Planungsbüro professionell€¦ · ONLINe | MOBILe | SOCIAL MeDIA Praxiswissen auf den Punkt...

Der große Bürosoftware- Vergleich 2013 – Elf Marktführer im Praxistest

1 DerAnlassderUntersuchungundderNutzenfürSie

2 DasLeistungsportfolioderAnbieterinderÜbersicht

4 Baustein1:Projekt-Controlling

6 Baustein2:Unternehmens-Controlling

7 Baustein3:IntegrierteModule

Baustein4:Büro-undKundenbeziehungsmanagement

8 Baustein5:Termin-undAuslastungsplanung

Baustein6:Dokumentenmanagement

9 TechnischeRahmenbedingungen:DieIT-Infrastruktur12 MobileAnwendungen:WelcheHerstellerbietensiean?

13 DerKönigswegbeiderSoftwareauswahlund-einführung

14 WirtschaftlicheBürofüjhrungistaucheineFragedesgutenPreises

Planungsbüro professionellHonorargestaltung • Architektenrecht • VOB • Planungsleistungen

Unternehmensführung • Auftragsbeschaffung

InH

Alt

Sonderausgabe|April2013

Ihr Plus im Netz: pbp.iww.deONLINe|MOBILe|SOCIALMeDIA

PraxiswissenaufdenPunktgebracht

Sonder-ausgabe

1SONDeRAUSgABe2013 PLANUNgSBÜROPROFeSSIONeLL

Bürosoftware-CheCk 2013

BÜROORgANISATION

Büromanagement-software für Planer am Bau: elf Marktführer im Praxis-CheckvonDipl.-Ing.DagmarKunick,BeraterinvonPlanungsbüros,Dresden

| Intuitiv,leichtzubedienen,stationärundmobilanwendbar,mitSchnitt-stellennachallenmöglichenSeiten,undmitallenFunktionen,dieeinPla-nungsbürofürdiewirtschaftlicheBüroführungsobraucht,unddaszuei-nemgutenPreis!DieseKriteriensollenBüro-SoftwareprogrammeausAn-wendersichterfüllen.UndwennmanderWerbungderHerstellerglaubenschenkendarf,danntundasAlle.Aberstimmtdasauch?Planungsbüro pro-fessionellhatdieProduktevonelfMarktführernfürSiegeprüft. |

Der anlass der Untersuchung und der Nutzen für sieWernacheinerBüromanagement-Softwaresucht,hatdieQualderWahl.Diewebsitewww.aec-office.debieteteineersteOrientierung.DieAussagenzudenInhaltenderLösungensinddortabernursehrgrobgegliedert.Zieldie-serUntersuchungwardeshalb,einenbesserenMarktüberblickzugeben.AndiesemhabendieHerstellerselbstmitgewirkt,indemsieeinenFragebogenzu Prozessen und der Installationsumgebung ausgefüllt haben (Tabelle 1).NichtgeantwortethabendieHerstellervonAcclaro,Cycotundsmart.

Marktüberblick ist fast ein Ding der UnmöglichkeitDasswirIhnendieUntersuchungindieserAusführlichkeitvorstellen,hatei-nengrund–IhneneinenkompaktenMarktüberblickzubieten.DenkönnenSiesichnämlichdurchBesuchevonBranchenmessenwiederBAUinMün-chen,derBautecinBerlinoderderDeubauinessennichtmehrverschaffen,weil da nur wenige Anbieter ausstellen. Und es kommen bei weitem auchnichtalleHerstellerzuIhneninsBüro,umihreSoftwarevorzustellen.VielebietennurnochOnline-PräsentationenoderDemo-Lizenzenan.

entscheidungsparameter für Ihre software-auswahlDarumistesheutewichtigerdennje,sichvordemKaufunddereinführungeinerLösunggedankenzumachen,welcheProzesseundFunktionalitätenmanmitderSoftwareabbildenwill.ImfolgendenhabeichKriterienzusam-mengestellt,mitderenHilfeSieentscheidenkönnen,welchesderProgram-mefürIhrBürogeeignetseinkann.DieAuswahlderProgrammeerhebtkei-nenAnspruchaufVollständigkeit.DieAngabenwurdenvondenHerstellerngemachtundkönneninderUmsetzungnurvondiesenabgesichertwerden.

tabellarische übersicht auf den nächsten beiden seitenDietabellarischeÜbersichtaufdenfolgendenbeidenSeitenbietetIhnenei-nenschnellenÜberblick,welcheModuledieSoftwaredesjeweiligenAnbie-tersumfasst.erläuterungenzudeneinsatzmöglichkeitendereinzelnenMo-dulefindenSieimAnschlussinAuszügen.WerzudenAnwendungsmöglich-keitenmehrwissenwill,liestbittedie15-seitigeSonderausgabe„DergroßeBürosoftware-Check2013“aufpbp.iww.deDownloadsSonderausgaben.

orientierung in einem unübersicht- lichen Markt

was soll Ihre Bürosoftware leisten können?

tabellarische übersicht mit ergänzenden erläuterungen

2 PLANUNgSBÜRO SONDeRAUSgABe2013PROFeSSIONeLL


anwendungsgebiete hersteller/Programm

Aba-cus

Buil-dup

isy-Con-trol

Pro-jektPro

RIBOf-fice

RP-PRO

S-Con-trol/S-HOAI

uStrich Visu-plus

VVWCon-trol

wi-ko

Projekt-Controlling

AngebotserstellungundRech-nungslegungnachHOAI2009

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

ArbeitmitfreidefinierbarenLeistungsbildern(RIFT,AHO,...)

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

MehrereAufträgezumProjekt(unterschiedlicheAg,...)

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Aufwandskalkulation(Menge*Preis,Stunden*Stundensatz,..)

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

eingabederFremdleistungenalsKosten(Rechnungen)

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

VerwaltungvonFremdleisterver-trägen,dieeigenleistungsbudgetmindern

✔ ✔ Pla-nung,Kosten

Pla-nung,Kosten

✔ ✔

ProjektweiseBudgetierungdereigenleistung(€+Stunden)

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

PlanungvonLeistungsständen ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

eingabeundVerfolgungderNebenkosten

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

eingabeundAbrechnung(intern,extern)derReisekosten

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Projektleitermodul(siehtundbearbeitetnurseineProjekte)

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

StundenerfassungderMitarbeiter ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

ReisekostenerfassungderMitarbeiter

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

RechnungslegungaufBasisderNachweisstunden

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

AbrechnungvonNeben-undReisekostenaufNachweis

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Nachkalkulationstichtagsbezo-gen(auchAuftragssummenundLeistungsstände)möglich

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Unternehmens-Controlling

StrukturierungnachNiederlas-sungen,Kostenstellen

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

ArbeitmitTeil-undVollkosten-stundensätzen

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

gemeinkosteneingabeund-verfolgung

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Angebotsverfolgung ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Auftragsvorlauf ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Liquiditätsplanung ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Kennzahlermittlung(z.B.Pep-7) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔



anwendungsgebiete hersteller/Programm

Aba-cus

Buil-dup

isy-Con-trol

Pro-jektPro

RIBOf-fice

RP-PRO

S-Con-trol/S-HOAI

uStrich Visu-plus

VVWCon-trol

wi-ko

Integrierte Module

Projekt–Dashboard(interaktiverZugriffaufKennzahlen,…)

✔ ✔ ✔1.HJ13

✔ ✔ ✔

AVA-AusschreibungVergabeAbrechnung

✔ ✔

FIBU–Finanzbuchhaltung ✔

BKC–Baukostencontrolling ✔ ✔

Büro- und kundenbeziehungsmanagement (CrM)

Adress-undKontaktpflege ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Mail-SoftwareimProgrammintegriert

✔ ✔ ✔ ✔

SchnittstellezuMS-exchange,MS-Outlook

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Anwesenheitszeitenwerdenerfasstundausgewertet

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

JahresarbeitszeitkontofürMitarbeiter

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

terminmanagement

Aufgaben–undTerminverwaltung

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ nurAuf-gaben

✔

AuslastungsplanungderMitarbeiter

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

SchnittstellezuMS-Project ✔

Dokumentenmanagement

AblageundVerwaltungdesSchriftverkehrs,Kunden-undProjekt-bezogenimProgramm

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ wind-ream

✔

HistorisierungundArchivierungvonDokumenten

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ wind-ream

✔

ProjektbezogenePlanverwaltungimProgrammintegriert

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Zusätzliche funktionen

Datenmodelleinsehbar ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

HistorisierungundNachvollzieh-barkeitderDateneingaben

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ be-dingt

✔

BerichtsanpassungdurchKundenmöglich

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ be-dingt

✔ ✔

FormularanpassungdurchKundenmöglich

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ be-dingt

✔ ✔

Schnittstellen(individuellbeimVerfassererfragen)

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔



Baustein 1: Projekt-ControllingImgegensatzzuproduzierendenBetriebendenktundarbeitetderPlanerinProjekten.DieseProjektesinddieBasisseinerProzesse;gearbeitetwirdinProjektteams,TerminesinddenProjektenzugeordnet,dieStundenundKos-tenbelastendieseundauchRechnungenwerdenprojektweisegeschrieben.DarumistdereinsatzeinerControlling-Lösung,umdieProjektezusteuern,aufjedenFalleinerichtigeentscheidung.

Unterschiedlche Prioritätensetzung bei kleineren und größeren Büros KleineBürosnutzensolcheLösungenvorrangig,umAngeboteundRechnun-genschnellzustellenunddenÜberblicknichtzuverlieren.DieStundener-fassungderMitarbeiterwirdhiervorrangigdazugenutzt,Projektleistungennachweisenzukönnenunddieseabrechennbarzumachen.DerBlickaufdieWirtschaftlichkeitdereinzelnenProjekteisthier„Luxus“.

InmittlerenundgrößerenBüroswirddagegengrößererWertaufdieSteue-rung der Projekte gelegt. es werden Personal- und Stundenvorgaben ge-machtundBearbeitungsständeeingegebenunddarüberwirdinregelmäßi-genAbständen(meistmonatlich)dieWirtschaftlichkeitgeprüft.esgibtim-mer noch größere Büros, die seit Jahren Controlling betreiben, aber ihreRechnungenimmernochinWordoderexcelschreiben.FürdiesebietetdieRechnungslegungausderSoftwaregroßeseinsparpotential.

Integration der hoaINachwievoristdieHOAIinDeutschlandgeltendesPreisrecht.DarumistesfürdieBüros,dieihreAngeboteundRechnungenüberdasProgrammstellenwollen,vorteilhaftundzeitsparend,wenndieHOAIindieSoftwareintegriertist.DasistauchbeiallenuntersuchtenProgrammenderFall–mitAusnah-mevonuntermStrich.

DieAnwendungspeziellerTabellen,wiezumBeispielRIFToderAHO,aberauchdieDefinition freierLeistungsbildererleichtertdieArbeitwesentlich,wennderKundediesebenötigt.BeigrößerenoderkomplexenProjektenkannesnotwendigsein,einProjektinmehrereAufträgezugliedern.DerAuftragistinderRegeldieBasisderRechnungslegung.JedemAuftragistderAuf-traggeberzugeordnet,aberaucheinMehrwertsteuersatz.

aufwandskalkulationDie Aufwandskalkulation gewinnt immer größere Bedeutung. BesondereLeistungen oder Leistungen aus dem – unverbindlichen – Teil 2 der HOAIwerden oft bereits in der Angebotsphase kalkuliert und dann pauschaliertoderaberaufWunschdesAuftraggebersaufNachweisabgerechnet.

erfassung von fremdleistungenFür Planungsbüros, die nicht alle Projekt-Leistungen im Haus umsetzen,soltedaspassendeProgrammaußerdemdieeingabevonFremdleistungenalsKosten(eingangsrechnungen)ermöglichen.

Planer denken und arbeiten in Projekten

fast alle Programme ermöglichen

das stellen von hoaI-rechnungen

aufwandskalkulation wird in der Praxis immer wichtiger



PraxIshINweIs | Die Verwaltung von Fremdleisterverträgen, die das eigeneLeistungsbudgetmindern,istfürgeneralplanerundfürBürossinnvoll,dieTeil-leistungeneinzelnerLeistungsphasenvergeben.Verträgewerdenbereitsdanneingegeben,wenndiesegeschlossenwerden.DurchdieZuordnungzurHaupt-leistungwirddaseigenleistungsbudgetautomatischgemindert.Projektübergrei-fende Auswertungen über vergebene Fremdleistungen sind möglich. So wirdauchdieBewertungunfertigerLeistungenderNachunternehmermöglich.

ReferenzenfürdieseArbeitsweisekenneichfürdieProduktewikoundRP-Pro.IndenProgrammenvisuplusundallprojectsistdiesesModulintegriertworden.InProgrammen,diekeineFremdleistungsverwaltungimbeschrie-benenSinneenthalten,aberdennocheineeigenleistungsbudgetierungun-terstützen (Projekt Pro, S-Control, untermStrich, VVW-Control) werden dievergebenenLeistungenseparat(ineinerSummeproPosition)eingegeben,allerdingsohneZuordnungzueinemAuftragnehmer.

Planung von LeistungsständenDiePlanungvonLeistungsständenistmeisterstfürfortgeschritteneAnwen-derinteressant.DieAufteilungdesAuftragsbestandsinZeitscheibenermög-lichteinezeitlicheVorausschauüberdenAuftragsvorlauf.

erfassung von Neben-und reisekostenDieeingabeundVerfolgungderNebenkostenistfürdiejenigenBüroswich-tig, die Nebenkosten auf Nachweis abrechnen oder projektweise erfassen.WennNebenkostenimnormalenMaßeanfallen,überProjekteverteiltsindunddieseimgemeinkostenzuschlagumgelegtsind,kannmandurchausaufdieerfassungderNebenkostenverzichten.

FürdieeingabeundAbrechnungderReisekostengeltendieempfehlungenwiefürdieNebenkosten.

eigenständiges ProjektleitermoduleineigenständigesModulfürProjektleiteristfürmittlereundgrößereBürossinnvoll, indenendieProjektleiterauchfürdiekaufmännischeAbwicklungderProjekteverantwortlichsind.InderRegelgebenProjektleiterdieBear-beitungsstände der einzelnen Phasen ein und sind verantwortlich für dieBudgetierungunddieWirtschaftlichkeitskontrolle.

PraxIshINweIs | Organisatorisch sollte im Unternehmen festgelegt werden,objederProjektleiteralleodernurdieProjektesehensoll,fürdieerverantwort-lichist.ebensosolltendieWerte,dieersehendarf(Auftragswert,Budget,Stun-denvorgaben,Stundensätze)rechtemäßigeinstellbarsein.

rechnungslegung auf Basis NachweisstundenRechnungslegungaufBasisderNachweisstundenhalteichfüreinenotwen-dige grundkomponente. Diese Abrechnung auf Nachweis ist oft limitiert(Stundenodereuro).DerAufwandbeiderAbrechnungdieserLeistungeniststarkvomverwendetenProgrammabhängig,sollteaberaufjedenFallvonderSoftwareunterstütztwerden.

wichtiges Modul für die Zusammenarbeit mit subplanern

Interessant für mittlere und größere Büros



NachkalkulationDiestichtagsbezogeneNachkalkulationermöglichteinenVergleichvonKos-ten,LeistungenundUmsätzenbiszueinemStichtag,eventuellauchinZeit-räumen.StandardmäßigstellendieAuswertungenundÜbersichtenimPro-jektcontrollingdenkumulativenStanddar(ProjektbeginnbiszumAuswer-tungsdatum).

WeilvieleProjektemehrjähriglaufen,diebetriebswirtschaftlichenAuswer-tungenjedochimmerperiodenbezogen(Monate,geschäftsjahr)dargestelltwerden, ermöglichen stichtagsbezogene Nachkalkulationen einen wesent-lichbesserenVergleichmitderBWA.AußerdemkannderAuftragszuwachs(änderndes Honorarvolumen im Projekt) nur bestimmt werden, wenn dieAuftragssummeneinenZeitstempeltragen.einigeSoftwarelösungenhabenden Zeitstempel integriert, bieten aber noch keine Standardauswertungenan,dieohneMehrkostennutzbarsind.

Baustein 2: Unternehmenscontrollingstrukturierung nach NiederlassungenDieStrukturierungnachNiederlassungenundKostenstellenistfürdieBüroswichtig,diemehrereeinheitenabbildenwollen.

abbildung von teil- und VollkostenstundensätzenDieArbeitmitTeil-undVollkostenstundensätzenermöglicht,diePersonal-kosten(ohnegemeinkostenumlage)aufgemein-undProjektkostenzuver-teilen. Diese kann man periodenbezogen mit den Personalkosten verglei-chen.WennnureinStundensatzimProgrammhinterlegtwird,istdasinderRegelderVollkostenstundensatz,indemalleKostenumgelegtwordensind.DieUmlageerfolgtkorrekterWeisenuraufdieerlösfähigenStunden.

PraxIshINweIs |Diegemeinkosteneingabeund-verfolgungisteinewichtigeKomponentedesUnternehmenscontrollings.KlassischegemeinkostenwieUr-laub,Krankheit,Weiterbildung,allgemeineBüroarbeitenkönnensoperiodenbe-zogenundmitarbeiterbezogenausgewertetwerden.AberauchProjektekönnengemeinkostenprojektesein.entscheidendist,obdieProjekteerlösfähigsind.Ichempfehle,gemeinkostenimControllingnuraufBasisvonTeilkostenauszuwer-ten.

angebotsverfolung und auftragsvorlaufIstdieAngebotsverfolgungimControlling-Systemintegriert,kannauchderAufwandaufnochnichtbeauftragteProjekteverfolgtwerden.WirdderAuf-tragerteilt,könnenAngeboteeinfachinVerträgeumgewandeltwerden.DieNachverfolgungvonoffenenAngebotenisteinfacher.

DerAuftragsvorlaufzeigtdasoffeneLeistungsvolumenproProjektunddieSumme über alle Projekte. Für die Planung des Unternehmens ist dieseKennzahlbesonderswichtig.

aus abgewickelten Projekten ...

... schlüsse für künftige

Projekte ziehen

Instrument zur Verteilung von

Personalkostent

wichtige kennzahl für die Unterneh-

mensplanung



LiquiditätsplanungMitderLiquiditätsplanungwerdenAus-undeinzahlungenproProjekt,aberauchfürdasUnternehmengeplant.DiesesInstrumentisteinzentralesSteu-erungselement.

ermittlung von kennzahlenKennzahlenermittlung ist ein wichtiges Managementinstrument. In derBranche bekannt sind die Kennzahlen nach Bürokostenvergleich oder diePep-7-Kennzahlen.NichtsobekanntsindmeistdieAlgorithmenundRand-bedingungen.DarumsolltendieBerechnungenderzuverwendendenKenn-zahleneindeutigdefiniertseinunddieseDefinitionsolltenmittelfristigbei-behaltenwerden.DerVergleichdereigenenKennzahlenüberverschiedenegeschäftsjahreisteingutesSteuerungselement,aberauchderVergleichmitBranchenkennzahlenistdurchausinteressant.

Baustein 3: Integrierte ModuleProjekt-DasboardDasProjekt-DashboardbietetvorallemfürControllerundProjektleiter,diemit der Anwendung arbeiten, eine wesentliche Arbeitserleichterung. DieDarstellungundderZugriffistindenProgrammen,diediesesanbieten,un-terschiedlichumgesetzt.Darumbitteunbedingtansehen!

aVaeinAVA-ProgrammhatinderRegelbereitsjedesPlanungsbüroimeinsatz.MitderBauerSoftware,dermairprogmbHundRIBsinddreiHerstellerver-treten,dieinderBüromanagement-SoftwareaucheinAusschreibungs-Pro-gramminihremPortfoliohaben.WereinesdieserAVA-Produktenutzt,solltesich anschauen, ob das BMSP-Modul seinen Anforderungen genügt. eineschonbekannteOberflächemachtmeistdieeinarbeitungleichterunderhöhtdieAkzeptanzbeidenAnwendern.

fiBU-ModuleineFinanzbuchhaltung (FIBU)hatnurallprojects (AbacusBusinessSolu-tionsgmbH)inseinerProduktpalette.Interessantistdasvorallemfürgröße-reUnternehmen,diedieFinanzbuchhaltungineigenenHausführen.Aller-dingsistdieFIBUnichtBestandteilderNormalausstattungundmusszusätz-licherworbenwerden.

BaukostencontrollingeinBaukostencontrolling(BKC)istindenProduktenderBauerSoftwareundderwikoBausoftwaregmbHintegriert.DieseModulesindbesondersfürProjektsteuerervongroßemNutzen

Baustein 4: Büro- und kundenbeziehungsmanagement CrMDieAdress-undKontaktpflegeistmittlerweilebeiallenProduktenintegriert.Mail-SoftwareimProgrammeingebundenhabenlediglichvierAnbieter.BeidiesenProduktenistkeineseparateMail-Softwareerforderlich.

PeP-7-kennzahlen sollten ermittelt werden können

Projekt-Dashboard erleichtert Control-lern die arbeit

Mail-software nur bei vier anbietern vorhanden



PraxIshINweIs |HingegenhabenalleangefragtenAnbieterdieSchnittstellezu MS-exchange, bzw. MS-Outlook integriert. An dieser Stelle hat sich in denletztenJahreneinWandelgezeigt.DaindenmeistenBürosdieführendeAdress-datenbank imexchange-Server liegtunddortauchhäufigdieSynchronisationderKontaktdaten,KalenderundAufgabenzudenmobilenendgerätenstattfin-det,bietenjetztauchdieHerstellerderBMSP-LösungendieseSchnittstellenan.

anwesenheitszeitenAnwesenheitszeiten(eventuellgekoppeltmitStechuhr)müssenfüreinCon-trolling nicht geführt werden. In der Regel bilden die Sollstunden laut Ar-beitsvertragdieVorgabenfüreinenStundenvergleichderMitarbeiter.WennIhrBürodieAnwesenheitszeitentrotzdemführenmöchte,dannprüfenSie,obdasindergewähltenSoftwareangebotenwird.

JahresarbeitszeitkontoDas Jahresarbeitszeitkonto zeigt die Differenz zwischen den Soll- und Ist-Stunden.InAbhängigkeitvomProgrammkönnenaucheinevertraglichver-einbarteZahlvonzusätzlichen,nichtbezahltenÜberstunden,oderaberauchgleitzeit in die Berechnung einfließen. Idealerweise liefert die BMSP-Soft-wareaucheinenÜberblicküberUrlaubundÜberstunden

Baustein 5: terminmanagement und auslastungsplanungeineAufgaben-undTerminverwaltungistinfastallenProdukteneingebun-den. Nicht alle Hersteller ermöglichen dagegen eine AuslastungsplanungderMitarbeiter.AußerdemistdieUmsetzungunterschiedlichrealisiert.

PraxIshINweIs | Bestimmen Sie die Anforderungen in Ihrem Unternehmen.genügtIhnendieVerplanungderMitarbeiterproProjektundMonatodererfor-dernIhreProzessedieAngabenproTag?DieWünschesindmeistsehrhochan-gesiedelt, inderUmsetzungbleibenvieleAnwenderdannaber„stecken“,weildereingabe-undPflegeaufwandumsohöheristjemehrderDetaillierungsgradsteigt.

FürAnwendervonMS-ProjectkanndieSchnittstellezumControllingsinnvollsein.MittlerweilewirddiesenurnochvomProgrammwikounterstützt.

Baustein 6: DokumentenmanagementDieAblageundVerwaltungdesSchriftverkehrs,mitKunden-undProjektbe-zug imProgrammbietendiemeistenProgrammeübereineVerlinkungzudenDokumenteninderDateiablagederServerlandschaftan.Dasheißt,mankanndieseDokumenteüberdasProgrammfindenundöffnen,aberauchdi-rektüberdenexplorer.Abgesichertwerdenmuss,dasskeineDokumenteimexplorergelöschtoderverschobenwerden.

AndereHerstellerlegendieDokumenteinderDatenbankab.DiesekönnendannohnedasProgrammnichtverwaltetwerden.

schnittstelle zum Microsoft

exchange-server

Differenz zwischen soll- und Ist-stun-den wird angezeigt

hersteller bieten unterschiedliche Lösungsansätze



eine Historisierung und Archivierung der Dokumente ist vor allem dannwichtig, wenn Sie ein Dokument in verschiedenen Arbeitsständen abspei-chernwollenunddasauchspäternachverfolgenwollen.WennSieIhrePro-zesseaufdiedigitaleAblagereduzierenwollen,solltenSieeinKonzeptfürdieSicherungderAufbewahrungspflichtenderunterschiedlichenDokumen-teerstellen.

DerHerstellerVisuplussetztdieFunktionalitätendesDokumentenmanage-mentsmitdemAnbieterwindreamum.DiesesProduktkannzusätzlicher-worbenwerden.

Projektbezogene PlanverwaltungDieprojektbezogenePlanverwaltungkannmanindieBMSP-Lösunginteg-rieren. Allerdings sollte man Aufwand und Nutzen abwägen. Da Pläne eingroßesDatenvolumenhaben,istdieIntegrationineineDatenbanknichtun-bedingtdereffektivsteWeg.eineVerlinkungzudenPlänenkanndiebessereAlternativesein.

It-Infrastruktur – technische rahmenbedingungenanalyse der It-InfrastrukturObmanmitdiesemPunktdieRecherchenbeginntoderdiesenvordemAb-schlussdesKaufvertragesprüft,hängtvonjedemBüroab.Wennsichaller-dingserstbeiderInstallationherausstellt,dassessoaufkeinenFallfunkti-oniert,istderStresszwischenKundenundHerstellervorprogrammiert.

größereArchitektur-undPlanungsbürosleistensicheineIT-AbteilungodereineneigenenIT-Fachmann.KleinereundmittlereUnternehmenarbeiteninderRegelmiteinemIT-Dienstleister,dersichumdieHardware,dieInstalla-tionderArbeitsstationenunddesNetzwerkeskümmert.ebensowerdenVi-renschutzundFirewalleingerichtet,dieStellungdeseigenen Intranets imInternetabgebildet.DiePhilosophiedesUnternehmensistbereitsinderIT-StrukturmanifestiertundinderRegelsolltesichdasneueProgrammdorteingliedern.Meistsprichtnichtsdagegen,dassdasProgrammzusätzlichaufeinemvorhandenenServerinstalliertwird.

PraxIshINweIs |Firmen,indenendieMitarbeiterdieKontaktdaten,KalenderundAufgabenvomServer(MS-exchange,Lotus-Notes,…)mitaufihrSmartpho-nenehmenundinbeideRichtungensynchronisieren,werdenaufdieseInstru-mentenichtmehrverzichtenwollen.DarumistindiesenFällenzuprüfen,inwie-weitdiebestehendenFunktionalitäten integriertwerdenoderaberoptimaler-setztwerdenkönnen.

AuchdieKopplungderTelefonanlagemiteinerKontaktdatenbank,aberauchdieSchnittstellezueinerStechuhrsolltefrühzeitigindieUntersuchungein-bezogenwerden.

historisierung und archivierung



Installationsarten – technologische Umsetzung ◼◼ technologische Umsetzung

„MicrosoftServer-Client-Ins-tallation“

„MacServer-Client-Installation“

WebfähigeTeillösungen

Vollfunktionsfä-higeWebappli-kation

Abacus ✔

Buildup ✔

isyControl ✔ Zeiterfassung

ProjektPro ✔ ✔ Zeiterfassung

RIBOffice ✔

RP-PRO ✔ Zeiterfassung

S-Control/S-HOAI

✔

untermStrich ✔ ✔

Visuplus ✔ Zeiterfassung

VVWControl ✔ Zeiterfassung

wiko ✔ „Zeiterfas-sungProjektleiter-modul“

AlleangefragtenProdukte,außerABACUSallproject,sindinderklassischenServer-Client-Architektur von Microsoft umgesetzt. Auch SQL-Clients ma-chenesmöglich,übereineVPN-VerbindungaufeinenineineranderenNie-derlassungstehendenServerzuzugreifen.ObdasaberdieoptimaleLösungist,mussdereDV-VerantwortlichedesUnternehmensentscheiden.

DiemairprogmbHbietet fürArchitektenundLandschaftsarchitekten,diemit Hard- und Software von Apple arbeiten, die Installation auch in einerMac-Umgebung.

PraxIshINweIs |AlternativlassensichdiemeistenderProgrammeaufeinemTerminal-Serverinstallierenundvondortausbetreiben.DieVorteilegegenübereinerServer-Client-Lösungbestehendarin,dass

◼� dieInstallationnuraufdiesemServererfolgenmuss,◼� externe Zugriffe für die Volluser (verschiedene Niederlassungen, Baustelle,Bahn)überNotebookseinfachzurealisierensindund

◼� dieZugriffszeitenmeistbessersindalsbeieinerServer-Client-Lösung.◼� ZusätzlichistdieInstallationvonWebapplikationenmöglich.

Nachteilig sind die zusätzlichen Kosten für die Terminal-Server-Lizenzen (fürVollzugriffe,nichtfürWeberfassungen)unddererhöhteSicherheitsaufwand.

ZusätzlichzuderVollapplikationbietenvieleHerstellerwebfähigeTeillösun-genan.VoraussetzungfürdieseistdieInstallationdesIISvonMicrosoft,bzw.iOSvonMacaufdemServer.DieseWeblösungenkönnenüberdenWebbrow-

Die meisten Programme arbeiten

auf Microsoft-Basis

ausreißer mair pro

Installation auf terminal-server



ser(inderRegelderMicrosoftInternetexplorer)ohneeinezusätzlicheIns-tallationdesProgrammsaufgerufenwerden.

DasProgrammABACUSallprojectswirdalsreineWebapplikationangeboten,wobeiderWeb-ServerdurchausimeigenenUnternehmenstehenkann.DieNutzerbenötigenaufIhrengeräteneineJava-Runtime-VersionundZugangzumInternet,umaufdasProgrammzugreifenzukönnen.

AberauchdasProgrammuntermStrichwirdschrittweiseaufdieWebtechno-logieumgestellt,wobeinochfürdiesesJahrdievollständigeUmsetzungge-plantist.

Verwendete Datenbanken ◼◼ Datenbank

ACCeSS SQL Firebird IBMDB2

Ob-ject-Store

MySQL File-maker

Abacus ✔ ✔ ✔ ✔

Buildup ✔ ✔

isyControl ✔

ProjektPro ✔

RIBOffice ✔

RP-PRO ✔ ✔ ✔

S-Control/S-HOAI ✔ ✔ ✔

untermStrich ✔

Visuplus wind-ream

✔

VVWControl ✔ ✔

wiko ✔

wichtig | DieseAngabeninteressiereninderRegeldeneDV-Administrator,damiterdieInstallationundauchdieSicherungderDatenbankindasSiche-rungskonzeptdesBüroseinbindenkann.

Preislichistzubeachten,obdieDatenbanklizenzenseparatgekauftwerdenmüssen.BeiACCeSSgibteskostenfreieRuntime-Versionen,derSQL-Serverexpressistebensokostenfrei.DiesergenügtjenachAnwendungsumfangfürbiszu50Mitarbeitern.

DieMehrzahlderDatenbankenistoffenundeskönnenauchindividuelleAb-fragenbeispielsweiseüberODBC-Schnittstellengemachtwerden.

reportgenerator und ausgabeziel Wenn der Anwender selbst Berichte und Formulare anpassen möchte, istdiesmiteinemintegriertenReportgeneratormöglich.

aBaCUs allprojects gibt es schon als webapplikation ...

... bei ustrich ist es geplant

wichtige Information für den eDV- administrator



◼◼ reportgenerator ◼◼ ausgabezielCrystalReport

FastReport

ListandLabel

intern Word excel OpenOffice

in-tern

Abacus ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Buildup ✔ ✔

isyControl ✔ ✔

ProjektPro ✔ ✔

RIBOffice ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

RP-PRO ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

S-Control/S-HOAI

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

untermStrich ✔ ✔ ✔ ✔

Visuplus ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

VVWControl ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

wiko ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

BeiVerwendungvonCrystalReports istderzusätzlicheKaufeineseditorserforderlich.BeiFastReportundListandLabelisteineditorindenBMSP-Lösungenintegriert.

PraxIshINweIs |DieAusgabezieleWord,exceloderOpenOfficesindfürdieje-nigenAnwenderwichtig,dienachträglichinerstelltenDokumentennochÄnde-rungenmachenwollenunddieseexternabspeichern.Bei„internen“Ausgabe-zielenmüssenindividuelleTextevorabinTextbausteinengespeichertwerdenundkönnenaufdieseWeiseinsDokumentübernommenwerden.

einsatz von I-Phone / smartphoneanbieter ja/nein anwendungsgebiete smartphone

Abacus nein

Buildup nein

isyControl ja Stundenerfassung

ProjektPro ja Stundenerfassung

RIBOffice nein

RP-PRO nein

S-Control/S-HOAI nein

untermStrich ja Stunden-undReisekostenerfassung,Projektleitermodul,Adress-,Kontakt-undTerminpflege

Visuplus nein

VVWControl ja Stundenerfassung

wiko nein

angebote und ausgabeziele

im überblick

wofür die ausgabe in word und

excel wichtig ist



Der Abgleich von Kontaktdaten sowie von Aufgaben und Terminen mit derführendenAdressdatenbankimUnternehmenistvorallemfürauswärtstäti-ge Mitarbeiter nützlich. Auch die erfassung von Zeiten und Bearbeitungs-ständen kann bei Dienstleistern mit einem festdefinierten ProduktkatalogundKundenstammoderaberfürVermesser,bzw.dieVerrechnungvonAr-beitnehmerüberlassungeinlohnendeseinsatzgebietwerden.

einzelneHerstellerbietendiesbereitsan,beianderenisteinsolchesModulinderentwicklung.

PraxIshINweIse |◼� InteressierenSiesichfürsolcheModule,dannfragenSiedenHerstellerbittevordemKauf,welcheSystemeunterstütztwerden(I-Phone,Smartphone,win-dowsphone).

◼� NichtzuunterschätzenistaberdasSicherheitsrisiko,dasdurchdasBenutzenvonSmartphones(vorallemvonprivaten!)indieUnternehmengebrachtwird.

◼� FürPlaner,dieIhrenArbeitsplatzimBürohaben,spieltdiesererfassungswegmomentanaberkeineRolle.

Mein fazit für sieWennSienachderAnalyseIhrerProzesseundAnforderungeneineVoraus-wahl von Programmen getroffen haben, sollten Sie sich die Software vomAnbieterzeigenlassen.DievorgestelltenProgrammesetzenähnlichePro-zesseaufunterschiedlicheWeiseundinunterschiedlicherQualitätum

Der königsweg bei der ProduktauswahlDiegrößtenerkenntnissegewinnenSie,wennSieeineigenesanspruchsvol-les„Referenzprojekt“inderStrukturabbildenlassenundsichdieeinzelnenProzesse (Angebot, Stunden-und Kostenerfassung, Budgetierung, Rech-nungslegung,Controlling)andiesemProjektzeigenzulassen.DabeikönnenSie die Arbeitsweise der Software gut verfolgen und gewinnen einen ein-druck, ob Sie sich mit der „Denke“ des Programms identifizieren können.einehundertprozentigeAbbildungderProzesseinIhremBürowirdwohlkei-nesderProgrammebietenkönnen.eskannsinnvollsein,dieeigenenAnfor-derungenanzupassenundauchdieProzesseimBüroaufdenPrüfstandzustellenundbeiBedarfanzupassen.

WennSieallerdingskeineAbstrichemachenwollen,solltenSieeinenSoft-warehersteller wählen, der bewusst auch Programmanpassungen bietet(loreggmbH,VisuplusgmbH,wikoBausoftwaregmbH).eineeigenprogram-mierungistinderRegelderkostenintensivsteLösungswegngsweg.

PraxIshINweIs | Ich empfehle Ihnen, bereits vor der Unterzeichnung desKaufvertragsdieKosteneinzuplanen,diedurcheventuellnotwendigeHard-undSoftware,fürdieInstallationundSchulung,aberauchfürdieeinarbeitungnot-wendigwerden.LegenSiedocheininternesProjekt„einführungvonBMSP“anundversehenSieesmiteinemBudget-undTerminrahmen.

Mobile Lösungen sind für auswärts tätige Mitarbeiter nützlich

Praxis-Check am lebenden Projekt

Gesamtkosten seriös kalkulieren



wirtschaftliche Büroführung ist (auch) eine frage des guten Preises DieProgrammeunterscheidensichauchindenModulenunddenLizenzmo-dellen.ManeinenPreisvergleichnurerstellen,wennmandiekonkretenAn-forderungendesUnternehmenskennt.DarumsolltemanbereitsimVorfeldplanen,welcherMitarbeiterfürwelcheProzesseverantwortlichseinsollundwasersehenundänderndarf.

PraxIshINweIs |InAbhängigkeitvondenvorgewähltenLösungenkönnenSieübereinepräziseLizensierungbeimKaufundbeimSoftware-Servicevielgeldsparen.

InderRegelwirdzwischenVoll-User(darfallegekauftenModulenutzen)unddenMitarbeiterlizenzen(diesedürfeninderRegelnurStundenundNeben-kostenerfassen)unterschieden.einigeSoftware-Herstellerbietenauchbe-sondereLizenzenfürProjektleiteran.DieseModulesindvorallembeidenBüros sinnvoll, in denen die Projektleiter auch die Kostenverantwortungübernehmensollen.

PraxIshINweIs |AchtenSieauchaufdieUnterscheidungzwischenfließenden(floating)undbenamtenLizenzen.

◼� einefließende LizenzkannvonmehrerenMitarbeiterngenutztwerden,aller-dingsnichtzurgleichenZeit.

◼� BeieinerbenamtenLizenzmüssenSiefürjedenMitarbeitereineLizenzkau-fen.WennMitarbeiterIhrBüroverlassen,könnenSiedieseLizenzjedochaneinenanderenMitarbeitervergeben.

◼� eineServerlizenzbedeutet,dassgrundsätzlichalleMitarbeitermitdemPro-gramm in vollem Umfang arbeiten können. In diesem Fall bestimmen dieRechte der Mitarbeiter (-gruppen) die personenbezogenen FunktionalitätenderModule.grundsätzlichdarfderMitarbeiterimProgrammdas,wasihmdieLizenzunddaserteilteRechterlauben.

DasProgrammVVWControlistmiteinerServerlizenzausgestattet.Beian-derenAnbieternwerdenvorallemauchfürgrößereBürosindividuelleSer-verlizenzenangeboten.

Wenn Sie eine schrittweise einführung der Software planen, empfehle ichvorab zu prüfen, welche Leistungsmerkmale (Module) aus unternehmeri-scherSichtzeitnah(Nahziel)undperspektivisch(Fernziel)nötigsind.WennSiesichvondenSoftwareherstellerneinvollständigesAngebotüberSieinte-ressierendeModuleunterbreitenlassen,kennenSiedenKostenrahmen,deraufSiezukommt.DieModule,dieerstspätereingeführtwerdensollen,kön-nenSiesichalsWahlpositionenausweisenlassen.

wichtig |BeiderKaufentscheidungsolltenichtvorrangigderPreisderSoft-waredenAusschlaggeben.Wesentlichwichtigerist,dassdasProgrammvondergeschäftsführungbzw.vomUnternehmerunddenMitarbeiternakzep-tiertwirdundaufeinfacheWeisedieUnternehmensführungund–organisa-tionunterstützt.

anbieter agieren mit unterschiedlichen

Lizenzmodellen

auf Unterschied zwischen fließenden

und benamten Lizenzen achten

Das solten sie bei der schrittweisen

einführung beachten

Die Preisfrage ist nicht das ausschlag-

gebende kriterium

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