Building Competence. Crossing Borders.

Praxisbeispiele im Kontext des e-Business & Projektmanagements

Franziska-Juliette Klebôn

kleo@zhaw.chfranziska-juliette.klebon@ufk.ch

Dateiname_Datum 2

Wer bin ich…?

Franziska-Juliette Klebôn Dozentin für Wirtschaftsinformatik, Zurich University of Applied Sciences

Fächer: Wirtschaftsinformatik I & IIGeschäftsprozessdesign (insb. BPMN, UML, EPK)Enterprise Solutions (insb. CRM, SCM, ERP)MAS WirtschaftsinformatikMAS Business AnalysisKolloquium Wirtschaftsinformatik

Management Consultant, Kunz & PartnerThemen: Business Transformation Global

Business Requirements Engineering (TQM, SixSigma, BPMN)Go-To-Market StrategiesICT Management (IT Strategy, IT Organization, IT Assessments)Banking Operations

Franziska-Juliette Klebôn, lic.oec; MBAStudium: Freiberg University of Technology and Economics,

Budapest University of Technology and Economics

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...und wer sind Sie?

• ...Betriebswirtschaftler oder Informatiker?

• ...Anwender oder Hersteller?

• ...Praktiker oder Theoretiker?

• ... haben Sie bereits Erfahrungen in der Prozessmodellierung gemacht?

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AGENDA

Business Process Modelling

Business Process Management (BPM)

Verbindung BPM und PM Projektstudie

BPM

Definition, BPM Life-Cycle, strategische Ziele, Vor- und Nachteile

Geläufige Anwendungen

BPMN

Definition und Entstehungsgeschichte

Business Process Diagrams

Notationselemente

Geläufige Anwendungen

Geschäftsprozessmodellierung

Einführung ins Thema

- Gemeinsame Definition von Kern- und Unterstützungs- Prozessen

- Gemeinsame Definition von Zielen und strategischen Stoßrichtungen

- Wettbewerbs- und Marktbeurteilungen (Reports, Tools und Methoden)

Projektmanagement

Bekannte Methoden und Konzepte (Prince 2)

Phasen des Projektmanagement (Projekt-Life-Cycle)

Akquise

BPMN Repeater

Standardisierung

Best Practice Ansätze

Ausblick und Zukunft

Enterprise Solutions

ERP Systeme

- CRM

- DM

- SCM

ERP Evaluation

Best Practice Ansätze

Marktführer

Wiederholung & Aufrischung Notationen, Anwendungen, Best Practices und Projektstudie

Praxisteil II

Modellierung

- Bewerbungsprozess

- Rechnungsverarbeitung

Praxisteil III

Akquise: Sie begeben sich selbst in die Rolle des Consultants sowie in die des Unternehmens-vertreters

Praxisteil I

Modellierung

- Stellenanzeige 1-4

- SB Vertrieb

Praxisteil IV

CasaMia & RepAG

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Business Process Management (BPM)

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Was ist ein Prozess?

Gespräch

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Prozessdefinition

Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind. Der Prozess hat einen definierten Input und Output und dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen.

Vorstand

Vertrieb Kredit

SB Post

SB Vertrieb

Berater BauFi

Berater …

Leiter Kredit

PKF

SB BauFi Bew.

SB BauFi Abw.

Kunde

Input

Output

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Was bedeutet BPM?

Gespräch

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Definition und Anspruch von BPM

„Business Process Management (BPM), dt. Geschäftsprozessmanagement, ist ein ganzheitliches Rahmenkonzept, das alle Methoden verbindet, die darauf ausgerichtet sind, Prozesse konsequent mit der Unternehmensstrategie abzustimmen sowie einzelne Prozesse effizient zu gestalten, einzuführen und kontinuierlich zu optimieren.“

Quelle: BPM Body of Knowlegde der Gesellschaft für Organisation e.V.

Rahmenkonzept für eine Reihe von Methoden

Prozesse mit Unternehmensstrategie abstimmen

Prozesse effizient gestalten, einführen, optimieren

1

2

3

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Leichtgewichtiges BPM im LifeCycle

Unternehmensstrategie als Grundlage Prozessorientierung etablieren

Verbesserungsfähige Prozesse identifizieren BPM-Projekte planen und priorisieren

Strategisches Prozessmanagement

Projektziele als Grundlage Ist-Prozesse erheben und modellieren Ist-Prozesse analysieren, Prozessziele

definieren Soll-Prozesse entwerfen

Prozessentwurf

Fachliche Prozessmodelle als Grundlage Change Management

Human Workflow Management Systemintegration mit EAI und SOA

Prozessimplementierung

Gemessene Kennzahlen als Grundlage (BAM)

Abgleich mit Prozesszielen, Feedback zur Strategie

Absicherung der Prozesse (Monitoring, Eskalation)

Kontinuierliche Verbesserung (KVP)

Prozesscontrolling

KVP

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Fazit: Mit BPM erreichen wir…

Geschäftsprozesse, die der Unternehmensstrategie entsprechen

Schlanke, standardisierte Geschäftsprozesse

Transparente, beherrschbare Geschäftsprozesse

Abgesicherte Geschäftsprozesse

Bewertbare Geschäftsprozesse

… eine effektive Gestaltung von SOA

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Motivation & Methodik

Dateiname_Datum 13

Motivation fachliche Modellierung

Was?

• Ablauforganisation

• Aufbauorganisation

• Datenorganisation

• IT-Organisation

Warum?

• Traditionell: QM, Optimierung, Planung, …

• BPM-Sicht: Grundlage für IT-gestützte Umsetzung, Ausführung und Monitoring

Wie?

• Traditionell: Visio, Word, Excel, (ARIS)

• BPM-Sicht: Integriert mit Ausführung und Monitoring

Alle “traditionellen” Punkte werden auch durch eine BPM-Suite unterstützt!

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Prozessmodelle…

… sind das Ergebnis von IST-Erhebungen oder SOLL-Konzeptionen

… bilden die Realität ab oder beschreiben die angestrebte Realität

… arbeiten als Bindeglied zwischen strategisch determinierten Projektzielen und operativer Umsetzung

… bilden einen Orientierungsrahmen für die Definition von Kennzahlen für das Prozesscontrolling

… existieren für verschiedene Zielgruppen (z.B. Management, fachliche Mitarbeiter, IT-Mitarbeiter, Partner)

… sind ein kritischer Erfolgsfaktor für BPM !

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Methoden der Prozesserhebung

InterviewsExistierende Dokumente

FragebögenEigene

Beobachtungen

Strukturierung anhand der fünf „W“s

Ablauforganisation

Unstrukturiertes Wissen über betriebliche Abläufe

WAS: Was ist zu tun? Nicht wie!WANN: Zu welchem Zeitpunkt?

WER: Welche Stellen/Parteien führen aus?(WOMIT: Welche Daten, Systeme?)

WEITERES: Dokumente, Zeiten, Kosten, …

Workshops

DatenorganisationAufbauorganisation IT-Organisation

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Prozesserhebung: Workshops

Mind-Mapping-DiagrammeUrsache-Wirkungs-Diagramme

ListenFormlose Flussdiagramme

Keine DetailerfassungProzess im Fokus, nicht Tagesablauf

Kein Abdriften in DiskussionenNicht werten – Mängel nur notieren

Welche Kunden erwarten welche Leistungen vom Prozess?Welche Qualitätsmerkmale sind relevant für die Zufriedenheit der Kunden?

Welche Aufgaben sind in welcher Reihenfolge wahrzunehmen?Wer trägt für einzelne Aufgaben die Verantwortung bzw. führt sie durch?

Welche Instrumente werden verwendet, welche Medienbrüche sind vorhanden?Wo herrscht Uneinigkeit bzw. Klärungsbedarf?

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Prozesserhebung: Interviews

GesprächsleitfadenGeschlossene und Offene Fragen

Interviewer und Protokollant

Vertrauen bildenNicht anzweifeln oder werten

Mehrere Perspektiven einholenProzess im Fokus, nicht Tagesablauf

Unbewusste Tätigkeiten abfragen

Welche Kunden erwarten welche Leistungen vom Prozess?Welche Qualitätsmerkmale sind relevant für die Zufriedenheit der Kunden?

Welche Aufgaben sind in welcher Reihenfolge wahrzunehmen?Wer trägt für einzelne Aufgaben die Verantwortung bzw. führt sie durch?

Welche Instrumente werden verwendet, welche Medienbrüche sind vorhanden?Wo herrscht Uneinigkeit bzw. Klärungsbedarf?

Dateiname_Datum 18

Risiko: Modelle werden nicht gelebt

Daily Doingändert sich

SchwerVerfügbare

Modelle

Fehler in derErhebung

UnklareModelle

FalscheModelle

VeralteteModelle

UngenaueModelle

Schrank-ware

MangelndeAkzeptanz

„Prozess-Tapeten“

UnbekannteModelle

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Grundlagen

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AufbaumodellierungDie Aufbaustruktur eines Unternehmens wird in der inubit BPM-Suite

mittels Organigrammen dargestellt

Organisationseinheit: Steht z.B. für eine Abteilung, wie Vertrieb oder Forschung, oder für eine Zweigstelle, wie„Niederlassung in Stadt ABC“, oder für den Vorstand

Rolle: Zusammenfassung der Aufgaben einer Person, z. B. „Entwickler“

Rolle Vorgesetzter : Zum Darstellen von Leitungsfunktionen, z. B. „Entwicklungsleiter“

Person: Repräsentiert konkrete Mitarbeiter einerOrganisationseinheit, z. B. „Erika

Mustermann“

Stellvertreter: Ist ein konkreter Mitarbeiter, der zusätzlichStellvertreter für eine Rolle ist

Dateiname_Datum 21

Aufbaumodellierung

Organisationseinheiten verweisen auf

• Organisationseinheiten

• Rollen

• Vorgesetzte

Rollen/Vorgesetzte verweisen auf

• Personen

• Stellvertreter

Dateiname_Datum 22

Aufbaumodellierung (Beispiel 1)

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Aufbaumodellierung (Beispiel 2)

Dateiname_Datum 24

Organigramm-Verlinkungen

Pools und Bahnen können mit Organigrammen per Drag & Drop verlinkt werden

• Pool: Organisationseinheit; Bahn: Rolle

Tabulator “Verlinkung” am rechten Rand

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Einfache Prozessmodellierung

Bei der einfachen Prozessmodellierung werden (ausgewählte) interne

Abläufe einer Organisationseinheit dargestellt

Zielgruppen:

• Geschäftsführung

• Fachabteilung

• Qualitätsmanagement

Notation:

• Business Process Modeling Notation (BPMN, OMG Standard)

• Stark eingeschränkte Menge der Elemente

• Flow Chart - ähnlich

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Business Process Modeling Notation (BPMN)

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Zwei Welten – Zwei Sprachen

Wir brauchen die maximale awareness über visible benefits

in der business agility.

Ohne loosely coupled layers und services ist

das einfach nicht straight forward!Business

IT

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Aber wieso eine neue Modellierungsnotation?

Requirements für eine erfolgreiche Prozessmodellierungssprache:

• Spezifisch entworfen für die Modellierung von Geschäftsprozessen

• Intuitive Verständlichkeit für Business-User (dadurch hohe Akzeptanz)

• Choreographien gleichermaßen wie Orchestrierungen darstellbar

• Große Ausdrucksfähigkeit durch spezifische Elemente (Prozess-Kontext)

• Basiskonstrukte zur Modellierung sind dennoch leicht erlernbar

• Standardisierung um Nachhaltigkeit zu sichern

• Zusätzlich: Optisch ansprechende Diagramme

BPMN (Business Process Modeling Notation)

Dateiname_Datum 29

Die Entwicklung von BPMN

Die Historie:

• Entwicklung 2002 durch Steven A. White (IBM)

• Veröffentlichung durch Business Process Management Initiative (BPMI)

• 2005 Übernahme der BPMI durch die Object Management Group (OMG)

• Seit 2006 offizieller Standard der OMG (BPMN 1.0)

• Februar 2008: Release von BPMN 1.1

• März 2009: Release von BPMN 1.2

• Januar 2010: Release von BPMN 2.0

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Wachsender Support

Sonstige Darstellung

UML Aktivitätsdiagramme

Tabellen

BPMN

EPK

Prozesslandkarten

0 20 40 60 80 100 120 140

Dateiname_Datum 31

BPMN – ein Hype-Thema?

EPK Swimlane UML 1 UML 2 BPMN BPEL 1 BPEL 2 XPDL0

50

100

150

200

250

300

350

400

Interesse Kenntnisse Praxiserfahrung

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Kernelemente der BPMN

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Aufgaben

Eine Aufgabe ist ein atomarer Arbeitsschritt in einem Prozess

Muss genau einer Bahn zugeordnet werden (Wer führt die Aufgabe

aus?)

Beschriftung: Verb + Substantiv (Was soll womit getan werden?)

• z.B. erstellen, prüfen, bearbeiten, veröffentlichen, …

• z.B. Rechnung, Anfrage, Antwortschreiben, Quartalsbericht

Dateiname_Datum 34

Ereignisse

Ein Ereignis ist etwas, das während der Ausführung eines Prozesses geschieht

• Ist im Unterschied zu Aufgaben nicht aktiv, d.h. erfordert keine ArbeitBeeinflußt den Ablauf eines Prozesses

• Startereignis: Startet einen Prozess

• Zwischenereignis: Hält einen Prozess an, bis das Ereignis eintritt

• Endereignis: Beendet einen ProzessBeschriftung: Substantiv + VerbJeder Prozess sollte genau ein Start- und mindestens ein Endereignis haben

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Weitere Ereignisse

Häufige Ereignistypen

• Nachrichtenereignis

• Timer-Ereignis

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Gateways

Gateways entscheiden den Sequenzfluss

• Ein bestimmter Pfad wird ausgewählt (XOR-Gateway)

• Alle Pfade werden ausgewählt (AND-Gateway)

Entscheidungen müssen an den ausgehenden Kanten beschrieben werden

Gateways sollten immer paarweise (öffnend und schließend) verwendet werden

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Verbreitung im Tool Markt

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Basis-Notationselemente

Dateiname_Datum 39

BPMN – einfacher Task

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BPMN – Prinzip interagierender Prozesse

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BPMN – Mehrstufige EskalationNachrichten, Timer und Unterprozesse

Dateiname_Datum 42

Fehlerbehandlung und Terminierung

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Typischen IntegrationsszenarioBPMN und EAI / SOA

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Prozessmodelle und Geschäftsregeln

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BPMN Repeater

Verwendungszweck: Geschäftsprozessmodellierung BPMI Idee veröffentlicht Standardisierung einfache und komplexe Prozesse Notation, die von allen Teilnehmern verstanden wird Verständnisbrücke zwischen Prozessentwurf und der technischen Ausführung einfacher Kommunikationsaustausch zwischen „business actors“

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Business Prozess Diagramme (BPD)

Diagramme in der BPMN heißen Business Process Diagrams (BPD)

unterstützen die Abbildung oder Entwicklung von Prozessen unter menschlichen Experten

dienen der Veranschaulichung von Prozessabläufen

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3 prinzipielle Business Prozess Diagramme

Private (internal)

Abstract (public)

Collaboration (global)

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Private (internal) Process

innerhalb einer organisatorischen Einheit

am ehesten mit einem „Workflow“ vergleichbar

einzelner private Process könnte einem BPEL Document entsprechen

[Vgl. Inubit 5.0: Manual]

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Abstract (public) Process

[Vgl. Inubit 5.0: Manual]

stellt die Interaktion zwischen einem private Process und einem externen, nicht näher spezifizierten Prozess (bzw. Akteur) dar

lediglich die Reihenfolge des Nachrichtenaustausches wird dargestellt

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Collaboration (global) Process

[Vgl. Inubit 5.0: Manual]

konkrete Darstellung der Interaktion zwischen zwei Abstract Processes

es werden lediglich die zur Interaktion notwendigen Aktivitäten angezeigt

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Praxisteil I

Dateiname_Datum 52

Software

Bitte laden Sie sich den Bizagi Process Modeler

unter www.bizagi.com herunter und installieren

Sie dieses Programm auf Ihrem PC

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Beispiel 1: Prozessmodellierung

Aufgabe: Stelle ausschreiben

Es ist ein Unternehmen mit einer Fachabteilung und der Personalabteilung dargestellt.

Der Prozess "Stelle ausschreiben" beginnt, wenn ein Mitarbeiter benötigt wird. Die Fachabteilung meldet diesen aufgetretenen Mitarbeiterbedarf der Personalabteilung. Daraufhin verfasst die Personalabteilung eine Stellenausschreibung. Die Fachabteilung prüft diese Stellenausschreibung.Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder die Stellenausschreibung ist okay oder sie ist nicht okay. Ist sie nicht okay, wird sie von der Personalabteilung überarbeitet. Hierauf folgt erneut die Prüfung durch die Fachabteilung, wobei das das Ergebnis wiederum okay oder nicht okay sein kann. Es kann also vorkommen, dass die Stellenausschreibung mehrfach überarbeitet werden muss. Ist die Stellenausschreibung okay, so wird sie von der Personalabteilung veröffentlicht. Damit ist die Stelle ausgeschrieben, womit das Ende des Prozesses erreicht ist.

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Beispiel 2: Prozessmodellierung

Aufgabe: Stelle ausschreiben

Es soll ein Business Process Diagramm erstellt werden, in welchem zuerst eine Stellenausschreibung verfasst wird. Anschliessend soll die Stelle sowohl intern als auch extern ausgeschrieben werden. Die Aktivitäten "Stelle intern ausschreiben" und "Stelle extern ausschreiben" müssen also beide durch geführt werden. Allerdings gibt es keine bestimmte Reihenfolge, d.h. es kann erst die interne und dann die externe Ausschreibung erfolgen, oder umgekehrt - oder aber die die beiden Aktivitäten werden zeitgleich durchgeführt.

• Aufgabe 1: Stellen Sie diesen Prozess in einem BPMN- Diagramm dar.• Aufgabe 2: Erläutern Sie wie die "Token" (Marken) verschiedener Instanzen durch

den Sequenzfluss geleitet werden.

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Beispiel 3: Prozessmodellierung

Aufgabe: Medienauswahl für Stellenanzeige

In einem BPMN - Business Process Diagramm soll ein Sequenzfluss dargestellt werden, bei welchem darum geht, die Medien auszuwählen, in denen eine Stellenanzeige erscheinen soll. Zur Auswahl stehen die Homepage des Unternehmens, die Zeitung und eine Internet-Stellenbörse. Es können beliebig viele dieser Optionen gewählt werden, mindestens aber eine, denn sonst würde die Stellenanzeige überhaupt nicht veröffentlicht.

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Beispiel 4: Prozessmodellierung

Öffnen Sie das das Business Process Diagramm "Kollaborationsprozess bei einer

Bewerbung".

Besprechen Sie in Kleingruppen das Diagramm.

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Vergleich EPK & BPMN

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Beispiel 5: Prozessmodellierung

Der SB Vertrieb erfasst den Auftrag mit Hilfe der Bestelldaten. Der erfasste Auftrag

wird durch den Leiter Produktion gesichert, um den voraussichtlichen Liefertermin zu

schätzen. Der SB Vertrieb avisiert darauf dem Kunden die Lieferung. In einzelnen

Fällen kann der Termin zum jetzigen Zeitpunkt jedoch noch nicht abgeschätzt werden,

in diesen Fällen unterbleibt die Avisierung vorerst.

Modellieren Sie diesen Prozess mit Hilfe von Aktivitäten, Sequenzflüssen, Gateways,

Ereignissen, Datenobjekten, Assoziationen, Pools und Lanes im Tool Bizagi. Stellen

Sie dabei die Interaktion zwischen Kunde, Vertrieb und Produktion dar! Speichern Sie

Ihr Ergebnis in der Gruppe: Aufgabe 5_Kürzel.

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Fortgeschrittene Modellierung

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Fortgeschrittene Modellierung

Die fortgeschrittene Modellierung führt die folgenden Themen ein:

Wiederholungen (Schleifen)

Verschiedene Aufgabentypen

Unterprozesse

Signale

Ausnahme-/Fehlerbehandlung

Datenmodellierung (Resource-Diagramm und Datenobjekte)

Metadaten

Prozessviewer

Prozesshandbuch

Zielgruppen:

Vorgaben für Anwendungsentwicklung

QM-Handbucherstellung

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Wiederholungen

Falls Aufgaben mehrfach ausgeführt werden müssen, so gibt es drei verschiedene Varianten:

Mehrfache sequentielle Ausführung

Mehrfache parallele Ausführung

Sequentielle Ausführung einer Aufgabengruppe

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Aufgabentypen

Die BPMN unterscheidet verschiedene Typen von Aufgaben

Dienst: Die Aufgabe wird als Dienst (z.B. Web-Service) realisiert

Empfangen: Eine Nachricht wird empfangen Senden: Eine Nachricht wird gesendet Benutzer: Die Aufgabe wird über eine Taskliste mit

Formularunterstützung bereitgestellt Skript: Die Aufgabe wird als Skript realisiert Manuell: Die Aufgabe wird extern

realisiert

Die Aufgabentypen können auch durch das Kontextmenü geändert werden

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UnterprozesseTeile eines Prozesses können zu Unterprozessen zusammengefasst werden

• Kapselung von Funktionalität

• Definition von Gültigkeitsbereichen (Scopes)

• Modularisierung und Wiederverwendung

Drei verschiedene Typen

• Eingebunden: Ein eingebundener Unterprozess enthält eine Prozessdefinition

• Wiederverwendbar: Ein wiederverwendbarer Unterprozess verweisst auf einen Prozess in einem anderen Diagramm

• Referenz: Ein referenzierter Unterprozess verweisst auf einen eingebundenen Unterprozess in einem anderen Diagramm

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Unterprozess-Verlinkungen Unterprozesse können per Drag & Drop verlinkt werden

Tabulator “Verlinkung” am rechten Rand

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Signal-EreignisseSignal-Ereignisse synchronisieren verschiedene Punkte in parallelen Prozessen

• Signal-Startereignis: Startet einen Prozess beim Eintreten eines Signals

• Signal-Zwischenereignis (einfangend/auslösend): Wartet auf oder generiert ein Signal

• Signal-Endereignis: Beendet einen Prozess mit einem Signal

Signale synchronisieren sich über gleiche Namen

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AusnahmebehandlungAusnahmen werden in BPMN durch angeheftete Zwischenereignisse dargestellt

• Sobald eine Ausnahme auftritt wird die aktuelle Aktivität abgebrochen

• Sowohl an Aufgaben als auch an Unterprozessen

• Möglich für unspezifizierte, Nachrichten-, Timer-, und Signal-Zwischenereignisse (einfangend)

• Anheftbare Zwischenereignisse werden per Drag & Drop auf Aufgaben oder Teilprozesse gezogen – sobald ein blauer Rahmen erscheint kann das Ereignis angeheftet werden

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Fehlerbehandlung

Die Fehlerbehandlung in BPMN ist eine Sonderform der Ausnahmebehandlung

Zwei verschiedene Ereignisse:

• Fehler-Endereignis (erzeugt einen neuen Fehler)

• Fehler-Zwischenereignis (fängt einen Fehler ein)

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Datenmodellierung

Datentypen werden in Ressource-Diagrammen beschrieben

Klasse: Datentyp

Generalisierung: Spezialisierung zwischen Klassen

Assoziation: Beziehung zwischen zwei Klassen

Aggreation: Enthalten-sein Beziehung zwischen zwei Klassen

Komposition: Besteht-aus Beziehung zwischen zwei Klassen

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Multiplizitäten

Assoziationen, Aggregationen und Kompositionen können Multiplizitäten enthalten Bezieht sich auf Anfang oder Ende Name: Bezeichner Multiplizität:

1: Genau einmal 1..*: Mindestens einmal 0..1: Maximal einmal *: Beliebig

Navigability: Stellt eine explizite Navigierbarkeit

dar (die Klasse am Anfang kennt dieKlasse am Ende)

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Datenattribute

Klassen können Attribute enthalten Diese enthalten:

Name: Bezeichnung Typ: Frei definierbar oder XML-Schema

(über Bearbeiten/Typen aus Schemadatei importieren)

Multiplizitäten

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Beispiel Datenmodellierung

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Datenobjekte und -Verlinkungen

Klassen aus Ressource-Diagrammen können mit BPMN- Datenobjekten per Drag & Drop verlinkt werden

Ein BPMN-Datenobjekt repräsentiert einen Datentyp, z.B. Beleg

Eine eingehende BPMN Assoziation bedeutet, dass die Daten geschrieben werden Eine ausgehende BPMN Assoziation bedeutet, dass die Daten gelesen werden

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Metadaten

Organigramm und BPMN-Elemente können mit Metadaten angereichert werden z.B. Texte, Zahlen, Datum, externe Dokumente (Word, Excel, etc.)

Die Konfiguration der Metadaten erfolgt im Metadaten Manager (unter Configuration)

Die Zuweisung der Metadaten erfolgt in den Eigenschaftsdialogen der Elemente

Die Ablage externer Dokumente sollte in einem Web-basierten Repository erfolgen (URL)

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Prozessviewer

Über das Kontextmenü im Designerbaum können Zugriffsrechte zum Einsehen der Prozesse im Portal vergeben werden

Diese Prozesse können über das Portlet “Process Viewer” unternehmensweit bereitgestellt werden (inkl. Metadaten)

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Prozesshandbuch

Über Datei/Prozessmodell-Report erstellen kann ein Prozesshandbuch

erzeugt werden

Auswahl der enthaltenen Diagramme

Eingabe eines Titels

Konfiguration der Elementeliste

Erstellung als PDF

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Interaktionsmodellierung

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Interaktionsmodellierung

Die Interaktionsmodellierung führt die folgenden Themen ein:

• Schnittstellendefinitionen (IT-Organisation)

• Modellierung mehrerer Organisationseinheiten und Systeme in verschiedenen Pools

• Nachrichtenfluß zwischen Organisationseinheiten und Systemen

• Abstraktionsstufen

• Ereignis-gesteuerte Entscheidungen

Zielgruppen:

• Fachabteilungen

• Kunden

• Partner

• Vorgaben für Anwendungsentwicklung (Schnittstellen)

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IT-Organisation

Die IT-Organisation wird in der inubit BPM-Suite mittels Systemdiagrammen erfasst

Wichtige Elemente:

• IS: inubit Integration Server

• Externes System

• Benutzerinteraktion

• Kommunikationswolke:

Partnermanagement

• Firewall

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Beispiel IT-Organisation

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Mehrere Pools

Die BPMN ermöglicht die Darstellung von Interaktionen zwischen verschiedenen Teilnehmern, so genannte ChoreographienEin Teilnehmer kann dabei eine Organisationseinheit oder ein System seinJeder Teilnehmer wird in einem eigenen Pool dargestelltKommunikation zwischen den Pools wird als Nachrichtenfluß dargestellt:

• Quelle: Aufgabe (Senden), Nachrichten-Zwischenereignis (auslösend) oder Nachrichten-

Endereignis, Poolgrenze

• Ziel: Aufgabe (Empfangen), Nachrichten-Startereignis oder Nachrichten-Zwischenereignis

(einfangend) , Poolgrenze

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Choreographie-Beispiel

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Ereignis-gesteuerte Entscheidung

Entscheidungen in Prozessen können auf zwei Arten getroffen werden:

Daten-basiert (intern; dargestellt als XOR-Gateway)

Ereignis-basiert (extern; dargestellt als Ereignis-basiertes Gateway)Wenn auf verschiedene Ereignisse (Nachrichten, Timer) gewartet wird, jedoch nur eines eintreten kann, dann muss das Ereignis-gesteuerte Gateway verwendet werden!

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Praxisteil II

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Beispiel 1: Bewerbungsprozess

„Unser Personalvermittler sammelt eingehende Bewerbungen aus dem Hauptprozess Bewerbungsverfahren und stellt eine Liste der möglichen Kandidaten in Excel bereit, die er uns per Email zukommen lässt. Für jeden Kandidaten wird automatisch ein gesonderter Vorgang angelegt. Es muss durch den Sachbearbeiter HR (ManfredMeier) geprüft werden, ob der Kandidat für uns grundsätzlich in Frage kommt. Wenn ja (i.d.R. in 20% der Fälle), soll eine Email verschickt werden, die den Kandidaten zum Gespräch einlädt. Wenn nein (80%), muss er eine freundliche Ablehnung erhalten.

Wir gehen davon aus, dass die Prüfung des Kandidaten ca. 30 Minuten Bearbeitungszeit in Anspruch nimmt. Eine Ablehnung nimmt zusätzlich 10 Minuten in Anspruch, da sie kurz begründet werden soll“

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Beispiel 1: Bewerbungsprozess

• Überführen Sie die verbale Beschreibung des Prozesses „Kandidatenprüfung“ in ein Business Prozess Diagramm

• Modellieren Sie die relevante Aufbauorganisation der Musterfirma GmbH, und ordnen Sie die Stelle „Sachbearbeiter HR“ den entsprechenden Aktivitäten im Business Workflow zu

• Erstellen Sie ein Systemdiagramm, das das Zusammenspiel der technischen Systeme im Prozess beschreibt

• Verknüpfen Sie die drei Diagramme sinnvoll miteinander

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Beispiel 2: Rechnungsverarbeitung

Aufgabe: Rechnungen verarbeiten

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Evaluation & Akquise

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Lernziele

Wir unterscheiden mindestens drei Ziele eines ERP-Projektes

Wir identifizieren die ERP-Anforderungen mit fünf Methoden

Wir analysieren eine Auftragserfassung und konstruieren dazu ein stellenorientiertes

Ablaufdiagramm.

Wir verschaffen uns eine Marktübersicht durch eine Online Grobevaluation.

Wir bestimmen die Zukunftssicherheit eines ERP-Anbieters aus:

• Gewinn zu Eigenkapitalquote

• Gewinnwachstum zu Umsatzwachstum

Dateiname_Datum 90

Snap-On verliert $50 Millionen UmsatzDas neue Auftragserfassungssystem von Baan verzögert Bestellungen, inventarisiert die Lager falsch, und führt zu 40% höheren Kosten.

FoxMeyer geht Konkurs.Klagen von $1 Milliarde sind hängig.FoyMeyer klagt, dass eine schlechte SAP Installation mitgeholfen habe, die Firma in den Konkurs zu treiben, nun klagt FoxMeyer gegen sie SAP AG, SAP America und Anderson Consulting.

Folgen einer „schlechten Evaluation“ ?!

Dateiname_Datum 91

Spektakuläre Fälle fehlgeschlagener Projekte…

Das PKW-Zulassungsprojekt des Staates Kalifornien mit einem Verlust von 54

Millionen Dollar nach 6 Jahren

Das Autovermietungs- und Hotelvermittlungsprojekt der American Airlines mit

165 Millionen Dollar Verlust nach 7 Jahren

Das Gepäckverteilungssystem auf dem Flughafen Denver, das nie fertig

wurde und der Stadt Denver einen täglichen Verlust von 1,1 Millionen Dollar

bescherte

Das zentrale Steuerverwaltungssystem der U.S. Internal Revenue Service,

das schon seit 8 Jahren entwickelt wird, mehr als 200 Millionen Dollar

gekostet hat und immer noch nicht funktioniert.

Dateiname_Datum 92

ERP-Projekt

GrobevaluationFeinevaluationAnforderungenInvestitionsrechnungBeurteilungDarstellung der Anforderungen

Dateiname_Datum 93

Ziele eines ERP-Projektes

Beschaffung des „optimalen Systems“ gemessen an den Anforderungen

Kostenziele (Budget)• Einführungskosten• Unterhaltskosten• Kosteneinsparungen

Organisatorische Ziele• Reduktion manuelle Abläufe• Optimierung der Prozesse• Beschleunigung der Durchlaufzeit• Sicherstellung der Wartung

Terminziele• Evaluation 6 Monate• Einführung 9 Monate• Tests & Schulung 3 Monate• Gesamtdauer 18 Monate

Dateiname_Datum 94

Methoden zu Identifikation von Anforderungen

Beobachtung

Dokumente analysieren

Interviews

Umfrage

Workshops

Dateiname_Datum 95

Methoden zu Identifikation von Anforderungen: Beobachtung

• Wie?

Rundgang durch das Unternehmen

Sachbearbeiter bei der Auftragseingabe beobachten

Produktion beobachten

Nachteile:

Aussenstehenden fallen wichtige Details nicht auf.

Die aufwändigen Ausnahmefälle treten in der Beobachtungszeit

nicht auf.

Dateiname_Datum 96

Methoden zu Identifikation von Anforderungen: Dokumentanalysen

• QS-Handbuch (ISO-9000)

Prozessdokumentation

Verantwortlichkeiten

Dokumente

Bestellunterlagen, Produktionspapiere, Rechnungen, …

Nachteile:

Oft veraltet

Anderer Fokus

Dateiname_Datum 97

Methoden zu Identifikation von Anforderungen: Workshops

• Vorbereitung

Leitfaden für Interviews

Getesteter Fragebogen und Auswertungskonzept für Umfragen

Resultat:

Persönliche, gegenteilige Meinungen

Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen

Dateiname_Datum 98

Methoden zu Identifikation von Anforderungen: Workshops

Vorteile:

Ermöglicht Diskussion

Gemeinsame Lösungsfindung

Nachteile:

aufwändig

gute Moderation wichtig!

Dateiname_Datum 99

Darstellung von Anforderungen

Funktionen, Checklisten

Stellenorientiertes Ablaufdiagramm

Dateiname_Datum 100

Darstellung von AnforderungenFunktionen Checklisten

• Häufig• Unübersichtlich, Lange• Begriffe unbekannt, unklar• Zu viel wird angekreuzt (im Zweifelsfall "ja")

Dateiname_Datum 101

Anforderungen an die Grobevaluation:Killerkriterien

• Wichtige Module / Funktionen• Integrationsmöglichkeiten• Betriebssysteme / technische Anforderungen• Manchmal Preisobergrenze

• …

Lösungen, welche die Killer-Kriteriennicht erfüllen, werden nicht weiterberücksichtigt !!!

Dateiname_Datum 102

Anforderungen an die Grobevaluation:KANN Kriterien

• Oft gewichtet• Oft auch nicht-direkt greifbare Kriterien wie

Beziehung zum Hersteller• Werden in die Nutzwertanalyse übernommen• Keine Preis-Elemente (Investitionsbeurteilung ist separat)

Dateiname_Datum 103

Beurteilung: Nutzwertanalyse

NUR KANN Kriterien

Beurteilungskriterien

Gewichte

Kosten-Nutzwert Diagramm

Navision - IntusData

SAP EasyFertiger

Abacus

avista.ERP

MMS

SageKHK OfficeLine

b2AXIS (DUSTRY)

europa3000

Brain

Navision - Dialcom

SAP SOMA

Baan

P2plus

IN:ERP

PSI

AXIS (BSOFT)

Navision - KCS

Winware

IFAS V4

0

100

200

300

400

500

10 15 20 25

Nutzwert

Pre

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Gewicht 3 2 3 2 2 1 1 1

Navision - IntusData 1 3 3 3 3 1 3 31IFAS V4 2 +1 2 2 3 0 3 27

SAP EasyFertiger 0 3 3 3 3 3 27Navision - Dialcom 0 3 3 3 3 3 27

Abacus 2 2 2 3 1 3 26SAP SOMA -1 +1 3 3 3 3 3 26avista.ERP 3 -1 1 2 3 3 2 25

Baan 1 +1 1 3 3 3 2 25MMS 1 2 3 2 3 3 25

P2plus 1 2 3 2 3 3 25SageKHK OfficeLine 2 -1 2 2 2 3 3 24

IN:ERP 2 1 2 3 1 3 23b2 2 1 3 1 3 3 23PSI 1 2 3 1 3 3 23

AXIS (DUSTRY) 2 1 2 3 1 3 23AXIS (BSOFT) 2 1 2 3 0 3 22Navision - KCS -1 +1 3 3 2 3 1 22

europa3000 3 -1 1 2 2 0 3 21Winware 3 1 1 2 0 1 19

Brain 2 -1 0 3 3 3 0 19TOSCA 2 1 1 1 0 1 14

Dateiname_Datum 104

Beurteilungskriterien:Zukunftssicherheit

• Firmengrösse (Umsatz, Mitarbeiter)• Firmenkennzahlen (Börsenkotierte Firmen sind transparenter)• Zukünftige Anforderungen

• Gewicht Hoch

Dateiname_Datum 105

Beurteilungskriterien: Bedienung

Bedienung

Wichtig für die Akzeptanz der Benutzer

Intuitive Bedienung spart Schulungskosten.

Gewicht: Mittel

Dateiname_Datum 106

Beurteilungskriterien: Technologie

Hat Auswirkungen auf…

Zukunftssicherheit

• Nächster Technologiewechsel

• Proprietäre Datenbank

Kosten

• Webclient, Citrix, Normale Clients, Fat Client

• Kosten für unterstützte Plattformen

Bedienung

• Benutzerspezifische Anpassungen

Dateiname_Datum 107

Feinevaluation

• Präsentation• Workshop• Testinstallation

Dateiname_Datum 108

Feinevaluation: Präsentationen

Vorteil:

Einfach

Kostenlos

Geringer Aufwand

Nachteil:

Verkäufer zeigt nur die Positiven Seiten

Mit zunehmendem Wissen wird man kritischer.

Vorbereitung

Drehbuch

Beurteilungskriterien

Dateiname_Datum 109

Feinevaluation: Workshops mit Herstellern

Vorteil:

Pflichtenheft wird zusammen mit dem Hersteller erarbeitet. PH kann sicher weiterverwendet werden.

Gegenseitiges kennenlernen

Nachteil:

meist kostenpflichtig

Bindung an den Hersteller vor Endauswahl

Dateiname_Datum 110

Feinevaluation: Testinstallation

Vorteil:

in Ruhe testen, ohne dass Hersteller beeinflusst.

Reale Situationen können nachgespielt werden.

Mehr Personen können am Test beteiligt werden.

Nachteil:

Kann nicht mit allen Produkten gemacht werden.

Aufwand nötig, um Testsystem einzurichten.

Dateiname_Datum 111

Investitionsbeurteilung: Übersicht

Kosten

Nutzenelemente (vor allem quantifizierbarer Nutzen)

TCO (alle Kosten)

Dateiname_Datum 112

Investitionsbeurteilung: Nutzenanalyse

Qualitativ

Grössere Ausfallsicherheit

Besserer Kundendienst

Bessere Informationen

Kürzere Lieferfristen

Dateiname_Datum 113

Investitionsbeurteilung: Kosten

SW

HW

Dienstleistungen

(Beratung, Installation, Schulung, …)

Unterhalt (Intern, Extern)

Interne Kosten bei Einführung werden meist nicht

berücksichtig, weil das Tagesgeschäft normal weiterläuft

und keine zusätzlichen Ausgaben getätigt werden.

Dateiname_Datum 114

Projektarbeit: “CasaMia RepAG”

Dateiname_Datum 115

REP AG

• Die REP AG liefert und repariert Grosshaushaltsgeräte (Kühlschränke, Geschirrspülmaschinen, Waschmaschinen, Wäschetrockner, etc.). Seit den Sechzigerjahren vertreibt sie das gesamte Waschmi-Sortiment.

Dateiname_Datum 116

Kunden

Fachhandel: Hier fungiert die REP AG als Zwischenhändler für Waschmi

Haushaltgeräte.

Endverbraucher: Die REP AG beliefert diese Kunden direkt und

übernimmt den Unterhalt der Geräte.

Immobilienverwaltungen: Auch hier werden die Geräte geliefert bzw.

unterhalten (Reparaturen, Ersatzteile), wobei nicht nur das Waschmi-

Sortiment angeboten wird, sondern sämtliche Geräte von A wie AEG bis

Z wie Zug. Es wird ein Komplettservice unabhängig vom Hersteller

angeboten.

Objektbereich: Architekten, Bauherren werden speziell im Neubau- und

Sanierungsbereich durch die REP AG in Form von Beratung, Planung

und Verkauf betreut.

Dateiname_Datum 117

Marktsituation

Durch die konsequente Ausrichtung auf die Marke Waschmi (die REP AG

ist der zweitgrösste Waschmi-Händler in der Schweiz) besteht für die

REP AG eine Abhängigkeit von diesem Lieferanten.

Die gesamte Branche befindet sich in einem ausgeprägten

Verdrängungswettbewerb.

• Andere Hersteller, aber auch der Fachhandel, der für die REP AG sowohl

Kunde als auch Mitbewerber ist, prägen diese Konkurrenzsituation.

Dateiname_Datum 118

Marktsituation

Der Markt ist weitestgehend gesättigt, da der grösste Teil der Haushalte

bereits über die angebotenen Haushaltsgeräte verfügt.

• Kostenstruktur von RepAG sehr wichtig!

Sowohl Wachstum als auch Konsolidierung wird in erster Linie über

Verdrängung erreicht.

• Meistens über Preis unter der Voraussetzung, dass Qualität stimmt.

Insbesondere um Wachstum zu generieren, ist REP AG auf neue,

innovative Produkte der Hersteller angewiesen.

Integration mit Grosskunden (bspw Immobilienverwaltungen) als Garant

für die Haltung von Marktanteilen.

Dateiname_Datum 119

Dienstleistung

Das Sortiment der REP AG umfasst circa 2'000 verschiedene

Modelltypen aller Hersteller sowie sehr viele Ersatzteile

• allein bei Waschmi Geräten existieren ca. 50'000 Ersatzteile

Der Kunde erwartet eine Vorort-Reparatur spätestens innerhalb von 48

Stunden (abhängig vom Haushaltgerät).

Dateiname_Datum 120

Auftragsabwicklung bei REP AG

AuftragsabwicklungAuftragsabwicklung

ZahlungseingangZahlungseingang

ErfassungErfassung

PrüfungPrüfung

VerrechnungVerrechnung

RechnungsstellungRechnungsstellung

Störungsmeldung per Telefon, Fax, Mail, etc

Techniker

Reparaturrapport in Papierform

Übermittlung als Briefpost

Geldüberweisung

Dateiname_Datum 121

CasaMia AG

Die CasaMia AG verwaltet viele Liegenschaften in der Schweiz und hat einen

Rahmenvertrag für den Unterhalt von Haushaltgeräten mit der REP AG.

Um die Abwicklung von Reparaturen zu vereinfachen, verlangt die CasaMia AG

von der REP AG eine Automatisierung des Dienstleistungsprozesses.

Immobilienunterhalt

Störungs-MeldungMieter

Störungs-MeldungMieter

Störungs-Meldungan REP

Störungs-Meldungan REP

Rapportund

Rechnung

Rapportund

Rechnung

Zahlungs-auslösung

Zahlungs-auslösung

Dateiname_Datum 122

Zahlen zum Unterhalt

Anzahl Störungsmeldungen pro Jahr: ~3500

Administrativer Aufwand

• Störungsmeldung empfangen und weiterleiten an REP AG: 45‘/Meldung

• Prüfung Rapport und Rechnung: 30‘/Fall

• Auslösung Zahlung: 10‘/Fall

Durchlaufzeit bis Zahlungsauslösung: 45 Tage

Fehlerrate: 5% (Folgekosten = 5x Normalkosten)

Personalkosten Sachbearbeiterin: 110‘000CHF/Jahr

Dateiname_Datum 123

Auftrag 1: Business Prozess Modellierung

Zeichnen sie den Auftragsabwicklungsprozess in BPMN von der REP AG!

Zeichnen Sie einen unternehmensübergreifenden Prozess in BPMN mit inubit!

Welche organisatorischen Einheiten berücksichtigen sie? Zeichnen Sie ein

entsprechendes Organigramm!

Welche Schnittstellen ergeben sich hierbei auf

• organisatorischer Ebene?

• applikatorischer Ebene (zeichnen Sie ein Systemdiagramm)?

Welche zusätzlichen Angaben brauchen sie für die vollständige Beantwortung

der obigen Fragestellungen?

Verlinken Sie die erstellten Elemente entsprechend miteinander?

Dateiname_Datum 124

Auftrag 2: Fragestellung

Welche finanziellen Randbedingungen muss ein Business Integration

Projekt aufweisen, um eine PayBack-Dauer von 2 Jahren aufzweisen.

Welche Annahmen müssen sie treffen bzw welche zusätzlichen

Informationen brauchen sie?

Mit welchem Scope soll das BI-Projekt ausgeführt werden?

Welche Unsicherheiten sind zu berücksichtigen?

Verwenden sie die Gestaltungsobjekte zur systematischen

Beantwortung der obigen Fragen.

Dateiname_Datum 125

Auftrag 3: Inhalte

Basierend auf den definierten Schnittstellen von Aufgabe 2 definieren

sie

• die semantische Ebene

• die syntaktische Ebene

• die technische (protokollarische) Ebene

Resultat:

• XML-Schema Dateien mit semantischen Annotationen

Dateiname_Datum 126

Auftrag 4: Schnittstellen

Die technischen Schnittstellen basieren auf Webservices.

Ergänzen sie das vorhandene Systemdiagramm um weitere

Schnittstellen gemäss ihrer Architektur.

Erstellen sie die nötigen System-Konnektoren.

Verlinken sie die System-Konnektoren mit dem Systemdiagramm.

Dateiname_Datum 127

Auftrag 5: Ableitung der techn. Workflows

Basierend auf den Business Prozessen müssen nun die technischen

Workflows abgeleitet werden.

Vorgehensweise:

• Gemäss Business Prozess, d.h.

• Eingabemaske für Mieter als Task definieren

• Störungsfall generieren und weiterleiten

• …

Dieser Auftrag ist komplex und braucht einige Zeit!

Dateiname_Datum 128

Auftrag 6: Präsentation des Prototypen

1. Business Challenge

1. Ist-Situation und Leidensdruck / Motivation

2. Marktsituation

3. Partner / Stakeholder

4. Skizzierung der Lösung, Vorgehensplan

5. Finanzzahlen

2. Realisierung / Lösung

1. Business Prozesse, Verantwortlichkeiten, Organisation

2. Systemlandschaft, Architektur der Lösung

3. Technische Umsetzung in Workflows

4. Demonstration

3. Rückblende / Lessons Learned

Dateiname_Datum 129

Kontakt

Franziska-Juliette Klebôn, lic.oec. MBA

(Dozentin ZHAW)

Stadthausstrasse 14Büro SC 03.43 8401 Winterthurkleo@zhaw.ch058/934 68 39

Building Competence. Crossing Borders.

Vielen Dank für IhreAufmerksamkeit!