Outlook 2010 - NEWBOOKS Solutions · Microsoft Office Outlook 2010 Outlook ist ein universelles...

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Microsoft Office Outlook 2010 Hiroshi Nakanishi LERNEN • ÜBEN • ANWENDEN DAS EINSTEIGER SEMINAR

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Microsoft Office

Outlook 2010Hiroshi Nakanishi

LERNEN • ÜBEN • ANWENDEN

DAS EINSTEIGERSEMINAR

Der erste Teil vermittelt die not- wendigen theoretischen Grund-lagen. Schritt für Schritt werden Sie mit den wesentlichen Pro-grammfunktionen und Features vertraut gemacht.

Im zweiten Teil vertiefen und festigen Sie Ihren Wissens-stand. Dazu finden Sie diverse kapitelbezogene Fragen und Übungs aufgaben mit ausführ- lichen, kommentierten Lösungen.

Dieser Teil schlägt eine Brücke zwischen Theorie und Praxis. In einem komplexen, durchgän- gigen Praxisbeispiel wenden Sie nun die in Teil I erlernte und in Teil II geübte Theorie an.

Microsoft Office Outlook 2010Outlook ist ein universelles Desktop-Management-Programm. Ganz gleich, ob E-Mailing, Kon-taktverwaltung, Terminkoordination oder das Erstellen von Notizen – mit Outlook 2010 wird die Büroarbeit einfacher und effizienter. Dieses Einsteigerseminar führt Sie leicht verständlich und Schritt für Schritt an die Benutzeroberfläche und die wichtigsten Funktionen von Outlook 2010 heran.

Grundlagen Programmstart und -ende, Oberfläche, Titelleiste, Menüband, Register, Backstage- und Arbeitsbereich, Outlook-Elemente, Statusleiste, Texte bearbeiten und gestalten

E-Mails erstellen Nachrichten schreiben und senden, Signatur einrichten, Optionen von E-Mails, Nachrichten kategorisieren, Nachrichtenformate und -designs

E-Mails organisieren Posteingangsbereich, E-Mails lesen, bearbeiten, beantworten und weiter- leiten, Farbkategorien, QuickSteps, Ansichten und Filter, Unterhaltungen, Suche und Archivierung, Junk-E-Mails, Serien-E-Mails

Kontakte Kontakte anlegen, organisieren und importieren, Verwaltung von Grup- pen

Termine Einstellungen und Ansichten des Kalenders, Termine erfassen und pflegen, Besprechungen

Aufgaben Aufgaben erfassen, kategorisieren, delegieren und erledigen, Ansichten anpassen und drucken

Sonstiges E-Mail-Konto einrichten, Umgang mit Notizen, Arbeiten mit Datendateien, Datensicherung

LERNEN • ÜBEN • ANWENDEN – der sichere Weg zum Erfolg!

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Regalsystematik:Office

ISBN 978-3-8266-7523-2ISBN 978-3-8266-7523-2

(D) € 14,95

Probekapitel & Infos erhalten Sie unter:[email protected]

18,7 mm7523_ES_Outlook_U4_korr.indd 1 22.09.2010 11:13:37

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Inhaltsverzeichnis 5

Inhaltsverzeichnis

Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Lernen – Üben – Anwenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Inhalt und Aufbau des Buches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Teil I: Lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Grundlagen zu Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Programmstart und Oberfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Outlook starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Der Outlook-Bildschirm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Die Titelleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Menüband und Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Menübefehle über Tastenkombinationen . . . . . . . . . . . . . 19Menüband verkleinern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Der Backstage-Bereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Der Arbeitsbereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Die verschiedenen Outlook-Elemente . . . . . . . . . . . . . . . . 24Die Statusleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Ein eigenes Menüband erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Outlook beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Texte bearbeiten und gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Änderungen rückgängig machen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Rechtschreibprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Zeichen gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Text formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Absätze gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

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E-Mails erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Eine Nachricht schreiben und senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Die Empfänger eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Betreff und Nachrichtentext . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Der Nachrichtentext . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Die E-Mail abschicken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Eine Signatur einrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Weitere Signaturen einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48E-Mail-Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Weitere Optionen zu einer E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Empfangsbestätigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Antworten per Abstimmungsschaltflächen anfordern . . . . 54Arbeiten mit Dateianhängen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Dateien an eine E-Mail anfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Dateianhang speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Outlook-Elemente anfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Nachrichten kategorisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Zur Nachverfolgung kennzeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Die Nachrichtenformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Nachrichtenformat für eine E-Mail einstellen . . . . . . . . . . 69

Den Nachrichtentext mithilfe von Designs formatieren . . . . . 71Designs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Textformate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Netiquette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

E-Mails bearbeiten und organisieren. . . . . . . . . . . . 77

Der Posteingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Navigationsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Lesebereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Aufgabenleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

E-Mails lesen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81E-Mails beantworten und weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

E-Mails weiterleiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84E-Mails drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87E-Mails löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88Eine komplette Unterhaltung abweisen . . . . . . . . . . . . . . 89

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Farbkategorien einsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Kategorien benennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Schnelle Schritte mit QuickSteps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Fertige QuickSteps einsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Ansichten und Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Ansichten einsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Spalten und Sortierung anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Unterhaltungen anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Eigene Ansichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102Ansicht speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Ansichten verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106E-Mails filtern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Arbeiten mit den Suchtools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Den Suchbereich festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Die Suche verfeinern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

E-Mails in Ordnern ablegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112Neuen Ordner anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Ordner verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Besondere Funktionen zu E-Mails . . . . . . . . . . . . . 117

E-Mails zwischenspeichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Einstellungen zum Zwischenspeichern . . . . . . . . . . . . . . 119

E-Mails erneut zustellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Suchordner einsetzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Den E-Mail-Verkehr automatisch regeln. . . . . . . . . . . . . . . . 124

Regel erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Erweiterte Optionen zu Regeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Junk-E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Absender blockieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Optionen zu Junk-E-Mails einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . 131E-Mail-Adressen und Domänen blockieren . . . . . . . . . . . 134

E-Mails mit Briefpapier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134E-Mails in einer Datei abspeichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

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Kontakte pflegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Kontakte anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142Den Namen eingeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Kontakte bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Weitere Informationen zur Person . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Kontakte wiederverwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Kontakte importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Die unterschiedlichen Ansichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Eigene Ansicht definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Kontakte drucken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Das Druckformat Telefonbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Kontaktgruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Weitere nützliche Informationen zu Kontakten . . . . . . . . . . 171

Kontakte suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172E-Mail an einen Kontakt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Einen Kontakt weitergeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Serien-E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Serien-E-Mails erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Seriendruckfelder einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Die Serien-E-Mails senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

Serienbriefe erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Mit dem Kalender Termine erfassen . . . . . . . . . . . 193

Erste Schritte mit dem Kalender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Kalender starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Sich im Kalender bewegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195Weitere Alternativen, sich einen bestimmten Termin anzeigen zu lassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196Einstellungen für Ihren Kalender . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Ansichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Termine erfassen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Termine erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Private Termine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Ereignisse erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

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Serientermine erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Mehrere Termine gleichzeitig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Termine farbig kennzeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Weitere Ansichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216Die Termine in einer Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216Eine eigene Ansicht definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Kalender drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Termine oder Ereignisse löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221Reservieren Sie Termine mit sich selbst . . . . . . . . . . . . . . . 223Besprechungen planen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Die Einladung versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Der Empfänger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227Die Besprechung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Aufgaben planen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Aufgaben erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232Die schnelle Möglichkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232Eingabe über das Aufgabenfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Aufgaben bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236Wiederkehrende Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Aufgaben kategorisieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Schnelles Zuweisen einer Kategorie . . . . . . . . . . . . . . . . 241Der Einsatz der Kategorien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Aufgaben erledigen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Ansichten anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Die Vorgangsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Die detaillierte Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245Eine eigene Ansicht für die Aufgabenliste erstellen . . . . 245

Aufgaben drucken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250Die Aufgabenliste drucken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250Mehrere Seiten im Memoformat drucken . . . . . . . . . . . . 252

Aufgaben suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253Aufgaben delegieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Die Aufgabe zuweisen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Die Aufgabe beim Empfänger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Die delegierte Aufgabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Aufgaben strukturieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

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Datendateien und Archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Arbeiten mit Datendateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261Neue Datendateien anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Outlook-Elemente archivieren und zurückspielen . . . . . . . . 267Vorüberlegungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267Automatisch archivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Archivfunktion manuell starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Notizen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Eine Notiz erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Eine Notiz erfassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Einen Notizzettel vergrößern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Weitere Notizzettel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Die Darstellung der Notizen anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . 277Ansicht anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Andere Farben einstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

E-Mail-Konto einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Neues Konto hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Weitere Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Teil II: Üben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Übungen zu Kapitel L1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Übungen zu Kapitel L2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Übungen zu Kapitel L3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

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Übungen zu Kapitel L4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Übungen zu Kapitel L5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Übungen zu Kapitel L6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Übungen zu Kapitel L7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Übungen zu Kapitel L8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Übungen zu Kapitel L9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Übungen zu Kapitel L10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Übungen zu Kapitel L11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Teil III: Anwenden . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Praxisbeispiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Die Arbeit mit den Kontakten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311Die Kontakte in einer Word-Tabelle. . . . . . . . . . . . . . . . . 311Kontakte aus Word importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313Einen neuen Kontakt anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Mit den Kategorien planen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320E-Mails an bestimmte Kontakte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324Eine Verteilerliste anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325Serienbriefe erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Aufgaben planen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Eine Aufgabenliste erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Terminserien erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

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Das Eisenhower-Prinzip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335Termine erfassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Termine erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344Mail versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

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