IDC Multi-Client-Projekt Executive BriefGesponsert von Kyocera

Wie die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse den Geschäftserfolg steigert

PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT IN DEUTSCHLAND 2014

Inhaltsverzeichniseinleitung 01-02

01 Neue Anforderungen mit Print & Document-Management erfüllen

trends und entwicklungen in Deutschland 03-08

03 Print Management ist etabliert – aber die Ziele ändern sich04 Optimierung Dokumentenintensiver Geschäftsprozesse06 Fazit06 Empfehlungen07 Checkliste08 Methodik

kyocera 09-11

09 Fallstudie11 Interview

autor: Matthias kraus, research analyst & Projektleiter, IDC

© IDC Central europe Gmbh, 2014

PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT IN DEUTSCHLAND 2014

Geschäftsleitungen deutscher Unternehmen for-dern vom CIO seit Jahren die bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse und die schnelle Umsetzung dieser Anforderungen. Bei allen Maßnahmen muss die Sicherheit von Informationen zwingend gewähr-leistet werden, denn die NSA-Affäre hat hierzulande bei vier von fünf der befragten deutschen Unterneh-men das Sicherheitsbewusstsein verändert.

IT-Abteilungen wollen die neuen Erwartungen mit Print und Document Management begegnen und haben bereits begonnen, Teilbereiche doku-mentenintensiver Prozesse zu optimieren. Doch vor allem nicht-technische Hürden stehen einer schnelleren Umsetzung im

Weg, so das Fazit der aktuellen IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2014“. Im November 2013 befragte IDC dafür 220 IT- und Fachbereichs-Entscheider aus Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern. Die wichtigsten Trends werden im Folgenden zusammengefasst.

Einleitung

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haben bereits begonnen, Teilbereiche doku-mentenintensiver Prozesse zu optimieren. Doch vor allem nicht-technische Hürden stehen einer schnelleren Umsetzung im

Matthias Kraus

Research Analyst & Projektleiter, IDC

Neue Anforderungen mit Print & Document-Management erfüllenNach Überzeugung von IDC können Anwenderunternehmen die genannten Anforderungen mit Print und Docu-ment Management in einem mehrstufi gen Prozess erfüllen:

Zunächst werden die direkten und indirekten Druckkosten mittels Print Management – nicht selten um bis zu 40 Prozent – reduziert. Das ist offenbar verstanden und bereits in vielen Unternehmen erfolgreich umgesetzt.

Im nächsten Schritt werden mit Hilfe von Document Management zunächst Teilbereiche von dokumen-tenbasierten Abläufen verbessert, bevor die Geschäftsprozesse auf der höchsten Stufe ganzheitlich optimiert und automatisiert werden. Und genau hier liegt ein immenses Potenzial brach, da ein Großteil der Geschäftsprozesse in Unternehmen - von Bestellungen, über Rechnungsverarbeitung bis zur Personalab-teilung – dokumentenbasiert ist.

Dokumente – sei es in Papier- oder elektronischer Form – und die darauf befi ndlichen Informationen sind oftmals geschäftskritisch und müssen deshalb immer zum richtigen Zeitpunkt, an der richtigen Stelle und im richtigen Format zur Verfügung stehen.

Quelle: IDC, 2014

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Senkung der Druckkosten

Print Management Document Management

Optimierung Dokumenten- und Geschäftsprozesse

Dezentrale Print Umgebung

Basic Print Management

(zentral)

Print Management

(zentral)

Document Solutions

• Silos: Einkauf IT, Fachbereiche, etc.

• Kaum Management

• Hardware• Supplies• Support

• Analyse• Strategie• Geräteoptimierung• Aktives

Management• Fortlaufende

Optimierung

• Optimierung von Teilbereichen

• Sicheres Drucken• Digitalisierung &

Routing• Elektronische

Archivierung• Elektronische

Formulare• Enterprise Output

Management • Support für mobiles

Arbeiten

Optimierung dokumenten-

intensiver Prozesse

• Anpassung der Geschäftsprozesse

• Verbesserung Document Lifecycle

• Branchenspezi-fische Lösungen

• Hoher Auto-matisierungsgrad

• Starke Integration mit Unternehmens-applikationen

• ECM/BPM• Auslagerung

kompletter Prozesse

• Optional: Zentrale oder externe Druckcenter

Transformation von Print und Document Management

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aBBIlDUnG 1

Print & Document Management in Deutschland 2014

Trends und Entwicklungen in Deutschland

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Print Management ist etabliert – aber die Ziele ändern sichInwiefern dieser schematisch aufgezeigte und langfristige Transforma-tionsprozess der Realität in deutschen Unternehmen entspricht, zeigen die folgenden Ergebnisse. Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Manage-ment. Obwohl Print Management in Deutschland vor allem in Großunter-nehmen etabliert ist, liegt für Anwenderunternehmen immer noch viel Potenzial brach, das jetzt auch mittelständische Betriebe für sich entde-cken. Offenbar befinden sich die meisten Unternehmen noch auf Stufe zwei und drei des skizzierten Modells.

Die Unternehmen hierzulande wollen aber den nächsten Schritt ge-hen, denn die Anforderungen an Managed Print Services (MPS) ha-ben sich in den vergangenen beiden Jahren verändert:

Nach wie vor wollen IT-Entscheider mittels Managed Print Services in den kommenden 24 Monaten vor allem die direkten Druck- (57 %) und Betriebskosten (54 %) senken.

Allerdings rückte sowohl bei den IT- (41 %) als auch bei den Fachab-teilungs-Verantwortlichen (42 %) die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse auf der Prioritätenliste nach oben.

Im Rahmen eines Managed Print Services-Projektes analysieren die An-bieter umfassend die Geräteinfrastruktur, das Druckverhalten und die Anforderungen der User in Ihrem Unternehmen. Die gewonnene Trans-parenz stellt eine ideale Ausgangsbasis dar, um papierbasierte Prozesse mit Verbesserungspotenzial in Ihrem Unternehmen gezielt zu identifizie-ren und zu digitalisieren.

Fakten

der befragten deutschen Unternehmen betreiben ihre Druckerumgebung mittels Print Management.

37%

4

Zukünftige Ziele von Managed Print Services (MPS)

18%

30%

42%

42%

52%

31%

32%

41%

54%

57%

Sicheres Drucken gewährleisten

Mobiles Drucken (mit Smartphone, Tablet) ermöglichen

Optimierung von dokumentenintensiven Prozessen

Direkte Druckkosten senken (Hardware, Verbrauchsmaterial, Service, Papier)

Betriebskosten senken (Installation, Helpdesk, Upgrades, Netzwerk etc.)

IT Fachbereiche

Print und Document Management wachsen also immer enger zusammen. Aus welchen Gründen und wie Sie dokumentenintensive Prozesse am besten verbessern, zeigt das folgende Kapitel.

Optimierung Dokumentenintensiver GeschäftsprozesseSchnellere und zuverlässige abläufe verbessern die Produktivität

Wenn Anwenderunternehmen in Document Management investieren, um dokumentenintensive Geschäftspro-zesse zu verbessern, erwarten sie vor allem schnellere Abläufe (41 %), um damit letztlich die Produktivität der User in den Fachabteilungen zu steigern. Außerdem können die User Dokumente und Informationen schneller fi nden (39 %). Im Hinblick auf die zunehmende Informationsflut (Stichwort Big Data), bei der aber größtenteils unstrukturierte Daten zu verarbeiten sind, stellt dies eines der wichtigsten Ziele dar. Dies alles spart Kosten, auch weil Papierausdrucke reduziert und Mitarbeiterkosten gesenkt werden. Doch mindestens genauso wichtig sind die zuverlässigeren Geschäftsabläufe. Damit wird nicht nur die Motivation der internen User gesteigert, vor allem Kunden, Partner oder Zulieferer werden zufriedener und dies wirkt sich positiv auf das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens aus.

automatisierung und Verbesserung von Prozessen das eigentliche Ziel

Deutsche Unternehmen haben bislang bereits Teilbereiche von Dokumenten-Workflows optimiert. Die Zukunfts-planungen gehen hierzulande aber noch einen entscheidenden Schritt weiter, denn der manuelle Aufwand bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten soll deutlich verringert werden. So sollen ECM-Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen (49 %), Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten (45 %) sowie der elektronische Eingang von Dokumenten inklusive der auto-matischen Weiterbearbeitung per EDI (45 %) in den kommenden 12 bis 24 Monaten umgesetzt werden.

aBBIlDUnG 2

Darstellung: Top 5 von 9 Antwortmöglichkeiten

n=220Maximal 3 Nennungen

Quelle: IDC, 2014

Einsatz und Planung von Document Solutions (Top 5)

5

aBBIlDUnG 3

Allerdings hatten sich bereits in der IDC-Befragung im Jahr 2012 die Firmen vorgenommen, den Automatisie-rungsgrad von Geschäftsprozessen binnen einer Zweijahresfrist zu erhöhen. Die Realität zeigt hingegen, dass viele Unternehmen in ihren Bemühungen noch nicht wesentlich weiter gekommen sind. Die Gründe sind viel-schichtig: Die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist ein langwieriger Prozess, bei dem zahlreiche nicht-technische Hürden zu überwinden sind – und deren Komplexität wurde offenbar in der Vergan-genheit von vielen Stakeholdern unterschätzt.

Prozess- und personenbezogene hürden werden unterschätzt

Die Befragungsergebnisse untermauern diese Beurteilung, denn technische Barrieren, wie etwa die aufwendige Implementierung von Document Solutions Software (23 %) oder die Integration dieser Tools mit Unternehmens-applikationen und Datenbanken (20 %) im Rahmen der Prozessautomatisierung, stellen nicht die einzigen Hür-den für Ihre IT-Kollegen in deutschen Firmen und öffentlichen Behörden dar.

Zusätzlich müssen sich die Unternehmen auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe (25 %) konzentrieren. Komplexe IT-Systeme und Abläufe sind zunächst professionell zu analysieren und transparent darzustellen, um die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg bewerten zu können. Erst nach dieser Analyse können sie die Auswahl der passenden Optimierungsmaßnahmen und –Tools auf einer fundierten In-formationsbasis treffen.

Die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse, also auf organisatorischer Ebene, ist nach den Erfahrungen von IDC ebenfalls ein entscheidender Hebel, um das Optimierungspotenzial auszuschöpfen. In der Praxis fi nden sich für einen Geschäftsprozess in den verschiedenen Abteilungen, Niederlassungen oder Ländern oftmals unterschiedliche Vorgehensweisen. Außerdem nutzt es wenig, einen ineffi zienten Prozess mit modernen Document Management Tools abzubilden, die Abläufe, Rollen und SLAs aber nicht den neuen Mög-lichkeiten anzupassen. Diese Aspekte werden aber oftmals von der IT unterschätzt.

45%

45%

45%

47%

49%

Elektronischer Eingang (autom. Weiterleitung von Dok. (EDI)

Scannen / automatische Indexierung /Verteilung von Papierdok.

Elektronische Archivierung

System Integration Service

Software (ECM) zur Automatisierung vonDok.prozessen

40%

44%

45%

54%

78%

Sicheres Drucken & Authentifizierung am Drucker

Elektronische Archivierung (Indexierung, Suchfunktion)

Training/Schulung

Elektronische Formulare (inklusive Online-Formulare)

Scannen und manuelleWeiterleitung von Papierdokumenten

Darstellung: Top 5 von 15 Antwortmöglichkeiten

n=220Mehrfachnennungen möglich

Quelle: IDC, 2014

aktuell

teilbereiche werden optimiert automatisierung von Prozessen geplant

Geplant

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enge Zusammenarbeit von It und Geschäftsbereichen ist größte Barriere - aber auch größte Chance

Um Geschäftsprozesse zu optimieren, ist eine enge Kooperation von IT und Geschäftsbereichen unumgänglich. Doch genau diese enge Zusammenarbeit (31 %) stellt die größte Barriere dar. Die Fachbereiche trauen der IT-Abteilung die Prozessoptimierung nicht immer zu. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstüt-zung des Managements und tun sich mit der Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen und der daraus resultierenden Komplexität schwer.

Wie bei vielen anderen vermeintlichen IT-Themen auch ist der Einfluss der Fachabteilungen bei Entscheidungen zur Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen heute schon wesentlich größer, als die IT selbst annimmt. Das vorliegende Ergebnis ist deshalb als Aufforderung an Sie als IT-Entscheider zu verstehen, Ihr Rollen-verständnis zu überdenken und mit den Abteilungen in Dialog zu treten.

Fazit

Empfehlungen

Mittels Print und Document Management wollen die befragten deutschen Unternehmen Geschäftsprozesse schneller, zuverlässiger und sicherer gestalten. Die Firmen und Organisationen sind in ihren Bemühungen in den letzten beiden Jahren aber noch nicht maßgeblich weitergekommen. Der Grund: die IT- unterschätzt nach wie vor die nicht-technischen Hürden und / oder stellt sich dieser neuen Aufgabe nach Meinung von IDC noch nicht mit dem nötigen Engagement.

IDC empfiehlt IT-Leitern deshalb ihr Rollenverständnis grundlegend zu überdenken. Zwar ist dies keine neue Erkenntnis, aber die Ergebnisse zeigen, dass Fachabteilungen und Unternehmensleitung allmählich die Geduld mit der IT-Abteilung verlieren. Erzielt die IT-Abteilung in naher Zukunft keine sichtbaren Fortschritte, werden nach Erwartungen von IDC noch mehr Budgets an der IT vorbeiwandern und der unternehmensinterne Einfluss der IT sinken.

Allerdings ist auch die Geschäftsleitung gefordert, zusätzliche IT-Budgets für innovative Projekte, die einen größeren Beitrag zum Geschäftserfolg versprechen, freizugeben. Nur so erhält die IT den erforderlichen Freiraum, um mit Print und Document Management die Fachbereiche endlich schneller zu unterstützen.

IT-Verantwortliche sollten zwar nach wie vor dokumentenbasierte Geschäftsprozesse schrittweise optimieren. Bei allen Maßnahmen - und das ist in diesem Ausmaß neu - steht die Gewährleistung von Sicherheit über allen anderen Zielsetzungen.

Um bei der Prozessoptimierung den entscheidenden Schritt vorwärts zu kommen, rät IDC, Unterstützung von externen Experten in Betracht zu ziehen. Ein hoher Beratungs- und Schulungsbedarf ist eindeutig festzustellen. Besonders nachgefragt werden hier branchenspezifisches Know-how und Komplett-Angebote aus einer Hand, um ein bestmögliches Optimierungsergebnis zu erzielen.

Außerdem können externe Anbieter als Moderatoren zwischen IT und Fachbereichen vermitteln, um die Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse viel schneller voranzubringen.

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ChecklisteSo transformieren Sie Ihr Print und Document ManagementDie folgende Tabelle stellt die fünf wesentlichen Transformationsstufen von Print und Document Management dar. Sie können diese Tabelle als Art Checkliste nutzen, um den aktuellen Status Ihres Unternehmens festzustellen. Für jede Stufe werden Maßnahmen und Ziele sowie die dazugehörigen IDC-Empfehlungen aufgezeigt.

transforma-tionsstufe Maßnahmen/Ziele IDC-empfehlung

Dezentrale

Print- Umgebung

Ausgangssituation:

• Kein/fragmentiertes Management; Keine übergeordnete Druck-Strategie; fehlende Print Policies

• Unterschiedliche Abteilungen involviert

• Wildwuchs unterschiedlicher Geräte, Hersteller, Modelle

• Veralteter Gerätepark

• Fehlende Transparenz (Kosten, Verfügbarkeit, Service-Verträge)

• Ersten Überblick verschaffen

• Proof-of-Concept erstellen - frühzeitige Involvierung aller Beteiligten: IT, Einkauf, Organisation, Fachbereiche

• Erste Pilotprojekte mit Fokus auf Reduzierung direkter Druckkosten (Anschaffung Geräte/Verbrauchsmaterial, Support) um erste Erfolge nachweislich zu kommunizieren

• Mögliche Service-Partner und Software-Tools für Druckerflotten-Management eruieren

• In Pilotprojekten: Test von Device Management-Tools

Basic Print Management

(zentral)

• Erste Projekte mit Ziel: Zentraler Einkauf/Druckmanagement

• Transparenz schaffen durch zentrales Tracking der Printer-Flotte (inklusive Service-Verträge, Verfügbarkeit, Kosten für Geräte-/ Verbrauchsmaterialbeschaffung)

• Optional: In Teilbereichen Konsolidierung der Print-Landschaft, Service-Verträge, Verbrauchsmateriallieferung

• Bereichsübergreifendes Projektteam zusammenstellen

• Zentrale Print Management-Strategie entwickeln und implementieren

• Auf Unterstützung durch mittlere Führungsebene achten (Einführung ist mit organisatorischen Veränderungen der Verantwortlichkeiten verbunden)

• Print Management Software zur Analyse nutzen

• Externen Print Services-Anbieter nutzen (Erfahrung und Tools zur Analyse )

Print

Management, zentral (MPS)

• Tiefgreifende Analyse und Druckerflotten-Optimierung; Berücksichtigung spezifischer User-Anforderungen

• Entwicklung Druck-Strategie (Geräte, Herstellerauswahl, SLAs, Lieferanten, etc.) und Print-Policies

• Konsolidierung Gerätelandschaft

• Ziel: Versteckte Kosten reduzieren und den Nutzen für User erhöhen

• Optional: Verbesserung erster Dokumenten-Workflows (z.B. sicheres Drucken, Scannen und manuelles Routing, mobiles Drucken, etc.)

• Fundierte Analyse Ist-Zustand und User-Anforderungen: Elektronische Tools, Vor-Ort-Begehungen und Interviews mit Key-Usern

• Ermittlung der Druck-Gesamtkosten (TCO) über die gesamte Gerätelaufzeit unter Berücksichtigung von Prozessanforderungen

• Genaue Definition der Ziele und Druck-Strategie: Reduzierung Druckkosten/-volumen, Verhältnis Anzahl Mitarbeiter vs. Geräte, Herstellermarke und -modelle per Abteilung/Job Role, etc.

• Professionelles Change Management (inkl. Maßnahmen zur User-Akzeptanz durch Einweisungen/internes Marketing)

• Implementierung von Print Policies und technische Unterstützung (z.B. Standard-Druckeinstellungen Duplex- und s/w-Ausdrucke)

• Frühzeitige Implementierung von sicherem Drucken

• Regelmäßige Reportings (Druckverhalten, Auslastung, SLAs, etc.) und Geräteparkanpassung an neue Anforderungen

• Externe MPS-Anbieter in Betracht ziehen (Analyse, Strategieentwicklung und Umsetzung erfordern viel Erfahrung und Tools)

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transforma-tionsstufe Maßnahmen/Ziele IDC-empfehlung

Document Solutions

• Teilbereiche von dokumenten-basierten Prozessen werden verbessert (Scan & Route, sicheres Drucken, elektronische Archivierung, digitale Formulare)

• Die Konvertierung von papierbasierten Abläufen in digitale Workflows rückt stärker in den Fokus

• Support, Tracking und Optimierung werden auf mobile Arbeitsplätze (inkl. Home Office) ausgeweitet

• Konzentration auf Teilbereiche drucknaher Prozesse (Erfahrung sammeln)

• Fokus auf Prozesse mit hohem Papieranteil (Bestellungen, Rechnungsverarbeitung, Logisitk, Personalwesen, etc.)

• Frühzeitige und enge Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen

• Quick Wins (z.B. Scannen & manuelles Routing, sicheres Drucken), die den User im Alltag unterstützen

• Gezielte Kommunikation erste Erfolge beim Management (Vertrauen/neue Budgets)

• Einbindung mobiler Endgeräte (Smartphones, Tablets); technische und Governance-Aspekte berücksichtigen

Umfassende Optimierung

dokumen-tenintensiver

Geschäfts- prozesse

• Organisatorische Anpassungen betrieblicher Abläufe inkl. Konsolidierung/Standardisierung

• Deutliche Erhöhung des Automatisierungsgrades; Voraussetzung: Verknüpfung von Datenquellen (CRM, ECM, SCM, Cloud Services, etc.)

• Typische Tools: ECM und Business Process Management

• Ziel: Effizienz und Zuverlässigkeit dokumentenintensiver Geschäftsprozesse verbessern

• Für hohe Druckvolumen oder spezielle Druckanforderungen: Eigene oder externe Print Center in Erwägung ziehen

• Optional: Outsourcing von Geschäftsprozessen (BPO)

• Gesamter Dokumenten-Life-Cycle: Erstellung / Eingang - Weiterleitung/ Verarbeitung - Ausgabe / Archivierung /Entsorgung

• Bereichsübergreifende Teams: Identifikation, Analyse (inkl. Bewertung der Prozesskosten und -zeit), Auswahl und Umsetzung geeigneter Maßnahmen auf technischer und organisatorischer Ebene

• Enge Zusammenarbeit von IT und Geschäftsbereichen: Schnittstellen implementieren

• Externe Komplettanbieter nutzen (Know-how und Erfahrung bei Prozessoptimierung, Tool-Auswahl, Implementierung und Betrieb)

• Software-Auswahl: Auf Schnittstellen/Integrationsfähigkeit achten (Verknüpfung von Datenquellen)

• Branchenspezifische Lösungen nutzen

• Regelmäßige Überprüfung: Abläufe an technische Innovationen, veränderte Anforderungen, gesetzliche Regularien anpassen

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MethodikBei dem vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Auszug aus der Multi-Client-Studie „Print & Document Management in Deutschland 2014“, die von verschiedenen Anbietern gesponsert wurde.

Ziel der im November 2013 durchgeführten Marktbefragung unter 220 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 200 Mitarbeitern war es, die aktuellen Trends und Pläne bei Maßnahmen zur Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen mittels Print und Document Management zu ermitteln. Vor dem Hintergrund des immer größer werdenden Einflusses von Management und Fachabteilungen auf IT-Entscheidungen setzt sich die Stichprobe sowohl aus IT- als auch aus Businessentscheidern zusammen.

Die nachfolgende Fallstudie basiert auf Informationen, die von Kyocera zur Verfügung gestellt wurden. Für diese Angaben übernimmt IDC keine Gewähr.

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KYOCERA

Fallstudie: Knorr-Bremse

Informationen zum KundenDer Knorr-Bremse-Konzern ist einer der international führenden Hersteller von Bremssystemen für Schienen- und Nutzfahrzeuge. Knorr-Bremse beschäftigt mittlerweile mehr als 20.000 Mitarbeiter weltweit und erwirt-schaftet einen Jahresumsatz von 4,3 Milliarden Euro. Mit der Weiterent-wicklung und Expansion des Unternehmens wuchs auch der Drucker-bestand in den einzelnen Niederlassungen. Die Druckerflotte in den 20 Niederlassungen in neun Ländern wurde zunehmend komplexer.

Anforderungen des KundenDie Druckerflotte bestand aus verschiedenen Systemen unterschiedlicher Hersteller. Eine zentralisierte Überwachung und Steuerung war nicht mög-lich. Um jedoch Transparenz über die Druckkosten zu schaffen und Einspar- bzw. Optimierungspotenziale aufzudecken, war diese jedoch unbedingt erforderlich. Es lagen zudem keine standardisierten Service-Level-Vereinba-rungen (SLAs) mit effizienten Service-Prozessen vor. Diese Situation führte zu längeren Ausfallzeiten und beeinträchtigte die Produktivität.

Bei Knorr-Bremse fielen hohe Betriebskosten für Wartung, Verbrauchs-materialien und Lagerung an. Mit den verschiedenen Anbietern wurden Verträge mit unterschiedlicher Laufzeit und unterschiedlichen Bedingungen geschlossen. Dass es keine zentrale Anlaufstelle gab, verkomplizierte die Situation zusätzlich. Ein weiteres Problem war die Dokumentensicherheit, da der Dokumenten-Output nur in manchen Niederlassungen mithilfe einer FollowMe-Printing-Lösung geschützt wurde. Ziel des Projekts war es daher, mehr Transparenz zu schaffen und kosteneffizienter zu arbeiten.

Darstellung der LösungKnorr-Bremse ersetzte die bestehende Drucker- und Kopiererinfrastruktur durch rund 900 MFPs von KYOCERA und schuf so eine standardisierte Out-put-Umgebung. „Proofs of Concept“ vor Ort, Workshops sowie Projektma-nagementsitzungen wurden zwecks einer reibungslosen

www.kyOCera.De

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Umstellung durchgeführt. Der installierte KYOCERA Fleetmanager ermöglicht die zentrale Steuerung und Über-wachung des gesamten Gerätebestands vom Münchener Hauptsitz des Unternehmens aus. Zusätzlich unter-stützen die eingeführten Steuerungsmodelle sowohl das Tagesgeschäft als auch die langfristige Planung. Die Standardisierung von Service-Level-Vereinbarungen gewährleisten eine gleich hohe Servicequalität für alle eu-ropäischen Niederlassungen. Zudem konnte auf diese Weise eine zentrale Anlaufstelle für Wartung, Reparatur und die Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien etabliert werden. Die Gesamtbetriebskosten für die ganze Flotte konnten dadurch gesenkt werden. Durch den Einsatz von KYOcontrol authentifizieren sich die Nutzer vor dem Druck-, Kopier- oder Scanvorgang zunächst per ID-Karte am Multifunktionssystem. Damit verbesserte sich die Dokumentensicherheit auf allen Ebenen des Unternehmens.

Projekt Highlights

Im Rahmen des Projekts wurde der Gerätebestand in den europäischen Niederlassungen zu 80 Pro-zent zentralisiert und standardisiert. Das ermöglicht standardisierten IT-Support vom Hauptsitz von Knorr-Bremse in München aus. Der Bedarf vor Ort kann nach Umsetzung der Änderungen mit weniger Aufwand erfüllt werden. So werden die Kosten für interne Support-Leistungen gesenkt.

Die Wartungsaufwendungen wurden mithilfe standardisierter Service-Level-Vereinbarungen reduziert. Diese Vereinbarungen stellen sicher, dass der Zeitaufwand zur Behebung von Problemen überall gleich ist.

Der Einsatz der Print&Follow-Lösung KYOcontrol gewährleistet die Vertraulichkeit von Dokumenten an allen Standorten.

„Das war eines der besten Rollouts in der Geschichte un-seres Unternehmens. Das ganze Projekt hat neun Monate gedauert und umfasste 20 Standorte in neun Ländern.“

Von: Lothar Kittel, Director Global IT Business Service, KYOCERA

Zitate des Kunden zum Projekt

„Und es war ein Riesenerfolg, vor allem wenn man bedenkt, wie solche Projekte normalerweise ablaufen und wie schwer es ist, die Leute davon zu überzeugen, zu-sammenzuarbeiten und die Infrastruktur zu ändern.“

„Die Teamarbeit zwischen unserer IT-Abteilung, KYOCERA und seinen Part-nern an den verschieden Standorten war sehr gut.“

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Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie „Print & Document Management in Deutschland 2014“

sprach IDC mit Thomas Pempelforth, Channel Vertriebsleiter MDS & Solution Business bei Kyocera

InterviewMIt thOMaS PeMPelFOrth, Channel VertrIeBSleIter MDS & SOlUtIOn BUSIneSS, kyOCera

IDC: Die Märkte für Print und Document Management wachsen immer weiter zusammen. Was sind aus Ihrer Sicht die größten Nutzenaspekte, wenn Unternehmen mittels Print und Document Management dokumentenintensive Geschäftsprozesse optimieren?

Thomas Pempelforth: Von der Rechnungsstellung bis zur Auftragsabwicklung sind die meisten Geschäftsprozesse dokumentenbasiert. Diese Abläufe lassen sich daher mit Dokumentenlösungen in Verbindung mit moderner Hardware oftmals schneller und kostengünstiger gestalten.

Die Unternehmen sind heute gefragt, eine höhere Wertschöpfung in der Prozesskette zu generieren. Mit Managed Document Services können Dokumentenprozesse effizienter gestaltet werden und tragen somit zur höheren Wertschöpfung bei.

IDC: Welche Hürden sind zu überwinden, um mittels Print und Document Management die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse zu optimieren?

Pempelforth: Zu Beginn eines MDS-Projekts geht es darum, im Dialog mit dem Kunden klare Ziele zu definieren. Dabei gilt es, ein grundlegendes Verständnis des kundenseitigen Geschäftsmodells zu erhalten. Wir möchten herausarbeiten, welche Prozesse einen unmittelbaren Einfluss auf den Geschäftserfolg haben. Dazu schauen wir uns – im Gegensatz zu reinen MPS-Anbietern - nicht nur die Hardwarestruktur an, sondern konzentrieren uns auf die Dokumentenmanagementprozesse beim Kunden insgesamt. Wir erleben es sehr häufig, dass die Hardware nicht in ein Gesamtkonzept eingebunden ist und entscheidende Softwarelösungen fehlen, um Abläufe effektiver zu machen. Auch die Mitarbeiter müssen überzeugt werden, so dass

auch die Kommunikation eine wichtige Rolle spielt. Verständlich aufbereitete Anwenderinformationen über ein Unternehmenswiki, Intranet oder einen entsprechenden Flyer bieten hierzu gute Möglichkeiten.

IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu optimieren?

Pempelforth: Am Anfang eines jeden MPS-Projekts steht das persönliche Gespräch mit dem Kunden. In diesem Rahmen ermitteln wir dann gemeinsam mit unserem jeweiligen Fachhandelspartner, ob bzw. welcher Analysebedarf überhaupt besteht. Danach führen wir dann die Analyse der vorhandenen Output-Infrastruktur durch. Unser Ziel ist es, die jeweiligen Anforderungen an die Dokumentenprozesse zu erfassen und entsprechende Optimierungspotentiale zu identifizieren. Diese dienen dann wiederum als Multiplikator, um die Akzeptanz für die Umstellung in den einzelnen Fachabteilungen zu fördern.

thOMaS PeMPelFOrth

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