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Institute of Computer ScienceChair of Communication Networks

Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia

Vorlesung

Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Prof. Dr. Harald Wehnes

Veranstaltung 8 – Teil 1 (15.06.2015)Projektkommunikationsmanagement und Projektmarketin g

SS 2015

2 2Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2

Agenda (15.06.2015)

� Organisatorisches

� Ergebnis der Vorlesungsevaluation

� Abnahme der Pre-Prototypen und Lösungen der Aufgabe 7 (PL der Teams 5-9)

� Projektkommunikation

� Projektmarketing

� Aufgabe 8: Projektkommunikation und Marketing

Heute Videoanalysen vom 8.6. und 15.06.2015


Termine: Änderung

� Vorträge

� Abschlussveranstaltung (Dauer: ca. 2,5 h): 13.07.2015, 13:00 Uhr

� Klausur (Dauer: 80 Minuten): 20.07.2015, 11:00 Uhr (10:30)

� PM-Zertifizierung (Dauer: 120 Minuten): 20.07.2015: 15:00 Uhrweiterer Termin bei Bedarf

Team 27.04.2015 04.05.2015 18.05.2015 01.06.2015 08.06.2015 15.06.2015 22.06.2015 29.06.2015 06.07.2015 13.07.2015

Pre-Prototype-

Abnahme Projekt-Abnahme

1 x x x x x x

2 x x x x x x

3 x x x x x

4 x x x x x x

5 x x x x x x

6 x x x x

7 x x x x x x x

8 x x x x x x x

9 x x x x


Vorlesungsevaluation: Ergebnisse

Frage 1 2 3 4 5 Gesamt

Vortrag / Präsentation verständlich? 7 12 2 2 0 1,96

Vorlesungsinhalte 5 6 9 1 2 2,52

Folien-Qualität 6 9 3 4 1 2,35

Beispiele (und Workshop-Teile) 3 8 8 3 1 2,61

Genutzte Zeit für Beispiele angemessen 5 3 10 4 1 2,70

WueCampus2 Kursraum 9 11 1 1 1 1,87

Roter Faden ist erkennbar 6 8 5 2 2 2,39

Rahmenbedingungen für Projektarbeiten 2 9 6 5 1 2,74

Sind die Pausen in der Vorlesung angemessen? 6 5 3 6 3 2,78

Relevanz der Veranstaltung für das Berufsleben 7 9 4 1 2 2,22

Gesamtbewertung 3 13 4 2 1 2,35


Vorlesungsevaluation: Was ist besonders gut an der Veranstaltung und sollte ausgebaut werden?

� Gute Balance von Praxis und Theorie

� Sehr gute Inhalte, angenehmes Tempo, verständliche Vermittlung der Inhalte, direkte Anwendung der Inhalte auf das eigene Projekt

� MS-Project-Einbindung ist sehr hilfreich und sollte viel früher beginnen. Z.B. die Zeiteinteilung wäre hiermit viel einfacher möglich und es kommt später nicht zu irgendwelchen Ressourcenüberlastungen

� Wertvolle Tipps für das Berufsleben. Sehr praxisorientierte Vorlesung. Dozent wirkt sehr kompetent. Man lernt etwas fürs Leben

� Workshop-Teile: Sie sind sinnvoll, weil man so in der Vorlesung merkt, ob man die Aufgaben richtig verstanden hat. Zukünftig vllt. Hinweis auf nötige Unterlagen vom Projekt


Vorlesungsevaluation: Was ist nicht so gut und könnte wie verbessert werden?

� Keine klare Regelung für Pausenzeiten in der Vorlesung (z.B. 20 min Pause nach 90 min Vorlesung) für Mensabesuch / keine Pausen kurz vor Ende der Vorlesung

� Teilweise werden Themen erst spät eingeführt, wie die MTA, die dann rückwirkend bearbeitet werden müssen. (bei Bearbeitung kein Wissen über Auswirkungen auf das Projekt)

� Microsoft Project ist etwas überzogen und zu umfangreich für "kleine" Projekte

� Teilung der 4h Vorlesung in 2h Vorlesung und 2h Übungsteil an verschiedenen Tagen aufsplitten

� Abgaben am Freitag zu früh, da unter der Woche oft keine Möglichkeit für Treffen besteht

� Ergebnisse der Studenten härter und kritischer bewerten, so wie in der Praxis üblich


Vorlesungsevaluation: Wünsche

� Mehr Zeit für Teamfindung (nicht direkt in der 1. Vorlesung) und nicht Teammitglieder wild zusammenwürfeln, wenn nicht nötig

� Mehr Zeit für Auswahl des Projektes

� Zeit des Semesters besser nutzen und nicht nur die 12 Wochen der Vorlesungszeit. Projekte bis zum Ende des Semesters laufen lassen für bessere Ausarbeitungen und höhere Qualität für eventuelle Ausgründung.

� Nach Abschluss der Planung weniger Theorie-Aufgaben, um mehr Zeit für eigentliches Projekt zu haben.

� Anwesenheitspflicht abschaffen. Eine interessante Vorlesung würde auch ohne Zwang gut besucht werden.

� Beispielaufgaben ähnlich zur Klausur zeigen, um Vorstellung zu bekommen, was erwartet wird


Vorlesungsevaluation: Erste Änderungen

1. Feste Pausenregelung

� 13:45 – 14:15

2. Verlängerung Abgabefristen

� NEU: Von Freitag 24:00 � Samstag 24:00

3. Vorlesungsunterlagen: NEU pro Vorlesung 1 Datei

4. Optimierung Website

� Templates, die für Aufgaben erforderlich sind, stehen bei den Aufgaben (und nicht mehr bei den Vorlesungsfolien) – für jede Übung ein Ordner


Aufgabe 7: Projektrisikomanagement

Führen Sie eine Risikoanalyse mit Maßnahmenplanung zur Risikobegegnung durch:

1. Identifizieren Sie die größten Risiken (mind. 4) Ihres Projektes

2. Beschreiben Sie diese Risiken und geben Sie die Risikoart, Ursachen und Auswirkungen an (Risiko-Tabelle)

3. Führen Sie eine quantitative Bewertung von mindestens 3 Risiken durch: Eintrittswahrscheinlichkeit, monetäre Schadens- und Risikowerte

4. Planen Sie zu diesen Risiken präventive (risikovermeidende) und/ oder korrektive (schadenmindernde) Maßnahmen – mit Kostenschätzungen

5. Treffen Sie Entscheidungen zur Umsetzung der Maßnahmen – mit Festlegung der Verantwortlichkeiten und Termine

6. Führen Sie eine Neubewertung der Risiken auf der Basis der erwarteten Maßnahmeneffekte durch

+ Abnahme Pre-Protoypen


Agenda (15.06.2015)






� Aufgabe 8: Projektkommunikation

Heute Videoanalysen vom 8.6. und 15.06.2015


Agenda (Projektkommunikationsmanagement)

� Kommunikationsmodelle und -theorien

� Sender-Empfänger-Modell

� Eisberg-Modell

� 4-Ohren-Modell

� Regeln für gute Kommunikation

� Projektkommunikationsmanagement

� Kommunikationsplan

� Projektbesprechungen

� Strukturiertes Meeting Management

� Praxis-Beispiel


Des Bären Todesliste!

Große Aufruhr im Wald!

Es geht das Gerücht um, der Bär habe eine Todesliste. Alle fragen sich, wer denn nun da drauf steht. Als erster nimmt der Hirsch allen Mut zusammen und geht zum Bären und fragt ihn:

“Sag mal Bär, steh ich auch auf deiner Liste?”

“Ja,” sagt der Bär “auch dein Name steht auf der Liste.”

Voller Angst dreht sich der Hirsch um und geht. Und wirklich, nach zwei Tagen wird der Hirsch tot aufgefunden.

Die Angst bei den Waldbewohnern steigt immer mehr, und die Gerüchteküche um die Frage, wer denn nun auf der Liste stehe, brodelt. Der Keiler ist der erste, dem der Geduldsfaden reißt und der den Bär aufsucht, um ihn zu fragen, ob er auch auf der Liste stehen würde.

“Ja” antwortet der Bär “auch du stehst auf der Liste”.

Verängstigt verabschiedet sich der Keiler vom Bären. Und auch ihn fand man nach zwei Tagen tot auf. Nun bricht die Panik bei den Waldbewohnern aus. Nur der Hase traut sich noch den Bären aufzusuchen.

“Bär, steh ich auch auf der Liste?”“Ja, auch du stehst auf der Liste”“Kannst du mich da streichen?”“Ja klar, kein Problem!”

Die Moral von der Geschicht’: Kommunikation ist alles!


Sender-Empfänger Modell (nach Shannon -Weaver)

Sender Empfänger

Übertragungskanal

Übertragungskanal

Nachricht

Feedback

Sender� Setzt den Prozess in Gang� Formuliert die Nachricht� Wählt Übertragungsmedium

Empfänger� Nimmt die Nachricht entgegen� Entschlüsselt die Nachricht

Übertragungskanal: Verbindung zwischen Sender und Empfänger

Feedback: Empfänger sendet ein Signal (Reaktion) zurück


Kommunikation ist nicht immer einfach!

Zwischen Sender und Empfänger lauern potentielle Kommunikationsstörungen

Konrad Lorenz (Verhaltensforscher)• „gedacht” ist nicht gesagt…

• „gesagt” ist nicht gehört…

• „gehört” ist nicht verstanden…

• „verstanden” ist nicht einverstanden…

• „einverstanden” ist nicht gekonnt…

• „gekonnt“ ist nicht getan…

• „getan” ist nicht behalten…

• „behalten“ ist nicht beibehalten…

Internationale Projekte: Kulturelle Unterschiede!


Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor

Der Empfänger bestimmt die Botschaft:Nicht das, was gesagt wird, ist entscheidend, sondern das, was beim Empfänger ankommt!

Sender Empfänger

FilterBeabsichtigteBotschaft

Erhaltene Botschaft (Gefiltert)

„ Ich weiß nicht, was ich gesagt habe, bevor ich nich t die Antwort des anderen darauf gehört habe .“ (Norbert Wiener, Mathematiker)


Grundregeln (Axiome) der Kommunikation (nach Paul Watzlawick)

1. Man kann nicht nicht kommunizieren

2. Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt. Der Beziehungsaspekt bestimmt den Inhaltsaspekt.

3. Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung Wenn zwei Personen sprechen oder handeln, so bedingt das Verhalten der einen Person das Verhalten der anderen. Dabei erleben beide oft das Verhalten der anderen Person als Ursache des eigenen Verhaltens.

4. Menschliche Kommunikation bedient sich analoger (Inhaltsaspekt) und digitaler (Beziehungsaspekt) Modalitäten. Es ist nicht wichtig, was A sagt, sondern wie es bei B ankommt

5. Kommunikation ist entweder symmetrisch oder komplementärje nachdem ob die Beziehung zwischen den Partner auf Gleichgewicht oder Unterschiedlichkeiten beruht

Quelle: www.paulwatzlawick.de


Eisbergmodell

Sachebene (bewußt): WAS wir kommunizieren (Fakten, Argumente)

Projektleiter, die sich nur auf die Sachebene (= Inhaltsebene) konzentrieren, übersehen die menschlichen Bedürfnisse, Erwartungen und Gefühle � Stakeholdermanagement

Beziehungsebene(mehr oder weniger unbewußt): WIE wir kommunizieren(Form, Art und Weise)


4-Seiten -Modell nach Schulz von Thun

Sachebene

Beziehungs-ebene

ApellSelbst-offen-

barung Nachricht

Erweiterung und Verfeinerung des Sender-Empfänger Modells (synonym Nachrichtenquadrat, Kommunikationsquadrat, Vier-Ohren-Modell)Jede Nachricht besteht aus 4 Seiten (v. Thun)

SenderEmpfänger


Darstellung als 4-Ohren -Modell (Schulz von Thun)

Quelle: Wikipedia

Darstellung aus Empfängersicht


Beispiel: Wir sind eine Woche hinter dem Termin

„ Wir sind eine Woche hinter dem Termin“

(PL)

Sachebene :„Wir haben

eine Verzögerung

von einer Woche“

Apell :„Ich erwarte,

dass die Verzögerung

durch verstärkten

Einsatz aufgeholt wird“

Beziehungs-ebene :

„Ich bin von Euch sehr enttäuscht"

Selbstoffen-barung:

„Damit bin ich nicht

einverstanden“

Interpretation A


Beispiel: Wir sind eine Woche hinter dem Termin

„ Wir sind eine Woche hinter dem Termin“

(PL)

Sachebene :„Wir haben

eine Verzögerung

von einer Woche“

Apell :„Macht weiter so wie bisher“

Beziehungs-ebene:

„Ihr macht gute Arbeit"

Selbstoffen-barung:„Ich bin

erleichtert, dass es nicht

mehr ist“

Interpretation B


Workshop: 4-Ohren -Modell

"Ich kann den aktuellen

Statusbericht nicht finden“

(PL)

Sachebene :Der Bericht ist nicht da, wo

ich ihn erwartet habe

Apell :Sagt mir wo

der Bericht ist.

Beziehungs-ebene:

Ich bin sehr enttäuscht

Selbstoffen-barung

Ich erwarte, dass der Bericht

eingepflegt wurde.


Kommunikation: wichtige PL -Fähigkeit

Nach Bohinc (2008) ist die Kommunikation die wichtigste Fähigkeit für einen erfolgreichen Projektmanager

� Beschreibung: Kommuniziert engagiert, fasst Ergebnisse zusammen, stellt Fragen, um Sachverhalte zu klären, ist ein geschätzter Gesprächspartner für Mitarbeiter und Kunden

� Regeln für gute (Projekt-)Kommunikation� Höre aktiv zu � Stelle Fragen

„Bad leaders have all the answers; good leaders have the best questions“

� Stelle sicher, dass Dein Gesprächspartner Dich verstanden hat� Wähle sorgsam, was Du sagst und tust, damit andere Dich verstehen � Beachte Körpersignale � Kommuniziere in der „ich“-Form statt „man“ � Sprich Deine persönlichen Eindrücke und Wünsche klar aus � Gib Denkanstöße


Projektkommunikationsmanagement

� Kommunikationsplanung � Anforderungen der Stakeholder� Kommunikationstechnologie � Kommunikationswege

� Projektreporting (Fortschrittsberichtswesen) � Sammeln und aufbereiten von Fortschrittsinformationen:

Statusreports, Trendanalysen, EVAs usw.� Planfortschreibungen erarbeiten und kommunizieren

� Administrativer Abschluss� Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine Projektphase

oder den Projektabschluß zu formalisieren

� Informationsverteilung� Termingerechte Bereitstellung relevanter Informationen

Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor

Kommuni-kations-

plan


Interne und externe Kommunikation

� Projekt-interne Kommunikation(Informationen innerhalb des Projektteams) � Sämtlich Planungsunterlagen� Projektteam-Besprechungen � Rückmeldungen von Projektmitarbeitern,

AP-Verantwortlichen und Teilprojektleitern� Rückmeldung über Ergebnisse von Besprechungen

mit Externen, LA-Meetings u.ä.

� Projekt-externe Kommunikation(Informationen, die an Stakeholder außerhalb des Projektes gegeben werden) � Berichte (Status, Abschluss)� Präsentationen� Marketing-Maßnahmen


Kommunikationsplanung

� Planungsziel: Projektstakeholder zeitnah, angemessen, proaktiv und ehrlich über den Projektfortschritt und besondere Projektereignisse informieren

Informationswege und -verantwortliche

� Sender und Empfänger der Informationen

� Informationsinhalte� Rahmen: Sitzung,

Pressekonferenz, Kongress/Fachtagung

Informationsarten und -medien

� Mündlich: Vorträge, Einzelgespräche, Meetings

� Schriftlich: Mail, Brief Projektplattform, Unter-nehmensnachricht

Informations-häufigkeit

� Zeitpunkte� Periodische Termine� Anfängliche,

wiederholte und abschließende Kommunikation

� Planungskomponenten


WEN Stakeholder

WAS Inhalte

WIE Form/ Maßnahmen/Dokumententyp

WER Verantwortlicher

WANN Termine

Systematische Kommunikationsplanung: 5 W -Fragen


Wie?Was?

Startinformationen

Statusberichte

Entscheidungen

Erfolgsmeldungen

Ergebnisse

Projektabschluss

Roll-Out

Wen?

Mitarbeiter

Führungskräfte

Vorstand / Steuerkreis

Lenkungsausschuss

Leiter der UE

Ressortdirektoren

Personalrat

Selbstverwaltung

Feedback

Externe

Intranet/Internet

Telefon

Flyer

Marktplatz

Pers.versamml.

PM-Portal

Wikis

Film, Video

MA-Zeitung

E-Mail

Brief

Gem. Laufwerk

Poster

Forum

Präsentation

Gespräche

Konferenzen

Web-/Tel-Konf.

Messen

Presseartikel

Pressekonf.

Anzeigen

Event

Veranstaltung

P-Name, Logo

Projektmotto

Schw. Brett

Planungen

Kommunikations-Baukasten


Wann? Was? Wer? Wie?

Projektbeginn

Im Projektverlauf

Projektinhalte

Zwischen-ergebnisse

PMO (Zentrales Projektbüro)

Projektleitung

Intranet

Persönlich Intranet

Wen?

Alle Mitarbeiter

Steuerkreis, LA, Leiter UE, alle Stakeholder

Projektende Ergebnisse Projektleitung Intranet Alle Mitarbeiter

Darüber hinaus weitere Info-Pflichten – abhängig vom Projekt

Kommunikationsplan


Projektkommunikationsplan / -matrix

Der Bedarf an Kommunikation jedes einzelnen Stakeholders wird ermittelt und in einer Kommunikationsmatrix zusammengefasst:� Inhalte / Botschaften � Erwartete Wirkung � Kommunikationsmedium � Verantwortlicher � Beteiligte � Termin / Frequenz � Status

Beispiel:

Vgl. Vorlage Kommunikationsplan.xls

ZielgruppeInhalte/

Botschaften erwartete Wirkung

Kommunikations-medium

Verantwort-licher

BeteiligteTermin /

Frequenz Status

VeranstalterPrototyp testen

+ Feeback einholen

Verbesserungs-vorschläge

Meeting AK Team 30.06.noch nicht begonnen

Auftraggeber StatusberichtUnterstützung des

Projektes Status-Template PL Team 14-täglich Läuft

GästePrototyp testen

+ Feeback einholen

Verbesserungs-vorschläge

Fragebogen, Interview

AK Team 30.06.noch nicht begonnen

Drittanbieter (z.B. Paypal)

Richtlinien zur Einbindung

Funktionsfähigkeit des Prototyps

Website HT RS 15.5. In Arbeit


Workshop: Projektkommunikationsplan

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für Ihr Projekt Planen Sie beispielhaft eine Kommunikationsmaßnahme für einen besonders wichtigen externen Stakeholder (Zeitansatz: 10 Minuten)

Vorlage: Kommunikationsplan.xls

ZielgruppeInhalte/

Botschaften erwartete Wirkung

Kommunikations-medium

Verantwort-licher

BeteiligteTermin /

Frequenz Status


Stakeholder Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Medi en

Inhalt V P Z PR: PräsentationSteuerkreis Medium PR PR PR Int: intro:Vorstand Verantwortlichkeit A P P O-D: ODIN-Direktoren RS

Status erl. erl. erl. O-A: ODIN-Artikel

Inhalt V TE P PIN: PINDirektoren Medium PR O-D PR NL: NewsletterDLZ-Leiter Verantwortlichkeit A P P PP: PM-Portal

Status erl. erl. erl. G: Gespräche

Inhalt V P WS: WorkshopGPR Medium PR PIN

Verantwortlichkeit A P InhalteStatus erl. in 2007 V: Vorinformation

Inhalt P S: StartinformationVZB-Leiter Medium PR P: Projektvorstellung

Verantwortlichkeit P Z: ZwischeninformationStatus erl. R: Rolloutplan

Inhalt V P P S Z TE: Testergebnisse APSIT-Mitarbeiter Medium WS WS WS PR PR

Verantwortlichkeit A A A P P VerantwortlicheStatus erl. erl. erl. erl. erl. A: Auftraggeber

Inhalt S TE P: ProjektleiterAlle Medium O-A O-D TPL: Teilprojektleiter Qualifizierung

Verantwortlichkeit P + ZPB PStatus erl. erl.

neu gegenüber Planung

Praxisbeispiel: Kommunikationsmatrix NIMBUS


Praxisbeispiel: Projektkommunikationsmanagement

� Workshop "Collaboration" Festlegung der Projekt-internen Kommunikationstechnik

� Workshop "Kommunikationsplan" zur Erstellung des Kommunikationsplans der externen Kommunikation

� Umsetzung der Maßnahmen

� Prüfung der Ergebnisse, Anpassung und Weiterentwicklung des Kommunikationsplans � TOP „Projektkommunikation“ auf der Agenda der Status-Meetings � Teilprojekt „Qualifizierung und Kommunikation“


Relevanz der Kommunikationsformate und ihre tatsächliche Nutzung (Studie)

Quelle: Katja Nagel: Anspruch und Wirklichkeit der Projektkommunikation - eine empirische Studie unter Projektmanagern. projektMANAGEMENTaktuell, 3/2013, S. 29 - 31


Projekt-interne Regelkommunikation

� Spielregeln zur Zusammenarbeit und zur Kommunikation� Termine und Ort von Besprechungen � Protokoll: Führung und Verteilung � Austausch und Ablage von Dokumenten

� Eskalationswege� Wie ist das Vorgehen bei Problemen oder Unklarheiten?

� Sonstige Kommunikationsrichtlinien� Projektordner zur Dokumentenablage� Projekt-Portal, ggf. Unterportale für Teilprojekte

– Projektinformationen (Projektereignisse, Veranstaltungen)– Dokumentenablage (mit Versionierung)– Projektlisten: ToDo-, Risiko-Listen– Wichtige Links

� Mail-Verteiler� Wikis� Foren


Praxisbeispiel: Projekt-interne Kommunikation


Praxisbeispiel: Geregelte Eskalation

PMA

TPL

PL

GF Projekt-Pate

Lenkungs-ausschuss

gemäßSpielregeln


Praxisbeispiel: Projektordner

Namenskonventionen für Dateien


EinsatzregelnAlle Projektmitarbeiter haben • lesenden Zugriff auf alle

Informationen und Dokumente• schreibenden Zugriff auf

ihre Teilprojektseiten

Praxisbeispiel: Projektportal NIMBUS


Praxisbeispiel: Standardisierte Projekt-Website (kubus IT)


Projektbesprechungen

Projekt-besprechungen

Regelmäßige

Ergebnis-gesteuerte

Ereignis-gesteuerte

� Zum direkten Informationsaustausch� Grundlage einer gezielten Projektsteuerung

– insbesondere bei Schwierigkeiten –

Fest vereinbarte Termine (Jour fixe) für Statusbesprechungen

Entscheidungen über den Start/ Abschluss von Phasen/Meilensteinen

Sonderthemen aus dem Projektverlauf; Zusammenkunft wegen eines uner-warteten Ereignisses (z.B. einer Krise)


Regelmäßige Projektbesprechungen

� Ziel: Ermittlung des ProjektstatusProjektstatus-Sitzungen (PSS)� Kernteam-Meetings� Teilprojekt-Meetings

� Zeitpunkt: Regelmäßigz.B. wöchentlicher, 14-tägiger, monatlicher Jour-fixe

� Hauptaufgaben� Projektstatus feststellen� Diskussion von Problemen (problem of the day, PoD)� Informationen austauschen� Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) besprechen � Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiten� Teamgeist fördern und Motivation steigern� Stakeholder-, Risiko-, Kommunikations- und Qualitätsmanagement� Vorbereitung von Lenkungsausschuß-Sitzungen und Projekt-Events


Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen

� Ziel: Treffen von Entscheidungen� Teilnehmer: Lenkungsausschuss, PL, Controller� Zeitpunkt: Wichtige Ergebnisse liegen vor bzw. sollten gemäß Planung

vorliegen und sind abzunehmen

� Beispiele:� Abnahme von Meilensteinen� Freigabe der Folgephase� Unterbrechung des Projektes� Abnahme (Beendigung) des Projektes

� Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden in Beschlussvorlagen zusammengefasst

� Sitzungsergebnis: Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt (GO / NOGO)


Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen

� Ziel: Lösung von großen, unvorhergesehenen Problemen � Teilnehmer: Zusammensetzung nach Art des Ereignisses

� Bei Krisensituationen: Projektleitung, Kernteam, Auftraggeber, Lenkungsausschuss

� Meistens: Spezialistenteam, auch Nicht-Projektteammitarbeiter, zur schnellen bzw. nachhaltigen Lösung des Problems

� Zeitpunkt: im Bedarfsfall

� Beispiele� Projektkrisen� Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen

(z.B. Gesetzesänderung, Marktereignis)� Erhebliche Personalprobleme (z.B. Ausscheiden des PLs)� Erhebliche Planungsabweichungen (Zeit, Kosten, Ergebnis)� Erhebliche Liefer- und Bestellprobleme� Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme


Professionelles Meeting Management

� Sorgfältige Vorbereitungen

� Strukturierte Durchführung nach IDEE-Prinzip (Information, Diskussion, Entscheidung, Ergebnissicherung)

� Wirkungsvolle Nachbetrachtung

Checkliste: Vorbereitung� Zieldefinition� Teilnehmer� Unterlagen� ...�

�

AbgestimmteErgebnis-

Niederschrift

am Meetingende

Checkliste: Durchführung� Einstieg

� Spielregeln

� TO

� ...

�

Checkliste: Nachbetrachtung

� Ergebnisqualität � Richtige Teilnehmer� Nacharbeiten


Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings

� Vorbereitung� Oberziel und Einzelziele je Thema festlegen� Tagesordnung – möglichst mit Zeitfenster pro Thema � Ermittlung der erforderlichen Teilnehmer� Organisation des Meetings: Räumlichkeiten, Einladung � Vorbereitungsarbeiten festlegen, verteilen und monitoren

� Durchführung� Klare und informative Eröffnung

(Ziele, Themen, Tagesordnung, ggf. Vorstellung der Teilnehmer)� Moderation des Sitzungsablaufs:

Information � Diskussion � Entscheidung � Ergebnissicherung � Einhalten des Zeitrahmens je Thema� Festhalten von Ergebnissen, ToDos und offenen Punkten� Verteilung der Ergebnisdokumentationen� Abschlussrunde am Meeting-Ende

� Nachbereitung� Nachbetrachtung: Was war gut? Was könnte beim nächsten Mal besser

gemacht werden? Weitere Meetings erforderlich? � Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen


Mit „Problem of the day“spannende, Ergebnis-orientierte Besprechungen

Alternierend

� Präsenzmeeting

� Webkonferenz


Besprechungskultur: 10 Gebote

1. Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel

2. Jede Besprechung hat eine Tagesordnung

3. Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer

4. Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung

5. Jede Besprechung erfordert einen Moderator

6. Jede Besprechung erfordert pünktliche Teilnahme

7. Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln

8. Jede Besprechung hat klare Ergebnisse

9. Zu jeder Besprechung gibt es am Besprechungsende (oder zeitnah dazu) eine abgestimmte Niederschrift mit den Ergebnissen und einer ToDo-Liste

10. Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen


Praxisbeispiel: Projektstatus Meetings

� 14-täglich

� alternierend

� Präsenzsitzung

� Webkonferenz

� Prozess

� Bereitstellung eines Folienskeletts

� Jeder TPL stellt ein

– TP-Status

– Entscheidungsvorlagen

– Sonderthemen

� Vervollständigung des Foliensatzes in der Besprechung

� Beispiel Kernteam-Meeting

Templates� TP-Status� Entscheidungsvorlage


Agenda (15.06.2015)






� Aufgabe 8: Projektkommunikation und Marketing

„Der Erfolg eines Projektes hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab:1. Glück und2. einem tollen Projektnamen“

Scott Adams: Das Dilbert-Prinzip


Ziele des Projektmarketings

� Akzeptanz für das Projekt wird geschaffen

� Vertrauensbasis für störungsfreies Arbeiten

� Optimale Unterstützung für das Projekt

� Spannungen und Konflikte werden proaktiv vermieden

� Wertigkeit/Bedeutung des Projektes wird gesteigert

� Motivation der Projektmitarbeiter wird erhöht

� Offene Information über das Projekt

� Schafft Vertrauen

� Verhindert Gerüchteküche und Unsicherheiten bei Personen, die im Projekt nicht mitwirken, aber vom Projekt betroffen sind

Motto: „Tue Gutes und rede darüber“


Projektmarketing sorgt für Akzeptanz des Projektes

1. Stakeholder

-Analyse

2. Marketing-Planung

3. Plan-umsetzung

4. Controlling

0. Projekt-marketing-Planung

5. Erfahrungs-sicherung

Festlegung vonVerantwortlichkeiten

und Vorgehen für das Projekt-

Marketing Liste der Marketingmaßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Terminen

P.-Marketing erfordert Zeit und Ressourcen� Angemessenheit!


Projektmarketing: Inhalte

� Motivation für den Sinn und Nutzen des Projektes mit Begeisterungvermitteln

� Inhalte

� Allgemeine Informationen zum Projekt (Projektziele, Projektorganisation, Terminrahmenplanung u.ä.)

� Welche Erwartungen haben die einzelnen Zielgruppen?

� Welchen Nutzen hat die jeweilige Zielgruppe vom Projektergebnis?

� Konsequenzen

� Jeweils Zielgruppen-spezifische Darstellungen

� Wichtig: Offene und umfassende Information

� Projektmarketing ist Aufgabe aller Teammitglieder


Projektmarketing -Tipps: Projektstart-Marketing

� Projektname

� Einprägsamen Namen fürs Projekt erfinden

� Projektlogo, Projektmotto

� Projektname, Logo und Motto in allen schriftlichen bzw. visuellen Medien verwenden

� Unterstützer im Top-Management gewinnen

� Projekt gezielt öffentlich bekannt machen

� Intranet

� Mitarbeiterzeitung

� Informationsblatt oder Broschüre über das Projekt

� Informationspolitik nach außen mit dem Projektteam festlegen!

� Wer darf Informationen nach außen geben?

� Unstimmigkeiten und Konflikte werden im Team geregelt


Projektmarketing -Tipps: Laufende Marketingmaßnahmen

Inhalte: Laufende Information über das Projekt und dessen Fortschritte, z.B. wichtige Zwischenergebnisse

� Informationsveranstaltungen (zielgruppenspezifisch)

� TOP-Management

� Betroffene Fachbereiche

� Personalrat

� Stets aktuelle Intranet-Seite /-Informationen

� Projektinformationsblatt, Projektzeitung (bei Großprojekten bzw. Programmen)

� Projekten mit hoher Außenwirkung: ggf. Pressemeldung

TOP bei Jour Fixe-Sitzungen des Kernteams, ggf. mit zusätzlichen Beteiligten


Projektmarketing -Tipps: Projektabschluss-Marketing

� Abschlussveranstaltung mit den wichtigsten internen Entscheidungsträgern

� Präsentation der Projektergebnisse

� Bekanntgabe der Projektergebnisse

� Intranet

� Mitarbeiterzeitung

� CD-ROM

� Fachzeitschriften

� Bei Projekten mit hoher Außenwirkung: Pressemitteilung bzw. -konferenz


Praxisbeispiele

Sachkosten sparenstatt Personalkosten

Projektname Projektmotto Projektlogo

KostenmanagementOutput System (KOS)

Projekt hat VorfahrtProjektmanagementOptimierung (PMO)

Mitarbeiterbefragung2006 (MAB 2006)

Wissen was bewegt!

Pro

jekt

star

t


Praxisbeispiel: KOS

� Projektziele� Kostenreduktion im Bereich Output Systeme � Abbau von Output Systemen (25% in 12 Monaten)� Einführung Multifunktionsgeräte (kopieren, drucken, scannen, faxen)

� Projektname� Projektlogo� Projektmotto

� Maßnahmen & Medien� Intranet, Rundschreiben, Mails, Präsentationen, TOP bei Tagungen,

Kickoff-Veranstaltung, Anwender-Feedback u.a.

� Weitere Kernbotschaften� Faires, Kennzahlen-basiertes Vorgehen (bedarfsgerecht!)� Räumliche und persönliche Besonderheiten werden berücksichtigt


Workshop Projektmarketing: Produkt-Motto

Erfinden Sie ein Motto für Ihr innovatives Produkt (Zeitansatz: 10 Minuten)

Team 1:

Team 2:

Team 3:

Team 4:

Team 5:

Team 6:

Team 7:

Team 8:

Team 9:


Best Practice: Projekt-Marketing

AOK Bayern nutzt neue Technologien innovativ für Kostenmanagement und Prozessoptimierung

Veröffentlichungen� Presseinformation� Intranet� Internet� Mitarbeiter-Zeitschrift� Versicherten-Zeitschrift� Arbeitgeber-Zeitschrift


Praxisbeispiel: NIMBUS (1/3)

Bewerbung „Deutscher Project Excellence Award“

Artikel in Mitarbeiter-Zeitschrift

Veröffentlichungen� Intranet� PM-Vorlesung Uni Würzburg � Projektmanagement-Schulungen (intern)� Konferenzvorträge � Publikationen� Case Study mit Lieferanten� ...



Preisträger „Deutscher Project Excellence Award“



Finalist „International Project Excellence Award 2009“

� Video Helsinki

Vorträge • Al Ain, VAE • Bamberg• Bonn• Christchurch, NZ• Frankfurt • Helsinki• München• ...


Aufgabe 8: Kommunikation und Marketing

Führen Sie eine Projektkommunikationsplanung durch: 1. Erstellung eines Kommunikationsplans (Kommunikationsmatrix)

mit ca. 5 – 7 Maßnahmen für die wichtigsten StakeholderVorlage: Projektkommunikationsmatrix.xls

2. Entwicklung eines Logos und eines Mottos für Ihr Projekt(-Produkt)

3. Erstellung Projekt-Exposé für die Projektbroschüre 2015Vorlage: Expose_Team_x.docx

Team x: < Projektname >1. Projektteammitglieder

2. Kurzbeschreibung des innovativen Produktes

3. Businessplandaten� Zielgruppe� Kundennutzen� Alleinstellungsmerkmal� Marktpotenzial


Gliederung der Präsentation (Vorschlag)

� Agenda

� Kurzvorstellung des Projektes (Steckbriefdaten)

� Vorstellung des Pre-Prototyps (nur Teams 1 – 4)

� Projektkommunikation und Marketing

� Kommunikationsplan

� Projektlogo

� Projektlogo


Termine zur Aufgabe 8

20.06.2015 UploadsPräsentation: A8_Team_x.ppt

6. JF Protokoll: P5_Team_x.doc

Projektbericht: Projektbericht_4_2_Team_x.doc

22.06.2015 (Vorlesung) Präsentation: Projektleiter der Teams 1 – 4 mit Abnahme der Pre-Prototypen


Projektbericht, Kapitel 4.2

Regelkommunikation im Projektteam

� Spielregeln : Wurden für die allgemeine Kommunikation im Team Spielregeln vereinbart? Wie lauten diese? Haben sich diese bewährt? Gibt es besondere Regeln für Meetings?

� Eskalationswege : Was passiert bei Problemen oder Unklarheiten? Wer redet mit wem?

� Sonstige Kommunikationsrichtlinien : Wie werden die JF-Treffen organisiert und dokumentiert? Wie erfolgt die Dateiablage? Wie erfolgt der Austausch von Dokumenten?

Prof. Dr. Harald Wehnes - wuecampus2.uni-wuerzburg.de · 4. Menschliche Kommunikation bedient sich...

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