Projekt IT-CO IT- Controlling - · PDF filePROJEKT IT-CO ... Beispiele für...

Projekt IT-CO IT- Controlling Konzept IT-Kostenträger und Buchungsrichtlinie

1Senatsverwaltung für Inneres IT-Kompetenzzentrum

Version 1.0.0 Final

August 05

Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie

Vorbemerkung Version 1.0.0 Final - Seite 1

Vorbemerkung Der Landesausschuss für den IT-Einsatz (LIA) hat am 17. Juni 2005 folgenden Beschluss gefasst: „Die zentrale Steuerung und Abstimmung von IT-Maßnahmen erfordert Planungs- und Kontrollmechanismen, die einen effizienten und wirtschaftlichen IT-Einsatz sicherstellen. Hierzu ist eine verwaltungsweit einheitliche IT-Kostenträgerrechnung notwendig. Durch eine Harmonisierung der internen IT-Kostenträger in den Senats- und Bezirksver-waltungen ist eine einheitliche Datenbasis für strategische Entscheidungen zu schaffen.“

Auf der Grundlage der zwischenzeitlich erfolgten Abstimmung mit den IT-Gremien – zuletzt auf der Sitzung des IT-Koordinierungsausschusses am 10.11.05 – dient das folgende Dokument als Basis für die fachliche Umsetzung des Beschlusses.

Das Dokument gliedert sich in zwei Themenblöcke: - Auf den Seiten 7-19 wird die Struktur der neuen IT-

Kostenträger dargestellt. Hierbei ist neben der Aussagefähigkeit der Daten vor allem auf den geringen Aufwand bei den Buchungen geachtet worden. Um die Mindestinformationen je Verwaltung zu erhalten, sind bis zu acht IT-Kostenträger zu bebuchen. Es ist den Verwaltungen unbenommen, weitere IT-Kostenträger für ihre internen Steuerungszwecke einzurichten.

- Das Kapitel „Buchungsregelungen“ befasst sich auf den Seiten 20-26 mit den wesentlichen Grundsätzen, die zu einem gleichförmigen Buchungsverhalten und damit konsistenten Datenbestand führen.

- In den Anlagen (Seiten 27-42) werden die Produktblätter zu den neuen IT-Kostenträgern exemplarisch dargestellt.

IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc


INHALT Version 1.0.0 Final - Seite 2

INHALT Vorbemerkung .........................................................................1INHALT .....................................................................................2

Abbildungen ..........................................................................2DOKUMENTATIONSHINWEISE...............................................3VORWORT................................................................................4

Kurzübersicht ........................................................................5Ersteller dieses Dokumentes.................................................5Hinweise zu ergänzenden Dokumenten ................................6

Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger .............................7Struktur IT-Kostenträger .........................................................9Bildung von IT-Kostenträgern .............................................. 14

Beispiele für IT-Kostenträger...............................................18Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) ........................ 20

Buchungszuständigkeiten....................................................22Verrechnung und andere Fragestellungen .......................... 23

Schema zur Kostenträgerermittlung im Rahmen der Buchung .................................................................................25Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter ...................27Anlage 2: Musterbuchungshinweis .....................................42

Abbildungen Effektivität und Effizienz.............................................................7Systemische Datenquelle für das IT-Controlling........................8IT-Kostenträgerübersicht HV und BV (Auswahl)........................9IT-Kostenträger (Kategorien) ................................................... 10Qualitätsindikatoren (Auswahl) ................................................ 13Kostenträger Bezirke ...............................................................15Kostenträger Senatsverwaltungen und nachgeordnete Behörden .................................................................................16Berlinweit bebuchbare Kostenträger (Beispiel IPV) .................17Grundsatz A: IT-Kosten ...........................................................20Grundsatz B: Kostenträger ...................................................... 20Grundsatz C: Zuordnung .........................................................20Grundsatz D: Verfahrensunabhängige Infrastruktur ................20Grundsatz E: Zuordnung .........................................................20Grundsatz F: Produkt / Projekt ................................................21Grundsatz G: Rechnungsbearbeitung .....................................21Zuordnung von Rechnungen zu IT-Kostenträgern................... 25Zuordnung von Zeitanteilen zu IT-Kostenträgern ....................26



DOKUMENTATIONSHINWEISE Version 1.0.0 Final - Seite 3

DOKUMENTATIONSHINWEISE

Alle Informationen in diesem Dokument stellen bis zu ihrer endgültigen Verabschiedung durch die Senatsverwaltung für Inneres Arbeitsunterlagen dar, die vorläufigen, nicht verbindlichen Charakter haben. Die Verwendung außerhalb des Projektes ist nicht zulässig.

Solange dieses Dokument mit dem Vermerk "Entwurf" (englisch: Draft) gekennzeichnet ist, handelt es sich ausschließlich um ein unverbindliches, internes Arbeitspapier der Autoren (siehe „Ersteller dieses Dokumentes“).

Durch den Vermerk "Vorläufig" (englisch: Proposal) wird gekennzeichnet, dass dieses Dokument zwischen den Verfassern abgestimmt ist und den Gremien zur fachlichen Abstimmung vorgelegt wurde.

Der Vermerk "Endgültig" (englisch: Final) kennzeichnet das Dokument, nachdem es durch die Senatsverwaltung für Inneres verabschiedet wurde. Der Inhalt wird damit endgültig und stellt die verbindliche Arbeitsgrundlage für die weitere Arbeit dar. Eventuell vorhandene Vorversionen dieses Dokumentes werden mit der Umsetzung der neuen Version in den Status "Endgültig" ungültig.



VORWORT Version 1.0.0 Final - Seite 4

VORWORT Dieses Dokument präzisiert den Abschnitt „Vorschläge zur Realisierung von IT-Indikatoren“ des Fachkonzeptes IT-CO für das IT-Controlling im Land Berlin hinsichtlich neu zu bildender IT-Kostenträger für die IT-Steuerung.

Ziel der berlinweiten Harmonisierung der internen IT-Kosten-träger in der Kosten- und Leistungsrechnung ist die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis. Diese dient als Grundlage für das Planungs- und Berichtswesen, das verwaltungsinterne Vergleiche ermöglicht, Effizienz- sowie Effektivitätspotentiale aufzeigt und somit die Datenbasis für Entscheidungen ist. Mit diesem Schritt wird der Senatsbeschluss vom 26.03.2004 (Drucksache 15/2551) bzgl. der Vereinheitlichung von Produkten in der Hauptverwaltung und den Bezirksverwaltungen für IT-Kostenträger umgesetzt. Weiterhin wird der Beschluss der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre aus der Sondersitzung zur Weiterentwicklung der KLR vom 28.02.2005 erfüllt.

Basierend auf den Ergebnissen mehrerer Workshops mit Teil-nehmer(innen) der bezirklichen Geschäftsstelle Produktkatalog, den Senatsverwaltungen für Finanzen und Inneres sowie Einzelgesprächen mit IT-Managern und IT-Verfahrensverantwort-lichen wurde das Dokument in einer ersten Fassung im November 2004 erstellt. Im Rahmen der Tätigkeit der Arbeitsgruppe KLR, die sich aus Mitarbeitenden der Bezirke Charlotten-burg-Wilmersdorf, Friedrichshain-Kreuzberg und Reinickendorf sowie den Senatsverwaltungen für Finanzen und Inneres (einschließlich Polizei, LVwA und LABO) und der GS Produktkatalog zusammensetzt, wurde im ersten Halbjahr 2005 eine schrittweise Verfeinerung des Konzeptes vorgenommen. Die Umsetzung des neuen Kostenträgermodells, unter Beachtung des Produktänderungsverfahrens, sollte ab 2006 erfolgen und dann alle heutigen IT-Kostenträger ersetzen.

Das Dokument ist gegliedert in die Themenblöcke: Darstellung der Strukturierung der neuen IT-Kostenträger sowie Festlegung von Buchungsstandards (Buchungsrichtlinie).

Das Kostenträgermodell und die Buchungsrichtlinie werden seit Januar 2005 durch verschiedene Verwaltungen im Pilotbetrieb getestet. Den am Pilotbetrieb teilnehmenden Verwaltungen wird für Ihr Engagement ganz herzlich gedankt. Parallel zum Pilotbetrieb entwickelt die AG Berichtswesen Ansätze, um die Daten empfängergerecht aufzubereiten und zu analysieren.

Berlin, im August 2005




Kurzübersicht Das nachfolgende Papier dokumentiert den Status der Projektarbeit nach Abschluss der Tätigkeit der Arbeitsgruppe KLR. Das Dokument gliedert sich wie folgt:

- Das Kapitel "Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger" beschreibt die Ziele, die mit einer Neubildung der IT-Kostenträger verfolgt werden. Weiterhin werden die verschiedenen Datenquellen für die IT-Steuerung vorgestellt.

- Das Kapitel "Struktur der IT-Kostenträger" informiert über die bisherige strukturelle Systematik der IT-Kostenträger und stellt das Grundschaltbild für die neue berlinweit einheitliche Strukturierung vor.

- Das Kapitel "Bildung von IT-Kostenträgern" beschreibt schematisch je Verwaltung die zur Verfügung stehenden neuen IT-Kostenträger und illustriert die Darstellung mit praktischen Beispielen.

- Das Kapitel " Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie)" stellt alle wesentlichen Buchungsgrundsätze zusammen. Die Beachtung dieser Grundsätze führt zu einem gleichförmigen Buchungsverhalten und einem konsistenten Datenbestand. Darüber hinaus werden die Buchungsverantwortlichen benannt.

- Das Kapitel "Schema zur Kostenträgerermittlung" veranschaulicht die Zuordnung von Kosten anhand eines Ablaufdiagrams zum jeweiligen IT-Kostenträger.

- In den Anlagen werden die Produktblätter zu den neuen IT-Kostenträgern - entsprechend des Standards im Land Berlin exemplarisch - dargestellt.

Ersteller dieses Dokumentes Dieser Konzeptvorschlag wurde auf Basis der konzeptionellen Vorarbeiten des Projektes IT-CO erstellt. Diese Arbeitsgrundlage wurde im Rahmen der Arbeitsgruppe KLR, durch Gesprächen mit den zukünftigen Anwendern sowie den Erkenntnissen aus dem Pilotbetrieb „Neue IT-Kostenträger in der KLR“ präzisiert. Folgende Autoren waren an der Erstellung des Dokumentes beteiligt:




- Frau Claudia Radtke, Projektleiterin IT-CO (SenInn) - Frau Kati Buß (SenInn) - Frau Birgit Dickmann (SenInn) - Andreas W. Schneider, Projektleiter (AWS-CONSULTING) - Marc-Stephan Garbe (AWS-CONSULTING)

Die Autoren bedanken sich für die engagierte Unterstützung der Arbeitsgruppen-Teilnehmer(innen):

- Frau Lindner (GS Produktkatalog) - Frau Meyer (LABO) - Frau Sharghi (BA Reinickendorf) - Frau Scherler (SenFin) - Frau Schmidt (LABO / SenInn) - Frau Zimmermann (SenFin) - Herrn Drenkhahn (LVwA) - Herrn Heidenreich (PolPräs) - Herrn Richter-Blaack (SenFin) - Herrn Schrammek (LVwA) - Herrn Wöbkemeier (SenInn) - Herrn Zentgraf (BA Friedrichshain-Kreuzberg),

ohne deren Beiträge ein Konzeptvorschlag dieser Qualität nicht hätte entstehen können.

Hinweise zu ergänzenden Dokumenten Dieses Dokument steht im Kontext zu folgenden Dokumenten:

- Leitsätze IT-Controlling V1.0.0P - Fachkonzept IT-Controlling V2.8.0 - Grund- und Kennzahlen V2.2.0P


Controlling

StrategischesControlling

OperativesControlling

SteuerungsgrößeEFFEKTIVITÄT

„Die richtigen Dinge tun.“

Fragestellung:

Inwieweit erfüllen die Leistungen der öffentlichen

Verwaltung den gewünschten gesellschaftlichen Zweck?

SteuerungsgrößeEFFIZIENZ

„Die Dinge richtig tun.“

Fragestellung:

Werden die Leistungender öffentlichen

Verwaltung wirtschaftlicherstellt?


Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 7

Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger Die Zielsetzung des IT-Controllings liegt in der Bereitstellung von steuerungsrelevanten Informationen für ein übergeordnetes Steuerungsinteresse (Politik, Senat) sowie für die Planung von IT-Maßnahmen in den einzelnen Verwaltungen. Basierend auf konkreten Erkenntnissen über Effektivität und Effizienz des Verwaltungshandelns sollen konkrete Steuerungsvorschläge ableitbar sein.

i ll ie i

i lich l

Controlling

Strategisches Controlling

Operatives Controlling

Steuerungsgröße EFFEKTIVITÄT

„Die richtigen Dinge tun.“

Fragestellung:

Inw eweit erfü en dLeistungen der öffentlichen

Verwaltung den gewünschten gesellschaftlichen Zweck?

Steuerungsgröße EFFIZIENZ

„Die Dinge richtig tun.“

Fragestellung:

Werden d e Leistungen der öffentlichen

Verwaltung w rtschafterstel t?

Effektivität und Effizienz

Voraussetzung für das Erarbeiten von Steuerungsvorschlägen ist, dass interpretierbare Informationen vorliegen. Um diese Datenbasis zu erhalten, sollen berlinweit einheitliche IT-Kosten-träger konzipiert und eingeführt werden.

Damit gewinnt die Kosten- und Leistungsrechnung auch für die Steuerung interner Produkte an Relevanz. Neben den Daten der Kosten- und Leistungsrechnung stehen dem IT-Controlling als systemische Informationsbasis auch die Daten des Haushalts sowie die Daten der IT-Planungsübersicht zur Verfügung.

Die so gewonnenen Steuerungsinformationen fördern die (Kosten-) Transparenz und werden dem IT-Management und den Steuerungsdiensten zur Analyse und zum behördeninternen Vergleich bereitgestellt. Auch sollen Investitionspotentiale und Möglichkeiten zur Steigerung der oben genannten


BestandszahlenanalyseΣ Kosten / Ausgaben für IT im Land Berlin

Software, HardwarePersonal

Anzahl BildschirmarbeitsplätzeAltersraster, Ausstattungsgrad

Kosten von VerfahrenQuerschnitt: IPV, NBRFachverfahren: EWW, Basis, KVA

Kosten für IT-ProjektePhasen Konzeption, Realisierung, Betrieb

Kennzahlenvergleichebspw. Kosten / Bildschirmarbeitsplatzin Euro je Jahr (Quellen: KBST, KoopA, …)

Berlin Hamburg Bremen O Bund

960 930 1.080 980


960 930 1.080 980

Kosten &Leistungs-rechnung

Haushalts-daten

IT-Planungs-übersicht


Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 8

Effizienz- und Effektivitätsreserven im Bereich der Leistungserstellung und –bereitstellung gefunden werden.

Ausgangsbasis für diese Analysen und Aussagen ist und bleibt jedoch ein qualitativ hochwertiger Datenbestand. Die nachfolgenden Abschnitte skizzieren wesentliche Schritte, um dieses Ziel zu erreichen.

Dat

enba

sen

/ Dat

enw

ürfe

l (B

V +

HV)

sin

d Q

uelle

n fü

r …

Bestandszahlenanalyse Σ Kosten / Ausgaben für IT im Land Berlin

Software, Hardware Personal

Anzahl Bildschirmarbeitsplätze Altersraster, Ausstattungsgrad

Kosten von Verfahren Querschnitt: IPV, NBR Fachverfahren: EWW, Basis, KVA

Kosten für IT-Projekte Phasen Konzeption, Realisierung, Betrieb

Kennzahlenvergleiche bspw. Kosten / Bildschirmarbeitsplatz in Euro je Jahr (Quellen: KBST, KoopA, …)

Kennzahlenvergleichebspw. Kosten / Bildschirmarbeitsplatzin Euro je Jahr (Quellen: KBST, KoopA, …)


960 930 1.080 980

sind

Gru

ndla

ge fü

r H

andl

ungs

dim

ensi

onen

In

den

Fel

dern

…

Innovation QS-Standards Schulungsbedarf Sicherheit Personalförderung

Prozesse Prozessanalyse & -optimierung Kostenreduktion

Bürger Information Nähe Erreichbarkeit Attraktivität

Finanzen Budgetplanung & Budgetfestlegung Investplanung & Investfestlegung

Kosten & Leistungsrechnung

Haushaltsdaten

IT-Planungs-übersicht

Fundierte Datenquellen

Professionelle Controllinginstrumente

Gezielte Maßnahmen

Systemische Datenquelle für das IT-Controlling

Erste Ergebnisse aus dem Pilotbetrieb der neuen Kostenträger zeigen, dass die Nutzung der so strukturierten Daten hilfreiche Erkenntnisse liefert.

Nach Einführung der neuen IT-Kostenträger muss die Ergebnisqualität regelmäßig geprüft und gegebenenfalls eine Fortschreibung des Modells vorgenommen werden. Wir empfehlen, die heute bereits bestehenden organisatorischen Strukturen des bezirklichen Produktbildungsverfahrens - um Vertreter der Hauptverwaltung erweitert - zu nutzen.



Struktur IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 9

Struktur IT-Kostenträger Der Aufbau der ziel- und wirkungsorientierten IT-Steuerung, basierend auf Daten der Kosten- und Leistungsrechnung, bedingt die Harmonisierung der IT-Kostenträger in den Bezirks- und Senatsverwaltungen.

Die Bezirksverwaltungen haben sich über die Geschäftsstelle Produktkatalog auf einen berlinweit einheitlichen IT-Produkt-katalog verständigt, der, werden Sonderprodukte, wie KoBIT und BASIS außer Acht gelassen, nur wenige IT-Produkte umfasst:

� Infrastrukturbetreuung (Produkt# 77655) � Anwendungssystembetreuung (Produkt# 77654) � Anwendungssystembetreuung für Finanzen (Produkt#

77676) � Anwendungssystembetreuung für IT-Fachverfahren (Pro

dukt# 77656)

Blockserviceprodukt (BSP)

BSPU/IT Planung

BSPU / IT Management

Strategische Planung

Infrastruktureinführungund -änderung

IT-Entwicklung

Einführungs- und Veränderungsmanagement Rechenzentrumsbetrieb

Infrastrukturbetreuung/S

BSPU/IT Infrastrukturbetreuung

Einrichtung und Wartung PC-Arbeitsplätze

Verfahrenskoordination

Betreiben von Fachanwendungen

Betreuung spezieller Fachverfahren UHD

Help-Desk

Gesamtsteuerung spez. Verfahren

DV-Fachverfahren xyz

IT-Schulung

Praktische Ausbildungund Anleitung

IT-Projekt xyz

Blockserviceprodukt(BSP)

BSPU/IT Planung

BSPU / IT Management

Strategische Planung

Infrastruktureinführungund -änderung

IT-Entwicklung

Einführungs- und Ver-änderungsmanagement Rechenzentrumsbetrieb

Infrastrukturbetreuung/S

BSPU/ITInfrastrukturbetreuung

Einrichtung und Wartung PC-Arbeitsplätze

Verfahrenskoordination

Betreiben von Fachanwendungen

Betreuung speziellerFachverfahren UHD

Help-Desk

Gesamtsteuerung spez.Verfahren

DV-Fachverfahren xyz

IT-Schulung

Praktische Ausbildungund Anleitung

IT-Projekt xyz

Senatsverwaltungen

Bezirksverwaltungen

IT-Kostenträgerübersicht HV und BV (Auswahl)

Die Senatsverwaltungen haben im Gegensatz dazu - in Abhängigkeit des Ressorts - individuelle IT-Kostenträger gebildet, die eine Vergleichbarkeit erheblich erschweren. Über alle Senatsverwaltungen hinweg existiert nur ein Standard-Kostenträger, das so genannte Blockservice-Produkt IT (BSP IT) bzw. Uni-kats-Blockserviceprodukte (BSP/U IT). Eine Auswertung dieses




Kostenträgers zum Zwecke der IT-Steuerung ist kaum möglich, da kein einheitlicher Bebuchungsstandard vereinbart wurde bzw. eine Vielzahl unterschiedlicher Leistungen auf diesem Kostenträgers zusammengefasst wird.

Nachfolgend wird der erarbeitete Vorschlag für die Neubildung der IT-Kostenträger vorgestellt.

Grundschaltbild IT-Kostenträger

IT-Kostenträger bilden interne Produkte, Projekte und MGFs in der Kosten- und Leistungsrechnung ab.

Die neuen IT-Kostenträger werden nach Verfahren (einschließlich der verfahrensabhängigen IT-Infrastruktur) und verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur sowie deren Lebenszyklus PLAN – BUILD – RUN (Planung, Realisierung und Betrieb) gebildet.

(

(i l i

( )

un ig un ig

(i l)

l i i i

)( )

*) i l lisi i i l.

BUILD Realisierung)

Lebenszyklusphase

Verfahrensbetrieb nc . verfahrensabhäng ger

Infrastruktur)

PLAN Planung)

RUN (Betrieb

Konzeption & Realisierung verfahrens abhäng

Infrastrukturbetrieb verfahrens abhäng

IT-K

oord

inie

rung

ASB nc . verfahrensabhängiger Infrastruktur

Infrastruktur

Verfahren

Bebuchung mit qua itat ven und quant tat ven Werten.

Konzeption & Realisierung *incl. Verfahrensabhängiger Infrastruktur

Verfahrenskostenträger für d e Phasen P anung und Rea erung s nd opt ona

IT-Kostenträger (Kategorien)

Die in der Abbildung dargestellten Kostenträger-Kategorien sind wie folgt beschrieben:

IT-Verfahren …

… sind Anwendungen einschließlich der dazu notwendigen organisatorischen Konzepte und Maßnahmen. Komponenten der IT-Infrastruktur gehören soweit hinzu, als diese in einem direkten Zusammenhang zum IT-Verfahren stehen (sog. verfahrensabhängige Infrastruktur).

Es ist zwischen Fach- und Querschnittsverfahren zu unterscheiden. Fachverfahren unterstützen die Erstellung nur eines




begrenzten Spektrums von Produkten, während Querschnittsverfahren geeignet sind, allgemeine Verwaltungsaufgaben zu unterstützen und deswegen eine berlinweite Abstimmung erforderlich machen.

IT-Infrastruktur …

… umfasst Netze, Serversysteme, Endgeräte (bestehend aus Hardware, systemnahen Software-Komponenten sowie Stan-dard-Software wie z.B. Office) und Dienste, mit denen Universal- oder Hilfsfunktionen erfüllt werden (einschließlich Internet, MS-Projekt etc.), sofern diese verfahrensunabhängig sind. Darüber hinaus umfasst die IT-Infrastruktur die notwendigen organisatorischen Konzepte und Maßnahmen.

Der Lebenszyklus gliedert sich in die Phasen:

PLAN (Planung) …

… umfasst die Lebenszyklusphase der Konzeption von Infrastruktur- und Verfahrensmaßnahmen. Hierunter fallen beispielsweise konzeptionelle Leistungen, wie …

… Bedarfsermittlung … Organisatorische Maßnahmen … Information und Beratung verantwortlicher Stellen … Teilnahme an Sitzungen / Gremienarbeit … Erarbeitung von Konzepten und Richtlinien … IT-Planung (u.a. Rahmenplanung, Sicherheitsplanung und

Kapazitätsplanung, Projektplanung) … allgemeine Koordination und Steuerung … Wirtschaftlichkeitsuntersuchung / Planungsunterlage … etc.

BUILD (Realisierung) …

… umfasst die Lebenszyklusphase der Realisierung von Infrastruktur- und Verfahrensmaßnahmen. Hierunter fallen beispielsweise realisierende Leistungen, wie …

… Beschaffung (einschließlich Ausschreibung), Ersatzbeschaffung von Hard- und Software

… Erstinstallation von Hard- und Standard-Software … Erstinstallation von Fach- und Querschnittsverfahren … Software-Erstellung (Programmierung) … Software-Weiterentwicklung (Redesign)




… Hard- und Software-Roll-Out … Soft- und Hardware-Prüfung … Schulung (Einführungsschulungen) … Projektmanagement … etc.

RUN (Betrieb) …

… umfasst die Lebenszyklusphase des Betriebes der Infrastruktur und Verfahren. Hierunter fallen beispielsweise betreibende Leistungen, wie …

… Wartung von Hardware … Pflege von Software … Administration von Datenbanken … Help-Desk und Fehleranalyse … Produktionssteuerung … Datenschutz und Datensicherung … Verschrottung … Information verantwortlicher Stellen … Lizenz Management … Schulung (Nachschulungen & Vertiefung) … Betreuung der Anwendenden … etc.

Um verwaltungsübergreifende Vergleiche vornehmen zu können, müssen die zu vergleichenden Leistungen ein ähnliches Qualitätsniveau aufweisen. Das Qualitätsniveau wird durch Qualitätsindikatoren ermittelt.

Qualitätsindikatoren

Alle IT-Leistungen und IT-Vorhaben im Land Berlin verfolgen Qualitäts- und Effizienzziele.

Aus diesem Grund werden die IT-Kostenträger in einem zukünftigen Schritt mit Basisanforderungen (Vorgabewerten) hinsichtlich der Qualität „ausgestattet“. Qualitätsziele sind beispielsweise die Gewährleistung von Betriebsleistungen für Infrastruktur für eine Mindestanzahl an Stunden je Tag oder die Verfügbarkeit von User Help Desk Leistungen zu festen Zeiten. Als „Startwerte“ für Qualitätsindikatoren sind ausgewählte Kennzahlen (Arbeitsergebnis der Gruppe Berichtswesen) in die neuen Produktblätter übernommen worden.

Perspektivisch wird die Qualität der Leistungserstellung in den




Dimensionen Auftragserfüllung, Kundenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit gemessen. Hierfür sind noch die Mindestanforderungen sowie das Vorgehen zur Datenerhebung abzustimmen. Grundvoraussetzung für die Einführung von Qualitätszielen ist die Möglichkeit der hinreichend genauen Messbarkeit, sowie der Angemessenheit des Erhebungsausfwands.

Dimension Kundenzufriedenheit � Datenverfügbarkeit � Anzahl Beschwerden � Erreichbarkeit UHD � Qualität der Unterstützung � Ergonomie der Software

Dimension Auftragserfüllung � Systemverfügbarkeit � Aktualität der SW / HW � Einhaltung Projekt-Meilensteine � Ausstattungsgrad � Sicherheitsgrad

Dimension Wirtschaftlichkeit � Anzahl autom. Schnittstellen � Kosten je Bildschirmarbeitsplatz � Kosten je Verfahrenskennung � Ressourcenauslastung � Relation Plan-/Ist-Analyse

Qualitätsindikatoren (Auswahl)

Geltungsbereich der neuen IT-Kostenträger

Die neuen IT-Kostenträger ersetzen mit dem neuen Produktkatalog alle bisher in der Berliner Verwaltung1 genutzten IT-Kostentäger.

Alte IT-Kostenträger der Bezirks- und Senatsverwaltungen werden zum Jahresende „deaktiviert“ und stehen ab Veröffentlichung des neuen Produktkataloges nicht mehr zur Bebuchung zur Verfügung.

1 Hinweis zur weiteren Bezeichnung: Im folgenden Abschnitt werden Verwaltungseinheiten wie folgt bezeichnet: Berlinweit umschreibt alle Bezirks- und Senatsverwaltungen einschließlich der nachgeordneten Behörden (Bereichskennziffer 10 in ProFiskal); Ressort bzw. Senatsverwaltung umfasst das Stammhaus sowie die nachgeordneten Behören einer Senatsverwaltung (z. B. Buchungskennziffer 55 für SenInn Stammhaus, LVwA, LABO, Polizei, Feuerwehr, StaLa und Standesamt I).



Bildung von IT-Kostenträgern Version 1.0.0 Final - Seite 14

Bildung von IT-Kostenträgern IT-Kostenträger sollten dann gebildet werden, wenn zentral und dezentral ein Steuerungsinteresse für dieses Objekt besteht.

Für den Bereich verfahrensunabhängige Infrastruktur wird vorgeschlagen, berlinweit folgende IT-Kostenträger zu bilden:

� Konzeption & Realisierung (Infrastruktur) � Infrastrukturbetrieb

Damit stehen genau zwei IT-Kostenträger für die Bebuchung mit Infrastrukturwerten zur Verfügung2. Diese Kostenträger haben für die Bezirks- und Senatsverwaltungen jeweils eine identische Nummer; die Abgrenzung erfolgt über die Bereichskennziffer (zwischen Bezirks- und Senatsverwaltungen) bzw. anhand der Kostenstellen (innerhalb eines Ressorts).

Die Zuordnung der Infrastrukturkosten auf die beiden genannten IT-Kostenträger ist hinreichend genau möglich. Dieses Ergebnis wurde im Rahmen des Pilotbetriebs verifiziert.

Sofern sehr umfangreiche IT-Infrastrukturmaßnahmen konzipiert und realisiert werden, kann zusätzlich für die Abbildung einer solchen Maßnahme ein gesonderter Gemeinkostenträger eingerichtet werden (die Entscheidung über die Einrichtung obliegt dem dezentralen IT-Management). In der Betriebsphase der Infrastruktur ist ausschließlich der Kostenträger Infrastrukturbetrieb zu nutzen.

Für den Bereich Verfahren (einschließlich der verfahrensabhängigen IT-Infrastruktur) wird in verfahrensspezifische Kostenträger und Sammelkostenträger unterschieden; die Kostenträgerbildung orientiert sich auch hier an den Lebenszyklusphasen.

Jede Bezirks- und Senatsverwaltung hat zur Wahrung ihres dezentralen Steuerungsinteresses die Möglichkeit, verfahrensspezifische Kostenträger anzulegen und zu bebuchen (z. B. für Einwohnerwesen, Wohnungswesen oder POLIKS). Diese Kostenträger können nur durch den jeweiligen Bereich (z. B. nur durch die nachgeordnete Behörde) bebucht werden. Daneben werden einige wenige verfahrensspezifische Kostenträger mit einer einheitlichen Kostenträgernummer für die berlinweite Be

2 IT-Anlagegüter (hierzu gehört auch aktivierbare Software) werden entsprechend der Buchungsvorschriften zur Anlagenbuchhaltung auf den Kostenträgern der jeweiligen Fachbereiche aktiviert (dezentrale Ressourcenverantwortung).




buchung zur Verfügung gestellt (z. B. NBR, IPV und BASIS3). Diese Kostenträger werden sowohl vom jeweiligen Verfahrensverantwortlichen als auch von den „nutzenden“ Bezirks- und Senatsverwaltungen bebucht und unterstützen so auch das zentrale Steuerungsinteresse.

Die Kosten für Verfahrensbetrieb und ASB-Leistungen werden bei allen weiteren (Klein-) Verfahren auf so genannten Sammelkostenträgern abgebildet. Jede Bezirks- und Senatsverwaltung sowie nachgeordnete Behörde verfügt über genau einen Sammelkostenträger für Betrieb und ASB-Leistungen.

Entsprechend der Lebenszyklusbetrachtung weisen Verfahrenskostenträger folgende dreiteilige Struktur auf: � Konzeption & Realisierung (Verfahren)4

� Verfahrensbetrieb � ASB (Verfahren)

Durch dieses Vorgehen wird erreicht, dass u. a. sämtliche Kosten eines Verfahrens ermittelbar sind und die Entstehung der Kosten sowie die Kostentreiber nachvollzogen werden können.5

Neben den dargestellten Kostenträgern existiert ausschließlich für die Senatsverwaltung für Inneres (IT-Kompetenzzentrum) der Kostenträger IT-Koordination als MGF.

Übersicht über die Anzahl der Kostenträger je Bereich

Entsprechend der oben genannten Darstellung ergeben sich konkret folgende Kostenträger:

) )

i i

BUILD (Realisierung)

Lebenszyklusphase PLAN

(PlanungRUN

(Betrieb

Konzeption & Realisierung Infrastrukturbetrieb

ASB IPV

Infrastruktur

Verfahren „berlinweit“

Bebuchung mit qualitativen und quant tat ven Werten.

ASB NBR

ASB BASIS

Verfahren behördenintern

Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb

Sammelkostenträger ASB

Kostenträger Bezirke

3 Die Aufzählung ist nicht abschließend und muss regelmäßig auf berlinweite Steuerungsrelevanz geprüft werden. 4 Diese Phase wird häufig in Form von Projekten durchgeführt. 5 IT-Anlagegüter werden entsprechend der Buchungsvorschriften zur Anlagenbuchhaltung auf den Kostenträgern der jeweiligen Fachbereiche aktiviert (dezentrale Ressourcenverantwortung).




Jeder Bezirk verfügt für die Abbildung der Infrastrukturkosten über zwei Kostenträger. Hinzu kommen drei berlinweit bebuchbare Verfahrenskostenträger für IPV, NBR und BASIS sowie zwei Sammelkostenträger für den Verfahrensbetrieb und eventuell anfallende ASB-Leistungen für eine Vielzahl von Kleinverfahren.

Damit sind von jedem Bezirk bis zu sieben Kostenträger für IT zu bebuchen. Zur Abbildung von großen IT-Maßnahmen kann die Bezirksverwaltung auf eigenen Wunsch weitere Kostenträger unter Berücksichtigung des Produktänderungsverfahrens hinzufügen.

( )

li i i i

l

)

*) i l li i i l.

BUILD (Realisierung)


(Planung) RUN

Betrieb

Konzeption & Realisierung Infrastrukturbetrieb

ASB IPV

Infrastruktur


Bebuchung mit qua tat ven und quant tat ven Werten.

ASB NBR

Verfahren behördenintern

Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb

Samme kostenträger ASB

Fachverfahren Verfahrensbetrieb

Fachverfahren ASB Konzeption & Realisierung *

Verfahrenskostenträger für d e Phasen P anung und Rea sierung s nd opt ona

Kostenträger Senatsverwaltungen und nachgeordnete Behörden

Jede Senatsverwaltung verfügt für die Abbildung der Infrastrukturkosten über zwei Kostenträger. Hinzu kommen zwei berlinweit bebuchbare Verfahrenskostenträger für IPV und NBR sowie zwei Sammelkostenträger für den Verfahrensbetrieb und eventuell anfallende ASB-Leistungen für eine Vielzahl von Kleinverfahren. Zusätzlich werden die meisten Senatsverwaltungen mindestens für ein Großverfahren (Fachverfahren) und entsprechende ASB-Leistungen spezifische Kostenträger einrichten. Die Abbildung der Konzeptions- und Realisierungsphase für dieses Verfahren erfolgt optional.

Damit sind von jeder Senatsverwaltung und nachgeordneten Behörde im Regelfall acht Kostenträger für IT zu bebuchen (Ausnahmen bilden die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und die Polizei mit einer hohen Anzahl von großen Fachverfahren).




Zur Abbildung von umfangreichen IT-Projekten kann das IT-Management der Senatsverwaltungen auf eigenen Wunsch weitere Kostenträger hinzufügen (z. B. Projektkostenträger).

)( ) )

i l i i

*) i l lisi i i l.

BUILD (Realisierung


PlanungRUN

(Betrieb


Bebuchung m t qua itativen und quant tat ven Werten.

Verfahrensbetrieb IPV ASB IPV Konzeption & Realisierung IPV *)

Verfahrenskostenträger für d e Phasen P anung und Rea erung s nd opt ona

Berlinweit bebuchbare Kostenträger (Beispiel IPV)

Den Verfahrensverantwortlichen für die berlinweit bebuchbaren Verfahrenskostenträger (IPV, NBR und BASIS) stehen die Kostenträger für den Verfahrensbetrieb und ASB-Tätigkeiten zur Verfügung. Zur Abbildung von Realisierungsvorhaben können optional weitere Kostenträger hinzugefügt werden (z. B. Projektkostenträger).

Damit sind von den Verfahrensverantwortlichen im Regelfall drei Kostenträger zu bebuchen.

Mitteilungspflicht neuer IT-Kostenträger

Neben den dargestellten IT-Kostenträgern hat jede Verwaltung - wie bereits dargestellt - die Möglichkeit, eigene IT-Kosten-träger zu initiieren, um z. B. Zielvereinbarungen oder strategische Projekte in der Kosten- und Leistungsrechnung abzubilden.

Im Falle der Verwendung zusätzlicher IT-Kostenträger, muss das IT-Kompetenzzentrum durch das dezentrale IT-Management informiert werden. Es sind die Benennung der zusätzlichen Kostenträger sowie der Zuordnung Infrastruktur / Verfahren bzw. Lebenszyklusstufe mitzuteilen.

Die zusätzlichen IT-Kostenträger werden dann in Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Finanzen in die Zielhierarchie (Produktgruppe) eingeordnet und stehen im Rahmen des Berichtswesens für Auswertungen und Analysen zur Verfügung.




Beispiele für IT-Kostenträger Nachfolgend werden Beispiele für die Ausprägung einzelner IT-Kostenträger vorgestellt.

IT-Koordinierung durch ZS C

Das ministerielle Geschäftsfeld (MGF) IT-Koordinierung ist für das IT-Kompetenzzentrum der Kostenträger, dem die Kosten für verschiedene ministerielle Tätigkeiten zugeordnet werden und wird ausschließlich von der Senatsverwaltung für Inneres bebucht.

Konzeption und -realisierung Infrastruktur

Der Kostenträger Konzeption & Realisierung (Infrastruktur) ist ein Sammelkostenträger für alle planerischen, konzeptionellen und realisierenden Leistungen und wird von jeder Bezirks- und Senatsverwaltung mit der jeweiligen BKZ6 bebucht (Analyse innerhalb eines Ressorts erfolgen über die Kostenstellen).

Zusätzlich zum Kostenträger Konzeption & Realisierung kann für große (infrastrukturelle) IT-Maßnahmen ein gesonderter Gemeinkostenträger (GKT) angelegt werden. Dadurch lassen sich für ausgewählte IT-Maßnahmen die Konzeptions- und Realisierungskosten besser steuern und analysieren. Die Kosten auf dem GKT werden auf den Kostenträger Konzeption & Realisierung umgelegt.

Infrastrukturbetrieb

Der Kostenträger Infrastrukturbetrieb ist ein Sammelkostenträger für alle Betriebsleistungen und wird von jeder Bezirks- und Senatsverwaltung mit der jeweiligen BKZ bebucht (bspw. Kostenträger Infrastrukturbetrieb SenFin Stammhaus oder Kostenträger Infrastrukturbetrieb Bezirk Mitte). Analysen innerhalb eines Ressorts erfolgen über die jeweiligen Kostenstellen. Auf diesem Kostenträger wird auch die Bereitstellung von Standardsoftware (Office) und systemnahen Diensten erfasst.

6 BKZ steht für die Bereichskennziffer im NBR.




Konzeption und -realisierung Verfahren

Der Kostenträger Konzeption & Realisierung (Verfahren) kann für jede spezifische IT-Verfahrensmaßnahme in der Konzeptions- und Realisierungsphase angelegt werden (bspw. Konzeption und Realisierung AusReg, ISBJ oder Pelz).

Dabei handelt es sich in der Regel um ein verwaltungsübergreifendes Projekt, für das ein Kostenträger eingerichtet werden kann. So können alle Verwaltungsbereiche kostenentlastend auf diesen Kostenträger buchen, sofern den Kosten entsprechende Leistungen gegenüberstehen (bitte Hinweise im Abschnitt Verrechnung & Bezugsgrößen für gemeinsame, zentral finanzierte Projekte von Bezirks- und Senatsverwaltungen beachten).

Neben den verfahrensspezifischen Kostenträgern kann ein Sammelkostenträger für konzeptionelle und realisierende Leistungen verwendet werden (z. B. Software-Update Autista, ORLANDO, ALB, Jade etc.). Dieser Kostenträger ist nur behördenintern bebuchbar.

Verfahrensbetrieb

Der Kostenträger Verfahrensbetrieb kann für jedes Verfahren individuell in der Betriebsphase angelegt werden (bspw. Betrieb IPV, Betrieb NBR, Betrieb DiWo, Betrieb POLIKS). Ist das Verfahren (kostenseitig) behördenübergreifend von Bedeutung, müssen alle nutzenden Behörden auf diesen Kostenträger mit ihrer jeweiligen BKZ zugreifen. Zusätzlich kann von jeder Bezirks- und Senatsverwaltung ein Sammelkostenträger für den Betrieb von Verfahren verwandt werden (beispw. Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb Sen-WAF Stammhaus).

ASB Verfahren

Der Kostenträger ASB dient ausschließlich als Kostensammler für Leistungen der dezentralen und zentralen Anwendungssystembetreuung (beispw. ASB für NBR, ASB für IPV oder ASB für diverse Kleinverfahren). Die Leistungen, die auf diesem Kostenträger gebucht werden, umfassen die IT-seitige Betreuung der Anwendenden und gehen somit über den reinen Betrieb von Verfahren hinaus (z. B. Einrichten von Kennungen, allgemeine Anwenderbetreuung, Schulungen, Benutzerverwaltung etc.).



Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) Version 1.0.0 Final - Seite 20

Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) Eine verwaltungsweit gleichartige Bebuchung der IT-Kosten-träger setzt die Beachtung gemeinsamer Rahmenvorgaben zum Buchungsvorgehen voraus.

Nachfolgend werden die Buchungshinweise (Grundsätze) für die Bebuchung der IT-Kostenträger sowie die Buchungszuständigen (Rollen) vorgestellt.

bebucht; gleichzeitig sollten Leistungen der Informationstechno

tralen Ressourcenverantwortung ist zu berücksichtigen).

IT-Kostenträger werden nur mit Kosten- und Leistungen, die in einem Zusammenhang mit der Informationstechnologie stehen,

logie auf IT-Kostenträgern gebucht werden (Prinzip der dezen

Grundsatz A: IT-Kosten

Alle IT-Leistungen und Kosten sind auf IT-Kostenträgern zu buchen. Die Nutzung von allgemeinen Gemeinkostenträgern, Direktkontierung auf externe Produkte oder Kostenstellen ist zu vermeiden. Davon ausgenommen ist die Buchung der IT-Anlagegüter. Grundsatz B: Kostenträger

Wird eine Hard- oder Software verfahrensabhängig beschafft (z. B. Scanner) und wird dieses Objekt später von einem weiteren Verfahren genutzt, so findet kostenmäßig keine Umbuchung (Aufteilung des Restwertes auf mehrere nutzende Verfahren) statt. Grundsatz C: Zuordnung

Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass es sich bei einem

Infrastruktur handelt. Bildschirmarbeitsplatz (PC) um eine verfahrensunabhängige

Grundsatz D: Verfahrensunabhängige Infrastruktur

tigt.

Standard-Software (Office) ist immer der Infrastruktur zuzuordnen; auch wenn ein Fachverfahren diese Standard-Software als notweniges Frontend (bspw. Textverarbeitung, Browser) benö

Grundsatz E: Zuordnung




Für gemeinsame Projekte der Bezirks- und Senatsverwaltungen werden besondere Kostenträger zur Verfügung gestellt. Grundsatz F: Produkt / Projekt

Die Prüfung der sachlichen Richtigkeit sowie die Kontierung auf den zutreffenden IT-Kostenträger ist durch den jeweiligen Fachbereich vorzunehmen. Grundsatz G: Rechnungsbearbeitung

Die Darstellung der nachfolgenden Buchungshinweise erfolgt in der Systematik der IT-Kostenträger (Objekt: Infrastruktur und Verfahren sowie Lebenszyklus: Plan, Build und Run) und orientiert sich am Layout der Produktblätter aus dem ProInfo-System.

Die Buchungshinweise umfassen einen allgemeinen, beschreibenden Text je Kostenträger (Produktblatt). Dieser Text wird ergänzt um die Darstellung zu Einzelleistungen, die dem Kostenträger zuzuordnen sind. Die Darstellung endet mit Hinweisen zur Verrechnung.

Um eine leichtere Aktualisierung der Buchungsrichtlinie zu ermöglichen, werden die spezifischen Hinweise zu einem Kostenträger jeweils auf einem „Produktblatt“ zusammengefasst. Im Rahmen der späteren Präzisierung, die durch Erkenntnisse in der praktischen Verwendung der Kostenträgerdefinition einschließlich der Buchungshinweise geprägt ist, können Aktualisierungen blattweise erfolgen.

Durch dieses Vorgehen kann die „Loseblattsammlung“ mit nur geringem Aufwand auf dem jeweils aktuellen Stand gehalten werden.




Buchungszuständigkeiten Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die neuen Kostenträger und informiert über die Verwendungspflicht der Kostenträger, die buchenden und zählenden Bereiche.

Kostenträger Pflicht / Kann

Wer bucht? Wer zählt (sofern erforderlich)?

Infrastruktur Konzeption & Realisierung

P Bezirks- und Senatsverwaltungen IT-Management

Infrastrukturbetrieb P Bezirks- und Senatsverwaltungen IT-Management

IPV Konzeption & Realisierung

K SSC; Verfahrensverantwortung IPV, ggf. zusätzliche Projektteilneh-mer(innen)

Verfahrensverantwortung IPV

IPV Verfahrensbetrieb

P SSC; Verfahrensverantwortung IPV ggf.: IT-Management in Bezirks- und

Verfahrensverantwortung IPV

Senatsverwaltungen IPV ASB

P SSC; Verfahrensverantwortung IPV ggf.: IT-Management in Bezirks- und

Verfahrensverantwortung IPV, ggf. IT-Management

Senatsverwaltungen NBR Konzeption &

K Verfahrensverantwortung NBR; ggf. zusätzliche Projektteilnehmer

Verfahrensverantwortung NBR

Realisierung NBR Verfahrensbetrieb

P Verfahrensverantwortung NBR; ggf.: IT-Management in Bezirks- und Senats-

Verfahrensverantwortung NBR; ggf. IT-Management

verwaltungen NBR ASB

P Verfahrensverantwortung NBR; ASB in Senats- und Bezirksverwaltungen

Verfahrensverantwortung NBR; ggf. IT-Management

BASIS Konzeption &

K Verfahrensverantwortung BASIS; ggf. zusätzliche Projektteilnehmer

Verfahrensverantwortung BASIS

Realisierung BASIS Verfahrensbetrieb

P GS BASIS; ggf.: IT-Management in Bezirksverwaltungen


BASIS ASB

P GS BASIS¸ ASB in den Bezirksverwaltungen


Fachverfahren ABC Konzeption &

K Verfahrensverantwortung Fachverfahren; ggf. zusätzliche Projektteilnehmer

Verfahrensverantwortung Fachverfahren

Realisierung Fachverfahren ABC Verfahrensbetrieb

P Verfahrensverantwortung Fachverfahren; IT-Management

Verfahrensverantwortung Fachverfahren; ggf. IT-Management

Fachverfahren ABC ASB

P Verfahrensverantwortung Fachverfahren¸ ASB in jeweiliger Senats- & Be-

Verfahrensverantwortung Fachverfahren; ggf. IT

zirksverwaltungen Management Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb P Verfahrensverantwortung Fachverfah

ren; IT-Management IT-Management

Sammelkostenträger ASB P Verfahrensverantwortung Fachverfah

ren¸ ASB in jeweiliger Senats- & Be-IT-Management

zirksverwaltungen Übersicht „Wer macht Was?“




Verrechnung und andere Fragestellungen

Verrechnung & Bezugsgrößen Das Grundschema für die Buchung von IT-Kosten sieht vor, dass im ersten Schritt die Buchung auf den internen IT-Kosten-träger erfolgt und im zweiten Schritt die Verrechnung bspw. auf das externe Fachprodukt (Produktkostenträger) oder einen Gemeinkostenträger vorgenommen wird.

Nachfolgend werden die wesentlichen Eckpunkte dargestellt:

Infrastruktur

Die Bezugsgröße der Infrastrukturkostenträger ist jeweils die Anzahl Endgeräte je Kostenstelle. Ein Endgerät ist im Regelfall ein PC, kann aber auch ein Faxgerät, Kopiergerät etc. sein.

Für kleinere (behördeninterne) Verfahren (Web-Shop, Routenplaner etc.) werden die „Betriebs- & Betreuungskosten“ auf dem Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb gebucht. Sofern notwendig, ist die Kostenverrechnung über Service-Vereinbarun-gen zu regeln.

Werden die Phasen Plan und Build über einen gesonderten Gemeinkostenträger abgebildet, so ist keine Bezugsgröße notwendig. Die auf dem Gemeinkostenträger gesammelten Kosten werden nach Bedarf auf den Kostenträger Konzeption und Realisierung (Infrastruktur) umgelegt. Dieser zusätzliche Gemeinkostenträger kann unterjährig angelegt und jährlich geschlossen werden.

Mit Kosten aus den Phasen Plan und Build werden alle Bereiche (nicht nur der die Maßnahme auslösende Bereich) belastet. Es gilt das Solidaritätsprinzip (Sonderregelungen sind behördenintern über Service-Vereinbarungen festzulegen).

Verfahren

Die Bezugsgröße für Verfahrenskostenträger ist jeweils die Anzahl Kennungen je Kostenstelle7.

Die Auswahl eines geeigneten Kostenträgers (z. B. internes Produkt oder zentrales Projekt) für die (optionale) Abbildung der

7 Ausnahmen von dieser Regelung sind möglich, wenn der Senatsverwaltung für Inneres (Bereich ZS C) zwei Mal jährlich die Anzahl der Kennungen durch die Rolle Verfahrensverantwortung zur Information übermittelt werden.




Kosten der Planungs- und Realisierung obliegt den Rollen des dezentralen IT-Managements bzw. der Verfahrensverantwortung. Die Abstimmung mit den Verantwortlichen des Produktkataloges ist zu beachten.

Beschluss des Projektteams zur Budgetierung bei der Senatsverwaltung für Finanzen vom Juni 2005:

Wird für die Abbildung der Kosten der Planungs- und Realisierungsphase ein zentraler Projektkostenträger eingerichtet und ist im Rahmen des Projektcontrollings auch einer Kostenzuordnung seitens der Bezirke, wird in den Bezirken ein entsprechender Gemeinkostenträger gebildet und bebucht. Näheres ist in der Projektvereinbarung zu regeln.

Die Kosten, die bei der jeweiligen Fachverwaltung für den zentralen Betrieb von verwaltungsübergreifenden Fachverfahren (IPV, NBR) auf dem internen Produkt anfallen, werden verwaltungsübergreifend verrechnet. Bezugsgröße ist auch hier die Anzahl der Kennungen.

IT-Koordination

Für den Bereich der zentralen IT-Koordination erfolgt die Bebuchung des Kostenträgers IT-Koordinierung. Die zentrale Koordinierung wird als MGF (ohne Verrechnung) abgebildet.

Abschreibungen Die Buchung der Abschreibung für IT-Anlagegüter erfolgt grundsätzlich gemäß der gültigen Buchungsrichtlinie für Anlagegüter (Zitat Produkt 77655: „Aktive Komponenten und alle Server werden in der Anlagenbuchhaltung dem Produkt Infrastrukturbetreuung zugeordnet und finden sich anschließend in der kalkulatorischen AfA wieder. In Abgrenzung zu aktiven Netzkomponenten (Router, Switches, Hubs, USV und Mana-gement-Software) sind passive Netzkomponenten alle mit dem jeweiligen Gebäude fest verankerten Teile (z. B. Kabel, Kabelschächte, Schränke usw.“).

Anlagegüter werden unverändert entsprechend der dezentralen Ressourcenverantwortung „am Einsatzort“ aktiviert.



Schema zur Kostenträgerermittlung im Rahmen der Buchung Version 1.0.0 Final - Seite 25

Schema zur Kostenträgerermittlung im Rahmen der Buchung Die Zuordnung von Kosten- und Leistungen zu den jeweils richtigen IT-Kostenträgern ist für den Laien nicht immer eindeutig und erfordert teilweise umfangreiche Kenntnisse bezüglich des Gesamtkontextes (z.B. wird das Verfahren bereits betrieben oder finden gerade die letzten Tests statt) bzw. viel Erfahrung im IT-Umfeld.

Um die Kontierung (etwas) zu erleichtern, sollen die beiden folgenden Schaubilder die Zuordnung zu IT-Kostenträgern unterstützen. Die Abbildungen beziehen sich auf Zusatzkontierungen von Rechnungen bzw. Buchung von Stellenanteilen.

Die Abgrenzung der wesentlichen Begrifflichkeiten (z.B. Infrastruktur und Verfahren) wurde im Abschnitt Struktur IT-Kostenträger vorgenommen.

i

wi

)

i

ii

Pl

l

ial li l

lichtl

il i

ill l

li li

ichtli

l i

ll l

)

i

Rechnung

MGF Tät gkeit

Verfahrensbezug

Infrastruktur rd genutzt Verfahrens

bezug

Infrastrukturbetrieb Konzeption &

Realisierung

IT-Koordinierung (MGF

Verfahrensbetrieb

Rechnung n cht mit IT-K Bezug *)

Rechnung hat Verfahrensbezug

Rechnung hat keinen Verfahrensbezug

Infrastruktur läuft bereits

Infrastruktur im Aufbau Verfahren

läuft bereits Verfahren

im Aufbau

z.B. Organisat ons- oder Strateg eberatung,

anungsunterstützung

z.B. Soft- und Hardware-Kosten (AfA), Wartung, Pf ege, Update, Upgrade, Verbrauchsmater z.B. P anungsbüro,

Kosten W rtschaft ichkeitsuntersuchung, Erste lung von R inien, Markt-Reports bzw. –ber chte, Instal at onskosten, Ausschre bungskosten, Ro -Out-P anung,

z.B. P anungsbüro, Kosten W rtschaft chkeitsuntersuchung, Erstellung von R inien, Marktreports bzw. –ber chte, Instal at onskosten, Ausschreibungskosten, Ro -Out-P anung, Kosten für Abnahmetests

Konzeption & Realisierung

Rechnung hat IT-K* Bezug

ASB

Betr eb

z.B. Soft- und Hardware- z.B. Beratung, Schulung, Kosten für Abnahmetests

Kosten (AfA), W artung, Personalleasing Pflege, Update, Upgrade, *) IT-K steht für das IT-Kompetenzzentrum Verbrauchsmaterial

Zuordnung von Rechnungen zu IT-Kostenträgern



Schema zur Kostenträgerermittlung im Rahmen der Buchung Version 1.0.0 Final - Seite 26

Zeit-

it ll

i

l

ion i ion

l i li il

i i linii

i )

l i li il

i i lii

( i ), ini i

i

Statistik

MGF Tätigke

Verfahrensbezug

Infrastrukturbezug Verfahrens

bezug Infrastruktur

betrieb Konzeption & Realisierung

IT-Koordinierung (MGF)

Verfahrensbetrieb

Konzeption & Realisierung

Leistung erfo gt durch IT-K *) Leistung erfo gt nicht durch IT-K *)

Leistung hat Verfahrensbezug

Le stung hat keinen Verfahrensbezug

Infrastruktur läuft bereits

Infrastruktur im Aufbau Verfahren

läuft bereits Verfahren

im Aufbau

z.B. Grundsätze, Landesp anung Landesstrategie KoordinatGrem enkoordinat

z.B. P anung, W rtschaft chke tsana yse, Marktbeobachtung, Erarbe tung von R cht en, QS-S cherung Beschaffung von HW , von Standard-Software, von Verbrauchsmater al (Erst

z.B. P anung, W rtschaft chke tsana yse, Marktbeobachtung, Erarbe tung von R cht nien, QS-S cherung Beschaffung von HW, von Verfahrens-Software,

z.B. Software-Pflege Off ceUHD, Adm strat on, Datenschutz, Datensicherung, Berecht gungen, Endgeräte-Betreuung, Verschrottung

Betrieb

ASB

Inventarisierung, Lizenzierung, z.B. Software-Pflege Dokumentation, Projektma- UHD, Administration, nagement, Test, Installation Datenschutz, Daten

sicherung, Berechtigun*) IT-K steht für das IT-Kompetenzzentrum gen, Koordination

z.B. technische, Softwareerstellung, (Erst-) Inventariorganisatorische Beratung, sierung, Lizenzierung, Dokumentation, Benutzerverwaltung, Projektmanagement, Test, Installation Allgem. Koordination

Zuordnung von Zeitanteilen zu IT-Kostenträgern



Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 27

Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter

Produktnummer:

999999

Produktname:

Zentrale Koordinierung MGF

Buchungsblatt: K-2004-1/1 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 18.05.2005

Gebiet: IT-Controlling

Bereich: Informationstechnologie

Gruppe: Koordinierung

Phase: PLAN Konzeption

Produktbeschreibung:

Die zentrale IT-Koordinierung steuert die allgemeinen organisatorischen Aspekte des IT-Einsatzes zwischen den verantwortlichen zentralen und dezentralen Stellen. Es werden u. a. die Leistungen für die Erarbeitung und Weiterentwicklung der strategischen Grundsätze und Rahmenbedingungen des IT-Einsatzes im Land Berlin abgebildet. Die wesentlichen Tätigkeiten der zentralen IT-Koordinierung sind in der Verwaltungsvorschrift IT-Steuerung beschrieben.

Zusammenfassende Darstellung der Auftragsgrundlage:

Art.67 Abs. 1 Satz 2 VvB, Beschluss des Hauptausschusses des Abgeordnetenhauses vom 14.03.2001, VV IT-Steuerung, § 7 GGO I, GVPL, LHO, § 3 Abs. 4 AZG

Zusammenfassende Darstellung der Zielgruppen:

Alle Organisationseinheiten (LuV, SE, Leitung)

Ziele 1. Teil (Allgemeine Zielsetzung):

Zentrale Koordinierung der allgemeinen organisatorischen Aspekte des IT-Einsatzes

Ziele 2. Teil (Erster Vorschlag der Qualitätsziele):

Erhöhung der Effektivität und der Effizienz des IT-Einsatzes, Herstellung von Planungs- und Kostentransparenz, qualifizierte Vertretung der Behörde in IT-Belangen

Bezugsgröße:

Entfällt bei ministeriellen Geschäftsfeldern

Buchungshinweise (Kostenarten):

Typische Leistungen, die auf diesen Kostenträger gebucht werden, sind:

- Durchführung der Steuerung bzgl. des berlinweiten IT-Einsatzes Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Organisationsberatung)

- Planung und Erstellung des berlinweiten strategischen IT-Rahmenplans / Strategie Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Strategieberatung),

- Information und Beratung der verantwortlichen dezentralen Stellen Beispiel: eigene Stellenanteile

- Erarbeitung von Grundsätzen und Richtlinien (z. B. für Organisation, Sicherheit, Beschaffung, Standardisierung etc) Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Organisationsberatung)

- Koordination des Zusammenspiels der IT-Rollen auf allen Ebenen Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beantwortung von kleinen und großen Anfragen und Petitionen der politischen Gremien




Produktnummer:

999999

Produktname:

Zentrale Koordinierung MGF


Beispiel: eigene Stellenanteile - Bearbeitung von Anträgen aus dem Abgeordnetenhaus

Beispiel: eigene Stellenanteile - Allgemeine Koordination und Teilnahme an Sitzungen (Gremienarbeit)

Beispiel: eigene Stellenanteile - Allgemeine Presse und Öffentlichkeitsarbeit

Beispiel: eigene Stellenanteile - Fachspezifische Vertretung des Landes Berlin in politischen Gremien

Beispiel: eigene Stellenanteile - Bearbeitung von Vorlagen für den Senat und das Abgeordnetenhaus

Beispiel: eigene Stellenanteile

Finanzen, Budget:

entfällt

Qualitätsindikatoren:

entfällt

Hinweise zur Verrechnung:

Der IT-Kostenträger ist ein MGF und wird nicht verrechnet. Der Kostenträger verfügt über keine Bezugsgröße.

Hinweise zur QS Name SenInn QS Datum Name Gruppe QS Datum

Erstellung ZS C 11.10.2004

Änderung ZS C 18.04.2005 AG KLR 29.04.2005

Änderung ZS C 01.05.2005 AG KLR & Berichtswesen

13.05.2005

Änderung ZS C 18.05.2005




Produktnummer:

999999

Produktname:

Konzeption & Realisierung (Infrastruktur)Produktkostenträger




Gruppe: Infrastruktur

Phase: PLAN & BULID Konzeption & Realisierung


Der Kostenträger beinhaltet alle Aspekte der technischen Planung und Realisierung bezüglich der Beschaffung, Entwicklung und / oder Einführung von verfahrensunabhängigen IT-Infrastruktur. Hierzu zählen beispielsweise die technische Bedarfsplanungen, Sicherheitsplanungen, Marktbeobachtungen sowie Durchführung der Beschaffung, Bereitstellung und Abnahme.


VV IT-Steuerung, § 7 GGO I, IT-Sicherheitsrichtlinie, LHO, EVB-IT, VvB


Kostenstellen (LuV / MGF, SE), die für Konzeption & Planung relevant sind


Verbesserung des IT-Einsatzes, Herstellung von Planungs- und Kostentransparenz sowie Bereitstellung von funktionstüchtiger verfahrensunabhängiger Infrastruktur


Vollständige, nachvollziehbare und verständliche Konzeption und Bereitstellung von IT, die unter umfassender Beteiligung der Zielgruppe durchgeführt wird und bei dieser zu hoher Akzeptanz führt.

Bezugsgröße:

Anzahl Endgeräte je Kostenstelle


Typische Leistungen, die auf diesen Kostenträger gebucht werden, sind: - Durchführung einer Einführungsplanung für IT-Infrastruktur (inkl. Erstellung einer Planungsun

terlage bzw. Wirtschaftlichkeitsberechnung) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Planung der Beschaffung (ohne Instandhaltungs- und Entsorgungsplanung) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Bedarfsermittlung (verfahrensunabhängige) Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beratung der Anwender in Planungsfragen (verfahrensunabhängige Infrastruktur) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Marktbeobachtung bzgl. Testergebnissen von Software- und Hardwareprüfung (Vergleichsstudien) Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Analysten)

- Durchführung der IT-Sicherheitsplanung für verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur Beispiel: eigene Stellenanteile

- Planung der IT-Qualitätssicherung für verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur




Produktnummer:

999999

Produktname:

Konzeption & Realisierung (Infrastruktur)Produktkostenträger


Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister - Erarbeitung von Richtlinien zur notwendigen Vereinheitlichung im Rahmen der dezentralen

Fach- und Ressourcenverantwortung Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beschaffung und Ersatzbeschaffung (einschließlich Ausschreibung) von verfahrensunabhängiger Hardware und Software Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beschaffung von IT-Verbrauchsmaterial (sofern eine zentrale Buchung möglich ist) Beispiel: Sachkosten, ggf. eigene Stellenanteile

- Durchführung der Ersatzbeschaffung Hard- und Software (ohne Entsorgung) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Abnahme der installierten Komponenten Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beteiligung PR, HPR oder anderer Stellen Beispiel: eigene Stellenanteile

Finanzen, Budget:

Internes Produkt, muss verwaltungsintern finanziert werden


- Einhaltung Projektbudget (Kennzahl K25) - Erreichung Projektmeilensteine (Kennzahl K26)


Die Verrechnung erfolgt über die Anzahl der Endgeräte je Kostenstelle (LUV / MGF, SE).

Ein Endgerät entspricht einer Mengeneinheit. Stichtag für die Bezugsgröße ist der jeweils Monatsletzte (Aktualisierung der Zählung erfolgt zweimal jährlich).

In besonderen Fällen (spezieller Berichtsauftrag, verbesserte Steuerung bei großen IT-Maßnahmen) kann zusätzlich ein Gemeinkostenträger (ohne Bezugsgröße) angelegt werden. Alle auf dem Gemeinkostenträger gesammelten Kosten sind zum Jahresende auf den Produktkostenträger umzulegen.

Für die Anlagenbuchhaltung sind die Rechnungslegung und der Belegfluss sicherzustellen. Investitionen sind in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen.





13.05.2005






Produktnummer:

999999

Produktname:

Konzeption und Realisierung (Verfahren)Kostenträgerart wählbar HINWEIS: DA DIE KOSTENTRÄGERART FREI WÄHLBAR IST, ERFOLGT HIER NUR EINE BEISPIELHAFTE BESCHREIBUNG.




Gruppe: Verfahren

Phase: PLAN & BUILD Konzeption & Realisierung


Das Produkt beinhaltet alle Aspekte der haushaltsmäßigen, technischen und allgemeinen organisatorischen Planung sowie der technischen Realisierung und Einführung von IT-Verfahren (einschließlich der verfahrensabhängigen Infrastruktur). Hierzu zählen u. a. die Einführungsplanung, Sicherheitsplanungen und Markbeobachtungen sowie Projektmanagement und die Beschaffung bzw. Entwicklung von Verfahren und Installation und Abnahme.


VV IT-Steuerung, VOL, EVB, IT-Sicherheitsrichtlinie, LHO, Datenschutz, VvB


Alle Kostenstellen (LuV / MGF, SE), in denen das Fachverfahren genutzt wird


Bereitstellung von unktionstüchtiger Verfahrenssoftware einschließlich der Erstinstallation auf der entsprechenden Infrastruktur.


Bereitstellung kosten- und funktionsadäquater Software, hohe Akzeptanz.

Bezugsgröße:

Anzahl Kennungen je Kostenstelle (zu Abweichungen siehe Abschnitt Hinweise; ggf. auch ohne Bezugsgröße)



- Durchführung der Einführungsplanung für IT-Verfahren (Beschluss zur Einführung, Planungsunterlage) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Planung der Beschaffung (ohne Instandhaltungs- und Entsorgungsplanung) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Bedarfsermittlung der verfahrensabhängigen Hardware (z. B. Server) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beratung der Anwender in Planungsfragen zu einem Fach- / Querschnittsverfahren Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Planungsbüro)

- Marktbeobachtung bzgl. Testergebnissen von Software- und Hardwareprüfung (Vergleichsstudien)




Produktnummer:

999999

Produktname:

Konzeption und Realisierung (Verfahren) Kostenträgerart wählbar HINWEIS: DA DIE KOSTENTRÄGERART FREI WÄHLBAR IST, ERFOLGT HIER NUR EINE BEISPIELHAFTE BESCHREIBUNG.


Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Analysten) - IT-Sicherheitsplanung für Verfahren und verfahrensabhängige Hardware

Beispiel: eigene Stellenanteile - Planung der IT-Qualitätssicherung für Verfahren und verfahrensabhängige Hardware

Beispiel: eigene Stellenanteile - Erarbeitung von Richtlinien zur notwendigen Vereinheitlichung im Rahmen der dezentralen

Fach- und Ressourcenverantwortung Beispiel: eigene Stellenanteile

- Erstellung eines Lasten- oder Pflichtenheftes für Verfahren und verfahrensabhängige Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister

- Entwicklung / Beschaffung / Bereitstellung von (neuen) Fach- oder Querschnittsverfahren Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)

- Erstinstallation und Inventarisierung von Fach- oder Querschnittsverfahren Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beschaffung (einschließlich Ausschreibung) von verfahrensabhängiger Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile

- Erstinstallation und Inventarisierung von verfahrensabhängiger Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. HW-Hersteller)

- Durchführung des Projektmanagements Beispiel: eigene Stellenanteile

- Einführung Nutzer(innen) in das Verfahren Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister

- Durchführung organisatorischer Maßnahmen Beispiel: eigene Stellenanteile

- Produktinformation für die Nutzer(innen) Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z. B. Software-Hersteller)

- Systemprüfung (einschließlich Abnahme) des Verfahrens und der verfahrensabhängigen Software Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z. B. HW-Hersteller)

- Dokumentation des Verfahrens und der verfahrensabhängigen Hardware (Sicherheitskonzept, Datenschutzkonzept etc.) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beteiligungsverfahren PR oder HPR bzw. Datenschutz und ggf. Rechnungshof Beispiel: eigene Stellenanteile

- Test und Abnahme des Verfahrens Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)

- Produktablösungsstrategien Beispiel: eigene Stellenanteile

- Technische Dokumentation Beispiel: eigene Stellenanteile

- Benutzer-Dokumentation Beispiel: eigene Stellenanteile

Finanzen, Budget:





Produktnummer:

999999

Produktname:

Konzeption und Realisierung (Verfahren) Kostenträgerart wählbar HINWEIS: DA DIE KOSTENTRÄGERART FREI WÄHLBAR IST, ERFOLGT HIER NUR EINE BEISPIELHAFTE BESCHREIBUNG.



- Einhaltung Projektbudget (Kennzahl K25) - Erreichung Projektmeilensteine (Kennzahl K26)


Sofern ein Kostenträger mit Bezugsgröße verwendet wird, sollte die Anzahl Kennungen je Kostenstelle verwandt werden. Bei Verwendung einer anderen Bezugsgröße ist die Anzahl der Kennungen zwei Mal jährlich zum zwecke der Information an ZS C zu übermitteln.

Der Kostensträger existiert verfahrensindividuell (für ausgewählte Fach- und Querschnittsverfahren) und als Sammelkostenträger. Die Kosten werden zum Jahresende an die Nutzenden verrechnet bzw. umgelegt.

Für die Anlagenbuchhaltung sind die Rechnungslegung und der Belegfluss sicherzustellen. Investitionen (Hard- und Software) sind in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen.





13.05.2005





Produktnummer:

999999

Produktname:

Infrastrukturbetrieb Produktkostenträger

Buchungsblatt: R-2004-2/2 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005



Gruppe: Infrastruktur

Phase: RUN Betrieb


Der Infrastrukturbetrieb stellt die funktionsfähige verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur (einschließlich Betriebssystem sowie betriebssystemnaher Software, Office und eMail) zur Nutzung von Verfahren und Diensten sicher. Hierzu zählen auch die Fehlerbehebung sowie Schulungsleistungen.


VV IT-Steuerung, § 7 GGO I, IT-Sicherheitsrichtlinie, LHO, Datenschutz, VvB


Alle Kostenstellen (LuV / MGF, SE)


Verfügbarkeit funktionsfähiger verfahrensunabhängiger IT-Infrastruktur (Betriebssystem, Standard-Software, Netze, Server, Endgeräte und Dienste).


hohe Systemverfügbarkeit und kurze Reaktionszeiten auf Fehlermeldungen.

Bezugsgröße:

Anzahl Endgeräte je Kostenstelle



- Wartung von verfahrensunabhängiger Hardware Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Hardware-Hersteller)

- Entsorgung von Hardware (ohne Ersatzbeschaffung) (sofern eine zentrale Buchung möglich ist) Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. BSR)

- Installation von zusätzlicher Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile

- Installation von systemnaher Software und Office (einschl. Updates) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Lizenzrechtsverwaltung von Standard-Software und systemnaher Software Beispiel: eigene Stellenanteile und Rechnung externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller )

- Bereitstellung und Durchführung eines Help-Desk Beispiel: eigene Stellenanteile oder Rechnungen externer Dienstleister

- Durchführung der Netzadministration Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ)

- Endgeräteadministration /-betreuung




Produktnummer:

999999

Produktname:



Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Dokumentation der Tätigkeit (Sicherheitskonzept, Datenschutzkonzept etc.)

Beispiel: eigene Stellenanteile - Serveradministration (verfahrensunabhängiger Infrastrukturserver)

Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Datenbankadministration

Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Technischer Datenschutz und Datensicherung

Beispiel: eigene Stellenanteile oder Rechnungen externer Dienstleister - Dokumentation von Veränderungen

Beispiel: eigene Stellenanteile - Veranstaltungsunterstützung

Beispiel: eigene Stellenanteile - Inventarisierung (Hardware)

Beispiel: eigene Stellenanteile - IT-Schulung für die Nutzer(innen)

Beispiel: Lehrgangsgebühren VAK oder externer Dienstleister, ggf. Stellenanteile für Dozenten, sofern dieser im Rahmen seiner Arbeitszeit tätig ist

- Produktionssteuerung Beispiel: eigene Stellenanteile

- Instandhaltungs- und Entsorgungsplanung (ohne Beschaffungsplanung) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Führen von Statistiken Beispiel: eigene Stellenanteile

- Bereitstellung von Diensten Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beteiligung PR, HPR, Datenschutzbeauftragter, Rechnungshof Beispiel: eigene Stellenanteile

Finanzen, Budget:



- Einhaltung Betriebskosten je Endgerät (Kennzahl K15) - Einhaltung Kundenzufriedenheit Infrastruktur (Kennzahl K16) - Einhaltung Systemverfügbarkeit (Kennzahl K14)


Die Verrechnung erfolgt über die Anzahl Endgeräte je Kostenstelle (LuV / MGF, SE).

Ein Endgerät entspricht einer Mengeneinheit. Stichtag für die Bezugsgröße ist der jeweils Monatsletzte (Aktualisierung der Zählung erfolgt zweimal jährlich).


Die Aktivierung der Anlagegüter erfolgt gemäß der Buchungsrichtlinie zur Anlagenbuchhaltung entsprechend der dezentralen Ressourcenverantwortung.




Produktnummer:

999999

Produktname:




Erstellung ZS C 11.10.2004 Bezirke 10.12.2004




13.05.2005






Produktnummer:

999999

Produktname:

Verfahrensbetrieb Produktkostenträger HINWEIS: Beispiel




Gruppe: Verfahren

Phase: RUN Betrieb


Das Produkt umfasst die Administration sowie die organisatorische und technische Betreuung von Querschnitts- und Fachverfahren (einschließlich der verfahrensabhängigen Infrastruktur). Hierunter fallen auch Leistungen zur Fehlerbehebung und technischen Betreuung der Nutzer(innen).


VV IT-Steuerung, IT-Sicherheitsrichtlinie, LHO, Datenschutz, VvB


Alle Kostenstellen (LuV / MGF, SE), in denen das Fachverfahren genutzt wird


Sicherung des Betriebs und damit der Verfügbarkeit des Verfahrens durch qualifizierte Betreuung.


Kundenzufriedenheit in bezug auf Umsetzung von Anforderungen und Anwenderfreundlichkeit des Systems.

Bezugsgröße:

Anzahl Kennungen je Kostenstelle (zu Abweichungen siehe Abschnitt Hinweise)



- Wartung von verfahrensabhängiger Hardware (z. B. Verfahrensserver) Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Hardware-Hersteller)

- Entsorgung von verfahrensabhängiger Hardware (z. B. Verfahrensserver) Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. BSR)

- Nachinstallation von zusätzlicher Hardware (z. B. Verfahrensserver) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Pflege von Verfahrens-Software (Fehleranalyse, -bereinigung und Weiterentwicklung, sofern nicht eigenes Produkt / Projekt) Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)

- Nachinstallation von zusätzlicher Software (Update bzw. Patch) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Lizenzierung und Lizenzrechtsverwaltung von Verfahrens-Software Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Anbieter (z.B. Software-Hersteller)

- Bereitstellung und Durchführung eines Help-Desk Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ)

- Serveradministration (z. B. Verfahrensserver)




Produktnummer:

999999

Produktname:



Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Datenbankadministration (z. B. Verfahrensdatenbanken)

Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Technischer Datenschutz und Datensicherung

Beispiel: eigene Stellenanteile oder Rechnung externer Dienstleister - Verfahrensdokumentation

Beispiel: eigene Stellenanteile - Berechtigungskonzept

Beispiel: eigene Stellenanteile - Koordination und Kontrolle Zusammenspiel Sicherheitskonzepte

Beispiel: eigene Stellenanteile - IT-Schulung zur Verfahrenssoftware

Beispiel: Lehrgangsgebühren VAK oder externer Dienstleister, ggf. Stellenanteile für Dozenten, sofern dieser im Rahmen seiner Arbeitszeit tätig ist

- Pflege der Inventardaten Beispiel: eigene Stellenanteile

- Führen von Statistiken Beispiel: eigene Stellenanteile

- Fehlermanagement Beispiel: eigene Stellenanteile

- Problemmanagement Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)

- Pflege von Standard-Software (Fehleranalyse, Fehlerbereinigung, Weiterentwicklung); nicht Office Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Hardware-Hersteller)

- Vertragsmanagement Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)

- Fortschreibung technische Dokumentation Beispiel: eigene Stellenanteile

- Fortschreibung Benutzer-Dokumentation Beispiel: eigene Stellenanteile

- Beteiligungsverfahren PR oder HPR bzw. Datenschutz und ggf. Rechnungshof Beispiel: eigene Stellenanteile

Finanzen, Budget:



- Einhaltung Betriebskosten je Verfahren (Kennzahl K18) - Einhaltung Kundenzufriedenheit Verfahren (Kennzahl K24) - Einhaltung Pflegekosten Verfahren (Kennzahl K21)


Die Verrechnung erfolgt über die Anzahl der Kennungen je Kostenstelle (LuV / MGF, SE), die das Verfahren nutzen (Ausnahmen möglich). Bei Verwendung einer anderen Bezugsgröße ist die Anzahl der Kennungen zwei Mal jährlich zum zwecke der Information an ZS C zu übermitteln.




Produktnummer:

999999

Produktname:



Der Kostensträger existiert verfahrensspezifisch (für ausgewählte Fach- und Querschnittsverfahren) und als Sammelkostenträger.

Der Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb kann auch für Kleinverfahren, wie Web-Shop oder Routenplaner etc. verwendet werden. Zur Verrechnung sind ggf. Service-Vereinbarungen zu schließen.

Eine Kennung ist eine Mengeneinheit. Stichtag für die Bezugsgröße ist der jeweils Monatsletzte (Aktualisierung der Zählung erfolgt zweimal jährlich).


Die Aktivierung der Anlagegüter erfolgt gemäß der Buchungsrichtlinie zur Anlagenbuchhaltung entsprechend der dezentralen Ressourcenverantwortung.





13.05.2005






Produktnummer:

999999

Produktname:

ASB (Verfahren)Produktkostenträger HINWEIS: Beispiel




Gruppe: Verfahren

Phase: RUN Betrieb


Das Produkt umfasst die technische, organisatorische und ggf. fachliche Unterstützung (insbesondere Beratung) der Nutzer(innen) des Verfahrens sowie die Benutzerverwaltung durch die ASB.


VV IT-Steuerung, LHO, Datenschutz, IT-Organisationsrichtlinie, Betriebskonzept


Alle Kostenstellen (LuV / MGF, SE), in denen das Verfahren genutzt wird


Sicherung des Betriebes und Verbesserung der Kenntnisse der Anwendenden


Vollständige und zeitnahe Information aller betreuten Anwender(innen)

Bezugsgröße:

Anzahl Kennungen je Kostenstelle (zu Abweichungen siehe Abschnitt Hinweise)



- Technische, organisatorische und ggf. fachliche Beratung Beispiel: eigene Stellenanteile

- Betreuung und Schulung der Anwender(innen) Beispiel: Lehrgangsgebühren VAK oder externer Dienstleister, ggf. Stellenanteile für Dozenten, sofern dieser im Rahmen seiner Arbeitszeit tätig ist

- Verfahrensorganisation (z. B. Koordinierung bestimmter Abläufe) Beispiel: eigene Stellenanteile

- Koordination von Verfahrensfragen mit zentralen Stellen Beispiel: eigene Stellenanteile

- Koordination von Verfahrensfragen mit dezentralen Stellen Beispiel: eigene Stellenanteile

- Benutzerverwaltung Beispiel: eigene Stellenanteile

Finanzen, Budget:





Produktnummer:

999999

Produktname:

ASB (Verfahren)Produktkostenträger HINWEIS: Beispiel



- Kundenzufriedenheit (Verfahrensbedienung; Kennzahl K28; Präzisierungsbedarf) - Kundenzufriedenheit (Betreuung durch ASB; Kennzahl K28; Präzisierungsbedarf)


Die Verrechnung erfolgt über die Anzahl das Verfahren nutzende Kennungen je Kostenstelle (Ausnahme möglich). Bei Verwendung einer anderen Bezugsgröße ist die Anzahl der Kennungen zwei Mal jährlich zum zwecke der Information an ZS C zu übermitteln.

Stichtag für die Bezugsgröße ist der jeweils Monatsletzte (Aktualisierung der Zählung erfolgt zweimal jährlich).




Änderung ZS C 01.05.2005 AG KLR & Berwes. 13.05.2005





Anlage 2: Musterbuchungshinweis Version 1.0.0 Final - Seite 42

Anlage 2: Musterbuchungshinweis

Produktnummer:

999999

Produktname:

Name (Produkt, Projekt, MGF) Buchungsblatt: X-2004-1/1 Stand: xx.xx.xxxx Letzte Änderung: xx.xx.xxxx



Gruppe: xxxxxxxxxxxxxxx

Phase: PLAN -Konzeption

Produktbeschreibung: Text


Text


Text


Text

Bezugsgröße:

Text



- Beschreibung der Leistung Beispiel zur Buchung / Kontierung

Finanzen, Budget:

Text


Text

Hinweise zur Verrechnung: Text



Projekt IT-CO IT- Controlling - · PDF filePROJEKT IT-CO ... Beispiele für...

Documents

Transcript of Projekt IT-CO IT- Controlling - · PDF filePROJEKT IT-CO ... Beispiele für...