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PraxisworkshopOrdnung im DokumentendschungelEinsatzgebiete, Nutzen und Einführung von Digitalem Dokumentenmanagement (DMS)

Paderborn, 04.09.2014

Antje Schußmann, FIR an der RWTH AachenRainer Sontow, Trovarit AGChristian Bartsch, Ceyoniq Technology GmbH

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Was ist Dokumentenmanagement?

Was gehört alles in ein DMS?

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Intranet

Dokumente

VerträgeWeb

ExtranetDaten Grafiken

EmailsProzesse

WorkflowsCRM Information

MenschMIS

Zeichen

AktionERP

Funktion

Dokumentenmanagement

Content Management

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DMS verwaltet und strukturiert

Archiv Content-Datenbank

Meta-Datenbank

DMS Workflows

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Funktionalitäten von DMS

Kollaboration

Annotieren

Koordinieren

(Ent-)SperrenVersionieren

Administration

Konfigurieren

Integrieren

Überwachen & Auswerten

AusgabeSuchen

Darstellen

AblageSpeichern

Archivieren

Löschen

EingabeKategorisieren

Verschlagworten

Erfassen

Verbreiten

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DMS-Funktionalität - „Eingabe“

Dokumenteneingang und -indizierung--------------------------------

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Indizieren

Erfassen Scannen

Dokumententrennung Qualitätsprüfung Löschen von Leerseiten Barcode-Erkennung OCR-Erkennung (Optical Character

Recognition) Abspeichern aus Applikationen

Kategorisieren Pflicht- und optionale Kategorien Systemvorschlag von Kategorien Unternehmensweit (z.B. pro Abteilung)

Verschlagworten Individuelle Markierung

Erfassen

Content Datenbank

Meta-Datenbank

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Speichern Dokumente Content-Datenbank Attribute Meta-Datenbank

Archivieren Ablage der zu archivierenden Daten Organisation der Daten Revisionssicherheit

Löschen Gesetzliche Rahmenbedingungen Papierkorbfunktion Berechtigungen

DMS-Funktionalität – „Ablage“

Dokumentenablage

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------------

Speichern Archivieren

Meta-Datenbank

Content-Datenbank

Archiv

Löschen

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Archivierungsmodule

Beispiel für Komponenten von Archivierungssystemen

WORM (Wirte Once Read Many Times) TrueWORM (hardwaretechnisch)

Laserstrahl-Verfahren WORM-Bänder

SoftWORM (softwaretechnisch) Content Addressed Storage (CAS)

Magnetische Speichermedien SAN (Storage Area Network) RAID (Redundant Array of Indep. Discs) Tape Library

Cache-Verwaltung minimale Dokumentenzugriffszeit Zwischenspeicher auf sehr schnellen

Datenträgern (z.B. RAID-Systeme) ----------------------------

--------------------------------

------------------------

DMS

Speichernetzwerk

CacheCache

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DMS-Funktionalität – „Ausgabe“

Dokumentenrecherche und -präsentation

Suchen Strukturierte Suche

Basierend auf speziellen Suchfeldern (Kategorie, Schlagwörter, Datum, ...)

Volltextsuche Unabhängig von Metainformationen Nur bei CI-Dokumenten möglich

Darstellen Anwendungssoftware (z.B. MS Office) DMS-spezifischer Viewer

Verbreiten Drucken Faxen Per Email versenden

Arbeitsplatz

Darstellung

Content-Datenbank

Meta-Datenbank

Archiv

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DMS-Funktionalität – „Kollaboration“

Kollaborative Dokumentenbearbeitung

Koordinieren Workflow (z.B. Freigabeprozess)

Standard Workflow Ad-hoc Workflow

Postkorb / Benachrichtigung

(Ent-)Sperren Check-In / Check-Out Veröffentlichen

Versionieren Dokumentenhistorie Versionsvergleich

Annotieren Kommentieren, markieren Layer-Funktionen Stempel-Funktion Signieren (Digitale Signatur)

??---------------------------

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---------------------------

-----

---------------------------

-----

Check-In

Check-Out

V 2.1

V 2.2

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---------------------------

-----

Content-Datenbank

Meta-DatenbankArchiv

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DMS-Funktionalität – „Administration“

Administration

Konfigurieren Definition von Pflichtfeldern Dialogdesign Workflowgestaltung Definition von Kategorien Konfiguration der Clients Rechte und Rollen

Lese-, Schreib-, Suchrechte Gruppen, Rollen und Mandanten

Überwachen & Auswerten Auswertung von Durchlaufzeiten Nutzungsstatistiken

Integrieren Installation Backup und Recovery Schnittstellenintegration

Posteingang37%

Rechnungs-bearbeitung

21%

Auftrags-bearbeitung

16%

Angebots-erstellung

21%

Reklamationsbearbeitung

5%

Prozesshäufigkeit

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Warum und wann sollte ein Dokumentenmanagement durch ein System unterstützt werden?

Quantitat

Zeit Suchzeiten Wartezeiten Liegezeiten Laufzeiten

Kosten Personal Sachmittel

Quantitative Nutzen

Qualitativer Nutzen Prozessoptimierung Steigerung der Mitarbeitermotivation Höhere Kundenzufriedenheit Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit Gesetzliche Regelungen

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Der Weg zum DMS…

Was sind DMS-Anforderungen?

Wie kann man vorgehen?

Was ist besonders wichtig?

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Das 3-Phasen-Konzept

LastenhefterstellungAusschreibungSystempräsentationen

2.12.22.3

VertragsverhandlungenProzessoptimierungImplementierungsbegleitung

3.13.23.3

ProjekteinrichtungProzess- und IT-AnalyseProzess- und IT-Konzeption

1.11.21.3

Auswahl

Einführung

Analyse

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Klärung der Rahmenbedingungen für den DMS-Einsatz

Erfassung unternehmensspezifischer Anforderungen

Orientierung im Markt der DMS-Anbieter

Nachvollziehbare Ergebnisse durch strukturierte Vorgehensweise

Fundierte Entscheidungsvorlage zur Auswahl eines konkreten Anbieters

Reibungslose Einführung des gewählten Systems

Ziele des 3-Phasen-Konzept DMS

Auswahl einer auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnittenen DMS-Lösung

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10 2120195

1817 221112131415

2009 201010 11 12 1 2 3 4

3839404142434445464748495051 055201020304 1606070809

1.2 Prozessund Strukturanalyse

1.1 Projekteinrichtung

3.1 Testfahrplan

3.2 Systemtests

3.3 Entscheidungsvorlage

Tätigkeit

2.2 Anforderungsermittlung

2.1 Marktangebotsanalyse

1.3 Prozessreorganisation

2.3 Anforderungserfüllung

Mod

ul 1

Mod

ul 2

Phase 1: Analyse

Projektorganisation Kick-Off Sichtung vorhandener ProzessdokumentationErgebnis: Gemeinsame Zielvorstellung, Projektplan und abgestimmtes Vorgehen

1.1: Projekteinrichtung

Erarbeitung der Prozesslandkarte Bewertung der Kernprozesse Detailprozessanalyse und Untersuchung der IT-Systeme Identifikation von Schwachstellen und PotenzialenErgebnis: Übersicht des Ist-Zustands

1.2: Prozess- und IT-System-Analyse

Vereinheitlichung der Informationsflüsse Definition der prozessseitigen IT-Unterstützung Rechte- und RollenkonzeptErgebnis: Definition der zukünftigen DM-Prozessstruktur

1.3: Prozess- und IT-Konzeption

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Phase 2: Auswahl

Erhebung von Anforderungen auf Basis der Lastenheftvorlage

Ergänzung um unternehmensindividuelle Anforderungen Gewichtung der AnforderungenErgebnis: Lastenheft als Grundlage der Systemauswahl

2.1: Lastenhefterstellung

Vorauswahl der Anbieter Planung und Durchführung der Ausschreibung Auswertung der Rückläufer nach Funktionserfüllung,

Referenzen, Kostenabschätzung und TechnologieErgebnis: Identifikation der 2-3 passendsten DMS-Anbieter

2.2: Ausschreibung

Erstellung standardisierter Testfahrpläne Begleitung und Auswertung der Systemtests Zusammenführen der AuswahlergebnisseErgebnis: Fundierte Entscheidungsvorlage für die Auswahl

eines DMS

2.3: Systempräsentation

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Phase 3: Einführung

Prüfung der Anbieterangebote und daraus Ableitung der Verhandlungsposition

Durchführung der Vertragsverhandlungen mit den verbliebenen Anbietern

Ergebnis: Sicherstellung des vertraglichen Rahmens

3.1: Vertragsverhandlungen

Identifikation von Key User und Entwicklung eines Schulungskonzept

Durchführung von Prozessoptimierung mit dem ausgewählten System

Ergebnis: Entwicklung eines Einführungskonzepts

3.2: Prozessoptimierung

Projektplans für Pilotierung und Roll-Out Überwachung der Einhaltung des Projektplans Durchführung der Schulungen der Key UserErgebnis: Organisation der Einführung

3.3: Implementierungsbegleitung

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Beispielhafter Projektverlauf

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Dipl. Med-Inf.Antje SchußmannInformationsmanagement

Telefon: +49 (0)241 477 05-520Fax: +49 (0)241 477 05-199

E-Mail: Antje.Schussmann@fir.rwth-aachen.de