Poltys CA Auto Attendant Modul

Training Präsentation

Leistungen

TDE, NCP and NS1000 series PBX

Auslagerung eines großen Anteils der bediener- unterstützten Anrufe und Erhaltung hoher Kundenzufriedenheit und – bindung.Reduzierung der GesamtbetriebskostenEffizientes Call RoutingBeseitigt Anrufe in Abwesenheit Erhöht die Service EffizienzSkalierbarkeit, skaliert leichtVerbessert die Kundenzufriedenheit 24/7 Verfügbarkeit, keine Überstundensatz

Auto Attendant Modul – Inhalt der Präsentation

Überblick Funktionen

Konfiguration

TDE, NCP and NS1000 series PBX

ÜBERBLICKSektion 1

Überblick

TDE, NCP and NS1000 series PBX

Funktioniert mit der CA PRO/Supervisor/Console

Multi Language GUI

Multi Language Voice Prompts und Spracherkennung

Verwendet ASR (Automatic Speech Recognition) (Automatische Spracherkennung) und TTS (text to Speech) (Text nach Sprache) in dem MS Server 2008/2011

Auf dem Poltys Gerät vorinstalliert

Verbindet den Anrufer mit dem angerufenen Empfänger durch Aussprache des Namens oder Eingabe der Durchwahl

Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus

Beantworten sämtliche Anrufe

Spielen individuelle Begrüßungsnachricht(en) vor

Erkennen Namen oder gewählte Durchwahl

Leiten den Anruf an die entsprechende Nebenstelle oder an das entsprechende Voice Mail weiter

SIP

CA + TDE/NCP/NS1000

Poltys Auto Attendant Anwendung

Kunden

Kunden

Kunden

Automatische Anrufbeantwortung, Erkennen von Namen, Transfer zu einem Nebenanschluss oder Voice Mail ed -

Pay messageNo Answer – Retry laterAgent CA Kunden

Call Every Entry in the List

Agent CA Kunden

Eingehende Anrufe

^d Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

Anwendungsfall – CA Server

Beantworten sämtliche Anrufe

Spielen individuelle Begrüßungsnachricht(en) vor

Erkennen Namen oder gewählte Durchwahl

Leiten den Anruf an die entsprechende Nebenstelle oder an das entsprechende Voice Mail weiter

SIP

Poltys Auto Attendant Anwendung

Kunden

Kunden

Kunden

Automatische Anrufbeantwortung, Erkennen von Namen, Transfer zu einem Nebenanschluss oder Voice Mail ed -

Pay messageNo Answer – Retry laterAgent CA Kunden

Call Every Entry in the List

Call answered - Pay messageNo

Agent CA Kunden

Eingehende Anrufe

NCP/TDE/NS1000

CA Server

^d Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

GerätPoltys Gerät• Das CA Auto Attendant Modul wird samt dem vorinstallierten und vorkonfiguriertem Server auf dem

Poltys Gerät geliefert • Vorteil für den Endbenutzer – Leichte Fernunterstützung, leicht zu ersetzen• Vorteil für den Dealer – Leicht zu installieren, konfigurieren und an Panasonic PBX zu verbinden

Gerät Beschreibung Musterbilder Ports

Kleines Gehäuse

Intel D2700MUD 2.13 GHz Dual Core Atom D2700, 2GB RAM, 60GB SSD Treiber• Gerätmaße: 9” x 8” x 2.5” • Packed: 13” x 11” x 4.5”• Verpacktes Gewicht: 6lb

Maximal 4 SIP Ports

Low profile 1U, 19” Rackmount

Quad Core 3.2 GHz I7, 4GB RAM, 250GB enterprise level HDD, X8STi Supermicro motherboard, Low profile 1U, 19” Gestellchassis• Gerätmaße: 19” x 15” x 3.5” • Packed: 22” x 19” x 7”• Verpacktes Gewicht: 16lb

Maximal 48 SIP Ports

^d Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

KONFIGURATION Sektion 2

Konfigurieren Sie das Poltys GerätDas Poltys Gerät kommt mit vorinstallierter Automatische Telefonzentrale Server Verbinden Sie die Geräte wie unten angezeigtGerät starten, login mit MS Windows

LAN Switch

(dasselbe Netzwerk wie die

TK-Anlage)

USB Tastatur/Maus

Konfigurieren Sie das Poltys GerätDas Poltys Gerät ist für den Betrieb von DHCP server konfiguriert Finden Sie die IP Adresse des Poltys Geräts heraus und bewahren Sie sie auf

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Netzwerk-Piktogramm in der Windows

Task-Leiste und wählen Sie den Menüpunkt “Offenes

Netzwerk- und Freigabecenter” auf dem

Poltys-Gerät

2. Wählen Sie “Lokale Netzwerkverbindung”

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Details”

4. Schreiben Sie sich die IP Adresse auf, zur weiteren

Verfügung

Konfigurieren Sie das Poltys Gerät

1. Doppelklicken Sie auf das Piktogramm

Auto-Attendant Konfig auf der Windows

Desktop des Poltys Gerätes.

Das CA Auto Attendant Modul unterstützt bis zu zwei Sprachen gleichzeitig

Erste Sprachein-stellungen

Einstellungen für die zweite

Sprache

Starten Sie die Auto Attendant Config Anwendung vom Desktop des Geräts

Konfigurieren Sie das Poltys Gerät

3. Stellen Sie die erste Erweiterung und die Anzahl

von Erweiterungen im Bereich.

5. Stellen Sie die Anrufparameter ein.

1. Führen Sie die IP Addresse der TK-Anlage ein.

2. Stellen Sie Sie die lokale IP Adresse auf dem Poltys-

Gerät ein.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen ”

damit die Änderungen wirksam werden.

6. Ändern Sie die englischen Eingabeaufforderungen.

7. Ändern sie französische Eingabeaufforderungen.

Das Poltys Gerät verbindet sich mit der Panasonic TK-Anlage über einen kompakten Bereich von SIP Nebenstellen

Konfigurieren Sie die erste Nebenstelle und die Anzahl von Nebenstellen die von dem Auto Attendant verwendet werden sollen

Ändern Sie die Standard Anrufparameter (Wiederholungszahl und Zeitlimit (Timeout)) falls erforderlich

Falls erwünscht, ändern Sie die Standardsprachen und the Eingabenaufforderungen

Verfügbare Sprachen für das Text-to-Speech Engine• Englisch• Französich (CA)• Französich • Deutsch • Spanisch• Italienisch• Englisch (GB)

4. Stellen Sie den TK-Anlagentyp auf:

“NS1000”, “TDE” oder “NCP” ein.

Konfigurieren Sie Anruftransfer Nebenstellen manuell

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Add”

(Hinzufügen)so oft wie nötig.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”

damit die Änderungen wirksam werden.

2. Füllen Sie das Feld “Telefonnummer” aus.

“Digit” ist eine Touchtone – Kurzwahlschaltfläche, dass

dem Anrufer ermöglicht rasch an eine Person/Gruppe

weitergeleitet zu werden

3. Füllen Sie die Felder “Vorname”, “Name” aus.

4. Falls erforderlich, füllen Sie die “Digit”- Kurzwahlschaltfläche ein.

5. Füllen Sie das Feld “Language” (Sprache)

aus, das von dem Speech Recognition

Engine verwendet wird.

Fügen Sie Agents hinzu um Anrufe auf Manuell oder durch Importieren aus der Liste weiterzuleiten (nächste Slide)

Importieren Sie die Anrufweiterleitung - Durchwahl – Liste

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Importieren”.

Fügen Sie Agents hinzu an die Anrufe weitergeleitet werden können durch die Importierung aus der Liste (CSV Datei)

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Öffnen”.2. Wählen Sie den Menüpunkt “CSV

Dateien”.

3. Wählen Sie die CSV - Datei.

CSV Dateiformat

Dateiformat der Anrufstransferliste

CSV Datei-Header.

1. Füllen Sie die zu

erkennende “Telefonnum

mer” aus

2. Füllen Sie das Feld

“Vorname” aus, um erkannt

werden zu können

3. Füllen Sie das Feld

“Name” aus um erkannt zu

werden

4. Füllen Sie die “Digit”

Kurzwahlschaltfläche ein

5. Füllen Sie das Feld “Language” (Sprache)

aus, das von dem Speech Recognition

verwendet wird

Verfügbare Sprachen für das Speech Recognition Engine• Englisch• Französich (CA)• Französich • Deutsch • Spanisch• Italienisch• Englisch (GB)

Auto Attendant - Server starten

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Start”

Auto Attendant Server mit Hilfe des “START” Knopfes starten

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX3.4 Konfigurieren der Panasonic TK-Anlage (1)Die Anwendung Appointment Reminder wird mit der Panasonic TK-Anlage via einem kompakten Bereich von SIP Nebenstellen für Drittanbieter verbunden. Konfigurieren Sie den SIP Nebenstellen-Bereich um mit dem Appointment Reminder mittels der Panasonic Wartungskonsole verwendet zu werden.

(1) Installieren Sie die virtuelle Karte für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter) “V-SIPEXT32” Karte auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Virtual menu)

1. Wählen Sie V-SIPEXT32

2. Geben Sie die zu verwendende Kartenanzahl

(number of cards) an.

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (2) Wählen Sie eine Registrierungsart für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter) “Manual Mode” auf Web-MC markieren.

(Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Site Property -> Main Tab )

1. Wählen Sie Manual

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

1. Konfigurieren Sie einen kompakten Bereich von SIP Nebenstellen.

(3) Konfigurieren Sie die Einstellungen der Nebenstellen.

“Passen Sie die Nebenstellennummer und das Kennwort an” auf dem Web-MC. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Port Property of the corresponding V-SIPEXT32 card )

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”

damit die Änderungen

wirksam werden.

Das Kennwort sollte 1234 sein

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (4) Registrieren Sie das Poltys – Gerät in der TK-Anlage.

Poltys Gerät nur im selben Netzwerk mit TK-Anlage verbinden.

1. Überprüfen Sie ob die IP Addresse zu der des Poltys-Geräts passt.

(5) Einstellungen für abgehende Gespräche Erlauben der SIP Nebenstellen abgehende Anrufe zu tätigen.

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

1. Schaffen Sie eine Anrufverteilungsgru

ppe für den Auto-Attendant.

2. Setzen Sie die Verteilungsmethode auf “Priority Hunting (Suche

nach Priorität)” oder “UCD”.

3. Fügen Sie die Mitgliederliste

hinzu.

Auto Attendant funktoniert nicht wenn die

Verteilungsmethode auf “Klingen” eingestellt wurde.

(6) Einstellungen für die Anrufgruppen

Um den “Auto Attendant” zu verwenden, gruppieren Sie die SIP Nebenstellen (Poltys Gerät) in einer ICD Gruppe. (Setup -> PBX Configuration -> 3.5.1 Group Settings )Dann, stellen Sie den FEN der ICD Gruppe als Ziel der Anrufe des Auto Attendants.

FUNKTIONEN Sektion 3

Das Auto Attendant Modul startenDer Auto Attendant Modul wird angefahren durch Klicken auf die Schaltfläche “ACD Report” in dem CA Supervisor oder CA Pro.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “ACD

Report”

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Auto-

Attendant”

Auto Attendant AbrufablaufMain Script Anrufsablaufdiagramm

Transfer zum Zielablaufdiaframm

Auto Attendant GUI Language markierenDer Auto Attendant Modul ermöglicht der Kundin/dem Kunden GUI Sprache seiner/ihrer Wahl auszuwählen.

2. Wählen Sie den Menüpunkt “Language”

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt

“Datei”

4. Wählen Sie “Deutsch”

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK” und starten Sie die Anwendung neu

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Dropdown-Liste.

Schließen Sie das CA Modul an Auto Attendant Appliance anDas CA Auto Attedant Modul muss an das Poltys Gerät angeschlossen werden

2. Wählen Sie den Menüpunkt

“Datenbankstandort”.

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt

“Einstellungen”.

3. Stellen Sie die IP Adresse auf dem Poltys-

Gerät ein.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”.

Funktionen des Auto Attendant ModulsDie Grundlage der Aktionen des Auto Attendant bezüglich Präsenzstatusse können für den laufenden CA Benutzer aktiviert/deaktiviert werden

1. Schalten Sie EIN/ AUS die Aktionen des Auto-Attendants

Funktionen des Auto Attendant ModulsKunden können Präsenzstatusse, Begrüßungen in bestimmten Sprachen und Aktionen in Abhängigkeit von Präsenzstatussen hinzufügen. Der Kunde kann den eingehenden Anruf auf Voicemail, Mobiltelefone, andere Durchwahlen usw. weiterleiten.

Geben Sie erstens die Telefonnummern ein

1. Klicken Sie auf die

Schaltfläche “Telefonen

bearbeiten”.

2. Geben Sie Telefonnummer ein die bei den Transfer-Aktionen

verwendet werden.

3. Sie können so viele

Telefongeräte wie nötig

hinzufügen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”.

5. Klicken Sie auf die

Schaltfläche “Übernehmen”.

Funktionen des Auto Attendant ModulsFügen Sie, nach Bedarf, Präsenzstatus, Sprache, Begrüßung und zu tätigende Aktionen hinzu

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Hinzufügen”. Es wird ein neuer

leerer Datensatz zu der Liste

hinzugefügt

2. Wählen Sie the CA Präsenzstatus, zu dem

Sie Handlungen hinzufügen möchten

3. Klicken Sie auf die

Schaltfläche “Übernehmen”.

2. Geben Sie die zu verwendende persönliche

Begrüßung ein, in der gewählten “Language” wenn die CA Präsenz zu

dem “Benutzerstatus” passt

2. Wählen Sie die Handlung die sie ausführen möchten wenn der CA Präsenzstatus

dem “Benutzsstatus” entspricht

2. Wählen Sie die “Sprache” die von dem Text-to-Speech

Engine benutzt wird

Verfügbare Sprachen für das Text-to-Speech Engine• Englisch• Französich (CA)• Französich • Deutsch • Spanisch• Italienisch• Englisch (GB)

Funktionen des Auto Attendant ModulsAuto Attendant erlaubt den Kunden die Anrufer IDs aufzunehmen, während der CA einen bestimmten Präsenzstatus hat, wenn die dazugehörige “Aktion” auf Trennen eingestellt ist. Beispiel:

1. Rückruf pop – ip aktivieren.

3. Stellen Sie Handlung auf

“Trennen”.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”.

5. Setzen Sie den Präsenzstatus auf

“Bald zurück”.

2. Stellen Sie den Benutzerstatus

auf “Bald zurück”.

6. Klicken Sie auf “Rückruf zeigen” um sämtliche Anrufer IDs anzusehen die, in dem Status

“Gegangen” aufgenommen wurden. Sie können auf jeden Datensatz doppelklicken um den

Kunden rückzurufen.

Vielen Dank