Geschäftsverwaltung OneGov GEVERSchweizer Standardlösung für die elektronische Aktenführung mit integrierter Sitzungs- und Protokollverwaltung.

Facts und Figures

Gründungsjahr: 2003

Langjährige Erfahrung in der Konzeption, Entwicklung und im Betrieb von Internet und Intranet Plattformen

Geschäftsführung: Dr. Bernhard Bühlmann und Dr. Pascal Habegger

23 geschickte und neugierige Mitarbeitende sowie Contractors und Freelancer

Engehaldenstrasse 53, 3012 Bern, www.4teamwork.ch

Unsere Vision

Wir schaffen den webbasierten Arbeitsplatz (Digital Workplace) für Kunden aus folgenden Branchen/Produktebereichen:

> Kantone, Gemeinden und andere Verwaltungseinheiten

> Grössere KMUs

> Kleinere verteilte Teams und Projekte

Unsere Werte

> Wir streben langfristige Kundenbeziehungen und stets den 100% Projekterfolg an.

> Unsere geistige und technologische Agilität erlaubt uns rasche Reaktion auf sich ändernde Rahmenbedingungen.

> Wir bieten Schweizer Qualität – Swiss Made Software – und bilden Lehrlinge aus.

> Zufriedene Mitarbeiter garantieren unseren Erfolg: wir bieten moderne und flexible Arbeitsumgebung mit Möglichkeit von Teilzeitarbeit.

Produkte und Dienstleistungen

Entwicklung von hochkarätigen Webanwendungen für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit in verteilten Teams.

OneGovBox

Seite 6www.4teamwork.ch

Zertifizierungen

Wir machen Nachwuchsförderung.Wir setzen auf Qualität

Die Erfolgsgeschichte von OneGov GEVER geht weiter!

> Kantone ZG (flächendeckend), AI (flächendeckend), VS, BE, SG, BS

> Neukunden (Politische Gemeinden, Kirchgemeinden, Kantonale Direktorenkonferenzen)

> 1 Major Relase und 5 minor Releases im 2015

> Erste Kunden mit GEVER als SaaS

Beste Usability

Im Rahmen einer Usability-Evaluation der Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) Chur im Dezember 2013 wurde OneGov GEVER im Bereich Benutzbarkeit “...sehr positiv bewertet.

Das Produkt ist übersichtlich, man kann es einfach bedienen und praktisch damit arbeiten”. Die Attraktivität des Produkts wurde “ausnahmslos als positiv bewertet. Es ist angenehm, mit dem Produkt zu arbeiten, es wirkt sympathisch und einladend. Ebenfalls motiviert es die Nutzer.”

Geschäftsverwaltung OneGov GEVERSchweizer Standardlösung für die elektronische Aktenführung mit integrierter Sitzungs- und Protokollverwaltung.

Das GEVER Prinzip

- Dokumente (Office, PDF)

- E-Mails

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Das GEVER-Prinzip

- Dossier entspricht einem Ordner

Dossier

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Das GEVER-Prinzip

- Subdossier für Verschachtelung

- Aufgaben zur Umsetzung von Workflows, Fristen und Pendenzen Dossier

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Das GEVER-Prinzip

- Strukturierung der Ablage mit Ordnungssystem

- Ordnungspositionen

- Hinterlegung aller Metadaten für GEVER (Aktenzeichen, kalssifikation, Datenschutzstufe, Aufbewahrungsfristen)

-> GEVER Standard

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Doukment bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Das GEVER-Prinzip Mandant

Ein GEVER-Mandant ( = Separate Installation) besteht aus einem oder mehreren Ordnungssystemen, einer eigenen Benutzerverwaltung und eigenen Zugriffsrechten

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Eingangskorb

- Posteingang: E-Mail, Scan

- An Eingangskorb eines Mandanten senden

- Weiterverabeitung im Eingangskorb

- Zuteilung an zuständige Person

- Einhaltung von Fristen

- Übernahme der Daten in bestehendes oder neues Dossier

Mandant

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Eingangskorb

Sitzungs- und Protokollverwaltung

1. Neuer Antrag erstellen (Antrag mit Beilagen, Erwägungen, Rechtlichen Vorgaben)

2. Antrag traktandieren (In Sitzung als Traktandum hinzufügen, Vorprotokoll erstellen, Sitzungsleinladung generieren)

3. Sitzung durchführen (Protokoll erstellen und genehmigen, Protokollauszug generieren)

4. Beschlussprotokoll und Protokollauszug zurückspielen

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Eingangskorb

E-MailScan

Ordnungssystem

Ordnungsposition

Dossier

Dokument bearbeiten

E-Mail archivieren

Aufgabe Delegieren

Subdossier

Eingangskorb

E-MailScan

Gremium / Kommission

Sitzung

Traktandum

Beschluss

VorprotokollEinladung

Protokoll

Protokollauszug

Antrag einreichen

Online Demo

Sitzungs- und Protokollverwaltung

Grundbausteine für die erfolgreiche Umsetzung einer eGovernment Vision

Internet

Extranet

Intranet

Internet

Extranet

Intranet

InternetInhaltsseiten, Themenbaum, Politik, Behörden,

News, Veranstaltungen, Subsites

Internet

Extranet

Intranet

ExtranetArbeitsraum, Bürgerkonto, Dokumentaustausch

mit Externen

InternetInhaltsseiten, Themenbaum, Politik, Behörden,

News, Veranstaltungen, Subsites

ArbeitsraumOrdner, Dokumente, Termine

und Sitzungen

Internet

Extranet

Intranet

ExtranetArbeitsraum, Bürgerkonto, Dokumentaustausch

mit Externen

InternetInhaltsseiten, Themenbaum, Politik, Behörden,

News, Veranstaltungen, Subsites

ArbeitsraumOrdner, Dokumente, Termine

und Sitzungen

IntranetInformationen,

Organisationsstruktur,

Internet

Extranet

Intranet

ExtranetArbeitsraum, Bürgerkonto, Dokumentaustausch

mit Externen

InternetInhaltsseiten, Themenbaum, Politik, Behörden,

News, Veranstaltungen, Subsites

ArbeitsraumOrdner, Dokumente, Termine

und Sitzungen

IntranetInformationen,

Organisationsstruktur,

Internet

Extranet

Intranet

ExtranetArbeitsraum, Bürgerkonto, Dokumentaustausch

mit Externen

InternetInhaltsseiten, Themenbaum, Politik, Behörden,

News, Veranstaltungen, Subsites

GEVEROrdnungssystem, Dossier, Subdossier,

Workflow, Fristen, Pendenzenliste, Metadaten, Nachvollziehbarkeit

ArbeitsraumOrdner, Dokumente, Termine

und Sitzungen

IntranetInformationen,

Organisationsstruktur,

Internet

Extranet

Intranet

ExtranetArbeitsraum, Bürgerkonto, Dokumentaustausch

mit Externen

InternetInhaltsseiten, Themenbaum, Politik, Behörden,

News, Veranstaltungen, Subsites

Elektronisches ArchivDossiers, E-Mails und Dokumente

effizient durchsuchen

GEVEROrdnungssystem, Dossier, Subdossier,

Workflow, Fristen, Pendenzenliste, Metadaten, Nachvollziehbarkeit

ArbeitsraumOrdner, Dokumente, Termine

und Sitzungen

IntranetInformationen,

Organisationsstruktur,

GEVEROrdnungssystem, Dossier, Subdossier,

Workflow, Fristen, Pendenzenliste, Metadaten, Nachvollziehbarkeit

Internet

Extranet

Intranet

ExtranetArbeitsraum, Bürgerkonto, Dokumentaustausch

mit Externen

InternetInhaltsseiten, Themenbaum, Politik, Behörden,

News, Veranstaltungen, Subsites

Elektronisches ArchivDossiers, E-Mails und Dokumente

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ProzessportaleGov-Services

und Services intern

ArbeitsraumOrdner, Dokumente, Termine

und Sitzungen

IntranetInformationen,

Organisationsstruktur,

GEVEROrdnungssystem, Dossier, Subdossier,

Workflow, Fristen, Pendenzenliste, Metadaten, Nachvollziehbarkeit

Elektronisches ArchivDossiers, E-Mails und Dokumente

effizient durchsuchen

ProzessportaleGov-Services

und Services intern

Internet

Extranet

Intranet

ExtranetOnline Schalter, Bürgerkonto,

Dokumentaustausch mit Externen

InternetInhaltsseiten, Themenbaum, Politik, Behörden,

News, Veranstaltungen, Subsites

OneGov GEVER bietet alle Funktionen, welche für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers benötigt werden.

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Tel. 031 511 04 00

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