Projekte und Prozesse erfolgreich managen

Fit für den Projektalltag mit

für MS Project*

Manfred LieberLieber Planung

Turpinstr. 19 – 52066 Aachenwww.lieber-planung.de

November 2008

* MS Project ist ein Produkt der Microsoft Corporation

espresso – Features im Überblickespresso – Features im Überblickespresso-Menüdas Wichtigste – einfach aufgebaut

espresso-AnsichtsleisteAlles für den Projektalltag

Eingabe – Aufbau des PlansPräsentation – für BeamerpräsentationRessource:Tabelle – Personal verwalten

Controlling – Aktualisieren + Auswerten

Ausdruck-Ansichten – fertig formatierte Ausgabe

Vorgang:EinzelheitenAlles Wichtige immer im Blick

Symbolleiste „schnelle Bearbeitung“ - Zentrale Funktionen im direkten Zugriff

Neue Projektpläne erstellen – Vorlagen nutzenNeue Projektpläne erstellen – Vorlagen nutzen

Fertiger Projekt-Kalendermit Feiertagen

Kein lästiges Bearbeiten des Kalenders mehr

Projekt-Starttermin eintragen

Viele andere nützliche Voreinstellungen:

schauen Sie sich die nächsten Seiten an

Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog aus

oderErstellen Sie einen individuellen

Projektplan mit der Vorlage Sonstige Projekte

Automatisches Zuweisen von Balkenfarben zu verschiedenen Ressourcen

Ihr Wunsch:Einfaches und systematisches Zuweisen unterschiedlicher Balkenfarben zu frei definierbaren Ressourcengruppenz.B. blau Personal Abt. A

rot Personal Abt. Bgrün Personal Externe

Schluss mit dem Formatieren einzelner Balken von Hand !

Einmal definiert – automatisch formatiert

Ein einfacher Weg:In Ansicht Ressource:Tabelle / Spalte „Gruppe“ einmal definieren - fertigblau Standard rot Gruppe = Typ1Grün Gruppe = Typ 2

Das kennen Sie:alle Ressourcen haben gleiche Balkenfarben

Zeitskala umstellen - Zeitskala umstellen - unglaublich viele Mausklicks sparenunglaublich viele Mausklicks sparen

Beispiel: Zeitskala auf Woche oben und Tag unten umstellen

Vier Zeitskalen voreingestelltmit 1 Klick umgestellt

Controlling – leicht gemachtControlling – leicht gemacht

Basisplan mit 1 Klick erstellt

Schnelle Übersicht mit AmpelSchnelle Übersicht mit Ampel

Vorgangsstatus nach Methode „0 / 50 / 100“

Vorgang beginnt und endet später

Aktualisieren und Planänderungen Aktualisieren und Planänderungen visualisierenvisualisieren

1 „Aktuell“ auswählen

2 Aktuellen = tatsächlichen Anfang/Ende eingeben

Balken verschiebt und verlängert sich

Dauer von 10 auf 14 Tage verlängert

Ampel Dauer = GELB mehr als 3 Tage verlängert

Ampel Verzögerung = ROT mehr als 1 Woche verzögert

Mit praktikablen Filtern den Plan gezielt Mit praktikablen Filtern den Plan gezielt auswertenauswerten

Vorgänge definierter Ressourcengruppen

Zentrale Fragen an einen Plan

Die wichtigsten Filter im schnellen Zugriff

Drucken – leicht gemacht im Corporate DesignDrucken – leicht gemacht im Corporate DesignHier könnte auch Ihr Logo sein

Projekttitel Projekt-Stand

Die wichtigsten Informationen

2-zeilig, weil besser lesbar

Ausdruck – Controlling – Ausdruck – Controlling – mit SOLL-IST- und Ampeldarstellungmit SOLL-IST- und Ampeldarstellung

SOLL

IST

Direktes Präsentieren mit dem BeamerDirektes Präsentieren mit dem Beamer

Geplante / Aktuelle Meilensteine

Teilprojekte / Arbeitspakete

Plakative Darstellung

Konzentration auf das Wesentliche bei der Präsentation beim Auftraggeber oder dem

Lenkungsausschuss

Mit dem Master-Plan den Überblick über Mit dem Master-Plan den Überblick über mehrere Projekte gewinnen und behaltenmehrere Projekte gewinnen und behalten

Einfach geöffnete Projektdateien markieren – OKP

roje

kt

APro

jekt

B

Abhängigkeiten zwischen den Projekten herstellen

Ziel- und Quelldateien sind dynamisch verknüpft

Aktualisierung werden jeweils übernommen

Personaleinsatz über mehrere Projekte Personaleinsatz über mehrere Projekte auswertenauswerten

Filter „Wer macht was“Beispiel: Schmidt

Alle Vorgänge in allen Teilprojekten, bei denen Schmidt zugeordnet ist

So erhalten Sie eine ausgezeichnete Basis zur Abstimmung

des Ressourceneinsatzes in Ihren ProjektenDenn es ist erfolgreicher, auf dieser Grundlage

miteinander zu reden, als dieses heikle Thema von Project „lösen“ zu lassen

Zum SchlussZum Schluss

Haben Sie noch Fragen? Rufen Sie an unter 0241 18 09 707

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