Con-Sense GmbH | Mecklenburger Str.25| 31185 Söhlde | Tel: +49 541-800-83-0 | www.con-sense-group.com

Produktinformation

CS-OP-Logistik

Funktionsbeschreibung

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Über uns

Con-Sense GmbH

Die Con-Sense GmbH steht für eine kon-

struktive Beratung und Entwicklung von SAP-

Anwendungen, die sich an den Bedürfnissen

unserer Kunden ausrichten.

Wir unterstützen durch unsere langjährige und

fachliche Expertise bei der Maximierung

individueller Ziele wie:

Kosteneinsparung

Transparenz

Digitalisierung

Qualitätssteigerung

Minimierung von Fehlerpotentialen

Dies erreichen wir gemeinsam mittels unserer

intensiven Betreuung und über die Jahre entwi-

ckelten SAP-Lösungen für die Optimierung und

Reduktion von Komplexitäten verschiedenster

Prozesse.

Con-Sense heißt für uns, täglich mit Kompetenz

und Engagement den Konsens aus realisierba-

ren und dabei wirtschaftlichen Lösungen zur

Zufriedenheit unser Kunden zu finden.

Schwerpunkte

Prozessanalyse und Lösungen in den

Bereichen:

Materialwirtschaft

Logistik

Stationsversorgung

OP-Logistik

Apotheken

Im Bereich Krankenhaus erweitern wir den

SAP-Standard an vielen Stellen um Kranken-

hausspezifische Funktionalitäten.

Dazu werden u.a. die auf den nachfolgenden

Seiten vorgestellten Templates für die Prozess

Optimierung eingesetzt.

Kontakt

Con-Sense GmbH Mecklenburger Str. 25 31185 Söhlde Fon: 0541-800-83-0 Fax: 0541-800-83-99 www.con-sense-group.com Mail: info@con-sense-group.com

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CS-OP Logistik ist ein Komplettpaket für die

Logistik rund um die Operation.

Der bereichsübergreifende Prozessablauf durch

eine Kombination von SAP i.s.h.med (oder

externem OP-Programm), dem

Fallwagenmonitor von der OP-Planung, der

scannergestützten Bestückung und

Kommissionierung einzelnen Fallwagen für das

benötigte Material und Geräte (z.B. C-Bogen) ,

über die Dokumentation im OP, das Abräumen

der Fallwagen bis zur Abrechnung und

Wiederbeschaffung.

Zielsetzung

Der gesamten OP-Ablauf wird von Anfang bis

Ende optimiert. Durch die fallbezogene Abrech-

nung bietet CS-OP Logistik eine bessere Kos-

tentransparenz und eine Reduzierung der Be-

stände als entscheidende Vorteile in Bezug auf

Kosten, Zeit und Qualität.

Zudem gehört eine vollständige SAP-Integration

zu diesem Konzept.

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Situation

Es gibt eine Vielzahl an Kombinationen von

Operationen und Leistungsstandards, die

erbracht, dokumentiert und berechnet werden

sollen.

Für diese Operationen sind Materialstücklisten

festgelegt, die Verbrauchsmaterial und

OP-Besteck enthalten. Diese Listen unterliegen

ständiger Bewegung, weil der Mensch kein

standardisiertes und genormtes Produkt ist und

weil Verfügbarkeiten oder Substitutionen bei

Materialien zu berücksichtigen sind.

Um Lagerhaltungskosten zu reduzieren und

wirtschaftlich zu handeln, ist eine Vernetzung

aus OP-Planungssicht und Kommissionierung

das Ziel.

Situation / Lösung

Lösung

Es die Bereiche OP, Materialwirtschaft und

Kostenrechnung ohne einen Medienbruch

gebündelt.

Die Versorgung der Operations-Säle durch

Fallwagen mit dem Fallwagenmonitor reicht von

der OP-Planung des ärztlichen und pflegeri-

schen Personals, der Bestückung der einzelnen

Fallwagen durch die Logistikmitarbeiter über die

Dokumentation durch OP-Personal und das

Abräumen der Fallwagen durch die Logistikmit-

arbeiter bis zur Abrechnung und Wiederbe-

schaffung.

Damit wird der gesamte OP-Ablauf - vom

Anfang bis zum Ende– gesteuert.

Die ständige Verbindung zum OP-System zeigt

den Status (neue Fälle, Änderungsmitteilungen

oder Absagen) an.

Alle Änderungen werden protokolliert.

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Fallwagenmonitor

Über den Fallwagenmonitor erfolgt die operative

Steuerung der OP-Logistik-Prozesse, Detailinfor-

mationen ermöglichen die Sicht zu

den aktuellen OP-Plänen, benötigte Arti-

kelstücklisten können angezeigt, die Fall-

stücklisten, bei separaten Änderungen,

bearbeitet werden.

der Bestückung der einzelnen Fallwagen

durch die Logistikmitarbeiter.

der Dokumentation durch das

OP-Personal.

dem Abräumen der Fallwagen.

der Abrechnung und der Wieder-

beschaffung.

Prozessschritte, die mit der Verbuchung von Ma-

terialien und der Erfassung von Standorten zu-

sammenhängen, werden scannergestützt erfasst

und an das SAP gemeldet. Dazu gehören die

Platzierung am OP-Tisch, die fallbezogene Ver-

brauchsbuchung und Wiedereinlagerung von

nicht benötigten Materialien, die aus dem OP

nach erfolgter Operation zurück ins Fallwagenla-

ger gegeben werden. Zudem die Anlage von

Notfällen und die Bestückung von Tageswagen

der Fachbereiche.

Arbeiten

Stammdaten

„CS-OP Logistik“ basiert auf der Verwendung

von Stücklisten in denen die benötigten Materi-

alien, zusammengestellt werden.

In die Stücklisten werden automatisch die

Daten aus dem Materialstamm und Einkaufsin-

fosatz übernommen. Diese Stammdaten wer-

den in den Stücklisten um weitere Informatio-

nen, z.B. Lagerungstexte und verwendete Ge-

räte ergänzt. Es werden Maximalstücklisten ge-

nutzt.

Aus den kopierten Maximalstücklisten werden

Eingriffsstücklisten erstellt. Eine Eingriffsstück-

liste kann sich auf eine oder mehrere angeord-

nete Leistungen beziehen. Diese basieren auf

den Standards und sind feststehend, können

aber bei Bedarf angepasst und verändert wer-

den, z. B. durch Kopieren vorhandener Listen.

Aufrufe aus einer zweiten Maximalstückliste,

sowie Alternativartikel anstelle des Originalma-

terials, können genutzt und jederzeit geändert

werden.

mit OP-Logistik

Fallwagenmonitor und Stammdaten

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Eingriffsstücklisten

Die Eingriffsstücklisten aktualisieren sich

automisch aus der Maximalstückliste und den

SAP-Stammdaten. Aus den Eingriffsstücklisten

werden Kommissionierungsstücklisten erstellt.

Die OP-Stücklisten werden für eine individuelle

Operation zusammengestellt und sind die Basis

für die spätere OP-Dokumentation und

Abrechnung.

Besondere Stammdaten

Neben den üblichen Stammdaten, werden in

CS-OP-Logistik auch folgende Sonderformen

abgewickelt.

Konsignationsartikel werden in den

Stücklisten verwaltet und Besonderheiten

in der Dokumentation (z.B. Lotnummer),

Bestandsführung, Abrechnung und

Beschaffung in der gesamten

Prozesskette beachtet.

Sterilgut, Siebe (auch Leihsiebe)

werden in der Bestandsführung beachtet

und ihre Aufbereitungskosten der

jeweiligen OP zugerechnet. Damit der

Verbleib und die Zuordnung zur OP

gewährleistet ist, wird jedes einzelne

Sieb im Bestand geführt.

Über die Siebvorschau ist ersichtlich, wie

viele Siebe benötigt werden und welche

Siebe für die geplanten OPs noch nicht

zur Verfügung stehen.

Geräte, die für eine OP notwendig

sind, werden ebenfalls in den Stücklisten

verwaltet. Für besondere Geräte, z.B. C-

Bogen, gibt es eine Verfügbarkeits-

übersicht, die in der OP-Planung genutzt

werden kann.

In den Stücklisten lassen sich Hinweis-

texte, z.B. zur Lagerungsart oder zum

Produkthandling hinterlegen.

OP-Stückliste

Hier finden Sie eine Übersicht über das

OP-Programm und alle wichtigen Infor-

mationen zu den einzelnen Fällen. Über

diesen Arbeitsplatz können Sie individu-

elle OP-Stücklisten für einen Fall planen.

Durch Anklicken der Spalte Stückliste ge-

langen Sie in die OP-Planung.

Sie haben nun die Möglichkeit, eine Ein-

griffsstückliste und weitere Artikel aus der

Maximalstückliste (über Aufruf einer

zweiten Liste) hinzuzufügen. Weiterhin

haben Sie die Möglichkeit, Alternativarti-

kel anstelle des Originalmaterials fest-

zulegen. Originalmaterial kann so zu je-

der Zeit der Bearbeitung durch Alterna-

tivartikel ersetzt werden, um einen rei-

bungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Nach Fertigstellung der OP-Stückliste,

wechselt die Ampelfarbe im IS-H-Monitor

von rot auf grün. So können Sie auch hier

jederzeit den Fortschritt der Stücklisten-

planung überschauen. Die OP-Stückliste

wird jetzt zur Kommissionierung freigege-

ben.

Arbeiten

mit OP-Logistik

Stammdaten

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Der Fallwagenmonitor ist das zentrale

Steuerungsinstrument in CS-OP-Logistik. Mit

ihm werden die Prozesse gesteuert und

überwacht.

Integriert ist der Fallwagenmonitor in den

SAP-Menübaum. Eine Vorabselektion schränkt

die anzuzeigenden Ergebnisse bei Bedarf ein.

Voreingestellt ist immer die Ansicht des

aktuellen Tages mit den anstehenden, noch

nicht abgeschlossenen Fällen.

Aus dem angezeigten Monitor sind

verschiedene Funktionen aufrufbar. Übersicht-

lich werden die jeweiligen Fälle in ihrem

aktuellen Status angezeigt. Ist ein Fall bereits in

Bearbeitung, so sind sowohl der verwendete

Fallwagen als auch der aktuelle Standort

ersichtlich. Das Hinweisfeld enthält nachge-

meldete Informationen aus dem OP-System,

die vom Auftragssteuerer vor Freigabe zur

Kommissionierung zu bearbeiten sind.

Nachdem die OP-Planung abgeschlossen und

damit die OP-Stückliste bestätigt wurde, wird

der Vorgang über den Fallwagenmonitor zur

Kommissionierung freigegeben. Im Hintergrund

prüft das System die Bestände der zu kommis-

sionierenden Artikel. Anschließend werden von

hier die Abläufe rund um den Fallwagen gesteu-

ert. Nach der Kommissionier-ung (Beladung

des Fallwagens) und an-schließender Qualitäts-

kontrolle kann der Fallwagen für den OP ver-

wendet werden.

mit OP-Logistik

Fallwagenmonitor

Arbeiten

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Der Funktionsbereich

Der Fallwagenmonitor enthält mehrere

relevante Informationen. Er zeigt aktuelle

Systemmeldungen zu den einzelnen Fällen an

und verwaltet alle Daten. Die Kommissionier-

vorgänge werden von hier gesteuert. Die

Falldaten aus dem SAP ISH-System oder

anderen OP-Planungs-systemen, werden mit

Daten aus dem SAP zusammengeführt. Alle

Daten zu einem Fall können von hier aus

manuell bearbeitet werden.

Zudem zeigt der Fallwagenmonitor den

aktuellen Bearbeitungsstatus der einzelnen

Fälle.

Für die Auftragssteuerung besteht hierüber

jederzeit die Möglichkeit, Änderungen

vorzunehmen:

Bestehende Stücklisten löschen

Sollmengen ändern

Neue Positionen hinzufügen

So sind hier die Rückmeldungen vom Scanner

zu gescannter Menge im Vergleich zur Soll-

menge, Charge, Bearbeiter, Standort,

Fallwagennummer, etc. ersichtlich.

Die Freigabe eines Falles löst die Bestands-

prüfung der benötigten Materialien aus. Die

Kommissionierung der Fallwagen sperrt den

Bestand und erst nach dem Rücklauf des

Fallwagens aus dem OP werden die ver-

arbeiteten Artikel als verbraucht auf den Fall

gebucht. Die nicht benötigten Artikel gehen

zurück in den frei verwendbaren Bestand.

Sie können Vorgänge unterbrechen und

parken, um z.B. Notfälle vorrangig zu

kommissionieren. Im Nachgang wird Ihnen der

unterbrochene Vorgang erneut zur Bearbeitung

angeboten.

Ein Überblick über die gesamte Prozesskette ist

somit gewährleistet.

mit OP-Logistik

Fallwagenmonitor

Arbeiten

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Auszug aus dem Umfang der Funktionen:

Einstiegsselektion nach Datum, OP-

Tisch, Status etc.

Übersicht über alle Fälle aus dem OP-

System

Freigabe zur Kommissionierung mit Be-

stands- / Verfügbarkeitsprüfung und Bu-

chung im gesperrten Bestand

Rücknahme der Freigabe

Splitten von Fallstücklisten auf mehrere

Fallwagen zur Beschleunigung bei ext-

rem umfangreichen Stücklisten

Manuelle Anlage von Notfällen mit Ver-

knüpfung zum späteren

Leistungsstandard

Automatische Aktualisierungen von Än-

derungen aus dem OP-System mit

Hinweis

Übertragen von erfassten Materialien und

Ankerleistung auf vergleichbaren Fall

(z.B. bei Storno nach Kommissionierung)

Fallbezogene Änderung verknüpfter

Stücklisten (+/- Kommissionierung)

Temporäre Artikelsubstitution in allen be-

troffenen Stücklisten

Massenpflege Stücklisten

Standortübersicht und -Änderungen zur

Ortung aktueller Fallwagen

Qualitätsmanagement kommissionierter

Fallwagen

Fallbezogene Verbrauchsbuchung

Abbildung für Tageswagen für allgemei-

nen Bedarf ohne Fallbezug

Siebvorschau

Material Unterdeckungen während OP-

Dokumentation möglich

Bearbeitungsstatus | Verfügbarkeitsprü-

fung | Fehlbestände

Anzeige relevanter Daten der Patienten

Retouren

Leerräumen nicht verbrauchter Artikel

vom Fallwagen

Rücknahme nicht verbrauchter Artikel

nach OP in den freien Bestand

Alle Scannerfunktionen werden ohne Me-

dienwechsel über eine Software abgebil-

det und unterstützen somit effizient die

gesamte Prozesskette.

mit OP-Logistik

Fallwagenmonitor

Arbeiten

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Notfall anlegen

Ist ein Fall auf Grund von Dringlichkeit noch

nicht im OP-System angelegt, kann manuell ein

Notfall erstellt werden. Notfälle haben immer

Vorrang vor nachfolgenden OPs. Somit wird

nach Freigabe eines Notfalls dieser, als nächs-

ter zu kommissionierender Fall, auf dem Scan-

ner angezeigt.

Kommt im späteren Verlauf der komplette Da-

tensatz zu diesem Notfall aus dem OP-System,

so kann der manuell erstellte Notfall auf den

korrekten Fall übertragen werden. Alle bereits

getätigten Buchungen werden dann mit der

Fallnummer zusammengeführt, indem die An-

kerleistung (Schlüssel des OP-Programms)

übertragen wird.

Änderungen aus dem

OP-System

Werden zu bereits übertragenen Fällen aus

dem OP-System Änderungen gemeldet, ist dies

im Monitor ersichtlich und kann übernommen

werden. Beispiele dafür sind nachträglich geän-

derte Stücklisten, zusätzlich benötigte Materia-

lien, geänderte Uhrzeit oder anderer OP-Saal.

Fall übertragen

Wurden bereits für eine Operation und einen

bestimmten Fall die benötigten Utensilien kom-

missioniert, die OP aber abgesagt, so ist es

möglich, nach einem nachfolgenden Fall mit

identischem Leistungsstandard suchen zu las-

sen und die Materialdaten auf diese Fallnum-

mer zu übertragen. Auch hier wird die Anker-

leistung übergeben.

Tageswagen

Neben der fallspezifischen Kommissionierung

können vom Fallwagenlager je nach Einsatzge-

biet, Tageswagen kommissioniert werden. Dazu

gibt es fachgebiets-spezifische Stücklisten. Die

Bestückung der Tageswagen wird täglich, um

die Verbräuche, neu aufgefüllt und erfolgt über

den Scanner.

mit OP-Logistik

Fallwagenmonitor

Arbeiten

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Scanner Funktionen

Die Prozesse zum Fallwagen Kommissionier-

ung, Qualitätsprüfung, Transport und Rück-

räumung) werden mit Hilfe von Scannern

durchgeführt. Hierfür erfolgt ein Datenaus-

tausch zwischen dem Scanner und dem

Fallwagenmonitor im SAP. Auf dem Scanner

stehen dem User folgende Funktionen zur

Verfügung:

Wareneingang zur Bestellung

Warenausgang auf Kostenstelle

Kommissionierung Fallwagen

Leerräumen Fallwagen

Qualitätsprüfung Fallwagen

Standortänderung Fallwagen

Standortänderung Tageswagen

Modulsystem (Schrankverwaltung)

WO (Wareneingang ohne Verräumen)

WV (Wareneingang mit Verräumen)

Alle Applikationen sind rollenabhängig über die

Standardoberfläche zugänglich. Einloggen

erfolgt via Benutzername und Passwort. Die

Verwaltung der User liegt im SAP-Bereich von

CS-Scan. So ist es möglich, auch

CS-Scan-User anzulegen, die keinen eigenen

SAP-Benutzer besitzen, denn die

Erfassungstätigkeiten sind unabhängig von

SAP-Arbeitsplätzen.

Bei der Kommissionierung wird auf dem Scan-

ner immer der nächste zu kommissionierende

Fallwagen vorgeschlagen, dies erfolgt automa-

tisch nach Priorität. Die Kommissionierung wird

in vier Arbeitsgängen durchgeführt: Kommissio-

nierung, Qualitätssicherung, Transport zum OP-

Bereich und die Bearbeitung der Retouren.

Die Datenerfassung erfolgt über den Scanner,

der mit dem SAP kommuniziert und die Daten

dort abgibt. Nach Verarbeitung erhält der Scan-

ner aus dem SAP eine Erfolgs– oder Fehlermel-

dung. Der Status des Fallwagens kann so je-

derzeit abgefragt werden. Die Vor-bereitung

des Patienten für den OP kann angestoßen

werden, sobald der Fallwagen zur Verfügung

steht.

mit OP-Logistik

Scanner

Arbeiten

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OP-Dokumentation

Aus der zuvor erstellten OP-Stückliste wird

während der Operation eine Auswahlstückliste,

die im OP zur Dokumentation der verbrauchten

Artikel verwendet wird. Die Verbrauchsdoku-

mentation erfolgt direkt im OP, während oder

nach einer Operation. Es können während der

OP Nachforderungen erstellt werdem, wenn

Material fehlt oder benötigt wird. Bei chargen-

pflichtigen Produkten muss die Charge doku-

mentiert werden. Zusätzlich verbrauchte Artikel

können hinzugefügt werden, auch bereits reser-

vierte und nicht eingeplante Artikel. Bei auftre-

tenden Material-Unterdeckungen wird der Fall-

wagenverantwortliche informiert. Zudem be-

steht die Möglichkeit, Freitexte einzufügen.

Die Dokumentation kann manuell erfolgen, die

verbrauchten Materialien können auch ge-

scannt werden. Gescannt werden kann direkt

von den Lieferanten-packungen. Hierzu können

„Tastatur–Scanner“ als Barcode-Lesegeräte

verwendet werden.

Rückräumen des Fallwagens

Ist die OP beendet, so sieht dies der Fallwagen-

manager im Fallwagenmonitor und kann den

Fallwagen zur Rückräumung freigeben. Der Mit-

arbeiter erhält dann auf seinem Scanner eine

Nachricht, holt den Fallwagen aus dem

OP-Bereich und räumt die nicht benötigten Arti-

kel vom Fallwagen in das Lager. Hierdurch wer-

den die Bestände korrigiert.

Verbrauchsbuchung

Nach dem Abschluss der OP und der Rückräu-

mung des Fallwagens werden, unter Verwen-

dung der in der OP-Dokumentation und dem

Fallwagenprozess gesammelten Daten, die

Verbrauchsbuchungen auf den Fall bzw. die

Kostenstelle vorgenommen. Hierbei wird auf die

Bewertungs- und Einkaufspreise aus dem SAP-

MM zurückgegriffen. Für die Siebe werden Auf-

bereitungspauschalen berechnet.

Beschaffung

Auf Basis der gesammelten Daten können Be-

stellungen zur Wiederbeschaffung angestoßen

werden. Hierbei erfolgt auch die Übermittlung

der Daten an die Lieferanten der Konsignations-

artikel.

Die gesamte Prozesskette wird über den Fall-

wagenmonitor überwacht.

mit OP-Logistik

Scanner

Arbeiten

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Geplante Operationen werden aus dem SAP

IS-H-Monitor in den Fallwagenmonitor über-

nommen. Der Fallwagenmonitor dient als

Steuerungsprogramm und verwaltet alle Daten.

Nach abgeschlossener OP-Planung und

Zuordnung einer individuellen OP-Stückliste für

einen OP-Fall wird ein Fallwagen zusammen-

gestellt. Die Kommissionierung eines Fall-

wagens erfolgt über Erfassung der benötigten

Artikel per Scanner. Auf dem Scanner erscheint

jeweils der Fall mit der höchsten Priorität. Dies

geschieht automatisch, gesteuert über den

Fallwagenmonitor.

Zusammenfassung

Die Materialverbräuche werden noch während

der laufenden OP dokumentiert. Änderungen

sind, bis zu einem einstellbaren Zeitpunkt nach

Beendigung der OP, möglich. Danach wird der

Fall abgeschlossen und die Verbrauchsbuch-

ung des Materials automatisch vorgenommen.

So können die Materialverbräuche dem

einzelnen OP-Fall zugeordnet werden.

Sowohl das Packen eines Fall- oder Tages-

wagens, als auch das Leerräumen sind

wegeoptimiert eingerichtet. Die Mitarbeiter

werden effizient durch die Vorgänge

geleitet.

CS-OP Logistik

SAP steht im Mittelpunkt der Con-Sense GmbH

Die entwickelten Produkte sind konsequent auf Basis des SAP Systems abgestimmt

Con-Sense verfügt über einen eigenen Namensraum bei der SAP

Die Funktionen und Programme sind daher änderbar - sie wurden mit der SAP Technik unter

Beachtung der Releasepolitik realisiert und integriert

Die Integration in SAP ermöglicht es dem Anwender daher, sich in seiner gewohnten Umgebung

zu bewegen

Die Programme nutzen die in SAP vorhandenen Stammdaten, notwendige neue Stammdaten

werden angelegt

Die komplette Stammdatenpflege findet innerhalb des SAP Systems statt

Es ist keine zweite Warenwirtschaft mit einer doppelten Stammdatenhaltung notwendig.

Sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten liegen im SAP System und

werden über dessen Datensicherung gesichert

Unsere Mitarbeiter verfügen über ein umfassendes Wissen zu den

Prozessen im Krankenhaus

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Vorteile

Betriebswirtschaftliche Vorteile

Termingerechte Versorgung der Patienten

Übersichtliche Bestandsführung

Verringerung der Bestände

Übersichtliche Abwicklung der Konsignations-

ware / -bestände

Vermeiden von Fehlbeständen

Schnelle Amortisation

Hohe Kostentransparenz

Gute Integration in den Leistungserstellungs-

prozess

Optimierung der gesamten Prozesskette

Entlastung des Personals im OP von logisti-

schen Verwaltungsarbeiten

Schnelle, durchorganisierte und rationelle Pro-

zesse

Nutzung der vorhandenen SAP-Stammdaten

Verfolgbarkeit aller Materialien durch Standort-

verwaltung der Fallwagen

Kontrollen während des Kommissioniervorgang

IT-unterstützte Planung, Kontrolle, Steuerung

aller Prozesse im OP

IT-Vorteile

Volle Integration in das SAPs

Direkter Aufruf aus dem SAP IS-H

Direkte Scanneranbindung an SAP

Verwaltung der User mit bekannten SAP-

Prozessen

Nur eine Benutzeroberfläche (SAP) und so-

mit kein Medienbruch

Keine redundante Datenhaltung

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Rufen Sie uns an – wir informieren Sie gerne! Kontakt

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