Part Projekt und Rollen - speed4projects.net · Auftrag in Unter-APs aufteilen und Verantwortlichen...

Project Management Essentials

Part Projekt und Rollen

2012-05-15 Hochschule für Technik

kurz über mich …

Beratung, Training und Coaching – TOC, CCPM, HSP

Softwareentwicklung Schlund+Partner

Leitung des Project Office

Project

Controlling

Process

Management IT-Security

special

Projects

501 Projekte mit

40 Projektmanagern

Studium Mechatronik – FH-Karlsruhe

Studium Maschinenbau – TH-Karlsruhe

Entwicklung und Prozessentwicklung

Freelancer in

Softwareentwicklung

1991

Lehrauftrag Project Management Essentials – Single Project Management | 15.05.2012 | Wolfram Müller | © 2012 www.speed4projects.net®


Bedeutung von Projektmanagement …

2020:

„Projektwirtschaft“ liefert

15 % der Wertschöpfung

in Deutschland (in 2007

waren es etwa 2 %).

„Projektwirtschaft“ steht für

zumeist temporäre,

außerordentlich kooperative

und oft globale

Wertschöpfungsprozesse.

Diese Art der Kooperation

ist für viele Unternehmen

heute häufig die effizienteste

Art des Wirtschaftens. http://www.expeditiondeutschland.de


Was ist überhaupt ein Projekt?

terminiert

einmalig

unbekannt

risikoreich

nutzbringend

„Ein Vorhaben,

bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht

werden soll, und das sich dadurch auszeichnet,

dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.“

DIN 69901

wenn es nicht fertig ist verliere ich Geld

wenn ich was ein zweites mal mache = Routine

einmalig = unbekannter Lösungsweg

unbekannter Lösungsweg = risikoreich

sonst würde ich es nicht machen


… ups!

… die dunkle Seite von Projekten:


Warum Projektmanagement?

Termintreue erhöhen

Geschwindigkeit erhöhen

Durchsatz steigern

Aufwand/Kosten reduzieren

die richtigen Projekte machen

Projektmanagement dient am Schluss dazu:

mehr Geld zu verdienen


Was ist Projektmanagement?

das nicht!


Praxistest …

30min für ein Legohaus


Standardrollen verwenden!

Auftraggeber

Projektmanager

Team

Stakeholder

initiiert das Projekt, legt fest was das Ergebnis sein

soll – beantwortet alle Fragen zur Beschreibung des

Ergebnis und stellt oft das Budget zur Verfügung

organisiert alles um das Ergebnis in der

vereinbarten Zeit, Budget und Qualität erstellt wird

geben Input an den Projektmanager, was alles zu

tun ist, welche Abhängigkeiten bestehe, wann

welche Arbeitspakete fertig werden arbeitet alle

notwendigen Arbeitspakete ab.

alle die von den Ergebnissen des Projektes

betroffen sind deren Anforderungen neben dem

Ergebnis zu erfüllen sind


Projektregeln

30min Zeit

alle Legosteine die bereit gestellt werden

Ziel ist es möglichst hohe Qualität zu erreichen

2 Gruppen á 10 Studenten

jeder bekommt ein Umschlag mit Beschreibung – 2min

Zeit zum lesen:

der Rolle die er auszufüllen hat

der Aufgabe die er zu erfüllen hat

nach 30min wird beendet – danach Qualitätsprüfung


Session 1

Hausbau

Review

Ideen wie es besser geht


Findings Legohaus Runde 1

• Absprache mit Kunden vergessen

• kein klares eindeutiges Ziel – kein Lastenheft

• Änderungen

• nichts aufgeschrieben

• zu früh mit dem Bau begonnen

• Endkunde nicht befragt

• Zielklärung hat zu lange gedauert

• zu viel gebaut

• Machbarkeit nicht geklärt

• Ressourcenverfügbarkeit nicht geklärt

• Probleme eskaliert – nicht gelöst

• Panik am Schluss

• Fertig gemacht obwohl klar war das Ziel nicht erreichbar

• es wurde umgebaut/abgerissen


das magische Dreieck

max. Qualität

min. Kosten min. Zeit

Projekt


der Normalfall

max. Qualität

geg. Res-

sourcen geg. Zeit

Projekt

das Ziel des

Projekt-

managers


die Konsequenzen …

wenn Ressourcen und Zeit fixiert sind und das

Ziel Qualität = 1 ist

Ressourcen und Zeit müssen optimal genutzt

werden


was hilft für optimale Ausnutzung?

#1 der Leuchtturm muss an der

richtigen Stelle stehen

der Auftrag muss so klar wie möglich „beschrieben“

sein

alle Stakeholder müssen hier integriert sein

wenn sich was ändert muss dieser Auftrag gepflegt

weden

wenn der Leuchtturm steht, kann man nie das Ziel

verfehlen – höchstens einen kleinen Umweg machen

nur wenn der Auftrag klar ist kann man die Arbeiten

delegieren und parallelisieren



#2 Work-Breakdown-Structure (WBS)

und Verantwortlichkeiten

es muss klar sein, was an Teilaufgaben

und Ergebnissen zu erstellen ist (WBS)

es muss klar sein, wer für welches

Ergebnis voll verantwortlich ist

jeder Verantwortliche:

geht ein Vertrag mit dem Projektmanager ein

kümmerst sich selbst um alles was er braucht

meldet sich bei Fragen und Problemen sofort

es gibt keine Überraschungen!



#3 parallelisieren und

Staffellaufprinzip

so gut wie möglich parallel arbeiten

Zwischenergebnisse sofort weitergeben

#4 Stakeholder einbeziehen

bei der Auftragsklärung abfragen

bei Unklarheiten schnell fragen

#5 standardisieren

Rollen, Phasen, Artefakte, Module, Systeme


Praxistest …

30min für ein Legohaus

verschärfte

Bedingungen


Vorbereitung – was machen wir besser?

Auftragsklärung mit allen Stakeholdern

schnelle Festlegung der wichtigen Eigenschaften

grober Plan wer macht was bis wann

Entwickler machen vorbereitende Tätigkeiten

schnelle Abstimmung mit Stakeholder bei Unklarheiten

parallel arbeiten


ein Projektplan?


Projektregeln

30min Zeit

alle Legosteine die bereit gestellt werden

Ziel ist es möglichst hohe Qualität zu erreichen

2 Gruppen á 10 Studenten

jeder bekommt ein Umschlag mit Beschreibung – 2min

Zeit zum lesen:

der Rolle die er auszufüllen hat

der Aufgabe die er zu erfüllen hat

nach 30min wird beendet – danach Qualitätsprüfung


Session 2

Hausbau

Review

Ideen wie es besser geht


Low-Key Project Management

Wie mache ich „leichtgewichtiges“ Projektmanagement?

wenige Rollen – Auftraggeber,

Projektmanager, Team

wenige Prozesse – ?

wenige Artekfakte – Projektauftrag,

Projektplan, ?


minimales Set von Rollen …

Auftraggeber

Projektmanager

Team

initiiert das Projekt, legt fest was das Ergebnis sein

soll – beantwortet alle Fragen zur Beschreibung des

Ergebnis und stellt oft das Budget zur Verfügung. Er

repräsentiert alle Stakeholder

organisiert alles um das Ergebnis in der

vereinbarten Zeit, Budget und Qualität erstellt wird

geben Input an den Projektmanager, was alles zu

tun ist, welche Abhängigkeiten bestehen, wann

welche Arbeitspakete fertig werden arbeitet alle

notwendigen Arbeitspakete ab


minimales Set von Prozesse …

#2 Ergebnisse erzielen – Arbeitspakete

abarbeiten

#3 Klarheit schaffen – Eskalationen

treiben

#1 Vertrauen schaffen – Verhalten

verbessern


Arbeitspakete abarbeiten

2.1 Auftrag klären – alle Stakeholder abfragen, Anforderungen aufnehmen und

strukturieren

2.2 Anforderungen zu Arbeitspaketen strukturieren, so dass möglichst wenig

Kommunikation dazwischen notwendig wird, dass die Arbeitspakete zum

Vertrauen passen

2.3 AP‘s in eine Reihenfolge bringen und grobe Termine vorgeben

2.4 AP‘s nach gleichem Ablauf erstellen

2.5 Ergebnisse integrieren und testen

2.6 Qualitätscheck und raus

Auftrag-

geber

initialer

Auftrag

für AP

Auftrag

klären

#2 Arbeitspakete verarbeiten

2.1

finaler

Auftrag

für AP

Auftrag in Unter-APs

aufteilen und

Verantwortlichen

benennen

2.2Liste

APs +

Verantw.

(PSP)

APs priorisieren

und grob

Termine

festlegen

2.3

Menge priorisierte

APs + Verantw.

+ grob. Termin

(Zeitplan)

selbst

verantw.

APs

konzeptionieren,

realisieren

und testen

2.4

ja

initialer

Auftrag

für AP

Arbeitspaket

verarbeiten

#2

Ergebnis

des AP

APs

integrieren

und

testen

2.5

Ergebnis

des AP

neinAuftrag-

geber

Vertrauens-

level

steigern

#1

Klarheit

schaffen

#3


2.1 Projektauftrag = Anforderungsliste+

alle Stakeholder abgeholt

versteht der Auftraggeber was drin steht im Auftrag

eine gemeinsame Sprache finde

kann ein fachkundiger Laie bei jedem Punkt schnell sagen ob

erfüllt oder nicht

wird bei jedem Change aktualisiert

ist die Checkliste für Endabnahme

Tipp: Hab ich alle Stakeholder?

Einmal das Organigramm durchgehen

und check ob die Belanges jedes

Bereichs abgedeckt sind!



Tipp:

ist die Anforderung richtig formuliert?

kann ein fachkundiger dritter (QS)

einfach entscheiden ob erfüllt?



wichtig - gemeinsame Sprache finden!

Tipp:

gerade in der Softwareentwicklung

sind Screenshots mit Skribbels

das Mittel der Wahl


2.2 Arbeitspakete strukturieren

Tipp:

eine Workshop mit erfahrenen

Seniormanagern um die Risiken

herauszukizzeln wichtige

Arbeitspakete diese zu klären


Aufgaben in Arbeitsvorräten

es gibt nicht ein Prozess für ein Projekt

jedes Teilaufgabe, Arbeitspaket hat seinen eigenen Takt

Arbeitsvorräte

interessant sind nur die Punkt an denen echte physikalisch

Abhängigkeiten bestehen (Synchronisationspunkte)

daraus ergibt sich ein projektplan


Swim-Lane Projektplan

12.5 19.5 26.5 2.6 9.6 16.6 23.6 30.6 7.7 14.7 21.7 28.7 4.8 11.8 18.8 25.8 1.9 8.9 15.9 22.9 25.9

dt. FAQ PT4.0

fertigstellenFAQ übersetzen

Screen

shots

ein-

bauen

FAQ fertigstellen

Handbuch übersetzen

Screen

shots

ein-

bauen

Handbuch drucken,

einbuchen ins Lager

Kon-

trolle

Kor-

rektur

15.8

Screen-

shots

28.07 1.8

Design,

Header

StylesÜbersetzung Config-Menü

Kopie dt.

CM

anf.

Erweiterungen Config-Menü,

Kreditkarten, Features,

Texte, unnötiges rausschm.

10.6 14.7

Agenturen

suchen

15.5

Agenturen

erstellen

Entwürfe

Ptich

28.5

Auswahl

der

Agentur

Zuschlag

15.6

Grobdesign

erstellen

14.7

Kampagne fertig stellen,

inkl. CD für Produktion der

Beilage

22.8

Beilage drucken, ausliefern,

…

25.09.2003 -K

ampagnenstart

Site-Tree

erstellen

21.7

Tem

p-

lates

skribbeln

28.7

Bestellseiten

Texte einfügen

22.8

Texte einf.

Design

einfügen

Fein-

schliff u.

QS

Bestellseiten im Pustefix entwickeln

28.8

Über-

schriften

erstellen

07.8

Texte erstellen

29.8

Übe

rsch

rifte

n

13.8

30%

Tex

te

22.8

60%

Tex

te+

CD

100%

Tex

te

umfassende QS

Tests,

QS

Tar

ife a

ngel

egt

Fea

ture

Fre

eze

Fea

ture

vom

PM

Übersetzungs-

bedarf

anmelden

11.8

tech

n. fe

rtig

umfassende

QSFeatures anpassen, Billing, Zeitzone, Versandlogistik, u.v.v.a.div. Unter-

projekte

CC, CCS

(S. Moser)

PM (KW)

Marketing

Online Prod.

Marketing

(M. Beyer)

Online Prod.

Pustefix

Ver

antw

ortli

ch

Zeitachse

Stand: 14.04.2003

PT.217 USA Timeline

Tipp:

die Mechanik eines PRJ

ändert sich kaum – Termine

sind hier schnell geändert


3. Klarheit schaffen

alles was die Verantwortlichen nicht selbst lösen können müssen sie

eskalieren offene Fragen, Entscheidungen und persönliche Probleme

Unklarheiten sind Projektrisiken je länger sie offen sind desto teurer die

Behebung

Prioritäten können sich jederzeit ändern

täglich

priorisieren

3.1

priorisierte

Menge

offener

Eskalationen

erfolg-

reich

ja

Eskalationen

vorantreiben

3.2

nein

Vertrauens-

level

steigern

#1

Arbeitspaket

bearbeiten

#2

Kritik-

gespräche

Fragen,

Risiken,

Verzöger.

#3 Klarheit schaffen

Vertrauens-

level

steigern

#1

Arbeitspaket

bearbeiten

#2

mit MA

vereinbarte

Maßnahmen

Antworten,

Maßnahmen,

Änderungen


die Issue-Liste

Tipp:

unter Bemerkung Status

und Vereinbarungen wie

ein Logbuch mitführen


Schnelle Eskalationen …

… müssen vorher geklärt sein

Tipp:

auch wenn es einem „blöd“

vorkommt – jeder hat ein

anderes Verständnis von

Kommunikation

einfach einmal festlegen


die Kommunkationsmatrix

Tipps:

• auf Handynummer bestehen

• die Eskalationswege mit

darstellen

• die Kommunikations-

regeln mit aufnehmen

• bei Kooperationen immer

Pärchen bilden


Vertrauen steigern

man kann sich sein Team nicht aussuchen

ohne Zuverlässigkeit kann kein Vertrauen entstehen

der Projektmanager muss aktiv daran arbeiten, dass Vertrauen im

Team entsteht

Verhaltens-

prinzipien

verein-

baren

#1 Vertrauenslevel steigern

1.1

Vertrauens-

level (VL)

durch PJM

beurteilen

1.2APs eigenständig

bearbeiten

1.3

Ergebnis+

Verhalten

öffentliches

herzliches Lob

1.4a

gut

initialer

Auftrag

für AP

übergeordneter Prozess

Arbeitspaket bearbeiten

#2

Ergebnis

des AP

Mitarbeiter

aus Team

freisetzen

1.4d

neues

Team-

mitglied

(TM)

neues

Team-

mitglied

(TM)

„committed“

TM

„committed“

TMPool

„committed“

TM inkl. VL

Anz.

AP des

TM

Arbeitspakete

bearbeiten

#2

Menge der

APs des TM

Klarheit

schaffen

#3

persönliches

Kritikgespr.

1.4b

1. mal

Kritikschlecht

wiederh.

Kritik

Kritikgespr.

mit Führungskr.

1.4c

ja ja

nein nein

gebührende

Anerkennung

zeigen

(z.B. Party)

1.5

=0

„fertig“

1

MA der das

Unternehmen

verlassen sollte

MA der das

Unternehmen

verlassen sollte

Info bzgl.

VL des TM

VL VL

MA mit

hohem

Vertrauenslevel

MA mit

hohem

Vertrauenslevel

Vorerfahrung

aus vorangeg.

Projekten

Tipp:

Verhaltensregeln kann

man auch bei Kaffee

kurz vereinbaren


Verhalten erzeugt Vertrauen …

#1 Sofort-Prinzip

jeder meldet sich sofort, wenn er was braucht oder ein Problem hat

keine Latenzen, wenig Aufwand bei Problembeseitigung

#2 Direkt-Prinzip

jeder kümmert sich selbst um seine Vorleistungen und Infos

weniger Kommunikation, weniger Missverständnisse,

direkte Qualitätsverantwortung

#3 Vertragsprinzip alles ist ein Vertrag, Auftraggeber und -nehmer sprechen

eine gemeinsame Sprache, Auftragnehmer managed seine Zusagen

Wertschätzung, Einbeziehung, Verbindlichkeit

#4 No-Surprises-Prinzip #1 … #3 zusammen Fokus auf Qualität

Tipp:

Verhaltensregeln kann

man auch bei Kaffee

kurz vereinbaren

Das ist eine Selbstverstärkung!


Verhalten verbessern

Verhalten

schafft

Verbindlichkeit

Verbindlichkeit

erzeugt

Vertrauen

Vertrauen

ermöglicht

Reduktion

der Methoden

mehr Kapazität

für die wichtige

Kommunikation

neue Aufgabe für den

Projektmanager

Verhalten

verein-

baren


weiterführende Literatur

„Überleben im Projekt. 10 Projektfallen

und wie man sie umgeht“ von Klaus D.

Tumuscheit

wenn’s soweit ist und man zum

Projektmanager wurde oder auch sonst

– einfach lesen – in die Fallen muss

man nicht tappen ;-)

„Lexikon der Projektmanagement-

Methoden: Die wichtigsten Methoden im

Projektmanagement-Life-Cycle

(Broschiert)“ von Günter Drews und

Norbert Hillebrandt

ein kurzer praxisnaher Überblick über

die gängigen und wichtigsten

Projektmanagementmethoden

„Der Termin. Ein Roman über

Projektmanagement“ von Tom DeMarco

guter Überblick, wie man

Softwareprojekte organisieren kann -

empfehlenswert

„Projektmanagement. Ein

systemorientierter Ansatz zur Planung

und Steuerung“ von Harold Kerzner und

Nino Grau

die volle Packung – einfach ein

Standardwerk in dem fast alles drin

steht. Das ist einfach der Standard –

wenig innovativ aber ein fundierter

Überblick über das Projektmanagement


mehr …?

[email protected]

… bis zum nächsten mal

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