Präsentation an der Fachmesse GEVER an der topsoft 2015

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Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen Dr. Bernhard Bühlmann, 4teamwork AG

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Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen

Dr. Bernhard Bühlmann, 4teamwork AG

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Ausgangslage

- Geschäfte und Dossiers werden fast nur noch elektronisch bearbeitet und abgewickelt

- Inhalte müssen meistens übergreifend bearbeitet werden können

- Vermehrte Kollaboration auf Stufe Dossier (organisationsübergreifend)

- E-Mail stösst an seine Grenzen

- Wachsende Anforderungen an Nachvollziehbarkeit

- Datenschutz und Zugriffsrechte werden immer wichtiger

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Weshalb GEVER?

Abbildung des Aktenplans gemäss Vorgaben Staatsarchiv

Revisionssichere Ablage für alle Informationen und Dokumente

Elektronische Dossierführung mit Nachvollziehbarkeit aller Aktionen

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Grundbausteine für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit

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Das GEVER-Prinzip

- Dokumente (Office, PDF)

- E-Mails

Dokument bearbeiten

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Das GEVER-Prinzip

- Dossier entspricht einem Ordner

Dossier

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Das GEVER-Prinzip

- Subdossier für Verschachtelung

- Aufgaben zur Umsetzung von Workflows, Fristen und Pendenzen

Dossier

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E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

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Das GEVER-Prinzip

- Strukturierung der Ablage mit Ordnungssystem

- Ordnungspositionen

- Hinterlegung aller Metadaten für GEVER (Aktenzeichen, Klassifikation, Datenschutzstufe, Aufbewahrungsfristen)

-> GEVER Standard

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Doukment bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

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Das GEVER-Prinzip Mandant

Ein GEVER-Mandant ( = Separate Installation) besteht aus einem oder mehreren Ordnungssystemen, einer eigenen Benutzerverwaltung und eigenen Zugriffsrechten

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Dokument bearbeiten

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Aufgabe Delegieren

Subdossier

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Eingangskorb

- Posteingang: E-Mail, Scan

- An Eingangskorb eines Mandanten senden

- Weiterverabeitung im Eingangskorb

- Zuteilung an zuständige Person

- Einhaltung von Fristen

- Übernahme der Daten in bestehendes oder neues Dossier

Mandant

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

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E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Eingangskorb

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Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU

GEVER Mandant

Amt A

Direktion A

Eingangskorb

Gremium 1

GEVER Mandantenkonzept

Mandant =- Eigene Berechtigungen- Eigener Eingangskorb- Eigene Ordnungssysteme- Eigene Gremien / Kommissionen

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Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU

GEVER Mandant

Amt A

Direktion A

Eingangskorb

Gremium 1Gever Mandant

Eingangskorb

Amt B

GEVER Mandantenkonzept

Mandant =- Eigene Berechtigungen- Eigener Eingangskorb- Eigene Ordnungssysteme- Eigene Gremien / Kommissionen

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Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU

GEVER Mandant

Amt A

Direktion A

Eingangskorb

Gremium 1

GEVER Mandant

Amt C

Direktion B

Amt D

Eingangskorb

Gremium 3 Kommission 3 Gever Mandant

Eingangskorb

Amt B

GEVER Mandantenkonzept

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Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU

GEVER Mandant

Eingangskorb

GEVER Mandant

Amt A

Direktion A

Eingangskorb

Gremium 1

GEVER Mandant

Eingangskorb

GEVER Mandant

Amt C

Direktion B

Amt D

Eingangskorb

Gremium 3 Kommission 3 Gever Mandant

Eingangskorb

Amt B

GEVER Mandantenkonzept

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Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Eingangskorb

GEVER Mandant E-MailScan

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Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Eingangskorb

E-MailScan

Sitzungs- und Protokollverwaltung

Gremium / Kommission

Sitzung

Traktandum

Beschluss

VorprotokollEinladung

Protokoll

Protokollauszug

Antrag einreichen

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Mandant 1

Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers

Dossier

Dokument

Aufgabe

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Eingangskorb

Mandant 2

Dossier

Dokument

Aufgabe

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Eingangskorb

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Mandant 1

Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers

Dossier

Dokument

Aufgabe

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Eingangskorb

Mandant 2

Dossier

Dokument

Aufgabe

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Eingangskorb

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Berechtigungen durchAufgaben steuern

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Aufraggeber Auftragnehmer

Alle Dokumente sichtbar Nur benötigte Dokumente sichtbar

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Fallstudie Kanton Zug

- 70 Mandanten (Ämter)

- Organisationsübergreifende Zusammenarbeit

- Elektronisches Mitberichtsverfahren

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Beispiel: Elektronisches Mitberichtsverfahren

Neue Verordnung der Bundesverwaltung

Anhörung in den Kantonen

Direktionsübergreifende Zusammenarbeit bei der Erstellung des Mitberichts:

1. Standardablauf “Mitbericht” auslösen

2. Fristen festlegen

3. Einzelne Mitberichte werden in den Ämtern intern behandelt und evt. delegiert.

4. Resultate fliessen zurück ins Ursprungsdossier

-> Im Kanton Zug seit 2014 erfolgreich im Einsatz

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Sitzungswesen

Mitberichtsverfahren

Posteingang

Eingangskorb Dossier

Sitzung

Antrag

Beschluss

Gremium

Amt A Amt B Amt C

Elektronisches Mitberichtsverfahren

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Beispiel: Personaldossier Prozesse

- Personalabteilung führt Personaldossier

- Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Arbeitsvertrag

- Mitarbeitergespräche werden durch Vorgesetzte vorgenommen

- Vorgesetzte liefern Protokoll des Mitarbeitergesprächs

- Vorgesetzte haben nur Einsicht in ausgewählte Dokumente des Personaldossiers

- Eintritt / Austritt

- Mitarbeitergespräche durchführen

- Skills Management

- Jubiläum / Geburtstag

- Ausbildungsplanung

- Rekrutierung

- Stellenbeschreibung

- Unfallmeldung

- Organigramm abbilden

- Lohnausweise / Dokumente archivieren

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Mitarbeitergespräche

Mitarbeit

Bewerbung

Anstellung Personaldossier

Mitarbeitergespräch

Auftrag

Protokoll

Vorgesetzter

Abteilung A Abteilung B Buchhaltung

Personaldossier

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Beispiel: Baugesuch Prozesse

- Die Abwicklung von Baugesuchen ist ein kollaborativer Prozess

- Mitbericht und Stellungnahmen durch verschiedene Ämter

- Behandlung des Baugesuchs in verschiedenen Kommissionen

- Formelle Prüfung

- Nebengesuche durch Ämter bearbeiten

- Behandlung des Baugesuchs in Baukommission

- Baubewilligung erteilen

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Sitzungswesen

Mitwirkung

Baugesuch

Eingangskorb Dossier

Sitzung

Antrag

Beschluss

Baukommission

Abteilung A Grundbuchamt Denkmalpflege

Baugesuch

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Beispiel: Sitzungs- und ProzesseProtokollverwaltung

- Gremien und Kommissionen

- Regelmässige Sitzungen

- Planung und Vorbereitung der Sitzungen

- Protokollierung

- Generierung von Protokollauszügen und Beschlussprotokollen

- Sitzung vorbereiten

- Vorprotokoll erstellen

- Sitzung durchführen

- Protokoll erstellen

- Protokollauszüge verteilen

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Beispiel: Sitzungs- und Protokollverwaltung

1. Neuer Antrag erstellen (Antrag mit Beilagen, Erwägungen, Rechtlichen Vorgaben)

2. Antrag traktandieren (In Sitzung als Traktandum hinzufügen, Vorprotokoll erstellen, Sitzungsleinladung generieren)

3. Sitzung durchführen (Protokoll erstellen und genehmigen, Protokollauszug generieren)

4. Beschlussprotokoll und Protokollauszug zurückspielen

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Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Eingangskorb

E-MailScan

Gremium / Kommission

Sitzung

Traktandum

Beschluss

VorprotokollEinladung

Protokoll

Protokollauszug

Antrag einreichen

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Stolpersteine

- Die Bedienung von GEVER Anwendungen ist zu komplex

- Dokumente können nicht mandantenübergreifend ausgetauscht werden

- Unterschiedliche Systeme

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Anforderungen an GEVER Lösung

- Flexibles und erprobtes Berechtigungsmodell

- Mandantenübergreifende Aufgaben

- Möglichkeit, einzelne Dokumente gemäss vorgegebenem Prozess und nachvollziehbar freizugeben

- Einfach in der Bedienung

- Flexible Workflows

- Erfüllung aller Anforderungen und Standards bezüglich rechtskonformer Aktenführung

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Geschäftsverwaltung OneGov GEVERSchweizer Standardlösung für die elektronische Aktenführung (Records Management) für Kantone, Städte, Gemeinden und weitere Organisationen.

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OneGov GEVER bietet alle Funktionen, welche für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers benötigt werden.

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www.4teamwork.ch

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«OneGov GEVER ermöglicht einen effizienten, sicheren Informations-austausch und erleichtert die Zusammenarbeit.»

Prof. Dr. Gottfried HodelInstitutsleiter PHBernInstitut für Weiterbildung und Medienbildung

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«OneGov GEVER bietet hohe Rechtssicherheit und erfüllt auf Seite Technik 100% der Anforderungen bezüglich elektronischer Aktenführung nach Schweizer Recht.»

Regina GehrigVerantwortliche für Records ManagementKanton Zug

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