Präsentation Vortrag Kanzleimanagement Forum 3+ 2013 · PDF file+ ESt, KiSt, SolZ 45.500...

Bausteine und Werkzeuge für ein professionelles Kanzleimanagement Dr. Andreas R. J. Schnee-Gronauer

KanzleiManagement

Dr. jur. Andreas Schnee-Gronauer

Diplom-Ökonom (Schwerpunkte Steuern/Wirtschaftsprüfung)

Rechtsanwalt seit 2004Mehrere Jahre Verwaltungschef von GÖRG


1. Ausgangssituation2. Problemanalyse3. Ideen4. Werkzeuge5. Diskussion

Themen heute


Umfeld

Zahl der Anwälte steigt rapide. 2011 waren durchschnittlich 155.000 Kollegen zugelassen.

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Rechtsanwälte

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Umfeld

Derzeit zwischen 70.000 and 80.000 Kanzleien; davon die allergröße Zahl Kleinkanzleien.


Aber: Kanzleien mit 20 und mehr tätigen Personen, die nur 2,7 % aller Kanzleien stellen, erwirtschaften rd. 42,4 % des Gesamtumsatzes am Rechtsdienstleistungs-markt. (Hommerich/Kilian, AnwBl. 4/2010, S. 277 f.)

Umfeld

Volumen des Rechtsberatungsmarktes stieg von 1994 bis 2007 um 68% auf 17,1 Mrd. EUR

Zahl der Anwälte stieg in der gleichen Zeit um 102%


Künftige Entwicklung

Zunehmender wirtschaftlicher Druck

Stärkerer Wettbewerb

Zunehmendes Auseinanderdriften von großen und kleinen Kanzleien

Größeres Dienstleistungspektrum

Zunehmende Standardisierung

Offenere Bürostrukturen (Virtualisierung)


Problemanalyse


Das typische Problem von kleinen Kanzleien lautet:

Zu viel Arbeit, zu wenig Geld.Oder beides.

Idee #1: Mehr Umsatz


Mandatspolitik


Die richtigen Mandate auswählen.

Anleitung in drei einfachen Schritten.

Mandatspolitik


Schritt 1:

Berechnen Sie Ihren ganz persönlichen Mindestumsatz pro Stunde.

Mindestumsatz


Berechnungsbeispiel:

52 Wochen * 5 Tage: 260 Tage./. 5 Wochen Urlaub/Feiertage 45 Tage./. 1 Woche Krankheit etc. 5 Tage= bleiben Arbeitstage pro Jahr 210 Tage

Jeden Tag „auf Arbeit“ 9,0 Stunden ./. Orga, Einkauf, Personal 2,0 Stunden./. Fortbildung, Literatur 0,5 Stunden./. Akquise 0,5 Stunden= Verbleibt produktive Zeit pro Tag 6,0 Stunden Entspricht Arbeitsstunden pro Jahr 1.260,0 Stunden

Unter dem Strich sollen bleiben: 60.000 EUR+ ESt, KiSt, SolZ 45.500 EUR+ Anwaltsversorgung 18.000 EUR+ Krankenkasse 6.000 EUR+ Betriebsausgaben 30.000 EUR= erforderlicher Nettoumsatz 159.500 EUR

Nettoumsatz pro Stunde = 159.500 EUR/1260h = 126,58 EUR. Steu

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Mandatspolitik


Schritt 2:

Analysieren Sie, welche Mandate lukrativ sind.


„Lukrativ“ sind Mandate mit einem höheren Deckungsbeitrag.

Entweder Mandat bei gleicher Vergütung schneller bearbeiten oder höhere Vergütung pro Zeiteinheit („Fachanwalt für hohe Streitwerte“)

Nicht: „besser dieses als keins“: jedes falsche Mandat kostet Geld.

Mandatspolitik


Berechnen Sie - immer, immer, immer - den Deckungsbeitrag für einzelne Mandate und Mandaten.

Realisierter Umsatz (Honorar + Auslagen)./. direkt zurechenbare = Deckungsbeitrag

Kosten

Mandatspolitik

eigene Arbeit?


Ermitteln Sie in jedem Mandat immer den eigenen Umsatz pro Stunde:

Deckungsbeitrag

Eigene Zeit im Mandat

Beispiel: Rechnung = 1.200 EUR; 200 EUR sind uneinbringlich; direkt zurechenbare Kosten (insb. Auslagen + Mitarbeiter) = 150 EUR. Eigener Aufwand 7 Stunden.

850 EUR (1.200 - 200 - 150) / 7 Stunden = rd. 121 EUR/Stunde

Mandatspolitik


Mandatspolitik

Mandant Stunden StundensatzMüller 48 152Meyer 29 132...

Mandat Mandant Rechtsgebiet Stunden StundensatzBeratung Müller GesellschaftsR 42 158Meyer ./. X Meyer Forensik 12 78U-Kauf Meyer GesellschaftsR 17 170Herausgabe Müller Forensik 6 113...

Rechtsgebiet Stunden StundensatzGesellschaftsR 59 161Meyer 29 90...

Mandatspolitik


Schritt 3:

Nehmen Sie die richtigen Mandate an (Positionierung).Lehnen Sie die falschen Mandate ab.


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Anzahl der Berufsträger

Top 50 Kanzleien nach Umsatz pro Berufsträger/Anzahl der Berufsträger

Geschäftsmodelle der JUVE-Top 50-Kanzleien

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Mandatspolitik


Ohne gute Buchhaltung und ohne Zeiterfassung geht es nicht.

Mandatspolitik

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Mandatspolitik


Mehr Mandate mitden Mandanten.

Mandatspolitik


Vorteile von Cross-Selling:

Einfachere Akquise

Effizientere Zusammenarbeit

Sinkende Preissensibilität

Gestiegene Mandantenbindung

Mehr Weiterempfehlungen

Mandatspolitik


Erfassen Sie die Situation Ihres Mandanten und analysieren Sie seinen Beratungsbedarf.

Sprechen Sie die Mandanten direkt an, wenn Sie glauben, Sie können ihm einen Mehrwert bieten.


Werkzeuge zur Pflege der Mandantenkontakte sind eine gute Investition.

Mandatspolitik

§

§

Mandatspolitik


Clever abrechnen.


Zumeist wird nach den gesetzlichen Gebühren abgerechnet bzw. diese werden vereinbart.

Zeitbasierte Vergütung nach Stundensätzen (30,7% immer/häufig, 29,3% gelegentlich).

Pauschalvergütungen (36,2% immer/häufig; 51,4% gelegentlich).

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Mandatspolitik


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Durchschnittlicher fester Stundensatz liegt bei 182,-- EUR, aber erhebliche Unterschiede.

Mandatspolitik


Problem bei Pauschalhonoraren und Stundensatz mit Kappungsgrenze

Vereinbarete Pauschale bzw. Kappungsgrenze

EUR

Erbrachte Stunden

Gewinnzone

Verlustzone

Anders als bei einer Pauschalvereinbarung steht bei einem Stundenhonorar mit Kappungsgrenze dem Verlustrisiko keine „Gewinnchance“ gegenüber.

Mandatspolitik

Mandatspolitik


Geld reinholen.


Vorschüsse; kAbrechnung der unfertigen Leistungen.

Richtigen Zeitpunkt für Abschlag/Rechnung wählen (Zufriedenheitskurve).

Aktive Erläuterung des Mehrwerts.

Laufende Kontrolle der offenen Posten - konsequenter Forderungseinzug.

onsequente und zeitnahe

Mandatspolitik

Idee #2: Geld besserausgeben



Kostenquote =

Kostenkontrolle

Nettoumsatz

Betriebsausgaben

Ein Fünftel der Rechtsanwälte kennt die Kostenquote ihrer Kanzlei nicht.

(Hommerich/Kilian, AnwBl. 10/2008, S. 708 f.)


Kostenquoten unterschiedlicher Kanzleitypen sind ähnlich.

Je nach Studie zwischen 50 % (Einzelanwälte) und 55 % (Sozietäten mit mehr als 100 Anwälten) - jeweils ohne Inhabergehälter.

Kostenkontrolle

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Kostenkontrolle

Ab heute:

Bei Mitarbeitern Auslastung prüfen (Zeiterfassung!).

Monatlich Aufwandskonten der Summen- und Saldenliste durchsehen (Wo bleibt mein Geld?).

Konica Minolta vertical markets www.sg-advice.deBausteine und Werkzeuge für ein professionelles Kanzleimanagement Dr. Andreas R. J. Schnee-Gronauer

Idee #3: Leistung messen

What‘s up


Indikatoren

Kriterien für die Auswahl eines Rechtsanwalts:

Möglichkeit zu schnellen Terminen/sofortiges Gespräch (83%)

Freundlichkeit des Personals (71%)

Spezialisierung (80%), Fachanwalt (60%)

Preis der Beratung (32%)

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What‘s up


„You can‘t manage what you can‘t measure“

(Robert S. Kaplan)

Indikatoren

What‘s up


Indikatoren

Entwickeln Sie Indikatoren für das besondere Leistungsversprechen Ihrer Kanzlei (z.B. Zeit bis zum Rückruf).

Denken Sie auch an Indikatoren für private Ziele (z.B. Abende pro Woche mit dem Partner).

Finden Sie einfache Wege, die Daten zu erheben.


Idee #4: Zeitfresser wegmachen


„It must be noted that the legal profession is perhaps the most confusing, complex and with the most demanding requirements as a vertical when we come to the look at the usage and need for improvements in process relating to documents (Both hardcopy and digital).“

(bradham360, White Paper The Legal Market in Europe, Dezember 2010)

Prozesse optimieren

A

Posteingang

Dokument korrigieren, ggf. überarbeiten

Frist notieren, falls

Wiedervorlage

Akte heraussuchen

Ggf, Frist prüfenEB unterschreiben

Dokument schreiben, Anlagen etc.

Arbeit an der Akte, Diktat

Korrekturen vornehmen

Unterzeichnen, Fristen abzeichnen

Kopien erstellen, Versenden, Ablegen, ggf. Frist austragen, Wiedervorlage notieren

Sekretariat

Anwalt

Prozesse optimieren


Prozesse optimieren


Nehmen Sie alle Abläufe unter die Lupe.

Erstellen von Rechnungen

Aktenanlage/Ablage

TelefonannahmeMahnungen

RechnungstellungWiedervorlage

Posteingang

Postverteilung

...Buchhaltung

Fristen

ToDo:

Identifizieren der Hauptleistungsprozesse.

Zerlegen in Einzelschritte.

Klare Festlegung von Zuständigkeiten.

Aufschreiben der Prozesse (verringert Fehler, erleichtert Einarbeitung neuer Mitarbeiter, hilft Ineffizienzen zu erkennen, Wiedereinsetzung).

Prozesse optimieren


Prozesse optimieren


Zeitfresser überlisten:

Vorausschauende Tagesplanung.

Vorgänge nur 1 Mal in die Hand nehmen.

Unangenehmes sofort erledigen.

Aufteilen der Arbeitszeit in Zeiten mit und ohne Störung (aktive/passive Telefonzeit, Rückfragezeit für MA, „Stille Stunde“).

Idee #5: Tools nutzen


Standardprozesse - I

Stammdatenverwaltung (Kollisionsprüfung, Schriftsätze, GwG, 13b UStG, diverse Kontakte mit Mandanten)

Erstellen von Schriftsätzen, Verwaltung von Vorlagen

Elektronische Kommunikation (EGVP, drebis)

Tools & more


Unterstützung bei der Abrechung nach RVG, Zeit etc.

Standardprozesse - II

Zeiterfassung und Auswertung

Mandanten- und Kanzleibuchhaltung und Erstellung diverser Auswertungen

Wissensmanagement, Literaturverwaltung, Fundstellenverwaltung

Tools & more


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Personalverwaltung

Marketing

Tools & more


Komplettpakete - „Anwaltssoftware“

Tools & more

Viele verschiedene Anwaltsprogramme auf dem Markt; mit unterschiedlicher Ausrichtung.

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ReNoStar

ReNoFlex

DATEV Anw alt classic pro

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Kanzlei Manager

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Sonstige


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Tools & more

Wichtige Funktionen von Kanzleisoftware:

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AdressverwaltungAktenverwaltung

Abrechnung/RechnungstellungVerwalten ersteller Dokumente

Fristenverwaltung

Aufgaben- und TerminverwaltungVorlagen und Muster

Betriebswirtschaftliche AuswertungVerwalten erhaltener Dokumente

Zeiterfassung

Webakte

Projektplanung

Berufsträger

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Tools & more

Konica Minolta vertical markets www.sg-advice.de

Trends bei Kanzleisoftware:


Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei?

Unterstützung für mobile Geräte

Browserbasierte Lösungen

„Cloud-Synchronisation“

CRM, Kontaktmanagement??

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Tools & more

Zufriedenheit mit Kanzleisoftware:


Tools & more

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Zufriedenheit mit EDV-Dienstleister:


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Reaktionsgeschwindigkeit bei Problemen

Problemlösungskompetenz

Know-how

Preis-/Leistungsverhältnis

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Tools & more

Tipps für Auswahl:

Anforderungsprofil auf Basis der definierten Prozesse in der Kanzlei (Pflichtenheft)

Entscheidungsmatrix

Betrachtung der Gesamtkosten

Was sagen Kollegen?www.ag-kanzleimanagement.de


Tools & more


Spezialsoftware

Tipp: App-Stores durchsuchen


Tools & more

Dokumentenmanagementsoftware (DMS)

z.B. Nuance Paperport, Epona DMS4Legal auf Basis SharePoint, Canon Therefore, ...

Kontaktmanagement (CRM)

z.B. Vertec Anwalt, cobra computer‘s brainware, ...

Diktatsoftware

z.B. Thax Software, Dragon NaturallySpeaking legal, ...

Tools & more

Zeiterfassung und Abrechnung

z.B. timeEdition, Carpe Diem, Sage TimeSheet, ...tikit

Literaturverwaltung

z.B. LEI§A 2.1 , JULIT, ...

Wissensmanagement


z.B. SharePoint, Normfall-Manager, ...

Und jetzt?


Die nächsten Schritte

Idee #1: Mehr UmsatzIdee #2: Kosten sparenIdee #3: Leistung messenIdee #4: Effizienz steigernIdee #5: Tools nutzen


Die nächsten Schritte


Den eigenen Stundensatz kennen.

Mandate und Mandanten analysieren.

Positionierung der Kanzlei optimieren.

Kosten im Blick haben.

Eigene Leistung messen.

Prozesse analysieren undZeitfresser identifizieren

Werkzeuge optimieren.

Die falschen Mandate ablehnen.


Dr. Andreas R. J. Schnee-Gronauer

[email protected]

www.tryffel.de

Rechtsberatung für Unternehmer

Hermann-Schlikker-Straße 34

48465 Schüttorf

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