Just P&IDAS MAGAZIN DER P&I AG FÜR HR-EXPERTEN

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INTERNATIONAL ISSUEGERMANY / AUSTRIA / SWITZERLAND

REVIEW P&I USER CONFERENCE 2014

PROJEKT KOPERS

GEGENBAUER IN DER P&I CLOUD

SENNHEISER SETZT AUF P&I

P&I IN SILICON VALLEY

FEB_2015

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ANZEIGE

unser Schwerpunktthema dieser Ausgabe „Die Digitalisierung der Wirtschaft

verändert alles“ beschreibt Ihnen unsere Vorstellung von den Ansätzen der Per-

sonalarbeit, der Zukunft und der damit verbundenen digitalen Innovationen.

Zur Unterstützung Ihrer HR-Businesskompetenz hat die P&I AG begonnen, sich

vom HR-Software-Anbieter zum Technologieunternehmen der HR-Branche zu

entwickeln. Mit unseren neuen Produkten P&I LOGA3, dem HR-Business Connector

(HRBC) und der P&I BIG DATA stellen wir im Zusammenspiel mit unserem etablierten

Produktportfolio eine zukunftsweisende technologische Plattform zur Verfügung.

Diese Plattform ist die Business-Technologie, auf deren Basis sich ganz neue Mög-

lichkeiten der HR-Automatisierung eröffnen und die den HR-Markt revolutionieren

wird.

EDITORIAL

Liebe Leserinnen und Leser,

Herzlichst

Vasilios TriadisVorstandsvorsitzender P&I AG

Die drei wesentlichen Komponenten dieser Plattform sind:

P&I BIG DATADiese Datenbasis enthält das Wissen und die Erfahrung aus über 40 Jahren Per-

sonalabrechnungssystemen sowie das konsolidierte Wissen aus tausenden indivi-

duell konfigurierten Installationen und hunderttausenden Beratertagen. Die Daten

stehen bereits heute als Cloud-Lösung zur Verfügung und stellen einen wichtigen

Meilenstein auf dem Weg zur Automatisierung und Standardisierung neuer Imple-

mentationen dar.

P&I LOGA3Diese Software ist die intelligente Ergänzung von P&I LOGA zur Verbesserung

der Mobility, der Individualität, der intuitiven Benutzeroberfläche (mit 3 Klicks

zum Ziel) und der vollständigen Integration der Mitarbeiter in die Prozesskette

des Unternehmens. Sie ist der Schlüssel für die zukünftige Welt der Personalwirt-

schaft mit Workspace, Communication, Social Media usw.

HR-Business Connector (HRBC)HRBC ist die Infrastruktur für die Vernetzung intelligenter Produktanwendungen.

HRBC ist eine Software in der Cloud, die die Fähigkeit hat, Funktionen unter-

schiedlicher Anwendungen zu überwachen, zu steuern und zu optimieren. Damit

verbunden ist ein Regel- und Analyse-Werkzeug, das auf der Basis von Regeln und

Geschäftslogiken im Zusammenspiel mit Analysefunktionen aktuelle und historische

Daten sammelt, aggregiert, normiert und entsprechend speichert.

Als einen Teil der P&I Community lade ich Sie ein, die Wandlung

der P&I mitzuerleben und wünsche Ihnen in diesem Sinne ein

spannendes Lesevergnügen.

JUST P&I goes APP

P&I APP to date: Das Kundenmagazin JUST P&I ist demnächst auch als Applikation für das iPad im iTunes Store erhältlich. Tauchen Sie ein in multimediale Funktionen wie Videos, Bildergalerien, Animationen und Hyperlinks mit P&I Angeboten – mit einer intuitiven Navigation durch das P&I Kundenmagazin erhalten Sie ein neues Unterhaltungserlebnis auf Ihr iPad.

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INHALT

Themen dieser Ausgabe

INHALT

03 EDITORIAL 31 IMPRESSUM HR-EVENTS

06 Review: P&I User Conference 2014 Ein Rückblick auf die P&I User Conference 2014 unter dem

Leitthema „Der Kunde im Mittelpunkt“

P&I SOLUTIONS

08 P&I Projekt KoPers Erfolgreiche Abrechnung von über 100.000 Personalfällen in den

Bundesländern Freie und Hansestadt Hamburg, Schleswig-Holstein

und Bremen

12 P&I Bewerber online Die einfache Personalsuche mit der neuen Bewerberverwaltung

von P&I

16 Das neue P&I Korrespondenzmanagement Persönliche Dokumente effizient und flexibel erstellen und

verwalten

18 P&I LOGA E-Government-Suite Die Suite für nutzerfreundliche, schnelle und sichere elektronische

Verwaltung

HR-ESSENTIALS

20 Gegenbauer Holding SE & Co. KG und P&I AG unterhalten langjährige Geschäftsbeziehung Über 15 Jahre verbindet Gegenbauer und P&I eine erfolgreiche

Kooperation. Das Bündnis beider Unternehmen wurde in den

letzten Jahren immer mehr verfestigt.

24 Sennheiser electronic GmbH & Co. KG setzt im Personalmanagement auf P&I Als Servicevertragskunde nutzt Sennheiser die strategischen

Beratungsleistungen der P&I

P&I FUTURE

28 P&I in Silicon Valley Ein Interview mit Dr. Mark Vogelsberger, dem Leiter des neuen

Entwicklungszentrums der P&I Silicon Valley Inc.

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P&I User Conference 2014:Review

HR-EVENTS HR-EVENTS

Die P&I User Conference fand am 16. und 17. September 2014

im großen Saal des Wiesbadener Kurhauses statt. Als Auf-

macher für die Konferenz schaltete P&I das Release-Infor-

mationsseminar 14.9 vor, das Fachwissen und strategische

Zukunftsentwicklungen miteinander vereinte. Mehr als 500

Kunden besuchten dieses ereignisreiche Event und erlebten

einen Einblick in die zukünftige digitale HR-Welt der P&I.

Digitalisierung der Wirtschaft

Mit einem zukunftsweisenden Blick enthüllte P&I die digitale Erweiterung von P&I LOGA – die P&I BIG DATA Innovation. Unter dem

Motto „Software einfach abrufen“ ist der Startschuss für individualisierte Systeme und Funktionen gefallen.

P&I BIG DATA kennt die Anforderungen, die Kunden aus diversen Branchen an eine HR-Software haben und ist in der Lage, intelligent

auf aktuelle Bedürfnisse einzugehen. Auf Knopfdruck werden benötigte Funktionen wie Tarife, Auswertungen und Bescheinigungen

in einen Warenkorb gelegt und in die Kunden-Umgebung konfiguriert. Über die neue P&I Kundenseite gelangt der Kunde direkt in die

digitale Welt der P&I BIG DATA und erhält während der Suche nach neuen Lösungskonzepten, wie beispielsweise veränderte Anfor-

derungen und Fragen, optimale Unterstützung.

P&I Smart Services

P&I BIG DATA unterstützt den Service der digitalen Welt und bietet mit Smart Services eine umfängliche Pflege der Gesamtsysteme.

Die P&I BIG DATA stellt dem Kunden webbasierte und physische Dienstleistungen als Smart Services bereit.

Pioniergeist

Ernst Bromeis, Wasserbeauftragter von „Das blaue Wunder“, berichtete von seiner Expedtion und seinen Emotionen, beim Durch-

schwimmen des Rheins von der Quelle bis zur Mündung nach Rotterdam und begleitete seinen Vortrag musikalisch am Flügel.

Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der P&I AG, dort können Sie sich im Bereich P&I Academy einen Clip zur P&I

User Conference 2014 ansehen.

Die Kommunikation, Vernetzung, Effizienz und Zusammenarbeit

in der digitalen Welt, zwischen dem Kunden und der P&I legte

den Fokus der P&I User Conference auf den Kunden als Co-Pro-

duzenten. Zukünftig bindet P&I die individuellen Bedürfnisse

und Wünsche des Kunden in das P&I System ein und gibt sich

vollkommen dem Kunden hin.

CEO Vasilios Triadis erläuterte neben dem Rückblick auf das

abgeschlossene Geschäftsjahr die Zukunftsstrategie der P&I

in Verbindung mit dem Kunden als Co-Produzenten. Im Mit-

telpunkt stand der enorme Mehrwert, der durch das gesamte

Experten-Wissen der P&I Community in der P&I BIG DATA

vereint ist.

P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS

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Projekt KoPersErfolgreiche Abrechnung von über 100.000 Personalfällen in den Bundesländern Freie und Hansestadt Hamburg und Schleswig-Holstein

KoPers, das Kooperationsprojekt für die Bundesländer Schleswig-Holstein und der Freien und Hansestadt Hamburg basiert auf einer

HR-Lösung aus dem Hause der P&I AG. Gemeinsam mit dem führenden IT-Dienstleister Dataport aus dem Norden Deutschlands,

erfolgt die Implementierung des Personalmanagements, länderübergreifend für die Bediensteten der beiden Bundesländer. Die

Freie Hansestadt Bremen ist dem Kooperationsprojekt 2013 ebenfalls beigetreten.

Ziel des Projektes KoPers ist es, neben 190 norddeutschen Verwaltungseinheiten auf kommunaler Ebene, allen Bediensteten der

drei Länder das HR-Standard-IT-Verfahren der P&I für die Personalverwaltung und -abrechnung kostengünstig zur Verfügung zu

stellen sowie die vorhandenen Altsysteme abzulösen.

Nachdem P&I im ersten Schritt die Aufnahme aller über Dataport betriebenen Kommunen Ende 2013 in den Echtbetrieb überführte,

haben nun auch die ersten Einrichtungen auf Landesebene den Produktionsbetrieb aufgenommen.

Bisher bewältigte das von Dataport selbst entwickelte und gewartete System PERMIS-A die gesamte Personalabrechnung. Die erste

erfolgreiche Auszahlung von 34.000 Versorgungsbezügen an ehemalige Beamte erfolgte mit der April-Abrechnung 2014 über das

neue Abrechnungssystem der P&I. Das Finanzverwaltungsamt in Kiel ist für die Abrechnung aller Landesbediensteten zuständig

und kann nun monatlich die Pensionen der ehemaligen Staatsbediensteten über das neue Standard-Personalabrechnungs- und

Verwaltungsprogramm der P&I AG auszahlen.

Im Laufe des Jahres wurden die Beamten und Angestellten über KoPers in den Echtbetrieb überführt. Damit ist das Altsystem

PERMIS-A abgelöst. Im Jahr 2014 startete der Aufbau des „Dienstleistungszentrum Personal“ (DLZP). Zunächst wurden sämtliche

Personalprozesse identifiziert und der Ablauf mit über 400 personalverwaltenden Dienststellen festgelegt.

Ziel des DLZP ist es, die inhaltliche Trennung der Personalverwaltung und Personalabrechnung aufzuheben sowie das Personal-

management auf Basis von KoPers effizient und für die Zukunft neu zu gestalten.

Schleswig-Holstein

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11

P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS

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Seit September 2014 läuft die Abrechnung von mehr als 70.000 Bezieher von Versorgungs- und Zusatzversorgungsbezügen über

KoPers. Dies bedeutet die erfolgreiche Ablösung des PAISY-Verfahrens für sämtliche ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Neben den Pensionszahlungen an die ehemaligen Beamten der Freien und Hansestadt Hamburg hat das Zentrum für Personal-

dienstleistungen (ZPD) in Hamburg die Verantwortung für die Berechnung von Zusatzversorgungszahlungen für ehemalige Ange-

stellte der Stadt. Das ZPD agiert auch als Dienstleister für Einrichtungen, die nicht zur Landesverwaltung gehören. Die Umstellung auf

KoPers erfolgte für die Abrechnung der Pensionäre dieser Einrichtungen ebenfalls erfolgreich.

Freie und Hansestadt Hamburg

2013 ist Bremen der Kooperation unter dem Dach von Dataport

beigetreten. Die Freie Hansestadt Bremen nutzt für die Perso-

nalabrechnung KIDICAP und für die Personalverwaltung und als

Mitarbeiterportal eine selbst entwickelte Lösung. Es ist geplant,

beides durch das HR-Standard-IT-Verfahren der P&I abzulösen.

Freie Hansestadt Bremen

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P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS

P&I Bewerber onlineDie einfache Personalsuche mit der neuen Bewerberverwaltung von P&I

Jeden Arbeitgeber beschäftigen dieselben Fragen und Anforderungen, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter zu

rekrutieren oder Fach- und Führungskräfte an sich zu binden, um sein Arbeitgeberimage zu optimieren.

Klare Vorteile bringt ein Bewerbermanagementsystem besonders für Personalabteilungen. Erfahrungsgemäß können

Firmen mit dem richtigen Bewerbermanagementsystem rund 50 Prozent ihrer aufgewendeten Zeit einsparen.

Mit dem neuen Bewerbermanagement der P&I reduzieren sich die Administrations- und Managementkosten erheblich, darüber hinaus

vereinfacht es die Organisation sowie Kommunikation mit den Bewerbern. Ihre Zeit ist kostbar! Durch die vorhandene Transparenz des

Systems sparen Recruiter viel Zeit, denn alle internen Prozesse werden systematisiert und automatisiert in P&I LOGA3 eingebunden.

Manuelle Dateneingaben gehören deshalb der Vergangenheit an und mögliche Fehlerquellen werden reduziert. Doch nicht nur das:

Eine schnelle Gesamtübersicht bietet grafische Darstellungsmöglichkeiten des Workflows aus Zu- oder Absagen sowie Eingangs- und

Terminbestätigungen.

Zeit- und Kostenersparnis

Schriftverkehr leicht gemacht! Sämtlicher personenbezogener Schriftverkehr erfolgt durch die Einbindung des neuen Korrespondenz-

managements in allen Bewerberprozessen. P&I Bewerber online ermöglicht eine automatisierte und effiziente Erstellung von Korres-

pondenzen in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses. Angefangen bei Generierung und Zusammenstellung, über Bearbeitung und

Versand, bis hin zur Archivierung des Schriftverkehrs deckt das neue Korrespondenzmanagement alle Prozesse ab.

Korrespondenzmanagement

» Ein professionelles Bewerbermanagement

vereinfacht die Organisation und

Kommunikation mit den Bewerbern. «

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P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS

Steuern Sie Ihre Bewerbersuche doch einfach zentral! Ein erfolgreiches Bewerbermanagement setzt eine gezielte

Steuerung der Prozesse voraus. Daher ist es von besonderem Vorteil, alle Schritte während der Bewerbersuche

und deren Auswahl zentral an einem Ort zu steuern.

Mit dem neuen Bewerbermanagementsystem der P&I können Sie Ihre Stellenanzeige mit wenigen Klicks auf den

gewünschten Jobportalen veröffentlichen. Es ermöglicht also eine hohe Reichweite bei potenziellen Kandidaten

und gewährleistet außerdem das zeitgemäße Handling mit Importmöglichkeit aus Social-Media-Kanälen.

Schnelle und einfache Personalsuche

Sie suchen engagierte und qualifizierte Mitarbeiter?

Gerade in Zeiten von zunehmendem Fachkräftemangel ist es entscheidend, sich als attraktiver

und glaubwürdiger Arbeitgeber zu positionieren und ein Arbeitgeberimage aufzubauen. Durch

die Anpassungsmöglichkeiten und individuellen Gestaltungsfreiheiten mit P&I Bewerber online,

lassen sich sämtliche Anzeigen passend zum Corporate Design eines jeden Unternehmens

gestalten, sodass Sie Ihre Imagepflege in kürzester Zeit steuern können.

Jeder Dritte hat schon mal einen Bewerbungsprozess abgebrochen oder einem Unternehmen

im laufenden Bewerbungsverfahren abgesagt! Vom Ausfüllen der Online-Bewerbungsmaske bis

hin zur Eingangsbestätigung der Bewerbung und der erwarteten Zu- oder Absage während

eines Bewerberprozesses, verlangt man dem Bewerber meist eines im Übermaß ab: Geduld.

Über P&I Bewerber online muss ein Kandidat sich nicht einer langen Anmeldeprozedur unterzie-

hen. Je nach Bewerbersituation kann der Kandidat beispielsweise eine Schnellerfassungsmaske

ohne jegliche Registrierung zur Bewerbung verwenden und hat nach dem Bewerbungsvorgang

die Möglichkeit einen Log-In zu erhalten. So hat der Bewerber jederzeit die Gelegenheit, aktuelle

Informationen zu seinen Bewerbungsunterlagen abzurufen und mit dem zuständigen HR-Mitar-

beiter in Kontakt zu treten. Das Handling sowie die einzelnen Bewerbungsschritte der Online-Be-

werbung sind durchweg sehr einfach – gemäß dem Motto: „Mit wenigen Klicks zum Ziel!“

Das beste Personal für die Organisation gewinnen

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P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS

Das neue P&I Korrespondenz-managementPersönliche Dokumente effizient und flexibel erstellen und verwalten

Die Erstellungszeit für Dokumentenvorlagen und deren logische Integration nimmt eine erhebliche Bearbeitungszeit in

Anspruch und kollidiert dabei mit dem Zeitmanagement. Die Optimierung solch zeitstehlender Prozesse lässt sich mit dem

Korrespondenzmanagement Modul von P&I, um bis zu 80 Prozenz gegenüber der bestehenden Technologie reduzieren.

Für die Erstellung von Vorlagen verwendet P&I Standardfunk-

tionen der Serienbriefverwaltung von Microsoft Word. Bereits

vorhandene Dokumentvorlagen stehen inhaltlich zur weite-

ren Verwendung parat. Anwender können nach Maßgabe der

ihnen vorgegebenen Regelwerke Dokumente verändern und

sich Ergebnisse unmittelbar als Vorschau am Bildschirm prä-

sentieren lassen. Die Funktion des Zwischenspeicherns erlaubt

Anwendern die Bearbeitung eines Dokumentes zu unterbrechen,

um auf Störungen im Arbeitsablauf flexibel reagieren zu kön-

nen. Die Wiederaufnahme der Bearbeitung erfolgt jeweils auf

Basis des zuletzt gespeicherten Versionsstandes. Inhalte, die

der Anwender zu einem späteren Zeitpunkt einfügen möchte,

lassen sich mit vordefinierten Verfahrensregeln festlegen und

weitgehend ohne die Hilfe der IT aktualisieren. Die Korrespon-

denz füllt sich im Zuge der Zusammenstellungsphase mit vor-

gefertigten Kundendaten, formlosen Textpassagen und vorab

genehmigten Inhalten. Die Einbindung interaktiver Formulare

trägt dazu bei, aus Dokumenten interaktive Kommunikations-

mittel zu schaffen. Ein integrierter Vorschau- und Genehmi-

gungsprozess erleichtert die Qualitätskontrolle. Die Erstellung

von Dokumenten führt zu einer Verbesserung und zu einem

Erlebnis für den Anwender.

Nachverarbeitungsprozesse

Für die Erstellung komplexer Dokumente (z. B. Arbeitsverträge,

qualifizierte Arbeitszeugnisse, Ernennungsurkunden, etc.) ste-

hen logisch verknüpfte Erfassungsdialoge zur Verfügung. Diese

unterstützen den Anwender dabei, ein komplexes Dokument

nach Maßgabe der betrieblichen oder rechtlichen Regelwerke

schrittweise zu erstellen.

Erstellung komplexer Dokumente

… der Erstellung komplexer Dokumente.

… einer effizienten Erstellung von Korrespondenzen.

… intuitiven Werkzeugen zur Unterstützung.

… individuellen Einstellungsmöglichkeiten zur Erstellung von Vorlagen.

… flexiblen Reaktionen auf Störungen im Arbeitsablauf.

… einer erleichterten Qualitätskontrolle durch integrierte Vorschau- und Genehmigungsprozesse.

… beliebigen Weiterverarbeitungsprozessen.

… einem eingespielten Workflow.

… einer Zeitersparnis von bis zu 80 Prozent.

Wir holen Sie ab mit …

Das P&I Korrespondenzmanagement Modul ermöglicht die effizientere Erstellung von Kundenkorrespondenz in allen

Phasen, angefangen bei der Generierung über die Zusammenstellung und den Versand bis hin zur Archivierung.

Während der Erstellungsphase für die Vorbereitung von Standardvorlagen erhält der Anwender über intuitive Werk-

zeuge Unterstützung. Darüber hinaus sind relevante Standards und Rechtsvorschriften im Zusammenhang mit der

Erstellung von Schriftgut sichergestellt. Mehrstufige Prozesse wie die Erstellung von Dokumenten, die Beteiligung

unterschiedlicher Personen in einem Workflow und die dynamische Inhaltsverwaltung lassen sich mit der erweiterten

und integrierten P&I Workflow Engine realisieren. Die fachlichen Systemadministratoren setzen alle zu erstellenden

Dokumente mit den jeweiligen personalwirtschaftlichen Aufgaben in eine Beziehung. Dies verbessert nachhaltig und

effizient die Ablauforganisation in einer Verwaltung oder in einem Unternehmen.

Erstellung von Vorlagen

Die Generierung eines Dokuments erfolgt auf Grundlage des

intelligenten Zusammenwirkens von Vorlagen, statischen und

dynamischen Textbausteinen, Daten aus P&I Systemen, maschi-

nell ermittelten Daten und manuellen Eingriffen der Anwender.

Für die Weiterbearbeitung dieser erstellten Dokumente lassen

sich beliebige Nachverarbeitungsprozesse anstoßen, wie z. B.

das Drucken, der E-Mail-Versand, die Archivierung in der elek-

tronischen Personalakte oder die Übergabe des Dokumentes

in einen Workflow zur Beteiligung oder Kenntnisnahme durch

weitere Personen.

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P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS

P&I LOGA E-Government-SuiteDie Suite für die nutzerfreundliche, schnelle und sichere elektronische Verwaltung

Die elektronische Kommunikation und Verwaltung hat eine enorm hohe Bedeutung für das Personalmanagement. Deshalb ist

eine nutzerfreundliche, schnelle und sichere Abwicklung von personalwirtschaftlichen Prozessen ein elementarer Bestandteil von

P&I LOGA.

P&I LOGA Elektronische Betriebsprüfung (euBP)Der Zeitaufwand für die Personalabteilung in Zusammenhang mit der Betriebsprüfung reduziert sich erheblich, denn sie bietet

die Möglichkeit, prüfungsrelevante Arbeitgeberdaten elektronisch zu übermitteln. Die elektronische Betriebsprüfung ist ohne

großen Aufwand einfach und schnell in die bestehende P&I LOGA Anwendung implementierbar und steht zur sofortigen Nutzung

zur Verfügung.

P&I LOGA@mail In Deutschland nutzen fast 80 Prozent die Kommunikation per E-Mail – also warum nicht auch über diesen Weg persönliche

Dokumente an den Arbeitnehmer senden? Denn P&I LOGA@mail ermöglicht beispielsweise aus der Monatsproduktion heraus

den automatisierten Versand von Entgelt-, Reisekosten- oder Zeitabrechnungen an alle Mitarbeiter.

P&I LOGA DEÜV-Sofortmeldung Sofern Organisationen Personen aus bestimmten Branchen beschäftigen, tragen sie die Verpflichtung, den Beginn des Beschäf-

tigungsverhältnisses an die Datenstelle zu melden. Diese Meldungen können komfortabel aus P&I LOGA heraus erfolgen, was die

Kommunikation vereinfacht.

P&I LOGA Kontrollcenter Statistische Meldungen Die Daten der vierteljährlichen Verdienst-, Verdienststruktur- und Arbeitskostenerhebung können simpel und sicher direkt aus dem

eigenen P&I LOGA Interface an das Statistische Bundesamt übermittelt werden.

Das P&I LOGA E-Government als Paket

GeldDer Druck und die Kuvertierung von Verdienstabrechnungen

kosten bei Druckzentren in der Regel zwischen 0,20 Euro bis

0,35 Euro je Mitarbeiter und Monat. Berücksichtigt man darüber

hinaus die internen Personalkosten sowie Verpackungs- und Ver-

sandkosten, erhöhen sich die Kosten je Mitarbeiter und Monat

bei realistischer Bewertung schnell auf 0,50 Euro. Das sind min-

destens 6,00 Euro pro Jahr und Mitarbeiter.

ZeitZeit ist unser wertvollstes Gut, deshalb ist es so bedeutsam,

sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Besonders

die „Elektronische Betriebsprüfung (euBP)“ in Verbindung mit

der „elektronischen Übermittlung von Daten“ reduziert den

Aufwand für Prüfungen und spart wertvolle Zeit. Auch die

per Knopfdruck direkt aus P&I LOGA erzeugte und versendete

DEÜV-Softmeldung ist schnell und einfach abgeschlossen, denn

die Funktion verhindert eine doppelte Datenerfassung und eine

manuelle Übermittlung über Fremdsysteme. Die Sortierung, der

Versand und die Verteilung von Abrechnungen gehören mit

P&I LOGA@mail der Vergangenheit an!

SicherheitWährend des manuellen Datenaustauschs und der damit ver-

bundenen Unterbrechung des Geschäftsprozesses passieren

die häufigsten Fehler. Mit der P&I LOGA E-Government-Suite

können Sie diesem Medienbruch entgegenwirken, denn die

Funktionen ermöglichen nicht nur eine integrierte und schnelle

Übermittlung von Daten, sondern bereiten diese nachvollzieh-

bar und sicher für Sie auf.

Vorteile, die sich sehen lassen!

20 21

HR ESSENTIALS HR ESSENTIALS

Gegenbauer Holding SE & Co. KG und P&I AG unterhalten langjährige Geschäftsbeziehung Über 15 Jahre verbindet die Unternehmensgruppe Gegenbauer und die P&I eine erfolgreiche Kooperation. Das Bündnis beider Unternehmen wurde in den letzten Jahren immer mehr verfestigt.

1925 gründete Carl Gegenbauer das gleichnamige Facility-Management-Unternehmen in Berlin, welches heute mit rund 16.000 Mit-

arbeitern und einem Umsatz von ca. 450 Millionen Euro zu den führenden Anbietern in Deutschland zählt. Mit einem bundesweiten

Servicenetzwerk betreut Gegenbauer die Immobilien und Liegenschaften von Kunden aus fast allen Branchen umfassend. Mit ihren

bewährten Service- und Managementkonzepten unterstützen, entlasten und begleiten sie gezielt die Wertschöpfungsprozesse der

Kunden. Die Unternehmensgruppe erbringt Dienstleistungen in den Unternehmensbereichen Facility-Management und Facility-Ser-

vices. Der Bereich Facility-Management steht für die branchenorientierten, integrierten Systemdienstleistungen in den Segmenten

Industrial & Public, Health Care, Property Services sowie Location Management & Services. Der Bereich Facility-Services umfasst mit

den Segmenten Gebäudereinigung und Sicherheitsdienste die infrastrukturellen Einzeldienstleistungen.

Bis vor 15 Jahren rechnete Gegenbauer über 11.000 Mitarbeiter mit fünf verschiedenen Systemen und der IBM-AS400 Lohnsoft-

ware ab, während sich zeitgleich die Unternehmensgruppe von einem klassischen Gebäudereinigungsunternehmen zu einem der

führenden Gebäudedienstleistungsunternehmen in Deutschland wandelte. Mit dieser Transformation erhöhte sich rasant die Mit-

arbeiteranzahl aus den verschiedenen Branchen und brachte mit der bundesweiten Expansion einen fehlenden Überblick über

die Abrechnungen mit sich. Also erforderte es eine zentral ausgerichtete IT, um den wachsenden Anforderungen des Personal-

managements nachkommen zu können, dabei fiel die Entscheidung eine professionelle Personalarbeit umzusetzen. Somit war es

für Gegenbauer klar, dass die Unternehmensgruppe nicht mehr nur eine Lohnsoftware benötigte, sondern eine vollumfängliche

Personalmanagement-Software.

P&I LOGA2000 brachte die Unternehmensgruppe Gegenbauer und P&I zum Ende der 90er Jahre zusammen. Doch dabei blieb

es nicht. Denn um weitere Dokumente wie Urlaubsbeantragungen und Reisekostenabrechnungen zu verwalten, kam 2007 das

webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal P&I HCM in der Unternehmensgruppe zum Einsatz.

Die Unternehmensgruppe Gegenbauer im Wandel

» Diese Erweiterung führte zu einer erheblichen Senkung der

administrativen Kosten und trotz der dezentral aufgestellten

Belegschaft gelang es Gegenbauer eine Transparenz im

Unterehmen zu schaffen.«

Die starke Beziehung beider Unternehmen zeigte sich im März 2013, wobei die Unternehmensgruppe Gegenbauer einem gemeinsamen

Servicevertrag zustimmte und damit dem exklusiven Kundenkreis der P&I beitrat. Dies ebnete Gegenbauer den Weg in die P&I Cloud.

Der Startschuss für die Migration in das P&I Data Center fiel im Oktober 2014. Die Implementierung des neuen DS-Admin und der

Austausch des bisherigen P&I HCM durch das webbasierte P&I HCM2 erfolgte zeitgleich. Die gegebenen Hardwareressourcen der

IT von Gegenbauer reichten jedoch nicht mehr aus, um die für die P&I LOGA- und P&I HCM-Umgebung notwendigen Betriebs- und

Ausfallsicherheiten sowie Hochverfügbarkeiten zu unterstützen. Die technologische Innovation, als zukunftsfähiges Modell des Mitar-

beiter- und Führungskräfte Portals P&I HCM2, ist das Entscheidungskriterium für die P&I Cloud gewesen, so die Unternehmensgruppe.

Der Weg in die P&I-Cloud bringt für Gegenbauer wesentliche Vorteile mit sich:

• Minimierung von technischen Administrationskosten

• Erhöhung der Sicherheit

• Wegfall von Investitionskosten

• Fokus auf die wesentliche Personalarbeit

• Zentralisierung des Personalmanagements

Der Weg in die P&I Cloud

HR ESSENTIALS HR ESSENTIALS

Heute rechnet Gegenbauer über 16.000 aktive Mitarbeiter über ein einziges System ab! Die langjährige Nutzung von P&I LOGA

brachte eine Informationsbasis für Entscheidungen mit sich, welche die Innovations- und Wachstumsfähigkeit der Unternehmens-

gruppe sichert. Durch die von P&I eingeführte Client-Server-Struktur des P&I LOGA fand der Prozess zur Bildung von zentralen Service-

Centern für die Personalbetreuung und Lohnbuchhaltung wesentliche Unterstützung. Neben der Zentralisierung aller Abrechnungen

erreichte Gegenbauer mit der Einführung der P&I Systeme auch eine erhebliche Minimierung der Abrechnungskosten sowie die

Verkürzung von Arbeitszeiten. Darüber hinaus ermöglichten die Module von P&I LOGA eine fachgerechte Bewerkstelligung der sich

laufend verändernden gesetzlichen Anforderungen.

HR-Software aus einer Hand

Das Unternehmen vertraut weiterhin auf die Innovationskraft der P&I und legt ihr gesamtes Personalmanagement in die Hände des

europaweiten Technologieunternehmens. Mit der Zeit folgen neue Technologien sowie ein neu orientiertes Personalmanagement.

Auch hier geht die Unternehmensgruppe gemeinsam mit P&I den Weg und vertraut weiterhin auf die fortschrittlichen Produkte.

Künftig finden neben den Urlaubsgenehmigungen und Reisekostenabrechnungen auch das Bewerbermanagement, die Seminar-

verwaltung sowie die Sachbearbeitung in der Personalbetreuung und Lohnbuchhaltung ihren Platz in der neuen webbasierten

Software von P&I.

Die Aktivierung des Produktionsbetriebes im P&I Data Center findet voraussichtlich im Mai 2015 statt, sodass das Projekt bis dahin

abgeschlossen ist. In Zukunft geht es über die Migration hinaus, denn im Sommer 2015 startet die Anbindung an die P&I BIG DATA,

was besonders für die Unternehmensgruppe eine große Veränderung mit sich bringt. Gegenbauer – ein personalintensives Unter-

nehmen mit wachsenden Innovationen, bezieht ab diesem Zeitpunkt branchenspezifische Steuerungen in vorgelagerten operativen

Prozessen direkt über die P&I BIG DATA.

Mehr als 15 Jahre Partnerschaft haben die Zusammenarbeit mit allen Höhen und Tiefen geprägt. Dieses Vertrauen und die gegen-

seitige Wertschätzung sind die Basis für eine weiterhin langfristige und erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Mit Gegenbauer als einem

der führenden Anbieter des Facility-Managements in Deutschland, haben wir einen verlässlichen und starken Partner an unserer

Seite.

Weiter auf der Innovationsspur

» Es beweist, dass das Personalmanagement mit seiner Ent-

scheidung für die Cloud-Anbindung ein großes Vertrauen in

P&I setzt, denn mit der Bereitstellung des Gesamtsystems

erwartet Gegenbauer Stabilität, die höchste Verfügbarkeit

sowie die Nutzung von best practices.«

22 23

25

HR ESSENTIALS HR ESSENTIALS

Sennheiser electronic GmbH & Co. KG setzt im Personalmanagement auf P&I Zu Beginn der Kooperation stand für Sennheiser eine saubere und zentrale Steuerung der Ab-rechnungen im Vordergrund. Mit dem Wachstum des Unternehmens in den vergangenen Jahren gewannen auch Personalentwicklungsthemen an Bedeutung. Als Servicevertrags-Kunde der P&I nutzt Sennheiser heute die strategischen Beratungsleistungen der P&I.

Sennheiser ist eines der bekanntesten und erfolgreichsten Unternehmen in der Audiotechnik. Seit 70 Jahren verfolgt das Unternehmen

den Anspruch, die Branche aktiv mitzugestalten und auf diese Weise neue Maßstäbe zu setzen. Dies bedeutet, Innovationen nicht

nur zu entwickeln, sondern auch Trends zu setzen und auszubauen. Mit mehr als 2.500 Mitarbeitern an vier Forschungs- und Inno-

vationszentren in Europa, Asien sowie in den USA sorgt ein globales Team rund um die Uhr dafür, keinen Trend oder Kundenwunsch

zu verpassen. Neben technischer Innovationsstärke und perfektem Design betreibt Sennheiser einen ausgezeichneten Kundenservice

sowie eine der modernsten Fertigungslinien für Kopfhörer weltweit. Sennheiser steht für Qualitätsprodukte, echten Klang und maß-

geschneiderte Lösungen, wenn es um Aufnahme, Übertragung und Wiedergabe von Klang geht. Das Fundament dafür bildet die

Geschichte des Unternehmens, seine Innovationskultur sowie die Leidenschaft für Exzellenz.

Das stetige Wachstum, die Gründung weiterer Vertriebsgesellschaften und die Eröffnung neuer Produktionsstandorte erforderten

ein Personalmanagement, das alle Mitarbeiter zentral erfasst und korrekt abrechnet. Eine weitere Herausforderung stellten die

verschiedenen gesetzlichen Änderungen im Personalwesen dar, denn die erhebliche Masse an Informationen und regelmäßigen

Erneuerungen konnte die Personalabteilung kaum rechtzeitig bewältigen. Um eine Entlastung der Personalabteilung sowie eine

Strukturierung und ordnungsmäßige Durchführung der Personalverwaltung und Abrechnung zu erreichen, musste ein komplettes

Personalmanagementsystem her. Dies erfolgte über P&I LOGA, der Personalmanagement-Software für Lohn- und Gehaltsabrech-

nungen der P&I. Die Einbindung von P&I LOGA in die vorhandene IT-Landschaft von Sennheiser erfolgte einwandfrei, da die

integrierte P&I LOGA Struktur eine Implementierung nach Maß unterstützte.

Personalorganisation im Fokus

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HR ESSENTIALS HR ESSENTIALS

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Im März 2013 vereinbarten Sennheiser und P&I einen Servicevertrag als Grundlage für eine langfristige und optimale Zusammen-

arbeit. Alle Prozesse rund um das Personalmanagement betreut heute ein HR-Spezialist der P&I und berät Sennheiser in jeglichen

Belangen.

Fokus der Kooperation:

• Nutzung der Portallösung P&I HCM

• Einbindung der Mitarbeiter und Führungskräfte in die HR-Prozesse

• Dezentraler Zugriff auf Informationen aus dem Personalsystem

Dies sind wichtige Bestandteile, welche in Absprache mit Sennheiser durch den P&I-Spezialisten aktiviert werden. Die Verantwor-

tung obliegt nun der P&I, sodass Sennheisers Tagesgeschäft durch vereinbarte Reaktionszeiten, Release-Aktivierungen und Schu-

lungen gesichert ist.

Sennheiser vertraut auf P&I

In Albuquerque, USA, und in Tullamore, Irland, entstanden Sennheiser-Werke, in Dänemark verlief die Gründung des Sennheiser

Joint Venture, Sennheiser Communications A/S sowie die Eröffnung von Sennheiser Nordic A/S in Holte, nördlich von Kopenhagen,

mit Vertretungen in Dänemark, Norwegen, Finnland und Schweden. Daraufhin eröffnete Sennheiser 2006 eine neue Geschäftsstelle

in Russland und 2007 eine weitere in Indien. Die Mitarbeiteranzahl wuchs Jahr für Jahr weiter und führte zur Einführung der Human

Capital Management-Software von P&I. Die Anwendung des webbasierten Mitarbeiterportals verband alle Mitarbeiter global an

einem Ort. Beide Systeme basieren auf dem Datenmodell von P&I LOGA, sodass Sennheiser alle Personaldaten in einer umfassenden

HR-Lösung zur Verfügung standen.

Im Rahmen des Management- und Mitarbeiter-Self-Services fand eine erhebliche Unterstützung für die Optimierung der per-

sonalwirtschaftlichen Prozesse statt. Besonders das Handling für Antrags-/Genehmigungsverfahren, Personaleinsatzplanung sowie

Personalcontrolling fand bei Sennheiser großen Anklang. Mit Sennheisers Globalisierung nahmen die Dienstreisen auf Mitarbei-

terebene ebenfalls erheblich zu. Die regelmäßige Organisation und Abrechnung von Geschäfts- und Dienstreisen erforderte eine

effiziente und wirtschaftliche Verwaltung. Dies führte zur Migration des P&I Reisekostenabrechnungsmoduls in P&I LOGA, ein

webbasiertes Travel-Management, das die Administration erheblich vereinfachte und Aufwand sowie Kosten reduzierte. Darüber

hinaus stellte das Modul die korrekte steuerliche Behandlung und Verbuchung der Belege, Reisekostensätze sowie Pauschalen mit

Hilfe der automatischen Integrität sicher.

Sennheiser-Familie wächst weiter

Gründerhaus 1945

P&I FUTURE P&I FUTURE

P&I in Silicon ValleyEin Interview mit Dr. Mark Vogelsberger,

dem Leiter des neuen Entwicklungszentrums

der P&I Silicon Valley Inc.

Dr. Mark Vogelsberger, seit Jahren leben Sie in den USA und sind am MIT tätig. Infolgedessen sind Sie inmitten der amerikanischen Technologie zu Hause und bestens mit der IT-Branche vertraut. Das Silicon Valley ist für jeden ein Begriff. Doch was ist das Besondere an dem wichtigsten Standort der IT- und High-Tech-Industrie?

Silicon Valley ist Keimzelle nahezu aller technologischen Entwicklungen, die uns täglich umgeben. Google, Facebook und

Apple sind nur einige der Technologie-Unternehmen, die dort beheimatet sind und deren Produkte uns täglich begleiten. Si-

licon Valley bietet eine enorm hohe Dichte an innovativen Unternehmen und unzähligen Start-Ups. Zahlreiche der weltweit

besten Universitäten sind in dieser Gegend zu Hause und eng mit den Entwicklungen im Silicon Valley verzahnt. Unter ihnen

liefert vor allem die Stanford University als eine der forschungsstärksten und renommiertesten Universitäten der Welt re-

gelmäßig neue innovative Impulse. Es gibt weltweit keine zweite Region, in der Innovation und Produktivität im IT-Bereich

so extrem vorangetrieben werden wie hier.

Welchen Herausforderungen wird sich die P&I in den kommenden Jahren stellen müssen? Denken Sie, dass kulturelle Unterschiede zwischen Europa und den USA eine Rolle spielen werden?

Da die P&I sich in einem Umwandlungsprozess zu einem Technologie-Unternehmen befindet, gibt es für diese Wandlung

kein besseres Umfeld als das Silicon Valley. Weltweit dominierende Technologie-Trends werden hier geboren und direkt

in Produkten und Unternehmen am Markt umgesetzt. Die P&I befindet sich bald am Puls des Fortschritts, sieht sich ver-

schiedene Trends genau an und entscheidet, welche davon in P&I-Produkte einfließen. Es ist also der ideale Ort, um neue

Trends zu analysieren und aufzugreifen. Hinzu kommt, dass das Silicon Valley einen enormen Pool an hochqualifizierten

Mitarbeitern liefert, die entsprechende Technologien kurzfristig auf höchstem Niveau umsetzen können. Als deutsches

Softwarehaus ist P&I bestrebt, klassische Tugenden wie Präzision und Verlässlichkeit mit der Innovationskraft des amerika-

nischen Marktes zu kombinieren. Ich denke, dass die Verbindung beider Kulturen den P&I-Produkten einen enormen Schub

nach vorne gibt und unseren Kunden zu Gute kommt.

Mit der Eröffnung des neuen Entwicklungszentrums im IT-Mekka Silicon Valley begrüßt P&I auch ein neues Mit-

glied: Dr. Mark Vogelsberger. Mit ihm positioniert sich P&I im Silicon Valley sehr stark, denn unter anderem war

Dr. Vogelsberger als wissenschaftlicher Mitarbeiter an der renommierten Elite-Universität Harvard tätig. Zuletzt

nahm der theoretische Physiker eine Professur für Computational Physics am Massachusetts Institute of Technology

(MIT) an. Nun stellt er sich seiner Aufgabe als Leiter des neuen Entwicklungszentrums.

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P&I FUTURE

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IMPRESSUM

Mit der Expansion der P&I tragen Sie als Leiter des neuen Entwicklungszentrums eine große Verantwor-tung, außerdem dozieren Sie weiterhin an Universi-täten. Inwieweit kommen Ihre Erfahrungen für P&I zum Einsatz, und wo sehen Sie die P&I in Zukunft?

In den ersten Jahren wird es von höchster Bedeutung sein, sich

gut mit dem Silicon Valley zu vernetzen und Kontakte zu knüpfen,

um am Puls der Zeit zu sein und zu bleiben. Im Silicon Valley

geht das aufgrund der hohen Innovations- und Firmendichte

traditionell sehr einfach. Außerdem bauen wir auch den Kontakt

zu Universitäten auf und platzieren P&I dort entsprechend. Im

Silicon Valley ist es Tradition, dass neue Trends und Innovationen

aus Kooperationen mit den Universitäten entstehen. Deshalb

wollen wir hochkarätige Absolventen amerikanischer Elite-Uni-

versitäten wie Stanford oder Berkeley für die P&I begeistern, als

Mitarbeiter gewinnen und binden.