Praktischer Einstieg in EDMS Thomas A. Badura. Inhalt EDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver...
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Praktischer EinstiegPraktischer Einstiegin EDMSin EDMS
Thomas A. BaduraThomas A. Badura
InhaltInhalt
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
• GrundlagenGrundlagen
• EDMS im WEBEDMS im WEB
• Von ID‘s, Projekten, Dokumenten und ItemsVon ID‘s, Projekten, Dokumenten und Items
• Von Nummern und KonventionenVon Nummern und Konventionen
• Von Kontexten und VererbungVon Kontexten und Vererbung
• Von FreigabeprozedurenVon Freigabeprozeduren
• Beispiel: Dokument anlegen und löschenBeispiel: Dokument anlegen und löschen
• Beispiel: FreigabeprozedurBeispiel: Freigabeprozedur
• Beispiel: Suchen in EDMSBeispiel: Suchen in EDMS
• SchlusswortSchlusswort
Was ist das „EDMS“ ?Was ist das „EDMS“ ?
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
EDMSEDMS - „Engineering Data Management System“ - „Engineering Data Management System“
EDMSEDMS ist ein computergestütztes Werkzeug, das ist ein computergestütztes Werkzeug, das zum Speichern, Organisieren und Verwalten aller in zum Speichern, Organisieren und Verwalten aller in den einzelnen Projektphasen ( z.B. Entwurf, den einzelnen Projektphasen ( z.B. Entwurf, Entwicklung oder Wartung ) entstehenden Daten Entwicklung oder Wartung ) entstehenden Daten verwendet wird ...verwendet wird ...
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
DokumentenmanagementDokumentenmanagement
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Einige Funktionen des EDMSEinige Funktionen des EDMS
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
• DokumentenmanagementDokumentenmanagement
• Benutzer, Gruppen und ZugriffskontrolleBenutzer, Gruppen und Zugriffskontrolle
• FreigabeprozesseFreigabeprozesse
• VersionsmanagementVersionsmanagement
• StatuskonzeptStatuskonzept
• Änderungskontrolle und AktivitätsprotokolleÄnderungskontrolle und Aktivitätsprotokolle
• Verwaltung verschiedener StrukturenVerwaltung verschiedener Strukturen
• Postfächer und VerteilerlistenPostfächer und Verteilerlisten
• Indizierung / SucheIndizierung / Suche
• ......
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Das spricht für EDMS @ GSIDas spricht für EDMS @ GSI
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
• große Projektkomplexitätgroße Projektkomplexität
• Projektlaufzeiten von oft 25 Jahren und längerProjektlaufzeiten von oft 25 Jahren und länger
• Ortsunabhängige, internationale KooperationenOrtsunabhängige, internationale Kooperationen
• Teilnehmer verlassen das ProjektTeilnehmer verlassen das Projekt
• rechtliche Aspekte ( z. B. Aufbewahrungsfristen )rechtliche Aspekte ( z. B. Aufbewahrungsfristen )
• CERN‘s mehr als 10jährige ErfahrungCERN‘s mehr als 10jährige Erfahrung
Deshalb ist organisierte, strukturierte und Deshalb ist organisierte, strukturierte und recherchierbare Dokumentation sehr wichtig !recherchierbare Dokumentation sehr wichtig !
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
EDMS Service @ GSIEDMS Service @ GSI
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
Generelle InformationenGenerelle Informationen Der EDMS-Service wird gehostet vom CERNDer EDMS-Service wird gehostet vom CERN
Das EDMS-Team @ GSI besteht z. Z. ausDas EDMS-Team @ GSI besteht z. Z. aus
1. Thomas Badura ( IT ) und1. Thomas Badura ( IT ) und
2. Rainer Hellmich ( FAIR-SY )2. Rainer Hellmich ( FAIR-SY )
Kooperation beider TeamsKooperation beider Teams
FAIR @ EDMS in Zahlen ( Schätzung )FAIR @ EDMS in Zahlen ( Schätzung ) 1000 aktive Benutzer1000 aktive Benutzer
20000 Dokumente und Zeichnungen20000 Dokumente und Zeichnungen
500 neue Dokumente pro Monat500 neue Dokumente pro Monat
300 Downloads pro Monat300 Downloads pro Monat
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Übersicht über EDMS @ CERNÜbersicht über EDMS @ CERN
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
EDMS WebEDMS Web MTF - TravellersMTF - Travellers
AxalantAxalantDesign dataDesign data
Drawings & DocumentsDrawings & Documents
Other DBsOther DBsParametersParameters
Production dataProduction data
D7iD7iAsset trackingAsset tracking
Work managementWork management
EDMS Common LayerEDMS Common Layer
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
EDMS im WebEDMS im Web
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Ein Dokument im EDMS IEin Dokument im EDMS I
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Ein Dokument im EDMS ist zunächst ein Container. Er kombiniert die Ein Dokument im EDMS ist zunächst ein Container. Er kombiniert die beschreibenden Daten ( META - Daten ) mit den Inhalten, den Dateien.beschreibenden Daten ( META - Daten ) mit den Inhalten, den Dateien.
DokumentDokument
Datei(en)Datei(en)
Titel, BeschreibungTitel, Beschreibung
SchlüsselworteSchlüsselworte
ErstelldatumErstelldatum
Autor(en), KontakteAutor(en), Kontakte
ZugriffsrechteZugriffsrechte
......
Ein Dokument im EDMS IIEin Dokument im EDMS II
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
Projekt Dokument NummerProjekt Dokument Nummer
TitelTitel StatusStatusInt. & ext. EDMS ReferenzInt. & ext. EDMS Referenz
DateienDateien
AutorenAutoren
DatumDatumDokumenttypDokumenttypAnzahl Anzahl VersionenVersionen
ErweitertErweiterte Detailse Details
Angehängte DateienAngehängte Dateien
UnterdokumenteUnterdokumente
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Ein Dokument im DetailEin Dokument im Detail
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Ein Projekt im DetailEin Projekt im Detail
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Ein Item im DetailEin Item im Detail
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Die DokumentnummerDie Dokumentnummer
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Die Nummer eines Dokuments ist systemweit eindeutig und nicht veränderbar.Die Nummer eines Dokuments ist systemweit eindeutig und nicht veränderbar.
Projekt CodeProjekt Code
DokumenttypDokumenttyp
Equipment CodeEquipment Code Fortlaufende NummerFortlaufende Nummer
1.1. EDMS-ID ( interne Referenz )EDMS-ID ( interne Referenz )
2.2. Externe ReferenznummerExterne Referenznummer
3.3. DokumentnummerDokumentnummer
Abhängig vom Kontext ist die Abhängig vom Kontext ist die Dokumentnummer entweder gleich der Dokumentnummer entweder gleich der EDMS-ID, oder eine Kombination aus dem EDMS-ID, oder eine Kombination aus dem aktuellen Projekt, dem Typ, dem Attribut aktuellen Projekt, dem Typ, dem Attribut oder dem Equipment Code des Dokuments oder dem Equipment Code des Dokuments und der eindeutigen, fortlaufenden, vom und der eindeutigen, fortlaufenden, vom System vorgegebenen Nummer.System vorgegebenen Nummer.
VersionVersion
Jedes Dokument hat immer Jedes Dokument hat immer 33 systemweite ID‘s : systemweite ID‘s :
Kontexte, Projektknoten und VererbungKontexte, Projektknoten und Vererbung
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??
Kontext AKontext A
Kontext BKontext B
Kontexte halten alle für ein Projekt relevanten Kontexte halten alle für ein Projekt relevanten Informationen vor. Darunter sind :Informationen vor. Darunter sind :
• BenutzergruppeBenutzergruppe
• Benutzer + RollenBenutzer + Rollen
• Benutzer mit LesezugriffBenutzer mit Lesezugriff
• Dokumententypen + Release ProzedurenDokumententypen + Release Prozeduren
• Equipment CodesEquipment Codes
• DistributionslistenDistributionslisten
• ......
Das sog. Das sog. Master-ProjektMaster-Projekt gibt vor, was den Kontexten zur gibt vor, was den Kontexten zur Verfügung steht, zum Beispiel welche Dokumenttypen genutzt Verfügung steht, zum Beispiel welche Dokumenttypen genutzt werden können.werden können.
Der Kontext regelt auch die Art und Weise, wie der Zugang Der Kontext regelt auch die Art und Weise, wie der Zugang eines Benutzers autorisiert wird.eines Benutzers autorisiert wird.
FreigabeprozedurenFreigabeprozeduren
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
In WorkIn WorkEngineeringEngineeringcheckcheck
UnderUnderApprovalApproval ReleasedReleased ObsoleteObsolete
CanceledCanceled
ApprovalApprovalRejectedRejected
New VersionNew Version
PEPE
ALAL
ALAL ALAL
Drei Standardprozeduren :Drei Standardprozeduren :• FAIR-OWNERFAIR-OWNER• FAIR-PEFAIR-PE• FAIR-ALFAIR-AL
Dokumenttypen sind gebunden an eine Dokumenttypen sind gebunden an eine Freigabeprozedur. ( Kontext )Freigabeprozedur. ( Kontext )
Dokumente können nur im Status „Dokumente können nur im Status „in Workin Work“ “ bearbeitet, oder gelöscht werden.bearbeitet, oder gelöscht werden.
Im Kontext müssen die Rollen des AL und des Im Kontext müssen die Rollen des AL und des PE vergeben werden.PE vergeben werden.
Dokument anlegen IDokument anlegen I
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
1.1. KontextKontext
2.2. TypTyp
3.3. AttributeAttribute
4.4. FreigabeFreigabe
5.5. DataData
6.6. FinishFinish
Schritte :Schritte :
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Dokument anlegen IIDokument anlegen II
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Dokumentfreigabe IDokumentfreigabe I
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Dokumentfreigabe IIDokumentfreigabe II
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Dokumentfreigabe IIIDokumentfreigabe III
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Dokumentfreigabe IVDokumentfreigabe IV
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Dokument löschenDokument löschen
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
Bevor ein Dokument gelöscht werden kann, darf es höchstens einem Projekt Bevor ein Dokument gelöscht werden kann, darf es höchstens einem Projekt angehören, keine Unterdokumente haben und selbst nirgends in Verwendung angehören, keine Unterdokumente haben und selbst nirgends in Verwendung sein !sein !
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Ein Dokument lässt sich nur im Status „Ein Dokument lässt sich nur im Status „in Workin Work“ löschen !“ löschen !
Suchen mit EDMS ISuchen mit EDMS I
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
• Suche nach Projekten, Dokumenten oder ItemsSuche nach Projekten, Dokumenten oder Items
• Dateiinhalte werden nicht durchsucht, nur META-DatenDateiinhalte werden nicht durchsucht, nur META-Daten
• Platzhalter Platzhalter ?? und und %%
Suchen nach Dokumenten :Suchen nach Dokumenten :
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Suchen mit EDMS IISuchen mit EDMS II
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg
Suchen nach Projekten :Suchen nach Projekten :
Suchen nach Items :Suchen nach Items :
IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Vom EDMS abrufenVom EDMS abrufen
EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007
Die einzelnen Daten können aus dem EDMS mit Die einzelnen Daten können aus dem EDMS mit der URL-Adressierung abgerufen werden. der URL-Adressierung abgerufen werden. Beispiele :Beispiele :
https://edms.cern.ch/project/CERN-0000002485/0
https://edms.cern.ch/project/CERN-0000002485/0/TAB3
https://edms.cern.ch/file/110831/1/edms_web_buttons.pdf
https://edms.cern.ch/item/CERN-0000002515/1
SchlusswortSchlusswort
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Die Adresse des EDMS @ CERN :Die Adresse des EDMS @ CERN :
http://edms.cern.ch/ ... ...
Es gibt bereits eine Anlaufstelle für Fragen und Probleme :Es gibt bereits eine Anlaufstelle für Fragen und Probleme :
ENDEENDE
... Vielen Dank ...... Vielen Dank ...