Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

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Consulting | Solutions | Products | Training Projekte mit Reports steuern - nötige und sinnvolle Berichte (Webinar vom 10.09.2014) Johann Strasser, Geschäftsführer

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Der Berichtsprozess ist das Rückgrat der Projektsteuerung. Er systematisiert die regelmäßige Kommunikation im Projekt. Was sind nötige und sinnvolle Berichte? In dieser Präsentation finden sich Anforderungen an Berichte, Prozesse und Kommunikation. Zudem Beispielberichte für Portfolio- & Multiprojektmanagement, Einzelprojektberichte und Teamberichte. Und zum Schluss werden verschiedene Reporting-Tools für Berichte vorgestellt. Hinweis: diese Präsentation kann als aufgezeichnetes Webinar angesehen werden unter www.theprojectgroup.com/webinar-reports

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Consulting | Solutions | Products | Training

Projekte mit Reports steuern -

nötige und sinnvolle Berichte (Webinar vom 10.09.2014)

Johann Strasser, Geschäftsführer

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Consulting | Solutions | Products | Training

Wichtiger Hinweis: Diese Folien präsentiert im Webinar

Diese Folien wurden im Webinar „Projekte mit Reports steuern – nötige und

sinnvolle Berichte“ am 10.09.2014 von TPG live präsentiert.

Wenn Sie die Aufzeichnung des Webinars ansehen möchten, dann finden

Sie es – neben vielen anderen Themen – auf dieser Seite:

www.theprojectgroup.com/webinar-reports

Sie möchten lernen, wie Sie selbst Berichte für z.B. Microsoft Project Server erstellen?

Dann sehen Sie dieses Seminar an

www.theprojectgroup.com/seminar-reports

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Agenda

Firmenvorstellung

Anforderungen an Berichte

Prozesse und Kommunikation

Berichte

Portfolio- & Multiprojektberichte

Einzelprojektberichte

Teamberichte

Reporting-Tools

TPG-Lösungen

Nächste Schritte

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Anforderungen an Berichte

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Berichte sind individuell

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Klassische Berichts - Anforderungen

Bunt

Schnell

Vorstandstauglich

Unzerstörbar

Filterbar

Druckbar

Historisierbar

Berechtigungen

Änderbar

Lesbar

Verständlich

Richtig

Alles auf einer Seite

(DIN A4 hochkant)

...

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Echte Berichts - Anforderungen

Relevante Informationen für die richtigen Personen

aussagekräftig und effizient bereitstellen,

um Projekte steuern zu können.

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Projektsteuerung (eig. Regelung)

Projektarbeit:

Ergebnisse …

Berichte:

Abweichungen ?

Besprechungen:

Entscheidungen !

+Auftrag

Änderungen Probleme

Lieferung

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Steuerung / Regelung

Abweichungen vom Soll feststellen und Vorgaben nachführen Lieferungen: Soll/Ist von Qualität, Terminen, Aufwand, Kosten

Restleistung: Klarheit von Machbarkeit, Arbeit/Budget, Kosten/Budget, Termine/Plan

Ressourcen: zuordnen, austauschen, abziehen, einstellen, freistellen

Entscheidung für weiteres Vorgehen ohne Auftrag / Nachtrag

ohne / zu geringes Budget

ohne / zu geringe Ressourcenzusicherung

mit bestimmter inhaltlicher Variante

trotz ungünstiger Risikosituation

Informationsfluss herstellen

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Prozesse und Kommunikation

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PPM Organisation und Kommunikation

Projektleiter

2-wöchentlich

Teamleiter

PMO

4-wöchentlich / bei Eskalation

1-wöchentlich

Mitarbeiter

täglich

Geschäftsleitung

3-monatlich / bei Eskalation

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PPM Berichtsperioden

Quartal ...

Geschäftsführung

Controlling

Strategiemeeting(Quartalsweise)

Budgetmeeting(quartalsweise)

PMO Portfoliomeeting(monatlich)

TeamleiterRessourcen-

abstimmung(2-wöchentlich)

Projektleiter

Statusmeeting(wöchentlich)

Statusbericht(monatlich)

Mitarbeiter Ist-Erfassung (täglich / wöchentlich)

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PMO zur Sicherstellung der PPM Prozesse und Datenqualität

Geschäftsleitung

Sales, Marketing,

HR,….R&D IT

PMO

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

PMO

R&D

PMO

Andere

Projekt 5 Projekt 5

PROGRAMM 1

Projekt 5

Projekt 6

Projekt 7P6 P7 P8

PMO

IT

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Datenarten und Datenqualität

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Datenarten

Werte

Inhalte (Text !), Termine, Arbeit, Kosten

Stände

Basis1 (Auftrag), Basis2 (letzter Status), Soll (aktuelle Planung), Ist

Objekte

Projekt, Phase, Lieferung, Arbeitspaket, Vorgang, Aktion, Ressource, Zuordnung, …

Zeit

Gesamt, Jahr, Quartal, Monat, Woche

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Wie weit sind wir inhaltlich ?

Zustände / Ergebnisse / Lieferungen

Abnahme von Lieferungen

Abschluss von Phasen (Phasenmodell)

Erreichung von Meilensteinen (Standardmeilensteine)

Fertigstellung von Arbeitspaketen/Lieferungen (Definition von „fertig“)

Erledigung von Vorgängen (nicht angefangen / in Arbeit / beendet)

Liste offener Punkte (offen / erledigt)

Earned Value Analyse (Basisplan und %inhaltlich abgeschlossen)

%abgeschlossen (keine treffende Aussage unter 100% … 99% Syndrom)

Plausibilität

Vergleich Restaufwand mit gemeldetem Fertigstellungsgrad

Vergleich %Kosten / %Arbeit / %Zeit / %Inhalt

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Datenqualität

Vollständig

Alle Projekte (vs. Linientätigkeiten)

Alle Liefergegenstände pro Projekt

Alle relevanten Ressourcen mit allen Tätigkeiten (Projektverfügbarkeit)

Richtig

Plausibel geplant ?

Alle Kostenarten und Arbeitsaufwände lückenlos erfasst ?

Wirklich abgeschlossen ?

Aktuell

Wann wurden die Daten eingegeben ?

Wann wurden die Daten aus Fremdsystemen übernommen ?

Wann wurden die Berichte erstellt ?

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Berichtsübersicht

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Projektliste

Berichtsübersicht

Pipeline RessourcenStatus Portfolio Kosten Risiko Strategie

Projekt A 100000 100000 100000 100000 100000 100000 vDas ist der Kurzkommentar zu diesem

Projekt

Projekt B 20000 20000 20000 20000 20000 20000 20000Das ist eine anderer Kommentar zu einem

anderen Projekt , der länger ist

Projekt C

30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000Das ist der Kurzkommentar zu diesem

Projekt

Projekt D 4000 4000 4000 4000 4000 4000 4000Das ist eine anderer Kommentar zu einem

anderen Projekt , der länger ist

Projekt E 50000000 50000000 50000000 50000000 50000000 50000000 50000000Das ist der Kurzkommentar zu diesem

Projekt

Projekt F 60000000 60000000 60000000 60000000 60000000 60000000 60000000Das ist der Kurzkommentar zu diesem

Projekt

Projekt G 700000 700000 700000 700000 700000 700000 700000Das ist eine anderer Kommentar zu einem

anderen Projekt , der länger ist

Projekt H 300000 300000 300000 300000 300000 300000 300000Das ist der Kurzkommentar zu diesem

Projekt

ProjektePROJEKT A

Vorgang 1

MST 1

Vorgang 2

MST 2

Vorgang 3

Vorgang 4

MST 3

Vorgang 5

Kommentar

TeamsControlling

Budget 10000 10000 10000 10000

Work

Internal

4000 4000 4000 4000

Work

External

3000 3000 3000 3000

Others

External

3000 3000 3000 3000

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Umfrage

Daten aus anderen System

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Portfolioberichte

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Portfolio-Dashboard

- Einstiegsseite mit Links zu

anderen Berichten

- Wie ist der Gesamtstatus

unseres Portfolios?

- 50% der Projekte haben

keinen Status (neu ?)

- 4 Projekte sind kritisch

- 2 haben Probleme

- Keine kritischen

Kostensituationen

- Historisierung zur

Messung der

Verbesserung im PPM

TPG Kundenbeispiel

(Reporting Services)

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Variables Bubble Chart

- 4 variable Dimensionen für

- Status

- Kosten

- Strategie

- Risiko

- Arbeit

- Umsatz

- ...

- Analyse des

Gesamtportfolios

- Entscheidungshilfe bei der

Projektbeauftragung

- Was ist zu entdecken ?

TPG ProjectPortfolio

Projekt 2012-2091 sollte beauftragt werden

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Projektepipeline

- Alle Projekte über den

gesamten

Projektlebenszyklus

- Fortschritt der Projekte auf

einen Blick

- Gleichmäßiger Durchlauf

von Projekten

- Neue Projekte warten auf

die Beauftragung

- Ein kritisches Projekt

TPG ProjectPortfoilo

Projekt 2012-2421 wurde neu beauftragt

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Projektepipeline - Reality Check

- Aufbau nach

Meilensteinen

- 2 abgebrochene Projekte

in der Projektentwicklung

- Projekt ohne Auftrag in der

Produktevaluierung (M3)

- Wenig neue Projekte

TPG Kundenlösung

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Grafische Ressourcenauswertung

- Welche Verfügbarkeit

haben meine Mitarbeiter?

- An welchen Projekten

arbeiten meine

Mitarbeiter?

- Kann ich dem neuen

Projekt die Ressourcen

zusagen?

Project Server 2010, 2013

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Ressourcensituation & Roadmap

- Alle Teams auf einen Blick

- Unterscheidung laufende

und neue Auslastung

- Welche Abteilungen und

Teams sind kritisch?

- Können die geplanten

Projekte beauftragt

werden?

- Team BM ist mit laufenden

Projekten schon

überlasten und noch mehr

mit neuen Projekten

- Simulation durch

Verschieben per Maus

TPG PortfolioPlanner

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Strategieabgleich

- Investieren wir in unsere

Projekte entsprechend

unserer Strategie?

- Investieren wir in die

wichtigsten Projekte das

meiste Geld ?

- Derzeit wird nicht am

meisten in die Projekte des

höchsten Strategiebeitrags

investiert

ProjectServer 2010 / 2013

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Portfolio-Statusbericht

- Gesamtstatus des

Portfolios mit Kommentar

- Neue

Projektbeauftragungen

- Laufende Projekte mit den

wichtigsten KPIs

- verabschiedete

Maßnahmen

- Getroffene

Entscheidungen

TPG ProjectPortfolio

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Projektliste

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Projektübersicht als interaktive Webseite

- Terminliche Lage der

wichtigsten Projekte und

Meilensteine auf einen

Blick in der Timeline

- Filter, Gliederungen,

variable Zeitachse

- Variable Spalten über

Ansichten mit

Berechtigungen

ProjectServer 2013

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Projektübersicht als Bericht

- Druckbarer und

historisierbarer Bericht

- Links auf Detailberichte

aus den verschiedenen

Spalten

TPG Kundenlösung

(Reporting Services)

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Welche Projekte stehen im Fokus ?

PMO sichert Aktualität, Vollständigkeit und Plausibilität ALLER Berichte

In einer Sitzung können nicht alle Projekte geprüft werden

Auswahl nach erkennbaren Kriterien

Angemeldeter Entscheidungsbedarf (manuelles Setzen eines Kennzeichens)

Alle mit Status ROT (Gesamt, Ressourcen, Termine, …) + 3 GELB + 3 GRÜN

Alle in den Top 3 Risikoklassen

Top 10 der Abweichungen (Kosten, Termine, Arbeit)

Top 10 Strategiebeitrag / Priorität

Alle über Schwellwert (Auftrags- / Investitionsvolumen, Pönale, …)

Problemzonen (Technologie, Regionen, Projektleiter, Produktgruppen, …)

Man kann nicht Alles filtern, Manches muss einfach entdeckt werden

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Einzelprojektberichte

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Gantt-Chart und Timeline

- Die Wichtigsten Phasen in

der Timeline

- Welche APs sind in

Verzug?

- Wo stehen wir gerade?

Project Professional

2010,2013

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Project 2013

Reports

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Projektstrukturplan

- Gesamtstatus aller

Vorgänge auf einen Blick

- Welche Arbeitspakete sind

offen, in Arbeit oder

erledigt?

- Welche APs sind in Plan?

Welche nicht?

TPG WBSChart App

(SharePoint 2013 App)

TPG ProjectHandbook

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Consulting | Solutions | Products | Training

Meilensteintrendanalyse

- Wie steht es um die

terminliche Situation

meines Projektes?

- Welche Meilensteine

können gehalten werden?

Welche nicht?

- Glauben wir den

bisherigen Zusagen ?

- Welcher Trend kann

interpretiert werden ?

TPG MTA Client = kostenlos!

( www.free-mta.de)

TPG MTA Server

TPG MTAChart App

Page 39: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

Consulting | Solutions | Products | Training

Meilensteintrendanalyse - Reality Check

1 | Grobe Verschiebung in der Designphase des Projektes

3 | Netter Versuch für einen „Quick Win“ am Ende, aber ...

4 | man wurde doch von der Realität eingeholt...

2 | Man glaubte die Zeit komprimieren zu können

Wie aus 8 Monaten

mehr als 17 wurden...

1

2

3

4

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Consulting | Solutions | Products | Training

Risikomatrix

- Wie ist die Risikosituation

derzeit in meinem Projekt?

- Bei welchen Risiken muss

ich präventive oder

korrektive Maßnahmen

einleiten?

TPG RiskChart App

(SharePoint 2013 App)

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Consulting | Solutions | Products | Training

Einfacher Statusbericht

- Wie weit sind wir ?

(Lage in der Pipeline)

- Wie ist der Gesamtstatus

meines Projektes?

(Gesamtampel manuell)

- Kommentar des PL

- Aktuelle Lage vs. Basis

- Aktuelle Kosten vs. Basis

- Aktuelle Arbeit vs. Basis

TPG Kundenlösung

(Reporting Services)

Das Projekt wurde unmittelbar nach

Beauftragung gestoppt und inhaltlich um 70%

reduziert.

Page 42: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

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Earned-Value-Analyse

Integrierte Betrachtung des

Projektfortschritts

Abgeleitete Kennzahlen:

CPI (Cost Performance Index)

(CPI = BCWP/ACWP)

Indikator für die Kosteneffizienz.

Kleiner 1: negativ

Größer 1: positiv

SPI (Schedule Performance Index)

(SPI = BCWP/BCWS)

Indikator für die Termineffizienz

Kleiner 1: negativ

Größer 1: positiv

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Teamberichte

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Teamberichte

Übersicht aller Mitarbeiter und deren Auslastung

Vergleich zwischen Projektanfragen und Zusicherungen von Ressourcen

Page 45: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

Consulting | Solutions | Products | Training

Teamplanung und Zusage von Projektanfragen

- Welche Verfügbarkeit

haben meine Mitarbeiter?

- An welchen Projekten

arbeiten meine

Mitarbeiter?

- Kann ich dem neuen

Projekt die Ressourcen

zusagen?

TPG TeamManager (Excel)

TPG TeamManager App

(SharePoint 2013 App)

Page 46: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

Consulting | Solutions | Products | Training

Teamauswertung über Linientätigkeiten und Projektzusagen

- Welche Verfügbarkeit

haben meine Mitarbeiter?

- An welchen Projekten

arbeiten meine

Mitarbeiter?

- Kann ich dem neuen

Projekt die Ressourcen

zusagen?

TPG TeamManager (Excel)

TPG TeamManager App

(SharePoint 2013 App)

Page 47: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

Consulting | Solutions | Products | Training

Mitarbeiterberichte

Page 48: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

Consulting | Solutions | Products | Training

My Dashboard

- An welchen APs arbeite

ich gerade?

- Wie steht es um meine

Auslastung?

- Was ist als nächstes dran?

TPG Kundenbeispiel

Page 49: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

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Reporting Tools

Page 50: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

Consulting | Solutions | Products | Training

Rahmenbedingungen

Wer hat welche Berechtigung ?

Wie häufig werden die Daten aktualisiert?

Wie häufig werden die Berichte ausgegeben ?

Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen ?

Braucht man ad hoc Auswertungen ?

Müssen die Berichte gedruckt werden ?

Sollen Berichte kommentiert werden ?

Müssen die Daten historisiert werden ?

Müssen Berichte Archiviert werden ?

Wollen Sie Berichte selbst bearbeiten können ?

...

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Reporting Tools

Project und Project WebAccess

konfigurierbare Ansichten

SQL Reporting Services

Klassisches Berichtswerkzeug von Microsoft SQL - Server

Analysis Services (OLAP - Cubes)

Aufbereitung von mehrdimensionalen Daten aus Datenbanken

Excel (Services)

Direkte Anbindung von SQL / OLAP Quellen, VBA (nicht in Excel Services)

PowerPoint, Word

VBA Programmierung

Page 52: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

Consulting | Solutions | Products | Training

Reporting Tools

Page 53: Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

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TPG-Lösungen

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FILESHARE

Microsoft

Project Server

TPG ProjectHandbook

Microsoft

Excel

TPG ProjectHandbookPROJEKT A

Vorgang 1

MST 1

Vorgang 2

MST 2

Vorgang 3

Vorgang 4

MST 3

Vorgang 5

SharePoint

Projekte

Freigaben

Aufgaben

Ressourcen

Projekt Seite Vorgang Optionen

Dokumente

Projektauftrag

Statusbericht

Meeting Protokolle

PROJEKT A

Vorgang 1

MST 1

Vorgang 2

MST 2

Vorgang 3

Vorgang 4

MST 3

Vorgang 5

Projektauftrag Organigramm PSP Meilenstein-

bericht

Statusbericht

Abschluss-

bericht

Risikoanalyse Stakeholder Meetings

Kosten, Arbeit

Microsoft

Project Professional

<XML>

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TPG ProjectPortfolio

Microsoft

Excel

TPG ProjectPortfolio

Projektliste

Projekt A

Projekt B

Projekt C

Projekt D

Projekt E

Projekt F

Projekt G

Projekt H

Portfolio

Ressourcen/

Kostenberichte

Pipeline

Auswertungen

MeetingsPPF

Statusbericht

Project A

Project B

Microsoft

Excel

TPG ProjectHandbook

TPG ProjectHandbook

TPG ProjectHandbook

PROJEKT A

Vorgang 1

MST 1

Vorgang 2

MST 2

Vorgang 3

Vorgang 4

MST 3

Vorgang 5

PROJEKT A

Vorgang 1

MST 1

Vorgang 2

MST 2

Vorgang 3

Vorgang 4

MST 3

Vorgang 5

PROJEKT A

Vorgang 1

MST 1

Vorgang 2

MST 2

Vorgang 3

Vorgang 4

MST 3

Vorgang 5

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Consulting | Solutions | Products | Training

TPG TeamManager (Excel) und TPG TeamLink (Project AddIn)

Microsoft

Project

TPG Team Manager

Microsoft

Excel

TPG TeamLinkProject X

Task 1 DEV-SQL

Task 2 DEV-.NET

Task 3 DEV-SQL

Task 4 TESTER

Task 5 DEV-.NET

Task 6 DEV-.NET

Task 7 TESTER

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Consulting | Solutions | Products | Training

TPG TeamManager App

Microsoft SharePointMicrosoft Project Server

TPG TeamManager App

TeamsitesProjectsiteProject X

Task 1 DEV-SQL

Task 2 DEV-.NET

Task 3 DEV-SQL

Task 4 TESTER

Task 5 DEV-.NET

Task 6 DEV-.NET

Task 7 TESTER

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Nächste Schritte

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Consulting | Solutions | Products | Training

Nächste Schritte

Personen ohne PPM – System

Kostenloses Webmeeting zum Kennenlernen von Microsoft PPM & TPG Lösungen

Workshop zur Bedarfsanalyse

SharePoint 2013 User

Sichtung Apps im Microsoft Store

Project Standard User

Umstieg auf 2013 wegen Local Reports

Evaluierung TPG ProjectHandbook & TPG ProjectPortfolio

Project Server User

Seminar „Berichte für Project Server erstellen“

Workshop zur Optimierung von Berichten (und Prozessen)

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Workshop zur Optimierung von Berichten (und Prozessen)

Definition der Ziele der Optimierung

Sichtung des vorhandenen Berichtssystems

Vorstellung aktueller Berichtsprozesse

Diskussion der Optimierungsoptionen

Umsetzungsvorschläge

Wahl der Werkzeuge

Harmonisierung von bestehenden Berichten

Umsetzung neuer Anforderungen

Möglichkeiten zur Integration von Daten aus Drittsystemen (SAP, AX, ...)

Möglichkeiten zur Erweiterung des Datenmodells für Historisierung, …

Durchgängige Berechtigungsstrukturen

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Kontakt mit TPG The Project Group – Your Project Experts

www.theprojectgroup.com/bi

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TPG The Project Group - Keep in touch…

www.theprojectgroup.com/newsletter

www.facebook.com/tpg.munich

www.twitter.com/tpg_com (@tpg_com)

www.xing.com/companies/theprojectgroupgmbh

www.linkedin.com/company/tpg-the-project-group

www.youtube.com/tpgtheprojectgroup

Johann StrasserGeschäftsführer

The Project Group GmbH

Destouchesstr. 68

80796 München

+49 (89) 615 59 33 - 0

[email protected]

[email protected]