Präsentation SEPA - Stand 19.9.2013

Die Einführung von SEPA

Grundlagen, Konsequenzen und Handlungsempfehlungen

Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Gewähr übernommen.

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http://www.agentur-zielgenau.de/

Porträt Agentur Zielgenau GmbH

• Marketing- und Fundraisingagentur

• gegründet 2006

• Sitz Darmstadt

• 4 feste und 15 freie Mitarbeiterínnen und Mitarbeiter

• Geschäftsführende GesellschafterMiriam Wagner LongJörg Günther


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Akkreditierter Berater beim RKW-Hessen und Bafa, KfW-Gründercoach


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SEPA – ein langweiliges und überflüssiges Thema?

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• öffentliche Einschätzung inDeutschland: hat keine Relevanz

• 22 % der Unternehmen undVereine haben im August 2013nur vage Vorstellungen von SEPAoder sogar noch nie etwas davongehört

• 1/3 der Unternehmen nutzenbisher die SEPA-Überweisung

• 30% planen zum 1. Februar 2014die Einführung – 20 % wissen esnoch nicht

• 27% der Unternehmen kommennach 5 oder weniger Tagen durchfehlende Lastschrifteingänge inLiquiditätsprobleme

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SEPA und ich

Was ist SEPA?

Einheitlicher Zahlungsraum in Europa

Quelle: Volksbank Freiburg

SEPA: Single Euro Payments Area

• Schaffung eines einheitlichen Rechtsrahmens undAblösung nationaler Zahlungsverkehrs-Systeme

• in allen 28 EU-Staaten und den weiteren EWR-LändernIsland, Liechtenstein und Norwegen sowie der Schweizund Monaco

• Standardisierung des Zahlungsverkehrs - keineUnterscheidungen wie Inlandsüberweisung und Euro-Überweisung - alle Zahlungen werden wie inländischeZahlungen behandelt

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Wen betrifft SEPA?

Jeder, der einen Zahlungsverkehr initiiert:• jedes Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche und Umsatz• Kommunen, Länder, Bund• Sozialversicherungsträger, Finanzamt• Banken• Vereine• Stiftungen

… und letztlich jede Privatperson

Verpflichtende Einführung bis spätestens zum 1. Februar 20148

Wie läuft die Einführung ab?

9. Juli 2012 Inkrafttreten der Übergangsfrist für die Einführung von SEPAÄnderung der AGBs der Banken in Kraft getreten

1. Februar 2014 Verbindlicher Endtermin für die flächendeckende Einführung– eine vorzeitige Einführung ist aber möglich

1. Februar 2016 Ende der Übergangsfrist für die Annahme von „alten“Überweisungsträgern

Ende der Übergangsfrist für Verbraucher für die Angabe der IBAN-Nummer

Die Auswirkungen auf die eigene Arbeit, auf die eigenen Prozesse und die eigenenFörderer sind erst auf den zweiten Blick erkennbar.

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Vielfältige Auswirkungen auf Geschäftsprozesse

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Rechtliche & organisa-torische Änderungen

• Bankleitzahl

• Kontonummer

• Überweisungen

• Kartenzahlungen

• Lastschriften

SEPA aus Bankensicht aus Unternehmenssicht aus Kundensicht

Strategische & organi-satorische Änderungen

• Gehaltszahlungen• Anpassung Datenbank• Adressbereinigung• Neuproduktion Medien• Änderung Bankdaten• Kundeninformation• Liquiditätsplanung• Investitionsplanung• Jahresabschluss

Operative Änderungen

• Neue Vordrucke

• Neue Abläufe

• „Neue“ Bankverbindung

• Sonderkündigungsrecht

• Lastschriften• neue Erklärung• lange Widerrufsfrist

SEPA-taugliche Softwarelösungen

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Für die Abwicklung von SEPAbenötigen viele Softwarelösungen einUpdate. Dies gilt insbesondere beiLastschriften.

Ohne SEPA-taugliche Datenbank istin diesem Fall der Einzug von Last-schriften ab dem 1. Februar 2014nicht mehr möglich.

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Was verändert sich bei der Bankverbindung?

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• Umstellung jedes Kontos auf IBANund BIC

• Wenn Sie mehrere Konten haben,wird für jedes Konto eine separateIBAN vergeben.

Kontoverbindung – IBAN und BIC

Aufbau der IBAN (International Bank Account Number)

16-34 alphanumerischen Zeichen – 22 Stellen in Deutschland

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Länder-kennzeichen

2-stelligePrüfziffer

Bankleitzahl Kontonummer(10-stellig, aufgefülltmit Nullen)

Beispiel für denAufbau einerIBAN-Nummer

DE 99 10020030 0001234567


Aufbau der BIC (Business Identifier Code / Internationale Bankleitzahl)

besteht aus 8 oder 11 Zeichen

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Stelle 1-4Name desKreditinstitutes

Stelle 5-6Bezeichnung desLands

Stelle 7ffBezeichnung desOrts / Filiale

Beispiel für den Aufbauder BIC BFSW DE 33KRL


Dies ist die BIC der Bank für Sozialwirtschaft Karlsruhe.

Beispiel:

Kontonummer 202

BLZ: 660 205 00 (Caritas International)

Wegfall der Fiktiven- bzw. Pseudokontonummer

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Kontoverbindung

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Schon heute leicht zu finden…

Was verändert sich bei den Überweisungen?

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1. Februar 2016 Ende der Übergangsfrist für die Annahme von „alten“Überweisungsträgern

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Was verändert sich bei den Kartenzahlungen?

Was verändert sich bei den Kartenzahlungen?

Zahlvorgänge mit Karte sind europaweit einfacher

• Verwendung der Karte im gesamten Euro-Zahlungsverkehrsraumwie im Heimatland

Alle Zahlungskarten sind seit 2010 mit Chip versehen.

Die Händlerterminals sind umgerüstet– sofern die Updates eingespielt wurden.

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Abbuchungsverfahren

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Bei dem im Handel beliebten Verfahren mit derEingabe der PIN-Nummer ändert sich nichts.

Es handelt sich um eine „Push“-Zahlung, alsoum eine Zahlung, bei der der Zahlungspflichtigeseine Bank ermächtigt, diese Abbuchungzuzulassen.

Elektronisches Lastschriftverfahren

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Die SEPA-Verordnung räumt dieMöglichkeit ein, dass das im deutschenEinzelhandel bewährte und stark genutzteElektronische Lastschriftverfahren (ELV)bis zum 1. Februar 2016 genutzt werdenkann.

Was verändert sich bei den Lastschriften?

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Das bisherige Lastschriftverfahren

• sehr einfaches Verfahren

• schriftliches Einverständnis – online / offline – durch Lastschriftgeber

• Betrag, Zweck und Kontodaten waren relevant

• Termin des Einzugs ist flexibel

• Widerspruch von 8 Wochen

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1. SEPA-Basislastschrift2. SEPA-Firmenlastschrift

Das SEPA-Basislastschriftverfahren steht sowohl Verbrauchern als auch Unternehmenoffen.

Die SEPA-Firmenlastschrift ist ausschließlich für den Verkehr zwischen Unternehmenvorgesehen. Das Firmenlastschriftverfahren stellt lediglich ein zusätzliches Angebot fürUnternehmen dar, um deren Geschäftsabwicklung zu erleichtern. Sie unterscheiden sichvor allem durch den Wegfall der Widerspruchsfrist von 8 Wochen.

Zwei Varianten von SEPA-Lastschriften

• Gläubiger-ID (Identifikationsmerkmal des Lastschrifteinreichers)

• Mandatsreferenznummer – eindeutig und individuell

• SEPA-Lastschriftmandat

• Vorankündigung – Pre-Notification

• Fälligkeitsdatum - Einzug zu einem verbindlichen Stichtag verpflichtend

• Mindesteinreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum

• Die Einzugsermächtigungen müssen physikalisch unterschrieben vorliegen.

• Widerspruch von 8 Wochen bleibt bestehen

• Der Betrag kann bei einer unautorisierten Zahlung bis zu 13 Monate imNachhinein vom Zahlungspflichtigen zurückgefordert werden


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ISO-Ländercode

Prüfziffer Geschäftsbereichs-kennung

NationalesIdentifikationsmerkmall

DE 02 ZZZ 01234567890

Gläubiger-Identifikationsnummer

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Die Gläubiger-ID hat für Deutschland immer 18 Stellen und setzt sich wiefolgt zusammen:

Die Geschäftsbereichskennung kann individuell belegt werden.

Sie wird bei der Bundesbank online beantragt.

www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Mandatsreferenznummer

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Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigenIdentifizierung eines SEPA-Mandats. Sie kann dem Kunden bereits bei der Mandats-einholung auf dem Mandatsformular mitgeteilt werden oder nachträglich bekanntgegeben werden.

Länge (max. 35 Stellen, keine Leerzeichen) und Aufbau der Mandatsreferenz könnenvom Lastschrifteinreicher individuell festgelegt werden.

Möglichkeiten einer Vergabe sind:• Bezug zum Mitglied Georg Meier• Bezug zur Beitrittserklärung 2009• fortlaufende Nummer / Kundennummer 0123• Bezug zum Anlass MB 2013

SEPA-Lastschrift: Lastschriftmandat

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Die Inhalte des Lastschrift-mandats sind verbindlichfestgelegt, nicht aber dieGestaltung.

Hier ein Muster für einewiederkehrende Lastschrift(SEPA-Basis-Lastschrift).

Muster unter www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de

http://www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/

http://www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/

SEPA-Lastschrift: Vorankündigung

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• Es liegt im Interesse des Zahlungsempfängers, dass sein Lastschrifteinzug erfolgreichist. Deshalb informiert er den Zahlungspflichtigen vorab), damit dieser auf seinem Kontofür Deckung sorgen kann.

Pre-Notification

• Diese Vorankündigung muss folgende Angaben enthalten:• Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers• Name, Adresse, Kontoverbindung des Zahlungsempfängers

• Name, Adresse, Kontoverbindung des Kontoinhabers• Mandatsreferenznummer• Zahlungsbetrag• Fälligkeitsdatum


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• Bei wiederkehrenden Zahlungen (z.B. Miete, Mitgliedsbeitrag, usw.) kann dieFälligkeit auch als periodische Zeitangabe erfolgen. Bsp.:

"..wird monatlich zum 15. abgebucht..." oder auch"...wird jährlich zum ersten Werktag im Februar abgebucht...“

• Die Vorankündigung muss spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsterminerfolgen. Diese Frist kann jedoch zwischen Zahlungsempfänger undZahlungspflichtigen abweichend vereinbart werden - beispielsweise in den AGB desZahlungsempfängers.

• Sollte sich das Fälligkeitsdatum oder der Lastschriftbetrag ändern, ist eineerneute Pre-Notification notwendig. Gleiches gilt auch , wenn sich Gläubiger-ID,Mandatsreferenznummer oder die Kontoverbindung ändern.

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Vorankündigung / Pre-Notification spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstag

Erst- und Einmallastschrift min. 5-6 Tage vor Fälligkeit – Vorlage bei der Bank

Folgelastschriften min. 3 Tage vor Fälligkeit – Vorlage bei der Bank

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SEPA-Lastschrift: Fristen

Rückgabefrist 5 Tage nach der Belastung – Rückgabe durch die Bank desZahlungspflichtigen mangels Deckung

Rückgabefrist 8 Wochen nach der Belastung – Rückgabe durchZahlungspflichtigen wegen Widerspruch

Rückgabefrist 13 Monate nach der Belastung – Rückgabemöglichkeit beiungültigen Mandat / unautorisierte Zahlung

Mandatsgültigkeit 36 Monate – wird das Mandat 36 Monate nicht genutzt,verliert es seine Gültigkeit

Fristen

verbindlich

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SEPA-Lastschrift: Fristen

Einzugsermächtigungen

Alle Einzugsermächtigungen gelten für SEPA-Lastschriften unbegrenzt weiter, sofern sie

• vor dem 1. Februar 2014 / der Umstellung auf SEPA erteilt wurden,

• die Lastschriftgeber über die Umstellung schriftlich informiert wurden,

• der letzte Einzug nicht länger als 36 Monate her ist.

• und sie physikalisch, also handschriftlich auf Papier vorliegt,

Mit der Einführung von SEPA müssen neue Vordrucke für die Einzugsermächtigungeneingesetzt werden.

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SEPA-Lastschrift: Bestehende Einzugsermächtigungen

Der Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit beiLastschriften nehmen mit SEPA deutlich zu.

Jeder Fehler bedeutet eine unautorisierte Zahlung – diesekann bis zu 13 Monate zurückgefordert werden.

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SEPA-Lastschrift: Fehleranfälligkeit

Mögliche Fallen (unautorisierte Zahlung)

• Es liegt keine handschriftliche Einzugsermächtigung vor.

• Bei dem erstmaligen Einzug nach SEPA wurden die Kunden nicht schriftlich oder nicht

korrekt informiert.

• Der Fälligkeitstermin wurde nicht beachtet.

• Die Gläubiger-Identifikationsnummer und / oder die Mandatsreferenznummer wurde

nicht oder falsch angegeben.

• Der letzte Einzug liegt länger als 36 Monate zurück.

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Mögliche Rückforderungen von Lastschriften

Zahlungen werden zurückgefordert, weil:

• Betreuer eingesetzt wurden und das Vermögen schützen wollen

• Erben, die zusätzliche Barmittel wünschen

• Insolvenzverwalter von Unternehmen, die die liquiden Mittel erhöhen wollen

• Unzufriedenheit von Kunden

• Kündigungstermin verpasst

Das genaue Verfahren für die Abwicklung unautorisierter Zahlungen istderzeit noch nicht einheitlich und verbindlich geregelt.

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Unautorisierte Lastschrift

Die Missachtung der Vorgaben führt nicht zwangsläufigzur Abweisung des Einzuges.

Allerdings führt jeder Fehler zu einer Widerspruchsfristvon 13 Monate durch den Zahler.

Die Beweispflicht und damit das Risiko liegen beimZahlungsempfänger!

Derzeit ist uns noch nicht bekannt, inwieweit sich ausdem bewussten Einsatz bzw. eine billigende Inkauf-nahme von unautorisierten Lastschriften Haftungs-risiken für Geschäftsführer / Vorstände ergeben.

Beispiel unautorisierte Zahlung

Juli 2014 Einzug Mitgliedsbeitrag 2014

August 2015 Einzug Mitgliedsbeitrag 2015

August 2015 Mitglied macht unautorisierte Zahlung geltend

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• Überprüfung des Sachverhaltes

• Beweis der korrekten Abwicklung der Lastschriften

• Rückzahlung der Jahresbeiträge 2014 und 2015

• Rückforderung der Spendenbescheinigung 2014

• ggf. Korrektur Spendenbescheinigung 2014

• Änderung des Jahresabschluss 2014 ???

Eigentlich wäre - da Einzugsermächtigungen handschriftlich unterschriebenwerden müssen - beim Onlinekauf ein Bankeinzug nicht mehr zulässiggewesen.

Gleiches gilt bei Onlinespendenohne geeignetes Tool sowie beiTelefonspenden.

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SEPA-Lastschrift: Online

Die Praxis, wonach Lastschriften,denen eine im Internet erteilteEinzugsermächtigung zugrundeliegt, von den Banken akzeptiertwerden, wird auch im SEPA-Zeitalter weitergeführt.

SEPA-Rat – 21. August 2013

gering groß

• Einnahmen per Rechnungen• Einnahmen durch Kredit- / EC-

Kartenzahlung• Buchhaltung durch Steuerberater• wenige Kunden• moderne, gepflegte Datenbank• klare Strategie und Prozesse

• viele Lastschriften• Zahlungen durch Blanko-

Überweisungsträger• großer Fördererstamm• angelernte Buchhaltung• ältere Spender / Mitglieder• unklare Strategie und Prozesse

Risiko

Das SEPA-Risiko

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Chancen und Vorteile von SEPA

Die Einführung von SEPA hat verschiedene Vorteile:

• einheitlicher Zahlungsverkehr im SEPA-Raum

• garantierte Ausführungszeit bis zur Kontogutschrift von max. einemBankarbeitstag

• interne Konzentration der Zahlungsverkehrsabwicklung

• Straffung von Bankverbindungen

• Besseres Liquiditätsmanagement, u.a. durch bessere Planbarkeit aufgrund vonFristen

• ein Format für alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen

• Zahlungsvorgänge und internes Rechnungswesen können besser verbundenwerden

• Übersichtliches europäisches Produktangebot der Banken

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Risiken und Nachteile von SEPA

• zahlreiche Neuerungen – intern und bei Kunden / Förderern

• bestehende Geschäftsmodelle und -prozesse können nicht mehr funktionieren

• zum Teil erheblicher Anpassungsaufwand

• große Unkenntnis in der Bevölkerung

• größere Fehleranfälligkeit von Lastschriften

• mehr Dokumentations- und Verwaltungsaufwand

• keine „Pauschalmandate“ mehr

• keine weißen Lastschriften

• verbindliche Fristen

• Einige Förderer werden die Umstellung nutzen, um zu kündigen.

Nachteile

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Handeln Sie jetzt!

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Brauchen Sie in Zukunft Lastschriften?

Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (wenn Lastschrift)

https://extranet.bundesbank.de/scp/

Entwickeln einer eigenen Systematik für Mandatsreferenznummern

Planen Sie die Information der Kunden / Mitglieder / Förderer sehr genau!

Überprüfen und Dokumentieren der selbst erteilten Lastschriftgenehmigungen

Überprüfen Sie Ihre Datenbank auf SEPA-Tauglichkeit; ggf. passen Sie jetzt an.

Überprüfen Sie Ihre Daten (Stammdatenpflege)

Beschaffen Sie die IBAN-Nummern für die eigenen Überweisungen - etwa fürGehaltszahlungen.

Stellen Sie bei der Rechnungsstellung und in den eigenen Medien die Angabeder IBAN / BIC-Nummer um.

https://extranet.bundesbank.de/scp/

Handeln Sie jetzt

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