Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und n¶tige Berichte

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Der Berichtsprozess ist das Rückgrat der Projektsteuerung. Er systematisiert die regelmäßige Kommunikation im Projekt. Was sind nötige und sinnvolle Berichte? In dieser Präsentation finden sich Anforderungen an Berichte, Prozesse und Kommunikation. Zudem Beispielberichte für Portfolio- & Multiprojektmanagement, Einzelprojektberichte und Teamberichte. Und zum Schluss werden verschiedene Reporting-Tools für Berichte vorgestellt. Hinweis: diese Präsentation kann als aufgezeichnetes Webinar angesehen werden unter www.theprojectgroup.com/webinar-reports

Transcript of Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und n¶tige Berichte

  • 1. Consulting | Solutions | Products | Training Projekte mit Reports steuern - ntige und sinnvolle Berichte (Webinar vom 10.09.2014) Johann Strasser, Geschftsfhrer
  • 2. Consulting | Solutions | Products | Training WichtigerHinweis: DieseFolienprsentiertimWebinar Diese Folien wurden im Webinar Projekte mit Reports steuern ntige und sinnvolle Berichte am 10.09.2014 von TPG live prsentiert. Wenn Sie die Aufzeichnung des Webinars ansehen mchten, dann finden Sie es neben vielen anderen Themen auf dieser Seite: www.theprojectgroup.com/webinar-reports Sie mchten lernen, wie Sie selbst Berichte fr z.B. Microsoft Project Server erstellen? Dann sehen Sie dieses Seminar anwww.theprojectgroup.com/seminar-reports
  • 3. Consulting | Solutions | Products | Training Agenda Firmenvorstellung Anforderungen an Berichte Prozesse und Kommunikation Berichte Portfolio-& Multiprojektberichte Einzelprojektberichte Teamberichte Reporting-Tools TPG-Lsungen Nchste Schritte
  • 4. Consulting | Solutions | Products | Training Anforderungen an Berichte
  • 5. Consulting | Solutions | Products | Training Berichte sind individuell
  • 6. Consulting | Solutions | Products | Training Klassische Berichts -Anforderungen Bunt Schnell Vorstandstauglich Unzerstrbar Filterbar Druckbar Historisierbar Berechtigungen nderbar Lesbar Verstndlich Richtig Alles auf einer Seite (DIN A4 hochkant) ...
  • 7. Consulting | Solutions | Products | Training Echte Berichts -Anforderungen Relevante Informationen fr die richtigen Personen aussagekrftigund effizient bereitstellen, um Projekte steuern zu knnen.
  • 8. Consulting | Solutions | Products | Training Projektsteuerung (eig. Regelung) Projektarbeit: Ergebnisse Berichte: Abweichungen ? Besprechungen: Entscheidungen ! + Auftrag nderungen Probleme Lieferung
  • 9. Consulting | Solutions | Products | Training Steuerung / Regelung Abweichungen vom Soll feststellen und Vorgaben nachfhren Lieferungen: Soll/Ist von Qualitt, Terminen, Aufwand, Kosten Restleistung: Klarheit von Machbarkeit, Arbeit/Budget, Kosten/Budget, Termine/Plan Ressourcen: zuordnen, austauschen, abziehen, einstellen, freistellen Entscheidung fr weiteres Vorgehen ohne Auftrag / Nachtrag ohne / zu geringes Budget ohne / zu geringe Ressourcenzusicherung mit bestimmter inhaltlicher Variante trotz ungnstiger Risikosituation Informationsfluss herstellen
  • 10. Consulting | Solutions | Products | Training Prozesse und Kommunikation
  • 11. Consulting | Solutions | Products | Training PPM Organisation und Kommunikation Projektleiter 2-wchentlich Teamleiter PMO 4-wchentlich / bei Eskalation 1-wchentlich Mitarbeiter tglich Geschftsleitung 3-monatlich / bei Eskalation
  • 12. Consulting | Solutions | Products | Training PPM Berichtsperioden Quartal ... Geschftsfhrung Controlling Strategiemeeting (Quartalsweise) Budgetmeeting (quartalsweise) PMO Portfoliomeeting (monatlich) Teamleiter Ressourcen- abstimmung (2-wchentlich) Projektleiter Statusmeeting (wchentlich) Statusbericht (monatlich) Mitarbeiter Ist-Erfassung (tglich /wchentlich)
  • 13. Consulting | Solutions | Products | Training PMO zur Sicherstellung der PPM Prozesse und Datenqualitt Geschftsleitung Sales, Marketing, HR,. R&D IT PMO Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 PMO R&D PMO Andere Projekt 5 Projekt 5 PROGRAMM 1 Projekt 5 Projekt 6 Projekt 7 P6 P7 P8 PMO IT
  • 14. Consulting | Solutions | Products | Training Datenarten und Datenqualitt
  • 15. Consulting | Solutions | Products | Training Datenarten Werte Inhalte (Text !), Termine, Arbeit, Kosten Stnde Basis1 (Auftrag), Basis2 (letzter Status), Soll (aktuelle Planung), Ist Objekte Projekt, Phase, Lieferung, Arbeitspaket, Vorgang, Aktion, Ressource, Zuordnung, Zeit Gesamt, Jahr, Quartal, Monat, Woche
  • 16. Consulting | Solutions | Products | Training Wie weit sind wir inhaltlich ? Zustnde / Ergebnisse / Lieferungen Abnahme von Lieferungen Abschluss von Phasen (Phasenmodell) Erreichung von Meilensteinen (Standardmeilensteine) Fertigstellung von Arbeitspaketen/Lieferungen (Definition von fertig) Erledigung von Vorgngen (nicht angefangen / in Arbeit / beendet) Liste offener Punkte (offen / erledigt) Earned Value Analyse (Basisplan und %inhaltlich abgeschlossen) %abgeschlossen (keine treffende Aussage unter 100% 99% Syndrom) Plausibilitt Vergleich Restaufwand mit gemeldetem Fertigstellungsgrad Vergleich %Kosten / %Arbeit / %Zeit / %Inhalt
  • 17. Consulting | Solutions | Products | Training Datenqualitt Vollstndig Alle Projekte (vs. Linienttigkeiten) Alle Liefergegenstnde pro Projekt Alle relevanten Ressourcen mit allen Ttigkeiten (Projektverfgbarkeit) Richtig Plausibel geplant ? Alle Kostenarten und Arbeitsaufwnde lckenlos erfasst ? Wirklich abgeschlossen ? Aktuell Wann wurden die Daten eingegeben ? Wann wurden die Daten aus Fremdsystemen bernommen ? Wann wurden die Berichte erstellt ?
  • 18. Consulting | Solutions | Products | Training Berichtsbersicht
  • 19. Consulting | Solutions | Products | Training Projektliste Berichtsbersicht Pipeline Ressourcen Status Portfolio Kosten Risiko Strategie Projekt A 100000 100000 100000 100000 100000 100000 v Das ist der Kurzkommentar zu diesem Projekt Projekt B 20000 20000 20000 20000 20000 20000 20000 Das ist eine anderer Kommentar zu einem anderen Projekt , der lnger ist Projekt C 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 Das ist der Kurzkommentar zu diesem Projekt Projekt D 4000 4000 4000 4000 4000 4000 4000 Das ist eine anderer Kommentar zu einem anderen Projekt , der lnger ist Projekt E 50000000 50000000 50000000 50000000 50000000 50000000 50000000 Das ist der Kurzkommentar zu diesem Projekt Projekt F 60000000 60000000 60000000 60000000 60000000 60000000 60000000 Das ist der Kurzkommentar zu diesem Projekt Projekt G 700000 700000 700000 700000 700000 700000 700000 Das ist eine anderer Kommentar zu einem anderen Projekt , der lnger ist Projekt H 300000 300000 300000 300000 300000 300000 300000 Das ist der Kurzkommentar zu diesem Projekt Projekte PROJEKT A Vorgang 1 MST 1 Vorgang 2 MST2 Vorgang3 Vorgang4 MST3 Vorgang 5 Kommentar Teams Controlling Budget 10000 10000 10000 10000 Work Internal 4000 4000 4000 4000 Work External 3000 3000 3000 3000 Others External 3000 3000 3000 3000
  • 20. Consulting | Solutions | Products | Training Umfrage Daten aus anderen System
  • 21. Consulting | Solutions | Products | Training Portfolioberichte
  • 22. Consulting | Solutions | Products | Training Portfolio-Dashboard -Einstiegsse