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Produktbeschreibung der perbit.cloud professional-Edition

Die Mitarbeiterverwaltung der perbit.cloud bündelt alle personalrelevanten Daten in einer gemeinsamen zentralen Datenbank. Gesteuert durch eine rollenbasierte Zugriffsrechtevergabe haben die Beschäftigten Zugriff auf ihre eigenen und/oder die Daten ihrer Mitarbeiter, um diese einsehen und ggf. ändern zu können.

Alle Anwender greifen über ein intuitiv bedienbares Menü auf das gleiche, stets aktuelle Datenmaterial zu und besitzen damit eine gemeinsame Arbeitsgrundlage.

Ausgezeichnete Usability und eine hoch komfortable rollen- und aufgabenorientierte Navigation bieten die ideale Basis für eine umfassende Mitarbeiterverwaltung.

Die Oberfläche passt sich an die Bedürfnisse der jeweiligen Anwendergruppe an: Es werden jeweils nur die Menüpunkte angezeigt, die den Rollen des Anwenders zugeordnet sind.

Die Menüführung liefert für jeden Benutzer – abhängig von der Rollenzuordnung - eine komfortable und verständliche Bedienleiste. Der Anwender sieht die Oberfläche entsprechend seiner Rolle als Mitarbeiter, Führungskraft oder Personalsachbearbeiter. Dabei kann je Funktion zwischen Leserecht, Lese- und Schreibrecht oder Lese-, Schreib- und Löschrecht unterschieden werden. Mit der Anmeldung bekommt der Anwender alle Informationen aus seinen verschiedenen Rollen.

So sieht ein Mitarbeiter generell nur seinen eigenen Datensatz und allgemeine Unternehmensdaten, wie z.B. eine Telefonliste aller Mitarbeiter oder das Organigramm des Unternehmens. Die Personalabteilung kann durch eingeschränkte Änderungsmöglichkeiten entlastet werden, beispielweise indem der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten erfasst oder selbstständig Dokumente (Zertifikate o.ä.) in die Datenbank hochlädt.

Eine Führungskraft hat – neben der Möglichkeit den eigenen Datensatz zu verwalten - nur Zugriff auf die Daten der ihr unterstellten Mitarbeiter.

Ein Personalsachbearbeiter benötigt für seine tägliche Arbeit umfassende Zugriffsrechte auf die Daten aller Mitarbeiter des Unternehmens (und natürlich der eigenen Daten).

Mitarbeiterdaten aus bestehenden Systemen (z.B. Stammdaten oder Vergütungsdaten) können schnell und unkompliziert in die perbit.cloud importiert werden.

Die perbit.cloud professional-Edition enthält folgende Funktionen:

• Alle Funktionen aus der perbit.cloud basic-Edition und zusätzlich • Memoboard • Inventar • Dokumentenverwaltung • Zeiterfassung • On-/Offboarding • Organigramm

Individualität mit System

perbit Software GmbH | Siemensstraße 31 | 48341 Altenberge | Telefon +49 2505 9300-65 | Telefax +49 2505 9300-44 | [email protected] | www.perbit.cloud

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Die monatlichen Kosten der Edition sind abhängig von der Anzahl der aktiven Personalfälle. Ein Personalsachbearbeiter kann sich jederzeit direkt in der Anwendung über die Anzahl der aktiven Personalfälle informieren.

Bei einem zusätzlichen Einsatz des Recruiting-Moduls können bei internen Bewerbungen die Daten eines Mitarbeiters komfortabel in die Bewerberverwaltung übertragen werden. Umgekehrt können auch Bewerberdaten bei einer Einstellung in die Mitarbeiterverwaltung übergeben werden.

Die zu den einzelnen Funktionen aufgeführten Beispiele bieten nur einen kleinen Überblick über den großen Funktionsumfang der perbit.cloud professional-Edition. Gerne informieren wir Sie ausführlich über das komplette Angebot. Sprechen Sie uns an!



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Spezielle Funktionen der perbit.cloud professional-Edition

Memoboard Ein Mitarbeiter möchte in ein anderes Büro wechseln? Ein anderer wünscht unbezahlten Urlaub für längere Zeit? Das Memoboard in der perbit.cloud hilft Ihnen dabei, alle Aktivitäten pro Mitarbeiter zu erfassen. Manches kann sofort als erledigt abgehakt werden, anderes benötigt Zeit.

Hinterlegen Sie ein Wiedervorlage-Datum…



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…und Sie werden automatisch durch eine entsprechende Aufgabe in der Aufgabenliste der perbit.cloud an die Aktivität erinnert.



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Inventar Erfassen Sie das vom Mitarbeiter genutzte Inventar.

Die Inventarverwaltung ist Bestandteil des On-/Offboardings. Aber auch wenn der Mitarbeiter – außerhalb des On-/Offboardings - neues Equipment bekommt, halten Sie dies fest.

So geht kein Inventar verloren!



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Die Inventarzuordnung informiert auf einen Blick, welche Inventargegenstände einem Mitarbeiter zu welchem Zeitraum zugeordnet sind bzw. waren

Jeder Mitarbeiter kann sich informieren, welches Inventar ihm aktuell zugeordnet ist und so z.B. bei einer fehlerhaften Zuordnung die Personalabteilung konsultieren.



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Dokumentenverwaltung Mit der perbit.cloud können Sie alle Dokumente zum Mitarbeiter verwalten. Lokal abgelegte Arbeits- oder Schulzeugnisse, Zertifikate, Beurteilungen usw. können komfortabel in die Datenbank hochgeladen werden.

Hierbei wird eine Kopie der Ursprungsdatei in der Datenbank abgespeichert. In einer Tabelle hinterlegen Sie zu jedem hochgeladenen Dokument eine Zuordnung zu einer Dokumentart, den Gültigkeitszeitraum und ggf. eine Bemerkung. Irrtümlich hochgeladene Dokumente können problemlos gelöscht werden.

Fassen Sie – je nach Dokumentenart und Anforderung – die Dokumente in ein PDF-Dokument zusammen, welches Sie ggf. abspeichern, ausdrucken oder per E-Mail weiterleiten können.



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Unterstützt werden Sie bei der Dokumentenverwaltung – falls gewünscht - von allen Mitarbeitern durch die Upload-Funktion, bei der ein Mitarbeiter seine Dokumente selbstständig hochladen kann. Das erspart dem Personalbüro Arbeit und Zeit.

Sobald ein Mitarbeiter ein Dokument über diese Funktion hochgeladen hat, erhalten Sie als Personalsachbearbei-ter über die Aufgabenliste Kenntnis davon:



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Zeiterfassung Mit der perbit.cloud können die Mitarbeiter – falls gewünscht -ihre Anwesenheits-Zeiten selbstständig erfassen. Das System errechnet anhand der Eingaben die geleistete Arbeitszeit und die Differenz zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit und der zuvor hinterlegten Soll-Arbeitszeit.



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Führungskraft und/oder Personalabteilung haben volle Kontrolle über die vom Mitarbeiter erfassten Zeiten und können diese genehmigen oder mit einer Bemerkung zurückstellen bzw. korrigieren. Dabei können sowohl die Zeiterfassung für einzelne Tage als auch per Sammelgenehmigung alle erfassten Zeiten gleichzeitig genehmigt werden.



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Bestehen Differenzen zwischen Arbeitszeit Ist und Arbeitszeit Soll in den unterschiedlichen Abteilungen? Über den entsprechenden Menüpunkt können Sie sich sehr schnell informieren.

Wählen Sie auf der linken Seite die gewünschte Abteilung aus; die Daten werden auf der rechten Seite in Form eines Diagramms optisch aufbereitet. Die ebenfalls angezeigte Datentabelle informiert detailliert über die einzelnen Mitarbeiter der ausgewählten Abteilung.

Nutzen Sie die Möglichkeit, eine andere Darstellungsform (z.B. ein Säulendiagramm) anzeigen zu lassen und/oder einen Filter zu setzen, um sich beispielsweise nur die ungenehmigten Zeiten anzusehen.



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Eine Übersicht der genehmigten und noch nicht genehmigten Arbeitszeiten erhält jeder Mitarbeiter unter seinem Account.



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Onboarding/Offboarding Wenn ein Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt oder es wieder verlässt, löst dies umfangreiche Arbeiten für das Personalbüro aus.

Die perbit.cloud unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten rund um die Ein- oder Ausgliederung eines Mitarbeiters. Halten Sie alle zu erledigenden Aufgaben fest und weisen Sie diese gezielt einem Mitarbeiter zu.

Alle Arbeiten rund um die Ein- oder Ausgliederung eines Mitarbeiters werden transparent. Die involvierten Mitarbeiter erhalten eine entsprechende Aufgabe in ihrer Aufgabenliste.



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Durch den Einsatz von selbst erstellten Vorlagen, denen wiederkehrende Aufgaben zugeordnet werden, ist die Zuweisung der On-/Offboarding-Aufgaben mit ein paar Klicks erledigt und es wird keine Aufgabe vergessen.

Offene Aufgaben können eingesehen und weitere Maßnahmen ergriffen werden:



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Erfassen Sie die Austrittsgründe der Mitarbeiter…

…und werten Sie diese in einer Statistik aus.



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Ob Begrüßungsschreiben oder Kündigungsbestätigung – die perbit.cloud hält beides für das On- bzw. Offboarding bereit!



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Organigramm Erstellen Sie eine Landkarte Ihres Unternehmens und bieten Sie allen Mitarbeitern einen grafischen Überblick der Struktur!

Wer ist Bereichs-/Abteilungsleiter und für welche Mitarbeiter ist er verantwortlich? Welche Beziehungen bestehen zwischen den unterschiedlichen Einheiten? Aufgrund Ihrer Angaben zur organisatorischen Einordnung der Mitarbeiter erstellt die perbit.cloud ein Organigramm Ihres Unternehmens.

Jeder Mitarbeiter des Unternehmens wird mit Bild und Name sowie der Funktion und der betrieblichen Telefonnummer in einem Kästchen abgebildet. Ein großes Plus-bzw. Minus-Zeichen signalisiert die Vorgesetzten-Stellung des Mitarbeiters, dessen untergeordnete Kollegen durch einen Klick auf das Plus-Zeichen – ebenfalls im „Kästchenformat“ - angezeigt werden.

Mit einem Klick in das entsprechende Käst-chen können zu jedem Mitarbeiter detaillierte Informationen aufge-rufen werden. Beson-ders komfortabel ist hier die mögliche di-rekte Weiterleitung zum E-Mail-Programm mit der eingetragenen Adresse.



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