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PowerPoint ® 2007- Kurzanleitung für Ein- und Umsteiger Dr. Jörg Wendorff Fortbildungszentrum Hochschullehre an der Universität Bayreuth [email protected]

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PowerPoint® 2007-

Kurzanleitung für Ein- und Umsteiger

Dr. Jörg Wendorff Fortbildungszentrum Hochschullehre an der Universität Bayreuth [email protected]

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PowerPoint® 2007- Kurzanleitung für Ein- und Umsteiger

© managerSeminare 2 Autor: Dr. Jörg Wendorff

Sehr geehrte Nutzerinnen und Nutzer,

diese PowerPoint 2007-Kurzanleitung habe ich sowohl für diejenigen ge-

schrieben, die bisher noch nicht mit dem Programm PowerPoint gearbeitet

haben als auch für diejenigen, die auf die neue PowerPoint-Version umstei-

gen möchten.

Den „Anfängern“ empfehle ich dieses Skript in der vorgeschlagenen Reihen-

folge durchzuarbeiten. Für „Umsteiger“ dagegen macht es weniger Sinn, das

Skript komplett zu nutzen. Sie sollten stattdessen versuchen mit dem bereits

vorhandenen Wissen eine Präsentation unter Nutzung der neuen Programm-

version zu erstellen. An den Stellen, an denen Sie nicht weiterkommen, kön-

nen Sie sich Unterstützung durch das Skript holen. Das Inhaltsverzeichnis

wird Ihnen hierbei Hilfe bieten,

Um Ihnen das Überprüfen des Gelernten zu ermöglichen, habe ich insgesamt

drei Aufgaben in dieses Skript integriert. Sie sollten versuchen die Übungen

ohne Nutzung dieser Anleitung zu bewältigen.

Viel Erfolg beim Erstellen Ihrer PowerPoint 2007 – Präsentationen wünscht

Ihnen

Jörg Wendorff Bayreuth, 22. September 2008

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© managerSeminare 3 Autor: Dr. Jörg Wendorff

Inhaltsverzeichnis

1 DAS PROGRAMM POWERPOINT 2007 ÖFFNEN ..................................................... 4

2 NEUE FOLIE AUFRUFEN ........................................................................................... 5

3 TEXT EINFÜGEN ......................................................................................................... 6

4 SCHRIFT BEARBEITEN .............................................................................................. 6

5 AUFZÄHLUNGSZEICHEN UND AUFZÄHLUNGEN BEARBEITEN ........................... 7

6 EINEN FARBIGEN HINTERGRUND FÜR DIE FOLIE BESTIMMEN .......................... 8

7 ABSPEICHERN IHRER PRÄSENTATION .................................................................. 9

AUFGABE 1 ................................................................................................................. 9

8 BILDER ODER FORMEN ERSTELLEN, EINFÜGEN UND BEARBEITEN ............... 10

9 TEXT UND BILD ANIMIEREN ................................................................................... 12

10 PRÄSENTATIONEN DURCHFÜHREN ...................................................................... 17

AUFGABE 2 ............................................................................................................... 18

11 NUTZUNG DES FOLIENMASTERS .......................................................................... 18

12 LAYOUT ABSPEICHERN UND IN ANDERER PRÄSENTATION NUTZEN ............. 19

13 TON- UND FILMDOKUMENTE EINFÜGEN .............................................................. 20

14 TABELLE EINFÜGEN UND ERZEUGEN .................................................................. 22

15 DIAGRAMME EINFÜGEN UND ERZEUGEN ............................................................ 24

16 HYPERLINKS ERZEUGEN ........................................................................................ 27

AUFGABE 3 ............................................................................................................... 28

17 FOLIEN SORTIEREN ................................................................................................. 29

18 AUSDRUCKMÖGLICHKEITEN VON FOLIEN .......................................................... 30

19 RASTER UND FÜHRUNGSLINIEN EINBLENDEN ................................................... 32

20 ZEICHENELEMENTE ERSTELLEN UND BEARBEITEN ......................................... 33

21 SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF NUTZEN ...................................... 35

INFORMATIONEN ZUM AUTOR ...................................................................................... 36

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1 Das Programm PowerPoint 2007 öffnen Sie können das Programm durch das Anklicken des PowerPoint-Symbols auf Ihrem Desktop (Bildschirmarbeitsfläche) öffnen, wenn es sich dort befindet oder es aufrufen über:

Start – Alle Programme – Microsoft Office – Microsoft Office PowerPoint 2007

Ein Fenster erscheint, auf dem acht Register zu sehen sind, z.B. das Register Start. Durch Anklicken können alle anderen aufgerufen werden.

Auf jedem Registerblatt befinden sich zahlreiche Symbole. Mit Hilfe der da-mit verbundenen Funktionen können Sie z.B. Elemente auf einer Folie einfü-gen oder Änderungen vornehmen, wie z.B. Text zu formatieren. In die vorhandenen Felder auf den Folien können Sie Text direkt einfügen. Klicken Sie in die Kästen und schreiben sie los.

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2 Neue Folie aufrufen

Wenn Sie eine weitere Folie gestalten möchten, wählen Sie das Symbol für Neue Folie im Registerblatt Start aus und klicken Sie auf den unteren Be-reich.

Ein hell hinterlegtes Fenster öffnet sich. Hier können Sie unter unterschiedlichen Folienvorlagen auswählen, z.B. einer weiteren Titelfolie,

oder für die Darstellung der Vor-

tragsgliederung oder einer Aufzäh-lung von Informationen die Titel- und Inhalt-Folie.

Wenn Sie die Folie Leer auswählen, können Sie sich die Folie nach eige-nem Belieben gestalten.

Im unteren Bereich des Fensters erhalten Sie die Möglichkeit bereits erstellte Folien aus der aktuellen Präsentation zu duplizieren (Befehl: Ausgewählte Folien duplizieren) oder Folien aus anderen Präsentationen in die aktuelle hinein zu kopieren (Befehl: Folien wiederverwenden…). Wenn Sie sich für diese Möglichkeit entscheiden, öffnet sich ein neues Fenster am rechten Bild-schirmrand und Sie können Ihre Dateiordner nach vorhandenen Präsentationen durchsuchen. Die Folien der ausgewählten Präsentation werden Ih-nen gezeigt und mit einem einfachen Klick wird die ausgewählte Folie in die aktuelle Präsentation übernommen.

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3 Text einfügen

„Normale“ Textfelder Viele der Standardfolienvorlagen enthalten bereits Textfelder, in die Sie nach einmaligem Anklicken direkt hineinschreiben können. Zusätzliche Textfelder Wenn Sie ein zusätzliches Textfeld einfügen möchten oder dieses auf einer leere Folie platzieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie:

Registerblatt Einfügen – Symbol Textfeld

Nachdem Sie durch einfaches Anklicken des Symbols dieses aktiviert haben, können Sie bei gedrückter linker Maustaste mit dem Mauszeiger ein Feld an beliebiger Stelle auf der Folie platzieren. Danach können Sie Ihren Text ein-geben. 4 Schrift bearbeiten

Wahrscheinlich kennen Sie die Möglichkeiten Schrift zu bearbeiten bereits aus dem Programm Microsoft Word oder der Vorgängerversion von Power-Point. Den zu ändernden Text müssen Sie markieren und können ihn dann mit Hilfe der Formatfunktionen des Registers Start nach Bedarf verändern.

Weitere Formatierungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie auf die kleinen Pfeile rechts von den Worten Schriftart oder Absatz klicken.

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5 Aufzählungszeichen und Aufzählungen bearbeiten

Aufzählungszeichen bearbeiten

Wenn Ihnen bei Aufzählungen in den Textfeldern die Aufzählungszeichen nicht zusagen, dann können Sie diese leicht ändern. Markieren Sie den Text-bereich, der sich hinter den Aufzählungszeichen befindet. Rufen Sie nun auf:

Registerblatt Start – Symbol Aufzählungszeichen

Nun erhalten Sie eine Anzahl von Möglich-keiten weitere Standard-Aufzählungszeichen zu nutzen. Wenn Sie die Zusatzfunktion Nummerie-rung und Aufzählungszeichen aufrufen, können Sie zusätzlich die Farbe der Aufzäh-lungszeichen verändern sowie deren Größe in % im Vergleich zur Textgröße bestimmen. Weitere Arten von Aufzählungszeichen er-reichen Sie in dem neuen Fenster über die Schaltflächen „Bild...“ und „Anpassen...“.

Aufzählungen grafisch gestalten

Ganz neue Möglichkeiten Auf-zählungen grafisch zu gestalten erhalten Sie, wenn Sie den be-treffenden Textbereich markie-ren und dann auf die linke Maustaste klicken. Danach bei dem erscheinenden Fenster die Funktion „In SmartArt konver-tieren“ aufrufen. In dem nun erscheinenden Fenster können Sie eine neue Form für Ihre Aufzählungen auswählen.

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6 Einen farbigen Hintergrund für die Folie bestimmen

Einen farbigen Hintergrund für Ihre Folien erzeugen Sie über:

Registerblatt Entwurf – Symbole Designs

Die vom Programm vorgeschlagenen Hintergrunddesigns halte ich für weni-ger geeignet für professionelle Präsentationen. Erstellen Sie lieber selbst ei-nen eigenen Hintergrund über die Funktion Hintergrundformate.

In dem Fenster das sich nun öffnet, klicken Sie im unteren Bereich direkt auf Hintergrund formatieren. Ein weiteres Fenster öffnet sich. Wenn Sie nun auf den kleinen Pfeil (Dropdown-Button) neben dem Farbeimer klicken, öffnet sich ein Feld mit einer großen Auswahl von Farben.

Wenn Sie Weitere Farben anklicken, sind Ihren farblichen Ge-staltungsmöglichkeiten fast keine Grenzen mehr gesetzt.

Wenn Sie sich für eine passende Hintergrundfarbe entschieden ha-ben, klicken Sie auf Für alle über-nehmen.

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7 Abspeichern Ihrer Präsentation Langsam nimmt Ihre Präsentation Form an. Es wird dringend Zeit, sie für die Nachwelt zu sichern. Klicken Sie auf die runde Schaltfläche Office, ein Fenster öffnet sich.

Wenn Sie nun Speichern unter aufrufen, können Sie die Präsentation z.B. im aktuellen PowerPoint-Präsentations – Format abspeichern. Auf Rechnern mit älteren PowerPoint-Versionen ist diese dann i.d.R. nicht aufrufbar. Sie können sie auch in der Power-Point 97-2003-Präsentations - Ver-sion sichern. Eventuell funktionieren dann beim Abspielen mit älteren Po-werPoint-Versionen bestimmte Funk-tionen nicht, die nur in der neuen Programmversion angeboten werden. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihre Präsentation aus und speichern Sie sie in einem Ordner, in dem Sie sie später problemlos wieder-finden.

Aufgabe 1:

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8 Bilder oder Formen erstellen, einfügen und bearbeiten „Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte!“. Wenn Sie diesen Effekt auch für Ihre Präsentation nutzen wollen, dann können Sie die sogenannten Illustrationen in Ihre Präsentation einbinden. Auf dem Registerblatt Einfügen befinden sich links Symbole, z.B. um Grafi-ken, ClipArts, Formen und Diagramme einzubinden bzw. zu erstellen.

Durch das Klicken auf diese Symbole öffnen sich neue Fenster, um die Ob-jekte in die Folie einbinden zu können. Wie dies bei Fotos funktioniert, die in der Regel zur Veranschaulichung besser geeignet sind als ClipArts, wird nun gezeigt. Einfügen eines Bildes:

Registerblatt Einfügen – Symbol Grafik

Folgendes Fenster erscheint. Suchen Sie den Ordner, in dem die Bilder ab-gespeichert sind, die Sie einbinden möchten.

Wenn Sie ein geeignetes Bild gefunden haben, klicken Sie es an und fügen Sie es durch die Betätigung des Einfügen-Buttons ein. Alternativ können Sie das Bild mit einem Doppelklick direkt einfügen.

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Bearbeitung des eingefügten Bildes Markieren Sie das eingefügte Bild mit einem Klick der linken Maustaste. Au-tomatisch öffnet sich ein neues Registerblatt mit dem Namen Bildtools - Format.

Dies sind einige der Möglichkeiten Bilder zu bearbeiten. Größe des eingefügten Bildes ändern Die einfachste Möglichkeit die Größe eines Bildes zu ändern besteht darin, dass Sie das Bild an den Eckpunkten (zeigen sich wenn das Bild markiert ist) mit dem Mauszeiger und gedrückter linker Maustaste vergrößern oder ver-kleinern.

Eine weitere Möglichkeit zum Ändern der Bildgröße besteht darin, dass Sie auf dem Registerblatt Bildtools – Format, das sich durch Anklicken des Bildes automatisch öffnet, ganz rechts die Maße für „Höhe“ und „Breite“ ändern. Wenn Sie den Pfeil neben dem Wort Schriftgrad anklicken (siehe Bildschirm-bild oben auf dieser Skriptseite), öffnet sich ein Fenster mit zusätzlichen Mög-lichkeiten, auf die hier nicht weiter eingegangen wird.

Kontrast

Hellig-keit

Rahmen hinzufügen

Bild farblich ändern: Farbtöne, schwarz, grau oder bestimmte Farben transparent.

Zuschneiden, nicht föhnen

Bild drehen

Bild eine be-stimmte Bild-form zuweisen

Bildgröße verändern

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9 Text und Bild animieren Ein großer Vorteil gegenüber Overheadfolien besteht bei der Nutzung von PowerPoint-Folien darin, dass Sie die einzelnen Elemente der Folien animie-ren können. So kann die Inhalte der Folie Stück für Stück präsentiert werden.

Text und Bild animieren: Markieren Sie den zu animierenden Text oder das zu animierende Bild auf der Folie. Rufen Sie nun Folgendes auf:

Registerblatt Animation – Symbol Benutzerdefinierte Animation

Beim Aufrufen des Symbols Animieren werden Ihnen nur ei-ne kleine Auswahl von Animati-onsmöglichkeiten angeboten. Ich empfehle deshalb direkt Benut-zerdefinierte Animation aufzu-rufen.

Folgendes Fenster erscheint rechts im Bildschirm:

Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil neben dem Feld Ef-fekt hinzufügen.

Ein weiteres Fenster erscheint. Hier können Sie nun be-stimmen, mit welcher Animationsart der Text/das Bild in der Präsentation er-scheint. Klicken Sie dafür auf den kleinen schwarzen Pfeil neben Eingang. Einige Effekte werden Ihnen vorgeschlagen (inklusive der zuletzt vom Programm verwen-deten). Durch Aufrufen der Funktion Weitere Effekte ... erhalten Sie zusätzliche Möglichkeiten für Ihre Eingangsanimation. Durch einfaches Anklicken mit der linken Maustaste aktivieren Sie die gewünschte Animationsart.

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Direkt unter dem Feld Effekt hinzufügen besteht für Sie die Möglichkeit, be-stimmte Einstellungen der ausgewählten Animationen zu ändern. So können Sie Änderungen an der Richtung der Animation vornehmen und die Ge-schwindigkeit von „sehr langsam“ bis „sehr schnell “ in Stufen bestimmen. Weitere Animations-Effekte hinzufügen:

Hervorgehoben (zweite Option von „Effekt hinzufügen“) Durch das Anklicken des Pfeils neben dem Wort Hervorgehoben in dem Fenster „Effekt hinzufügen“ können Sie bestimmen, ob sich das Element (Text, Bild) beim nächsten Klick verändern soll, z.B. „Vergrößern“, „Verklei-nern“, „Schriftart ändern“ oder „Rotieren“.

Beenden (dritte Option von „Effekt hinzufügen“) Als weitere Option können Sie über das Aktivieren von Beenden bestimmen, ob und auf welche Art das animierte Objekt bei einem weiteren Klick wieder verschwindet.

Animationspfade (vierte Option von „Effekt hinzufügen“) Diese Funktion ermöglicht Ihnen zu bestimmen, ob das animierte Objekt sei-ne Position auf dem Bildschirm durch einen weiteren Klick verändern soll.

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Zwischen folgenden Möglichkeiten von Animationspfaden können Sie aus-wählen:

Durch das Anklicken des letzten Punktes Weitere Animationspfade stehen Ihnen viele weitere Möglichkeiten zur Objektbewegung zur Verfügung. Hinweis: Wenn Sie in einen Schritt vorher über den Animationspunkt Been-den bestimmt haben, dass der Text/das Bild verschwinden soll, ergibt der Einsatz der hier beschriebenen Funktion keinen Sinn. Ein bereits verschwun-denes Objekt können Sie nicht mehr animieren. Reihenfolge der Animationen betrachten und ändern

In dem Fenster das erscheint, wenn Sie „Benutzerdefinierte Animation“ aus-wählen, wird eine Aufstellung aller von Ihnen gewählten Animationen erstellt. Dort werden die Reihenfolge der Animationen sowie der jeweilige Objektna-me (der Text oder der Dateiname des eingefügten Bildes) angezeigt.

Beim Überfahren der einzelnen Animationen mit dem Mauszeiger entsteht ein Doppelpfeil. Mit gehal-tener linker Maustaste können Sie die Reihenfolge der Animationen verändern, indem Sie das Feld nach oben oder unten ziehen.

Weitere Optionen für Animationen auswählen

Wenn Sie in dem Animationsfenster über eine angezeigte Animation mit dem Mauszeiger hinüberfahren und dann auf die linke oder rechte Maustaste kli-cken, wird die ausgewählte Animation durch einen schwarzen Kasten hervor-gehoben und ein kleiner Pfeil zeigt sich am rechten Rand des Kastens. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein neues Fenster.

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© managerSeminare 15 Autor: Dr. Jörg Wendorff

• „Bei Klicken beginnen“ bedeutet, dass die Animation durch einen Maus-

klick aktiviert wird. Dies ist standardmäßig eingestellt. • „Mit vorherigem beginnen“ bedeutet, dass die aktuelle Animation gleichzei-

tig mit der vorher gewählten startet. So kann z.B. ein Element vergrößert werden und sich seine Position auf dem Bildschirm gleichzeitig ändern.

• Die „Nach vorherigem beginnen“- Funktion ermöglicht eine automatische

Animation des aktuellen Objekts nach einer von Ihnen zu bestimmenden Zeit. Die Zeit (z.B. 10 Sekunden) können Sie angeben, wenn Sie diese Funktion mit einem Mausklick aktivieren.

• „Anzeigedauer...“ ermöglicht Ihnen, genauere Zeiten für die Durchführung

der Animation zu bestimmen.

• Wenn „Erweiterte Zeitachse anzeigen“ aktiviert wird, wird neben der Ani-mationsnummer mit Hilfe eines kleinen Balkens der zeitliche Verlauf der Animationen verdeutlicht.

• Mit der Option „Entfernen“ löschen Sie die ausgewählte Animation. • Beim Aufrufen der „Effektoptionen“ erscheint ein neues Fenster, das Ihnen

ermöglicht, weitere hilfreiche Einstellungen vorzunehmen. Im Registerblatt Effekt können Sie auch die Animationsrichtung ändern. Sie kön-nen zusätzlich einen Sound aussuchen, der begleitend zu den Animationen er-tönen soll (Tipp: Dies wirkt in der Regel unprofessionell, deswegen besser dar-auf verzichten).

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Mit der Option Nach Animation können Sie entscheiden, was mit dem ani-mierten Text bzw. Bild bei dem nächsten Mausklick geschehen soll. Ein Bild kann z.B. ausgeblendet werden und ein Text kann eine andere Farbe an-nehmen, um farblich etwas in den Hintergrund zu rücken. Bei Text animieren können Sie entscheiden, ob der ganze Satz (Alle gleichzeitig), die Wörter einzeln (Wortweise) oder sogar die einzelnen Buchstaben getrennt ( Zeichenweise) animiert erscheinen sollen. Im Registerblatt Anzeigedauer können Sie auswählen, ob die Animation beim Klicken der Maustaste gleichzeitig mit der vorhergehenden Animation oder nach eine gewisse Zeit danach automatisch starten soll. Diese Zeit könnten Sie neben der Funktion Verzögerung eintragen. Mit der Option Geschwindigkeit können Sie auswählen, mit welcher Geschwindigkeit die Animation auf dem Bildschirm erscheinen soll.

Die Funktion Wiederholen ermöglicht, dass die gleiche Animation mehrfach durchgeführt wird.

Die Aktivierung des Felds Trigger ermöglicht Ihnen, verschiedene Animatio-nen auf einer Folie gleichzeitig ablaufen zu lassen.

Bei der Auswahl des letzten Registerblatts Textanimation können Sie ent-scheiden, ob der animierte Text gruppiert Bei 1. Abschnittsebene erscheinen soll. Das bedeutet, dass der Text gleichzeitig mit seinen Un-terpunkten (Aufzählungseinheit) animiert erscheint. Wenn Sie hierbei Bei 2. Abschnitts-ebene auswählen, werden die Un-terpunkte beim nächsten Mausklick nach der Animation des Textes der ersten Ebene animiert. Die verschiedenen Animationen ei-

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© managerSeminare 17 Autor: Dr. Jörg Wendorff

ner Folie können auch automatisch nacheinander vom Programm durchge-führt werden, wenn Sie das zweite Feld aktivieren und z.B. eine Sekunden eintragen.

Die Aktivierung des Feldes In umgekehrter Reihenfolge führt dazu, dass zu-erst die letzte Textzeile auf der Folie animiert wird und dann aufsteigend die anderen darüber.

Viel Spaß beim Animieren! 10 Präsentationen durchführen

Wenn Sie sich nun Ihr Meisterwerk im Präsentationsmodus ansehen möch-ten, dann starten Sie Ihre Präsentation mit: Registerblatt Bildschirmpräsentation – Symbol Von Beginn an

Sie können durch Anklicken von Aus aktueller Folie mit der Folie die Prä-sentation starten, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Eine einfachere und schnelle Möglichkeit mit der ersten Folie in den Präsen-tationsmodus zu starten besteht darin, dass Sie auf Ihrer Computertastatur die Taste F5 drücken. Die Präsentation startet sofort.

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Aufgabe 2:

11 Nutzung des Folienmasters Mit Hilfe des Folienmasters können Sie unter anderem die Schriftgröße, die Schriftart, die Schriftfarbe sowie die Hintergrundfarbe für alle Folien Ihrer Präsentation gleichzeitig bestimmen. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie nicht auf jeder einzelnen Folie die gewünschten Formatierungen vornehmen müssen. Auch können Sie auf der Folienmasterfolie ein Logo einfügen, wel-ches dann auf allen Folien an der gleichen Stelle erscheint. Sie können auf den Folienmaster zugreifen über: Registerblatt Ansicht – Symbol Folienmaster

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Ein neues Registerblatt erscheint:

Ich rate Ihnen möglichst nicht mit den vorgeschlagenen Designs oder Hinter-grundformaten dieses Registerblatts zu arbeiten. Gestalten Sie besser Ihr ei-genes Design (Schriftart, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe, usw.). Sie können hierzu, selbst wenn der Folienmaster aktiviert ist, auf die norma-len Registerblätter wie z.B. Start, Einfügen oder Animationen zugreifen und deren Funktionen für die Gestaltung der Masterfolie nutzen. Zu Ihren „normalen“ Folien zurück gelangen Sie über das Symbol Masteran-sicht schließen rechts im Registerblatt Zeichentools – Format. Nun können Sie an den Präsentationsfolien weiterarbeiten. 12 Layout abspeichern und in anderer Präsentation nutzen Sie können ein selbst erstelltes Folienlayout abspeichern und auf andere Präsentationen übertragen. Rufen Sie aus der Präsentation deren Design Sie sichern möchten auf: Registerblatt Entwurf

Folgendes Fenster erscheint.

Klicken Sie auf den unteren kleinen Pfeil neben der letzten Folie.

Ein neues Fenster öffnet sich.

Klicken Sie nun auf: Ak-tuelles Design speichern und geben Sie Ihrem De-sign einen geeigneten Namen.

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© managerSeminare 20 Autor: Dr. Jörg Wendorff

Wenn Sie das abgespeicherte Layout auf eine andere Präsentation übertra-gen möchten, öffnen Sie die andere Präsentation und gehen Sie wieder auf: Registerblatt Entwurf

Aktivieren Sie wieder den kleinen Pfeil unten neben dem letzten Foliensym-bol. Es öffnet sich wieder das Fenster mit den Foliendesignvorschlägen. Un-ter der Überschrift Benutzerdefiniert müsste sich Ihr abgespeichertes Folien-design befinden. Wählen Sie es aus, indem Sie mit der linken Maustaste dar-auf klicken. 13 Ton- und Filmdokumente einfügen Die Nutzung der multimedialen Möglichkeiten von PowerPoint umfasst auch die Integration von Ton und Film. Einfügen von Tondokumenten (werden im Programm als Sound bezeichnet)

Registerblatt Einfügen – Symbol Sound

Sie können über den Befehl Sound aus Datei… digitale Tondokumente (z.B. im mp3- oder wma-Format) auswählen, die Sie in einem Ordner auf Ihrem Computer abgespeichert haben. Sie können über den Befehl Sound aufzeichnen… mit einem am PC ange-schlossenen Mikrophon einen Ton digital aufnehmen und in Ihre Präsentation einbinden. Als weitere Möglichkeit können Sie, wenn Sie eine Musik-CD oder Audio-CD eingelegt haben, über den Befehl CD-Audiospur wiedergeben ein Lied bzw. einen Audiotext oder einen Ausschnitt daraus in Ihre Präsentation einbinden. Beachten Sie, dass jedes Mal wenn Sie auf dieses Tondokument während der Präsentationsdurchführung zugreifen möchten, die CD eingelegt sein muss.

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© managerSeminare 21 Autor: Dr. Jörg Wendorff

Das Auswählen eines Sound-Abschnitts funktioniert folgendermaßen. Wenn Sie CD-Audiospur wiedergeben aufrufen, erscheint ein neues Fenster. In den Feldern Spur können Sie die Nummer des CD-Stückes auswählen. Hinter den Feldern Zeit geben Sie den Ausschnitt des Stücks an (z.B. Lied 8 der CD soll von der Stelle 00:18 Sekunden bis zur Stelle 3:35 Sekunden wieder-gegeben werden). Bestätigen Sie nach der Auswahl mit OK! Nun werden Sie gefragt, ob das Tondokument beim Aufrufen der Folie automatisch starten soll, oder ob Sie dieses während der Präsentation durch das Anklicken eines Symbols (CD) manuell starten möch-ten. Einfügen von Filmdokumenten

Registerblatt Einfügen – Symbol Film

Sie können nach dem Bestätigen des Einfügevorgangs entscheiden, ob der Film automatisch wenn die entsprechende Folie in der Präsentation aufgeru-fen wird, gestartet werden soll oder ob Sie durch das Anklicken eines schwarzen Bildes auf der Folie den Film manuell starten möchten. Hinweis: Einige Datenbeamer haben Probleme bei der Darstellung eines Films, der im mpeg-Format abgespeichert vorliegt. Zum Teil erscheint dann nur ein schwarzes Bild an der Leinwand während der Film auf dem Laptop-bildschirm einwandfrei läuft. Wenn dies der Fall sein sollte, schalten Sie den Laptop so, dass die Projektion an der Wand erscheint und der Bildschirm schwarz bleibt. Dann wird der Film an der Leinwand abgespielt.

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14 Tabelle einfügen und erzeugen Tabellen können aus dem Programm Excel über die Zwischenablage (in Ex-cel die Tabelle markieren, dann Registerblatt Start – Symbol Kopieren) in PowerPoint übertragen werden (hier Registerblatt Start – Symbol Einfügen). Sie können eine Tabelle auch direkt mit dem Programm PowerPoint erzeu-gen. Tabelle in PowerPoint erzeugen

Registerblatt Einfügen – Symbol Tabelle

In dem direkt darunter erscheinenden Fenster können Sie die gewünschte Anzahl von Spalten und Zeilen durch Markieren auswählen. Nachdem Sie die Felder ausgewählt und die Maustaste losgelassen haben, erscheint die Tabelle auf der Folie. Die Linien der einzelnen Zellen der Tabel-le können Sie auf der Folie bei gedrückter linker Maustaste verschieben.

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Wenn die Tabelle markiert ist, erscheinen automatisch zwei neue Register-blätter am oberen Bildschirmrand. I) Tabellentools - Entwurf

Auf die weiteren Möglichkeiten dieses Registerblatts wird hier nicht weiter eingegangen. II) Tabellentools - Layout

Alle weiteren Möglichkeiten dieses Registerblattes sind selbsterklärend. Präsentations-Tipp: Nehmen Sie in Tabellen, die mit PowerPoint präsentiert werden, nur die wirklich aussagekräftigen Werte auf. Sonst wirkt die Folien-darstellung schnell inhaltlich überladen und dadurch unübersichtlich.

Linien hinzufügen bzw. löschen

Festlegen der Linienart, Linienstärke, Linienfarbe

Zellen teilen bzw. verbinden

Ausrichtung des Textes in den Tabel-

lenzellen

Farblayout der Gesamttabelle und Farbhin-tergrund einzelner Zellen bestimmen

Markierte Zellen werden gelöscht

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15 Diagramme einfügen und erzeugen

Diagramme aus Excel übernehmen Diagramme können aus Excel über die Zwischenablage (in Excel das Diag-ramm markieren, dann Registerblatt Start – Symbol Kopieren) in PowerPoint übertragen werden (hier Registerblatt Start – Symbol Einfügen). Der Vorteil bei diesem Verfahren besteht darin, dass nachträgliche Änderun-gen an der Tabelle im Programm Excel direkt in das verknüpfte Diagramm in PowerPoint übernommen werden. In dem Fall, dass die verknüpfte Excel-Datei gelöscht oder an einen anderen Speicherort verschoben wird, bleibt das Diagramm in PowerPoint mit den zuletzt gespeicherten Werten der Ex-celtabelle bestehen. Diagramm in PowerPoint erzeugen Diagramme können auch direkt in PowerPoint erzeugt werden.

Registerblatt Einfügen – Symbol Diagramm

Ein neues Fenster erscheint, mit dessen Hilfe Sie sich einen Diagrammtyp auswählen und dessen Darstellungsart bestimmen können.

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PowerPoint® 2007- Kurzanleitung für Ein- und Umsteiger

© managerSeminare 25 Autor: Dr. Jörg Wendorff

Nach dem Auswählen der Diagrammform durch Anklicken erscheinen das Diagramm und das dazugehörige Datenblatt auf der Folie. Wenn Sie Werte und Beschriftungen im Datenblatt ändern, wirkt sich das sofort auf die Dar-stellung des Diagramms aus. Wenn das Diagramm markiert ist, erscheinen automatisch drei neue Regis-terblätter am oberen Bildschirmrand. I) Diagrammtools - Entwurf

Mit Hilfe dieses Blattes können Sie den Diagrammtyp ändern, das Datenblatt aufrufen, wenn es nicht mehr angezeigt wird und das Layout des Diagramms verändern. Wenn Sie ganz rechts den kleinen nach unten zeigenden Pfeil anklicken, er-halten Sie viele weitere Möglichkeiten die Darstellung zu ändern.

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II) Diagrammtools – Layout

Mit Hilfe dieses Blattes können Sie die Diagrammbeschriftungen sowie das Aussehen der Achsen und des Diagrammhintergrunds ändern. III) Diagrammtools – Format

Mit einem Klick auf den Pfeil neben Legende öffnen Sie ein zusätzliches Fenster. Hier können Sie nun auswäh-len, welches Diagrammelement Sie bearbeiten möchten. Verändern können Sie z.B. die Formen und die Beschrif-tungen. Alle weiteren Möglichkeiten der Bearbeitung sollten Sie in Ruhe selber ausprobieren.

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16 Hyperlinks erzeugen Wozu Hyperlinks innerhalb einer Präsentation? Wie im Internet können auch in PowerPoint-Präsentationen Verweise auf an-dere Dokumente verwendet werden. Genau wie die als „Link“ bezeichneten anklickbaren Verknüpfungen des Internet können Texte, Bilder und spezielle Schaltflächen auf den Folien mit Funktionen belegt werden, die bei Aktivie-rung automatisch andere Folien oder Dokumente aktivieren. Dies ermöglicht Ihnen ein flexibles Vorgehen während der Präsentationsdurchführung.

Wie erstelle Sie einen Link? Markieren Sie ein Wort, einen Satz oder ein Bild auf einer Folie. Nutzen Sie nun:

Registerblatt Einfügen – Symbol Hyperlink

Automatisch öffnet sich ein neues Fenster.

Link zu einer Folie der aktuellen Präsentation Sie können, wenn Sie links Aktuelles Dokument aufrufen, einen Link zu ei-ner anderen Folie der aktuellen Präsentation setzen.

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Link zu einem Dokument außerhalb der Präsentation Wenn Sie ein anderes Dokument, wie z.B. Folien aus einer anderen Präsen-tation, Internetseiten oder ein pdf-Dokument mit Hilfe eines Link aufrufen möchten, wählen Sie die Funktion Datei oder Webseite aus. Wenn Sie nun während der Durchführung Ihrer PowerPoint-Präsentation auf den Link klicken, erscheint automatisch die verknüpfte Folie oder das ausge-wählte Dokument. Aufgabe 3:

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17 Folien sortieren Folien können Sie über folgenden Weg sortieren:

Registerblatt Ansicht – Symbol Foliensortierung.

Wenn Sie die sogenannte Foliensortierung aufrufen, erscheint eine Übersicht aller Folien der Präsentation.

Die einzelnen Folien können nun markiert und bei gedrückter linker Maustas-te an beliebige Stelle verschoben werden.

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18 Ausdruckmöglichkeiten von Folien Durch das Klicken auf die runde Schaltfläche Office öffnet sich direkt darun-ter ein neues Fenster. Wenn Sie das Symbol Drucken anwählen, erhalten Sie folgende Ansicht.

Wählen Sie wiederum Drucken auswählen, erscheint ein neues Fenster

Auswahl der auszudru-ckenden Folien (Alles oder ausgewählte Folien)

Auswahl Farb- oder Schwarzweißdruck

Art des Ausdrucks

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Bei der Art des Ausdrucks besteht für Sie die Möglichkeit auszuwählen zwi-schen: - Folien: Ausdruck von Folien in DinA4-Größe oder

- Handzettel: 2, 3 oder 6 Folien verkleinert auf einer DinA4-Seite

oder

- Notizzeiten: Auf der oberen Hälfte der ausgedruckten Seite erscheint die Folie, auf der unteren Hälfte Ihre Notizen, wenn Sie der Folien welche hin-zugefügt haben.

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19 Raster und Führungslinien einblenden Raster und Führungslinien helfen Ihnen, verschiedene Textfelder oder Grafi-ken symmetrisch zueinander auszurichten. Führungslinien sichtbar machen Wenn auf der Folie im Bearbeitungsmodus keine gestrichelten Linien (Gitter-netz) und kein Lineal zu sehen sind, können Sie diese einblenden über:

Registerblatt Ansicht

Wenn Sie einen Haken vor Lineal setzen, erscheint oberhalb und links der Folie ein Lineal.

Wenn Sie einen Haken vor Gitternetzlinien setzen, erscheint ein feines Ras-ter auf der Folie. Dieses wird nur im Bearbeitungsmodus angezeigt, aber nicht im Präsentationsmodus.

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20 Zeichenelemente erstellen und bearbeiten Zeichenelemente fügen Sie ein über:

Registerblatt Einfügen – Symbol Formen

Ein Fenster öffnet sich unter dem Symbol und bietet eine große Auswahl verschiedener Formen. Sie können diese Formen (Linien, Pfeile, Quadrate, Kreise) anklicken und danach auf der Folie großziehen.

Um die Formen zu bearbeiten, können Sie das neu erscheinende Register-blatt nutzen

Registerblatt Zeichentools - Format

Hier sind Ihrer Kreativität in der Gestaltung der Formen kaum Grenzen ge-setzt.

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Besonders hilfreich sind die beiden Befehle Fülleffekt und Formkontur

Wenn Sie Formkontur aktivieren, können Sie z.B. die Linienstärken und Li-nienfarben verändern. Gruppierung von Zeichenelementen Wenn Sie mehrere Zeichenelemente zu einer neuen grafischen Form zu-sammengefasst haben, können Sie diese gruppieren und danach in der Ge-samtheit verschieben oder gesamt kopieren.

Registerblatt Zeichentools Format – Symbol Gruppieren

Nun folgt noch eine letzte hilfreiche neue Funktion von PowerPoint.

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21 Symbolleiste für den Schnellzugriff nutzen Funktionen die Sie regelmäßig nutzen möchten, können Sie sich als kleine Symbole auf der sogenannten Schnellzugriff-Leiste abspeichern und auf die-se so immer schnell zugreifen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Symbol und rufen Sie in dem erscheinenden Fenster Symbolleiste für den Schnellzugriff anpas-sen auf.

Markieren Sie in dem linken Feld die gewünschten Funktionen und fügen Sie diese durch Hinzufügen >> dem rechten Feld und damit der Schnellzugriff-Symbolleiste zu. Bestätigen Sie mit OK.

Die ausgewählten Funktionen können Sie dann über die Schnellzugriff-Symbolleiste aufrufen. Diese kann auch nach oben neben die runde Schalt-fläche Office verschoben werden. Ich wünsche Ihnen viel Freude bei der Vorbereitung Ihrer Präsentationen und viel Erfolg bei der Präsentationsdurchführung! Jörg Wendorff

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Informationen zum Autor

• Studium der Pädagogik (Schwerpunkt Erwachsenenbildung und Medien-

pädagogik), Abschluss als Diplompädagoge

• Ausbildung zum Trainer bei Neuland&Partner/Fulda

• Promotion zum Themenbereich E-Learning

• 2004 bis 2008 Leiter des Fortbildungszentrums Hochschullehre der Uni-

versitäten Bamberg, Bayreuth, Erlangen-Nürnberg und Würzburg

• Seminartätigkeiten für Firmen und für Universitäten im In- und Ausland

Trainingsschwerpunkte • Präsentationsseminare

• Präsentieren mit PowerPoint

• Train the trainer

• E-Learning

Kontakt

Dr. Jörg Wendorff

Lärchenweg 13-15

61 440 Oberursel

Telefon: 0049-173 – 30 54 994

Mail: [email protected]