PowerPoint 2003 Grundlagen - freidling.info · PowerPoint 2003 Grundlagen 1. Auflage Juli 2003 bit...

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1. Auflage

Juli 2003

bbiitt mmeeddiiaa ee--LLeeaarrnniinngg ssoolluuttiioonn

Kärntner Straße 294, A-8054 Graz, Austria

E-Mail: [email protected]

http://www.bitmedia.cc

Autor: Dl Herwig Dötsch

Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der bit media e-Learning solution

unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Kopie bzw. Vervielfältigung sowohl des Inhaltes als auch für den konzeptionellen Aufbau.

PowerPoint 2003 Grundlagen Inhaltsverzeichnis

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Inhaltsverzeichnis

1 Erste Schritte ........................................................................................................... 5

1.1 Was ist PowerPoint .................................................................................................... 5 1.2 Programmstart und Benutzeroberfläche .................................................................... 6 1.3 Ansichten von PowerPoint 2003 ................................................................................ 7 1.4 Symbolleisten ein- und ausblenden ......................................................................... 10 1.5 Verwenden der Hilfefunktion .................................................................................... 11

2 Erstellen von Präsentationen ............................................................................... 13

2.1 Erstellen einer leeren Präsentation .......................................................................... 13 2.2 Erstellen aus einer Entwurfsvorlage ........................................................................ 14 2.3 Hinzufügen und Löschen von Folien ....................................................................... 16 2.4 Folien kopieren, ausschneiden, einfügen ................................................................ 17

3 Dateiverwaltung ..................................................................................................... 19

3.1 Speichern einer Präsentation .................................................................................. 19 3.2 Speichern in anderen Formaten .............................................................................. 20 3.3 Als Webseite speichern ........................................................................................... 21 3.4 Veröffentlichen im Web ............................................................................................ 23 3.5 Verpacken für CD .................................................................................................... 25

4 Arbeiten mit Text ................................................................................................... 28

4.1 Textfelder ................................................................................................................. 28 4.2 Zeichen formatieren ................................................................................................. 30 4.3 Absätze formatieren ................................................................................................. 31 4.4 Texte gliedern .......................................................................................................... 32 4.5 Aufzählungszeichen und Einzüge ............................................................................ 34 4.6 Text kopieren, ausschneiden, einfügen ................................................................... 35 4.7 Text aus Word importieren ...................................................................................... 37

5 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen ........................................................... 38

5.1 Einfache Objekte erstellen ....................................................................................... 38 5.2 AutoForm erstellen .................................................................................................. 40 5.3 3D-Objekte erstellen ................................................................................................ 42 5.4 WordArt-Objekte erstellen ....................................................................................... 42 5.5 Objekte markieren und löschen ............................................................................... 44 5.6 Objekte formatieren ................................................................................................. 45 5.7 Objekte ausrichten und gruppieren .......................................................................... 48

6 Objekte erstellen und modifizieren ...................................................................... 49

PowerPoint 2003 Grundlagen Inhaltsverzeichnis

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6.1 Tabellen erstellen .................................................................................................... 49 6.2 Diagramme erstellen ................................................................................................ 51 6.3 Organigramme erstellen .......................................................................................... 53 6.4 ClipArts einfügen ..................................................................................................... 55 6.5 Grafiken einfügen .................................................................................................... 57 6.6 Objekte kopieren/ausschneiden/einfügen ................................................................ 57 6.7 Hyperlinks erstellen ................................................................................................. 59

7 Master und Vorlagen ............................................................................................. 61

7.1 Der Folienmaster ..................................................................................................... 61 7.2 Kopf- und Fußzeile bearbeiten ................................................................................ 63 7.3 Farben anpassen ..................................................................................................... 64 7.4 Folienmaster-Titelpaar bearbeiten ........................................................................... 65 7.5 Mehrere Master und Vorlagen verwenden .............................................................. 66 7.6 Entwurfsvorlagen anpassen / speichern .................................................................. 68

8 Übergänge und Animationen ................................................................................ 71

8.1 Folienübergänge verwenden ................................................................................... 71 8.2 Animationsschemas hinzufügen .............................................................................. 73 8.3 Benutzerdefinierte Animationen erstellen: ............................................................... 73 8.4 Einblendzeiten testen .............................................................................................. 74

9 Präsentationen vorbereiten und ausgeben ......................................................... 76

9.1 Präsentationselemente drucken .............................................................................. 76 9.2 Rechtschreibung überprüfen ................................................................................... 78 9.3 Inhaltsfolien erstellen ............................................................................................... 79 9.4 Schriftarten einbetten ............................................................................................... 80 9.5 Präsentation vorbereiten .......................................................................................... 81 9.6 Bildschirmpräsentation vorführen ............................................................................ 83 9.7 Notizenseiten erstellen und drucken ........................................................................ 85

10 Arbeiten mit Daten anderer Programme .............................................................. 87

10.1 Importieren eines Exceldiagramms ......................................................................... 87 10.2 Importieren einer Wordtabelle ................................................................................. 88 10.3 Einbinden von Videos und Sounds .......................................................................... 89

11 In der Arbeitsgruppe arbeiten .............................................................................. 91

11.1 Kommentare und Überarbeitung ............................................................................. 91 11.2 Überarbeiten einer Präsentation .............................................................................. 93

PowerPoint 2003 Erste Schritte

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1 Erste Schritte

In diesem ersten Kapitel erhalten Sie einen Überblick über das Programm Microsoft PowerPoint 2003.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wozu man PowerPoint verwenden kann

Wie man PowerPoint startet und wie die Benutzeroberfläche gestaltet ist

Welche Ansichtsarten es gibt und wie man sie verwendet

Wie man Symbolleisten ein- und ausblendet

Wie man die Hilfefunktion nutzen kann

1.1 Was ist PowerPoint

PowerPoint 2003 ist die neueste Version des bekannten Präsentationsprogramms der Firma Microsoft.

Mithilfe von so genannten Folien können Sie sehr einfach und schnell ansprechende und aussagekräftige Präsentationen erstellen. Diese können Sie unterschiedlich präsentieren: am Bildschirm bzw. als Projektion, auf 35 mm Dias, als Handout oder Handzettel auf Papier oder als Web-Präsentation im Internet.

Neben Texten können auch Grafiken dargestellt und geändert werden. Zudem ist es möglich, mit Sounds und Videos in den Präsentationen zu arbeiten.

Nachstehend finden Sie einige „typische“ Beispiele:

Abbildung 1 - Darstellungsmöglichkeiten

PowerPoint 2003 Erste Schritte

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1.2 Programmstart und Benutzeroberfläche

So starten Sie PowerPoint:

1. Klicken Sie in der Taskleiste auf die START-Schaltfläche .

2. Zeigen Sie auf PROGRAMME.

3. Klicken Sie auf MICROSOFT POWERPOINT.

Nach dem Start wird bereits eine Präsentation mit einer leeren Folie angezeigt.

So beenden Sie PowerPoint:

PowerPoint 2003 wird über das Menü DATEI und den Befehl BEENDEN oder die Schließen-Schaltfläche geschlossen.

Benutzeroberfläche:

Die folgende Abbildung zeigt den PowerPoint Programmbildschirm mit den verschiedenen Fensterelementen:

Abbildung 2 - Benutzeroberfläche

In der Titelleiste wird neben dem Programmnamen auch der Name der aktuellen PowerPoint Präsentation angezeigt.

Die Menüleiste bietet Zugriff auf alle im Programm verfügbaren Befehle, die zu einzelnen Menüs zusammengefasst sind. So enthält z. B. das Menü ANSICHT alle Befehle zum Ändern der Bildschirmansicht.

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In der Symbolleiste werden die wichtigsten Menübefehle als Symbole dargestellt und können durch Anklicken aktiviert werden. Durch kurzes Verharren mit dem Mauszeiger über einem Symbol wird eine kurze Information über das Symbol angezeigt.

Den eigentlichen Arbeitsbereich bildet das PowerPoint-Anwendungsfenster. Im linken Abschnitt werden alle Folien als Symbole (Gliederungsansicht) dargestellt und können so komfortabel ausgewählt, markiert oder verschoben werden. Das Folienabschnitts-Fenster zeigt die links selektierte Folie an.

Die Symbole für die Ansichtsarten ermöglichen das schnelle Wechseln in eine andere Ansicht (Details in der entsprechenden Lektion).

In der Statusleiste werden Informationen zur aktuell markierten Folie oder zum verwendeten Design angezeigt.

PowerPoint 2003 verfügt über mehrere Aufgabenbereiche, die das Fertigstellen von Aufgaben (Neue Präsentation erstellen, Zwischenablage, Suchen, Folienlayout etc.) erleichtern.

Das Kontextmenü bezieht sich auf bestimmte Objekte im Programm, enthält die gängigsten, auf das Objekt bezogenen Befehle und wird durch Anklicken des Objektes mit der rechten Maustaste aktiviert.

Mit den Bildlaufleisten kann der aktuelle Fensterausschnitt nach oben, unten, links oder rechts verschoben werden.

1.3 Ansichten von PowerPoint 2003

In Microsoft PowerPoint stehen die drei folgenden Hauptansichten zur Verfügung: die Normalansicht, die Foliensortierungsansicht und die Bildschirmpräsentationsansicht. Eine weitere Ansicht stellt noch die Notizenseite dar.

So wechseln Sie zwischen den Ansichtsarten:

Klicken Sie in der Ansichtssymbolleiste auf die gewünschte Schaltfläche oder

Wählen Sie die gewünschte Ansichtsart im Menü ANSICHT aus.

Normalansicht:

Diese erscheint nach dem ersten Start. Um von einer anderen Ansicht in die Normalansicht zu wechseln, verwenden Sie am besten

die Schaltfläche NORMALANSICHT oder

im Menü ANSICHT den Befehl NORMAL.

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Abbildung 3 - Normalansicht

Sie unterteilt den Bildschirm in drei wichtige Bereiche:

Die Registerkarte GLIEDERUNG (hier wird der Text in der Gliederungsansicht angezeigt und Sie können mit dem Verfassen des Textes beginnen, Ideen aufzeichnen, die Gestaltung planen und Folien und Text verschieben) und die Registerkarte FOLIEN (hier werden die Folien Ihrer Präsentation beim Bearbeiten in der Miniaturansicht angezeigt. Diese erleichtert Ihnen die Navigation durch die Präsentation. Sie können die Effekte von Gestaltungsänderungen schnell überprüfen und Folien hinzufügen, neu anordnen oder löschen). Um eine Registerkarte anzusehen, klicken Sie sie einfach an.

Den Folienabschnitt (es wird die eigentliche Folie angezeigt und kann hier bearbeitet werden) und

das Notizfeld (Zusatztexte bzw. Anmerkungen, die als Gedächtnisstütze für die Präsentation dienen, können hier eingegeben und mit den Folien zusammen oder alleine gedruckt werden).

Zoomfunktion:

Ist die Symbolleiste STANDARD eingeblendet, können Sie die Größe der Folie im Folienabschnitt leicht ändern. Dazu verwenden Sie die ZOOM-Schaltfläche (und wählen z. B. „75 %“ aus).

Foliensortierungsansicht:

Um von einer anderen Ansicht in die Foliensortierungsansicht zu wechseln, verwenden Sie am besten

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die Schaltfläche FOLIENSORTIERUNGSANSICHT oder

im Menü ANSICHT den Befehl FOLIENSORTIERUNG.

Hier werden Ihre Folien als Miniaturbilder in der Reihenfolge innerhalb der Präsentation angezeigt, wobei die aktuelle Folie markiert (blau umrandet) dargestellt ist. Dies erleichtert es, Folien neu anzuordnen (mit der Maus mit Hilfe von Drag & Drop), hinzuzufügen oder zu löschen, den zeitlichen Ablauf festzulegen und animierte Übergänge auszuwählen, um von Folie zu Folie zu wechseln.

Abbildung 4 – Foliensortierungsansicht

Bildschirmpräsentationsansicht:

Um von einer anderen Ansicht in die Bildschirmpräsentationsansicht zu wechseln, verwenden Sie am besten

die Schaltfläche BILDSCHIRMPRÄSENTATIONSANSICHT ,

im Menü ANSICHT den Befehl BILDSCHIRMPRÄSENTATION oder

drücken die - Taste.

Diese wird verwendet, um Ihre Präsentation am Computer vorzuführen. Sie haben hier keine Fensterelemente, wie Menüs oder Symbolleisten, zur Verfügung. Befehle können über den Foliennavigator ausgewählt werden.

Zum Verlassen dieser Ansicht drückt man die - Taste.

Notizenseite:

Um zu dieser Ansicht zu wechseln, benötigen Sie das

PowerPoint 2003 Erste Schritte

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Menü ANSICHT und klicken auf NOTIZENSEITE.

Es wird nun eine zweigeteilte Seite angezeigt. Im oberen Bereich sieht man die Folie, im unteren Bereich sind die Notizen zu sehen. Diese Seite kann nun ausgedruckt werden, um die Notizen in Kombination mit der Folie während der Präsentation zu Verfügung zu stellen.

1.4 Symbolleisten ein- und ausblenden

Symbolleisten begleiten Sie durch alle modernen Windowsprogramme, wobei in PowerPoint 2003 in der Normalansicht standardmäßig drei Symbolleisten angezeigt werden: STANDARD, FORMAT und ZEICHNEN.

Abbildung 5 - Symbolleiste "Standard"

Alle Symbolleisten enthalten mehrere Schalflächen, die mit Befehlen unterlegt sind. Sie können Schaltflächen, Menüs oder eine Kombination von beiden enthalten.

Abbildung 6 - Symbolleisten ein- und ausblenden

Ein- und Ausblenden von Symbolleisten:

Symbolleisten können

im Menü ANSICHT, mit dem Befehl SYMBOLLEISTEN und durch Anklicken der gewünschten Symbolleiste (z. B. STANDARD, GLIEDERUNG, GRAFIK etc.) oder

durch Anklicken der Symbolleiste mit der rechten Maustaste (hier öffnet sich ein Kontextmenü, das dem Untermenü ANSICHT / SYMBOLLEISTEN gleicht)

PowerPoint 2003 Erste Schritte

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ein- und ausgeblendet werden.

Alle eingeblendeten Symbolleisten sind mit einem Häkchen versehen. Eine neue Symbolleiste kann frei am Bildschirm (durch Ziehen mit der Maus an ihrer Titelleiste) verschoben werden.

Einfach ausgeblendet werden kann sie auch durch Klicken auf die Schaltfläche in der Titelleiste.

1.5 Verwenden der Hilfefunktion

Für das Verwenden der Excel-Hilfe steht Ihnen – wie auch in anderen Softwareprogrammen der Microsoft Office-Familie – ein eigenes Menü zur Verfügung, welches durch

Anklicken der Schaltfläche in der Menüleiste und den Befehl MICROSOFT EXCEL-HILFE oder

durch Drücken der - Taste

durch Verwenden der gleichnamigen Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste aktiviert wird.

Eine weitere Möglichkeit, die Hilfe zu verwenden, ist das Eingabefeld in der Menüleiste. Hier geben Sie ein Stichwort ein und drücken die -Taste. Es erscheint ein Listenfeld mit Einträgen zur gestellten Frage. Klicken Sie auf einen Eintrag, so startet Excel die Hilfe mit dem jeweiligen Thema.

Microsoft Office-Assistent:

Auch bei Office 2003 steht Ihnen der Hilfe-Assistent zum Beantworten Ihrer Fragen zur Verfügung. Dieser stellt jedoch nicht mehr die eigentliche Hilfefunktion dar. Den Assistenten können Sie über den Befehl ’Office-Assistenten anzeigen’ im Menü ’?’ starten.

Abbildung 7 - Assistentenfenster

Geben Sie einfach Ihre Frage in das Textfeld ein und klicken Sie auf SUCHEN.

Nun gibt der Office-Assistent vorerst verschiedene Themen zur gestellten Frage aus.

Diese Themen werden jetzt in der eigentlichen Hilfefunktion angezeigt. Diese Hilfefunktion hat ihren Platz im Aufgabenbereich von Excel 2003 gefunden.

PowerPoint 2003 Erste Schritte

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Ausblenden des Office-Assistenten:

Dieser bleibt weiterhin eingeblendet, kann jedoch durch Anklicken mit der rechten Maustaste und dem Befehl AUSBLENDEN entfernt werden.

Einschalten des Office-Assistenten:

Wählen Sie dazu im Menü HILFE den Befehl OFFICE-ASSISTENTEN ANZEIGEN.

Wenn Sie den Office-Assistenten mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie im Kontextmenü über den Befehl OPTIONEN verschiedenen Einstellungen (z. B. Warnmeldungen, Sound, Tipps oder einen anderen Assistenten) treffen.

Die eigentliche Hilfefunktion verwenden

Starten Sie diese über einen der zuvor beschriebenen Wege.

Geben Sie im Feld SUCHEN NACH den gewünschten Suchbegriff ein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN.

Die entsprechenden Themenbereiche werden im Feld ERGEBNISSE angezeigt.

Um ein bestimmtes Thema weiterzuverfolgen klicken Sie auf den entsprechenden Verweis.

Abbildung 8 – Die Hilfefunktion im Aufgabenbereich

PowerPoint 2003 Erstellen von Präsentationen

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2 Erstellen von Präsentationen

PowerPoint bietet verschiedene Möglichkeiten, neue Präsentationen zu erstellen. Hier erfahren Sie, wie’s geht.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wie man Präsentationen basierend auf leeren Folien erstellt

Wie man mithilfe von Entwurfsvorlagen eine Präsentation erstellt

Wie man den AutoInhalt-Assistenten verwendet

Wie man Folien zu Präsentationen hinzufügt oder löscht

Wie man Folien kopiert, ausschneidet und wieder einfügt bzw. umordnet

2.1 Erstellen einer leeren Präsentation

Präsentationen können in PowerPoint 2003 auf drei unterschiedliche Arten erstellt werden. Hier wird Ihnen der einfachste Weg näher gebracht.

Klicken Sie auf der Symbolleiste STANDARD auf NEU .

Zum Erstellen einer neuen Präsentation können Sie auch auf die entsprechenden Links (Verweise in blauer Farbe) im Aufgabenbereich klicken.

Sie können nun das Layout Ihrer Präsentation anpassen, indem Sie im

Aufgabenbereich FOLIENLAYOUT auf das gewünschte Layout klicken.

Layout: Darunter versteht man die Anordnung von Elementen wie Titel- und

Untertiteltext, Listen, Bildern, Tabellen, AutoFormen und Filmen auf Folien in einer Präsentation.

PowerPoint 2003 Erstellen von Präsentationen

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Abbildung 9 - Folienlayout auswählen

Geben Sie den gewünschten Text auf der Folie (dazu klickt man mit der linken Maustaste auf den gewünschten Textbereich) oder auf der Registerkarte GLIEDERUNG ein.

Layout Darunter versteht man die Anordnung von Elementen wie Titel- und Untertiteltext, Listen, Bildern, Tabellen, AutoFormen und Filmen auf Folien in einer Präsentation.

2.2 Erstellen aus einer Entwurfsvorlage

Eine Entwurfsvorlage ist eine Datei, in der die Formatvorlagen (z. B. Schrift, Hintergrundfarbe etc.) einer Präsentation gespeichert werden.

So gehen Sie vor:

Wenn der Aufgabenbereich NEUE PRÄSENTATION nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü DATEI auf NEU.

Im Aufgabenbereich klicken Sie unter NEU auf VON EINER ENTWURFSVORLAGE.

Klicken Sie auf die gewünschte Entwurfsvorlage. Eine Entwurfsvorlage versieht Ihre Präsentation unter anderem mit Hintergründen sowie dazupassenden Schriftarten und Schriftfarben.

Beachten Sie bei der Wahl Ihres Designs den Präsentationsort und das Vorführgerät. Dunkle Hintergründe wirken auf Bildschirmen zwar sehr

PowerPoint 2003 Erstellen von Präsentationen

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eindrucksvoll, in hellen Räumen mit lichtschwächeren Projektoren können aber weiße Hintergründe mit dunklen Schriften besser erkannt werden.

So ändern Sie das Folienlayout:

Dazu wechselt man den Aufgabenbereich.

Zum Öffnen des Menüs zur Auswahl eines Aufgabenbereiches klicken Sie auf den kleinen Pfeil im Kopfbereich.

Nun klicken Sie auf ein passendes Folienlayout.

So ändern Sie das Foliendesign:

Zum Öffnen des Menüs zur Auswahl eines Aufgabenbereiches klicken Sie auf den kleinen Pfeil im Kopfbereich.

Anschließend klicken Sie auf FOLIENDESIGN - ENTWURFSVORLAGEN.

Durch Anklicken mit der linken Maustaste wird die gewählte Entwurfsvorlage für die gesamte Präsentation übernommen werden. Durch Anklicken mit der rechten Maustaste können Sie wählen, auf welche Folien sich die Änderungen auswirken sollen. Vom AutoInhalt-Assistenten

Mit den von PowerPoint vorgefertigten AutoInhalten sind Sie in der Lage, fast fertige Präsentationen (mit mehreren Folien) für bestimmte Aufgabengebiete wie Projektberichte, Geschäftsberichte oder Handbücher mit nur wenigen Mausklicks anzulegen.

So gehen Sie vor:

Wenn der Aufgabenbereich NEUE PRÄSENTATION nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü DATEI auf NEU.

Wählen Sie im Bereich NEU des Aufgabenbereichs den Befehl VOM AUTOINHALT-ASSISTENTEN, der durch Anklicken mit der linken Maustaste sofort gestartet wird. Dieser Assistent liefert Ihnen Ideen und eine Gliederung für Ihre Präsentation.

Klicken Sie auf WEITER und legen den Präsentationstyp (z. B. Marketingplan) zu Ihrem gewählten Thema (z. B. VERKAUF/MARKETING) fest.

PowerPoint 2003 Erstellen von Präsentationen

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Abbildung 10 - AutoInhalt-Assistent

Durch Klicken auf die Schaltfläche WEITER > kommen Sie immer zum nächsten Schritt.

Jetzt wird das Präsentationsformat durch Anklicken der gewünschten Ausgabeart festgelegt.

Im letzten Schritt kann man den Titel und eine Fußzeile zur Präsentation definieren.

Die Kontrollkästchen können deaktiviert werden, wenn Sie diese Elemente nicht auf jeder Folie Ihrer Präsentation angezeigt haben wollen.

Damit haben sie alle Fragen des Assistenten beantwortet und klicken auf FERTIG

STELLEN.

Das Dialogfenster des Assistenten wurde geschlossen und eine typische Präsentation zum ausgewählten Thema mit mehreren Folien erstellt (inkl. Titel und Fußzeile mit Änderungsdatum, Text und Foliennummerierung bereits auf allen Folien).

Natürlich können Sie nun wie bei leeren Präsentationen das Layout und/oder das Design (über Entwurfsvorlagen) ändern

Jetzt ergänzen, ändern oder löschen Sie noch die Textvorschläge. Dies erfolgt durch

Anklicken der gewünschten Folie auf dem FOLIENSYMBOL im Register GLIEDERUNG links. Anschließend klicken Sie mit der Maus auf jenen Bereich, der geändert werden soll, und nehmen die erforderlichen Änderungen vor.

Links neben dem FOLIENSYMBOL im Gliederungsfenster steht die Seitennummer der Folie (durch Navigieren mit der Bildlaufleiste nach unten erkennen Sie daher, wie viele Seiten Ihre Präsentation umfasst).

2.3 Hinzufügen und Löschen von Folien

Nachdem Sie eine Präsentation erstellt haben, möchten Sie wahrscheinlich noch Folien hinzufügen oder wieder löschen.

PowerPoint 2003 Erstellen von Präsentationen

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Ausgangspunkt ist eine neu angelegte PowerPoint-Präsentation. Aus wie vielen Folien sich Ihre Präsentation zusammensetzt, erkennt man am besten in der Statusleiste.

Möglichkeiten um eine neue Folie hinzuzufügen:

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche NEUE FOLIE oder

öffnen Sie mit der rechten Maustaste im Register FOLIEN (an jener Position, an der die neue Folie eingefügt werden soll) das Kontextmenü und klicken Sie auf NEUE FOLIE.

Der Aufgabenbereich macht darauf aufmerksam, dass das Layout der neuen Folie noch angepasst werden muss.

Möglichkeiten um Folien zu löschen:

Markieren Sie die betreffende Folie im linken Register (FOLIEN oder GLIEDERUNG) und klicken Sie im Menü BEARBEITEN auf den Befehl FOLIE LÖSCHEN.

Sie können die markierte Folie auch durch Tippen auf die - Taste löschen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu löschende Folie und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl FOLIE LÖSCHEN aus.

Wenn Sie mehrere Folien auf einmal löschen möchten, markieren Sie vor den hier gezeigten Löschvorgängen alle gewünschten Folien mit gedrückter - Taste.

2.4 Folien kopieren, ausschneiden, einfügen

Folien können mithilfe der Zwischenablage kopiert, ausgeschnitten und eingefügt werden. Außerdem erlaubt PowerPoint 2003 das komfortable Umordnen von Folien.

Ausgangsbasis ist eine erstellte Präsentation.

Kopieren und Einfügen der kopierten Folien:

1. Markieren Sie die zu kopierende Folie im Register Folie.

2. Durch Anklicken der Schaltfläche KOPIEREN wird eine Kopie der selektierten Folie in der Zwischenablage gespeichert.

3. Wechseln Sie an jene Position, an der dieselbe Folie eingefügt werden soll, und

klicken Sie auf die Schaltfläche EINFÜGEN .

Die Folie befindet sich weiterhin in der Zwischenablage, d. h., sie könnte weitere Male eingefügt (z. B. in andere Präsentationen) werden!

PowerPoint 2003 Erstellen von Präsentationen

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Verschieben von Folien mithilfe der Zwischenablage:

Sie markieren die zu verschiebende Folie und

klicken auf das Symbol AUSSCHNEIDEN aus der Symbolleiste.

Alternativ dazu können Sie Elemente auch mit dem Menü BEARBEITEN und dem Befehl AUSSCHNEIDEN oder mit dem Kontextmenübefehl AUSSCHNEIDEN ausschneiden.

Die Folie wurde aus Ihrer Präsentation entfernt und in die Zwischenablage gelegt.

Jetzt verwenden Sie die Bildlaufleisten des Registers FOLIEN, klicken mit der Maus an jene Stelle, an die die Folie verschoben werden soll, und klicken auf das Symbol

EINFÜGEN .

Beim Einfügen wird immer das zuletzt in die Zwischenablage gelegte Element eingefügt. Falls sich mehrere Elemente in der Zwischenablage befinden, kann die gewünschte Folie durch einen Klick auf ihr Symbol im Aufgabenbereich eingefügt werden.

Umordnen von Folien:

Dazu wechselt man in die Foliensortierungsansicht durch Anklicken des Symbols . Hier werden alle Folien in Miniaturansicht dargestellt. Durch Ziehen mit der Maus (Drag & Drop) lässt sich nun jede Folie bequem an eine andere Position verschieben.

PowerPoint 2003 Dateiverwaltung

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3 Dateiverwaltung

In diesem Kapitel erfahren Sie Wissenswertes über den Umgang mit bereits erstellten Präsentationsdateien.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wie man eine Präsentation speichert

Wie man eine PowerPoint-Präsentation in einem anderen Format speichert

Wie man eine Präsentation als Webseite speichert und im Web veröffentlicht

Wie man alle für eine Präsentation erforderlichen Dateien in eine Datei „zusammenpackt“

Wie man eine PowerPoint-Datei öffnet und schließt

3.1 Speichern einer Präsentation

Nachdem Sie eine neue Präsentation angelegt haben, muss diese natürlich auf der Festplatte oder auf einer Diskette gespeichert werden.

1. Dazu verwenden Sie

a) die Schaltfläche in der Symbolleiste oder b) tippen die Tastenkombination + oder c) wählen das Menü DATEI und klicken auf SPEICHERN und es öffnet sich das Dialogfenster SPEICHERN UNTER, d. h., der Menübefehl DATEI / SPEICHERN hat bei noch nie gespeicherten Präsentationen dieselbe Wirkung wie der Menübefehl DATEI / SPEICHERN UNTER.

Abbildung 11 - Dialogfenster "Speichern unter"

PowerPoint 2003 Dateiverwaltung

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2. Nun wählen Sie den Datenträger (z. B. Festplatte oder Diskette) durch Klicken der

Pfeilschaltfläche und durch Doppelklick den Ordner (z. B. Eigene Dateien) aus.

3. Geben Sie im Feld DATEINAME den Namen für die Präsentation ein.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN.

In der Titelliste wird nach der Speicherung der Name der PowerPoint-Datei angezeigt.

Wenn Sie nun an Ihrer Präsentation weitere Änderungen vornehmen und Ihre Datei von

Zeit zu Zeit sichern möchten, reicht ein Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN in der Symbolleiste aus. Das Dialogfenster SPEICHERN UNTER wird nicht erneut angezeigt.

Speichern als zweite Version (unter einem anderen Namen):

Klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl SPEICHERN UNTER,

Vergeben Sie einen neuen Dateinamen (wählen den Speicherort neu aus) und klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN.

Speicheroptionen ändern:

Unter anderem können Sie die Benutzerinformationen (gibt normalerweise an, wer die Präsentation erstellt hat), die bei jeder Präsentation mitgespeichert werden, ändern:

Klicken Sie dazu im Menü EXTRAS auf den Befehl OPTIONEN.

Im Dialogfenster OPTIONEN können Sie nun (unter anderem) den Benutzernamen und dessen Initialen ändern. Verwenden Sie dazu das Register ALLGEMEIN.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche OK.

Beim nächsten Speichern einer Präsentation werden die neuen Daten bereits mitgespeichert.

3.2 Speichern in anderen Formaten

Sie können mit PowerPoint 2003 Ihre Präsentation nicht nur im PowerPoint-Format (.ppt), sondern auch in anderen Formaten (z. B. RTF) speichern. Damit kann diese Datei auch von anderen Programmen gelesen werden.

So gehen Sie vor:

1. Sie verwenden im Menü DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER.

2. Nun wählen Sie den Datenträger (z. B. Festplatte oder Diskette) durch Klicken der

Pfeilschaltfläche und durch Doppelklick den Ordner (z. B. Eigene Dateien) aus.

3. Geben Sie im Feld DATEINAME den Namen für die Präsentation ein.

4. Jetzt wählen Sie den gewünschten Dateityp aus und klicken dazu auf die

Pfeilschaltfläche und bestätigen mit SPEICHERN.

PowerPoint 2003 Dateiverwaltung

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Im Feld Dateityp lassen sich vor allem Grafikformate und ältere PowerPoint-Formate wie 95 und 97 auswählen. Das Format von PowerPoint 2000 ist dasselbe wie jenes von PowerPoint 2003.

Rich-Text-Format (RTF):

Eine Präsentation im RTF-Format kann man auch in anderen Anwendungen, wie z. B. Microsoft Word öffnen. Sie enthält nur formatierten Text.

Abbildung 12 - Dialogfenster "Speichern unter" - Dateityp auswählen

3.3 Als Webseite speichern

Gerade im Internetzeitalter ist es wichtig, Präsentation auch im Web anbieten zu können. Dazu stellt PowerPoint 2003 eine eigene Funktion zur Verfügung.

Speichern einer Präsentation im HTML-Format:

1. Klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl ALS WEBSEITE SPEICHERN.

2. Das Dialogfenster SPEICHERN UNTER wird nun mit einem leicht veränderten Erscheinungsbild geöffnet.

PowerPoint 2003 Dateiverwaltung

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Abbildung 13 - Dialogfenster "Speichern unter" (als Webseite speichern)

Der Dateiname und der Dateityp sind bereits festgelegt. Den Seitentitel ändern Sie durch Klicken auf die Schaltfläche TITEL ÄNDERN. Wenn Sie einen neuen Ordner, in dem die Web-Präsentation gespeichert werden soll, anlegen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche NEUEN ORDNER ERSTELLEN

, vergeben im Dialogfenster einen Namen für den neuen Ordner und bestätigen mit OK.

3. Zum endgültigen Speichern auf der lokalen Festplatte und im ausgewählten Ordner klicken Sie auf SPEICHERN.

Mit der Schaltfläche lassen sich Einstellungen bzgl. der Veröffentlichung der Präsentation (z. B. Farben, Auflösung, Foliennummern etc.) verändern.

In Ihrem WWW-Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera) wird die Präsentation zweispaltig angezeigt. Sie können nun mit den beiden Schaltflächen in der Statusleiste vor und zurück navigieren. Außerdem wechselt man durch Anklicken der Überschrift in der linken Spalte direkt zu einer Seite.

PowerPoint 2003 Dateiverwaltung

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Abbildung 14 – Ansicht der Präsentation im WWW-Browser

Mit der Schaltfläche GLIEDERUNG kann auf der linken Spalte aus- und eingeblendet werden, mit der Schalfläche GLIEDERUNG ERWEITERN/REDUZIEREN kann man die Gliederungsebenen ein- und wegblenden.

3.4 Veröffentlichen im Web

PowerPoint-Präsentationen können als HTML-Dateien gespeichert werden, um sie plattformunabhängig auf verschiedenen Computern mit verschiedenen Betriebssystemen anzuzeigen.

So gehen Sie vor:

Klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl ALS WEBSEITE SPEICHERN.

Das Dialogfenster SPEICHERN UNTER wurde geöffnet. Der Dateiname und der Dateityp sind bereits festgelegt. Wenn Sie bestimmte Einstellungen für Ihre Web-Präsentation ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche VERÖFFENTLICHEN.

Mit der Schaltfläche SPEICHERN wird die gesamte Präsentation mit den PowerPoint-Voreinstellungen als Webseite gespeichert.

Das Dialogfenster ALS WEBSEITE VERÖFFENTLICHEN wird nun geöffnet.

PowerPoint 2003 Dateiverwaltung

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Abbildung 15 - Dialogfenster "Als Webseite veröffentlichen"

1 Hier kann eingegeben werden, ob Sie die ganze Präsentation oder nur bestimmte Folien veröffentlichen wollen.

2 Mit diesem Kontrollkästchen wird eingestellt, ob die Sprechernotizen mit angezeigt werden.

3 Mit dieser Schaltfläche können mehrere Optionen für die Web-Präsentation eingestellt werden.

4 Hier legen Sie fest, auf welchen Browsern die Präsentation lauffähig ist.

5 Mit dieser Schaltfläche können Sie den Seitentitel (er erscheint in der Titelleiste des Browsers) ändern.

6 Mithilfe dieser Schaltfläche können Sie den Speicherort (Pfad) und den Dateinamen der Web-Präsentation ändern.

7 Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, so wird nach dem Klicken auf die Schaltfläche

die Präsentation sofort im Browser geöffnet und angezeigt.

8 Durch Anklicken wird das Dialogfenster geschlossen und die Änderungen werden gespeichert.

9 Durch Anklicken wird das Dialogfenster geschlossen und die Änderungen werden nicht gespeichert.

Zu 3 – WEBOPTIONEN:

Durch Anklicken der Schaltfläche WEBOPTIONEN öffnen Sie das gleichnamige Dialogfenster.

PowerPoint 2003 Dateiverwaltung

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Abbildung 16 - Dialogfenster "Weboptionen"

Im Register ALLGEMEIN können Darstellungsoptionen festgelegt werden. Sie sollten das

Kontrollkästchen immer aktiviert lassen, um eine intuitive Navigation zu ermöglichen.

Ist das Kontrollkästchen aktiviert, so werden die Bilder an verschiedene Bildschirmgrößen angepasst. Wollen Sie die Präsentation aber in einer fixen Größe anzeigen, müssen Sie das Kontrollkästchen deaktivieren.

Im Register BROWSER kann nochmals die Browserversion eingestellt werden. Außerdem können Optionen bzgl. Grafikformaten und unterschiedlichen Versionen für ältere Browser festgelegt werden.

Im Register DATEIEN wird festgelegt, wie und wo Ihre Web-Präsentations-Dateien gespeichert werden.

Im Register BILDER kann auf die Bildschirmgröße des Zielmonitors optimiert werden.

Die voreingestellte CODIERUNG sollte im westeuropäischen Raum beibehalten werden.

Im Register SCHRIFTARTEN kann der Zeichensatz der HTML-Dateien angepasst werden, wobei man es im deutschsprachigen Raum bei der Voreinstellung „Englisch/Westeuropäisch/Anderer lateinischer Zeichensatz“ belässt.

Haben Sie die Weboptionen Ihren Vorstellungen entsprechend geändert, bestätigen Sie mit OK.

3.5 Verpacken für CD

Verpacken für CD ist das neue Feature in Microsoft Office PowerPoint 2003 für die effiziente Verteilung von Präsentationen. Stellen Sie CDs mit Ihren Präsentationen her, die auf allen Computern mit einem Microsoft Windows-Betriebssystem wiedergegeben werden können. Um CDs direkt aus PowerPoint heraus brennen zu können, ist Microsoft Windows XP oder höher erforderlich. Bei Verwendung von Windows 2000 können Sie

PowerPoint 2003 Dateiverwaltung

© bit media e-Learning solution Seite 26

jedoch die Präsentationen in einen Ordner packen und dann mithilfe von Drittherstellersoftware zum Brennen von CDs auf eine CD kopieren.

So gehen Sie vor:

Klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl VERPACKEN FÜR CD.

Das Dialogfenster VERPACKEN FÜR CD wurde geöffnet.

Die bereits geöffnete Präsentation ist in der Liste ZU KOPIERENDE DATEIEN

aufgeführt.

Über die Schaltfläche DATEIEN HINZUFÜGEN können Sie zusätzliche Dateien oder Präsentationen auf die Cd brennen.

Wenn Sie die Wiedergabereihenfolge ändern möchten, markieren Sie eine Präsentation, und klicken Sie dann auf die NACH-OBEN- oder die NACH-UNTEN- TASTE, um sie an eine neue Position in der Liste zu verschieben.

Um die Daten endgültig auf die CD zu brennen klicken Sie auf die Schaltfläche

.

Abbildung 17 - Dialogfenster "Verpacken für CD"

PowerPoint 2003 Dateiverwaltung

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Ändern der Standardoptionen

Wenn Sie die Standardeinstellungen ändern möchten, klicken Sie auf Optionen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

Um den Viewer auszuschließen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen PowerPoint Viewer.

Um zu verhindern, dass Präsentationen automatisch wiedergegeben werden oder um eine andere Option für die automatische Wiedergabe anzugeben, wählen Sie die gewünschte Einstellung aus der Liste Wählen Sie, wie Präsentationen im Viewer wiedergegeben werden aus.

Um TrueType-Schriftarten einzubeziehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eingebettete TrueType-Schriftarten.

Um ein Kennwort zum Öffnen oder Bearbeiten aller verpackten Präsentationen zu verlangen, geben Sie unter Erhöhter Schutz von PowerPoint-Dateien das gewünschte Kennwort ein.

Um das Dialogfeld Optionen zu schließen, klicken Sie auf OK.

Sie können alle Dateien mithilfe des Features VERPACKEN FÜR CD auch nur in einen Ordner kopieren. Wenn Sie eine niedrigere Version als Windows XP haben, können die Dateien nicht direkt auf eine CD kopiert werden. Kopieren Sie die Daten über die Schaltfläche IN ORDNER KOPIEREN in einen beliebigen Ordner. Anschließend verwenden Sie eine beliebige Brennsoftware und kopieren die Daten auf CD.

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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4 Arbeiten mit Text

In diesem Kapitel erarbeiten Sie den Umgang mit Text in PowerPoint Folien. Sie können nach Durcharbeit dieses Kapitels Texte erstellen, löschen, formatieren und gliedern.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Was Textfelder sind

Wie Sie Zeichen und Absätze formatieren

Wie Sie Texte gliedern

Wie Sie Aufzählungen erstellen und Einzüge verändern

Wie Sie Texte kopieren, ausschneiden und einfügen

Wie Sie Texte aus Word importieren

4.1 Textfelder

PowerPoint enthält sehr viele AutoLayouts für Folien. Viele dieser Layouts enthalten Textplatzhalter für Titel, Textkörper und Aufzählungen. Es empfiehlt sich daher, Ihre Texte in diese Platzhalter einzugeben. Möchten Sie Text außerhalb dieser auf der Folie eingeben, kann ein neues Textfeld einfach erstellt werden.

Die gestrichelt gerahmten Flächen sind Platzhalter für Texte, so genannte Textfelder.

Text in ein vorhandenes Textfeld einfügen:

1. Klicken Sie einfach auf ein Textfeld und geben Sie Ihren Text ein.

2. Klicken Sie auf eine freie Stelle der Folie. Damit ist der Text-Platzhalter „befüllt“ und die gestrichelte Umrandung verschwunden.

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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Abbildung 18 - PowerPoint-Folie mit markierten (oben) und liniert gerahmten Platzhaltern (unten)

Platzhalter, Textfeld oder andere Objekte löschen:

1. klicken Sie exakt auf den Rahmen und

2. drücken Sie die - Taste.

Um nur ein Wort oder einen Satz eines Textfeldes zu löschen, markiert man den betreffenden Text und drück dann die - Taste.

Neues Textfeld einfügen:

1. a) Sie verwenden das Symbol TEXTFELD in der Symbolleiste ZEICHNEN oder b) klicken im Menü EINFÜGEN auf den Befehl TEXTFELD.

2. Anschließend klicken Sie an die gewünschte Startposition für den Text.

3. Tippen Sie den gewünschten Text ein

4. Klicken Sie außerhalb des Textfeldes. Damit ist die Eingabe beendet.

Durch neuerliches Anklicken und entsprechendes Editieren können jederzeit Änderungen am Text des Textfeldes vorgenommen werden.

Verschieben von Textfeldern:

Sie können Textfelder (wie auch andere Objekte) am Rand des Objektes mit gedrückter linker Maustaste an eine andere Position verschieben oder an den Ziehpunkten die Größe des Feldes verändern.

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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4.2 Zeichen formatieren

Um den Folien ein ansprechendes Aussehen zu verleihen, können Sie die Eigenschaften (z. B. Schriftgröße, -art, -farbe etc.) der Texte in Textfeldern verändern.

So gehen Sie vor:

1. Markieren Sie den gewünschten Text oder einzelne Wörter.

Man kann auch alle Folien markieren und danach den Text formatieren. Die Änderung am markierten Text wird dann auf alle Folien übertragen.

2. Die Einstellungen zum Formatieren von Text treffen Sie entweder

a) mit den Symbolen auf der Symbolleiste FORMAT oder

Abbildung 19 - Symbolleiste "Format"

Einige Beispiele:

Klicken Sie auf ; wenn Sie den markierten Text fett formatiert haben wollen.

bedeutet unterstrichen, bedeutet kursiv

Mit dem Kombinationsfeld SCHRIFTART legen Sie den Typ der Schrift und mit SCHRIFTGRAD die Schriftgröße fest.

Um die Farbe des markierten Textes zu verändern, klicken Sie auf den Pfeil der

Schaltfläche SCHRIFTFARBE und wählen aus der DropDown-Liste die gewünschte Farbe aus. Wenn Sie nun einen anderen Textbereich markieren und ihn mit der zuletzt gesetzten Farbe versehen möchten, reicht ein Klick auf die Schaltfläche SCHRIFTFARBE.

z. B. ist die gelbliche Schriftfarbe aufgrund der Markierung noch bläulich. Erst wenn Sie auf die Folie klicken, wird die neue Schriftfarbe sichtbar.

b) mit dem Dialogfenster im Menü FORMAT / ZEICHEN.

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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Abbildung 20 - Dialogfenster "Zeichen"

Im Dialogfenster ZEICHEN setzen Sie die gewünschten Formatierungen (Schriftart, Schriftgrad, Farbe etc.) und klicken abschließend auf die Schaltfläche OK.

c) Um die Groß- und Kleinschreibung zu verändern, wählen Sie im Menü FORMAT den Befehl GROß-/KLEINSCHREIBUNG, nachdem Sie den betreffenden Text markiert haben. Im geöffneten Dialogfenster können Sie zwischen mehreren Varianten wählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche OK.

4.3 Absätze formatieren

Absätze können in PowerPoint wie in anderen Office-Programmen bezüglich Ausrichtung, Zeilenabstand, etc. formatiert werden.

Ein Absatz ist ein Textabschnitt, der mit einem Neue-Zeile-Zeichen (durch Drücken der EINGABE-Taste) beendet wird. Jedes Element innerhalb einer Aufzählungs- oder nummerierten Liste ist ein Absatz. Auch ein Titel oder Untertitel ist jeweils ein Absatz.

Absatzausrichtung:

Mithilfe der Symbolleiste:

Markieren Sie den zu formatierenden Absatz (der z. B. linksbündig ausgerichtet ist).

Klicken Sie auf das entsprechende Absatzformat-Symbol in der Symbolleiste.

linksbündig

zentriert

rechtsbündig

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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Blocksatz

Mithilfe des Menüs:

Die Ausrichtung von Absätzen kann auch über den Menübefehl FORMAT / AUSRICHTUNG

festgelegt werden.

Platzhalter:

Über das Menü FORMAT und den Befehl PLATZHALTER gelangt man in das Dialogfenster PLATZHALTER FORMATIEREN. In diesem Dialogfenster können mehrere Einstellungen bezüglich des Textfeldes (Größe, Position, Farben etc.) getroffen werden.

Im Register TEXTFELD kann unter anderem der Abstand zwischen Textfeldrahmen und eigentlichem Text eingestellt werden.

Zeilenabstand:

Auch der Zeilenabstand von Absätzen kann verändert werden.

1. Markieren Sie das gesamte Textfeld oder den zu ändernden Text im Textfeld.

2. Klicken Sie im Menü FORMAT auf den Befehl ZEILENABSTAND

Abbildung 21 - Dialogfenster "Zeilenabstand"

3. Im Dialogfenster ZEILENABSTAND können Sie den Zeilenabstand, den Abstand vor einem neuen Absatz und nach einem Absatz verändern. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um normale Textabsätze, Listen oder Aufzählungen handelt.

4. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK (es kann allerdings sein, dass PowerPoint den Schriftgrad verkleinern musste, um den gesamten Text weiterhin im Textfeld unterzubringen).

4.4 Texte gliedern

Gegliederter Text bedeutet eine hierarchische Zuordnung von Absätzen. Dies wird durch Einrückung der Absätze und verschiedene Textformate optisch angedeutet.

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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Abbildung 22 - Gegliederter Text

So gehen Sie vor:

1. Wechseln Sie in die Gliederungsansicht. 2. Sie können Text absatzweise höher oder tiefer stufen. Dazu markieren Sie den Text. Möchten Sie mehrere Absätze gleichzeitig markieren, drücken Sie die - Taste und Klicken links neben den letzten zu markierenden Absatz.

3. Falls die Symbolleiste GLIEDERUNG nicht angezeigt wird, blenden Sie sie über den Menübefehl ANSICHT / SYMBOLLEISTEN / GLIEDERUNG ein.

Mit diesen Schaltflächen werden die markierten Absätze eine Ebene höher/tiefer gestuft.

Damit werden die markierten Absätze einen Absatz nach oben/unten verschoben.

Mit diesen beiden Schaltflächen wird für die aktuelle Folie eine Gliederungsebene mehr oder weniger angezeigt. Dies bezieht sich aber nur auf das Gliederungsregister, nicht auf die Folie!

Mit diesen beiden Schaltflächen wird für die gesamte Präsentation eine Gliederungsebene mehr oder weniger angezeigt. Dies bezieht sich aber nur auf das Gliederungsregister, nicht auf die Folie!

Hiermit wird eine Übersichtsfolie vor der aktuell markierten Folie eingefügt. Diese enthält die Überschriften der markierten Folie(n).

Damit wird die Formatierung der Folie in das Gliederungsregister

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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übernommen.

Der Text der Überschriften und Textfelder kann auch in der Gliederungsansicht editiert werden. So kann zum Beispiel ein neuer Punkt auf der angezeigten Folie ergänzt werden. Andererseits können Sie hier aber auch Textpassagen löschen.

4.5 Aufzählungszeichen und Einzüge

Um Listen und Reihenfolgen darzustellen, bedient sich PowerPoint der Möglichkeit von Aufzählungen und Nummerierungen.

So fügen Sie Ihrem Text eine Aufzählung bzw. Nummerierung hinzu:

1. Markieren Sie den gewünschten Text(bereich).

2. Klicken Sie in der Symbolleiste FORMAT auf das Symbol AUFZÄHLUNGSZEICHEN

bzw. NUMMERIERUNG .

Stuft man einen Text höher oder tiefer (siehe Abschnitt Texte gliedern), so wird eine neue Nummerierung begonnen.

Formatierung von Aufzählungen und Nummerierungen:

1. Markieren Sie den gewünschten Text(bereich).

2. Klicken Sie im Menü FORMAT auf NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN.

3. Wählen Sie die Registerkarte Aufzählungen oder Nummerierung.

Abbildung 23 - Dialogfenster "Nummerierung und Aufzählungszeichen"

4. Nun wählen Sie durch Anklicken z. B.

verschiedene Nummerierungszeichen und die gewünschte Farbe dieser (über die DropDown-Liste) oder

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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verschiedene Aufzählungszeichen. PowerPoint bietet auch die Möglichkeit, spezielle Bilder als Aufzählungszeichen zu verwenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche BILD.

5. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.

Einzüge:

Mit Einzügen steuert man den Textabstand von Rändern. Insbesondere bei Aufzählungen und Nummerierungen spielt dies eine wichtige Rolle, um den restlichen Text trotzdem bündig zu gestalten.

Sie sehen im Lineal die Einzüge anhand der Einzugsmarken dargestellt. Falls das Lineal nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü ANSICHT auf den Befehl LINEAL.

Eine Einrückung kann man anhand einer vertikalen Linie verfolgen.

Abbildung 24 - Lineal mit Einzugsmarken

Einstellen von Absatzeinzügen:

1. Markieren Sie jenes Textobjekt, für das Sie die Einzüge ändern möchten.

2. Ziehen Sie

die obere Einzugsmarke (1), um den Einzug für die erste Zeile eines Absatzes einzustellen

die untere Einzugsmarke (2), um den linken Einzug für die übrigen Zeilen eines Absatzes einzustellen. Der rechteckige Teil der unteren Einzugsmarke wird ebenfalls verschoben.

den rechteckigen Teil der unteren Marke (2) und verschieben Sie beide Marken bei Beibehaltung der Beziehung der ersten Zeile und dem übrigen Absatz.

Dabei verfolgen Sie diese mithilfe einer vertikalen, gestrichelten Orientierungshilfe.

Enthält der Text Aufzählungspunkte in zwei oder mehr Ebenen, werden auf dem Lineal Einzugsmarken für alle Ebenen angezeigt.

4.6 Text kopieren, ausschneiden, einfügen

Worte oder Textstellen lassen sich über die Zwischenablage sehr leicht vervielfältigen oder verschieben.

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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Kopieren von Texten:

Beim Kopieren wird das markierte Objekt in die Zwischenablage gelegt. Das Original bleibt unangetastet.

1. Markieren Sie den zu kopierenden Text durch Ziehen mit der Maus.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste STANDARD auf die Schaltfläche KOPIEREN .

3. der markierte Text befindet sich jetzt in der Zwischenablage.

4. Wechseln Sie zu jener Folie, in der der Text eingefügt werden soll, und setzen Sie die Einfügemarke an die Position, an der der Text aus der Zwischenablage eingefügt werden soll.

5. Klicken Sie in der Symbolleiste STANDARD auf die Schaltfläche EINFÜGEN .

Optional können Sie auch im Menü BEARBEITEN zum Kopieren den Befehl KOPIEREN und zum Einfügen den Befehl EINFÜGEN verwenden.

Verschieben von Texten:

Beim Ausschneiden wird das markierte Objekt in die Zwischenablage gelegt. Das Original wird gelöscht.

1. Markieren Sie den betreffenden Text durch Ziehen mit der Maus.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste STANDARD auf die Schaltfläche AUSSCHNEIDEN oder verwenden Sie im Menü BEARBEITEN den Befehl AUSSCHNEIDEN.

3. Setzen Sie die Einfügemarke an jene Position der entsprechenden Folie, an der der Text eingefügt werden soll.

4. Klicken Sie in der Symbolleiste STANDARD auf die Schaltfläche EINFÜGEN .

Beim Einfügen wird das zuletzt kopierte oder ausgeschnittene Objekt an der Position der Einfügemarke eingefügt.

Löschen von Texten:

1. Markieren Sie den betreffenden Text durch Ziehen mit der Maus.

2. Drücken Sie die -Taste.

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Text

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Aktion rückgängig machen bzw. wiederherstellen:

Mit der Schaltfläche RÜCKGÄNGIG können Sie Aktionen widerrufen, falls Sie z. B. einen Textabschnitt versehentlich gelöscht haben.

Wenn Sie einen Befehl versehentlich rückgängig gemacht haben, verwenden Sie die

Schaltfläche WIEDERHERSTELLEN und wiederholen somit diese Aktion (falls Sie z. B. das Löschen dennoch durchführen möchten). Der Wiederherstellen-Vorgang ist natürlich nur dann verfügbar, wenn Sie zuvor eine Aktion rückgängig gemacht haben.

4.7 Text aus Word importieren

Wenn Sie eine Gliederung oder Idee zu einer Präsentation in einem Word-Dokument zusammengefasst und diese im RTF-Format gespeichert haben, können Sie diese in PowerPoint öffnen.

So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl ÖFFNEN oder verwenden die Symbolleistenschaltfläche ÖFFNEN.

2. Stellen Sie im Dialogfenster ÖFFNEN den Dateityp um und klicken Sie dazu auf ALLE

GLIEDERUNGEN.

Abbildung 25 - Dialogfenster "Öffnen" (Dateityp auswählen)

3. wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken auf die Schaltfläche ÖFFNEN.

Nur bereits in Word gegliederte Absätze und Formatierungen (Schriftart, Schriftgrad, Farbe etc.) können von PowerPoint direkt importiert werden.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

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5 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

In diesem Kapitel erlernen Sie die Arbeit mit Zeichenwerkzeugen wie etwa Linien, Ellipsen, aber auch AutoFormen und 3D-Objekten.

Der Begriff des Objekts ist in PowerPoint sehr zentral. Ob Text, Grafik, AutoFormen etc. – alle diese Elemente sind als Objekte Teile von Folien und Präsentationen.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wie Sie einfache Zeichnungen in PowerPoint erstellen und bearbeiten

Wie Sie AutoFormen erstellen

Wie Sie 3D-Objekte erstellen

Wie Sie mit Hilfe von WordArt Textelemente in Folien einbetten und bearbeiten

Wie Sie Objekte markieren, formatieren und löschen können

Wie Sie Objekte ausrichten und gruppieren

5.1 Einfache Objekte erstellen

Zum Erstellen und Bearbeiten einfacher Zeichnungen stellt PowerPoint eine eigene Symbolleiste ZEICHNEN zur Verfügung. Es ist denkbar einfach, vorgefertigte Zeichnungsobjekte (sog. AutoFormen wie Linien, Rechtecke oder Kreise) zu verwenden.

Abbildung 26 - Symbolleiste "Zeichnen"

So zeichnen Sie Linien:

Klicken Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN auf die Schaltfläche LINIE .

Bewegen Sie den Mauszeiger an die gewünschte Startposition der Linie, klicken Sie mit der linken Maustaste und halten Sie diese gedrückt, während Sie die Maus an die Endposition bewegen. Dann lassen Sie die Maustaste los.

Um eine Linie (oder ein Objekt allgemein) zu bewegen, klicken Sie auf die Linie und ziehen sie bei gedrückter Maustaste an die neue Position.

Beim Zeichnen hat die - Taste eine Sonderfunktion. Eine Linie kann dadurch in exakten 15° Neigungen erstellt werden.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

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So zeichnen Sie Ellipsen und Rechtecke:

Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf die Schaltfläche ELLIPSE bzw.

RECHTECK und ziehen das Objekt mit der Maus auf.

Ein Kreis ist eine spezielle Ellipse und ein Quadrat ein spezielles Rechteck - die im Grunde gleich erstellt werden. Der einzige Unterschied ist, dass Sie beim Aufziehen des Kreises die -Taste gedrückt halten müssen.

Abbildung 27 - PowerPoint-Folie mit gezeichneter Linie und Ellipse (gefüllt)

Bearbeitungsmöglichkeiten:

Über die Schaltflächen LINIENART und STRICHART können Sie die entsprechenden Linienattribute des gezeichneten Objektes verändern.

Auch die Start- und Endlinienart der Pfeile lassen sich in der Zeichensymbolleiste über

die Schaltfläche PFEILART ändern.

Um die Füll- oder Linienfarbe zu ändern, klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche rechts

neben der Schaltfläche FÜLLFARBE bzw. LINIENFARBE und wählen die gewünschte Farbe aus.

Wenn Sie auf die Schaltfläche LINIENFARBE selbst klicken, wird die zuletzt verwendete Linienfarbe auf das markierte Objekt angewendet.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

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Um ein Textfeld hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche TEXTFELD , positionieren es mit einem Mausklicken auf der Folie und beginnen mit der Texteingabe.

Den Text eines markierten Textfeldes können Sie wiederum sehr einfach mithilfe der Symbolleiste FORMAT formatieren.

Textfelder können auch mit Linien umrandet und gefüllt werden. Dazu verwenden Sie wiederum die entsprechenden Schaltflächen der Symbolleiste ZEICHNEN am unteren Rand des PowerPoint-Anwendungsfensters.

Objekte löschen:

1. Markieren Sie das betreffende Objekt.

2. Drücken Sie die -Taste.

5.2 AutoForm erstellen

Mit AutoFormen können Sie eine Vielzahl von symbolischen Grafikobjekten, die Sie in ihren Dimensionen und Perspektiven verändern können, in Ihre Präsentationen einbauen.

Hinzufügen einer AutoForm:

1. Klicken Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN auf die Schaltfläche .

2. Aus dem PopUp-Menü wählen Sie nun die gewünschte Form aus dem jeweiligen Untermenü (z. B. STANDARDFORMEN) aus.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

© bit media e-Learning solution Seite 41

Abbildung 28 - AutoFormen erstellen - PopUp-Menü, Untermenü "Standardformen"

3. Ziehen Sie das Objekt mit der Maus an die gewünschte Stelle.

An den Ziehmarken kann die Form in ihren Dimensionen und ihrer Perspektive verändert werden.

AutoForm-Objekte mit Text versehen:

Dazu klicken Sie auf das gewünschte Objekt und tippen den betreffenden Text ein.

Dieser eingetippte Text ist damit ein Teil des Objekts und muss beim Verschieben oder Kopieren nicht zusätzlich ausgewählt werden.

Die Füllfarbe eines AutoForm-Objekts wird gleich geändert wie bei einfachen Objekten wie einer Ellipse oder einem Rechteck.

Mithilfe der Schaltfläche SCHATTENART können Sie das markierte Objekt mit einem Schatten versehen.

Freihandformen:

Bei den AutoFormen finden Sie im Untermenü LINIEN unter anderem den Eintrag FREIHANDFORM. Damit lassen sich mit gedrückter Maustaste Freihandlinien zeichnen.

Bei einfachen Klicks werden gerade Linien zwischen den Klickpunkten gezeichnet. Mit einem Doppelklick wird die Freihandform abgeschlossen.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

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5.3 3D-Objekte erstellen

Zu Darstellung räumlicher Ansichten von AutoFormen steht in PowerPoint eine eigene 3D-Symbolleiste zur Verfügung, mit der Sie z. B. eine Beleuchtung, Neigung, Tiefe, Farbe etc. einstellen können.

Zeichenobjekte (Kreise, Rechtecke, AutoFormen) lassen sich mithilfe der Schaltfläche 3D-

ART in der Symbolleiste ZEICHNEN in dreidimensionale Formen verwandeln, nachdem Sie eines oder mehrere Objekte (durch Drücken der -Taste) markiert haben.

Die Rückkehr in die 2D-Ansicht erfolgt im PopUp-Menü des Symbols 3D-ART durch Klicken auf die Schaltfläche KEIN 3D.

3D-Objekte verändern:

Es gibt zwar 20 vordefinierte 3D-Arten, dennoch kann man sie auch noch speziellen Wünschen anpassen. So gehen Sie vor:

Klicken Sie auf das Symbol 3D-ART und öffnen Sie über die Schaltfläche

die gleichnamige Symbolleiste.

Abbildung 29 - Symbolleiste "3D-Einstellungen"

Mit ihrer Hilfe können Sie 3D-Effekte verändern (z. B. Objekte in verschiedene Richtungen kippen, Tiefe und Richtung ändern, die Beleuchtung einstellen, die Oberfläche und Farbe ändern).

Um die Symbolleiste 3D-EINSTELLUNGEN zu schließen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche SCHLIEßEN .

5.4 WordArt-Objekte erstellen

Mithilfe dieses Zusatztools können Sie effektvolle Textelemente als Objekte in Folien einbetten und ähnlich wie AutoFormen bearbeiten.

Dazu steht Ihnen eine eigene WordArt-Symbolleiste für die Erstellung und Formatierung zur Verfügung.

So erstellen Sie ein WordArt-Objekt:

1. Klicken Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN auf die Schaltfläche WORDART .

2. Wählen Sie Ihren gewünschten Stil aus dem WORDART-KATALOG aus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

© bit media e-Learning solution Seite 43

Abbildung 30 - WordArt-Katalog

3. Jetzt tippen Sie im Dialogfenster WORDART-TEXT BEARBEITEN den gewünschten Text ein und bestätigen wieder mit der Schaltfläche OK.

4. Das WordArt-Objekt wurde in der Mitte der Folie eingefügt und automatisch die zugehörige Symbolleiste WORDART, mit der das Objekt bearbeitet werden kann, eingeblendet.

Abbildung 31 - Symbolleiste "WordArt"

Sie können nun mit dem Symbol ...

ein weiteres WordArt-Objekt einfügen.

den Text nachbearbeiten oder neu eingeben.

den WordArt-Katalog öffnen.

das Objekt formatieren.

die Form festlegen.

alle Buchstaben auf dieselbe Größe bringen.

den WordArt-Text vertikal ausrichten.

die Ausrichtung ändern.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

© bit media e-Learning solution Seite 44

den Zeichenabstand verändern.

5. Sie können das neue WordArt-Objekt mithilfe der Maus auf den gewünschten Platz

ziehen.

6. Zum exakten Einrichten verwenden Sie die Zoom-Funktion und klicken dazu auf die

Pfeilschaltfläche neben dem Feld ZOOM .

7. Durch Ziehen an den Ziehpunkten kann die Größe des WordArt-Objektes verändert werden.

5.5 Objekte markieren und löschen

Es ist wichtig, Objekte zu markieren, weil sie nur so bearbeitet werden können. Die nachstehenden Verfahren zum Markieren, Löschen, Kopieren, Verschieben und Einfügen können für jede Art von Objekten (Textfelder, Bilder, Grafiken, Diagramme, Zeichenobjekte) angewendet werden.

Abbildung 32 - markierte Grafikobjekte in PowerPoint

So markieren Sie Objekte:

Objekte mit Füllung beliebig mit der linken Maustaste anklicken

Objekte ohne Füllung werden exakt am Rand angeklickt

Mehrere Objekte markieren a) mit gedrückter - Taste oder

b) mit der Maus einen Fangrahmen um die zu markierenden Objekte aufziehen

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

© bit media e-Learning solution Seite 45

Durch Ziehen mit der Maus kann das Objekt verschoben werden.

Die markierten Objekte sind mit Ziehpunkten gekennzeichnet.

Aufheben der Markierung:

Klicken Sie auf eine beliebige freie Stelle auf der Folie.

So löschen Sie Objekte:

1. Markieren Sie das zu löschende Objekt

2. Drücken Sie die -Taste.

Auch über das Menü BEARBEITEN und den Befehl MARKIERUNG löschen können Sie markierte Objekte löschen.

Haben Sie ein oder mehrere Objekte versehentlich gelöscht, so können Sie diese Aktion

durch Anklicken der Schaltfläche RÜCKGÄNGIG wieder rückgängig machen.

5.6 Objekte formatieren

Nach dem Erstellen von Objekten ist es meist nötig, Änderungen vorzunehmen oder Anpassungen zu tätigen. Für die verschiedenen Objekttypen gibt es auch unterschiedliche Formatierungsmöglichkeiten.

Die in dieser Lektion beschriebenen Verfahren zum Formatieren von Zeichnungsobjekten können auch für Bilder, Grafiken und Diagramme angewendet werden.

Formatieren über das Kontextmenü:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Objekt.

Optional können Sie zum Formatieren eines markierten Objekts auch den Befehl AUTOFORM im Menü FORMAT verwenden.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

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Abbildung 33 – Objekte formatieren – Kontextmenü

2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag TEXTFELD FORMATIEREN oder AUTOFORM FORMATIEREN (je nachdem, welches Objekt Sie formatieren möchten) aus.

3. Verändern Sie im Dialogfeld die gewünschten Einstellungen und bestätigen Sie mit OK.

Im Register FARBEN UND LINIEN können Füllfarbe und Linieneigenschaften verändert werden

Im Register GRÖßE stellen Sie die Größe des Objekts sehr genau ein. Außerdem lassen sich eine Skalierung und ein Drehwinkel festlegen.

Objekte können auch über den Symbolleistenbefehl ZEICHNEN / DREHEN UND

KIPPEN gedreht werden.

Im Register POSITION bestimmen Sie die Lage des Objekts.

Im Register TEXTFELD kann unter anderem der Abstand zwischen innerem Seitenpunkt und dem Objekt eingestellt werden.

Im Register WEB können Sie einen Text eingeben, der angezeigt wird, während Bilder geladen werden.

Die -Taste besitzt beim Formatieren eine besondere Bedeutung. Hält man sie beim Ändern der Größe gedrückt, so dehnt sich das Objekt gleichmäßig in alle Richtungen aus, d. h., die Proportionen des Objektes bleiben erhalten.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

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Objektreihenfolge:

Objekte bekommen beim Erstellen eine Art interne Nummer – diese bestimmt die Objektreihenfolge auf einer Folie. Ähnlich einem Stapel liegt das zuletzt erstellte Objekt immer zu oberst.

Genau nach diesem Prinzip verhält sich auch die Sichtbarkeit von einander überlappenden Objekten.

Änderung der Reihenfolge von einander überlappenden Objekten anhand eines Beispiels:

1. Ausgangsbasis ist die folgende PowerPoint-Folie mit drei Objekten, die in der Reihenfolge Ellipse, Rechteck und WordArt-Objekt erstellt wurden.

Abbildung 34 - Änderung der Objektreihenfolge (Beispiel) - vorher

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ellipse.

3. Klicken Sie im Kontextmenü auf den Befehl REIHENFOLGE und im Untermenü auf EINE

EBENE NACH VORNE.

4. Damit wurde die Ellipse vor das Rechteck „gehoben“.

Abbildung 35 - Änderung der Objektreihenfolge (Beispiel) – nachher

Größe eines Objekts verändern:

Folien-Objekte (hierbei kann es sich um ein Textfeld, eine Tabelle, ein Diagramm, eine Grafik oder ein Zeichenobjekt handeln) können einfach durch Ziehen an den Ziehpunkten in ihrer Größe verändert werden.

PowerPoint 2003 Objekte zeichnen, formatieren, anordnen

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5.7 Objekte ausrichten und gruppieren

In PowerPoint steht Ihnen ein Anordnungswerkzeug zur Verfügung, mit dem Sie mehrere Objekte zueinander oder relativ zur Folie exakt ausrichten zu können.

Um nicht jedes Mal alle Einzelobjekte markieren, bearbeiten oder einzeln positionieren zu müssen, hilft Ihnen die Gruppierungsfunktion von PowerPoint.

Ausrichten von Objekten:

1. Markieren Sie die auszurichtenden Objekte.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN auf die Schaltfläche .

3. Im Kontextmenü wählen Sie AUSRICHTEN ODER VERTEILEN und klicken im Untermenü auf die gewünschte Ausrichtung (z. B. RECHTSBÜNDIG, VERTIKAL VERTEILEN etc.)

Objekte können auch bündig am Folienrand ausgerichtet werden. Aktiviert man im Menü AUSRICHTEN ODER VERTEILEN die Option RELATIV ZUR FOLIE, so beziehen sich alle Ausrichtungsbefehle nicht mehr auf die Objektränder, sondern auf die Folienränder.

Gruppieren von Objekten:

1. Markieren Sie die betreffenden Objekte.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN auf die Schaltfläche .

3. Im Kontextmenü wählen Sie GRUPPIERUNG.

4. An der Markierung erkennt man nun die Gruppenbildung. Aus den einzeln markierten Objekten wurde ein Einziges.

Der Vorteil der Gruppenbildung liegt darin, dass Sie nur noch ein einziges Objekt markieren und z. B. verschieben können und dabei die Ausrichtung der Gruppenmitglieder untereinander erhalten bleibt.

Es ist auch möglich, mehrfach, d. h., bereits gruppierte Objekte, zu gruppieren.

Zum Aufheben der Gruppierung geht man ähnlich vor wie beim Gruppieren selbst - Objekt markieren und im Kontextmenü der Schaltfläche ZEICHNEN den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN anklicken. Somit gelangen Sie wieder zu den Einzelobjekten.

Es ist zu beachten, dass man im Menü für die Gruppierungseinstellungen nur jene Punkte wählen kann, deren Aktionen auch möglich sind. Dabei kann gegebenenfalls auch die letzte Gruppierung wiederhergestellt werden.

PowerPoint 2003 Objekte erstellen und modifizieren

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6 Objekte erstellen und modifizieren

In diesem Kapitel erlernen Sie, wie Sie Tabellen, Grafiken oder andere multimediale Objekte in PowerPoint Präsentationen einbauen und Diagramme bzw. Organigramme erstellen.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wie Sie Tabellen einfügen

Wie Sie Organigramme und Diagramme erstellen

Wie Sie ClipArts und Grafiken einfügen können

Wie Sie Objekte kopieren, ausschneiden und einfügen

Wie Sie Hyperlinks erstellen

6.1 Tabellen erstellen

PowerPoint 2003 verfügt über umfangreiche Befehle zum Erstellen und Formatieren von Tabellen.

So erstellen Sie eine Tabelle:

1. Klicken Sie im Aufgabenbereich FOLIENLAYOUT unter ANDERE LAYOUTS auf TITEL UND

TABELLE.

Abbildung 36 - Aufgabenbereich Folienlayout

PowerPoint 2003 Objekte erstellen und modifizieren

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Tabellen können auch auf Folien ohne Tabellenplatzhalter mithilfe des Menübefehls EINFÜGEN / TABELLE erstellt werden.

2. Es wird nun ein Platzhalter (gestricheltes Rechteck) für eine Tabelle angezeigt.

Doppelklicken Sie auf den Platzhalter.

3. Im Dialogfenster TABELLE EINFÜGEN geben Sie nun die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl ein und bestätigen mit OK.

Damit wurde eine den Platz auf der Folie optimal ausnutzende Tabelle erstellt. Gleichzeitig wird automatisch die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN angezeigt. Eine Tabellenzelle kann mit Text befüllt werden, indem Sie auf die entsprechende Zelle klicken und dann den gewünschten Text eingeben.

Mit Hilfe der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN können wichtige Formatierungen an markierten Tabellen und Rahmen vorgenommen werden.

Abbildung 37 - Symbolleiste "Tabellen und Rahmen"

Sie können nun mit dem Symbol ...

zusätzliche Zeilen erstellen.

unerwünschte Rahmen „wegradieren“.

die Linienart der selektierten Rahmen ändern.

die Linienstärke der selektierten Rahmen festlegen.

die Rahmenfarbe der selektierten Rahmen ändern.

angeben, welche Tabellenfelder mit Rahmen versehen werden sollen.

die Füllung der markierten Tabellenfelder einstellen.

wichtige Tabellenfunktionen, wie EINFÜGEN, LÖSCHEN etc. aufrufen.

Zellen verbinden bzw. wieder teilen.

die vertikale Ausrichtung der Zelleninhalte einstellen.

die Spalten bzw. Zeilen gleichmäßig verteilen.

Ausrichtung und Formatierung einer Tabelle:

1. Markieren Sie die Tabelle.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste FORMAT auf die gewünschte Schaltfläche (z. B.

ZENTRIERT ).

PowerPoint 2003 Objekte erstellen und modifizieren

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Sie können auch einzelne oder mehrere Zeilen bzw. Spalten markieren. Dazu klicken Sie am besten ein wenig außerhalb der betreffenden Zeile bzw. Spalte. Der Mauszeiger verändert sich dann in einen kleinen schwarzen Pfeil. Jetzt können Sie die Inhalte der selektieren Zeile(n) oder Spalte(n) formatieren.

Tabellentext kann auf dieselbe Art formatiert werden wie Text in Textfeldern. Verwenden Sie hierfür die Symbolleiste FORMAT.

6.2 Diagramme erstellen

Diagramme eignen sich hervorragend zum Visualisieren und Vergleichen von Zahlen. PowerPoint 2003 stellt Ihnen mehrere Diagrammtypen zur Verfügung.

So erstellen Sie ein Diagramm:

Klicken Sie im Aufgabenbereich FOLIENLAYOUT auf TITEL UND DIAGRAMM.

Abbildung 38 - Folienlayout "Titel und Diagramm"

Diagramme können auch auf Folien ohne Diagrammplatzhalter mithilfe des Befehls DIAGRAMM im Menü EINFÜGEN erstellt werden.

Doppelklicken Sie auf den Platzhalter.

PowerPoint hat nun die Oberfläche geringfügig verändert:

Menü- und Symbolleiste sowie weitere Bildschirmelemente wurden dem Diagramm angepasst. Zum Wechseln in die gewohnte PowerPoint Ansicht klicken Sie einfach im Folienbereich außerhalb des Diagramms.

Durch die Voreinstellung wird ein Säulendiagramm eingefügt und ein Tabellenfenster (Datenblatt) angezeigt, das die Quelldaten für das Diagramm enthält. Wenn Sie das Datenblatt geschlossen haben, können Sie es jederzeit über das Menü ANSICHT und den Befehl DATENBLATT wieder öffnen.

PowerPoint 2003 Objekte erstellen und modifizieren

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Abbildung 39 - Bildschirmansicht "Diagrammerstellung"

Im Datenblatt können Sie nun Zahlen und/oder Texte ändern, löschen oder ergänzen, indem Sie auf die gewünschte Zelle klicken und den neuen Wert eingeben. Die Änderungen werden auf der Folie sofort visualisiert.

Um den Text im Diagramm zu ändern, markieren Sie das gesamte Diagramm und klicken auf die Pfeilschaltfläche neben dem Feld SCHRIFTART in der Symbolleiste FORMAT.

So ändern Sie den Diagrammtyp:

1. Klicken Sie im Menü DIAGRAMM (oder im Kontextmenü) auf DIAGRAMMTYP.

2. Wählen Sie im Dialogfenster DIAGRAMMTYP den gewünschten Typ aus und bestätigen Sie mit OK.

PowerPoint 2003 Objekte erstellen und modifizieren

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Abbildung 40 - Dialogfenster "Diagrammtyp"

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten:

Mithilfe eines rechten Mausklicks auf Diagrammelemente öffnen Sie ein spezielles Kontextmenü, das das Formatieren der gewählten Elemente erlaubt (u. a. Rahmenattribute, Flächenfarben, Datenbeschriftungen).

Zum Vertauschen von Datenreihen klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl DATENREIHEN IN SPALTEN. Auch die Legende wird den neuen Verhältnissen angepasst.

Wenn Sie im Folienbereich außerhalb des Diagramms klicken, wechseln Sie zurück in die gewohnte PowerPoint-Oberfläche.

Hintergrundfarbe eines Diagramms ändern:

Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen im Kontextmenü den Eintrag OBJEKT FORMATIEREN.

Im gleichnamigen Dialogfenster wählen Sie nun im Register FARBEN UND LINIEN

unter FARBE den gewünschten Farbton.

Schließlich bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.

6.3 Organigramme erstellen

Organigramme eignen sich hervorragend zum Visualisieren von strukturierten Daten oder Abläufen.

So gehen Sie vor:

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1. Klicken Sie im Aufgabenbereich FOLIENLAYOUT auf TITEL UND ORGANIGRAMM. 2. Doppelklicken Sie auf den Platzhalter und wählen Sie den passenden Diagrammtyp aus.

Organigramme können auch auf Folien ohne Organigrammplatzhalter mithilfe des Menübefehls EINFÜGEN / SCHEMATISCHE DARSTELLUNG erstellt werden. Oder Sie verwenden in der Symbolleiste ZEICHNEN die Schaltfläche

SCHEMATISCHE DARSTELLUNG ODER ORGANIGRAMM EINFÜGEN .

3. Das Organigramm wird nun angezeigt und die Symbolleiste ORGANIGRAMM

eingeblendet.

Abbildung 41 - Symbolleiste "Organigramm"

4. Klicken Sie nun auf die Form und tippen Sie den gewünschten Text ein.

5. Um eine neue Form einzufügen, markieren Sie die Form, an die die neue gehängt werden soll,

klicken in der Symbolleiste ORGANIGRAMM auf die Pfeilschaltfläche neben FORM EINFÜGEN und

treffen Ihre Wahl (UNTERGEBENE, KOLLEGE ODER ASSISTENT).

Diese neue Form kann wiederum mit Text befüllt werden.

6. Für eine neue Anordnung

markieren Sie die Form, ab der das neue Layout wirksam werden soll und

wählen auf der Symbolleiste ORGANIGRAMM

über die Pfeilschaltfläche neben LAYOUT aus (z. B. BEIDE HÄNGEND, LINKS

HÄNGEND etc.)

Mit der Schaltfläche MARKIEREN in der Symbolleiste ORGANIGRAMM werden Markierungen innerhalb des Organigramms vereinfacht.

Formatieren der gewünschten Form:

Mithilfe eines rechten Mausklicks auf eine Form öffnen Sie das Kontextmenü, das das Formatieren der gewählten Form erlaubt.

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Abbildung 42 - Kontextmenü zum Formatieren der gewünschten Form

Durch Auswählen von AUTOFORM FORMATIEREN öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster mit seinen sechs Registern, mit denen Sie unter anderem alle Attribute der Form ändern können.

Organigrammtext kann auf dieselbe Art formatiert werden wie Text in Textfeldern.

6.4 ClipArts einfügen

In vielen Fällen möchte man auf einer Folie ein Bild zeigen: z. B. ein Symbol für einen Begriff, ein Foto oder einen Cartoon etc. Diese Objekte werden ClipArts genannt und können in der sog. ClipArt-Gallery gesammelt werden (bzw. werden dort viele Muster-ClipArts angeboten).

1. Möglichkeit ClipArts einzufügen:

1. Klicken Sie im Aufgabenbereich FOLIENLAYOUT auf TITEL, INHALT UND TEXT.

ClipArts können auch auf Folien ohne Platzhalter mit Hilfe des Menübefehls

EINFÜGEN / GRAFIK / CLIPART oder mit der Schaltfläche CLIPART EINFÜGEN in der Symbolleiste ZEICHNEN eingefügt werden.

2. Im Platzhalter auf der Folie sehen Sie ein Symbol für das ClipArt: (CLIPART

EINFÜGEN), auf das Sie doppelklicken.

3. Im Dialogfenster Bild klicken Sie auf das gewünschte Bild aus der sog. CLIPART-GALLERY und bestätigen mit OK.

PowerPoint 2003 Objekte erstellen und modifizieren

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4. das Bild wurde eingefügt und automatisch wird nun die Symbolleiste GRAFIK angezeigt.

Abbildung 43 - Symbolleiste "Grafik"

Sie können nun mit dem Symbol ...

eine neue Grafik einfügen.

die Farbpalette und die Intensität der Palette verändern.

den Kontrast ändern.

die Helligkeit des Objektes ändern.

die Grafik zuschneiden.

das markierte Objekt um 90° nach links drehen.

die Linienstärke der Grafikbegrenzung einstellen.

Bilder komprimieren.

ein Bild neu einfärben (es öffnet sich das Dialogfenster BILD NEU

EINFÄRBEN).

eine neue Grafik formatieren (es öffnet sich das Dialogfenster GRAFIK FORMATIEREN).

eine transparente Farbe auswählen.

alle Änderungen an der Grafik verwerfen.

Im Dialogfenster GRAFIK FORMATIEREN können alle zuvor bei der Symbolleiste GRAFIK beschriebenen Befehle ebenfalls ausgeführt werden. Außerdem können in den übrigen Registern Farben, Linien, Größe, Eigenschaften etc. für das Web eingestellt werden.

Das Dialogfenster Grafik formatieren können Sie auch über den Menübefehl FORMAT / GRAFIK oder über den Kontextmenübefehl GRAFIK FORMATIEREN öffnen.

2. Möglichkeit ClipArts einzufügen:

1. Klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Befehl GRAFIK und im Untermenü auf CLIPART.

2. Somit haben Sie den Arbeitsbereich CLIPART EINFÜGEN geöffnet und können im Feld TEXT SUCHEN einen Suchbegriff eingeben.

PowerPoint 2003 Objekte erstellen und modifizieren

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3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche SUCHEN.

4. Im Arbeitsbereich werden nun alle zum Suchbegriff gefunden ClipArts angezeigt.

6.5 Grafiken einfügen

Für den Einbau von externen Grafikdateien stellt PowerPoint das Einfügen von Grafiken von einem Datenträger (die Sie auch als Vorder- oder Hintergrundbild verwenden können) zur Verfügung.

So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie im Aufgabenbereich FOLIENLAYOUT auf TITEL, INHALT UND TEXT.

Grafiken und Bilder können auch auf Folien ohne Platzhalter mit Hilfe des Menübefehls EINFÜGEN / GRAFIK / AUS DATEI oder mit der Schaltfläche GRAFIK

EINFÜGEN in der Symbolleiste ZEICHNEN eingefügt werden.

2. Klicken Sie im Platzhalter auf die Schaltfläche GRAFIK EINFÜGEN .

3. Das Dialogfenster GRAFIK EINFÜGEN wurde geöffnet, wo Sie im Feld SUCHEN IN schnell ein anderes Laufwerk auswählen und anschließend im betreffenden Ordner die gewünschte Datei durch einmaliges Anklicken und Bestätigen mit der Schaltfläche EINFÜGEN einfügen können.

4. Nun wurde die gewünschte Grafik eingefügt und die Symbolleiste GRAFIK erscheint automatisch (Schaltflächenerklärung siehe unter Lektion ClipArt einfügen).

Achtung: Nach dem Einfügen besteht keine Verbindung zur Originaldatei. Änderungen im Original wirken sich auf die eingefügte Grafik NICHT aus.

Grafiken und ClipArts können in der Folie durch Mausziehen frei positioniert werden und indem Sie durch Anklicken an den Ziehpunkten diese mit gedrückter Maustaste verschieben, kann die Größe der Grafik verändert werden.

Grafik als Hintergrundbild:

Wenn Sie eine Grafik auf der aktuellen Folie (und nicht auf allen Folien) als Hintergrundbild einfügen möchten:

verwenden Sie ebenfalls den Menübefehl EINFÜGEN / GRAFIK / AUS DATEI.

Anschließend legen Sie die Grafik mit dem Kontextmenü REIHENFOLGE / IN DEN

HINTERGRUND in den Hintergrund.

6.6 Objekte kopieren/ausschneiden/einfügen

Zeichenobjekte (AutoFormen), Grafiken und ClipArts lassen sich über die Zwischenablage sehr leicht vervielfältigen oder verschieben.

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Die in dieser Lektion beschriebenen Verfahren zum Markieren, Kopieren, Verschieben und Einfügen können für jede Art von Objekten (Textfelder, Bilder, Grafiken, Diagramme, Zeichenobjekte) angewendet werden.

Kopieren und Einfügen von Objekten mithilfe der Zwischenablage:

1. Markieren Sie das Objekt durch Anklicken mit der Maus.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste STANDARD auf die Schaltfläche KOPIEREN .

3. Das markierte Objekt befindet sich nun in der Zwischenablage (siehe auch Arbeitsbereich rechts).

Optional können Sie zum Kopieren auch im Menü BEARBEITEN den Befehl KOPIEREN und zum Einfügen auch den Menübefehl BEARBEITEN / EINFÜGEN verwenden.

4. Wechseln Sie zu jener Folie, auf der das Objekt eingefügt werden soll (hierbei kann

es sich auch um eine Folie einer anderen Präsentation handeln).

5. Verwenden Sie nun die Schaltfläche EINFÜGEN oder klicken Sie auf das kopierte Element im Arbeitsbereich ZWISCHENABLAGE.

Verschieben von Objekten mit Hilfe der Zwischenablage:

1. Markieren Sie das Objekt durch Anklicken.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste STANDARD auf die Schaltfläche AUSSCHNEIDEN .

3. Das markierte Objekt befindet sich nun in der Zwischenablage (siehe auch Arbeitsbereich rechts) und wurde auf der ursprünglichen Folie gelöscht.

Optional können Sie zum Ausschneiden auch im Menü BEARBEITEN den Befehl AUSSCHNEIDEN und zum Einfügen auch den Menübefehl BEARBEITEN / EINFÜGEN verwenden.

4. Wechseln Sie zu jener Folie, auf der das Objekt eingefügt werden soll (kann auch

eine Folie einer anderen Präsentation sein).

5. Verwenden Sie nun die Schaltfläche EINFÜGEN oder klicken Sie auf das ausgeschnittene Element im Arbeitsbereich ZWISCHENABLAGE.

Beim Einfügen wird das zuletzt kopierte oder ausgeschnittene Objekt an der Einfügemarke eingelegt. Im Arbeitsbereich Zwischenablage werden bis zu 24 in die Zwischenablage kopierte oder ausgeschnittene Objekte und Texte angezeigt.

PowerPoint 2003 Objekte erstellen und modifizieren

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6.7 Hyperlinks erstellen

Hyperlinks sind Elemente, die beim Anklicken auf andere Objekte, z. B. eine Webseite, eine Datei oder eine andere Folie verweisen und diese aufrufen bzw. öffnen. In PowerPoint 2003 können Hyperlinks beliebigen Objekten hinzugefügt werden.

So definieren Sie einen Hyperlink:

1. Markieren Sie die betreffende Textstelle oder das Objekt und klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Befehl HYPERLINK (oder verwenden alternativ dazu den Kontextmenübefehl HYPERLINK).

2. Im Dialogfenster HYPERLINK EINFÜGEN definieren Sie den Hyperlink:

Abbildung 44 - Dialogfenster "Hyperlink einfügen"

Im Feld TEXT ANZEIGEN ALS wird z. B. die markierte Textstelle angezeigt.

Im Feld ADRESSE trägt man die gewünschte Internetadresse ein, wenn der Hyperlink auf eine Webseite verweisen soll.

Wenn der Hyperlink auf eine Datei verweisen soll, kann man in der großen Auswahlliste die passende Datei auswählen. Durch Anklicken wird diese Datei geöffnet.

Soll der Hyperlink auf eine Folie der aktuellen Präsentation zeigen, klickt man auf AKTUELLES DOKUMENT und wählt in der Auswahlliste aus, wohin beim Anklicken navigiert werden soll.

Im Register NEUES DOKUMENT ERSTELLEN kann ein neues Dokument geöffnet und der Name bzw. der Zeitpunkt der Bearbeitung festgelegt werden.

Wollen Sie beim Anklicken des Hyperlinkes eine E-Mail übermitteln, verwenden Sie das Register E-MAIL-ADRESSE (Sie können hier auch einen Betreff vordefinieren). Der Betrachter kann dann den gewünschten Text eintippen und die E-Mail abschicken.

PowerPoint 2003 Objekte erstellen und modifizieren

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Das Zeichen @ können Sie mithilfe der Tastenkombination ALTGR + eingeben.

3. Bestätigen Sie nun die Einstellung für den Hyperlink mit OK.

4. Damit haben Sie einen Hyperlink erstellt. Wenn nun während der Bildschirmpräsentation der Link angeklickt wird, öffnet Ihr WWW-Browser die gewählte Webseite.

Text-Hyperlinks werden meist unterstrichen und andersfarbig dargestellt.

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

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7 Master und Vorlagen

In dieser Lektion erlernen Sie die Verwendung von Vorlagen, die Anwendung von Mastern sowie die Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wie Sie den Folienmaster anwenden und ein Folienmaster-Titelpaar bearbeiten

Wie Sie Kopf- und Fußzeilen bearbeiten

Wie Sie Farben anpassen

Wie Sie mehrere Master und Vorlagen in einer Präsentation verwenden

Wie Sie Entwurfsvorlagen anpassen und speichern

7.1 Der Folienmaster

Um ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Präsentationen zu erzielen und dieses auch effizient ändern zu können, gibt es in PowerPoint die so genannten Master.

Mit dem Folienmaster können Sie das Format und die Anordnung der auf Folien eingegebenen Titel und Texte festlegen. Der Folienmaster wirkt sich auf alle Folien aus.

Mit dem Titelmaster können Sie das Format und die Anordnung der Titelfolie sowie jeder anderen von Ihnen als Titelfolie bestimmten Folie festlegen, wie z. B. der ersten Folie eines Abschnitts.

Master enthalten außerdem Hintergrundelemente, wie z. B. Grafiken, die auf jeder Folie angezeigt werden können.

Auch für die Formatierung von Handzetteln oder Notizen für den Druck stehen eigene Master zur Verfügung.

So bearbeiten Sie einen Folienmaster:

1. Klicken Sie im Menü ANSICHT auf den Befehl MASTER und im Untermenü auf FOLIENMASTER.

2. Nun wird der so genannte Folienmaster angezeigt. Er besitzt eigene Bereiche für Titel, Textfelder, Datum, Fußzeile und Seitenzahl. Außerdem wird automatisch die Symbolleiste FOLIENMASTERANSICHT angezeigt.

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

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Abbildung 45 - Folienmaster

3. Nun gestalten Sie diese Folie Ihren Vorstellungen entsprechend (siehe vorangegangene Kapitel). Z. B.: Fügen Sie eine Hintergrundgrafik ein:

Verwenden Sie dazu den Menübefehl EINFÜGEN / GRAFIK / AUS DATEI.

Alternativ dazu können Sie auch die Schaltfläche GRAFIK EINFÜGEN aus der Symbolleiste ZEICHNEN verwenden.

Wählen Sie nun im Dialogfenster die gewünschte Grafikdatei aus und bestätigen

mit der Schaltfläche EINFÜGEN.

Nun passen Sie noch die Größe der Grafik an. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Grafik und wählen im Kontextmenü den Befehl GRAFIK

FORMATIEREN. Im Register GRÖßE des Dialogfensters aktivieren Sie das Kontrollkästchen OPTIMAL FÜR BILDSCHIRMPRÄSENTATION und bestätigen mit der Schaltfläche OK (falls die Grafik die Folie noch nicht ganz ausfüllt, können Sie durch Ziehen an den Ziehpunkten nachbessern).

Eingefügte Grafiken können Sie natürlich auch wieder entfernen. Markieren Sie hierfür die entsprechende Grafik und tippen dann auf die - Taste.

Um die Grafik in den Hintergrund zu setzen, wählen Sie im Kontextmenü (rechte

Maustaste auf Grafik) unter REIHENFOLGE den Befehl IN DEN HINTERGRUND.

4. Nach Fertigstellung klicken Sie im Menü ANSICHT auf den Befehl NORMAL.

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

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5. In der Normalansicht können Sie die vorgenommenen Änderungen im Master erkennen (z. B. Hintergrundbild, Schriftart für den Titel und eine neue Schriftfarbe etc.), die nun auf allen Folien dieser Präsentation übernommen werden (auch auf zukünftig erstellte).

7.2 Kopf- und Fußzeile bearbeiten

Um nicht auf jeder Folie immer wieder manuell dieselben Infos wie etwa einen Copyright-Vermerk, Seitennummern oder Datum schreiben zu müssen, stellt PowerPoint für gleich bleibende Elemente Kopf- und Fußzeilen zur Verfügung.

Für Folien gibt es nur Fußzeilen, für Notizen und Handzettel auch Kopfzeilen.

So erstellen Sie eine Kopf- bzw. Fußzeile:

1. Klicken Sie im Menü ANSICHT auf KOPF- UND FUßZEILE.

2. Das gleichnamige Dialogfenster mit 2 Registerkarten (FOLIE, NOTIZBLÄTTER UND

HANDZETTEL) öffnet sich.

Abbildung 46 - Dialogfenster "Kopf- und Fußzeile"

3. Geben Sie nun die gewünschten Daten bzw. Änderungen ein.

4. Um die Einstellungen für alle Folien (bzw. Notizblätter und Handzettel) zu aktivieren, wählen Sie die Schaltfläche FÜR ALLE ÜBERNEHMEN. Soll die Einstellung nur die markierten Folien betreffen, klicken Sie auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN.

5. Änderungen der Formatierung und Positionierung erfolgen im jeweiligen Master (Folien-, Titel-, Handzettel-, Notizenmaster). Formatierung im Folienmaster: Dazu öffnen Sie den Folienmaster (siehe Lektion „Der Folienmaster“). Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Platzhalter der Fußzeile und wählen im Kontextmenü den Befehl PLATZHALTER

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

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FORMATIEREN. Nun können Sie über die verschiedenen Registerkarten die Kopf- bzw. Fußzeile formatieren.

7.3 Farben anpassen

Farbe spielt in der menschlichen Wahrnehmung eine bedeutende Rolle. Daher ist es auch klar, in Präsentationen Farben einzusetzen.

Um dies vernünftig und einheitlich handhaben zu können, stellt PowerPoint Farbschemen zur Verfügung.

Jede Entwurfsvorlage enthält eine Gruppe von Farbschemen, aus denen man ein passendes Schema auswählen kann.

So erstellen Sie ein Farbschema, das sich auf alle Folien Ihrer Präsentation überträgt:

1. Wählen Sie im Menü FORMAT den Befehl FOLIENDESIGN.

2. Klicken Sie nun im Arbeitsbereich FOLIENDESIGN auf FARBSCHEMA.

3. Klicken Sie auf ein im Arbeitsbereich vordefiniertes Farbschema, welches Sie auf alle Folien Ihrer Präsentation übertragen möchten.

Abbildung 47 - Farbschema auswählen

Bereits geänderte Objektfarben, die nicht in der Skala enthalten sind, sind von Änderungen der Skalen nicht betroffen. Sie bleiben unverändert.

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

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Ändern der Hintergrundfarbe:

1. Klicken Sie im Menü FORMAT auf den Befehl HINTERGRUND.

2. Wählen Sie im Dialogfenster Hintergrund mit Hilfe der DropDown-Liste die gewünschte Farbe aus.

2. Mit der Schaltfläche ÜBERNEHMEN werden die Änderungen nur auf der aktuellen Folie übernommen, mit der Schaltfläche FÜR ALLE ÜBERNEHMEN auf allen Folien Ihrer Präsentation.

7.4 Folienmaster-Titelpaar bearbeiten

Der Folienmaster kann in zwei Teile geteilt werden: in den Titelmaster und den Folienmaster. Beide Master bilden ein so genanntes Folienmaster-Titelpaar. Nachfolgend erfahren Sie, wie sie beide Master bearbeiten können.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie den Folienmaster über den Menübefehl ANSICHT / MASTER / FOLIENMASTER.

2. Es wird nun der Folienmaster mit der Symbolleiste Folienmaster angezeigt. Zur Zeit existiert noch kein Titelmaster.

Abbildung 48 - Symbolleiste "Folienmasteransicht"

Mit dem Symbol ...

können Sie einen neuen Folienmaster anlegen.

können Sie einen Titelmaster hinzufügen.

können Sie den ausgewählten Master löschen (wenn nur ein Master existiert, kann dieser nicht gelöscht werden).

„MASTER BEIBEHALTEN“ wird das automatische Löschen von PowerPoint verhindert.

können Sie den aktuellen Master umbenennen.

können Sie das Masterlayout ändern.

schließen Sie die Masteransicht und wechseln in die Normalansicht.

3. Jetzt legen Sie einen Titelmaster durch Klicken auf die Schaltfläche NEUEN

TITELMASTER EINFÜGEN in der Symbolleiste FOLIENMASTERANSICHT an.

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

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4. Sie erkennen nun, dass zwei Master (Titel- und Folienmaster) verbunden mit einer grauen Linie angezeigt werden.

Mit dem Titelmaster können Sie das Format und die Anordnung der Titelfolie sowie jeder anderen, von Ihnen als Titelfolie bestimmten Folie, festlegen, wie z. B. der ersten Folie eines Abschnitts.

5. Die Platzhalter des Titelmasters können auf dieselbe Weise formatiert werden wie die

des Folienmasters. Im Titelmaster können Sie zusätzlich auch die Formatvorlage für Untertitel durch Anklicken ändern.

6. Um zurück zum Folienmaster zu gelangen, klicken Sie im linken Bereich auf die Miniaturansicht dieses Masters.

7. Nun erkennen Sie, dass die Änderungen im Titelmaster nicht auf den Folienmaster übertragen wurden.

In bestimmten Fällen werden Master von PowerPoint automatisch gelöscht, z. B. wenn alle Folien gelöscht werden, die auf dem Master basieren oder wenn eine neue Entwurfsvorlage auf alle Folien angewendet wird.

Um das zu verhindern, können Sie den Master durch Klicken auf die Schaltfläche MASTER

BEIBEHALTEN in der Symbolleiste FOLIENMASTERANSICHT schützen. Durch einen nochmaligen Klick auf diese Schaltfläche wird der Löschschutz wieder aufgehoben.

Angezeigt werden „geschützte“ Master durch PINS neben der Miniaturansicht links.

Durch diese Aktion wird zwar das automatische Löschen von PowerPoint verhindert, manuell (durch den Benutzer) können die Master aber dennoch ohne Rückfrage gelöscht werden.

7.5 Mehrere Master und Vorlagen verwenden

In PowerPoint 2003 können Sie mehrere Master und mehrere Vorlagen in einer Präsentation verwenden.

Nur für die Titelfolie eine neue Entwurfsvorlage erstellen:

1. Klicken Sie im Register FOLIEN (links) auf die betreffende Folie (Titelfolie).

2. Wählen Sie ENTWURFSVORLAGE im Arbeitsbereich FOLIENDESIGN.

3. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche neben der gewünschten Folie.

4. Im nun geöffneten Menü klicken Sie auf den Befehl FÜR AUSGEWÄHLTE FOLIEN

ÜBERNEHMEN.

Wenn Sie auf FÜR ALLE FOLIEN ÜBERNEHMEN klicken, wird die Entwurfsvorlage für alle Folien übernommen.

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

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Die Verwendung mehrerer Entwurfsvorlagen hat auch Auswirkungen auf die Master der Präsentation. Um dies zu veranschaulichen gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in die Masteransicht (Menübefehl ANSICHT / MASTER / FOLIENMASTER).

2. Links erkennen Sie nun, für welche Entwurfsvorlagen ein Folienmaster-Titelpaar existiert (in der nachstehenden Grafik für jede Entwurfsvorlage).

Abbildung 49 - Masteransicht, Folienmaster-Titelpaare

Bearbeiten eines Masters:

1. Klicken Sie links auf den gewünschten Folienmaster.

2. Anschließend klicken Sie auf den Platzhalter (z. B. die Fußzeile).

3. Nun können Sie die gewünschten Änderungen (z. B. Schriftart) wie gehabt durchführen.

Weitere Folienmaster einfügen:

Klicken Sie in der Symbolleiste FOLIENMASTERANSICHT auf die Schaltfläche NEUEN

FOLIENMASTER EINFÜGEN . PowerPoint versieht noch nicht verwendete Master immer

mit dem Löschschutz .

Wechseln Sie nun in die NORMALANSICHT zurück, so steht basierend auf dem neuen Master eine neue Entwurfsvorlage im Arbeitsbereich zu Ihrer Verfügung. Sie können nun auf die Pfeilschaltfläche der neuen Entwurfsvorlage (und im Menü auf den Befehl FÜR

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

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AUSGEWÄHLTE FOLIEN ÜBERNEHMEN) klicken, um deren Design auf die selektierte Folie zu übertragen. Der alte, nicht mehr benutzte Master wurde automatisch gelöscht.

Wenn Sie den automatisch von PowerPoint gelöschten Master behalten hätten wollen, hätten Sie ihn vor dem Ändern der Entwurfsvorlage mit der Schaltfläche MASTER BEIBEHALTEN schützen müssen.

So geben Sie dem Master einen neuen Namen:

1. Klicken Sie in der Symbolleiste FOLIENMASTERANSICHT auf die Schaltfläche MASTER

UMBENENNEN .

2. Geben sie im Dialogfenster MASTER UMBENENNEN den (neuen) Namen ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche UMBENENNEN.

3. Zum Wechseln in die Normalansicht klicken Sie in der Symbolleiste FOLIENMASTERANSICHT auf die Schaltfläche MASTERANSICHT SCHLIEßEN.

4. Wenn Sie den Mauszeiger im Arbeitsbereich über die Entwurfsvorlage bewegen, wird unter anderem der Name des Masters in der QuickInfo angezeigt.

7.6 Entwurfsvorlagen anpassen / speichern

Entwurfsvorlagen enthalten vordefinierte Formate und Farbskalen, die Sie auf jede beliebige Präsentation anwenden können. Diese Vorlagen können Sie entsprechend Ihren Anforderungen anpassen oder eine neue Vorlage auf der Grundlage einer bereits erstellten Präsentation erstellen.

Erstellen einer Entwurfsvorlage basierend auf einer bestehenden Präsentation:

1. Öffnen Sie die betreffende Präsentation.

2. Wechseln Sie mit dem Menübefehl ANSICHT / MASTER / FOLIENMASTER um Änderungen vornehmen zu können.

3. Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen vor (z. B. über das Menü FORMAT).

4. Wechseln Sie in die NORMALANSICHT zurück, indem Sie auf die Schaltfläche MASTERANSICHT SCHLIEßEN klicken.

5. Abschließend speichern Sie die Präsentation als Entwurfsvorlage und klicken dazu im Menü DATEI auf den Befehl SPEICHERN UNTER.

6. Im Dialogfenster SPEICHERN UNTER

legen Sie den Dateityp fest und klicken dazu auf ENTWURFSVORLAGE (PowerPoint-Entwurfsvorlagen tragen die Dateierweiterung „pot“),

vergeben einen Dateinamen und

bestätigen mit der Schaltfläche SPEICHERN.

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

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Sie sollten den Speicherpfad (Ordner), den PowerPoint vorschlägt, nicht ändern, da der Menübefehl DATEI / NEU immer diesen Ordner zuerst durchsucht.

Eine erstellte Entwurfsvorlage auf eine bestehende Präsentation übernehmen:

1. Klicken Sie im Menü FORMAT auf den Befehl FOLIENDESIGN.

2. Normalerweise finden Sie die zuvor gespeicherte Entwurfsvorlage im Arbeitsbereich FOLIENDESIGN – ZULETZT VERWENDET.

3. Falls dies nicht der Fall ist, klicken Sie unten auf den Link DURCHSUCHEN. Im Dialogfenster ENTWURFSVORLAGEN ÜBERNEHMEN wird automatisch der Ordner „Templates“ geöffnet, wo alle benutzerdefinierten Entwurfsvorlagen gespeichert sind. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche ÜBERNEHMEN.

Abbildung 50 - Dialogfenster "Entwurfsvorlage übernehmen"

Verwenden einer benutzerdefinierten Entwurfsvorlage für die Erstellung einer neuen Präsentation:

1. Klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl NEU.

2. Im Abschnitt MIT VORLAGE BEGINNEN des Arbeitsbereiches NEUE PRÄSENTATION befindet sich nun ein Link auf die zuvor erstellte benutzerdefinierte Entwurfsvorlage, die Sie nun anklicken können.

3. Sie können diese Präsentation jetzt Ihren Wünschen entsprechend anpassen und dann als Präsentation („ppt“) speichern.

PowerPoint 2003 Master und Vorlagen

© bit media e-Learning solution Seite 70

Wenn Sie nur das Design einer Folie ändern möchten, nehmen Sie direkt auf der betreffenden Folie die gewünschten Änderungen vor, ohne den Master anzuwenden.

PowerPoint 2003 Übergänge und Animationen

© bit media e-Learning solution Seite 71

8 Übergänge und Animationen

PowerPoint 2003 bietet eine Reihe von Möglichkeiten, eine Bildschirmpräsentation sehr effektvoll zu gestalten. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie bestimmte Folienobjekte animieren und Folienübergänge gestalten können.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wie Sie Folienübergänge verwenden

Wie Sie Animationsschemas hinzufügen können

Wie Sie benutzerdefinierte Animationen erstellen

Wie Sie Einblendzeiten testen

8.1 Folienübergänge verwenden

Für die Ausgabe von Folien als Bildschirmpräsentation stehen einige Effekte für den Übergang zwischen zwei Folien zur Verfügung. Diese Einstellungen machen Präsentationen ansprechend und können für jede Folie einzeln definiert werden.

So definieren Sie einen Folienübergang:

1. Wechseln Sie in die FOLIENSORTIERUNGSANSICHT ( ).

2. Markieren Sie die Folie/-n, die mit Übergängen versehen werden sollen (eine Mehrfachauswahl erfolgt mit gedrückter - Taste oder - Taste).

3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche FOLIENÜBERGANG .

Alternativ dazu können Sie auch im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION den Befehl FOLIENÜBERGANG verwenden.

3. Es wird der Arbeitsbereich FOLIENÜBERGANG eingeblendet. Im Feld FÜR

AUSGEWÄHLTE FOLIEN ÜBERNEHMEN können Sie den gewünschten Überblendeffekt durch Anklicken auswählen (z. B. AUFLÖSEN, VON LINKS ÜBERDECKEN etc.).

PowerPoint 2003 Übergänge und Animationen

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Abbildung 51 - Bildschirmansicht "Folienübergang"

4. Angezeigt werden Übergänge durch ein Sternsymbol .

Ist bereits ein Übergang erstellt worden, kann dieser durch Auswählen eines neuen Übergangs sehr einfach geändert werden. Soll der Übergang wieder entfernt werden, wählt man den Eintrag OHNE ÜBERGANG aus.

5. In der DropDown-Liste GESCHWINDIGKEIT und SOUND können Sie die

Überblendungsgeschwindigkeit einstellen bzw. eine Tondatei auswählen.

6. Im Feld NÄCHSTE FOLIE wählen Sie aus, ob die nächste Folie der Präsentation

nur durch einen Mausklick eingeblendet wird oder

durch einen Mausklick ODER nach der angegebenen Anzahl von Sekunden (je nachdem was zuerst erfolgt).

Schaltflächen in der Ansicht Folienübergang:

Der oben festgelegte Übergang wird auf alle Folien übertragen.

Damit können Sie den Folienübergang in der Foliensortierungsansicht testen.

Hiermit starten Sie bei der ersten markierten Folie die Bildschirmpräsentation.

PowerPoint 2003 Übergänge und Animationen

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8.2 Animationsschemas hinzufügen

Sie können bestimmte Folienobjekte animieren, um die Bildschirmpräsentation ansprechend zu gestalten.

Wenn die Folie in der Bildschirmpräsentation angezeigt wird, sind die animierten Objekte nicht sofort sichtbar. Sie werden erst animiert dargestellt.

Anwendung eines vordefinierten Animationsschemas:

1. Markieren Sie die zu animierende Folie (nicht das Objekt).

2. Klicken Sie im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION auf den Befehl ANIMATIONSSCHEMAS.

3. Wählen Sie im Arbeitsbereich FOLIENDESIGN den gewünschten Effekt aus. Dieser wirkt sich auf ein definiertes Objekt auf der Folie aus (z. B. die Überschrift).

In der Foliensortierungsansicht werden Folien mit Animationsschemas mit einem

speziellen Symbol (Sternsymbol - gleich wie bei Folienübergängen) dargestellt.

Steuerelemente im Arbeitsbereich:

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das oben gewählte Animationsschema für alle Folien übernommen.

Damit kann das gewählte Animationsschema in der Foliensortierungsansicht getestet werden.

Hiermit wird bei der ersten markierten Folie die Bildschirmpräsentation gestartet.

Ähnlich wie bei den Folienübergängen kann auch das Animationsschema durch Auswahl eines anderen Schemas sehr einfach geändert werden. Zum Löschen eines Animationsschemas verwendet man das Schema KEINE ANIMATION.

8.3 Benutzerdefinierte Animationen erstellen:

Der Unterschied zu vordefinierten Animationen ist, dass Sie das zu animierende Objekt (und nicht eine Folie) auswählen.

So gehen Sie vor:

1. Markieren Sie das zu animierende Objekt durch einfaches Anklicken.

2. Verwenden Sie im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION den Befehl BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION.

3. Im Arbeitsbereich können Sie nun Effekte hinzufügen und dann den eigenen Wünschen anpassen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche EFFEKT HINZUFÜGEN.

PowerPoint 2003 Übergänge und Animationen

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4. Es öffnet sich ein Menü, aus dem Effekte für den Eingang, Hervorhebung und für das Beenden hinzugefügt werden können. Außerdem können Animationspfade und Objektaktionen festgelegt werden.

5. Nachdem Sie den gewünschten Effekt (z. B. EINFLIEGEN) ausgewählt haben, werden im Arbeitsbereich einige wichtige Steuerelemente selektierbar.

Abbildung 52 – Arbeitsbereich "Benutzerdefinierte Animationen"

5. Für jede Animation wird ein kleines graues Rechteck angelegt, das beim Anklicken die Einstellungen der gewählten Animation im Arbeitsbereich anzeigt. Die Nummer gibt die Reihenfolge der Ausführung an, welche ebenfalls im Arbeitsbereich geändert werden kann (dazu klicken Sie im Bereich REIHENFOLGE ÄNDERN auf den Pfeil nach oben/unten).

Diese grauen Rechtecke werden bei der Präsentation natürlich nicht angezeigt.

8.4 Einblendzeiten testen

Für Präsentationen, die selbständig ablaufen, werden für die einzelnen Folienübergänge und Animationen auf den Folien Zeiten zugewiesen. Wie Sie die Einblendzeiten einer Präsentation testen und einstellen können, erfahren Sie in dieser Lektion.

Einzelne Folien „verstecken“:

Dies kann erforderlich sein, wenn ein und dieselbe Präsentation vor verschiedenen Gruppen vorgetragen wird und sensible Daten enthält. So gehen Sie vor:

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1. Wechseln Sie in die FOLIENSORTIERUNGSANSICHT.

2. Markieren Sie die betreffende Folie.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche FOLIE AUSBLENDEN .

4. Die ausgeblendete Folien werden mit einem speziellen Symbol ( ) markiert.

Mit einem nochmaligen Klick auf die Schaltfläche FOLIE AUSBLENDEN wird die Folie wieder eingeblendet.

So testen Sie Einblendzeiten:

1. Wechseln Sie in die FOLIENSORTIERUNGSANSICHT.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche NEUE EINBLENDEZEITEN TESTEN

.

3. Die Ansicht BILDSCHIRMPRÄSENTATION wird geöffnet und die Symbolleiste PROBELAUF angezeigt. Die Einblendzeiten während des Ablaufs werden automatisch aufgezeichnet.

Abbildung 53 - Symbolleiste "Probelauf"

WEITER: Damit wechseln Sie zur nächsten Folie.

ANHALTEN: Damit beenden Sie den Probelauf.

FOLIENZEITDAUER: Gibt die Einblendedauer der aktuellen Folie an.

WIEDERHOLEN: Die Dauer der aktuellen Folie wird zurückgesetzt (auf Null).

Dieses Feld zeigt die Gesamtdauer der Präsentation (bis jetzt) an.

4. Bei der Beendigung des Probelaufes werden Sie noch gefragt, ob Sie die ermittelten

Zeiten übernehmen wollen.

JA, wenn Sie mit den Einblendzeiten einverstanden sind.

NEIN, wenn Sie die aktuellen nicht übernehmen wollen.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

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9 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie ansprechende Bildschirmpräsentationen vorbereiten und vorführen sowie Folien und Handzettel ausdrucken können .

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wie Sie Präsentations-Elemente drucken

Wie Sie die Rechtschreibung überprüfen können

Wie Sie Inhaltsfolien erstellen

Wie Sie Schriftarten einbetten können

Wie Sie eine Bildschirmpräsentation vorbereiten und vorführen

Wie Sie Notizseiten erstellen und drucken

9.1 Präsentationselemente drucken

Um Folien auch in Papierform, als Overheadfolien oder für Handzettel sowie als Folie mit Notizen verwenden zu können, sind sie natürlich auch ausdruckbar. Für die verschiedenen Anwendungsfälle steht ein gemeinsamer Druckdialog zu Ihrer Verfügung.

Seiteneinstellungen und Ausgabeformat:

Klicken Sie dazu im Menü DATEI auf den Befehl SEITE EINRICHTEN.

Der hier gezeigte Vorgang ist nur dann erforderlich, wenn Sie abweichend von den Standardeinstellungen etwas drucken möchten, z. B. Dias, Overheadfolien etc.

Im Dialogfenster können Sie unter anderem das Papierformat auswählen.

Voreingestellt ist grundsätzlich die BILDSCHIRMPRÄSENTATION.

Neben gängigen Papierformaten sind hier v. a. die Einträge 35-MM-DIAS und OVERHEADFOLIEN von größerem Interesse.

Auch die Orientierung der Folien oder Handzettel können hier angepasst werden.

So drucken Sie aus:

1. Wählen Sie im Menü DATEI den Befehl DRUCKEN.

Mit der Schaltfläche DRUCKEN in der Symbolleiste werden alle Folien sofort zum Ausdruck auf dem Standarddrucker gebracht.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

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2. Es erscheint das Dialogfenster DRUCKEN, indem Sie alle erforderlichen Angaben zu jedem möglichen Ausdruck festlegen und zum Drucker senden können.

Abbildung 54 - Dialogfenster "Drucken"

1 Im Feld NAME kann der Drucker ausgewählt werden.

2 Mit der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN können spezifische Eigenschaften wie z. B. Auflösung, Druckqualität, Ausrichtung (Seitenformat) etc. in einem eigenen Dialogfenster geändert werden.

3 Mit dieser Schaltfläche wird das Netzwerk auf weitere verfügbare Drucker durchsucht.

4 Hier legen Sie die Anzahl der auzudruckenden Exemplare fest.

5 Durch Anklicken und Eingabe der Foliennummern legen Sie den Druckbereich fest.

6 Hier wählen Sie, was gedruckt werden soll (z. B. Folien, Handzettel etc.).

7 Bei bestimmten Drucken (Handzettel, Notizen) können Sie einstellen, wie viele Folien pro Seite gedruckt werden sollen.

8 Hier stellen Sie ein, welche Farbpalette dem Ausdruck zugrunde liegen soll.

9 Über die Kontrollkästchen können weitere wichtige Eigenschaften des Ausdrucks eingestellt werden.

10 Hiermit können Sie die Druckvorschau starten.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

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11 Mit OK werden alle Einstellungen bestätigt und zum Drucker gesendet.

12 Hiermit verwerfen Sie alle Einstellungen.

So sehen Handzettel, Notizseiten und die Gliederungsansicht auf Papier aus:

Abbildung 55 - Beispiele: Handzettel, Notizenseite und Gliederungsansicht als Ausdruck

9.2 Rechtschreibung überprüfen

PowerPoint bietet ein lernfähiges Wörterbuch an, dem individuell Begriffe (z. B. Eigennamen) „angelernt“ werden können.

Die Texteingabe wird während der Eingabe überprüft und Fehler werden sofort angezeigt. Falsch erkannte Wörter werden mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Um die Fehler direkt in der Folie zu korrigieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das als falsch gekennzeichnete Wort.

2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Korrekturvorschlag.

Überprüfung der gesamten Präsentation:

1. Klicken Sie im Menü EXTRAS auf den Befehl RECHTSCHREIBUNG.

Alternativ dazu können Sie die Rechtschreibüberprüfung auch mit Hilfe der

Schalfläche RECHTSCHREIBUNG in der Symbolleiste STANDARD starten.

2. Das Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG wurde geöffnet und zeigt das erste nicht im

Wörterbuch enthaltende Wort als Fehler an.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

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Abbildung 56 - Dialogfenster "Rechtschreibung"

Mit IGNORIEREN wird das Wort unverändert belassen. Kommt dieses Wort nochmals in der Präsentation vor, wird von der Rechtschreibüberprüfung wiederum ein Fehler gemeldet.

Mit ALLE IGNORIEREN wird das Wort unverändert belassen. Kommt es nochmals in der Präsentation vor, wird kein Fehler mehr gemeldet.

Mit ÄNDERN wird nur dieser Fehler und korrigiert und mit ALLE ÄNDERN werden auch alle weiteren Wörter (z. B. „makiert“ in „markiert“) korrigiert.

Mit HINZUFÜGEN wird das Wort dem Wörterbuch hinzugefügt und nie mehr als Fehler gemeldet.

Mit VORSCHLAGEN wird das Wort in die Vorschlagsliste des Rechtschreibüberprüfung aufgenommen.

3. Die Rechtschreibprüfung durchsucht nun auch noch die übrigen Folien auf Rechtschreibfehler. Wenn alles korrigiert wurde, meldet dies PowerPoint mit einem Meldungsfenster, das Sie mit der Schaltfläche OK bestätigen.

Wortwiederholung:

Dieser oft vorkommende Fehler beim Tippen von Texten wird von PowerPoint bemerkt und das zweite, hintereinander vorkommende Wort wird unterwellt dargestellt.

Zum Korrigieren von Wortwiederholungen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zweite Wort.

Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl WIEDERHOLTES WORT LÖSCHEN.

9.3 Inhaltsfolien erstellen

Bevor eine Bildschirmpräsentation präsentationsreif ist, sind noch einige Vorbereitungen zu treffen.

Beispielsweise ist die einleitende Übersicht mittels einer Agenda-Folie oder Inhaltsfolie sehr von Vorteil. Sie trägt zur Übersicht und Struktur für den Betrachter bei, was ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Präsentationen ist.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

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In der FOLIENSORTIERUNGSANSICHT kann man zum schnelleren Bildaufbau mit

dem Symbol FORMATIERUNG ANZEIGEN die Inhalte der Folien ausblenden. Man sieht dann nur mehr die Folientitel.

Abbildung 57 - Bildschirmansicht "Inhaltsfolie"

So erstellen Sie eine Inhaltsfolie:

1. Wechseln Sie in die Ansicht FOLIENSORTIERUNG.

2. Markieren Sie die Folien, die ins Inhaltsverzeichnis (Inhaltsfolie) aufgenommen werden sollen.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf ÜBERSICHTSFOLIE .

4. Eine Inhaltsfolie wurde vor der ersten markierten Folie eingefügt. Um deren Inhalt zu betrachten, wechseln Sie in die FOLIENANSICHT. Der Text der Inhaltsfolie gibt nun die Folientitel der markierten Folien wieder.

Änderungen an den Folientiteln und Folienreihenfolgen haben keine Auswirkungen auf die Inhaltsfolie.

9.4 Schriftarten einbetten

Wenn Ihre Präsentation auf anderen Computern ausgeführt oder überarbeitet werden soll, kann es erforderlich werden, die verwendeten Schriftarten (Fonts) einzubetten. Dies geschieht beim Speichern der Präsentation.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

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So gehen Sie vor:

1. Wählen Sie im Menü DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER.

Bei der Verwendung des Pack and Go-Assistenten haben Sie in einem eigenen Schritt die Möglichkeit, verwendete Schriftarten einzubetten.

2. Im Dialogfenster SPEICHERN unter klicken Sie auf die Schaltfläche EXTRAS und im

Untermenü auf OPTIONEN SPEICHERN, um die Speicheroptionen einzustellen.

Abbildung 58 - Dialogfenster "Speicheroptionen"

3. Jetzt aktivieren Sie das Kontrollkästchen TRUE-TYPE-SCHRIFTARTEN EINBETTEN und wählen zwischen zwei Optionen: entweder nur verwendete- oder alle Zeichen einbetten.

Wenn die Präsentation auf anderen Computern überarbeitet werden soll, sollten Sie die zweite Option verwenden.

4. Bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche OK,

5. und speichern die Datei endgültig ab (Schaltfläche SPEICHERN).

9.5 Präsentation vorbereiten

Für die Durchführung von Bildschirmpräsentationen gibt es einige Spielarten. Je nachdem, ob ein Redner durch die Präsentation führt oder eine selbstlaufende Präsentation benötigt wird – PowerPoint hat Einstellungsmöglichkeiten parat.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

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Einrichten einer Bildschirmpräsentation:

1. Klicken Sie im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION auf den Befehl BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN.

2. Im Dialogfenster Bildschirmpräsentation einrichten wählen Sie die gewünschten Einstellungen und bestätigen mit der Schaltfläche OK.

Abbildung 59 - Dialogfenster "Bildschirmpräsentation einrichten"

1 Diese Option stellt die herkömmliche Bildschirmpräsentation in voller Größe mit Redner dar.

2 Diese Option führt die Bildschirmpräsentation in einem Standardfenster mit benutzerdefinierten Menüs und Befehlen durch.

3 Hiermit wird Ihre Präsentation in voller Bildschirmgröße selbstablaufend durchgeführt und nach fünf Minuten ohne Eingabe wieder gestartet (Endlospräsentation). Das Publikum kann die Folien einblenden oder auf Hyperlinks und interaktive Schaltflächen klicken, die Präsentation aber nicht ändern. Durch diese Option aktiviert PowerPoint automatisch das Kontrollkästchen 4.

4 Damit wird die Bildschirmpräsentation immer wieder wiederholt, bis Sie die -

Taste drücken. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn „Ansicht an einem Kiosk“ aktiviert ist.

5 Führt die Bildschirmpräsentation durch, ohne gesprochene Texte wiederzugeben (um der Präsentation gesprochene Texte hinzuzufügen, verwenden Sie den Menübefehl BILDSCHIRMPRÄSENTATION / STIMME AUFZEICHNEN.

6 Hiermit werden alle Folienübergänge und Animationen während der Präsentation unterdrückt.

Die Foliensteuerung regeln Sie im rechten Bereich des Dialogfensters (z. B. welche Folien angezeigt und wie sie eingeblendet werden sollen.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

© bit media e-Learning solution Seite 83

Mit der DropDown-Liste AUFLÖSUNG DER BILDSCHIRMPRÄSENTATION können Sie die Bildschirmauflösung einstellen (z. B. 1280x960 etc.).

9.6 Bildschirmpräsentation vorführen

Für die Vorführung von Bildschirmpräsentationen stehen einige Navigationshilfen zu Ihrer Verfügung. Sie navigieren

mit Tastenkombinationen oder

durch das Kontextmenü.

Sie können auch interaktive Schaltflächen in die Folie einbauen und damit die Präsentation steuern.

So starten Sie Ihre Bildschirmpräsentation:

Ab der aktuellen Folie: Klicken Sie auf die Schaltfläche BILDSCHIRMPRÄSENTATION . Um die Präsentationsansicht wieder zu verlassen, tippen Sie auf die - Taste.

Ab der ersten Folie: Wählen Sie den Menübefehl Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentation vorführen.

Durch Drücken der linken Maustaste gelangen Sie zur nächsten Folie.

Mit der rechten Maustaste öffnen Sie das Kontextmenü zur Navigation (das Kontextmenü kann man auch durch einen Klick mit der linken Maustaste auf das

Navigationssymbol öffnen).

Abbildung 60 - Kontextmenü zur Navigation

Auch die Tasten und können Sie zur Navigation verwenden. Damit gelangen Sie zur vorhergehenden bzw. zur nächsten Folie.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

© bit media e-Learning solution Seite 84

Foliennavigator:

Möchten Sie zu einer bestimmten Folie springen, so verwenden Sie dazu den Foliennavigator.

1. Klicken Sie auf das Navigationssymbol .

2. Zeigen Sie im Kontextmenü auf GEHE ZU.

3. Im Untermenü werden alle zur Verfügung stehenden Folien angezeigt. Durch einen Klick auf die gewünschte Folie wird zu dieser gewechselt..

Interaktive Schaltflächen:

Diese können Sie auf einer Folie einbauen, um z. B. ein einfaches Vorwärts- oder Rückwärts-Navigieren zu ermöglichen.

1. Klicken Sie im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION auf den Befehl INTERAKTIVE SCHALTFLÄCHEN.

2. Die Schaltflächen werden eingefügt, indem man das gewünschte Symbol anklickt und es wie eine AutoForm in der Folie aufzieht.

3. Im automatisch erscheinenden Dialogfenster AKTIONSEINSTELLUNGEN können Sie das gewünschte Ziel auswählen (z. B. eine beliebige Folie der aktuellen, aber auch einer anderen PowerPoint-Datei). Bestätigen Sie die Eingabe wieder mit OK.

Abbildung 61 - Dialogfenster "Aktionseinstellungen"

Verwendung eines Stiftes als Zeigemittel:

Über das Navigationssymbol und den Menübefehl ZEIGEROPTIONEN / STIFT wird dieser eingeblendet. Über Die Maus kann er im Präsentationsfenster bewegt werden. Hält man dabei die linke Maustaste gedrückt, kann in der jeweiligen Folie gezeichnet werden.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

© bit media e-Learning solution Seite 85

Über das Kontextmenü und den Befehl STIFTFARBE kann die Farbe ausgewählt werden.

9.7 Notizenseiten erstellen und drucken

PowerPoint ermöglicht es Ihnen, Notizen zu jeder einzelnen Folie zu speichern und zu drucken. Diese Ausdrucke können sie dann während der Präsentation als Gedächtnisstütze verwenden.

So geben Sie Notizen ein:

Wechseln Sie in die entsprechende Ansicht über den Menübefehl ANSICHT / NOTIZSEITEN.

Es wird nun eine Seite angezeigt, die in der oberen Hälfte die Folie anzeigt. In der unteren Hälfte können nun Notizen zu dieser Folie eingetragen werden.

Dazu klicken Sie auf den unteren Textbereich und tippen den Text ein.

Notizen scheinen bei der Bildschirmpräsentation oder beim „normalen“ Drucken von Folien nicht auf.

Notizenseiten drucken:

1. Öffnen Sie das Dialogfenster DRUCKEN (für diesen Vorgang müssen Sie sich nicht zwingend in der Ansicht NOTIZENSEITE befinden). Dazu klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl DRUCKEN.

2. In der DropDown-Liste DRUCKEN wählen Sie den Eintrag NOTIZENSEITEN aus und bestätigen mit der Schaltfläche OK um den Druckvorgang zu starten.

Normalansicht:

Im unteren Bereich der NORMALANSICHT können Sie ebenfalls Notizen zur entsprechenden Folie eingeben oder sie editieren. Positionieren Sie dazu die Einfügemarke an der gewünschten Position und ergänzen dann den Text.

PowerPoint 2003 Präsentationen vorbereiten und ausgeben

© bit media e-Learning solution Seite 86

Abbildung 62 - Notizen in der Normalansicht eingeben

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Daten anderer Programme

© bit media e-Learning solution Seite 87

10 Arbeiten mit Daten anderer Programme

Nachfolgend wird Ihnen gezeigt, wie man Daten aus anderen Programmen (z. B. Microsoft Word oder Microsoft Excel) oder auch Videos und Sounds in eine PowerPoint-Präsentation importieren kann.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wie Sie Exceldiagramme oder Wordtabellen importieren können

Wie Sie Videos und Sounds in Ihre Präsentation einbinden

10.1 Importieren eines Exceldiagramms

Diagramme werden vorwiegend in Microsoft Excel erstellt. Es ist daher sinnvoll, diese Daten in Ihre Präsentation zu importieren, um das Diagramm nicht nochmals in PowerPoint erstellen zu müssen.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie PowerPoint und die entsprechende Präsentation.

2. Öffnen Sie Excel und die Arbeitsmappe mit der Tabelle und dem dazugehörigen Diagramm.

3. Markieren Sie das Diagramm und klicken Sie auf die Schaltfläche KOPIEREN (damit befindet sich das Diagramm in der Zwischenablage).

4. Wechseln Sie zu PowerPoint 2003.

5. Wählen Sie im Menü BEARBEITEN den Befehl INHALTE EINFÜGEN.

Abbildung 63 - Dialogfenster "Inhalte einfügen" – Verknüpfung einfügen

6. Im Dialogfenster INHALTE EINFÜGEN können Sie zwischen 2 Optionen wählen: Mit VERKNÜPFUNG EINFÜGEN wird das Diagramm auch im derzeitigen Zustand

eingefügt, Änderungen an der Original-Excel-Tabelle werden aber immer auch auf das in PowerPoint eingefügte Diagramm übertragen.

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Daten anderer Programme

© bit media e-Learning solution Seite 88

Mit EINFÜGEN wird das Diagramm im derzeitigen Zustand eingefügt („eingebettet") und Änderungen an der Original-Excel-Tabelle werden nicht auf das in PowerPoint eingefügte Diagramm übertragen.

Weiters können Sie hier wählen, ob das Diagramm als

a) Excel-Diagramm,

b) Bild oder

c) erweiterte Metadatei

eingefügt werden soll.

Das Einfügen als Bild ist nur in jenen Fällen zielführend, wo keine Änderungen am Diagramm mehr vorgenommen werden müssen. Fügen Sie das Diagramm aber als Excel-Diagramm-Objekt ein, so können Sie das Erscheinungsbild des Diagramms später noch anpassen (z. B. andere Farben verwenden, Diagramm ohne Treppeneffekte vergrößern, Legenden entfernen etc.)

7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche OK.

Damit haben Sie das Exceldiagramm über die Zwischenablage eingefügt und können es bei Bedarf noch ändern (z. B. Größe anpassen, Farben ändern etc.).

10.2 Importieren einer Wordtabelle

Tabellen können auch in Microsoft Word sehr komfortabel erstellt werden. Um daher in PowerPoint Tabellen nicht noch einmal erstellen zu müssen, können Sie diese importieren.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie PowerPoint und die gewünschte Präsentation.

2. Öffnen Sie das entsprechende Worddokument und markieren Sie die Tabelle.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche KOPIEREN in der Symbolleiste, um die Tabelle in die Zwischenablage zu kopieren.

4. Wechseln Sie nun zu PowerPoint.

5. Wählen Sie im Menü BEARBEITEN den Befehl INHALTE EINFÜGEN und es öffnet sich das Dialogfenster INHALTE EINFÜGEN (Bedeutung von EINFÜGEN und VERKNÜPFUNG

EINFÜGEN siehe Lektion „Importieren eines Exceldiagramms“).

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Daten anderer Programme

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Abbildung 64 - Dialogfenster "Inhalte einfügen" – Einfügen

6. Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen vor und bestätigen diese mit der Schaltfläche OK.

7. Damit haben Sie Ihre Wordtabelle über die Zwischenablage eingebettet eingefügt und können bei Bedarf die Tabelle noch ändern (z. B. in der Größe anpassen, Farben ändern oder die Position in der Folie ändern).

10.3 Einbinden von Videos und Sounds

In PowerPoint können Sie auch Videos und Sounds (Tondateien) abspielen, um Ihrer Präsentation einen noch professionelleren Touch zu geben.

So gehen Sie vor:

Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl FILM UND SOUND und wählen Sie im

Untermenü die gewünschte Option.

Abbildung 65 - Bildschirmansicht "Film und Sound einfügen"

PowerPoint 2003 Arbeiten mit Daten anderer Programme

© bit media e-Learning solution Seite 90

Einige Befehle aus dem Untermenü:

FILM AUS CLIP ORGANIZER Damit können Sie einen Film bzw. ein Video aus Microsofts Clip Organizer einfügen.

FILM AUS DATEI Hier können Sie ein Video, das auf einem von Ihrem Computer erreichbaren Datenträger gespeichert ist, einfügen.

SOUND AUS MEDIAGALLERY Damit können Sie einen Sound aus Microsofts interner Media Gallery einfügen.

SOUND AUS DATEI Hier können Sie einen Sound, der auf einem von Ihrem Computer erreichbaren Datenträger gespeichert ist, einfügen.

Beispiel:

Wenn Sie ein Video aus dem lokalen Datenträger D: einfügen möchten, klicken Sie auf FILM AUS DATEI, wählen im Dialogfenster FILM EINFÜGEN den Datenträger sowie das gewünschte Video aus und bestätigen mit OK. Nun können Sie noch angeben, ob das Video (oder der Sound) automatisch beim Anzeigen der aktuellen Folie gestartet werden soll oder ob die Wiedergabe durch Anklicken des Videos erfolgen soll.

Nach dem Einfügen zeigen Office XP-Anwendungen oft ein so genanntes Smarttag ( ) an, das für die letzte Aktion alternative Vorschläge anbietet. Man bewegt dazu den Mauszeiger über das Smarttag und klickt auf den Pfeil. Selbstverständlich können Sie auch noch zusätzlich zum Video einen Sound einfügen. Dieser wird durch ein Soundsymbol dargestellt.

PowerPoint 2003 In der Arbeitsgruppe arbeiten

© bit media e-Learning solution Seite 91

11 In der Arbeitsgruppe arbeiten

Möchten Sie Ihre Präsentation noch mit Kommentaren versehen oder sie nochmals überarbeiten, können Sie dies auf Ihren Folien kennzeichnen. In diesem Kapitel erfahren Sie wie’s geht.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

Wie Sie Ihre Präsentation mit Kommentaren versehen

Wie Sie Ihre Präsentation mit Kommentaren überarbeiten und fertig stellen

11.1 Kommentare und Überarbeitung

Sie können PowerPoint-Präsentationen mit Kommentaren versehen, um sich selbst oder einem Überarbeiter Stellen anzuzeigen, die noch nicht ganz fertig sind oder kontrolliert werden müssen. Damit sind sie dann später in der Lage, sehr einfach nicht fertige Folien oder Objekte zu finden.

So fügen Sie einer Folie einen Kommentar hinzu:

1. Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl KOMMENTAR.

2. Ein gelbliches Kommentarfenster und die Symbolleiste ÜBERARBEITEN wurden geöffnet.

3. Fügen Sie nun im Kommentarfenster den gewünschten Text für den Nachbearbeiter ein.

PowerPoint 2003 In der Arbeitsgruppe arbeiten

© bit media e-Learning solution Seite 92

Abbildung 66 - Bildschirmansicht "Kommentar einfügen"

In der Symbolleiste ÜBERARBEITEN stehen folgende Schaltflächen für den Ersteller zu Ihrer Verfügung:

Damit können Sie den Kommentarmarker ausblenden, aber nicht löschen.

Mit diesen Schalflächen springen Sie zum vorigen/nächsten Kommentar.

Damit fügen Sie einen neuen Kommentar an der markierten Stelle ein.

Diese Schaltfläche verwenden Sie, um den Kommentar zu bearbeiten.

Damit löschen Sie den Kommentar.

4. Klicken Sie nun außerhalb des Kommentars auf die Folie, so verkleinert sich der

Kommentar auf den MARKER . Dieser enthält die Initialen des Erstellers und die fortlaufende Kommentarnummer.

Kommentare bzw. Marker werden während der Bildschirmpräsentation nicht angezeigt.

5. Wenn Sie nun an einer anderen Stelle einen Kommentar einfügen wollen, markieren

Sie die betreffende Position und klicken auf die Schaltfläche KOMMENTAR EINFÜGEN

.

Versenden einer Präsentationsdatei:

1. Wählen Sie im Menü DATEI den Befehl SENDEN AN und klicken Sie auf

PowerPoint 2003 In der Arbeitsgruppe arbeiten

© bit media e-Learning solution Seite 93

E-MAIL-EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG)

(oder auf E-MAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE))

2. Automatisch wird das E-Mail-Programm geladen und eine Nachricht mit einem betreffenden Überarbeitungstext und der Präsentationsdatei im Anhang erzeugt. Geben Sie noch den Empfänger ein und klicken abschließend auf SENDEN.

Das Zeichen „@“ können Sie mithilfe der Tastenkombination ALTGR + eingeben.

11.2 Überarbeiten einer Präsentation

Eine mit Kommentaren versehene Präsentation kann man sehr komfortabel überarbeiten und gegebenenfalls an den Ersteller zurücksenden.

So überarbeiten Sie eine mit Kommentaren versehen Präsentation:

1. Öffnen Sie die mit Kommentaren versehene Präsentation.

2. Automatisch wird nach dem Öffnen die Symbolleiste ÜBERARBEITEN angezeigt und

auf den zu überarbeitenden Folien erkennen Sie den jeweiligen MARKER , den Sie zur Überarbeitung anklicken.

3. Nun können Sie den Kommentar lesen und die erforderliche Ergänzung anbringen.

4. Um zur nächsten Änderung zu springen, klicken Sie auf die Schaltfläche NÄCHSTES ELEMENT in der Symbolleiste ÜBERARBEITEN und nehmen die gewünschten Änderungen vor.

5. Nach der letzten Änderung teilt Ihnen PowerPoint mit, dass Sie bereits beim letzten Kommentar angelangt sind. Bestätigen Sie nach Fertigstellen mit der

Schaltfläche ABBRECHEN oder

gehen Sie zum Anfang der Präsentation mit WEITER.

6. Zum Abschluss können Sie die automatische Zurücksendefunktion von PowerPoint 2003 verwenden um eine Nachricht an den Ersteller der Präsentation zu generieren und die korrigierte Präsentation als Anhang hinzuzufügen. Dazu klicken Sie auf die

Schaltfläche und anschließend auf die Schaltfläche

.

PowerPoint 2003

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