Portable, Simpler, Faster and Integrated

Update: 0703xxx

• Aplikasi Feeder EMIS (AFE) adalah aplikasi berbasis komputer lokal yang dapat melakukan sinkronisasi dengan Server EMIS di Pusat.

• Tujuannya adalah mempermudah akses lembaga dalam pendataan EMIS. karena model pendataan ini dilakukan melalui mekanisme pendataan secaraoffline dan online.

• Offline saat updating Data, sedangkan Online saat login pertama kali, ambildata lampau dan di akhir ketika sinkroniasi ke server pusat.

• AFE aplikasi yang portable, bisa dipindah-pindah atau bahkan bisa 1 komputer untuk banyak lembaga, dengan membuat beda folder.

• AFE digunakan pertama kali secara resmi pada pendataan EMIS di Semester Genap Tahun Pelajaran 2019/2020 berdasarkan edaran DirekturJenderal Pendidikan Islam Nomor: B-356.1/Dj.I/Set.I/OT.01.3/02/2020 Tanggal 6 Februari 2020

2

Server Utama

Server Feeder

AFE

Server Feeder

3

• AFE menggunakan data Semester Sebelumnya dari Server Rereferensi EMIS (Server Utama).

• Sebelum menjadi Data yang akan ditarik oleh AFE Data dari server utama akan mengalir di Server Feeder untuk disiapkan berfungsi sebagai server yg menyediakan Data Mart.

• Data dari Server Feeder akan ditarik oleh Aplikasi AFE di Komputer lokal

• Setelah Selesai data akan dikirimkan kembali ke Server Feeder untuk proses finalisasi melalui Feeder Monitoring (FM) sampai dengan proses pendataan selesai. Sistem secara otomatis mengirim ke Server Utama.

4

5

• 1802xxx

• 2802xxx (Penyempurnaan data wilayah dan Lembaga penyelenggara)

• 0703xxx (Panambahan menu baru matching data)

Penambahan menu baru itu terkait data yang ada di Feeder Monitoring (FM) dapat ditarik/download di Aplikasi Feeder EMIS (AFE)

6

• Melalui EMIS Dashboard pada menu Unduhan

http://emispendis.kemenag.go.id/dashboard/index.php?content=aplikasi

http://emisdep.kemenag.go.id/madrasah_emis/dashboard/index.php?content=aplikasi

• Pastikan AFE diunduh secara utuhSize ± 82MB

• File dikompres dalam bentuk RAR

• Ekstrak File dengan Aplikasi ZIP (rekomendasi aplikasi 7-ZIP)

7

8

Tip-TrikJika ingin digunakan untuk

beberapa Lembaga dalam 1

komputer, buatlah folder

berbeda-beda.

• Ada 2 hasil ekstraknya, yaitu:

1. file aplikasi emis /emis.exe

2. folder mysql (data)

9

• Untuk Membuka aplikasi jalankanfile aplikasi emis/emis.exe yang bergambar icon

• Untuk pertama kali harusterkoneksi internet.

• Terkadang saat membukapertama kali dibuka munculplease wait, close aplikasi dan buka kembali. Bisa berulangsampai sukses.

10

11

• Jika pertama kali dibuka lama muncul “please wait” 1-2 menit, close atau TutupAplikasi kemudian buka kembali Aplikasi, bisa berulang. Tunggu beberapa saatsampai keluar halaman login.

• Jika aplikasi formnya terlihat seperti terkunci, klik window luar aplikasi balik kedalamaplikasi.

• Saat update AFE terbaru, Jika sudah pernah melakukan update data sebelumnya. Maka amankan data lama dengan cara mengcopy folder mysql dan gunakan file aplikasi emis.exe yang terbaru. Atau replace file emis.exe yang lama dengan yang baru. Ini berlaku dari 28xxx ke 07xxx

• Pada versi awal 18xxx masih ada masalah di wilayah dan organisasi penyelenggara, pastikan ganti total, minimal dengan versi yang 28xxx. Jika ingin masih tetap pakai18xxx, copy beberapa file table mysql dari aplikasi terbaru mengganti yang lama. Caranya caranya : untuk Update Tabel Data wilayah[mysql/data/dapodik/m_lembaga_kategori_wilayah.xxx] dan Update Tabel lembagapenyelenggara [mysql/data/dapodik/m_lembaga_organisasi.xxx]

• Login menggunakan Akun EMIS. (Pastikanakun valid dan masih aktif)

• Login Pertama

• Login pertama disertai Get Data yang mensyaratkan harus Online (terhubunginternet) karena login awal mengambil Data Lembaga.

• Login selanjutnya tidak perluOnline. Kecuali akan sinkronisasi data atauMatching Data

12

Get Data and Login

Login

• Saat Login pertama ada yang cepatmasuk dan ada yang agak lama karena proses identifikasi User dan Menarik Data Lembaga sebagaiData awal AFE dari Server.

• Jika User dan Lembaga Valid makaakan menampilkan Tampilan SuksesLogin.

13

• Pertama kali data di dashboard AFE dalam kondisi 0, kecuali data lembaga, sudah ada profil Lembaga

14

• Sebelum memulai pendataan melalui AFE, terlebih dahulu memilih menu Petunjuk, untukmelihat Prosedur di AFE

15

• Proses Pendataan AFE dimulai dengan import Data Siswa, GTK dan Sarpras, melaluimenu Data Lampau

16

• Import Data dari Data Lampau Berhasil dan cepat, biasanyaterjadi karena kualitas data sebelumnya relatif baik.

17

• Import data gagal bisa disebabkankondisi data damage, ditandai denganakses lama muter, tapi tanpa pesanGagal.

• Jika ada pesan Gagal, data kosong. Bisainput data langsung di Feeder Monitoring.

• Jika masih tidak bisa hubungi email pengaduan.

18

19

• Data Lampau pada menu di AFE adalah Data semester sebelumnya. SemuaData lampau harus diambil. Jika Pengambilan data lampau Gagal, mendapatkan informasi data kosong, maka silakan diinput di Feeder Monitoring (FM)

• Tidak diperkenankan Tarik data lampau lagi jika data di AFE sudah diupdate.

• Jika Proses Penarikan Data Lampau berhasil, maka Informasi di Dashboard semua objek Data memiliki Nilai, baik data Siswa, GTK maupun Sarpras.

20

• Setelah data lampau (semester sebelumnya) berhasil ditarik, lakukan update untuk memperbaiki kelengkapan data ataukoreksi data.

• Untuk menjaga Data Referensi, Proses Updating di AFE dibatasi (tidak bisa melakukan perubahan data pokok, misalnya NSM, NPSN, NISN, NUPTK, NIK, dan Nama kecualiyang tidak ada nilainya). Selain itu bisa diisi.

• Proses Monitoring hasil AFE dan pemutakhiran Data sampaidengan BAP dilakukan di Feeder Monitoring (FM) sebelumnyadi AFE harus melakukan Sinkronisasi Seluruh Data (Lembaga/Siswa/GTK dan Sarpras) http://emisdep.kemenag.go.id/madrasah_emis/monitor/

21

• Data Umum (dikunci)

• Data Lainnya bisa dilakukankoreksi

• Jika sudah melakukan update, bisamelakukan Sinkronisasi Data Lembaga

22

• Jika saat cetak BAP data alamat Kecamatan, Kabupaten dan Provinsi kosong, pastikan menggunakan AFE update yang terakhir yang update dari Halaman Resmi dan lakukansinkronisasi Lembaga, agar tidak mengganggu data lama, lakukan di folder yang berbeda.

• Jika selesai Update pastikan Sinkronisasi Data Lembaga padamenu Sinkronisasi

• Jika Cetak BAP Nama Kepala Madrasah, lakukan perbaikan data GTK. Pilihan Kepala Madrasah hanya ada pada daftar GTK yang tersedia.

• Jika perubahan Data Penyelenggara (Organisasi Afiliasi) tidakada perubahan, hal tersebut karena Versi AFE belum update Lakukan Update AFE dari Link Resmi.

• Link Resmi AFE dan Informasi Penting lainnyahttp://emispendis.kemenag.go.id/dashboard/index.php?content=aplikasi

23

• Update Data Siswa dengan memilih menu Peserta Didik, silakan pilihmenu Siswa Aktif, kemudian Action jika ada update Peserta Didik.

• Pastikan tanggal tidak kosong

24

• Update Data Siswa bisa dilakukan kecuali untuk Input yang dikunci, yaituNama Siswa, NISN dan NIK.

25

• Untuk Melihat Data Siswa sesuai Rombel, bisa dilihat di menu Ringkasan Siswa

26

• Menu Mutasi Masuk dan Keluar adalahdiperlukan Update data di AFE karenaada siswa Mutasi melalui FM

27

• Selain data input yang dikunci, maka lainnya bisa dilakukan perbaikan, jikaterlihat inputan tidak bisa diklik, klik window luar balik ke window Aplikasi. Perbaikan data yang dikunci melalui mekanisme di FM.

• Pastikan tanggal lahir siswa diisi secara lengkap dan benar.

• Jika selesai Update pastikan Sinkronisasi Data Siswa pada menu Sinkronisasi

• Jika Cetak BAP jumlah siswa tidak sesuai, pastikan bahwa yang tercetak dalahsiswa yang aktif. Silakan lakukan pemutakhiran data di FM untuk hapus data double, mutasi dan non aktif.

• Pastikan menggunakan Versi AFE update dari Link Resmi.

• Link Resmi AFE dan Informasi Penting lainnyahttp://emispendis.kemenag.go.id/dashboard/index.php?content=aplikasi

28

• Update Data DTK dengan memilih Menu GTK

29

• Ada inputan Data GTK yang dikunci yaitu NUPTK, NIK dan Nama lengkap, selain itu bisa dilakukan update dan koreksi.

30

Troubleshooting Data GTK:

1. Selain data input yang dikunci, maka lainnya bisa dilakukanperbaikan, jika terlihat inputan tidak bisa diklik, klik window luarbalik ke window Aplikasi. Perbaikan data yang dikunci melaluimekanisme di FM.

2. Jika selesai Update pastikan Sinkronisasi Data GTK pada menu Sinkronisasi

3. Pilihan Kepala Madrasah diambil dari Daftar GTK. Pastikan KepalaMadrasah tercantum dalam daftar GTK.

4. Jika Cetak BAP jumlah GTK tidak sesuai, pastikan bahwa yang tercetak adalah GTK yang aktif. Silakan lakukan pemutakhirandata di FM untuk hapus data double, mutasi dan non aktif.

5. Pastikan menggunakan Versi AFE update dari Link Resmi.

Link Resmi AFE dan Informasi Penting lainnyahttp://emispendis.kemenag.go.id/dashboard/index.php?content=aplikasi

31

• Update atau melengkapi Data Sarpras penting dilakukan, agar proses sinkronisasi berjalan lancer, jangan sampai dikosongkan.

• Dibeberapa kasus error saat sinkronisasi Sarpras, dikarenakan data listrikmasih kosong.

Lebih detil beberapa form isian sarpras terdapat pada beberapa slide berikut ini..

32

33

• Data Ruangan inisangat terkait denganRombel/Kelas Siswa

34

35

36

37

38

39

• Matching Data ini adalah Menu baru di update 0703xxx

• Fungsinya menarik Data dari FM ke AFE, untuk tujuan perbaikandalam kelengkapan data yang salah, penyamaan data antara di AFE dan di FM atau untuk backup data.

• Sinkronisasi adalah Proses Pengiriman Data ke Server Feeder.

• Pastikan seluruh Data dilakukan sinkronisasi

40

1. Pastikan seluruh data di sinkronisasi (lembaga, siswa, gtk dan sarpras).

2. Proses sinkronisasi seluruh data ini penting, tidak hanya bertujuandalam konfirmasi data, tetapi juga untuk kebutuhan tambah data dan mutase memerlukan mutase tersebut.

3. Jika ada masalah data di FM, coba gunakan AFE untuk recovery data yang menyebabkan progress jadi merah.

4. Terkadang perlu dipancing dengan AFE yang fresh pada folder berbeda untuk menutup data progress yang masih merah. Ambil data lampau dan sinkronisasi pada objek data yang merah saja.

41

http://emisdep.kemenag.go.id/madrasah_emis/monitor

42

a. Cek Data hasil sinkronisasi AFE

b. Pemutakhiran Data

✓ Hapus Data Double, Dropt Out, Non Aktif

✓ Siswa/GTK Mutasi antar Madrasah

✓ Mutasi Siswa/GTK dari dan ke Sekolah Umum

✓ Menambah Data yang kurang

✓ Edit Data Pokok

c. Pencetakan BAP

d. Pembatalan BAP

43

Approval Pemutakhiran Data AFE yang diusulkan Lembaga

✓ Pengaktifan data yang dinonaktifkan Lembaga

✓ Persetujuan Siswa/GTK Mutasi dari dan ke Sekolah Umum

✓ Persetujuan Siswa/GTK Mutasi antar Madrasah (juga bisa approval oleh madrasah tujuan)

✓ Persetujuan Menambah data yang kurang

✓ Persetujuan Edit Data Pokok

✓ Persetujuan Pembatalan BAP

44

• Pengecekan Sinkronisasi AFE bisa dilihat dari Progress Inkronisasi dan Data yang tampildihalaman depan

45

• Jika lingkaran Warna Hijau terhadap objekdata, Maka proses Sinkronisasi data dariAFE telah dilakukan, jika masih Merahberarti proses sinkronisasi belum dilakukanatau sinkronisasi dari AFE gagal.

• Contoh Gambar disamping progress Data Upload BAP belum dilakukan, jadi BAP masih merah.

46

• Konfirmasi Data (tombol merah) barudapat dilakukan jika seluruh Objek Data sudah dilakukan Sinkronisasi, ditandaidengan progress data hijau, jika masihbelum semua, maka Konfirmasi Data (tombol biru muda) belum bisa dilakukan.

• Sebelum konfirmasi Data maka BAP belum bisa dicetak (tombol masih birumuda), jika sudah, maka BAP bisa dicetak(tombol jadi biru tua).

47

Proses pemutakhiran Data adalah proses penyelesaian data yang tidak bisa dilakukan di AFE, terdiri atas hapus data duplikat, tambah data yang kurang, mutasi Siswa atau Guru antar madrasah dan mutasi ke dan dari sekolah umum, pencetakan dan upload BAP, dan pembatalan BAP. Lebih jelasnya pada halaman berikut.

48

• Jika ditemukan data double atau duplikat bagiSiswa dan Guru, silakan memilih pada kolomaction, data baris mana yang duplikat tersebutuntuk dihapus

• Begitu juga saat merubah status DO untuk Siswa

49

• Siswa Mutasi dilakukan denga memilih menu Mutasi PilihSiswa

• Sebelum melakukan Mutasi Siswa pastikan sudahSinkronisasi data Siswa dari AFE

50

• Klik Tab Madrasah

• Pada Bagian Mutasi Siswa masukan NSM Madrasah Tujuan Mutasi. Pastikan TujuanMadrasah dalam jenjang yang sama, jikajenjang berbeda, maka akan ditolak.

• Setelah itu masukkan Nama Siswa dan pilihsiswa yang akan dimutasikan, pastikan denganbenar. Misalnya melihat NISN/NIS Lokal atauTgl.lahirnya.

• Persetujuan Mutasi dilakukan oleh Madrasah Tujuan juga bisa oleh Kankemenag Kab/Kota Asal Madrasah.

51

• Guru Mutasi dilakukan denga memilih menu Mutasi PilihGuru

• Sebelum melakukan Mutasi Guru pastikan sudahSinkronisasi data GTK dari AFE

52

• Klik Tab Madrasah

• Pada Bagian Mutasi Guru masukan NSM Madrasah Tujuan Mutasi. Pastikan TujuanMadrasah dalam jenjang yang sama, jikajenjang berbeda, maka akan ditolak.

• Setelah itu masukkan Nama Guru dan pilihGuru yang akan dimutasikan, pastikan denganbenar. Misalnya melihat NUPTK, atau KTP.

• Persetujuan Mutasi dilakukan oleh Madrasah Tujuan juga bisa oleh Kankemenag Kab/Kota Asal Madrasah.

53

• Pilih Tab Sekolah Umum.

• Mutasi ke Sekolah Umum adalahProses Siswa Madrasah Pindah keSekolah Umum. Caranya MasukanNama Siswa Madrasah, kemudianpilih siswa pada kolom Mutasi untukdimutasi ke sekolah umum.

54

• Pilih Tab Sekolah Umum.

• Mutasi dari Sekolah Umum adalahProses Masuknya Siswa Umum keSekolah Madrasah.

55

• Siswa yang tidak lengkapbisa ditambahkan, sebelumnya harus pastikansudah melakukansinkronisasi data Siswadari AFE.

• Dari Halaman Depan padaTab Siswa Pilih icon Tambah Siswa

56

57

• Guru yang tidak lengkapbisa ditambahkan, sebelumnya harus pastikansudah melakukansinkronisasi data GTK dariAFE.

• Dari Halaman Depan padaTab Guru Pilih icon TambahGuru

58

59

Catatan Tambah Data:

• Tambah Data hanya bisa dilakukan secara online (melalui Feeder Monitoring) untuk menjagaData Referensi

• Jika Waktu Tarik Data Lampau di AFE Kosong, maka Data langsung bisa di tambah di Feeder Monitoring

• Tambah Data harus melalui Persetujuan Kankemenag Kabupaten/Kota

• Tambah Data melalui Form isian tidak menggunakan upload Excel dengan tujuan menjagakualitas data dalam proses filtering Data Inputnya, Validasi Data dan Konsistensi Format Data.

60

• Ruang/Sarpras yang tidak lengkapbisa ditambahkan, sebelumnyaharus pastikan sudah melakukansinkronisasi data Sarpras dariAFE.

• Dari Halaman Depan pada Tab Ruang Pilih icon Tambah Ruang

61

62

• Edit Data Pokok ini dilakukan jikamemang betul-betul ada kekeliruanpada Data Siswa.

• Pastikan sudah Sinkronisasi Data Siswa dari AFE

• Pilih menu Edit Data Pokok, pilih Tab Siswa, Masukkan Nama Siswa (hurufkecil) yang akan diedit, pilih icon Proses pada siswa daftar hasilpencarian.

• Pastikan siswa yang di edit adalahbenar dengan memeriksa NISN/NIS Lokal, Kelas dan Tgl.Lahir

1

2

3

4

63

• Edit Data Pokok Siswa harusmelampirkan KK dan Ijazah (untukSiswa MTs dan MA)

64

• Edit Data Pokok ini dilakukan jikamemang betul-betul ada kekeliruanpada Data Guru.

• Pastikan sudah Sinkronisasi Data GTK dari AFE

• Pilih menu Edit Data Pokok, pilih Tab Guru, Masukkan Nama Guru (hurufkecil) yang akan diedit, pilih icon Proses pada siswa daftar hasilpencarian.

• Pastikan Guru yang di edit adalahbenar dengan memeriksa NUPTK, dan KTP

1

2

3

4

65

• Edit Data Pokok Guru harusmelampirkan KK dan SK TMT.

66

• Cetak BAP baru bisa dilakukan setelah Proses Sinkroniasi Lengkap danmelakukan Konfirmasi Data.

• Untuk Mencetak Pilih Menu Cetak BAP.

67

68

• Jika saat cetak BAP data alamat Kecamatan, Kabupaten dan Provinsi kosong, pastikan menggunakan AFE update yang terakhir yang update (minimal 28xxx) dari Halaman Resmi dan lakukan sinkronisasi Lembaga, agar tidakmengganggu data lama, lakukan di folder yang berbeda. Jika selesai Update pastikan Sinkronisasi Data Lembaga pada menu Sinkronisasi

• Jika Cetak BAP Nama Kepala Madrasah (Kamad) tidak sesuai pastikan Nama Kamad sudah tersedia dalam daftar GTK.

• Penggantian Kepala Madrasah adakalanya bisa langsung dari tab Lembaga pada home di FM. Tinggal memilih Kamadnya. Atau melalui AFE (update 07xxx) pilih matching data GTK. Selanjutnya kembali ke menu Lembaga dan pilihKamad yang Valid. Setelah itu sinkronisasi Data Lembaga dari AFE. Kemudiankembali ke FM dan Cetak BAP.

• Setelah BAP dicetak, periksalahdengan seksama sebelumditandatangani Kepala Madrasah danUpload BAP.

• Untuk Upload BAP, dengan memilihmenu Upload BAP

69

• Hasil Upload BAP yang sudah di ttdKepala Madarsah, bisa dilihat dandicetak kembali sewaktu-waktu, melaluilink Lihat BAP.

• Jika BAP sudah diupload Progres Data berwarna hijau semua.

70

• Jika dikemudian hari, ada kekeliruan karena ditengahjalan ditemukan kekeliruan atau ada transaksi baru, misalnya ada mutasi atau status DO, maka silakanmengajukan pembatalan BAP, melalui menu Upload BAP, kemudian pilih icon merah PENGAJUAN PEMBATALAN BAP. Pengajuan Pembatalan ini harusdilengkapi lampiran file surat PermohonanPembatalan dari Kepala Madrasah yang ditujukanKepala Kankemenag Kabupaten/Kota.

71

• Approval PembatalanBAP dilakukan olehKankemenag Kab/Kota. Harap koordinasikan agar segera diproses.

• Jika Pembatalan BAP disetujui, maka lembagakembali bisa kembalimelakukan pemutakhirandata.

• Setelah selesai Perbaikansilakan cetak dan upload kembali BAP.

72

Bagian Data, Sistem Informasi dan HumasSekretariat Ditjen PendisKemenag RI

emisdashboard@gmail.com

emispendis.kemenag.go.id