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Projekt Manager Workbench und Cost Forecasting in SAP ERP

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Projekt Manager Workbench undCost Forecasting in SAP ERP

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Herausforderungen

• sehr schwer einen Projektplan oder eine Kostenschätzung anlegen• keine monatlichen Forecasts erstellen• keine Projektabweichungen mit nahtloser Integration zu Budget-, Erlösen- und

Kostenprognosen erstellen.• keinen geeigneten Platz finden, an dem der Projektleiter die Projekte überwachen,

aktualisieren oder über die Projekte berichten kann.• keine aussagekräftigen Berichte aus dem SAP Standard Projekt System erstellen

Sie nutzen das SAP Projekt System, oderSie planen das SAP Projekt System einzuführen

Sie können jedoch…

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Herausforderungen

• das Projekt System wird zum Kostensammler• keine Transparenz und Konsistenz Ihrer Informationen• fehlende Standards in der Projektdurchführung• das Verwalten der Projekte gestaltet sich schwierig• die Vorteile eines integrierten Systems werden

untergraben

• sehr viele Excel Berichte• Nutzung von PS Planungstools von Drittanbietern

Das Ergebnis …

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• das PS (Projekt System) isteines der am meistenintegrierten Module im SAPERP

• Noveco ePM erweitert dasSAP PS und ermöglichtintegriertes ProjektManagement direkt im SAPERP

• es werden keine zusätzlichenTools wie z.B. Excel, BI, BOusw. benötigt. Der gesamteProjektzyklus kann im SAPERP verwaltet werden.

Herausforderungen

SAP PS+

Noveco ePM

Accounting(FI) und

Controlling(CO) Materials

Management undProcurement

(MM)

ProductionPlanning

(PP)PlantMaintenance,

CustomerService(PM/CS)

Salesand customer

billing(SD)

HumanResources

(HR)Capacity

und ResourcePlanning

Time Sheets(CATS)

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* Project Variation ManagementEinkauf, Zeiterfassung,Fakturierung

Zeitplanung für ProjekteKosten- & ErlösplanungProject Builder

Portfolio PlanungDashboard Reporting* Projekt Reporting Profit Take (Ergebisanalyse)

Planungund

Ausführung

MonitoringForecasting

Progress Tracking

Reportingund

Analyse

* Project Manager Workbench

* Noveco ApplicationIntegriertes Projekt Management in SAP

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die Workbench ermöglicht dem Benutzer ganz neue Erfahrungenim PS Modul:• eine Kombination mehrerer Transaktionen auf einem Bildschirm• benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Navigation• Anzeigen, Ändern, Auffrischen und Aufriß zu den Details• automatische Nachberechnung der Cost To Complete• überwachen und aktualisieren des Projektfortschritts• sofortige Echtzeitintegration ins ERP (keine Schnittstellen, keineExtraktoren)

AutomatischeNachberechnung Estimate

Cost at Completion, Costs toComplete und desProjektfortschritts

wenn nötig manuelleÄnderung der Kosten, Work

To Complete und desProjektfortschritts

Manuelle Verteilung derCost To Complete und der

Obligos

Automatische Aufzeichnungder Änderungen im Change

Log

Automatische Aufzeichnungder Forecasthistorie

die Änderungen werdendirekt im ERP gespeichert

Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht

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• Verwaltung der Cost To Complete (automatische Nachberechnung und manuelleAnpassung)

– Cost To Complete bedeutet die noch zu erwartenden Kosten verteilt auf die verbleibendeProjektdauer

– Estimated Cost At Completion ( oder Final Forecast Cost ) berechnet sich aus den Istkosten +Obligos + Cost To Complete

– Cost To Complete wird in die Zukunft verteilt

• Abweichungs- und Issuemanagement sind nahtlos mit Budgetierung undForecasting integriert

• einfache, integrierte Projekt Fortschritts- und Earned Value Analyse• eine zentrale Stelle um die Projekte zu überwachen und zu verwalten• Grafiken für die Projekt KPIs• Projekt Forecast Historie (automatische Funktion)

Schlüsselfunktionen der Projekt Management Workbench:

Noveco ePM Projekt Management Workbench

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Oberfläche und NavigationFunktionalitätReportsIntegration

Projekt Manager Workbench Überblick

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Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht

aggregierte Anzeige derKPIs für das gesamteProjekt oder ausgewählteProjekt Elemente

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Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht

Estimated Cost atCompletion = Istkosten +

Obligos + Cost To Complete

Budget Defizit = aktuelles Budget – Estimated atCompletion“+” im Budgetrahmen“-” außerhalb des Budgetrahmens

ursprünglicheKostenschätzung

aktuelles Budgetincl. Abweichungen

Cost To Complete

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Erlös Plan incl.Erlösabweichungen

Forecast Marge %

original Erlös Plan

original Marge %

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Projekt Manager Workbench: Listanzeige

direkte Anzeige undÄnderung derForecast Kostenohne das man inder Struktur zumentsprechendenElement navigierenmuss

detailierte Aufschlüsselungder Kosten

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Engineering& Planung

Arbeit

Material

Wertkategorien

Planer

Ingenieur

Ressourcen

Mechaniker

Bauarbeiter

Kostenarten

Gruppierung der Kostenarten – Darstellung in der Workbench

Tragwerksplanung

Anlagenplanung

Bauingenieur

Hochbauingenieur

in SAP werdenKostenarten oderKostenartengruppenWertkategorienzugewiesen

mit Noveco ePM wurdedie “Ressource”eingeführt, sie erlaubtWertkategorien in kleinereUntergruppen aufzuteilen

z.B. Wertkategorie“ARBEIT” kann inverschiedene Ressourcenaufgeteilt werden:- Bauarbeiten- Elektriker- Mechaniker- usw.

jede Ressource kannmehreren Kostenartenzugewiesen werden

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Wertkategorie Ressource

die Informationensind gruppiertnach:

Projekt Manager Workbench

die Kostenarten können in den NovecoEinstellungen ausgeschaltet werden.Alle Finanzinformationen werden danngruppiert nach Wertkategorie undRessource dargestellt.

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Projekt Manager Workbench: Exception Anzeige

Exception Icons zeigen anwo die Estimated Cost atCompletion (EAC) überoder unter dem aktuellenBudget sind

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Anzeige von kumulierten Werten

Display cumulative values andS-curves of the KPI for selectedproject element

In this example, the top WBS isselected, so aggregated informationfrom all sub-elements is presented

Anzeige von kumuliertenWerten undLiniendiagrammen derKPIs für das gesamteProjekt oder ausgewählteProjekt Elemente

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Projekt Abweichungen

Anzeige der ProjektAbweichungen

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Oberfläche und NavigationFunktionalität

periodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementFortschrittsanalyseAbweichungsmanagementForecast Historie

ReportsIntegration

Projekt Manager Workbench Überblick

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Dezember JanuarHeute Zeit

Istkosten

Istkosten MEIstkosten TD

Costs to Complete = EAC – Istkosten ME – Obligos ME

• IstkostenME – Istkosten amMonatsende Dezember 2013

• IstkostenTD – Istkosten life ToDate

Periodisches (monatliches) Kostenforecasting

Kostenforecasts werdengewöhnlich in der erstenWoche des Folgemonatserstellt.

Istkosten und Bestellobligoskönnen sie jedoch in denersten Tagen desFolgemonats noch ändern.

die Noveco Workbenchkumuliert die Istkosten undObligos vom Projektstart biszum Monatsende der aktuellenPlanungsperiode (z.B.Dezember 2013) undberechnet die Cost ToComplete neu.

Auf diese Weise kann derForecast “eingefroren” werden,unabhängig von den Istkostendie in der neuen Periodegebucht wurden.

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Oberfläche und NavigationFunktionalität

unterstützte Projektstrukturenperiodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementFortschrittsanalyseAbweichungsmanagementForecast Historie

ReportsIntegration

Projekt Manager Workbench Überblick

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Estim

ate

CTC

EAC

Estim

ate

CTC

EAC

initial werden die Cost To Complete ausder Schätzung generiert

am Beginn sind die Istkosten und Obligosnull, EAC = CTCnach folgender Formel:

EAC = CTC + Istkosten + Obligos

Schätzung wird nach Cost To Completekopiert

mit Fortschritt des Projekts steigenIstkosten und Obligos anCTC werden von der Workbenchautomatisch nach folgendener Formelreduizert:

CTC = EAC – (Istkosten + Obligos)

Estim

ate

CTC

EAC der Benutzer kann die CTC nach der

Berechnung durch die Workbenchmanuell änderndie EAC werden wie folgt automatischberechnet:

EAC = CTC + Istkosten + Obligos

Projekt Forecasting: Cost To Complete Lifecycle

Initialer Schritt:die Schätzung wird

nach Cost To Completekopiert. Dieser Schrittist nur einmal nötig.

laufende Schritte:die Istkosten und dieBestellobligos werden

automatisch von den CostTo Complete abgezogen

laufende Schritte:manuelle Änderung der

CTC, Berechung der EACund Speichern der neuenEAC für eine monatliche

Momentaufnahme fürhistorische Berichte

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Initialer Schritt:die Schätzung wird

nach Cost To Completekopiert. Dieser Schrittist nur einmal nötig.

laufende Schritte:die Istkosten und dieBestellobligos werden

automatisch von den CostTo Complete abgezogen

laufende Schritte:manuelle Änderung der

CTC, Berechung der EACund Speichern der neuenEAC für eine monatliche

Momentaufnahme fürhistorische Berichte

Cost To Complete Management: Initialer Schritt

in diesem Beispiel wurde die Schätzung auf die Cost To Complete kopiert

keine Istkosten oder Bestellobligos wurden gebucht

bitte beachten: das akuelle Budget berechnet sich aus Schätzung + Abweichungen

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Cost To Complete Management: automatische Berechnung der CTC

Initialer Schritt:die Schätzung wird

nach Cost To Completekopiert. Dieser Schrittist nur einmal nötig.

laufende Schritte:die Istkosten und dieBestellobligos werden

automatisch von den CostTo Complete abgezogen

laufende Schritte:manuelle Änderung der

CTC, Berechung der EACund Speichern der neuenEAC für eine monatliche

Momentaufnahme fürhistorische Berichte

In diesem Beispiel wurden Istkosten und Bestellobligos gebuchtdie Projekt Manager Workbench berechnet die Cost To Complete automatisch nach dieser Formel:CTC = EAC – ( Istkosten + Obligos)

Bei großen Projekten spart die automatische Berechnung der Cost To Complete dem Projektleiter Zeit!!

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Jun-12 Jul-12 Aug-12 TFeb-12 Mär-12 Apr-12 Mai-12

Cost To Complete

Jun-12 Jul-12 Aug-12 TFeb-12 Mär-12 Apr-12 Mai-12

Istkosten

Zukunft

VergangenheitHeute

Kostenplanung: Istkosten und Forecasts

Costs To Completewerden immer vomheutigen Datum in dieZukunft verteilt

die CTC Werte könnennicht in vergangenenPerioden gespeichertwerden

das unterscheidet dasCost To CompleteManagement von derKostenplanung

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Anzeige kumulierter Werte als Liniendiagramm

Anzeige kumulierter Werte alsLiniendiagramm für ausgewählte Netzpläne,PSP oder das gesamte Projekt

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Oberfläche und NavigationFunktionalität

unterstützte Projektstrukturenperiodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementFortschrittsanalyseAbweichungsmanagementForecast Historie

ReportsIntegration

Projekt Manager Workbench Überblick

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Fortschrittsanalyse

die Plan POC und dieberechnete POC kannverfolgt, die Ist POCangepasst werden. EarnedValue wird automatischberechnet.

Plan POC durch dasSystem aufgrund vonPlanwerten berechnet

Berechnete POCdurch das System aus

Istwerten berechnet

Ist POC initial aus derberechneten POC

kopiert und manuellverändert

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Oberfläche und NavigationFunktionalität

unterstützte Projektstrukturenperiodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementAbweichungsmanagementForecast Historie

ReportsIntegration

Projekt Manager Workbench Überblick

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Projektabweichungen

Anzeige derAbweichungshistorie

Liste aller Abweichung undAufriß zurAbweichungsmeldung

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Oberfläche und NavigationFunktionalität

unterstützte Projektstrukturenperiodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementAbweichungsmanagementForecast Historie

ReportsIntegration

Projekt Manager Workbench Überblick

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Projekt Finanzen – monatliche Momentaufnahme

das Anlegen der Forecast Historie geschiehtautomatisch. Es muss keine Versionskopieerstellt werden.

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Noveco: Projekt Forecast Historie

die Projekt Forecast Historie wird für jede Buchungsperiode gespeichert. Dasgeschieht automatisch und es braucht keine zusätzlichen Schritte (z.B. Kopie ineine spezielle Version um diese Momentaufnahme für historische Berichte zuspeichern)In diesem Beispiel wurde das Budget und die Estimated Cost At Completion imAugust 2013 geändert. Man sieht die Änderung und welche Projektelemente(PSP oder Netzplan) geändert wurden und warum.

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Oberfläche und NavigationFunktionalitätReportsIntegration

Projekt Manager Workbench Überblick

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Projekt Report: Beispiel

die SAP Projekt HierarchieReports können angepasstwerden um die ProjektInformationen die von NovecoePM erzeugt werden,anzuzeigen.

Dieses Beispiel zeigt, wie manEstimated Cost At Completion(EAC) mit den EAC ausvergangenen Monatenvergleichen kann.

Noveco ePM liefertaussagekräftige Reports(nächste Folie …)

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Projekt Manager Workbench: Problemorientierte Navigation

durch Auswahl eines Projektelements aus demHierarchiebaum und durch drücken dieser Knöpfekönnen Reports abhängig vom Kontext erstelltwerden

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• Sie brauchen kein BW/BI System um aussagekräftige Berichte wie den obigen zu erstellen.

• Das PS Infosystem wurde geschaffen, um alle projektrelevanten Daten und Informationen zuspeichern. Die BW Cubes spiegeln lediglich das PS Infosystem ins BI.

Wussten Sie schon?

Project Manager Portal Inside SAP ERPdas Noveco ePM Portal zeigt alle Projekte dieeinem Projektleiter zugeordnet sind

– die personalisierte Projektauswahl wirdgespeichert und das System erinnert sichdaran.

Projekt Exceptions und Key PerformanceIndicators werden für jedes Projekt angezeigt

Grafische Aufbereitung von Projekt KPIs– für das gesamte Projekt Portfolio– ausgewählte Projekte, PSP oder Netzpläne

Absprung in Transaktionen:

– Project Builder, Project ManagerWorkbench, Reports, Einzelposten

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Anzeige kumulierterWerte für

- Budget, Estimated costsat Completion (EAC), CostTo Complete (CTC), Erlöse,Istkosten, Obligos

die Werte werden für dasganze Projektportfoliooder ausgewählteProjekte oder PSPangezeit.

Projekt Manager Portal im ERP

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Überwachung vonBudget, Cost ToComplete undEstimated Cost atCompletionbasierend aufWertkategorienperiodengenau.

Projekt Manager Portal im ERP

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Oberfläche und NavigationFunktionalitätReportsIntegration

Projekt Manager Workbench Überblick

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Noveco System Architektur

keine Middleware (BI, BO etc.) keine Schnittstellen keine eigenen Tabellen immer in Echtzeit umfangreiche Funktionalität automatisches Forecasting einfache und intuitive Oberfläche geringer Schulungsaufwand schnelle Implementierung

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Aus

führ

ung

Transaktionales System

Noveco

Mon

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g,Fo

reca

stin

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chun

gen,

Forts

chrit

t

● Project Manager Workbench● Automatisches Forecasting● Manuelle Anpassung von CTC oder Work TC● Fortschrittsanalysen● Exception und drill down Reporting● Abweichung integriert im Kostenforecast● Forecast Historie

Anal

ysen

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gR

epor

ts BusinessIntelligence

Stra

tegi

sche

Plan

ung

Systemlandschaft mit Noveco

Programm PortfolioPlanung

StrategischeFirmenplanung

Ergebnisanalyse PS Informations-system

Ressourcen-planung

SchätzungBudgetwerte

Zeiterfassung,Rechnungen,

Istkosten

KundenaufträgeErlöse

Bestellungen,Obligos

Abweichungen

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● die Projekt Manager Workbench stellt an einem zentralen Ort die nötigen Informationenbereit um KPIs zu überwachen, Forecasts anzupassen, den Fortschritt zu analysierenund um analytische und Detailreports zu erstellen

● Gesamtkosten und Work To Complete Management: automatische Berechnung undmanuelle Anpassung

● unmittelbare Integration ins ERP: Bestellungen, Zeiterfassung, Rechnungen usw.

● die Forecasting Ergebnisse sind sofort für die Ergebnis- und Fortschrittsanalyse, PSReports und BI verfügbar (keine Anpassung für native SAP Reports nötig)

● Periodengenaue Kostenforecasts: geeignet für Forecasts zum Monatsende im ERP

● die Forecasthistorie wird automatisch gespeichert, ohne Erstellung einer Versionskopie

● Kostenforecasts integriert mit PM/CS und PP Aufträgen

● Projekt Abweichungen integriert in Kostenforecasting und Budgetierung

● keine Modifikationen an den SAP Standard Applikationen. Keine “Z-Tabellen” für dieForecasts, alle Daten werden aus/in die SAP Standard Datenbank gelesen/geschrieben

ePM Projekt Kostenforecasting, Fortschritts- und Abweichungsmanagement

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● verbindet vorgelagerte (Schätzung, Einkauf, Zeiterfassung) mit nachgelagerten (Monitoring,Ressourcenzuordnung, Reporting) Aktivitäten des Projektmanagementzyklus.

● verbindet Ausführungs- und Analyseprozesse und stellt eine 360 Grad Sicht der Informationen dar

● ersetzt Excel Berichte und Tools von Drittanbietern mit der zentralisierten SAP Datenbank

● reduziert den Aufwand für Forecasts und Reporting

● reduziert die Anzahl von abhängigen Systemen und Schnittstellen, weniger Kosten für Wartung undSupport von nicht-SAP Systemen

● verhindert Fehler bei der Dateneingabe und Datenbearbeitung

● verbessert die Qualität, Transparenz und Genauigkeit der Daten

● Einsparpotential und effizientere Prozesse, in dem man die Projektleiter bei Routine- undVerwaltungsaufgaben entlastet

● integrierte Ressourcen- (Personal-) Planung bei der Projektplanung und Forecasting

● Ermittlung eines realistischen Projekt Fortschritts

● es entfesselt die wahren Kräfte eines integrierten SAP Systems

Business Value des integrierten Projekt Forecasting in SAP

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KostenForecasting

ProjektManager

Workbench

Integriertes ProjektManagement in SAP

PS FIHR

COSDPM

MM

Integriertes Projekt Management

Fortschritts-analysen

Abweichungs-management

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SAP Kunden mit Noveco ePM

Rawson Group– rawsonhomes.net.au– Branche: Wohnungsbau

Powercor/CityPower– powercor.com.au– Branche: Versorger, Bau

Sedgman– sedgman.com– Branche: Bergbau

TRILITY– trility.com.au– Branche: Versorger, Bau

Hydro Tasmania– www.hydro.com.au– Branche: Versorger, Bau

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für weitere Informationen besuchen Siewww.novecosystems.com