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Seite 01 von 02 www.fujitsu.com/emea/products/ PFU Case Study Fachanwalt für Strafrecht Dr. Marc André Kaulfuß »Die ScanSnap-Software deckt aus meiner Sicht alle denkbaren Arbeitsprozesse ab und lässt sich per- fekt an DevonThink Pro Office anbinden. Über die Jahre hat sich gezeigt, dass die ScanSnap-Scanner absolut zuverlässig arbeiten, kaum Wartungsaufwand verursachen und denkbar einfach in der Hand- habung sind.« Dr. Marc André Kaulfuß, Fachanwalt für Strafrecht E-Akte aus Überzeugung Dr. Kaulfuß ist ein Überzeugungstäter. Seit sich der Essener Fachanwalt für Strafrecht für die elektronische Akte entschied, hält er regelmäßig Vorträge. Darin gibt er sein umfassendes rechtliches und technisches Wis- sen zur E-Akte an Kollegen weiter. Sein Tipp: Die ScanSnap-Scanner der Fujitsu-Tochter PFU. Aufgrund seiner positiven Erfahrungen empfiehlt der Mac-Nutzer diese Lösung für eine schnelle und unkomplizierte Digitali- sierung der Papierakten. Vor diesem Schritt sah der Arbeitsalltag des Verteidigers anders aus: In den zu bearbeitenden Akten klebten Unmengen von Zetteln. Wichtige Punkte sowie die jeweiligen Seitenzahlen hielt Dr. Kaulfuß in parallel geführten Word- oder Excel-Dateien fest. Um Struktur in die Akten zu bringen, nutzte der Anwalt zusätzlich Mindmaps. Diese Arbeitsweise kostete viel Zeit. Zudem war es schwierig, den Überblick über die Papier- berge zu behalten – insbesondere auch, weil in der Regel zu jedem Ver- fahren ein Teil der Informationen auf Papier und teilweise digital vorlag. Arbeiten ohne Medienbruch Der Prozess für die Digitalisierung der Akten ist langjährig erprobt und kontinuierlich verfeinert worden: Im Sekretariat scannen die Mitarbeiter- /Innen eingehende Akten zentral ein. Anschließend sortiert Dr. Kaulfuß die elektronischen Dokumente: je nach Umfang und Komplexität ent- weder in eine einfache Ordnerstruktur oder in das Dokumentenmanage- ment-Programm DevonThink Pro Office. Der Kunde Land: Deutschland Branche: Rechtspflege Praktizierender Rechtsanwalt seit: 2001 Website: www.drkaulfuss.de Die Herausforderung Da für die elektronische Akte in Strafsachen bislang noch die rechtli- che Grundlage fehlt, ist der Arbeitsalltag von Strafverteidigern wie Dr. Marc Kaulfuß häufig sehr papierlastig. Akten in Umfangsverfahren umfassen nicht selten mehrere Zehntausend Seiten. Staatsanwalt- schaften und Gerichte gehen daher verstärkt dazu über, Akteneinsicht mittels Datenträger zu gewähren, anstatt sie in Umzugskartons verpackt per Post zu versenden. Die Folge: Die Informationen liegen teilweise auf Papier und teilweise digital vor. Zudem verschlingt die manuelle Durchsicht der Papierunterlagen sowie das Übertragen der wichtigen Informationen in Word- oder Excel-Dateien sehr viel Zeit. Die Lösung Dr. Kaulfuß arbeitet heute ausschließlich mit der E-Akte. Der Prozess für die Digitalisierung der Akten in seiner Kanzlei ist mittlerweile ausgereift. Zum Einsatz kommen die ScanSnap-Dokumentenscanner S1500M und S1300i. Das jüngste Familienmitglied ScanSnap iX500 hat der Fachan- walt intensiven Praxistests unterzogen – er ist begeistert. PFU Case Study Dr. Marc André Kaulfuß, Fachanwalt für Strafrecht

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PFU Case StudyFachanwalt für Strafrecht Dr. Marc André Kaulfuß

»Die ScanSnap-Software deckt aus meiner Sicht alle denkbaren Arbeitsprozesse ab und lässt sich per-fekt an DevonThink Pro Office anbinden. Über die Jahre hat sich gezeigt, dass die ScanSnap-Scanner absolut zuverlässig arbeiten, kaum Wartungsaufwand verursachen und denkbar einfach in der Hand-habung sind.«Dr. Marc André Kaulfuß, Fachanwalt für Strafrecht

E-Akte aus ÜberzeugungDr. Kaulfuß ist ein Überzeugungstäter. Seit sich der Essener Fachanwalt für Strafrecht für die elektronische Akte entschied, hält er regelmäßig Vorträge. Darin gibt er sein umfassendes rechtliches und technisches Wis-sen zur E-Akte an Kollegen weiter. Sein Tipp: Die ScanSnap-Scanner der Fujitsu-Tochter PFU. Aufgrund seiner positiven Erfahrungen empfiehlt der Mac-Nutzer diese Lösung für eine schnelle und unkomplizierte Digitali-sierung der Papierakten.

Vor diesem Schritt sah der Arbeitsalltag des Verteidigers anders aus: In den zu bearbeitenden Akten klebten Unmengen von Zetteln. Wichtige Punkte sowie die jeweiligen Seitenzahlen hielt Dr. Kaulfuß in parallel geführten Word- oder Excel-Dateien fest. Um Struktur in die Akten zu bringen, nutzte der Anwalt zusätzlich Mindmaps. Diese Arbeitsweise kostete viel Zeit. Zudem war es schwierig, den Überblick über die Papier-berge zu behalten – insbesondere auch, weil in der Regel zu jedem Ver-fahren ein Teil der Informationen auf Papier und teilweise digital vorlag.

Arbeiten ohne MedienbruchDer Prozess für die Digitalisierung der Akten ist langjährig erprobt und kontinuierlich verfeinert worden: Im Sekretariat scannen die Mitarbeiter- /Innen eingehende Akten zentral ein. Anschließend sortiert Dr. Kaulfuß die elektronischen Dokumente: je nach Umfang und Komplexität ent-weder in eine einfache Ordnerstruktur oder in das Dokumentenmanage-ment-Programm DevonThink Pro Office.

Der Kunde

Land: DeutschlandBranche: RechtspflegePraktizierender Rechtsanwalt seit: 2001Website: www.drkaulfuss.de

Die Herausforderung

Da für die elektronische Akte in Strafsachen bislang noch die rechtli-che Grundlage fehlt, ist der Arbeitsalltag von Strafverteidigern wie Dr. Marc Kaulfuß häufig sehr papierlastig. Akten in Umfangsverfahren umfassen nicht selten mehrere Zehntausend Seiten. Staatsanwalt-schaften und Gerichte gehen daher verstärkt dazu über, Akteneinsicht mittels Datenträger zu gewähren, anstatt sie in Umzugskartons verpackt per Post zu versenden. Die Folge: Die Informationen liegen teilweise auf Papier und teilweise digital vor. Zudem verschlingt die manuelle Durchsicht der Papierunterlagen sowie das Übertragen der wichtigen Informationen in Word- oder Excel-Dateien sehr viel Zeit.

Die Lösung

Dr. Kaulfuß arbeitet heute ausschließlich mit der E-Akte. Der Prozess für die Digitalisierung der Akten in seiner Kanzlei ist mittlerweile ausgereift. Zum Einsatz kommen die ScanSnap-Dokumentenscanner S1500M und S1300i. Das jüngste Familienmitglied ScanSnap iX500 hat der Fachan-walt intensiven Praxistests unterzogen – er ist begeistert.

PFU Case Study Dr. Marc André Kaulfuß, Fachanwalt für Strafrecht

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Produkte und Services

�� Fujitsu ScanSnap S1500M�� Fujitsu ScanSnap S1300i�� Fujitsu ScanSnap iX500�� Software Abbyy Fine Reader für Mac und PC

Kundenvorteile

�� Größere Handlungsfähigkeit im Sinne der Mandanten�� Dadurch bessere Erfolgsaussichten vor Gericht�� Schnellere Akteneinsicht durch elektronische Übermittlung�� Effizientere Bearbeitung der Akten ohne Medienbruch�� Akten elektronisch nach Stichworten durchsuchbar�� Einfache Integration von E-Mails in die E-Akte�� Reduzierte Druckkosten�� Reduzierter Platzbedarf für die Archivierung der Papierakten�� Nahtlose Anbindung an das Dokumentenmanagement-Programm

DevonThink Pro Office�� Integrierte Text-, Zeichenerkennungs-Software Abbyy Fine Reader�� Zeitersparnis

für Optical Character Recognition, also die optische Zeichenerkennung. Die ScanSnap-Lösungen sind mit der Software Abbyy Fine Reader für Mac und PC ausgestattet. Damit können Anwender nicht nur durchsuch-bare PDF-Dateien erstellen, sondern gescannte Dateien auch direkt an Word oder Excel senden. Auf diesem Weg lässt sich beispielsweise eine Tabelle aus einer Steuer- oder Wirtschaftsstrafsache zur Prüfung der sachlichen oder rechnerischen Richtigkeit per Mausklick in eine eigene Excel-Tabelle überführen. Das spart viele Stunden Arbeitszeit für das Abtippen oder Diktieren.

Mobile Scan-Lösung Wenn in Einzelfällen die Akteneinsicht in Papierform vor Ort stattfindet, ist Dr. Kaulfuß gut gerüstet: Um mehrere hundert Seiten schnell, sicher und unkompliziert digital zu erfassen, setzt der Anwalt auf das neue PFU-Modell ScanSnap iX500. Der eingebaute GI-Prozessor beschleunigt den Scan-Vorgang und sorgt für Bilder in höchster Qualität. Zu den zahl-reichen Funktionen gehört auch eine intelligente Indizierung, die auto-matisch PDF-Schlagwörter aus markierten Textstellen eines Dokuments erzeugt und so die Suche schneller und leichter macht. Zudem erspart bei der mobilen Datennutzung die nahtlose Einbindung von iPhone oder iPad in den Scanprozess über WLAN den Umweg über Mac oder PC.

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Dann kontaktieren Sie Dr. Kaulfuß: [email protected]

Kontakt

PFU Imaging Solutions GmbHFrankfurter Ring 21180807 München DeutschlandE-Mail: [email protected]: +49 (0) 89 32378-0Fax +49 (0) 89 323 78-100

Alle Rechte vorbehalten, insbesondere gewerbliche Schutzrechte. Änderung von technischen Daten sowie Lieferbarkeit vorbehalten. Haftung oder Garantie für Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit der angegebenen Daten und Abbildun-gen ausgeschlossen. Wiedergegebene Bezeichnungen können Marken und/oder Urheberrechte sein, deren Benutzung durch Dritte für eigene Zwecke die Rechte der Inhaber verletzen kann. Weitere Einzelheiten unter: ts.fujitsu.com/terms_of_use.htmlCopyright © 2013 PFU Imaging Solutions GmbH

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Seit Anfang des Jahres wird in der Kanzlei sogar die komplette Eingangs-post digitalisiert und die Handakten werden so weit möglich elektro-nisch geführt. Über ein Backup-System sind die E-Akten auf mehreren Festplatten gesichert. In der Gerichtsverhandlung nutzt Dr. Kaulfuß eine mobile Festplatte mit doppelter Passwort-Verschlüsselung, über die auch die jeweiligen Datencontainer gesichert sind.

„Ist der Scan-Prozess einmal eingerichtet, dauert das Scannen nach meiner Erfahrung nicht länger als das Kopieren.“

Klare Entscheidung für Fujitsu ScanSnap-Scanner Auf der Suche nach der geeigneten Scan-Lösung legte Dr. Kaulfuß vor allem auf die einfache Übernahme der gescannten Dokumente in das eigene Computersystem Wert. Zudem sollten die Geräte zwar leistungs-fähig, aber doch so einfach zu bedienen sein, dass sich auch technisch weniger versierte Kollegen schnell damit zurechtfinden können. Und nicht zuletzt musste sich die Digitalisierungslösung nahtlos an die Doku-mentenmanagement-Software DevonThink Pro Office anbinden lassen, mit welcher der Strafverteidiger seine komplexen Strafakten verwaltet. Die Wahl fiel schließlich auf die Scan-Lösungen der Fujitsu-Tochter PFU, die mit ihrem einfachen Bedienkonzept per Knopfdruck bestechen.

„Statt großer Stellflächen für die Papierberge benötigt ein digitaler Akten-bestand nur noch ein bis zwei Quadratmeter Platz für ein Festplattensys-tem mit professioneller Backup-Lösung. Arbeitet man konsequent digital am Bildschirm, entfallen auch wesentliche Papier- und Tonerkosten.

Zeichenerkennungsprogramm inklusiveBei der Suche nach dem richtigen Programm und dem richtigen Datei-format ist vor allem eines entscheidend: Nach dem Digitalisieren müs-sen die erzeugten Bilder in durchsuchbare Text-Dateien umgewandelt werden. Dafür ist eine OCR-Software erforderlich. Die Abkürzung steht