CUSTOMER SUCCESS STORY

Audi – Vorsprung durch TechnikDie AUDI AG zählt zu den weltweit führenden Automobilherstellern im Premiumsegment. Dabei begeistert sie ihre Kunden mit stilprägendem Design, wegweisenden technologischen Lösungen und einem Benchmark in Sachen Qualität. Basis dieser Philosophie ist das Audi Markenleitbild, welches das zentrale Versprechen der Marke „Vorsprung durch Technik“ in den Produkten auf der einen Seite, aber auch in jedem anderen Kontaktpunkt mit der Marke für die Kunden erlebbar macht.

Die AUDI AG hat 2011 rund 1.302.650 Automobile verkauft und damit ihren bisherigen Absatzrekord aus dem Vorjahr um über 210.200 Einheiten übertroffen.

Ideal: Prozesse und Informationen in digitalen Akten integrierenEffiziente Prozesse müssen maximale Transparenz aufweisen, um steuerbar, nachvollziehbar und rechtssicher zu sein. Dies gelingt am besten durch die Verschmelzung von Prozessen und Inhalten. Deshalb setzt die AUDI AG im Beschaffungsmanagement und bei der Rechnungsprüfung auf digitale Akten- und Archivlösungen von OpenText.

„Keine Beschaffung ohne Vorgang im System, keine Rechnung ohne Vorgangsbezug heißt seit jeher unsere Devise“, so Thomas Costiuk, IT für Beschaffung und B2B, bei der AUDI AG und verantwortlich für das OpenText-Projekt. „Dieses Ideal war jedoch nur noch schwer einzuhalten. Denn die Papierwelt vermischte sich immer mehr mit Prozessen, in denen insbesondere durch die E-Mail-Kommunikation immer mehr Informationen digital vorliegen.“ Unverhältnismäßig lange Recherchen in umfangreichen Papierakten, zu lange Durchlaufzeiten, Mailarchive ohne Vorgangsbezug, ein reales Verlustrisiko von Informationen in den Papierprozessen und eine nicht mehr ausreichende Datensicherheit in den Papierablagen machten hier ein Umdenken erforderlich. 2006 fiel deshalb die Entscheidung, im Rahmen einer integrierten SAP SRM Lösung für Beschaffungs- und angrenzende Finanzprozesse das Prozessideal durch digitale Aktenlösungen und Archivierung auf Basis einer Applikation von OpenText zu vervollständigen.

Projekt der AUDI AG mündet in neue Standardlösung von OpenTextAm Ende sollte eine bereichs- und systemübergreifende elektronische Lieferanten- und Vorgangsakte für Beschaffungsvorgänge bei Nicht-Serien-Umfängen entstehen. Über SAP GUI und die Weboberfläche der geplanten digitalen Akte sollten Mitarbeiter aus der Beschaffungs- und Finanzabteilung entsprechend ihren Aufgaben auf sämtliche Informationen zugreifen können.

Branche

Automobilbranche

Kunde

Herausforderungenn Papierprozesse gingen wegen zu langer

Such- und Durchlaufzeiten zu Lasten der Effizienz und Produktivität

n Ein reales Verlustrisiko von Papierbelegen beeinträchtigte die Rechtssicherheit

n Prozesse ließen sich nur schwer

nachvollziehen

Lösungenn OpenText Supplier Information

Management for SAP® Solutionsn OpenText Enterprise Library

Geschäftsvorteilen Kostenersparnisse durch weniger

Papierarchiven Die Verschmelzung von Prozessen

und Inhalten minimiert das Verlustrisiko von Belegen, macht Abläufe vollständig transparent und sorgt für Rechtssicherheit

n Umfassender und sofortiger Informationszugriff beschleunigt Prozesse und erhöht die Servicequalität gegenüber Lieferanten

Projekt mit OpenText: Audi verbessert Lieferantenservice, spart Kosten und sorgt für Rechtssicherheit

Unter online.opentext.com finden Sie weitere Informationen zu dieser und anderen Open Text-Lösungen. Copyright © 2011 Open Text Corporation. Open Text und The Content Experts sind Marken bzw. eingetragene Marken der Open Text Corporation. Diese Liste ist nicht abschließend. Alle anderen Marken oder eingetragenen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Alle Rechte vorbehalten. Bezugnahme auf bestimmte Organisationen mit Markenname o. Ä. bedeutet oder beinhaltet keine Akzeptanz, Empfehlung oder Bevorzugung von Open Text oder Open Text-Produkten. 12MACU0332DE

Dazu war es unter anderem erforderlich, die Lösungen nicht nur in die SAP-Oberflächen, sondern auch in die Applikationen SAP SRM (Supplier Relationship Management) sowie SAP FI/CO (Finance & Controlling) zu integrieren. Alle diese Anforderungen sprachen für die ECM-Lösungen von OpenText. OpenText konnte nicht nur ein fertiges Produkt für digitale Akten und eine funktionierende Integration in SAP vorweisen, sondern war auch bereits als Lieferant im Konzern gelistet. Außerdem gab es positive Erfahrungen mit dem vorhandenen OpenText-Archiv, der Enterprise Library. Theo Morlang, Teilprojektleiter eAkte bei T-Systems, dem Dienstleister im Projekt: „Darüber hinaus war OpenText bereit, mit der AUDI AG im Rahmen des Projekts eine Entwicklungspartnerschaft einzugehen. Daraus ist nichts Geringeres entstanden als ein neues OpenText-Standardprodukt, die Aktenlösung OpenText Supplier Information Management for SAP® Solutions.“

Erfolg durch Produktflexibilität und Change Management„Wer IT-Projekte zum Erfolg führen will, muss vom Prozess und damit von den Anwendern und ihren unterschiedlichen Aufgaben her denken“, weiß Jörg Schmidt vom OpenText-Partner Logica.

Der Dienstleister unterstützte die AUDI AG bei der Implementierung der OpenText-Lösung und ist heute im Lifecyclemanagement der digitalen Akte sowie der Datenarchivierung tätig. „So mussten wir in OpenText Supplier Information Management für verschiedene Anwenderrollen eigene Sichten erstellen. Dies machte unter anderem Anpassungen an der Integration zwischen OpenText und SAP notwendig, um zum Beispiel die in SAP für die unterschiedlichen Anwendergruppen gepflegten Berechtigungen zu übernehmen und zuverlässig anzuwenden. Die OpenText-Schnittstelle hat sich gerade in diesem Punkt als äußerst flexibel erwiesen, so dass sämtliche Vorgaben realisiert werden konnten.“ Doch die Anpassungsfähigkeit des Produkts allein reicht für einen Projekterfolg nicht aus. Vielmehr müssen die Anwender sich vom Nutzen der Lösung überzeugen lassen. „Deshalb haben wir die Kolleginnen und Kollegen aus den verschiedenen Fachabteilungen bereits beim Schreiben der Pflichtenhefte in das Projekt einbezogen und sie in allen Projektphasen intensiv begleitet“, betont Thomas Costiuk.

Schnellere Prozesse, Kostenersparnisse, Rechtssicherheit„Besserer Service für unsere Lieferanten, Kostenersparnisse durch den Wegfall von Papierarchiven und die Minimierung des Verlustrisikos sowie Rechtssicherheit durch eine gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung der Belege lauten die wichtigsten Ergebnisse unseres OpenText-Projekts,“ berichtet Thomas Costiuk. Lieferanten erhalten jetzt bei Nachfragen ohne Verzögerung verbindliche Antworten, weil der Vorgang über wenige Mausklicks in der Akte vollständig nachvollzogen und die Dokumente aufgerufen werden können. Transparenz und Produktivitätsgewinne stellen sich ein. Aufbewahrungspflichtige Belege werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archiviert, ein Verlustrisiko besteht nicht mehr, die Auffindbarkeit ist gewährleistet. Dies gilt insbesondere auch für die Personaldokumente, die ebenfalls in digitalen Akten gepflegt und im OpenText-Archiv abgelegt werden. „Mit diesem Projekt haben wir für die AUDI AG ein Modellprojekt verwirklicht und das Nutzenpotenzial aufgezeigt, das in der Verschmelzung von Prozessen und Inhalten steckt“, resümiert Thomas Costiuk.

www.opentext.com info.de@opentext.com +49-(0)89-4629-0

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