transporte an Mitarbeiter durch PC oder durch DECT-Telefone (Sprachcomputer)

Optimierte Bestimmung der Transportreihenfolge und Auftragsvergabe durch mathematische Optimierungsalgorithmen

Optimierungskriterien

Pat

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Wegezeit, Alter des Auftrags und Priorität sind nur einige Kriterien…

Am Wichtigsten sind die Zeitpunkte der Abholung und/oder der Ablieferung am Zielort

Deswegen lassen sich bei der Anforderung diese Zeiten definieren, z.B. Abholung ab 15:30 oder Ablieferung bis 17:15.

Daraus ergibt sich im Vergleich zur Bettenreinigung wesentlich komplexeres Optimierungsverhalten

Möglichkeiten bei den Zeitpunkten:

Pat

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ten

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1. Keine Zeit angegeben: der Patient wird so schnell wie möglich abgeholt

2. Zeitpunkt der Abholung angegeben: Der Patient wird möglichst nahe an diesem Zeitpunkt abgeholt, aber wenn möglich Fall danach (z.B. weil Behandlung dann beendet ist)

3. Zeitpunkt der Ablieferung: Der Patient wird so abgeliefert, dass er möglichst wenig vor der Behandlung warten muss

4. Beide Zeiten sind angegeben: Es wird ein Kompromiss aus den beiden Vorgaben gebildet, aber tendenziell so, dass der Patient am Zielort möglichst wenig warten muss.

Eingabemaske

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Eingabemaske (groß)

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Inhalt der Anforderungsmaske (1)

Name des Patienten Start-Station (standardmäßig die aktuelle Station, kann

aber geändert werden) Zimmer, in dem der Patient abgeholt werden soll Priorität Bemerkungsfeld Zeitpunkt der Abholung Zeitpunkt am Zielort

Pat

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Inhalt der Anforderungsmaske (2)

Transportziel Transportarten (gehend, Rollstuhl, im Bett,…) evtl. Anforderungen an die durchführende Person

(examiniert, nicht examiniert, …) Auftraggeber Telefon/Piepser des Auftraggebers

Pat

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Abschnitt

Andere Anforderungsarten

Andere Anforderungsarten (1)

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Schlussdesinfektionen Bei ansteckenden Krankheiten muss nach der Entlassung des Patienten das Zimmer von speziellen Fachkräften desinfiziert werden. Auch diese Anforderungen werden vom Programm SERVICE-PROFI erfasst und weitergereicht.


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Haustechnik Handwerkerleistungen werden über PC angefordert. Die Beschreibung des Defektes (z. B. Wasserhahn tropft im Zimmer 103) wird am PC vor Ort schriftlich erfasst. Die Wirtschaftlichkeit der ausführenden Handwerker kann mittels benötigter Zeiteinheiten überwacht werden. Zusätzlich können erbrachte Leistungen auf einem Handheld bestätigt werden. Die bestätigten Leistungen können dann zur Weiterverrechnung direkt in das EDV-System eingespielt werden.


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EDV Probleme Leistungen der EDV-Abteilung können ebenfalls per PC angefordert werden. Zeitverluste durch besetzte Telefone entfallen damit ebenso wie akustisch falsch verstandene Informationen. Zudem kann der anfordernde Mitarbeiter seine Information zu jeder Tageszeit absenden.


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Medikamentenbestellung Durch die Anbindung der Medikamentenbestellung an das Warenwirtschaftssystem der Hausapotheke entfällt die aufwendige Bestellung von benötigten Medikamenten über Telefon oder Hauspost.Dadurch kann jederzeit auf den Stationen kontrolliert werden, welche Medikamente bereits bestellt sind, welche Medikamente vorrätig sind und wie lange die Lieferzeiten bei einer Bestellung wären.Durch all diese Information minimiert sich das Risiko von Fehlbestellungen und Doppelbestellungen und durch die Protokollierung aller Vorgänge lassen sich Falschbestellungen jederzeit nachverfolgen.Auch wird der Bestellvorgang merklich beschleunigt, da die

aufgegebenen Bestellungen sofort in der Apotheke eintreffen.


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Wäschebedarf Viele Vorteile des SERVICE-PROFI ergeben sich auch aus dem Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten, wie sich im Modul Wäschebedarf veranschaulichen lässt.Zum einen erlaubt dieses Modul eine vereinfachte Bestellung von Wäsche aus der zentralen Wäscherei, zum anderen gibt es eine Kopplung zum Modul Bettenreinigung. Dies bedeutet, das nicht für jedes neu gereinigte Bett neue Wäsche bestellt werden muß, da dies automatisch geschieht, sobald eine Bettenreinigung angefordert wurde.


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gen

Büromaterial-Bestellungen Die automatisierte Bestellung von Büromaterial macht eine Lagerung von Büromaterial im Klinikum und das Personal und den Raum für die Lagerhaltung überflüssig.Dadurch spart man einerseits Platz, zum anderen wird kein Kapital gebunden. Und der Personalbedarf für die Bestellung und Materialausgabe entfällt.Statt dessen kann das Stationspersonal direkt das geforderte Material über einen Katalog am Bildschirm bestellen. Die Bestellungen werden automatisch zentral gesammelt und in festgelegten Zeitabständen einem Großhändler übermittelt, der die Lieferung zusammenstellt und das bestellte Material innerhalb von 24 Stunden ausliefert. Die Lieferungen werden vom Hol- und Bringedienst oder vom

Büromaterialhändler direkt auf die Stationen gebracht.


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Hol- und Bringedienst Alle Stationen und auch die Diagnostikabteilungen melden die Notwendigkeit von Transporten per EDV an. Die Zentrale setzt die in diesem Bereich eingesetzten Mitarbeiter entsprechend ein. Damit werden Wegezeiten optimiert und Leerwege weitgehend ausgeschlossen.

Authentifizierung über RFID

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gen

Personal identifiziert sich über Login (mit Passwort) am Stationsrechner oder per persönlichem Transponder-Chip.

Damit wird der aktuelle Auftrag als ausgeführt gekennzeichnet. Der neue Auftrag wird am Bildschirm angezeigt oder per Drucker

ausgegeben.

Vorteile der Transponder/Drucker-Variante:– Kein Zugang zum Stationsrechner notwendig– Kein Passwort zu merken– Nur Transponder-Chip (z.B. als Schlüsselanhänger)– Schriftliche Ausgabe des Auftrags

Authentifizierung über Telefon (DECT)

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Personal hat internes Telefon dabei Nach Abarbeitung des neuen Auftrags:

– Anwahl einer internen Nummer– Eingabe einer persönlichen PIN– Bestätigung der Eingabe über Sprachausgabe

Der neue Auftrag wird per Sprachausgabe angesagt:– Ansage der Station– Ansage der Auftragsdaten

Vorteile der Telefon-Variante:– Zentraler Rechner mit Anschluss an Telefonanlage– Keine zusätzliche Hardware (Transponderleser) auf Stationen

notwendig

Kontakt

ESF Softwareentwicklung GmbHLeisau 8D-95497 Goldkronach

Tel. +49 (0)921 39068http://www.esf-software.deEmail [email protected]

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