Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

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Präsentation des BVMW Kurzworkshops "Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen" vom 17.07.2012

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  • 1. Microsoft Outlookim Projektmanagementerfolgreich einsetzenTipps, Tricks und Strategien 2001-2012 InLoox GmbH

2. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 2 Inhalt Sinn und Zweck von Outlook Kommunizieren, Organisieren, Filtern und Dokumentieren Kommunizieren Strukturiert vorgehen und Fehler vermeiden Organisieren Der Arbeitstag im berblick im Outlook-Kalender Filtern Die Informationsflut bewltigen Dokumentieren Informationen jederzeit auffindbar machen Grenzen von Outlook im Projektmanagement berblick in Echtzeit, Ressourcenauslastung, Zeiterfassung, Budgets 2001-2012 InLoox GmbH 3. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 3 Was ist eigentlich ein Projekt? Einmaliger Prozess Abgestimmte, gelenkte Ttigkeiten Anfangs- & Endtermin Bestimmtes Ziel mit spezifischen Anforderungen Bercksichtigt: Zeit Kosten Ressourcen 2001-2012 InLoox GmbH 4. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 4 Das Magische Dreieck des ProjektmanagementsInhalt Zeit Ressourcen KostenVgl.: Kessler, Heinrich; Winkelhofer, Georg (2004): Projektmanagement,Berlin/Springer, 4. Aufl., S. 55; Wytrzens, Hans (2010):Projektmanagement. Der erfolgreiche Einstieg, Wien/Facultas, 2. Aufl., S. 25 2001-2012 InLoox GmbH 5. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 5 Klingt eigentlich ganz einfachVgl.: http://www.cvr-it.com/PM_Jokes.htm 2001-2012 InLoox GmbH 6. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 6 Wie kann Microsoft Outlook dabei helfen? Kommunizieren betreffenden Kollegen Projektinformationen zuspielen Organisieren planen & ordnen, Schmierzettel vermeiden! Priorisieren Wichtiges von Unwichtigem sofort trennen Dokumentierennachvollziehbar handeln, Spuren hinterlassen Outlook fhrt viele typische Projektmanagement-Funktionen zusammen. 2001-2012 InLoox GmbH 7. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 7 Kommunizieren Wozu berhaupt Outlook? Vermeiden von Papierbergen und Medienbrchen Weitere Vorteile wenn man einheitlichen Regeln folgt! Was macht man alles damit? extern: Schriftverkehr, Notizen, Freigaben austauschen, intern: Anrufe melden, Termine, Besprechungen und Aufgaben planen, Ziele schnelle Weitergabe von Informationen an Kollegen, Kunden & Partner klare Aussagen: wer? was? bis wann? fr wen? welche Kosten? interne Abstimmung: sich das Leben etwas leichter machen 2001-2012 InLoox GmbH 8. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 8 Kommunizieren Was man nicht strukturiert, hilft einem digital auch nichts 2001-2012 InLoox GmbH 9. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 9 Kommunizieren Was man nicht strukturiert, hilft einem digital auch nichts fr jedes Thema eine eigene Mail immer nur ein Empfnger im An- Feld Dateianhnge intern vermeiden Projektnummer angeben (wenn mglich) 2001-2012 InLoox GmbH 10. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 10 Kommunizieren Fehler vermeiden Den Empfngerkontakt berprfen(Kontakt eingeben, Tasten STRG+K drcken) 2001-2012 InLoox GmbH 11. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 11 Kommunizieren Fehler vermeiden Den Empfngerkontakt berprfen(Kontakt eingeben, Tasten STRG+K drcken) Verteilerlisten erstellen, um niemanden im Team zu vergessen(Kontakte > Neue Kontaktgruppe) 2001-2012 InLoox GmbH 12. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 12 Stolperfalle mangelhafte KommunikationWie es der Kundebeschrieben hatte Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 13. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 13 Stolperfalle mangelhafte Kommunikation Was der Projektleiterverstanden hatte Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 14. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 14 Stolperfalle mangelhafte Kommunikation Was der Software- Designer entwarf Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 15. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 15 Stolperfalle mangelhafte Kommunikation Was der Programmierer daraufhin entwickelte Vgl.:http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 16. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 16 Stolperfalle mangelhafte KommunikationWie es der Vertrieb verkaufte Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 17. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 17 Stolperfalle mangelhafte Kommunikation Wie das Projektdokumentiertwurde Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 18. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 18 Stolperfalle mangelhafte Kommunikation Was beim Kunden installiert wurde Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 19. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 19 Stolperfalle mangelhafte Kommunikation Was in Rechnunggestellt wurde Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 20. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 20 Stolperfalle mangelhafte Kommunikation Wie der Support aussah Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 21. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 21 Stolperfalle mangelhafte Kommunikation Was der Kunde wirklich gebraucht Vgl.: htte http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm 2001-2012 InLoox GmbH 22. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 22 Organisieren Problem 1: Planen und Ordnen kostet Zeit! geht oft im Projektalltag unter mindestens 20 Minuten pro Tag einplanen planen muss nicht nur ein Projektleiter, sondern Jeder Problem 2: Aufschreiben allein ist nur die halbe Miete Dringlichkeit vs. Wichtigkeit Wie voll ist mein Tag? Wie sieht es morgen aus? Wie sieht es bei den Kollegen aus? Kennen die anderen meine Zeitplanung? 2001-2012 InLoox GmbH 23. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 23 Organisieren Ein ganz normaler Tag 2001-2012 InLoox GmbH 24. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 24 Organisieren Fazit Aufgaben und Notizen eignen sich nicht:um zu planen fehlt eine grafische bersicht Outlook Heute lst das Problem nicht, im Gegenteil Lsung der persnliche Kalender bietet eine grafische bersicht Kollegen erfahren, wie viel freie Zeit man hat Nachteil: die eigenen Eintrge mssen gepflegt werden,sonst knnen sich die anderen nicht darauf verlassen 2001-2012 InLoox GmbH 25. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 25 Organisieren Wann wird der eigene Kalender gepflegt? jeden Morgen ca. 10 Minuten nach/whrend einem Telefonat nach einer Besprechung wenn E-Mail/Post eintrifft, die lngere Arbeit mit sich bringt Was gehrt in den Kalender? Tagesplanung: interne Besprechungen, Kundentermine, Abwesenheiten Telefonnotizen: in den Kalendereintrgen lassen sich sehr gut Kleinigkeiten erfassen, die dann zu einer E-Mail oder einem Brief werden. Ergebnisprotokoll/To Dos einer Besprechung Vorteil: Es wird dokumentiert, wann und wie etwas vereinbart wurde! 2001-2012 InLoox GmbH 26. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 26 Organisieren Bitte vermeiden! Ganztgige Ereignisse buchen 2001-2012 InLoox GmbH 27. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 27 Organisieren Bitte vermeiden! Ganztgige Ereignisse buchen Uneindeutige Bezeichnungen 2001-2012 InLoox GmbH 28. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 28 Organisieren Bitte vermeiden! Ganztgige Ereignisse buchen Uneindeutige Bezeichnungen Dateianhnge 2001-2012 InLoox GmbH 29. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 29 Organisieren Bitte vermeiden! Ganztgige Ereignisse buchen Uneindeutige Bezeichnungen Dateianhnge Die Lnge eines Eintrags an der Beschreibung ausrichten 2001-2012 InLoox GmbH 30. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 30 Organisieren Bitte vermeiden! Ganztgige Ereignisse buchen Uneindeutige Bezeichnungen Dateianhnge Die Lnge eines Eintrags an der Beschreibung ausrichten Details in die Beschreibung 2001-2012 InLoox GmbH 31. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 31 Organisieren Bitte vermeiden! Ganztgige Ereignisse buchen Uneindeutige Bezeichnungen Dateianhnge Die Lnge eines Eintrags an der Beschreibung ausrichten Details in die Beschreibung Unmgliche Zeiteinteilungen 2001-2012 InLoox GmbH 32. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 32 Organisieren Bitte vermeiden! Ganztgige Ereignisse buchen Uneindeutige Bezeichnungen Dateianhnge Die Lnge eines Eintrags an der Beschreibung ausrichten Details in die Beschreibung Unmgliche Zeiteinteilungen Mehrere Themen in einen Eintrag setzen 2001-2012 InLoox GmbH 33. Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzenDr. Andreas Tremel Seite 33 Organisieren Bitte vermeiden! Ganztgige Ereigniss