Priorisierung vor Detaillierung - zügig Klarheit in Projekten schaffen und Ergebnisse liefern

1© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017

Strategisches IT-Management

Webinar-Reihe zu Themendes strategischen IT-Managements:

Folge 6: Priorisierung vor Detaillierung - zügig Klarheit in Projekten schaffen und Ergebnisse liefern

So können Sie in Projekten aufwändige Konzeptphasen ersparen und schnell erste Anforderungen umsetzen!


Klassische Vorgehensweise: Umfangreiche, aufwändige Dokumentation, später Start der Umsetzung

Zitat eines Vertreters der Fachseite: „In 3 Monaten kriegen Sie dann die in Leder gebundenen fachlichen Anforderungen, mindestens 500 Seiten…“

• Die Detaillierung von fachlichen Anforderungen ist sehr aufwändig: hohe Belastung der Fachseiten, Verhaken an Details, ermüdend…

• Häufig können sowieso nicht alle fachlichen Funktionen direkt umgesetzt werden und die Realität entwickelt sich weiter

• Manche der zunächst wichtigen Anforderungen sind später nicht wichtig oder nicht praxistauglich

Fachkonzept


Alternatives Vorgehen: Grob-Beschreibung fachlicher Anforderungen bei gleichzeitiger Ableitung der Zielarchitektur

Jede Anforderung auf maximal einer Seite beschreiben - Anzahl der Anforderungen geht vor Detailgrad.

Fachliche Beschreibung

Priorisierung aus fachlicher Perspektive, jeweils hoch/mittel/niedrig (z.B. Umsatzerhöhung, Kostensenkung, Qualität, …)

Titel der Anforderung

Andere Priorisierung (gesetzlich/regulatorisch, technisch, … Unterscheidung zwischen zwingend und optional)

Schnittstellen zu anderen Systemen (welche Daten werden benötigt, welche Art der Schnittstelle, auf welche Funktionen in anderen Systemen soll zugegriffen werden?)

Umsetzungsaufwand (hoch/mittel/niedrig)

Stand der Abstimmung zu der Anforderung/Entscheidungsbedarfe

Anmerkungen

Basis für Priorisierung der Anforderungen

Basis für Herleitung und Bewertung einer IT-Architektur/

Technologie-Architektur

+

• Formalisierung Projekt• RfP/Ausschreibung• Detaillierung• Start der Umsetzung


Dokumentation der fachlichen Anforderungen mit Hilfe eines Template

Dieses elektronisch-ausfüllbare PDF-Formular können Sie bei uns kostenlos erhalten: Gerne können Sie es per E-Mail unter [email protected] anfordern.


Ableitung der grundsätzlichen Szenarien zur Systemarchitektur: Eher Geschäftslogik als technische Umsetzung beachtenBeispiel: CRM-Anwendung für Telekommunikationskonzern mit Geschäftsfeldern mit jeweiliger Profit- und Loss-Verantwortung

Szenario 1: Gemeinsames Frontend

FilialeInternet/

AppCall

CenterBrief/Fax Indirekt

Einheitl. Benutzeroberfläche (Presentation layer)

Systeme der Business Unit 1



CRM CRM CRM

Szenario 3:Konsolidierung

FilialeInternet/

AppCall


Konsolidiertes CRM-System

Produktions-system Business

Unit 1


Unit 2


Unit 3

Szenario 2:Lose Integration, einheitliche Kunden-ID

FilialeInternet/

AppCall


Einheitl. Benutzeroberfläche (Presentation layer)




CRM CRM CRM

Integration Layer (Schnittstellen, Kommunikation)ID

BenutzeroberflächeGeschäftslogik/Prozesse

Integration/Kommunikation

Kun-de

• Sehr einfache technische Umsetzung• P/L-Verantwortung der Geschäftsfelder nicht in

Frage gestellt

Vorteile

Nachteile• Sehr geringer Geschäftsnutzen (aus Kunden, aber

auch aus Mitarbeiter-Perspektive)• Keine Datenkonsistenz

• Einfache technische Umsetzung• Business-Nutzen: Kunden können einheitlich

erkannt werden, Vereinfachung am Point of Sale • Guter Kompromiss mit P/L-Verantwortung

Vorteile

Nachteile• Ausweitung des Geschäftsnutzens (durchgängige,

konsistente Prozess aus einem Guss, Reduzierung IT-Komplexität) nicht erreichbar

• Geringe Komplexität des Geschäftsmodells, An Kunden ausgerichtet (und nicht interner Organisation)

• Kunden können einheitlich erkannt und bedient werden

Vorteile

Nachteile• Architektur inkompatibel mit P/L-Verantwortung

der Geschäftsfelder• Hoher Umsetzungsaufwand (Ressourcen/Risiko…)

Architektur-Szenarien als Grundlage der Diskussion mit Geschäftsleitung: Was ist die explizite/implizite Geschäftsstrategie?


Frühzeitige Priorisierung der Anforderungen als Basis einer Releaseplanung

Geschäftsnutzen

Umse

tzun

gsau

fwan

d

hoch

niedrig

hochniedrig

optionale Anforderung

Muss-Anforderung

Release 1.0

Release 2.0

• Alle Anforderungen an ein neues oder bereits existierendes IT-System werden einheitlich priorisiert anhand ihres Umsetzungsaufwands und ihres Nutzens (Grundlage der Nutzen- und Aufwandsschätzung: Expertenschätzung, keine Doktorarbeit!)

• Muss-Anforderungen haben Priorität in der Umsetzung

• Die Abgrenzung der Releases erfolgt auf Basis der verfügbaren finanziellen und personellen Ressourcen

Rollierende Priorisierung von Anforderungen und Release-Planung


Release-Denkweise auch direkt in der Umsetzung verankern

Release-übergreifend

Quartal 1 Quartal 2 Quartal 3

Release 1

• Einholung Angebote, Vergabeentscheid, Systementscheid (auf Basis der Templates mit Anforderungen)

• Entscheid Projektmethodik (Agil, Wasserfall)

Taktfahrplan mit regelmässiger Releaseplanung (Erfassung und Priorisierung neuer Anforderungen), Funktionsfreigabe für Releases

Release 2

Detailkonzept für Release 1

Umsetzung, Test

Inbetriebnahme

Funktionsfreigabe Release 1

Detailkonzept für Release 2

Inbetriebnahme

Funktionsfreigabe Release 2

…

Umsetzung, Test

Detailkonzept für Release …

Parallelisierung von Umsetzungsphasen und

Konzeptphasen für Folgereleases


Vorteile des schnellen Scopings

Voraussetzung: Gute Steuerung des Prozesses zur Erarbeitung der fachlichen Anforderungen; Entschlussfähigkeit und -kraft

Vorbereitung des Umsetzungsprojektes:1 - 2 Monate (statt 5++ Monate)

Parallelisierung von Umsetzungsphasen und Konzeptphasen für Folgereleases

Geschwindigkeitsgewinn in der Umsetzung von weiteren Anforderungen

Agiler Projektansatz mit anpassbarer Releaseplanung bei gleichzeitiger Berücksichtigung des Gesamtkonzeptes

Zügige Berücksichtigung von geänderten Rahmenbedingungen und Prioritäten

Klarer Schnitt von Releases berücksichtigt verfügbare Ressourcen und reduziert die Gefahr von Moving-Targets im Projekt

Überschaubare und verkraftbare Umsetzungspakete (auch in ungeübteren Organisationen)


Sauerborn Management Consulting GmbH

Kompetenzen und Angebote

Wir sind spezialisiert auf die strategische Steuerung von Technologien im Unternehmen:

• Entwicklung und Bewertung von technologie-geprägten Geschäftsmodellen

• Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien und -Bebauungsplänen

• Steuerung von Transformationsprojekten und -programmen

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• Projekt- und Programm-Management zur Umsetzung von Strategien

• Coaching von Linien-Managern in Transformations- und Change-Situationen

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Tel. +41 61 511 51 [email protected]

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umsetzen• Die Technologien der digitalen Transformation

(Webinar-Reihe)• Themen der IT-Strategie (Webinar-Reihe)

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Tage)• IT-Strategie für Manager (0.5 Tage)• Intensivtraining zur IT-Strategie (2 Tage)

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