Präsentation INCOMINGDMC– Destination Management Company

Das Tourismus Forum Incoming wurde als Verein im Jahr 2002 gegründet. Dessen Mitglieder setzen sich aktuell aus 13 der größten Incoming-/Mice

Agenturen der Stadt Wien zusammen.

Ziele sind die Förderung des Incoming-Tourismus insbesondere nach WIEN und Umgebung, die Belebung der Vor- und Nachsaison, offener Gedankenaustausch,

verstärkte Marketingmaßnahmen, Zusammenarbeit mit öffentlichen Vertretungen sowie die Durchführung von Maßnahmen, um unlauteren Geschäftsmethoden entgegenzutreten.

Der Verein wird ohne Absicht auf Gewinn geführt.

Mitglieder des Tourismus Forum Incoming sind aktuell:

BOTROS INCOMING * COLUMBUS WELCOME MANAGEMENT * COME IN * E + O *EUROTOURS INTERNATIONAL * KUONI * MONDIAL * MUNDIVISION *

PANTOURS – BLAGUSS * PEGASUS * SATO TOURS * TOP TRAVEL * TUI INCOMING

Teil 1)BASIC INCOMING

Einstieg – Begriffserklärung„Klassische“ Arten der Reisebüros

REISEBÜROWiederverkäufer oder RetailerDirektvertrieb an den Kunden

VERANSTALTERTouroperator oder WholesalerEntwicklung/Gestaltung Vertriebsmittel (Katalog, Flyer, Website)

INCOMERDestination Management CompanyLeistungseinkauf/Programmerstellung/Abwicklung

1) Der „klassische“ Vertriebsweg

• KUNDE– Einzelgast – Geschlossene Gruppe (z.B. Verein) – Firma (Incentive)

• REISEBÜRO– Angebotserstellung nach Kundenvorgaben od. Kundenwünschen– Präsentation– Buchung

• VERANSTALTER– Buchungsannahme von Reisebüro/Retailer– Reservierung Anreise (z.B. Linienflug/Charter/Zug)– Reservierung Landarrangement via Incomer in der jeweiligen Destination

• INCOMER– Leistungsreservierungen vor Ort

2) Preise und Buchbarkeit

• CONFIDENTIAL RATES / Netto- oder kommissionierbare Preise– Verträge mit diversen Leistungsträgen wie Hotels, Restaurants,

Transportunternehmen, Sightseeing, Museen etc.

• KONTINGENTE– je nach Betriebsgröße und Umsatz werden Kontingente bei Leistungsträgern

reserviert wie Hotelbetten, Konzertkarten, Besichtigungstermine etc.– Kontingente mit oder ohne Garantie– Verfalls- oder Reduzierungsfristen

• BUCHBARKEIT– Anfrage/Buchung via Email oder Fax– Online / Login bzw. Direktzugriff auf Kontingente des Anbieters– Subkontingent / Incomer stellt dem Veranstalter ein Kontingent zur Verfügung

B2B (Business to Business) – oder auch (seltener) B2C (Business to Customer)

• FIT‘s (Free Independent Traveller or Tourist) bzw. Einzelkunden

• LEISURE GROUP / Touristische Gruppe – geschlossene Gruppe – Einzelbucher via Veranstalter als Gruppenreise organisiert

• STUDIENREISEN

• MICE– Meeting, Incentive, Congress und Event

Incomer sind für ausländische Partner sehr oft ONE STOP SHOP´SAlles aus einer Hand! - Übergabe der Reiseunterlagen und GO!

3) Geschäftsfelder

MICE ist eine Abkürzung, die jenen Teil des Geschäftstourismus bezeichnet, der die Organisation und Durchführung von Tagungen = M eetingsvon Unternehmen veranstaltete Anreiz- und Belohnungsreisen = I ncentivesKongresse = C ongressund Großveranstaltungen = E vents

umfasst. Ein anderer Begriff dafür ist Tagungswirtschaft oder Tagungsindustrie (Meetings Industry).

Zur MICE-Industrie gehören•einschlägig tätige Reisebüros PCOs = Professional Congress Organizers

DMCs = Destination Management Companies) •Kongresszentren, Messehallen, Veranstaltungshallen, historische Bauten / Palais mit Tagungsinfrastruktur, Casinos sowie Universitäten •Hotels des oberen Segments mit entsprechenden Tagungsräumlichkeiten •Diverse Zulieferer (Cateringunternehmen, Dolmetscher, Raumdekorateure, Möbelvermieter, Mietwagen- und Busunternehmen, Restaurants ...) •Eventagenturen

Kundenstruktur: Internationale oder nationale Organisationen, Ämter, Unternehmen und Verbände, die regelmäßig Tagungen veranstalten, Unternehmen, die ihren Mitarbeitern/Kunden Incentives anbieten, Messeveranstalter usw.

3) Geschäftsfelder - MICE

4) Vorteile für Geschäftspartner

Für Kunden:INCOMER vs. INTERNET

• Produktkenntnis und Qualitätskontrolle

• Ortskenntnis aus erster Hand

• Persönliche Beratung von Anfang bis Ende – Ansprechpartner vor Ort

• Sprache der Kunden/Reisenden

• Zeitersparnis - „one-stop-shop“

• Hilfestellung in Notsituationen (Flughafensperren, Naturkatastrophen etc)

• Unterstützung vor Ort

• Akkreditierung für Visa-Erteilung (zB China/Russland)

Für Vertragspartner:HOTELS / TOURISTISCHE ANBIETER

• Kontaktperson vor Ort (bei Problemen mit den Kunden, No-Shows, etc.)

• Feedback zum Standard, Vergleich auf dem Markt

• Durchgehende Kontingentauslastung- Vertrieb an unterschiedliche Märkte

mit verschiedenen Saisonen

• Prompte Bezahlung / Gewährleistung

• Internationaler Vertrieb, wichtig für touristische KMU´s in der Hotellerie - Incomer sind als „touristische Botschafter“

auf sehr vielen Märkten vertreten - Messen, Workshops, Sales Trips etc - Zusammenarbeit mit mittelständischen

TO´s möglich, nicht nur „global players“

Teil 2)CONTRACTING

Vertriebsschiene Mark-Up "Leistungserbringung"

Incoming 8-10%Einkauf, Produktaufbereitung, Werbung & Sales an TO´s, Betriebskosten

Tour Operator / Veranstalter 10-12%

Einkauf, Produktgestaltung, Vertriebskosten für Retailer-Verkauf (Kataloge!), Werbung (an Endkunden), evt. Risikogeschäft (Charter, garantierte Abfahrten), Betriebskosten

Retailer / Wiederverkäufer 8-10% (Provision)

Endvertrieb an Kunden, Schulungen zur Produktkenntnis, Kundeninfos + Kundenveranstaltungen, Beratung & Verkauf, Betriebskosten

Endkunde

1) Preisgestaltung im Hinblick auf Wiederverkaufsmethode

Darstellung – Chart / Struktur & Mark-Up im Vertrieb

2) Preiskalkulation – „Mark-Up“ im Incoming-Büro, Tour-Operator und Reisebüro

Ähnliche Struktur bzw. ähnlicher Kalkulationsaufbau bei allen 3 Schienen

U m s a t z -

G e s a m t

10% Mark-Up

90% Leistungseinkauf

Aufwand Lieferanten

3) Passende Konditionen / Rahmenbedingungen für

Vertragsabschluss NACH Pricing a) ABG´s zwischen den Vertragspartnern

- „alte Version“ – Gegenseitigkeitsabkommen zwischen Hotelier- und Reisebüroverband- sollten moderner/zeitgemäßer angepasst werden- Vergleich gegenüber Konditionen „Online-Vertrieb“

b) Stornobedingungen für Kontingente / sowohl als auch für FIT, Gruppen, Incentive- Kontingentverfall bei FIT

c) Vereinbarungen generell-Katalogwahrheit – vor allem im EU-Raum - Konsumentenschutzgesetze & Haftung

4) Produktsteuerung / Marktbearbeitung / Partner „vor Ort“

● Auswahl der Leistungsträger im Hinblick auf Punkte 1 – 3Gestaltung von Packages gemeinsam mit Tour-Operator

*) Incomer funktioniert als „one stop shop“ – alle Leistungen für Package in einer Hand

*) Mehrwert durch Zusatzverkauf innerhalb des Packages (z.B.: zusätzliche Essen etc.)

● Kundenmixsteuerung durch Bearbeitung vieler Märkte

● Nebensaison „stärken“ durch spezielle Angebote über „klassischen Vertrieb“

● Vertriebspartner sitzt „vor Ort“ *) leichtere Abwicklung vom direkten Gespräch bei der

Produktgestaltung, bis zu Buchung und Zahlung

● „Dumping“ - Preise werden durch exakte Marktkenntnisse gegenüber direktem Auftritt verhindert

● „Themen-Verkauf“ – nach aktuellen Anlässen / z.B.: Mozart-Jahr, Strauß-Jahr, Klimt, 150 Jahre Ringstrasse etc. etc.

Teil 3)SALES & MARKETING

Sales&Marketing Aktivitäten der Incoming Büros dienen für:Erschliessung neuer Märkte – Kundengewinnung & Kundenbindung -

Vertrieb neuer Produkte über das Netzwerk

• Kunden-Mailings

• Teilnahme an wichtigen Messen wie z.B.:ACTB – Wien ACCESS – Wien BIT – MailandTTG – Rimini IMEX – Frankfurt ITB – Berlin MITT – Moskau UITT – Kiew ATM – Dubai WTM – London EIBTM – Barcelona FITUR – Madrid

• Workshops mit der Österreichwerbung/Wien Tourismus/AustrianAdvantage

• Direkter Besuch der Kunden

• Organisation von Agententouren

In Österreich gibt es ca. 180 Incoming Büros mit etwa 1.200 Mitarbeitern. Diese reisen durchschnittlich über6.000 Tage im Jahr und produzieren aus den daraus entstandenen Geschäftskontakten 22 MillionenÜbernachtungen, was ca. 20 % der Total-Nächtigungen sind bzw. ca. 28 % des Gesamtumsatzes.

Verkauf innerhalb EUROPA

Für den Europäischen Markt ist es absolut notwendig neue Pakete und Ideen anzubieten, umdem Partnerbüro die Chance zu geben, neue Marktsegmente zu erschließen. Das Incoming-Büro muss sich als Ideenlieferant etablieren, um sich von den Mitbewerbern und Buchungs-Plattformen abzugrenzen.

Zahlen des klassischen Vertriebsnetz im Branchensegment lautECTAA – European Travel Agents and Tour Operator Associations

nur im europäischen Raum • 72.180 Reisebüros und Tour Operators mit insgesamt• 610.000 Mitarbeitern

Mitglieder des TFI werben in Europa zum Beispiel mit:• Markspezifischen Newslettern (Saisonale Offerte / Themen-Packages etc.)• Hosted-Buyer-Groups zu Messen (Imex, Eibtm)• Kundenevents (z.B. Paddle Tennis Tournaments in Spanien/Portugal)• Fam-Trips aus verschiedenen Destinationen in Zusammenarbeit mit Hotels

Verkauf ÜBERSEEMÄRKTENordamerika – Südamerika – Asien & Pazifik

Die Überseemärkte erfordern gänzlich andere Produkte und Sales Aktivitäten. Ebenso wie ECTAA - Interessensgemeinschaften der TA´s/TO´s: • ASTA – American Society of Travel Agents• SATA – South & Central American Travel Association• PATA – Pacific Asia Travel Association

Übersee-Märkte verlangen meistens nach Produkten die ganzeeuropäische Regionen abdecken, z. b . Rundreisen/Programme für Süd-, Mittel- und Osteuropa + SkandinavienKunden wollen in einer bis zwei Woche(n), viele Länder & Städte besuchenAufenthalt liegt dann bei maximal 2-3 Tagen pro Stadt.Reisebüromitarbeiter/Besitzer verfügen über geringe Kenntnisse derHotelsituation, dem touristischem Angebot und Routenplanung.

SPEZIFISCHE AKTIVITÄTEN SIND GEFRAGT!

Verkauf ÜBERSEEMÄRKTENordamerika – Südamerika – Asien & Pazifik

Mitglieder des TFI werben in Asien und Australien zum Beispiel mit:• Schulungen vor Ort• Gemeinsame Besuche bei Firmen- und Incentive-Kunden vor Ort• Unterstützung von Parnterveranstaltern bei deren Messeaktivitäten

sowie Preisen bei deren Vertriebsveranstaltungen• Agent-Touren in Kooperation mit Fluglinien

Mitglieder des TFI werben in Nord-/Südamerika zum Beispiel mit:• Road-Shows mit lokalen Veranstaltern• Seminare über Mittel- und Osteuropa für RB-Mitarbeiter• Produktpräsentationen gemeinsam mit TO´s• Teilnahme an „Hausmessen“ lokaler Wholesaler• 3-tägige „Power-Workshops“ (Kurzpräsentationen) für Retailer• Werbung in lokalen Printmedien• Fam-Trips für RB-Besitzer mit Schwerpunkt Osteuropa

INCOMER SIND EINER DER MOTOREN DES TOURISMUS!

Danke für IhreAufmerksamkeit!