ProjektleiterHandbuch

Projektleiter‑handbuch

in-Step®

Projekte planen und steuern

making IT better

Copyright

2

Copyright

Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der

microTOOL GmbH, Berlin, darf kein Teil dieser Publikation für Zwecke jeglicher Art vervielfältigt oder übertragen

werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch,

dies geschieht.

© 2004-2008. microTOOL GmbH, Berlin. Alle Rechte vorbehalten.

in-Step, in-Step Scrum Edition, in-Step SPICE Edition, actiF und actiF sowie das microTOOL-Logo mit dem Schrift-

zug „making IT better“ sind eingetragene Warenzeichen der microTOOL GmbH. Microsoft, Visio und Windows

sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Adobe und Acrobat sind eingetragene Warenzeichen

der Adobe Systems Incorporated.

Automotive SPICE™ ist ein eingetragenes Warenzeichen der Volkswagen AG, Wolfsburg. PRINCE2™ ist ein Waren-

zeichen der OGC. V-Modell® ist eine geschützte Marke der Bundesrepublik Deutschland. Das V-Modell XT ist ur-

heberrechtlich geschützt, © Bundesrepublik Deutschland, 2004, alle Rechte vorbehalten. Das V-Modell XT ist unter

der Apache License Version 2.0 freigegeben.

Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in dieser Publikation berechtigt

ferner auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzei-

chen- und Markenschutzgesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden

dürfen.

Stand: Oktober 2008

microTOOL GmbH

Voltastr. 5

D-13355 Berlin

Tel. (+49 30) 467 086-0

Fax (+49 30) 464 47 14

Inhalt

3

InhaltsverzeichnisInhaltsverzeichnis

Copyright 2

Vorwort 5

Bevor Sie anfangen 7

Die Editions 8

in-Step® CoreProcess Edition 8

in-Step® V-Modell XT Edition 8

in-Step SPICE Edition® for Automotive 9

in-Step Scrum Edition® 9

in-Step® actiF Edition 10

in-Step® PRINCE2 Edition 10

in-Step® Personal Editions 11

Tool-Training und IT-Prozessberatung 12

Start ins Projekt 14

System anlegen 16

Projekt anlegen 18

Team zusammenstellen 20

Rechte von System- und Projektadministratoren 29

in-Step®-Arbeitsplatz einrichten 31

Projektstruktur entwickeln 37

Aktivitäten anlegen und verfeinern 38

Kontrollfluss anlegen 42

Mitarbeiter zuordnen 45

Produktfluss definieren 48

Produktbibliothek einrichten 52

Produkte anlegen und verfeinern 53

Bearbeitungsrechte definieren 57

Inhalt

4

Produkte bearbeiten und versionieren 59

Unterschiede ermitteln 64

Mit Produktvorlagen arbeiten 67

Konfigurationen zusammenstellen 70

Jetzt geht’s los: Projektbeginn setzen 74

Aktivität beginnen 75

Termine, Aufwand und Kosten planen 78

Aktivitäten planen 80

Aufwand planen 82

Kosten planen 84

Budget einplanen 92

Termine planen 94

Arbeitszeiten erfassen 99

Ressourcen optimieren 104

Projektreporting 106

Projekt auswerten 107

Eigene Auswertungen erstellen 110

Dokumentieren leicht gemacht 114

Ein starkes Team: in-Step® und MS Word 115

Versionsmanagement mit MS Word 118

Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern 121

Eigene Vorlagen erstellen 124

in-Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation 129

Projekterfolg wiederholbar machen 131

Index 134

Glossar 140

Support und Service 146

Vorwort

5

Vorwort

Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, einen Tag zu vertun ...

aber keine einzige, ihn zurückzubekommen.

Tom DeMarco, Der Termin

Stecken Sie gerade mitten in einem Projekt? Gut. Und Sie wissen ganz genau, wo Ihr Projekt heute steht, welche

Ergebnisse fertig sind, was gerade getan wird, was noch zu tun ist, wo die Zeit geblieben ist, die eingeplant war,

und was das Projekt bis heute gekostet hat? Wenn Sie nicht aus vollem Herzen mit Ja antworten können, dann

sind Sie hier richtig.

Dieses Handbuch wendet sich an alle, die für Projekte Verantwortung tragen und die Arbeit in Projektteams organi-

sieren. Wir sprechen der Einfachheit halber von Projektleitern, obwohl wir natürlich wissen, dass Menschen in un-

terschiedlichen Positionen diese Aufgaben in der Praxis übernehmen, zum Beispiel Projektmanager, Teamleiter oder

Teammitglieder in sich selbst organisierenden Teams.

In diesem Handbuch geht es um Projektmanagement. Darunter fassen wir drei Tätigkeiten zusammen:

die ` Projektplanung; jedes Projekt braucht einen Plan, will man dem Chaos nicht das Feld überlassen,

die ` Gewinnung von Statusinformationen; denn was nützen Plandaten ohne Vergleich zum Ist-Zustand,

die ` Projektsteuerung; der Plan-/Ist-Vergleich ist ja nicht Selbstzweck, sondern die Grundlage für korrigierende

Eingriffe.

Wie Sie in-Step® dabei unterstützt, werden Sie im Folgenden kennen lernen.

Erst einmal probieren und einen direkten Eindruck gewinnen – so sollten Sie starten, wenn Sie in-Step® kennen

lernen wollen. Legen Sie dieses Handbuch ruhig noch einmal zur Seite und begleiten Sie uns zunächst bei einem

Projekt mit in-Step®: Mit unseren Tutorials „in-Step® zum Kennenlernen“ laden wir Sie zu ersten Streifzügen durch

die Arbeit mit in-Step® ein – passend zu der von Ihnen eingesetzten in-Step® Edition. Die vorbereiteten Beispiele

geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen der jeweiligen in-Step® Edition. Sie können sie gleich

live ausprobieren, denn wir laden Sie ein, in unserem fiktiven Projektteam aktiv mitzumachen. Klicken Sie die

vorgeschlagenen Schritte einfach einmal mit in-Step® durch.

Ein für die Tutorials vorbereitetes Beispielsystem gehört jeweils zum Installationsumfang von in-Step®. Sie gewinnen

so einen ersten Eindruck von der Zielsetzung und den funktionalen Möglichkeiten, die in-Step® Ihnen bietet. Haben

Sie in-Step® schon installiert? Dann finden Sie die Tutorials in der in-Step-Programmgruppe.

Wenn Sie sich mit in-Step® ein wenig vertraut gemacht haben, dann ist es Zeit für dieses Handbuch.

Das setzen wir an Know-how voraus

Im diesem Handbuch setzen wir keine speziellen Kenntnisse voraus. Alles, was Sie über das Projektmanagement

mit in-Step® wissen müssen, erfahren Sie hier. Und wenn Sie bereits Projekterfahrungen mitbringen, können Sie

das, was wir Ihnen hier vermitteln, sicher leicht einordnen, bewerten und in die Praxis umsetzen.

Vorwort

6

So erhalten Sie weitere Informationen

Beim praktischen Einsatz von ` in-Step® hilft Ihnen die Online-Hilfe jederzeit weiter: Drücken Sie einfach F1,

wenn Sie Informationen zu einer Funktion benötigen.

Sie möchten ` in-Step® projektspezifisch anpassen? Im Konfigurationshandbuch steht alles, was Sie dazu wissen

müssen.

Wie Sie Ihre Projekte im LAN oder über das Internet steuern und welche weiteren Konfigurationsmöglichkeiten `

Sie haben, beschreibt das Administratorhandbuch.

Das Konfigurationshandbuch finden Sie zusammen mit dem Administratorhandbuch im Hauptmenü von in-Step®

unter Dokumentation.

Genug einleitende Worte. Wir wünschen Ihnen jetzt viel Spaß beim Kennenlernen und viel Erfolg beim Einsatz von

in-Step®.

Sollten bei Ihren ersten Schritten mit in-Step® trotz Administratorhandbuch, Tutorials, Projektleiterhandbuch und

Online-Hilfe Fragen offen bleiben, dann zögern Sie bitte nicht und wenden sich an unseren technischen Support.

Wir helfen Ihnen gern weiter.

Viel Freude bei der Arbeit mit in-Step®!

Bevor Sie anfangen

7

Bevor Sie anfangen

Bevor wir Ihnen die Toolfunktionen und Projektaktivitäten im Detail vorstellen, möchten wir Ihnen zunächst ei-

nen kurzen Überblick darüber geben, was in-Step® alles kann und was das Besondere am Projektmanagement

mit in-Step® ist. in-Step® gibt es in mehreren Varianten und die verschiedenen in-Step® Editions stellen wir Ihnen

anschließend kurz vor. Außerdem erfahren Sie, wie wir Sie in Ihren Projekten mit Tool-Training und Beratung un-

terstützen. Am Ende dieser Einleitung lesen Sie, was Sie noch in diesem Handbuch erwartet, wie Sie mit diesem

Dokument umgehen und wie es im laufenden Projekt nutzen können, um sich gewünschte Informationen zu ver-

schaffen.

in-Step® ist ein Projektmanagement-System für Projekt- und Anforderungsmanagement in IT-Projekten. Sein Einsatz

bietet sich überall dort an, wo Teams gemeinsam Produkte erstellen, die zentral verwaltet und versioniert werden

sollen. Das Besondere an in-Step®: Mit in-Step® planen und steuern Sie sowohl die Projektaktivitäten als auch die

Projektergebnisse.

in-Step® bringt vordefinierte Projekt-Templates mit, als ein Muster für die Aufgaben und Abläufe des Projektma-

nagements in konkreten Projekten. Sind die Schritte des Projektmanagements für ein Projekt einmal unter in-Step®

nach diesem Muster geplant, dann kann in-Step® sie steuern. Jeder am Projekt Beteiligte erkennt auf einen Blick, in

welchem Zustand sich die geplanten Schritte befinden. Und in-Step® kann noch mehr: Es bietet für alle Projekter-

gebnisse standardisierte Vorlagen an, es verwaltet die entstehenden Dokumente und versioniert sie.

Klassische Projektmanagement-Systeme beschränken sich auf die Aktivitätenseite. in-Step® ist anders: Mit in-Step®

wird alles geplant und verwaltet, was im Projektverlauf entsteht – zentral und redundanzfrei. Dabei hält in-Step® die

Zustandswechsel von Aktivitäten und Ergebnissen für die Projekthistorie fest und macht die aktuellen Bearbeitungs-

zustände sichtbar. Durch diese einfache aber äußerst effiziente Visualisierung des Projektverlaufs sorgt in-Step®

dafür, dass jeder weiß, was zu tun ist und was von ihm erwartet wird.

In in-Step® finden Sie natürlich auch die Elemente des klassischen Projektmanagements: Termine und Ressour-

cenauslastung planen und kontrollieren Sie grafisch, Aufwand und Kosten tabellenbasiert. Die Planung wird von

in-Step® zeitnah gepflegt – und entspricht immer dem tatsächlichen Projektgeschehen. Die integrierte Zeiterfassung

liefert die Informationen dafür. Tagesaktuell zeigt in-Step®, ob Ihr Projekt im Plan liegt.

in-Step® ist ein Werkzeug für alle, die an einem Projekt beteiligt sind: Auftraggeber, Projektleiter, Teammitarbeiter,

Anwender, ... – sie alle arbeiten mit in-Step®. Für die Projektaktivitäten und -ergebnisse bringt in-Step® Muster und

Vorlagen mit. Das Rad muss also in einem Projekt mit in-Step® nicht immer wieder neu erfunden werden. Durch

diese musterbasierte Projektplanung gibt in-Step® dem ganzen Team Orientierung und führt Ihre Projekte schneller

ans Ziel.

Wo liegt die Datei? Wer hat was daran geändert und wann? In einem Projekt mit in-Step® ist Schluß mit dem zeit-

raubenden Suchen und Fragen. in-Step® verwaltet alle Projektergebnisse – sämtliche Projektmanagement-Doku-

mente, die Testfälle, was immer entsteht – zentral und redundanzfrei. Wenn Sie ein Produkt ausleihen und wieder

zurückgeben, erzeugt in-Step® eine neue Version. So können Sie alle Bearbeitungsschritte leicht nachvollziehen.

Für die Planung und Steuerung von IT-Projekten nach einem definierten Entwicklungsprozess stehen spezielle Tool-

varianten von in-Step® zur Verfügung.

Bevor Sie anfangen

8

Die Editions

in-Step® gibt es in mehreren Varianten:

die ` in-Step® CoreProcess Edition, die keinen speziellen Vorgehensstandard voraussetzt

die ` in-Step® V-Modell XT Edition für den erfolgreichen Einsatz des neuen Vorgehensstandards des Bundes

die ` in-Step® SPICE Edition for Automotive für Projekt auf SPICE Level 3

die ` in-Step® Scrum Edition für agile Projekte nach Scrum

die ` in-Step® actiF Edition für die iterative, anforderungsgetriebene Software-Entwicklung nach actiF®, einem

einfachen agilen Prozess und

die ` in-Step® PRINCE2 Edition für das Vorgehen nach PRINCE2, einen Projektmanagementprozess aus Großbri-

tannien für Projekte jeder Art und Größe.

Alle können Sie einfach an Ihre Prozesse anpassen. Gern unterstützen wir Sie auch in Ihren Projekten mit Tool-

Training und IT-Prozessberatung, denn unser Slogan „making IT better“ ist mehr als ein Wortspiel: Seit unserer

Gründung 1984 unterstützen wir Projektteams mit Tools, Prozessen und Beratung dabei, Software in hoher Quali-

tät schnell und sicher zu entwickeln.

in-Step® CoreProcess Edition

Die in-Step® CoreProcess Edition ist das richtige Werkzeug für Sie, wenn Sie an keinen Vorgehensstandard gebun-

den sind und jedes Projekt individuell planen können. Sie können sie für IT-Projekte jeder Art und Größe einsetzen.

Die in-Step® CoreProcess Edition hilft Ihnen, Projekte mit wenig Aufwand optimal auf die jeweilige Projektaufgabe

zuzuschneiden. Das Werkzeug macht Ihnen Vorschläge für die Verfeinerung der typischen Projektaktivitäten – von

der Anforderungsanalyse bis zum Roll-Out. Und für die typischen Ergebnisse der Aktivitäten finden Sie – wie in

allen in-Step® Editions – gleich strukturierte Vorlagen – inklusive spezieller Formulare für die fachlichen Anforde-

rungen. Muster für die Gliederung der Projektaktivitäten und Vorlagen für die Ergebnisse verkürzen die Planung.

Und aus Ihren erfolgreichen Projekten in in-Step® machen Sie einfach neue, persönliche Vorlagen – für Ihre näch-

sten Projekte.

in-Step® V-Modell XT Edition

Die in-Step® V-Modell XT Edition ist das Werkzeug zum neuen V-Modell. Sie finden darin alles, was Sie für den

erfolgreichen Einsatz des V-Modells XT in Ihren Projekten brauchen:

Einen Tailoring-Assistenten für das Zuschneiden des Vorgehensstandards auf ein Projekt als Grundlage für die `

Projektplanung

Einen Planungs-Assistenten für das Strukturieren des Projekts und das Festlegen der Entscheidungspunkte `

Einen Produkt-Assistenten für das Anlegen von Produkten `

Ein QS-Planungsassistenten für die Planung von Aktivitäten und Produkten der Qualitätssicherung `

Einen QS-Assistenten für die Konsistenzprüfung der Produkte `

Bevor Sie anfangen

9

in-Step Scrum Edition®

Die in-Step Scrum Edition® unterstützt Sie in Ihren agilen Projekten beim Einsatz von Scrum und sorgt für die zen-

trale Verwaltung Ihrer Projekte und Teams. Sie finden hier einen virtuellen Projektraum mit grafischem Task Board

und Burndown Charts.

Die in-Step Scrum Edition® bietet Ihnen:

Eine zentrale Scrum-Datenbasis für alle Projekte und Teams Ihrer Organisation `

Funktionen für die effiziente Planung von von Releases und Sprints `

Priorisierte Product Backlogs für die transparente und nachvollziehbare Verwaltung der Backlog Items eines `

Projekts

in-Step SPICE Edition® for Automotive

Sie streben einen höheren Reifegrad Ihrer Entwicklungsprozesse nach SPICE an? Denn Sie müssen Ihre Prozessreife

nachweisen oder wollen einfach Qualität, Kosten und Termine der Software- und Systementwicklung besser in den

Griff bekommen? Dann ist die in-Step SPICE Edition® for Automotive genau richtig für Sie.

Die in-Step SPICE Edition® for Automotive bietet Ihnen:

Eine zentrale Infrastruktur für alle Informationen sämtlicher Projekte Ihrer Organisation `

Die Integration aller für Automotive SPICE relevanten Prozesse zu einer durchgängigen Vorgehensweise `

Tool-Unterstützung für die standardisierte Planung und Durchführung Ihrer Projekte auf SPICE Level 3 `

Integrierte Tool-Funktionen für ein revisionssicheres Konfigurationsmanagement `

Strukturierte Vorlagen für die von Automotive SPICE geforderten Produkte `

Integrierte Tool-Funktionen für Anforderungs- und Änderungsmanagement, sowie für Risiko- und Ressourcen- `

management

Vollständige Traceability der Anforderungen durch den Entwicklungsprozess. `

microTOOL hat die in-Step SPICE Edition® for Automotive in enger Zusammenarbeit mit der Knowledge Depart-

ment GmbH & Co. KG, Nürnberg, entwickelt, einem führenden deutschen Unternehmen im Bereich der IT-Weiter-

bildung, das sich bei der Auswahl seiner Seminarthemen an den Initiativen des SWEBOK und der IEEE orientiert.

Integrierte Funktionen für das Anforderungs-, Problem-, Änderungs-, Risiko- und Konfigurationsmanagement `

und die Versionsverwaltung

Integration der Textverarbeitung mit Microsoft Word für ein revisionssicheres, arbeitsteiliges Erstellen komple- `

xer Dokumente.

Das neue V-Modell definiert eine ziel- und ergebnisorientierte Vorgehensweise. Es stellt die Ergebnisse eines Pro-

jekts in den Mittelpunkt. Denn sie sind das, was am Ende wirklich zählt. Die in-Step® V-Modell XT Edition bietet

deshalb ideale Unterstützung für das V-Modell XT, denn anders als klassische Projektmanagement-Software werden

mit ihr neben den Aktivitäten eines Projekts auch die Ergebnisse geplant, verwaltet, versioniert und verfolgt. Beim

Einrichten eines Projekts wird automatisch eine zentrale Produktbibliothek angelegt. Sie stellt Vorlagen für die Pro-

jektergebnisse bereit und versioniert alle entstehenden Produkte.

Bevor Sie anfangen

10

in-Step® PRINCE2 Edition

PRINCE2 (Projects in a Controlled Environment) ist ein Projektmanagementprozess aus Großbritannien. Er wurde

vor 15 Jahren entwickelt und durch die Anwendung in Projekten aus verschiedensten Branchen laufend verfeinert

und verbessert.

Die in-Step® PRINCE2 Edition ist optimal auf diese sehr flexible und skalierbare Methode zugeschnitten: PRINCE2

ist in in-Step® abgebildet und steht damit als ein Muster für die Aufgaben und Abläufe des Projektmanagements in

konkreten Projekten zur Verfügung. Sind die Schritte des Projektmanagements für ein Projekt einmal unter in-Step®

nach diesem Muster geplant, dann kann in-Step® sie steuern. Verantwortlichkeiten werden über entsprechende

Rollenzuweisungen klar geregelt. Jeder Beteiligte erkennt auf einen Blick, in welchem Zustand sich die geplanten

Schritte befinden. Und in-Step® kann noch mehr: Es bietet für alle Projektergebnisse standardisierte Vorlagen an, es

verwaltet die entstehenden Dokumente und versioniert sie.

Das bedeutet für Ihre Projekte mehr Produktivität, denn der Start ins Projekt gelingt einfach und schnell, zudem

PRINCE2 in in-Step® auch fachlich erweitert und verfeinert werden kann.

in-Step® actiF Edition

Die in-Step® actiF Edition ist auf die Planung und Durchführung agiler, also iterativer, anforderungsgetriebener

Software-Entwicklungsprojekte zugeschnitten. Zu dieser Edition gehört ein einfacher Prozess: actiF®. Das Vorge-

hen nach actiF® bietet sich an, wenn Sie in Ihren Projekten auf immer wieder veränderte Anforderungen reagieren

müssen. Und in welchem Geschäftsumfeld ist das heute nicht der Fall?

actiF® liefert Ihnen ein einfaches Muster für den Projektablauf und Vorlagedateien für alle Produkte des Projekts

– vom Use Case über die Story bis hin zum Build-Skript. Und die in-Step® actiF Edition übernimmt für Sie das Kon-

figurationsmanagement in Ihrem Projekt. Per Mausklick erzeugen Sie die Struktur der Ablage Ihrer Dokumente.

Für alle Textdokumente wird dabei eine erste, bereits strukturierte, noch leere Anfangsversion erzeugt. Agiles An-

forderungsmanagement und einfache Release- und Iterationsplanung sind die besonderen Stärken dieser in-Step®

Edition.

Vorlagen für Storys und Tasks, deren Struktur und Layout Sie für Ihre Arbeitsweise anpassen können. `

Sprint Burndown Charts für die Darstellung des Fortschritts in Sprints `

Release Burndown Charts für das einfache Erkennen des Fortschritts über alle Sprints eines Releases `

Task Boards für die Anzeige und Bearbeitung der Tasks eines Sprints im Stil von Karteikarten `

Sicheres Versions- und Konfigurationsmanagement aller Artefakte `

Team-Support für die produktive Zusammenarbeit und Kommunikation im LAN und Internet `

Bevor Sie anfangen

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in-Step® Personal Editions

Sie möchten in-Step® erst einmal in der Praxis kennen lernen, bevor Sie sich zum Kauf entschließen? Dann ist eine

in-Step® Personal Edition das Richtige. Die kostenlosen in-Step® Personal Editions sind funktional mit den kor-

respondierenden in-Step® Editions nahezu identisch. Der zentrale Unterschied ist technischer Art:

Eine in-Step® Personal Edition ist für den Single-User-Betrieb gemacht. Das heißt, die installierte Software und Ihre

Projektdaten müssen sich auf Ihrem Arbeitsplatzrechner befinden.

Zusammen mit Ihrer in-Step® Personal Edition erhalten Sie passende Projektvorlagen: Den CoreProcess für die

Arbeit mit der in-Step® CoreProcess Personal Edition, die Prozessdefinitionen des V-Modells XT – dem neuen Ent-

wicklungsstandard für IT-Systeme des Bundes – für die Arbeit mit der in-Step® V-Modell XT Personal Edition, den

SPICE Complient Process für die Arbeit mit der in-Step SPICE Edition® for Automotive, Scrum für agile Projekte

mit der in-Step Scrum Edition®, den Prozess actiF, für die anforderungsgetriebene Entwicklung mit der in-Step® actiF Personal Edition sowie PRINCE2 für die Arbeit mit der in-Step® PRINCE2 Personal Edition. Sie können die

vordefinierten Templates für die Planung und Durchführung eigener Projekte uneingeschränkt verwenden.

Tooltraining und IT-Prozessberatung

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Tool-Training und IT-Prozessberatung

microTOOL arbeitet seit über 20 Jahren nach bewährten Methoden der Software-Entwicklung. Dabei haben wir

Praxiskompetenz erworben, die wir in zahlreichen Kundenprojekten und der eigenen Tool-Entwicklung erfolgreich

umsetzen. Wir wissen, was in Projekten geht und was nicht. Und dieses Wissen möchten wir gerne mit Ihnen teilen.

IT-Prozessberatung

Mit der Einführung der Projektmanagement-Software in-Step® in Ihrem Unternehmen schaffen Sie die Basis für die

Planung, Kontrolle und Steuerung erfolgreicher IT-Projekte.

Viele IT-Organisationen arbeiten an der Verbesserung des Entwicklungsprozesses. Ein erster Schritt dazu ist die

Einführung eines Prozessmodells. Denn erst der definierte Prozess macht erfolgreiche Software-Entwicklung wie-

derhol- und planbar. Vorausgesetzt, das Modell ist einfach, praxisnah und für die IT-Organisation optimiert. Dann

findet es Akzeptanz.

Profitieren Sie von unserem Prozess-Know-how. Wir unterstützen Sie bei

der Einführung von Prozessen wie dem V-Modell XT, ` actiF und PRINCE2

der Modellierung unternehmensspezifischer Prozesse `

Wir unterstützen Projektteams mit Tools, Prozessen und Beratung dabei, Software in hoher Qualität schnell und sicher zu entwickeln. Sprechen Sie doch einfach einmal mit unseren Spezialisten – wir beraten Sie gern.

So unterstützen wir Sie

Wir beraten Sie bei der Auswahl des für Sie optimalen IT-Prozesses. Dabei analysieren wir die Eignung der Pro- `

zesse in Hinblick auf Ihre Unternehmenskultur und Ihre Ziele und informieren Sie über die Stärken und Schwä-

chen der jeweiligen Prozesse.

Wir passen Standardprozesse wie das V-Modell XT, ` actiF oder PRINCE2 individuell an die speziellen Anforde-

rungen in Ihrem Unternehmen an. Produkte, Aktivitäten und Vorlagen der Prozesse richten wir unternehmens-

spezifisch für Sie ein. Wir automatisieren Ihre Planungsschritte, erstellen für Sie individuelle Reports über den

Projektfortschritt und entwickeln Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Softwaresystemen.

Tooltraining und IT-Prozessberatung

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Wir planen die Prozesseinführung mit Ihnen gemeinsam in mehreren Phasen. Das Prozess- und Tool-Know- `

how schulen wir direkt bei der Projektinitialisierung, also gleich am konkreten Anwendungsfall. Im Laufe des

Projekts führen wir in Abstimmung mit Ihnen regelmäßig Reviews durch und passen den Prozess an geänderte

Anforderungen an.

Seminare und Workshops

Die Investition in professionelle Tools zahlt sich erst bei entsprechend ausgebildeten und motivierten Mitarbeitern

aus. In unseren Seminaren zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Projekte mit in-Step® zum Erfolg führen – damit sich Ihre

Investitionen wirklich rechnen.

In unseren Seminaren vermitteln wir aktuelles Methoden-Know-how, modernste Tool-Technologie und – nicht

zuletzt – die Freude am methodischen Vorgehen im Team.

Das bieten wir Ihnen

Professionelle Trainingsqualität und engen Praxisbezug. Denn Tools und Methoden erlernen unsere Teilnehmer `

an einem echten Fall direkt am PC.

Hohe Flexibilität. Denn wir gestalten gerne Workshops für Sie, die ganz auf Ihren unternehmens- und projekt- `

spezifischen Bedarf zugeschnitten sind.

So können Sie sich über unser aktuelles Seminarangebot informieren

Schauen Sie doch bei Gelegenheit einmal einfach bei uns im Internet vorbei. Hier ist der Link: Unsere Seminare im

Einzelnen.

Alle Seminare finden als offene Veranstaltungen in unseren Schulungsräumen in Berlin statt. Gerne führen wir

unsere Workshops aber auch direkt bei Ihnen vor Ort durch – sprechen Sie uns einfach an.

Start ins Projekt

14

Start ins Projekt

Sie kennen das sicher: Zu Beginn eines neuen Projekts herrscht immer eine ganz besondere Stimmung. Am liebsten

würden alle gleich anfangen und in das neue Thema einsteigen. Gleichzeitig fragen Sie sich als Projektleiter aber

auch mit etwas Unbehagen, was da auf Sie zukommt. Denn vieles ist noch unklar: Was ist der Projektauftrag? Um

was geht es ganz genau? Wie groß wird das Projekt? Wie sieht der Terminrahmen aus? Was ist mit den Kosten? Ist

die Finanzierung geklärt? Wer ist eigentlich der Auftraggeber und welche Ziele verfolgt er mit dem Projekt? Was

steht auf dem Spiel? Wo sind die Risiken? Wie ist der Rückhalt im Management? Gibt es Gegner des Vorhabens

oder zumindest Skeptiker? Welche Technologie soll eingesetzt werden? Wie wird das Team zusammengesetzt sein?

Was wird vom Team erwartet und was erwartet es von Ihnen als Projektleiter?

In der Start-up Phase eines Projekts sollten Sie deshalb zunächst alle Informationen sammeln, die Sie benötigen, um

Ihr eigenes Handeln auf eine sichere Grundlage zu stellen, `

Ihr Kernteam, mit dem Sie das Projekt beginnen, so einzustimmen, dass alle in dieselbe Richtung gehen, `

später hinzukommenden Mitarbeitern einen schnellen Einstieg in das Projekt zu ermöglichen. ` in-Step® hilft

Ihnen, beim Anlegen eines neuen Projekts alle wichtigen Projektdaten festzuhalten. Neue Mitarbeiter finden

dann alle Basisinformationen über das Projekt auf einen Blick unter in-Step®.

Was gehört zum Start-up eines Projekts? Hier ist ein Vorschlag zum Vorgehen.

Start-up eines Projekts

Identifizieren Sie alle Gruppen, die ein spezielles Interesse an Ihrem Projekt haben. Dazu gehören

der oder die ` Auftraggeber, ganz gleich, ob unternehmensintern oder -extern, und gegebenenfalls eine Kon-

taktperson beim Auftraggeber, die Sie jederzeit im Verlauf des Projekts ansprechen können,

Start ins Projekt

15

die ` Endbenutzer des IT-Systems, das Sie entwickeln sollen. Wie ist ihr typisches Profil? Sind aus der Gruppe

der Endbenutzer Ansprechpartner oder Personen benannt, die im Projekt mitwirken werden?

Ihr – nennen wir ihn oder sie einmal – ` Sponsor. Gemeint ist damit die Person aus dem Management Ihres

Unternehmens, die Sie mit dem Projekt betraut hat.

Ermitteln Sie die Erwartungen des Auftraggebers. Welche Hauptanforderung liegt dem Projekt zugrunde? Welche

unbefriedigende Situation soll abgestellt werden? Welcher Nutzen soll geschaffen werden?

Ermitteln Sie die Rahmenbedingungen und Restriktionen Ihres Projekts in Hinsicht auf verfügbare Ressourcen,

Räumlichkeiten, Ausstattung und Verteilung der Projektteams, Kommunikations möglichkeiten, Technologie etc. Ein

zentraler Punkt ist hier der zeitliche Rahmen, der durch den geplanten Beginn und das geplante Ende des Pro-

jekts vorgegeben ist.

Formulieren Sie in Kenntnis der Erwartungen des Auftraggebers sowie der Rahmenbedingungen und Restriktionen

das Projektziel. Ein kurzes Statement von – sagen wir – 25 bis 30 Wörtern ist optimal.

Stellen Sie dann Ihr Kernteam zusammen. Darunter verstehen wir die Gruppe von Mitarbeitern, die von Anfang an

und meist auch bis zum Schluss dabei sein wird. Das Kernteam wird, wenn die Masse der Arbeit anfällt, nach und

nach erweitert.

Wenn Sie alle Informationen beisammen haben, steht dem Kick-off-Meeting des Projekts nichts mehr im Wege. Ziel

des Meetings ist es, die gewonnenen Informationen an alle Mitglieder des Kernteams weiterzugeben und das Team

auf das Projekt einzustimmen.

Alle im obigen Text hervorgehobenen Informationen gehören zu den Projektdaten, die in-Step® verwaltet. Die Zu-

sammensetzung des Kernteams benötigen Sie ebenfalls, um unter in-Step® ein Projekt anzulegen.

Sie haben alle Daten gesammelt? Dann steht dem Beginn Ihres Projekts mit in-Step® nichts mehr im Wege: Nach-

folgend finden Sie die Themen der folgenden Kapitel. Dort erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihr erstes Projekt

mit in-Step® planen.

System anlegen `

Team zusammenstellen `

in-Step-Arbeitsplatz einrichten `

Projektstruktur entwickeln `

Produktbibliothek einrichten `

Projektbeginn setzen `

16

System anlegen

System anlegen

Bevor Sie erfahren, wie man ein Projekt unter in-Step® einrichtet, sollten Sie wissen, wie in-Step® Ihre Projekte ver-

waltet. Dazu müssen wir drei Begriffe klären: in-Step® unterscheidet zwischen einem System, einer Organisations-

einheit und einem Projekt. Was verbirgt sich dahinter?

Statt von einem System könnten wir auch von einem multi-user-fähigen Repository oder einer in-Step®-Datenbank

sprechen. Tatsächlich steckt hinter der Datenverwaltung von in-Step® relationale Datenbanktechnologie. Physisch ist

ein System eine Datei, die Sie üblicherweise auf einem Server anlegen.

Ein in-Step®-System wird in Organisationseinheiten gegliedert, denen ein oder mehrere Projekte zugeordnet werden

können. Organisationseinheiten können hierarchisch strukturiert werden. Sie können die Organisationsstruktur

beliebig verfeinern, indem Sie weitere Organisationseinheiten definieren und ihnen Projekte zuordnen. Die in-Step®-

Datenbank enthält die Prozessinformationen und die Daten aller Organisationseinheiten und Projekte – angefangen

bei den Informationen über Aktivitäten, Produkte und ihre Zustände, bis hin zu Mitarbeitern, Terminen und Kosten.

Zu jedem System gehört ein Ordner <systemname>.data. Dieser Ordner nimmt – in gepackter Form – alle Pro-

duktversionen auf, die bei der Arbeit mit in-Step® und dem entsprechenden System entstehen.

So legen Sie ein neues System an

Bevor Sie mit der konkreten Projektplanung beginnen können, müssen Sie ein in-Step®-System – also den Container

für Ihre Organisationseinheiten und Projekte – zur Bearbeitung auswählen bzw. ein neues System erzeugen. Anle-

gen und Auswählen eines Systems erfolgen über den Anmeldedialog von in-Step®.

Ein neues System anlegen

Wenn Sie ein neues System anlegen wollen, klicken Sie im Anmeldedialog einfach auf Weitere Systeme und im

Folgedialog auf Neu. Anschließend können Sie Pfad und Namen des Systems festlegen. Dann haben Sie die Wahl:

Sie können entweder ein leeres System erzeugen oder ein System auf der Basis einer Systemvorlage erstellen. Wäh-

len Sie hier die Option Leeres System anlegen.

17

System anlegen

Ein leeres System anlegen

Im jedem neuen System ist bereits ein Mitarbeiter – der Administrator – definiert. Er besitzt alle Rechte, die in-Step®

zu vergeben hat.

Ein neues System zur Bearbeitung öffnen

Melden Sie sich bitte mit Administrator und einem leeren Kennwort an.

Das neue in-Step®-System: Mit Eigenschaften können Sie den Namen der obersten Organisationseinheit ändern und Ihre Organisation beschreiben

18

System anlegen

Das Erfassen und Pflegen der Organisationsstruktur ist Aufgabe des Systemadministrators. Wie Sie die Organisa-

tionsstruktur verfeinern, Organisationseinheiten initialisieren, verschieben und kopieren ist in der Online-Hilfe be-

schrieben.

Projekt anlegen

18

Projekt anlegen

Wie schon erwähnt, werden Projekte in in-Step® im Kontexte einer Organisationseinheit verwaltet. Ein neues Pro-

jekt legen Sie am einfachsten über das Kontextmenü der Organisationseinheit an, der es zugeordnet ist. Alternativ

können Sie auch System/Projekt anlegen im Hauptmenü von in-Step® verwenden.

Ein neues Projekt anlegen

Beim Anlegen eines neuen Projekts unterstützt Sie der Projekt-Assistent von in-Step®. Viel Zeit und Aufwand sparen

Sie, wenn Sie das neue Projekt auf der Basis einer Vorlage initialisieren. Das kann ein anderes Projekt des gleichen

Systems sein oder eine XML-Vorlage.

Um ein Projekt auf der Basis der mitgelieferten Projekt-Templates zu erstellen, wählen Sie die Option Vorlage ver-wenden und klicken auf Weiter. Im Folgedialog markieren Sie Vorlage aus Datei verwenden.

Ein Projekt auf Basis einer Vorlage erstellen

Sie erhalten einen Auswahldialog, in dem Sie eine XML-Datei auswählen können. Welche Projektvorlagen Ihnen

angeboten werden, hängt davon ab, mit welcher in-Step® Edition Sie arbeiten. Alle Editionen bringen Muster für

die Gliederung der Projektaktivitäten und Vorlagen für die Ergebnisse mit. Wenige Mausklicks genügen, um Pro-

jektstruktur, die Produktbibliothek und Anfangsversionen der Projektergebnisse anzulegen.

Projekt anlegen

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Öffnen Sie die gewünschte Projektvorlage (*.xml_project) und klicken Sie erneut auf Weiter.

Namen und Projektbeginn spezifizieren

Anschließend geben Sie dem Projekt einen Namen, den in-Step® auch gleich für das zu erstellende Produkt über-

nimmt. Als Projektbeginn schlägt in-Step® das aktuelle Datum vor. Sie können den Projektbeginn auch später noch

ändern.

Klicken Sie auf Fertig stellen und der Assistent legt das neue Projekt Ihren Vorgaben entsprechend an. Es wird auf

einer eigenen Registerkarte geöffnet. Den Namen und eine Reihe weiterer Projekteigenschaften können Sie jeder-

zeit editieren.

Ein neues Projekt – hier auf der Basis des CoreProcess

Weitere Projekte in einem in-Step®-System definieren Sie im Hauptfenster von in-Step® mit System/Projekt anlegen.

Team zusammenstellen

20


Bevor Sie mit der Planung von Projektaktivitäten beginnen, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Teammitglieder als

Benutzer unter in-Step® erfasst sind. Zu Beginn des Projekts genügt es, wenn Sie den Projektleiter definieren. Um

Mitarbeiter anzulegen, benötigen Sie Systemadministrator-Rechte.

in-Step® öffnet ein neues Projekt automatisch mit der Sicht Systembenutzer (Admin). Im System bereits erfasste

Mitarbeiter können Sie in dieser Sicht einfach in Ihr Projekt übernehmen. Wie Sie Mitarbeiter in Ihr Projekt aufneh-

men, erfahren Sie weiter unten. Alternativ können Sie die Mitarbeiter Ihres Projektteams in der Team-Sicht (Gruppe

Projektmanagement) erfassen.

Die Team-Sicht bei Projektbeginn


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So legen Sie neue Benutzer an

Klicken Sie in der Symbolleiste der Sicht auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie im Untermenü Benutzer. Es öff-

net sich dieser Mitarbeiterdialog:

Allgemeine Vorgaben für ein neues Teammitglied

Beim Editieren der Mitarbeiterdaten sollten Sie immer Folgendes berücksichtigen: Ein in-Step®-System kann mehrere

Projekte enthalten. Deshalb geben Sie einerseits systemweit gültige, d.h. für alle Organisationseinheiten und Pro-

jekte des Systems gültige Einstellungen vor. Diese Einstellungen nehmen Sie auf der Registerkarte Allgemein vor.

Andererseits machen Sie Vorgaben für das aktuelle Projekt. Diese Einstellungen treffen Sie auf der Registerkarte

Projekt.

Die Werte, die Sie für einen Mitarbeiter auf der Registerkarte Allgemein eintragen, werden standardmäßig für alle

Organisationseinheiten und Projekte eines Systems übernommen. Sollen im aktuellen Projekt des Systems spezi-

fische Einstellungen – z.B. ein abweichender Stundensatz – gelten, müssen Sie diese auf der Registerkarte Projekt

ändern.

Besprechen wir zunächst die Einstellungen auf Registerkarte Allgemein:

Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters haben Sie die Wahl, ob für dessen Zugang zu den Projektinformati- `

onen in-Step®-spezifische Anmeldeinformationen oder die Benutzerinformationen aus der Windowsanmeldung

verwendet werden. Entscheiden Sie sich unter Authentifizierung für die Alternative Microsoft Windows

Anmeldung, öffnet ein Klick auf die Schaltfläche [...] einen Dialog in dem Ihnen alle in Ihrem Netzwerk ver-

fügbaren Server-Domänen zur Auswahl angeboten werden. Wählen Sie die gewünschte Domäne in der Liste

aus. Nach einem Doppelklick auf den Eintrag Klicken Sie hier, um alle Benutzer anzuzeigen listet in-Step® alle

Benutzer der ausgewählten Domäne auf. Markieren Sie einen Eintrag, wird er in das Feld Benutzer übernom-

men. Sie können den Namen des Benutzers auch direkt in das Feld eingeben. Mit Überprüfen testen Sie, ob

das eingegebene Login in der Domäne gültig ist. Schließen Sie dann den Dialog mit OK. Das Login des Mit-

arbeiters wird automatisch aus der Windowsanmeldung übernommen und kann unter in-Step® nicht editiert

werden.


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Unter ` E-Mail tragen Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. in-Step® bietet mit Projektmails die Möglich-

keit zu einer vom normalen E-Mail-Verkehr getrennten Projektkommunikation: Jeder Mitarbeiter, der an einem

Projekt des aktuellen Systems arbeitet, findet sein eigenes Postfach in der in-Step®-Leiste. Die interne in-Step

Mail können Sie auch dann nutzen, wenn Sie unter E-Mail keine Angabe machen. Wenn Sie das Kontrollkäst-

chen in-Step Mails als E-Mail weiterleiten markieren, wird diesem Mitarbeiter zusätzlich zu jeder an ihn

adressierten in-Step Mail eine gleichlautende E-Mail geschickt. Die Mail enthält nur den reinen Text. Das heißt,

Formatierungen und Bilder, die die Nachricht enthält, werden nicht berücksichtigt.

Das Arbeitsverzeichnis, das Sie unter ` Standard-Pfad festlegen, wird – wenn Sie auf der Registerkarte Projekt

nichts anderes vorgeben – automatisch für alle Projekte übernommen, in die der Mitarbeiter aufgenommen

wird. Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters ist die Vorgabe stets “C:\in-Step“.

Zu den allgemeinen Vorgaben für eines Mitarbeiters gehören auch seine ` Arbeitszeit und der Stundensatz,

der für den Mitarbeiter standardmäßig angesetzt wird. in-Step® benötigt diese Daten für die Termin- und Ko-

stenplanung. Sie gelten für diesen Mitarbeiter, solange Sie sie nicht projektbezogen überschreiben, d.h. auf

der Registerkarte Projekt abweichende Werte eintragen. Beim Erfassen neuer Benutzer im Kontext eines Pro-

jekts finden Sie für den Stundensatz immer einen projektbezogenen Vorgabewert. Diesen Wert, den in-Step®

auf alle neuen Teammitglieder anwendet, können Sie auf folgende Weise vorgeben, und dadurch hoffentlich

bei einem großen Teil der Mitarbeiter Eingabeaufwand – und wieder ein paar Klicks – sparen: Wählen Sie im

Hauptmenü von in-Step® die Funktion Projekt/Eigenschaften. Damit öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog

des aktiven Projekts. Auf der Registerkarte Kosten können Sie den Wert für den Standard-Stundensatz editie-

ren.

Wenn Sie bei der Termin- und Kostenplanung für einen Mitarbeiter Abweichungen von der standardmäßig `

vorgeschlagenen 5-Tage-Woche – wie etwa Urlaub, Krankheit usw. – vorsehen möchten, öffnen Sie mit Ar-

beitstage ändern den Kalender.

Dieser Mitarbeiter hat zwei Wochen Urlaub

Sie können hier für jeden einzelnen Tag festlegen, ob er für den Mitarbeiter arbeitsfrei oder ein Arbeitstag `

ist. Abweichungen vom Standard – d.h. Änderungen gegenüber den Einstellungen in den Eigenschaften des

Projekts – werden auf dem Kalenderblatt durch Unterstreichungen kenntlich gemacht. Klicken Sie auf die

Schaltfläche Feiertage, wenn Sie (deutsche) Feiertage in den Kalender übernehmen wollen. Arbeitsfreie Zeiten

erscheinen im Kalender farbig hinterlegt. Sie können die Farben, die verwendet werden, bei Bedarf anpassen:

Wählen Sie im Hauptmenü von in-Step® die Funktion System/Kalender/Arten arbeitsfreier Zeit.

Schließlich können Sie auf der Registerkarte Allgemein noch festlegen, welche Rechte der Mitarbeiter systemweit

besitzt. Diese Rechte kann nur ein Systemadministrator setzen.


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Klicken Sie das Kontrollkästchen ` Systemadministrator nur dann an, wenn der Mitarbeiter Systemadministra-

tor-Rechte erhalten soll.

Soll der Mitarbeiter neue Projekte anlegen dürfen, muss das gleichnamige Kontrollkästchen ` Projekte anlegen

markiert sein. Das Kontrollkästchen Eigenen Kalender bearbeiten markieren Sie, wenn der Mitarbeiter seine

Arbeitstage selbst ändern darf. Damit der Mitarbeiter in Projektlisten und projektübergreifenden Sichten alle

Projekte des Systems sehen kann, muss das Kontrollkästchen Alle Projekte sehen markiert sein. Dem System-

administrator werden diese Rechte automatisch zugewiesen.

Alle Einstellungen, die Sie bisher getroffen haben, gelten systemweit, d.h. für alle Projekte innerhalb des aktuellen

Systems. Die projektbezogenen Eigenschaften erfassen Sie über die Registerkarte Projekt. Sie erlaubt Ihnen, die

systemweiten Vorgaben – die Sie auf der Registerkarte Allgemein getroffen haben – zu überschreiben.

Projektspezifische Einstellungen eines Teammitglieds

Das sind die Einstellungen, die Sie projektspezifisch vornehmen können:

Legen Sie fest, zu welchen Gruppen der Mitarbeiter gehört. Alle Gruppen, die im Projekt definiert sind, werden `

in der Liste Mitglied von: angezeigt. Neben den Arbeitsgruppen, die durch ein blaues Symbol gekennzeichnet

sind, finden Sie Gruppen, die ein graues Symbol haben. Diese Gruppen legt in-Step® automatisch für jede Rolle

im Prozessmodell an. Welche Rollen der Mitarbeiter am besten ausfüllen kann, können Sie auf der Register-

karte Mögliche Rollen festlegen. Primäre Rollen erscheinen auf grünem Hintergrund, sekundäre Rollen wer-

den hellgrün hinterlegt. Für bereits im System erfasste Mitarbeiter werden die möglichen Rollen automatisch

am Anfang der Liste der Rollen angezeigt. Sie sind als Vorschlag zu verstehen, der Ihnen die Einsatzplanung

erleichtert. Natürlich können Sie von diesem Vorschlag jederzeit abweichen und dem Mitarbeiter eine andere

Rolle zuweisen. Welche Rollen, ein Mitarbeiter im Projekt ausfüllt, legen Sie durch Anklicken der vorange-

stellten Kontrollkästchen fest. Interessant ist hier die Spalte Standard: Fällt Ihre Wahl fast immer auf diesen

Mitarbeiter, wenn jemand in einer speziellen Rolle gebraucht wird? Dann sollte auch dieses Kontrollkästchen


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markiert sein. Damit kennzeichnen Sie den Mitarbeiter als Standardbearbeiter aller Aktivitäten, die die entspre-

chende Rolle erfordern. in-Step® ordnet den Mitarbeiter diesen Aktivitäten automatisch beim Anlegen als Bear-

beiter zu. Und Sie sparen wieder einmal ein paar Klicks.

Wenn ein Mitarbeiter Mitglied einer Gruppe ist, kann er automatisch alle Rollen übernehmen, die für diese

Gruppe definiert sind. Rollen, die aus der Gruppenzugehörigkeit eines Mitarbeiters resultieren, werden in der

Liste durch ein graues Häkchen gekennzeichnet. Soll der Mitarbeiter diese Rolle nicht ausfüllen, müssen Sie

die Zuordnung des Mitarbeiters zu der betreffenden Gruppe aufheben. Wie Sie Arbeitsgruppen organisieren,

erfahren Sie weiter unten.

Das Kontrollkästchen ` Aktiver Mitarbeiter im Projekt, der als Ressource zur Verfügung steht ist standard-

mäßig markiert. Das heißt, der Mitarbeiter steht als Ressource für das Projekt zur Verfügung und wird bei der

Planung berücksichtigt. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen kann der Mitarbeiter Aktivitäten und Produkten

nicht als Bearbeiter zugeordnet werden und wird auch nicht in der in-Step Zeiterfassung berücksichtigt.

Der ` Pfad des Verzeichnisses, in dem die vom Mitarbeiter ausgeliehenen Produkte gespeichert werden sollen.

Hier legen Sie also den persönlichen Arbeitsbereich des Mitarbeiters fest. Der Mitarbeiter kann dieses Standard-

arbeitsverzeichnis im laufenden Projekt für einzelne Ordner und Produkte jederzeit überschreiben.

Die systemweiten Vorgaben für den ` Stundensatz werden beim Anlegen eines neuen Benutzers automatisch

von der Registerkarte Allgemein übernommen. Wollen Sie in Ihrem Projekt von dieser Vorgabe abweichen,

dann editieren Sie den Wert hier auf der Registerkarte Projekt. Für das nächste Projekt stehen Ihnen dann die

Standardwerte wieder zur Verfügung.

Die Zeiträume, in denen der Mitarbeiter - abweichend von seiner Grundverfügbarkeit im System - für das Pro- `

jekt zur Verfügung steht, spezifizieren Sie mit einem Klick auf Verfügbarkeit. Im Folgedialog können Sie die

konkrete Projektverfügbarkeit festlegen.

Schließlich können Sie noch festlegen, welche Rechte der Mitarbeiter im Projekt besitzt. Wenn ein Mitarbeiter Mit-

glied einer Gruppe ist, werden die Rechte der Gruppe automatisch für den Mitarbeiter übernommen. Soll der Mit-

arbeiter diese Rechte nicht erhalten oder möchten Sie ihm die Rechte direkt zuweisen, müssen Sie die Zuordnung

des Mitarbeiters zu der betreffenden Gruppe aufheben. Folgende Optionen werden angeboten:

Markieren Sie das Kontrollkästchen ` Administrator, wenn der Mitarbeiter Projektadministrator-Rechte erhalten

soll. Der Projektadministrator besitzt automatisch uneingeschränkte Zugriffsrechte auf alle Projektdaten, nur

das Recht zum Ändern des Prozessmodells und zum Bearbeiten der Verfügbarkeiten von Mitarbeitern kann

ihm entzogen werden. Haben Sie den Mitarbeiter auf der Registerkarte Allgemein als Systemadministrator

deklariert? Dann besitzt es bereits alle Rechte. Nur Projekt- und Systemadministratoren können das Projekt

löschen und exportieren sowie den Zustand von Aktivitäten und Produkten manuell setzen.

Soll der Mitarbeiter das Prozessmodell ändern – also z.B. Aktivitäts- und Produkttypen oder Rollen bearbeiten – `

können, auch wenn er kein Systemadministrator ist? Markieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen vor Pro-

zess ändern. Mitarbeiter ohne dieses Recht können sich die Eigenschaften von Aktivitäts- und Produkttypen

sowie die Rollen im Prozessmodell ansehen, diese aber nicht ändern.

Mitarbeitern, die weder System- noch Projektadministrator-Rechte besitzen, können Sie mit der Option ` Eigene

bzw. Öffentliche Sichten konfigurieren das Recht zum Konfigurieren von Projektsichten einräumen. Diese

Mitarbeiter dürfen dann Projektsichten definieren und ändern bzw. die in-Step-Leiste anpassen. Am Arbeits-

platz von Mitarbeitern ohne diese Rechte, erscheinen die Funktionen Sichten und in‑Step‑Leiste anpassen

nicht im Menü Projekt.


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Sie können auch einem Mitarbeiter ohne System- oder Projektadministrator-Rechten das Recht geben, Pro- `

dukten Bearbeiter zuzuordnen. Markieren Sie dafür das Kontrollkästchen vor Produkt-Bearbeiter zuordnen.

Soll der Mitarbeiter die Bearbeitungsrechte im Detail festlegen können, markieren Sie das Kontrollkästchen vor

Produkt-Rechte ändern.

Damit ein Mitarbeiter ohne Administratorrechte Mitarbeiter in das Projektteam aufnehmen bzw. aus dem Pro- `

jektteam herausnehmen kann, müssen Sie die Option Mitarbeiterzuordnung zum Projekt ändern wählen.

Markieren Sie das Kontrollkästchen vor Mitarbeiterzuordnung zu Gruppen ändern, darf der Mitarbeiter die

Zusammensetzung der Gruppen bearbeiten. Soll er neue Gruppen anlegen und die Eigenschaften bestehender

Gruppen bearbeiten können, vergeben Sie das Recht Gruppen ändern.

Einem Mitarbeiter ohne System- oder Projektadministrator-Rechten können Sie schließlich noch das Recht ge- `

ben, die Rechte von Projektmitarbeitern und Gruppen zu bearbeiten. Markieren Sie dafür das Kontrollkästchen

vor Rechte von Mitarbeitern/Gruppen ändern.

Nur wenn Sie das Kontrollkästchen ` Verfügbarkeiten von Mitarbeitern bearbeiten markieren, kann ein

Mitarbeiter die Verfügbarkeit aller Mitglieder des Projektteams bearbeiten. Besitzt er dieses Recht nicht, darf

jedoch Mitarbeiter in das Projektteam aufnehmen, wird für neue Mitarbeiter, die er anlegt, keine Standard-

Verfügbarkeit eingetragen.

Haben Sie den Dialog mit Neu geöffnet, fügen Sie dem Projekt mit Anlegen den neuen Mitarbeiter hinzu. Der

Dialog bleibt offen, sodass Sie gleich noch weitere Mitarbeiter spezifizieren und anlegen können. Mit Schließen

verwerfen Sie Ihre Angaben bzw. schließen den Dialog.

Möchten Sie die Daten eines Mitarbeiters nachträglich noch einmal ändern? Dann markieren Sie den betreffenden

Mitarbeitereintrag und wählen in der Symbolleiste oder im Kontextmenü Eigenschaften.

So entfernen Sie einen Mitarbeiter aus einem Projekt

Bei Mitarbeitern, die dem Projektteam bereits zugeordnet sind, finden Sie im Kontextmenü den Befehl Aus Projekt

entfernen. Diese Funktion benötigen Sie z.B., wenn ein Mitarbeiter aus Ihrem Team abgezogen wird. Ein Klick

genügt, um den Mitarbeiter aus dem Projekt herausnehmen.

Einen letzten Fall müssen wir noch betrachten: Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter, der in Ihrem in-Step®-System

erfasst ist, aus dem Unternehmen ausscheidet oder – aus welchem Grund auch immer – für kein Projekt mehr zur

Verfügung steht. Die Funktion Aus Projekt entfernen, die Sie im Kontextmenü eines Mitarbeitereintrags befin-

den, hilft hier nicht weiter: Der Mitarbeiter ist anschließend immer noch im System vorhanden und könnte irrtüm-

lich in ein Projekt aufgenommen werden. Hier benötigen Sie ein stärkeres Kaliber: den Befehl Löschen im Kon-

textmenü des Mitarbeiters und Administratorrechte. Ist der Benutzer, den Sie löschen wollen, bereits Aktivitäten

zugeordnet, wird er nur dann aus der in-Step®-Datenbank gelöscht, wenn Sie im Folgedialog das Kontrollkästchen

Endgültig löschen aktivieren. Anschließend erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie einen Ersatz bestimmen kön-

nen. Löschen Sie ihn nicht endgültig, bleibt er zwar technisch erhalten, ist aber nicht mehr sichtbar. Wollen Sie den

Mitarbeiter dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das System aufnehmen, geht das über die Sicht System-

benutzer (Admin) in der Gruppe in-Step Administration, mit dem Befehl Gelöschte Benutzer/Gruppen, den Sie

dort im Kontextmenü des Fensterhintergrunds, im oberen Abschnitt Benutzer finden.

Übrigens, welche Mitarbeiter das Team im Laufe des Projekts verlassen haben, können Sie in der Sicht Team-Histo-

rie, die Sie ebenfalls in der Gruppe in-Step Administration finden, einfach und schnell nachvollziehen.


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So organisieren Sie Gruppen

Klar – will man den Fluss der Arbeit zwischen den Teammitgliedern maschinell unterstützen, so muss in-Step® alle

Projektbeteiligten kennen. Aber ist es – speziell in sehr großen Projekten – überhaupt praktikabel, Aufgaben den

einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen?

Möglicherweise ist es das nicht. Und selbst wenn es immer möglich wäre: Vielleicht wollen Sie manche Aufgaben

gar nicht so stark personalisieren. in-Step® erlaubt es dem Projektleiter, die Verantwortung für Aktivitäten und die

konkrete Arbeitsteilung bei komplexeren Aktivitäten auf Arbeitsgruppen zu verlagern. Damit wird die Projektarbeit

etwas anonymisiert. In welchem Umfang Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, hängt also nicht nur von

der Projektgröße, sondern auch von der Kultur in Ihrer IT-Organisation ab.

Und so funktioniert es: Jeder Mitarbeiter muss auch bei dieser Arbeitsweise unter in-Step® erfasst werden. Zusätz-

lich können Sie jedoch das gesamte Team in Arbeitsgruppen aufteilen: Öffnen Sie dazu die Sicht auf das Team. Um

eine Arbeitsgruppe anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu und wählen im Untermenü Gruppe. Schon

erhalten Sie den Dialog zum Anlegen einer Gruppe. Vergeben Sie einen Gruppennamen und tragen Sie dann auf

der Registerkarte Mitglieder die Gruppenmitglieder ein. Sie können auch bestehende Gruppen in einer Gruppe

zusammenfassen. in-Step® bietet Ihnen, wenn Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken, alle Projektmitarbeiter

und die im Projekt definierten Gruppen zur Auswahl an.

Eine Gruppe zusammenstellen

Jetzt müssen Sie noch festlegen, welche Rollen die Gruppe ausfüllen soll. Dafür schalten Sie auf die Registerkarte

Mitglied von um. Hier finden Sie übrigens wieder den Eintrag Standard, den Sie vom Eingeben der Mitarbeiter

her kennen. Er besitzt hier eine entsprechende Bedeutung: Der Eintrag kennzeichnet Gruppen als Standardbearbei-

ter aller Aktivitäten, die die entsprechende Rolle erfordern.


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Von der Gruppe auszufüllende Rollen festlegen

Mitgliedschaften werden „vererbt“: Wenn Sie die aktuelle Gruppe einer Gruppe zuordnen, die ihrerseits Mitglied

in einer anderen Gruppe ist, wird diese Zuordnung für die aktuelle Gruppe übernommen. „Vererbte“ Mitglied-

schaften erkennen Sie daran, dass die Kontrollkästchen der betreffenden Gruppe markiert ist und abgeblendet

erscheint.

Auf der Registerkarte Rechte können Sie noch bestimmen, welche Rechte die Mitglieder der aktuellen Gruppe im

Projekt besitzen sollen. Markieren Sie das vorangestellte Kontrollkästchen, um die Mitglieder der Gruppe mit dem

jeweiligen Bearbeitungsrecht auszustatten.

Rechte der Gruppe definieren

in-Step® übernimmt auch hier automatisch die Rechte der Gruppen, deren Mitglied die aktuelle Gruppe ist. Dass

ein Recht „vererbt“ ist, erkennen Sie daran, dass die Kontrollkästchen für die betreffende Option markiert ist und

abgeblendet erscheint.

Machen wir jetzt einen Sprung ins laufende Projekt und die Planung der Aktivitäten: Bei der Planung einer Aktivität

bietet in-Step® Ihnen neben den einzelnen Mitarbeitern auch die angelegten Gruppen als möglichen Bearbeiter

an. Wenn Sie sich in einem solchen Fall für die Gruppe entscheiden, stehen Sie vor folgender Wahl: Soll die ganze

Gruppe die Aktivität gemeinsam ausführen, also einen Pool an geeigneten Mitarbeitern bereitstellen? Oder sollen

die einzelnen Mitglieder der Gruppe die Aktivität durchführen? Ihre Entscheidung führt zu einer unterschiedlichen

Berechnung der Kosten und Dauer für eine Aktivität.


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So organisieren Sie Mitarbeiter projektübergreifend

Wie schon erwähnt, können in einem in-Step®-System mehrere Projekte angelegt werden. Deshalb existiert neben

der Team-Sicht eine zweite Sicht, in der Mitarbeiter erfasst werden, die Sicht Systembenutzer (Admin). Diese öff-

nen Sie mit einem Klick auf Systembenutzer in der Symbolleiste der Team-Sicht oder das entsprechende Symbol

in der Gruppe in-Step Administration. Die Auflistung aller systemweit bekannten Mitarbeiter hat für Sie den Vorteil,

dass Sie per Mausklick alle im System existierenden Mitarbeiter in das aktuelle Projekt übernehmen können, und

zwar einfach mit dem Kontextmenübefehl In Projekt aufnehmen. Mitarbeiter, die am aktuellen Projekt beteiligt

sind, erkennen Sie am grünen Häkchen in der Spalte Im Projekt. Natürlich können Sie auch in dieser Sicht neue

Mitarbeiter hinzufügen und Gruppen definieren. Auch die Bearbeitung ihrer Eigenschaften entspricht der in der

Sicht Team. Immer, wenn Sie in der Sicht Systembenutzer (Admin) einen neuen Mitarbeiter hinzufügen, wird er

automatisch Mitarbeiter im aktiven Projekt.

Die Mitarbeiter des aktiven Projekts erkennen Sie an einem grünen Häkchen

Auf eine weitere Funktion, die Ihnen die Zusammenstellung Ihres Teams erleichtert, möchten wir Sie noch hinwei-

sen: in-Step® bietet dem Systemadministrator mit dem Import von Benutzern eine einfache Möglichkeit, Projekt-

teams über Systemgrenzen hinaus zu synchronisieren: Wählen Sie in der Symbolleiste der Sicht oder im Kontext-

menü eines Teammitglieds die Funktion Synchronisieren. Es wird der Anmeldedialog geöffnet, in dem Sie das

System, das geeignete Mitarbeiter für Ihr Projekt bereitstellt, selektieren. Anschließend werden in einem zweiten

Dialog die Logins alle Mitarbeiter, die verfügbar sind, angezeigt. Durch Wahl geeigneter Optionen können Sie das

Projektteam bedarfsgerecht zusammenstellen und die Ressourcen beider Systeme abgleichen.

Rechte von System- und Projektadministratoren

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Die Einheiten System und Projekt, sind nicht nur für die Organisation der Daten unter in-Step® von Bedeutung. Sie

spielen auch im Rechtekonzept des Werkzeugs eine zentrale Rolle.

in-Step® führt in jedem System eine Liste aller zur Verfügung stehenden Mitarbeiter. Soll ein Mitarbeiter an einem

Projekt mitwirken, muss er explizit in das Projekt aufgenommen werden. Da Mitarbeiter systemweit bekannt sind,

können sie in mehrere Projekte eines Systems aufgenommen werden. Ist ein Mitarbeiter zwar im System vorhan-

den, aber keinem Projekt zugeordnet, dann hat er mit seinem Login auch keinen Zugang zu den Projekten des

Systems, es sei denn ein Systemadministrator hat ihm das Recht alle Projekte zu sehen, eingeräumt. Dasselbe gilt,

wenn ein Mitarbeiter aus allen laufenden Projekten herausgenommen wurde.

Jeder Mitarbeiter, der in ein Projekt eines Systems aufgenommen wurde, kann die für ihn geplanten Aktivitäten

bearbeiten, Produkte ausleihen, bearbeiten oder ansehen – kurz alles tun, was seine eigene inhaltliche Arbeit

betrifft. Gehört er gleichzeitig zu mehreren Projekten eines Systems, dann kann er unter dem Hauptmenüpunkt

Projekt seine Projekte öffnen und zwischen ihnen umschalten. Welche darüber hinaus gehenden Rechte ein Pro-

jektmitarbeiter besitzt, entscheidet der Administrator beim Zusammenstellen seines Teams. Eines ist Mitarbeitern

ohne Administratorrechten allerdings nie erlaubt: Sie dürfen keine projektspezifischen Daten ändern. Und auch die

Kostenplanung ist ihnen nicht zugänglich. Für diese projektbezogenen Aktionen benötigt man die Rechte eines

Projektadministrators.

Der Projektadministrator kann zunächst einmal alles tun, was einem „normalen“ Projektmitarbeiter erlaubt ist, zum

Beispiel auch selbst Aktivitäten bearbeiten. Darüber hinaus kann er – ohne dass Sie dies extra festlegen müssen –

alles modifizieren, was sein Projekt betrifft: Der Projektadministrator kann die Projekteigenschaften festlegen. Er

kann neue Mitarbeiter in die Bearbeiterliste und bereits erfasste Mitarbeiter in sein Projekt aufnehmen bzw. daraus

entfernen. Außerdem kann er Aktivitäten und Produkte erzeugen. Er kann festlegen, wer welche Aktivitäten bear-

beiten soll und wer welche Bearbeitungsrechte für die Produkte erhält. Er ist autorisiert, den Arbeitsablauf im Pro-

jekt sowie die Kosten und Termine zu planen. Und er kann sich auch Unterstützung verschaffen, indem er andere

Projektmitarbeiter ebenfalls zu Projektadministratoren macht. Es liegt auf der Hand: Der Projektleiter sollte immer

Projektadministrator unter in-Step® sein.


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Einen Mitarbeiter zum System- oder Projektadministrator machen

Auch das Löschen des Projekts ist dem Projektadministrator erlaubt. Um ein neues Projekt innerhalb eines Systems

anzulegen, reichen allerdings die Rechte des Projektadministrators nicht aus. Dafür sind entweder die Rechte eines

Systemadministrators nötig oder das Kontrollkästchen Projekte anlegen auf der Registerkarte Allgemein muss

markiert werden. Der Projektadministrator kann außerdem Projekte exportieren und Komponenten im Projekt regi-

strieren.

Eine ganz besondere Einflussmöglichkeit wollen wir nicht unerwähnt lassen: Der Projektadministrator kann unter

dem Hauptmenüpunkt Projekt/Kategorien das Metamodell von in-Step® um neue Kategorien oder benutzerdefi-

nierte Eigenschaften erweitern.

Der Systemadministrator hat für alle Organisationseinheiten und Projekte eines Systems die Rechte eines Admini-

strators. Darüber hinaus kann er auf alle Informationen zugreifen, die das gesamte System betreffen. Außerdem

kann er Organisationseinheiten und Projekte anlegen und das System exportieren.

Wie macht man einen Mitarbeiter zum System- oder Projektadministrator? Wenn Sie Ihr Team zusammenstellen

reicht jeweils ein Mausklick im Eigenschaften-Dialog eines Mitarbeitereintrags.

in-Step®-Arbeitsplatz einrichten

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Bei der Arbeit mit in-Step® werden Ihnen links, in der in-Step®-Leiste, die zentralen Funktionen für die Planung und

Durchführung Ihres Projekts zur Auswahl angeboten: Hinter jedem Symbol verbirgt sich eine individuelle Sicht

auf das Projekt. Sichten stellen spezifische Aspekte eines Projekts dar und sorgen für einfache und übersichtliche

Arbeitsabläufe. Ein Mausklick auf ein Symbol öffnet für die gewünschte Sicht ein neues Fenster, in dem die an-

geforderten Informationen angezeigt und bearbeitet werden können. Zusammengehörige Sichten sind nach Be-

arbeitungsaspekten in Gruppen organisiert. Mit einem Klick auf einen grauen Balken wechseln Sie zwischen den

verschiedenen Gruppen. Was in der in-Step®-Leiste angezeigt wird, kann für jeden Mitarbeiter individuell festgelegt

werden: in-Step® bietet Ihnen die Möglichkeit, Inhalt und Layout der Arbeitsoberfläche bedarfsgerecht anzupassen.

Als Projektleiter legen Sie z.B. neue Aktivitäten an, planen Termine und Kosten und nehmen neue Mitarbeiter ins

Team auf. Dafür brauchen Sie natürlich andere Sichten auf das Projekt, als beispielsweise ein Entwickler. Er wird vor

allem daran interessiert sein, welche konkreten Arbeitsaufträge anstehen und wo er die Produkte findet, die be-

arbeitet werden müssen. Es liegt also nahe, allen Teammitgliedern die Orientierung im Projekt mit aufgabenorien-

tierten und rollenspezifischen Sichten zu erleichtern. Und warum nicht jedem Projektmitarbeiter eine in-Step®-Leiste

nach Maß anbieten? Dazu ist kein großer administrativer Aufwand erforderlich: Den System- und Projektadmini-

strator unterstützt in-Step® bei der bedarfsgerechten Anpassung der in-Step®-Leiste durch die Möglichkeit, einen

beliebigen Mitarbeiter des Projektteams auszuwählen und ihm durch die Definition passender Projektsichten eine

individuelle Arbeitsumgebung einzurichten.

in-Step®-Arbeitsplatz aus der Sicht eines Projektleiters


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in-Step®-Arbeitsplatz aus der Sicht eines Anforderungsanalytikers

Möchten Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter keine Änderungen an der ihm zugedachten Konfiguration vor-

nimmt? Als Administrator können Sie für jeden Mitarbeiter festlegen, ob er eigene Projektsichten definieren und

die in-Step®-Leiste anpassen darf: Dazu setzen Sie im Eigenschaften-Dialog des betreffenden Mitarbeiters auf der

Registerkarte Projekt die Option Sichten konfigurieren. Fehlt dort das Häkchen, erscheinen die Menübefehle

Sichten und in‑Step‑Leiste anpassen im Menü Projekt für diesen Mitarbeiter abgeblendet.

Welche Projektsichten in Ihrem Projekt vordefiniert sind, erfahren Sie, wenn Sie im Hauptmenü unter Projekt den

Befehl Sichten anklicken: Alle für den angemeldeten Benutzer verfügbaren Sichten auf das aktuelle Projekt werden

dann in einem separaten Fenster angezeigt.

Eine Reihe vordefinierter Sichten bringt in-Step® in jeder Edition standardmäßig mit. Dazu gehört z.B. die Sicht Da-

teien/Produkte, die sich öffnet, wenn Sie in der in-Step®-Leiste das gleichnamige Symbol anklicken. Wenn Sie die

erforderlichen Bearbeitungsrechte besitzen, können Sie diese Standard-Sichten mit dem Kontextmenübefehl Ei‑

genschaften bearbeiten, aus dem Projekt löschen und in der in-Step®-Leiste durch neue, eigene Sichten ersetzen.


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So legen Sie eigene Sichten an

Sie benötigen weitere Sichten? Hier hilft Ihnen die Funktion Anpassen im Kontextmenü der in-Step®-Leiste oder

der Befehl Projekt/in‑Step‑Leiste anpassen weiter.

Anpassen der in-Step®-Leiste

in-Step® garantiert Ihnen ein hohes Maß an Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Arbeitsumgebung: Der Abschnitt

Verfügbare Elemente im rechten Teil des Fensters „in-Step®-Leiste anpassen“ zeigt alle im aktuellen Projekt defi-

nierten Sichten sowie einige spezielle Elemente, die einer Gruppe der in-Step®-Leiste zugeordnet werden können.

Im rechten Teil des Dialogs in-Step-Leiste anpassen können Sie neue Sichten spezifizieren oder bereits vorhan-

dene modifizieren. Ein Klick auf die Schaltfläche Neue Sicht öffnet den Dialog Sicht anlegen, in dem Sie die

Details einer neuen Sicht spezifizieren. Derselbe Dialog öffnet sich, wenn Sie eine vorhandene Sicht markieren und

anschließend auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken.


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Dialog zum Anlegen und Modifizieren von Sichten

Im Dialog legen Sie u.a. den Umfang und Inhalt einer Sicht fest, wählen einen Filter und definieren die Filterbedin-

gungen. Zu den Details finden Sie mehr im Kapitel Eigene Auswertungen erstellen. Hier nur soviel: Wenn Sie Ad-

ministratorrechte haben, können Sie dafür sorgen, dass die neue Sicht für alle Mitarbeiter zugänglich ist, indem Sie

das Kontrollkästchen Für alle Mitarbeiter des Projekts sichtbar markieren. Ansonsten ist die neue Sicht nur für

Sie selbst sichtbar.

Soll eine Sicht für den schnellen Zugriff in der in-Step®-Leiste erscheinen, muss Sie einer Gruppe zugeordnet wer-

den. Welche Elemente eine Gruppe aktuell enthält, zeigt der Dialog in-Step-Leiste anpassen im linken Abschnitt.

Per Drag & Drop können Sie einer Gruppe weitere Elemente hinzufügen: Ziehen Sie das gewünschte Element

einfach bei gedrückter Maustaste auf ihren Namen. Oder Sie verfahren folgendermaßen: Markieren Sie im linken

Teil des Dialogs die gewünschte Gruppe und ordnen Sie mithilfe des nach links weisenden Pfeils das im rechten

Abschnitt markierte Element zu. Bedenken Sie bitte: Besitzen Sie keine Administrator-Rechte, können Sie nicht allen

Gruppen Elemente per Drag & Drop hinzufügen und auch die Pfeil-Schaltfläche erscheint dann abgeblendet. Grup-

pen, deren Eigenschaften nur mit Administratorrechten bearbeitet werden können, erkennen Sie leicht am fetten

Schriftschnitt. Vergessen Sie nicht abschließend die neue Konfiguration der in-Step®-Leiste zu speichern.

Übrigens ermöglichen die unter dem Begriff Externe Komponenten zusammengefassten Elemente im Abschnitt

Verfügbare Elemente den einfachen und schnellen Zugriff auf die Funktionen zum Generieren von Projektplan,

Projekt- und Prozessdiagramm sowie für die Übernahme von Aktivitäten nach MS Outlook. Und der Eintrag <Da-

teiverknüpfung> erlaubt es, der in-Step®-Leiste ein Symbol für den Aufruf einer beliebigen Datei hinzufügen. Wenn

Sie einer Gruppe eine Dateiverknüpfung hinzufügen, öffnet sich automatisch ein Dialog, in dem Sie nur noch den

Namen der Datei bestimmen müssen.

Der Abschnitt Gruppen im linken Teil des Dialogs zeigt alle für den angemeldeten Benutzer im aktuellen Projekt

definierten Gruppen, die in der in-Step®-Leiste angezeigt werden können. Gruppen, die nur der System- oder Pro-

jektadministrator bearbeiten kann, können alle übrigen Teammitglieder ausblenden, aber weder ändern noch lö-

schen. Ausgeblendete Gruppen werden grau dargestellt, benutzerspezifische Gruppen erscheinen fett und blau.


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Bei Bedarf können Sie die Reihenfolge der Gruppen – sie entspricht genau derjenigen, in der die Gruppen in der

in-Step®-Leiste angezeigt werden – ändern: Markieren Sie einfach eine Gruppe und klicken Sie die Pfeil-Schaltfläche

an, die in die Richtung weist, in die Sie die Gruppe verschieben möchten.

So konfigurieren Sie die in-Step®-Leiste für Ihr Team

Welche Aspekte eines Projekts sollen für die einzelnen Mitglieder des Teams sichtbar sein und wer soll was bear-

beiten können? Als Projektadministrator bestimmen Sie im Dialog in-Step® Leiste anpassen, welche Gruppen bei

Ihnen und welche am Arbeitsplatz anderer Teammitglieder angezeigt werden sollen.

Wählen Sie einfach in der Dropdown-Liste Mitarbeiter den gewünschten Mitarbeiter aus. Unter Gruppen werden

Ihnen dann alle für diesen Benutzer definierten Gruppen angezeigt. Ist die aktuelle Konfiguration für weitere Mitar-

beiter geeignet? Klicken Sie auf Zuordnen und wählen Sie die Mitglieder Ihres Teams aus, für die diese Konfigura-

tion gleichfalls bereitgestellt werden soll.

Sie können der Liste weitere Gruppen hinzufügen – dann verwenden Sie die Schaltfläche Neue Gruppe – oder mit

einem Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften die Merkmale der markierten Gruppe bearbeiten.

Definition einer Gruppe

Markieren Sie im Dialog Gruppe anlegen die Option Private Gruppe, wenn die Gruppe nur für Sie selbst oder

nur für den in der Dropdown-Liste gewählten Mitarbeiter sichtbar sein soll. Private Gruppen werden fett und blau

gekennzeichnet. Legt ein Mitarbeiter ohne Administratorrechte eine Gruppe an, erzeugt er automatisch eine pri-

vate Gruppe.

Sollen alle Mitarbeiter des aktuellen Projekts Zugriff auf eine Gruppe haben, aktivieren Sie die Option Öffentliche

Gruppe. Autorisierte Teammitglieder können die Gruppe bei Bedarf einblenden: Die Funktion dazu findet er eben-

falls im Dialog in-Step-Leiste anpassen. Ausgeblendete Gruppen werden grau dargestellt. Markieren Sie die

ausgeblendete Gruppe und klicken Sie die Schaltfläche Einblenden. Eine Gruppe verschwindet mit Ausblenden

genauso einfach wieder von der Arbeitsoberfläche.


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Wenn Sie zusätzlich zur Option Öffentliche Gruppe das Kontrollkästchen Mitarbeitern automatisch zuordnen

markieren, wird die Gruppe unmittelbar in der in-Step®-Leiste aller Teammitglieder eingeblendet. Öffentliche Grup-

pen erscheinen in der Liste fett. Ihre Eigenschaften kann nur der System- oder Projektadministrator bearbeiten.

Sie wollen eine bestimmte Gruppe mit spezifischen Sichten nur für die Entwickler Ihres Projekts zur Verfügung

stellen? Dann müssen Sie nicht für jedes Teammitglied eine Gruppe definieren. Denn in-Step® unterstützt auch die

Definition von rollenspezifischen Gruppen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mitarbeitern automatisch zuord-

nen und klicken Sie einfach das dem Rollennamen vorangestellte Kontrollkästchen an.

So legen Sie das Layout einer Gruppe fest

Das Layout einer Gruppe ändern Sie, indem Sie die Vorgabe unter Darstellung modifizieren. in-Step® schlägt für die

Visualisierung der einer Gruppe zugeordneten Elemente standardmäßig die Verwendung kleiner Symbole (16x16

Punkte) vor. Alternativ können Sie für die Anzeige in der in-Step®-Leiste auch die größere Variante von 32x32 Punk-

ten verwenden. Markieren Sie einfach das Kontrollkästchen.

Beachten Sie bitte: Damit Ihre Änderungen wirksam werden, müssen Sie vor dem Verlassen des Dialogs in-Step-

Leiste anpassen immer Speichern wählen. Mit Schließen verwerfen Sie Ihre Änderungen.

Projektstruktur entwickeln

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Projektstruktur entwickeln

Bevor Ihr Team mit der Projektarbeit beginnen kann, müssen Sie als Projektleiter prinzipiell die folgenden Dinge tun

(„prinzipiell“ deshalb, weil in-Step® Ihnen, je nach Vorbereitung oder Situation, einen erheblichen Teil der Arbeit

abnimmt):

Sie müssen die Aktivitäten anlegen, die in Ihrem Projekt durchgeführt werden sollen. `

Den Kontrollfluss zwischen Aktivitäten anlegen. `

Jeder Aktivität, die Sie planen, Mitarbeiter zuordnen. `

Ggf. müssen Sie den Aktivitäten Ihres Projekts Ein- und Ausgangsprodukte zuordnen. `

Bei allen Planungsschritten unterstützt Sie das Projekt-Template mit Musteraktivitäten, die Sie per Mausklick in

Ihr Projekt übernehmen können, Standardwerten für die Kosten- und Terminplanung, Vorlagen für Produkte und

vielem mehr.

Beachten Sie bitte: Für diese Aktionen benötigen Sie in in-Step® die Rechte eines System- oder Projektadministra-

tors.

Aktivitäten anlegen und verfeinern

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Alle Schritte, die für die Realisierung eines Projekts notwendig sind, bilden Sie in in-Step® als Aktivitäten ab. In wel-

chem Kontext Sie die Aktivitäten Ihres Projekts anlegen, bleibt Ihnen überlassen: in-Step® hält alle Sichten automa-

tisch konsistent.

Die Aktivitätenhierarchie wird als Baum visualisiert. Wenn Sie das einer Aktivität vorangestellte Pluszeichen ankli-

cken, wird die nächste Ebene eingeblendet. Um den kompletten Baum zu expandieren, drücken Sie „x“ auf der

numerischen Tastatur.

Die Befehle zum Anlegen und Verfeinern von Aktivitäten finden Sie im Kontextmenü einer Aktivität und – wenn Sie

eine Sicht mit Aktivitäten geöffnet haben – in der Symbolleiste am Kopf des Fensters.

Die Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen zwischen den Aktivitäten werden als Kontrollfluss bezeichnet. Wenn

Sie eine Aktivität markieren, wird ihre Beziehung zu den anderen Aktivitäten visualisiert: Vorgänger sind grau hin-

terlegt, Nachfolger grün:

Aktivitäten mit ihren Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen

Beachten Sie bitte: Das Anlegen oder Bearbeiten von Aktivitäten setzt Bearbeitungsrechte auf der Ebene einer be-

liebigen übergeordneten Aktivität voraus.

So legen Sie Aktivitäten an

Je nachdem, welche in-Step® Edition Sie einsetzen, finden Sie in einem neuen in-Step®-System ein leeres Projekt

oder eines, in dem die für den Projektstart obligatorischen Planungsaktivitäten bereits existieren.

Bei der Planung Ihrer Aktivitäten haben Sie freie Hand: Übernehmen Sie die Vorschläge von in-Step®, passen Sie die

angebotenen Aktivitäten an und kombinieren Sie sie mit eigenen Aktivitäten.

Das Projekt-Template, das Sie verwenden, bringt in allen Editionen für jeden Planungsschritt Muster-Aktivitäten

mit, die Sie bedarfsgerecht per Mausklick in Ihr Projekt übernehmen können: Wählen Sie die Aktivität, für die Sie

Subaktivitäten anlegen wollen, und klicken Sie in der Symbolleiste einer Sicht oder in ihrem Kontextmenü Neu und


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anschließend die gewünschte Muster-Aktivität an. Fehlt im Kontextmenü einer Aktivität der Befehl Neu, sieht das

Projekt-Template an dieser Stelle keine tiefere Planungsebene vor.

Übernahme einer Muster-Aktivität aus dem Projekt-Template

Nach dem Anklicken von Neu öffnet in-Step® einen Dialog mit mehreren Registerkarten:

Der Dialog Aktivität anlegen


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Zunächst muss festgelegt werden, von welchem Typ die neue Aktivität sein soll. Ist das Kontrollkästchen Typ in

der obersten Zeile des Dialogs markiert, dann bietet in-Step® alle im Projekt-Template definierten Aktivitätstypen

zur Auswahl an, die direkt unter der Aktivität vorkommen können, auf der Sie den Befehl Neu aufgerufen haben.

in-Step® schlägt Ihnen hier gleich einen Namen für die neue Aktivität vor. Diesen Vorschlag können Sie beliebig

editieren.

Auf der Registerkarte Allgemein verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über die wichtigsten Eigenschaften

der Aktivität. Für die Kalkulation von Aufwand und Kosten verwendet in-Step® zunächst die auf der Registerkarte

Planung vorgeschlagenen Werte. Sie resultieren aus den Standardwerten des Projekt-Templates. Den Beginn einer

neuen Aktivität setzt in-Step® immer automatisch auf den Tag, an dem Sie die Aktivität anlegen. Alle Vorgaben von

in-Step® können Sie in den weiteren Planungsschritten projektspezifisch überschreiben.

Die Option Aktivität fixieren (Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren), erleichtert Ihnen – gera-

de zu Beginn eines Projekts – die Aufwand- und Kostenplanung. Wenn Sie diese Einstellung treffen, fließen Auf-

wand und Kosten für untergeordnete Aktivitäten nicht in die Berechnung der Aktivität ein. Aktivitäten, bei denen

diese Option aktiviert ist, erkennen Sie in einer Planungssicht – z.B. der Aufwandsplanung – leicht an einem kleinen

Vorhängeschloss in der Spalte Fix.

Benötigen Sie Aktivitäten, die nicht im Projekt-Template enthalten sind, und lässt sich auch keine vorhandene mo-

difizieren, legen Sie mit Neu/Aktivität eine benutzerdefinierte Aktivität an. Oder Sie wählen Sie das Feld Typ ab,

nachdem Sie eine in-Step® Muster-Aktivität ausgewählt haben. Diese Alternative steht Ihnen allerdings nur dann

offen, wenn das Projekt-Template an dieser Stelle das Anlegen freier Aktivitäten erlaubt.

Bei der Planung Ihrer Aktivitäten haben Sie also freie Hand: Übernehmen Sie die Vorschläge von in-Step®, passen

Sie die angebotenen Aktivitäten an und kombinieren Sie sie mit eigenen Aktivitäten.

Auf den weiteren Registerkarten des Dialogs können Sie u.a. Mitarbeiter zuordnen, den Aufwand planen, Notizen

ablegen, das Budget für die Durchführung der Aktivität festlegen und weitere Kostenarten definieren. Diese Ein-

gaben besprechen wir jeweils in einem gesonderten Abschnitt dieses Handbuchs. Detaillierte Informationen liefert

Ihnen auch die Online-Hilfe zu in-Step®: Drücken Sie einfach bei geöffnetem Dialog die F1-Taste.

Mit Anlegen erzeugen Sie die neue Aktivität. Der Dialog bleibt offen, sodass Sie gleich noch weitere Aktivitäten

anlegen können: Zunächst muss festgelegt werden, von welchem Typ die neue Aktivität sein soll. Ist das Kontroll-

kästchen Typ in der obersten Zeile des Dialogs markiert, bietet in-Step® alle im Projekt-Template definierten Aktivi-

tätstypen zur Auswahl an, die direkt unter der Aktivität vorkommen können, auf der Sie den Befehl Neu aufgeru-

fen haben.

So verfeinern Sie Aktivitäten

Zum Anlegen einzelner Aktivitäten gibt es eine sehr effiziente Alternative, nämlich die Funktion Verfeinern, die Sie

im Kontextmenü jeder noch nicht verfeinerten Hauptaktivität finden. Diese Funktion wird dann angeboten, wenn

das Projekt-Template für eine Aktivität Teilaktivitäten vorsieht und Sie bisher noch keine Teilaktivitäten angelegt

haben. in-Step® bietet Ihnen damit eine sehr nützliche und zeitsparende Möglichkeit, durch einen einzigen Maus-

klick die nächste Hierarchieebene oder wenn Sie wollen auch die gesamte Hierarchie aus dem Projekt-Template zu

erzeugen.


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Eine Aktivität verfeinern

Markieren Sie die Aktivität, die Sie verfeinern möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf den gleichnamigen

Befehl. Sollen die Aktivitäten aller Hierarchieebenen, die das Projekt-Template vorsieht, erzeugt werden, markieren

Sie im Folgedialog das Kontrollkästchen Aktivitäten rekursiv anlegen. Ohne diese Option erzeugt in-Step® ledig-

lich die nächste Hierarchieebene. Mit Optionale Aktivitäten anlegen veranlassen Sie in-Step® auch Aktivitäten

anzulegen, die im Projekt-Template als „Kann“-Aktivitäten definiert sind. Fehlt die Markierung, werden diese beim

Verfeinern nicht berücksichtigt.

Das Verfeinern einer Aktivität bietet noch einen weiteren Vorteil: in-Step® legt – soweit im Projekt-Template vorge-

sehen – automatisch den Kontrollfluss zwischen den Teilaktivitäten an.

Damit Sie schnell von in-Step®s Stärken bei der Kosten- und Terminplanung profitieren können, sollten Sie nach

dem Anlegen von Aktivitäten die Kontrollflüsse zwischen Ihnen anlegen und eine erste Aufwandsplanung vorneh-

men. Noch präzisere Daten erhalten Sie, wenn Sie den Aktivitäten Ihres Projekts Mitarbeiter zuordnen.

Nachgefragt

Im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität ist die Registerkarte Planung ausgeblendet. Warum? Und wie lässt sie

sich wieder einblenden?

Standardmäßig errechnet in-Step® Aufwand und Kosten einer Aktivität anhand der für die Teilaktivitäten vorgege-

benen Planungsdaten. Die Registerkarte Planung fehlt deshalb bei Aktivitäten mit untergeordneten Teilaktivitäten.

Wenn Sie die Planungsdaten der Teilaktivitäten nicht weiter berücksichtigen möchten, markieren Sie das Kontroll-

kästchen Aktivität fixieren (Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren) oder setzen Sie in einer

Planungssicht die Option Fix. Die Registerkarte Planung wird dann automatisch eingeblendet.

Kontrollfluss anlegen

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Verwenden Sie beim Anlegen von Aktivitäten die Funktion Verfeinern, legt in-Step® – wenn das im Projekt-Tem-

plate so vorgesehen ist – automatisch Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen zwischen den Teilaktivitäten an. Diese

Beziehungen werden als Kontrollfluss bezeichnet.

Nicht immer jedoch werden Sie alle Teilaktivitäten zu einer Aktivität benötigen. Dann klicken Sie sich die benötigten

Aktivitäten einfach aus dem Template zusammen und ergänzen Sie bei Bedarf mit eigenen Aktivitäten. In diesem

Fall legt in-Step® automatisch immer das Anlege-Datum als Starttermin fest. Damit in-Step® Ihnen eine erste aussa-

gekräftige Kosten- und Terminplanung liefern kann, müssen Sie für diese Aktivitäten den Kontrollfluss anlegen.

Terminplan vor dem Anlegen des Kontrollflusses

So legen Sie Kontrollflüsse an

Das funktioniert am einfachsten per Drag & Drop: Ziehen Sie einfach eine Aktivität mit der Maus auf die Aktivität,

die der markierten Aktivität folgen soll. Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Kontextmenü, in dem

Sie den Befehl Kontrollfluss anlegen wählen. in-Step® aktualisiert die Vorgänger- und Nachfolgebeziehungen der

beteiligten Aktivitäten und visualisiert auch gleich den Kontrollfluss für die markierte Aktivität: Die der Aktivität

vorausgehenden Aktivitäten erscheinen grau hinterlegt, ihre Folgeaktivitäten werden grün markiert.

Befindet sich eine Nachfolger- oder eine Vorgängeraktivität in einem anderen zugeklappten Teilast des Aktivitäten-

baums, wird die oberste Aktivität dieses Teilastes hellgrün bzw. hellgrau markiert. Befindet sich in einem zugeklapp-

ten Teilast sowohl ein Nachfolger als auch ein Vorgänger, wird die oberste Aktivität dieses Teilastes gelb markiert.

Nachdem Sie die Reihenfolge der Aktivitäten festgelegt haben, kann in-Step® Sie mit seinen Funktionen zur Termin-,

Aufwand- und Kostenplanung von Beginn an über den gesamten Projektverlauf unterstützen. Mit dem angenom-

menen Beginn einer Aktivität und dem Vorgabewert für den Aufwand aus dem Projekt-Template bestimmt in-Step®

Dauer und Endtermin. Daraus ergibt sich der Beginn der direkten Folgeaktivität. Mit dem Vorgabewert für den

Aufwand kann in-Step® auch für sie wieder Dauer und Endtermin bestimmen und so das gesamte Projekt durch-

rechnen.


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Terminplan nach dem Anlegen des Kontrollflusses

Alternativ können Sie auch den Befehl Kontrollfluss in der Symbolleiste oder im Kontextmenü der betreffenden

Aktivität verwenden. Sie erhalten ein zweigeteiltes Dialogfeld, in das Sie oben mit der Schaltfläche Hinzufügen

die Vorgänger und unten entsprechend die Nachfolger eintragen können. in-Step® bietet Ihnen dazu jeweils die

Liste der möglichen Vorgänger bzw. Nachfolger zur Auswahl an. Wie bei einem Netzplansystem können Sie auch

in in-Step® definieren, von welchem Typ die Beziehungen einer Aktivität zu ihren Vorgängern bzw. Nachfolgern sein

soll: Voreingestellt ist eine Ende-Anfang-Beziehung (EA). Ein Doppelklick in die Spalte Beziehung öffnet eine Drop-

down-Liste, in der Sie einen anderen Beziehungstyp auswählen können. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit,

eine Verzögerung zwischen Vorgängern und Nachfolgern in Tagen anzugeben. Markieren Sie die Option Zyklus,

wenn eine zyklische Beziehung zwischen der gewählten Aktivität und ihrem Vorgänger bzw. Nachfolger besteht.

Den Kontrollfluss zwischen Aktivitäten bearbeiten


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Um die Eigenschaften eines bereits vorhandenen Kontrollflusses zu editieren, verwenden Sie ebenfalls den Befehl

Kontrollfluss.

Beachten Sie bitte: Das Hinzufügen und Bearbeiten eines Kontrollflusses setzt Bearbeitungsrechte für die beteiligten

Aktivitäten voraus.

Mitarbeiter zuordnen

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Wer soll eine Aktivität ausführen? Auf der Registerkarte Bearbeiter können Sie gleich beim Anlegen einer Aktivi-

tät oder in einer späteren Planungsphase mit dem Kontextmenübefehl Eigenschaften nicht nur die zuständigen

Teammitglieder zuordnen, sondern gleich auch Vorgaben für die Berechnung von Aufwand und Kosten treffen.

Haben Sie beim Zusammenstellen des Teams Standardbearbeiter definiert, zahlt sich das jetzt aus: in-Step® weist

die passenden Bearbeiter automatisch zu:

Die Standardbearbeiter einer Aktivität ordnet in-Step® automatisch zu

So ordnen Sie Bearbeiter zu

Haben Sie bisher keine Standardbearbeiter für eine Rolle definiert, übernimmt in-Step® automatisch die im Projekt-

Template spezifizierte Rolle in die Bearbeiterliste. Durch die Zuordnung von Rollen können Sie mit den Projektbe-

rechnungen bereits beginnen, wenn Ihr Team noch nicht fest steht. Sobald klar ist, wer die Rolle im Projekt ausfül-

len soll, markieren Sie den Rollennamen und weisen den Mitarbeiter mit Ersetzen als Bearbeiter zu. Benötigen Sie

weitere Bearbeiter, erzeugen Sie mit Hinzufügen in der Liste der Bearbeiter eine neue Zeile. In der Spalte Name

werden in einer Dropdown-Liste alle Mitarbeiter und Gruppen, die eine Rolle besitzen, die für die Durchführung

der Aktivität geeignet sind, zur Auswahl angeboten.

An dieser Stelle ein Tipp: Wo sind freie Kapazitäten und wer arbeitet an der Belastungsgrenze? Bevor Sie einen

Mitarbeiter zuordnen, lohnt ein Blick in die Team- bzw. Ressourcenplanung.


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Ressourcenbelegung im Projekt

Sobald Sie einer Aktivität konkrete Bearbeiter zugeordnet haben oder in-Step® Standardbearbeiter gefunden hat,

werden die für die zugeordneten Mitarbeiter bzw. Rollen getroffenen Vorgaben hinsichtlich Stundensatz und Ar-

beitszeit für die Termin-, Aufwand- und Kostenplanung verwendet.

Bei den Berechnungen der Aktivität werden die Stundensätze und die Arbeitszeit der auf der Registerkarte Bearbeiter zugeordneten Projektmitarbeiter und Rollen berücksichtigt


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Wenn Sie den Einsatzumfang unter Arbeit pro Tag ändern, wird der Bearbeitereinsatz unter Arbeit gesamt neu

berechnet bzw. Dauer oder Aufwand entsprechend aktualisiert – je nachdem, welche Standard-Berechnungsart

in den Projekteigenschaften für neue Aktivitäten definiert ist. Zugleich erscheint am Fuß des Dialogs ein Icon mit

einem “i“. Klicken Sie es an, erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie – abweichend von der auf der Registerkarte Pla-

nung gewählten Berechnungsart – spezifizieren können, wie der geänderte Bearbeitereinsatz in die Projektplanung

einfließen soll: Sie können entweder den Aufwand oder die Dauer anpassen. Mehr zur Kostenplanung erfahren Sie

im Kapitel Kosten planen.

Benutzerdefinierten Aktivitäten kann in-Step® weder eine Rolle noch einen Bearbeiter zuordnen. In der Bearbei-

terliste erscheint automatisch der Eintrag Geplanter Einsatz. Sie können diesen Platzhalter auch selbst verwenden,

wenn Sie noch keine konkreten Mitarbeiter oder Rollen zuweisen wollen: Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen

Sie in der Dropdown-Liste der neuen Zeile den Eintrag Geplanter Einsatz.

Übrigens funktioniert die Mitarbeiterzuordnung auch umgekehrt: Ordnen Sie einfach einem Mitarbeiter geplante

Aktivitäten zu. in-Step® hilft Ihnen dabei: Im Kontextmenü jedes Mitarbeitereintrags finden Sie die Menüfunktion

Aktivitäten zuordnen. Über diese Funktion bietet Ihnen in-Step® eine Liste aller Aktivitäten an, die keine Mitarbei-

terzuordnung haben und die genau die Rollen benötigen, die der Mitarbeiter „zu bieten hat“.

Einem Mitarbeiter Aktivitäten zuordnen

Produktfluss definieren

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Der Produktfluss einer Aktivität definiert, welche Produkte die Aktivität als Ergebnis liefert (Ausgangsprodukte) und

welchen Zustand sie haben müssen. Und er definiert, welche Produkte in welchem Zustand vorhanden sein müssen

(Eingangsprodukte), damit die Aktivität durchgeführt werden kann.

Der Produktfluss einer Aktivität

Wenn Sie eine Aktivität anlegen, die auf einen Aktivitätstyp im Prozessmodell zurückgeht, werden die im Prozess

definierten Ein- und Ausgangsprodukte zugeordnet. Außerdem kennt in-Step® aus dem Prozessmodell den Soll-Zu-

stand dieser Produkte. Ein vorangestellter roter Pfeil macht deutlich, wo noch Arbeit wartet: Das Produkt befindet

sich (noch) nicht in dem Bearbeitungszustand, der als Soll-Zustand ausgewiesen wird.

So ordnen Sie Ein- und Ausgangsprodukte zu

in-Step® ordnet einer Aktivität automatisch Eingangs- bzw. Ausgangsprodukte zu, wenn es aus dem Produktfluss

weiß, dass es nur ein Produkt des entsprechenden Typs geben kann und dieses bereits im Projekt existiert.

Gibt es noch kein passendes Produkt im Projekt, wird stattdessen der Produkttyp im Produktfluss in spitzen Klam-

mern angezeigt. Erscheint die Zeile rosa unterlegt, signalisiert Ihnen in-Step®, dass hier noch ein Produkt des ausge-

wiesenen Typs zugeordnet werden muss.


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Diese Aktivität braucht noch ein ausgehendes Produkt

Die Zuordnung macht in-Step® Ihnen leicht: Ein Doppelklick in der rosa hinterlegten Zeile genügt. Existiert in der

Produktbibliothek bereits ein passendes Produkt, wird es daraufhin automatisch zugeordnet. Gibt es noch kein pas-

sendes Produkt, erhalten Sie nach dem Doppelklick eine Nachfrage, ob das Produkt angelegt werden soll. Existieren

mehrere passende Produkte, öffnet ein Doppelklick in der rosa hinterlegten Zeile den Dialog Produkte zuordnen.

Sie müssen jetzt nur das richtige Produkt auswählen und mit OK in den Produktfluss der Aktivität übernehmen. Die

Namen der geeigneten Produkte erscheinen grün hinterlegt.

Das richtige Produkt ist nicht dabei? Sie können der Produktbibliothek im Dialog Produkte zuordnen auch Pro-

dukte hinzuzufügen, wählen dazu Produkt anlegen im Menü des Verzeichnisses, in dessen Kontext Sie das

Produkt anlegen möchten. in-Step® bietet Ihnen in diesem Fenster immer alle Vaterprodukte an, unter denen ein

Produkt des gewünschten Typs – laut Prozessmodell – angeordnet werden kann. Das neue Produkt ist – ganz auto-

matisch – im Anfangszustand geplant.


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Ein neues Produkt anlegen

Die Zuordnung von Produkten zu einer Aktivität funktioniert auch per Drag & Drop: Ziehen Sie einfach das Produkt

mit der Maus aus einer Produkt-Sicht auf die gewünschte Zeile im Produktfluss. Erlaubt das Prozessmodell an

dieser Stelle die Zuordnung freier Produkte oder kann es von einem Eingangs- bzw. Ausgangsprodukttyp im Pro-

duktfluss der gewählten Aktivität mehrere Exemplare geben, können Sie weitere Produkte zuordnen, indem Sie sie

einfach auf den Fensterhintergrund ziehen. In diesem Fall öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Typ des Eingangs-

bzw. Ausgangsprodukts präzisieren müssen. Geht ein Ausgangs- bzw. Eingangsprodukt nicht auf ein Produkt im

Produktfluss zurück, wählen Sie als Typ Freie Zuordnung.

Alternativ können Sie per Drag & Drop auch Produkte aus dem Abschnitt Eingehende Produkte als Ausgangspro-

dukt zuordnen – und umgekehrt.

So fügen Sie weitere Produkte hinzu

Mit Neue Zuordnung im Kontextmenü des Fensterhintergrundes können Sie dem Produktfluss der markierten

Aktivität jederzeit weitere Produkte hinzufügen: Der Befehl öffnet ein Untermenü mit allen im Prozessmodell de-

finierten Eingangs- bzw. Ausgangs-Produkttypen, die von der aktuellen Aktivität bearbeitet werden können. Pro-

dukttypen, die laut Prozess nur einmal vorkommen dürfen, werden nur dann zur Auswahl angeboten, wenn der

Produktfluss noch kein konkretes Produkt dieses Typs enthält. Alternativ finden Sie den Befehl Andere. Er erlaubt

die Zuordnung von Eingangs- bzw. Ausgangsprodukten, die nicht auf einen Produkttypen im Produktfluss des Pro-

zessmodells zurückzuführen sind.

Einer Aktivität ein neues Produkt hinzufügen

Je weiter Sie mit der Planung des Arbeitsablaufs fortgeschritten sind, je mehr Ausgangsprodukte von vorangegan-

genen Aktivitäten es also schon gibt, umso einfacher ist die Zuordnung der Eingangsprodukte. Denn Sie können

zunehmend die Vorschlagsfunktion von in-Step® nutzen: Ein Doppelklick in die entsprechende Zeile unter Einge-

hende bzw. Ausgehende Produkte oder der Kontextmenübefehl Vorschlag genügen.


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Die Vorschlagsfunktion von in-Step® nutzen

So legen Sie neue Produkte an

Ist ein benötigtes Produkt noch nicht unter in-Step® vorhanden, dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Gibt es das

Produkt bereits als Datei außerhalb von in-Step®, dann können Sie es per Drag & Drop in die Produkthierarchie

unter in-Step® aufnehmen und ihm anschließend einen passenden Typ zuweisen. Oder Sie legen das neue Produkt

direkt unter in-Step® an. Wenn sein Typ im Projekt vorkommt, ist nichts leichter als das: Sie erzeugen das Produkt

einfach aus der zugehörigen Vorlage. Dann führen Sie einfach einen Doppelklick in die Zeile unter Ein- bzw. Aus-

gangsprodukt aus oder wählen den Befehl Neue Zuordnung. Noch mehr Details zum Umgang mit Produkten

zeigt Ihnen das Kapitel Produkte anlegen und verfeinern.

Produktbibliothek einrichten

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Produktbibliothek einrichten

in-Step® ist nicht nur ein Projektmanagement-Werkzeug, sondern integriert auch ein Konfigurationsmanagement-

System. Denn in-Step® verbindet Planung und Steuerung der Aktivitäten eines IT-Projekts mit der Verwaltung der

Projektergebnisse. Es versioniert alle Produkte revisionssicher. Der Vorteil liegt – gerade bei IT-Projekten mit ihren

immateriellen Ergebnissen – auf der Hand: Anhand der Bearbeitungszustände der Projektergebnisse gewinnen Sie

ein genaues Bild des Projektfortschritts und Planungssicherheit für das weitere Vorgehen. Genauso sicher, wie jeder

der an einem Projekt Beteiligten immer weiß, welche Aktivitäten von ihm durchgeführt werden müssen, muss jeder

Mitarbeiter wissen, welche Produkte von ihm bearbeitet werden sollen. Dass es bei der Bearbeitung der Produkte

klare Kompetenzen gibt, dafür sorgt das Rechtekonzept von in-Step®.

Mit seinen Projekt-Templates schlägt Ihnen in-Step® für die Projektplanung eine Struktur vor, nach der Sie die

Projektergebnisse ablegen können. Mit dem Befehl Neu/Produkt können Sie diese Struktur ganz oder teilweise

übernehmen. Oder Sie fügen der Projektbibliothek mit Neu/Datei eigene Produkte hinzu, die im Template nicht

vordefiniert sind.

Über die Symbolleiste einer Produktsicht bzw. das Kontextmenü jedes Ordners und jedes Produkts haben Sie Zugriff

auf die Basisfunktionalität der Versionsverwaltung mit in-Step®. Sie können z.B. Produkte ansehen, ausleihen, bear-

beiten, zurückgeben und sich die Produkthistorie anzeigen lassen.

In diesen Abschnitten finden Sie eine Beschreibung der wichtigsten Schritte beim Einrichten der Produktbibliothek:

Produkte anlegen und verfeinern `

Bearbeitungsrechte definieren `

Produkte bearbeiten und versionieren `

Unterschiede ermitteln `

Mit Produktvorlagen arbeiten `

Konfiguration zusammenstellen `

Produkte anlegen und verfeinern

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Die Produkthierarchie wird als Baum visualisiert. Wenn Sie das einem Produkt oder Ordner vorangestellte Pluszei-

chen anklicken, wird die nächste Ebene eingeblendet. Um den kompletten Baum zu expandieren, drücken Sie „x“

auf der nummerischen Tastatur. Die Befehle zum Anlegen und Verfeinern von Produkten finden Sie im Kontextme-

nü eines Produkts und – wenn Sie eine Produktsicht geöffnet haben – in der Symbolleiste am Kopf des Fensters.

So legen Sie neue Produkte an

Das Projekt-Template, das Sie verwenden, definiert welche Typen von eingehenden und ausgehenden Produkten

für eine Aktivität benötigt werden und in welchem Ordner der Produktbibliothek sie verwaltet werden. Wenn es in

Ihrem Projekt noch kein passendes, konkretes Produkt gibt, legen Sie es einfach an: Markieren Sie dazu den Ord-

ner, in dessen Kontext Sie das Produkt bzw. Teilprodukt anlegen möchten, und wählen Sie in der Symbolleiste oder

im Kontextmenü unter Neu den gewünschten Produkttyp.

Ein Produkt anlegen

Es werden alle Produkttypen, die laut Projekt-Template an dieser Stelle angelegt werden können, zur Auswahl

angeboten. Produkttypen mit der Kardinalität „1“, werden nur dann angezeigt, wenn es im Projekt noch kein Pro-

dukt dieses Typs gibt. Sie erhalten einen Dialog, in dem Sie die Eigenschaften des neuen Produkts im Detail spezifi-


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zieren können, der gewählte Produkttyp ist vorselektiert. Wenn Sie Neu/Produkt wählen, müssen Sie den Produkt-

typ selbst bestimmen. Mit Anlegen fügen Sie dem Projekt das spezifizierte Produkt hinzu. Das neue Produkt wird

– bezogen auf den markierten Ordner – in der untergeordneten Ebene eingefügt. Der Dialog bleibt offen, sodass

Sie gleich noch weitere Produkte spezifizieren und anlegen können. Mit Schließen verwerfen Sie Ihre Angaben

bzw. schließen den Dialog.

Tipp: Wenn Sie gleich mit der Bearbeitung des neuen Produkts beginnen möchten, markieren Sie das Kontrollkäst-

chen Ausleihen und Öffnen, bevor Sie den Dialog schließen.

So verfeinern Sie ein Produkt

Sieht das Projekt-Template für ein Produkt Teilprodukte vor, wird in dessen Kontextmenü die Funktion Verfeinern

angeboten. in-Step® bietet Ihnen damit eine sehr nützliche und zeitsparende Möglichkeit, durch einen einzigen

Mausklick die nächste Hierarchieebene oder wenn Sie wollen auch die gesamte Hierarchie aus dem Projekt-Tem-

plate zu erzeugen.

Übrigens: Sie können auch direkt beim Anlegen eines Produkts das Kontrollkästchen Verfeinern markieren, dann

wird das neue Produkt nach dem Anlegen automatisch verfeinert.

Markieren Sie das Produkt, das Sie verfeinern möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf den gleichnamigen

Befehl. Wenn die Struktur der Produkttypen Produktgruppen vorsieht, die ihrerseits wieder Produkttypen enthalten,

markieren Sie im Folgedialog die Option Produkte rekursiv anlegen.

Produkte rekursiv verfeinern


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Alle Teilprodukte werden aus den Produkttypen mithilfe der ihnen zugewiesenen Produktmuster automatisch er-

zeugt. Fertig.

Die neuen Produkte auf einen Streich

Haben Sie bereits Teilprodukte zu einem Produkt angelegt, wird der Befehl Verfeinern nicht mehr in seinem Kon-

textmenü angeboten.

So fügen Sie der Produktbibliothek eine Datei hinzu

Lässt das Projekt-Template in einem Ordner das Anlegen freier Produkte zu – also von Produkten, die nicht auf ei-

nen Produkttypen zurückgeführt werden müssen –, können Sie dem Ordner auch solche Produkte hinzufügen, die

Sie nicht unter in-Step® angelegt haben.

Am einfachsten ist es, Dateien – oder auch ganze Ordner – per Drag & Drop bereitzustellen: Ziehen Sie einfach die

gewünschten Dateien – oder das komplette Verzeichnis – mit der Maus aus dem Windows-Explorer in das in-Step®-

Verzeichnis, in dem Sie die Dateien bzw. den Ordner ablegen wollen.


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Der Produktbibliothek Dateien und Ordner per Drag & Drop hinzufügen

Alternativ können Sie auch den Befehl Neu/Datei in der Symbolleiste oder im Kontextmenü des betreffenden

in-Step®-Verzeichnisses verwenden. in-Step® öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifizieren können,

die in-Step® für das Konfigurationsmanagement verwendet. Um die Eigenschaften eines bereits vorhandenen Pro-

dukts zu editieren oder Bearbeitungsrechte zu modifizieren, verwenden Sie den Befehl Eigenschaften.

Das Hinzufügen oder Bearbeiten der Eigenschaften einer Datei setzt Bearbeitungsrechte für die betreffende Datei

oder den Ordner voraus.

Bearbeitungsrechte definieren

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Um einen sicheren Projektverlauf zu garantieren, ist es sinnvoll, für jedes neue Produkt Bearbeitungsrechte zu defi-

nieren. Wenn Sie ein neues Produkt anlegen, übernimmt in-Step® standardmäßig die Bearbeitungsrechte des Vater-

produkts. Als Administrator können Sie diesen Vorschlag jederzeit überschreiben und die Eigenschaften bearbeiten,

um einen auf Ihre Anforderungen optimal zugeschnittenen Rechtemix zu gewährleisten.

So definieren Sie die Zugriffsrechte für ein Produkt

Bearbeitungsrechte für die Produkte eines Projekts können Sie nur festlegen, wenn Sie selbst Projekt- oder Syste-

madministrator sind. Öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog eines Produkts. Dort können Sie auf der Registerkarte

Rechte über die Schaltfläche Hinzufügen alle Mitarbeiter und Gruppen eintragen, die Bearbeitungsrechte für das

Produkt erhalten sollen. in-Step® bietet Ihnen nur die Mitarbeiter zur Auswahl an, die zuvor in das Projekt aufge-

nommen wurden. Pro Mitarbeiter und Gruppe können Sie dann zwischen folgenden Optionen wählen:

Alle: Der betreffende Mitarbeiter bzw. die Gruppe erhält uneingeschränkt Rechte.

Lesen: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe darf das Produkt ansehen, aber weder bearbeiten noch löschen.

Ändern: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe darf das Produkt bearbeiten, aber nicht löschen.

Löschen: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe kann die aktuelle Version des Produkts löschen. Der Mitarbeiter bzw. die

Gruppe kann das Produkt jedoch nicht ändern oder aus dem Projekt löschen.

Endgültig löschen: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe kann das Produkt mit all seinen Versionen aus dem Projekt

löschen, darf es jedoch nicht ändern.


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Rechte für die Bearbeitung eines Produkts vergeben

Besteht ein Produkt aus zahlreichen Teilprodukten und sollen für alle gleiche Bearbeitungsrechte gelten, dann kann

man die Prozedur der Rechtevergabe abkürzen: Man reicht einfach die beim Produkt definierten Rechte an die

Teilprodukte weiter. Dazu müssen Sie lediglich das Kontrollkästchen Rechte rekursiv setzen markieren.

Wenn Sie auf die oben beschriebene Art und Weise Bearbeitungsrechte für Gruppen definieren, können Sie für alle

Mitarbeiter bzw. Gruppen, die Mitglied dieser Gruppe sind, einheitliche Bearbeitungsrechte festlegen. Sie können

so einfach und schnell rollenspezifische Bearbeitungsrechte vergeben, denn in-Step legt automatisch für jede Rolle

im Prozessmodell eine Gruppe an. Diese Gruppen werden durch ein graues Symbol gekennzeichnet. Arbeitsgrup-

pen erkennen Sie an ihrem blauen Symbol.

Produkte bearbeiten und versionieren

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Der Einsatz eines Quellcode-Verwaltungssystems ist heute in vielen IT-Projekten selbstverständlich. Denn sicher und

nachvollziehbar entwickeln, das zahlt sich aus. Bei der Projektmanagement-Dokumentation sieht dies zumeist ganz

anders aus: Diese Dokumente sind meistens von der Versionskontrolle ausgenommen. Mit in-Step ist das anders.

Mit in-Step® werden alle Produkte eines IT-Projekts zentral und revisionssicher verwaltet. Was bedeutet das in der

Praxis? Ganz einfach: in-Step® übernimmt die Versionierung der Produkte und ermöglicht über die Produkthistorie

jederzeit den Zugriff auf einzelne Bearbeitungsstände. Wie das Versionsmanagement mit in-Step® funktioniert,

zeigen wir Ihnen hier.

Übrigens: Sie haben auch direkt unter MS Word auf alle KM-Funktionen von in-Step® wie Ausleihen, Zurückge‑

ben, Historie anzeigen usw. Zugriff. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Versionsmanagement mit MS Word.

So sehen Sie sich den Inhalt eines Produkts an

Sie möchten sich nur kurz über den Inhalt einer Datei informieren? Dann genügt ein Doppelklick. Er hat dieselbe

Wirkung wie die Funktion Ansehen. in-Step® erzeugt in Ihrem Arbeitsbereich eine Kopie der letzten unter in-Step®

gespeicherten Version und öffnet sie gleich mit dem passenden Werkzeug – in diesem Fall ist das MS Word.

Ist das die richtige Datei? Die Datei ansehen


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Die Datei ist schreibgeschützt und kann nicht verändert werden.

So bearbeiten Sie ein Produkt und erstellen eine neue Version

Muss die Datei weiter bearbeitet werden? Dann wählen Sie im Kontextmenü oder in der Symbolleiste Ausleihen.

in-Step® stellt Ihnen die aktuelle Version der Datei in Ihrem Arbeitsbereich zur Bearbeitung zur Verfügung. Noch

schneller geht es mit Bearbeiten. Diese Funktion öffnet das Dokument gleich mit dem richtigen Werkzeug.

Produkt bearbeiten

Der Ausleihpfad, den in-Step® hier standardmäßig verwendet, ergibt sich aus dem Arbeitsverzeichnis des Mitar-

beiters und der hierarchischen Stellung des Produkts in der Produktbibliothek. Sie können diese Vorgabe für jeden

Ordner und jede Datei individuell ändern: Öffnen Sie einfach den Eigenschaften-Dialog des betreffenden Produkts

und geben Sie auf der Registerkarte Pfad das gewünschte Verzeichnis an.

Die überarbeitete Datei geben Sie über die entsprechende Schaltfläche dann wieder an in-Step® zurück. in-Step®

legt dabei automatisch eine neue Version der Datei an.

Zwischengefragt

„Ist das Produkt noch ausgeliehen oder habe ich es schon zurückgegeben?“ Wenn man mit vielen Produkten um-

geht, kann man schon mal die Orientierung verlieren, oder?

Nein: Kann man nicht. Jedes Produkt, das man selbst ausgeliehen hat, erkennt man auf den ersten Blick: Es wird

in blauer Schrift dargestellt. Von anderen Projektmitarbeitern ausgeliehene Produkte werden dagegen durch rote

Schrift kenntlich gemacht.


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Und so signalisieren Sie das Ende der Bearbeitung

So oft der Bearbeiter will, kann er eine Datei editieren, zurückgeben und später erneut ausleihen. Das Produkt

bleibt dabei im Zustand in Bearbeitung. Beim Zurückgeben erzeugt in-Step® automatisch Revisionen der Datei, also

Produktversionen, auf die der Bearbeiter gezielt zugreifen kann, wenn es ihm notwendig erscheint.

Ist der Mitarbeiter mit der Bearbeitung fertig, gibt er das Produkt ein letztes Mal zurück und wählt in seinem Kon-

textmenü oder in der Symbolleiste des Fensters die Aktion, die die Bearbeitung abschließt. Bei der Bearbeitung

eines MS Word-Dokuments z.B. Fertig stellen.

Produkt für fertig erklären

Diese Aktion setzt den Zustand des Produkts auf fertig – und macht den Projektfortschritt für alle übrigen Projekt-

mitarbeiter auf einen Blick sichtbar.

Sie können die Aktion übrigens auch gleich beim Zurückgeben auswählen:

Ein Produkt zurückgeben und fertig stellen – hier direkt aus MS Word heraus


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So holen Sie sich eine Kopie

Neben Ansehen und Bearbeiten wird Ihnen noch die Funktion Letzte Version holen angeboten.

Eine Kopie der letzten Version anfordern

Diese Funktion erzeugt lediglich eine lokale Kopie der aktuellen Version, die nicht der Versionskontrolle von in-Step®

untersteht. in-Step® erwartet im Gegensatz zum Ausleihen daher auch keine Rückgabe eines neuen Standes des

Dokuments.

So informieren Sie sich über die vorhandenen Versionen

Wenn Sie ein Produkt ausleihen, zurückgeben oder es seinen Zustand wechselt, schreibt in-Step® die Produkthisto-

rie fort – automatisch. Geben Sie ein Produkt verändert zurück erzeugt in-Step® eine neue Version. Mit dem Kon-

textmenübefehl Historie anzeigen verschaffen Sie sich jederzeit einen Überblick der vorhandenen Versionen.


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Die kurze Historie der Datei Projektziele.doc

Anhand der Produkthistorie können Sie die Bearbeitung eines Produkts leicht im Detail verfolgen. Sie finden dort

Informationen über die Art der Änderung, ihren Zeitpunkt und den für die Änderung verantwortlichen Projektmi-

tarbeiter. Für jede einzelne Zeile der Produkthistorie können Sie darüber hinaus ein Kontextmenü öffnen, um sich

z.B. die Eigenschaften der Datei bzw. des Ordners zum gewählten Zeitpunkt anzusehen oder eine Kopie der mar-

kierten Version zu holen.

Unterschiede ermitteln

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Was unterscheidet die lokale Kopie des Produkts von der letzten unter in-Step® gespeicherten Version? Enthält das

lokale Arbeitsverzeichnis wirklich die gleichen Daten, wie der Ordner unter in-Step®? Wodurch unterscheiden sich

diese beiden Versionen eigentlich? Im Verlauf eines Projekts hat sich wohl jeder schon einmal mit einer dieser Fra-

gen konfrontiert gesehen. in-Step® unterstützt Sie mit den Funktionen Unterschiede anzeigen und Verzeichnis

synchronisieren optimal bei ihrer Beantwortung.

So ermitteln Sie Unterschiede zwischen der lokalen Kopie eines Produkts und seiner aktuellen

Version unter in-Step®

Wenn Sie wissen möchten, ob bzw. welche Änderungen die lokale Kopie eines Produkts von der letzten unter

in-Step® gespeicherten Version unterscheidet, wählen Sie die Funktion Unterschiede anzeigen im Kontextmenü

der betreffenden Datei. Für Word-Dokumente und alle textbasierten Produkte werden die Unterschiede farblich

visualisiert.

Hier bleibt kein Unterschied verborgen

Übrigens: Wird Unterschiede anzeigen aus dem Kontextmenü eines Produkts vom Typ Bildschirmformular auf-

gerufen, öffnet sich ein in-Step®-eigener Dialog, in dem ggf. alle Unterschiede, die das Layout oder den Inhalt der

beiden Versionen betreffen, in tabellarischer Form ausgewiesen werden.


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Darüber hinaus ermöglicht diese Funktion den Vergleich von Code-Dateien, sofern ein Diff-Tool – z.B. Windiff von

Microsoft – an Ihrem Arbeitsplatz installiert ist.

Und wenn die lokale Kopie mit der letzten Version unter in-Step® übereinstimmt, erfahren Sie natürlich auch das.

So ermitteln Sie Unterschiede zwischen verschiedenen Versionen eines Produkts

Bestimmt ist Ihnen bereits aufgefallen, dass die Funktion Unterschiede anzeigen auch im Fenster der Produkthi-

storie angeboten wird. Hier können Sie verschiedene Versionen, die Sie in in-Step® abgelegt haben, miteinander

vergleichen.

Und so wird es gemacht: Markieren Sie im Historie-Fenster bei gedrückter Strg-Taste die Versionen einer Datei, die

Sie vergleichen möchten. Wählen Sie nun im Kontextmenü der Markierung oder in der Symbolleiste Unterschiede

anzeigen. in-Step® startet dann das für die Ermittlung und Kennzeichnung der Unterschiede „zuständige“ Werk-

zeug.

Wenn Zwei sich unterscheiden, zeigt in-Step® sofort, worin der Unterschied im Detail besteht

Und natürlich bleibt in-Step® auch dann die Antwort nicht schuldig, wenn Sie wissen möchten, welche Änderungen

die lokale Kopie eines Produkts von einer in der Historie angezeigten Version unterscheiden, aktivieren Sie dazu

Unterschiede anzeigen einfach im Kontextmenü der Version, die Sie mit der lokalen Kopie vergleichen möchten.


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So synchronisieren Sie Ihr Arbeitsverzeichnis mit dem korrespondierenden Ordner der Produktbibliothek

Wenn Sie wissen möchten, ob sich der Inhalt eines Ordners unter in-Step® von dem des zugehörigen lokalen Ar-

beitsverzeichnisses unterscheidet, wählen Sie die Funktion Verzeichnis synchronisieren in einer Produktsicht im

Kontextmenü des betreffenden Ordners.

Sie erhalten ein Fenster, in dem die bestehenden Unterschiede sowohl farblich als auch durch ein kleines Symbol

gekennzeichnet werden:

Rot ` hinterlegt erscheinen Dateien und Ordner, die sowohl unter in-Step® als auch lokal vorhanden, aber nicht

identisch sind.

Grün ` hinterlegt erscheinen Dateien und Ordner, die nur lokal, jedoch nicht unter in-Step® vorhanden sind.

Blau ` hinterlegt erscheinen Dateien und Ordner, die nur unter in-Step®, jedoch nicht lokal vorhanden sind.

Synchronisieren leicht gemacht: Das Kontextmenü hält stets alle erforderlichen Funktionen bereit

Mit Produktvorlagen arbeiten

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Aus dem Projekt-Template, das eine in-Step® Edition mitbringt, kennt in-Step® die Produkttypen, die im Verlauf eines

Projekts entstehen. Mehr noch: Das Projekt-Template bringt für jeden Produkttyp auch gleich eine passende Vor-

lage mit. Diese Produktmuster werden – genau wie alle anderen Projektergebnisse – zentral von in-Step® verwaltet

und versioniert. Damit ist von Projektbeginn an sichergestellt: Immer, wenn ein Mitarbeiter ein konkretes Produkt

dieses Typs erstellt, wird automatisch die passende Vorlage verwendet.

Wie Sie die mitgelieferten Vorlagen – fast immer handelt es sich um strukturierte MS Word-Dokumente – anpassen

können, wird im Abschnitt Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern genau erklärt. Hier erfahren Sie,

was Sie beachten müssen, wenn Sie eigene Vorlagen in Ihrem Projekt verwenden möchten. Oder einfach gesagt:

Wie Sie einem Produkt eine Vorlage mitgeben.

So fügen Sie Ihrem Projekt eigene Vorlagen hinzu

Die wenigsten Projekte beginnen bei Null. Haben Sie in Ihren Projekten bereits eigene Beschreibungsmuster für

einen Produkttypen entwickelt? Sofern es die Art des Produkttyps erlaubt, können Sie das mitgelieferte Projekt-

Template jederzeit um eine eigene Vorlagedatei oder einen vorstrukturierten Ordner ergänzen.

Ein Beispiel für eine Vorlage. Je mehr Sie in einer Vorlage an Struktur und Layout vorgeben,

umso weniger Arbeit haben später die Projektteams

Wenn Sie Ihre Vorlage erstellt haben, öffnen Sie in in-Step® das Fenster der Vorlagen. Klicken Sie dazu in der

in-Step®-Leiste auf die gleichnamige Schaltfläche in der Gruppe des Projekt-Templates.


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Zwischengefragt

„An meinem Arbeitsplatz fehlen die Symbole für die Bearbeitung des Projekt-Templates. Ich bin doch Projektleiter,

darf ich die Vorlagen nicht bearbeiten?“

Welche Gruppen und Symbole die in-Step®-Leiste für Sie bereitstellt, hängt von Ihrer Rolle im Projekt ab. Standard-

mäßig sieht in-Step® nur ein einziges Teammitglied, den Administrator als Bearbeiter des Projekt-Templates vor:

Wenn Sie Änderungen an Vorlagen des Templates vornehmen möchten – dies gilt übrigens auch für Aktivitäts- und

Produkttypen sowie Rollen – melden Sie sich einfach als Administrator an. Alternativ können Sie als System- bzw.

Projektadministrator auch einfach den Inhalt der in-Step®-Leiste anpassen und so auch anderen Mitarbeitern die

Bearbeitung des Templates ermöglichen. Wie das geht, beschreibt der Abschnitt in-Step®-Arbeitsplatz einrichten.

Eine Vorlage aufnehmen

Übernehmen Sie die Vorlage aus dem Dateisystem nach in-Step® mithilfe des Menüpunkts Neu/Datei. Sie finden

ihn im Untermenü der Schaltfläche Neu, wenn Sie einen Ordner im Vorlagen-Verzeichnis markieren. Noch ein-

facher geht es per Drag & Drop: Ziehen Sie einfach eine oder mehrere Vorlagen auf den Ordner, in dem Sie diese

Vorlagen ablegen möchten. in-Step® öffnet ein Dialogfeld. Setzen Sie darin den Zustand der Vorlage auf in Bearbei-

tung oder fertig – je nachdem, ob Sie die Arbeit daran fortsetzen wollen.

So weisen Sie einem Produkttyp eine Vorlage zu

Danach müssen Sie die neue Vorlage nur noch dem Produkttyp zuordnen, für den Sie sie entwickelt haben. Öffnen

Sie den Eigenschaften-Dialog des Produkttyps – am schnellsten geht das mit einem Doppelklick. Auf der Register-

karte Allgemein finden Sie ganz unten das Kontrollkästchen Vorlage. Wenn Sie es anklicken, bietet in-Step® Ihnen

die vorhandenen Vorlagen zur Auswahl an.


69

Vorlage für einen Produkttyp auswählen

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, trägt in-Step® den Namen der Vorlage in den Eigenschaften-Dialog des

Produkttyps ein.

Wenn später ein Mitarbeiter ein Produkt dieses Typs anlegt, sorgt in-Step® automatisch dafür, dass diese Vorlage

verwendet wird. Durch diese musterbasierte Projektplanung gibt in-Step® dem ganzen Team Orientierung und führt

Ihre Projekte schneller ans Ziel.

Konfigurationen zusammenstellen

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Alles was Sie über das Erstellen und Bearbeiten von Produkten wissen müssen, haben Sie in den vorangegangenen

Abschnitten erfahren. Jetzt möchten wir Ihnen noch zeigen, wie Sie Produkte mit in-Step® in einer Konfiguration

zusammenführen können.

Um die Projektergebnisse zu verwalten, hält in-Step® über Versionskontrolle und Produkthistorie hinaus eine ganze

Reihe von Funktionen bereit: So können Sie z.B. mit Produktreferenzen arbeiten oder über SCC-Referenzen auf

Ergebnisse, die in anderen Konfigurationsmanagement-Systemen verwaltet werden, zugreifen. Und Sie können

Baselines ziehen, also Produkte zu Konfigurationen zusammenfassen, die Sie jeweils mit einem eindeutigen Label

versehen. Über die Produkthistorie haben Sie damit direkten Zugriff auf alle Elemente einer Konfiguration.

So arbeiten Sie mit Produktreferenzen

Sind alle Komponenten fertig und müssen nur noch integriert werden? Mit der Möglichkeit, Produktreferenzen

anzulegen, bietet Ihnen in-Step® einen einfachen und schnellen Weg, Produkte zusammenzuführen: Legen Sie

nacheinander eine Referenz auf die fertigen Komponenten an.

Am einfachsten ist es, Referenzen per Drag & Drop bereitzustellen: Ziehen Sie einfach das gewünschte Produkt

bzw. das komplette Verzeichnis mit der Maus in das in-Step®-Verzeichnis, in dem Sie die Referenz anlegen wollen.

Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie einfach den Befehl Interne Referenz

anlegen wählen. Alternativ können Sie auch den Befehl Neu/Interne Referenz in der Symbolleiste oder im Kon-

textmenü des betreffenden Ordners verwenden. in-Step® öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifizie-

ren können.

Eine Referenz per Drag & Drop anlegen


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Markieren Sie das Kontrollkästchen Produkt in festem Zustand referenzieren, wenn die Referenz auf eine

definierte Version des Produkts zeigen soll. In der Dropdown-Liste Zustand können Sie dann die Version, die Sie

referenzieren möchten, einfach auswählen. Ist das Kontrollkästchen Produkt in festem Zustand referenzieren

nicht markiert, weist die Referenz immer auf die jeweils aktuelle Version. Sie können die Referenz später jederzeit

„umhängen“, indem Sie ihre Eigenschaften bearbeiten.

Dass ein Produkt bzw. Ordner im betrachteten Kontext lediglich referenziert wird, erkennen Sie sofort: Referenzen

werden von in-Step® grau dargestellt. Übrigens, wenn Sie eine Produktreferenz markieren, erscheint das referen-

zierte Produkt gelb hinterlegt. Umgekehrt, wenn Sie ein Produkt markieren, das an anderer Stelle referenziert wird,

erscheinen die Referenzen gelb hinterlegt.

Referenzen auf Produkte garantieren in in-Step® Redundanzfreiheit. Wenn Sie später im Kontextmenü eines Ord-

ners, der Produktreferenzen enthält, Letzte Version holen wählen, ersetzt in-Step® die Referenzen durch die Origi-

nale und erstellt in Ihrem Arbeitsverzeichnis eine vollständige Konfiguration der Anwendung mit den referenzierten

Versionen der Programme: Von allen Produktversionen, die zu einer Konfiguration gehören, finden Sie dann in

Ihrem Arbeitsverzeichnis eine Kopie.

Produktreferenzen, die nicht fixiert sind, also auf die aktuelle Version eines Produkts verweisen, können übrigens

genau wie ein Produkt ausgeliehen und umbenannt werden.

So arbeiten Sie mit SCC-Referenzen

Konfigurationsmanagement gehört heute in der Software-Entwicklung zwar zum Projektalltag, anders als bei der

Arbeit mit in-Step® wird allerdings meist nur der Quellcode versioniert. Und natürlich werden in der Praxis hierfür

die unterschiedlichsten KM-Systeme eingesetzt.

Das Gute beim Konfigurationsmanagement mit in-Step®: Das Werkzeug erlaubt Ihnen, beliebige andere Konfigu-

rationsmanagementwerkzeuge in ein in-Step®-Projekt zu integrieren: So können Sie in Ihren in-Step®-Projekten auf

Ergebnisse zugreifen, die in externen KM-Systemen verwaltet werden. Der Quellcode kann so zum Beispiel von

den Software-Entwicklern weiterhin mit dem gewohnten Werkzeug versioniert werden. In in-Step® setzen Sie dafür

einfach eine Referenz auf das entsprechende Projekt im KM-System.


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Ein Doppelklick auf die Referenz in in-Step® öffnet automatisch das entsprechende Projekt im KM-System.

Per Doppelklick auf die Referenz öffnet in-Step® automatisch das gewählte Projekt in dem anderen Werkzeug.

Ebenso können Sie direkt aus in-Step® heraus auf die aktuellen Versionen der Dateien im KM-System zugreifen

– auf Mausklick und ohne dass das KM-System überhaupt geöffnet werden muss.

So ziehen Sie eine Baseline

Als System oder Projektadministrator erhalten Sie beim Konfigurationsmanagement mit in-Step® noch mehr Unter-

stützung. Dafür sorgt die Funktion Baseline ziehen, die Sie unter in-Step® standardmäßig im Kontextmenü von

Dateien und Ordnern finden. Mit dieser Funktion bietet in-Step® eine weitere Möglichkeit, Produkte in einer Konfi-

guration zusammenzufassen und sie zudem mit einem eindeutigen Label zu versehen.

Die Handhabung ist wirklich umkompliziert: Öffnen Sie die Sicht Produkte (Admin) über Projekt/Projektsichten

oder in der Gruppe Administration der in-Step-Leiste. Wenn Sie Baseline ziehen im Kontext eines Ordners wäh-

len, können Sie alle darin enthaltenen Unterordner und Produkte mit einem Klick in einer Konfiguration zusam-

menführen. Sie müssen lediglich noch eine geeignete Bezeichnung vorgeben, die in der Produkthistorie – auch der

aller Teilprodukte – als Label der mit Baseline ziehen zusammengestellten Konfiguration ausgewiesen wird. Sie

haben über die Produkthistorie sofort Zugriff auf alle Elemente der Konfiguration.


73

So einfach kann eine Konfiguration mit Baseline ziehen zusammengestellt werden

Übrigens: Sie können auch direkt beim Anlegen einer Produktreferenz das Kontrollkästchen Baseline ziehen

markieren, dann übernimmt in-Step® das Ziehen der Baseline automatisch. Sie müssen dazu lediglich das Kontroll-

kästchen Produkt in festem Zustand referenzieren markieren. Dann können Sie hier festlegen, dass nach dem

Anlegen der Referenz gleich eine Baseline gezogen werden soll. In der Produkthistorie des referenzierten Produkts

wird dann für die aktuelle Version eine Baseline mit der Bezeichnung Autom. Baseline erzeugt.

Über die Historie des Ordners steht eine mit Baseline ziehen definierte Konfiguration später mit Version holen schnell wieder zur Verfügung

Projektbeginn setzen

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Jetzt geht’s los: Projektbeginn setzen

Kann das Projekt beginnen? Bleibt es beim geplanten Starttermin oder sind Korrekturen erforderlich?

Als Projekt- oder Systemadministrator legen Sie den offiziellen Starttermin für ein Projekt fest.

Und das geht so: Markieren Sie in der Projektstruktur oder im Fenster der Aktivitäten mit Produktzuordnung die

oberste Aktivität. Im zugehörigen Kontextmenü steht zu diesem Zeitpunkt an oberster Stelle der Menüpunkt

Projektbeginn setzen. Er führt Sie in ein Dialogfeld. Darin können Sie mit Kalenderunterstützung den Starttermin

für Ihr Projekt bestimmen.

Es kann losgehen: Der Starttermin ist festgelegt!

Das für den Projektbeginn gewählte Datum wird automatisch als Anfangstermin für alle Teilaktivitäten ohne Vor-

gänger übernommen. Beginn und Ende aller übrigen Aktivitäten werden ihren Planungsvorgaben entsprechend

neu berechnet.

Beachten Sie bitte: Der Befehl Projektbeginn setzen steht nur solange zur Verfügung, solange das Projekt nicht in

Bearbeitung ist.

Aktivität beginnen

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Aktivität beginnen

Befindet sich eine Aktivität im Zustand bereit, kann der zugeordnete Bearbeiter mit der Durchführung der Aktivität

anfangen, indem er den Menübefehl Beginnen wählt. in-Step® setzt dann die Aktivität auf in Bearbeitung.

Aktivitäten beginnen

So beginnen Sie Aktivitäten zu Aufgaben und Anforderungen

Arbeiten Sie mit der CoreProcess Edition von in-Step® werden Design- und Programmieraktivitäten automatisch be-

gonnen, sobald im Kontext einer zu realisierenden Aufgabe, der Befehl Implementierung beginnen aufgerufen

wird. Existieren bereits entsprechende Aktivitäten, wechseln diese automatisch in den Zustand in Bearbeitung.

Aktivität beginnen

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Die Implementierung von Aufgaben beginnen...

...und gleichzeitig die zugehörigen Aktivitäten starten

Existieren noch keine Aktivitäten, werden diese auf Nachfrage automatisch erzeugt: Sie erhalten den Namen der

Aufgabe und werden im Kontext der Iteration, für die sie eingeplant sind, automatisch zugeordnet. Die neuen

Aktivitäten wechseln sofort in den Zustand in Bearbeitung, sodass Sie direkt mit der Bearbeitung beginnen können.

Aktivität beginnen

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Ähnlich funktioniert das in der actiF Edition von in-Step®: Markieren Sie die Anforderung, die Sie realisieren möch-

ten, und wählen Sie in ihrem Kontextmenü Implementierung beginnen. Existiert bereits eine zugehörige Im-

plementierungs-Aktivität, wechselt sie auf Nachfrage in den Zustand in Bearbeitung. Gibt es noch keine passende

Implementierungs-Aktivität in Ihrem Projekt, werden Sie gefragt, ob diese jetzt angelegt werden soll. Die neue

Aktivität erhält einfach den Namen der Anforderung und wird im Kontext der Iteration, für die die Anforderung

eingeplant ist, automatisch einer Subaktivität vom Typ Implementieren zugeordnet. Die neue Implementierungs-Ak-

tivität wechselt sofort in den Zustand in Bearbeitung, sodass Sie direkt mit der Implementierung beginnen können.

Termine, Aufwand und Kosten planen

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Es ist eine der zentralen Aufgaben des Projektmanagements, frühzeitig zu erkennen, wenn etwas schief zu gehen

droht. in-Step® hilft Ihnen als Projektleiter dabei, indem es zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Zustände aller Akti-

vitäten und Produkte zeigt. So erkennen Sie genau, wie weit Ihr Projekt fortgeschritten ist. Das allein reicht aber

noch nicht aus: Als Projektleiter benötigen Sie auch quantitative Angaben darüber, wo Ihr Projekt tatsächlich steht.

Was hat uns denn die Definition der Anforderungen bis jetzt gekostet? Wie viel Aufwand steckt in der Entwicklung

der Server-Komponente bis heute? Wie lange hat der Systemtest bis jetzt gedauert? – Solche Informationen brau-

chen Sie, wenn Sie beurteilen wollen, wo das Projekt gut läuft und wo kritische Situationen entstehen.

Damit in-Step® Ihnen diese Fragen beantworten kann, müssen Sie zunächst Ihre Planwerte in in-Step® abbilden.

Dazu gliedern Sie Ihr Projekt in Aktivitäten. Dann definieren Sie den Kontrollfluss, also die Vorgänger-/Nachfolger-

beziehungen zwischen den Aktivitäten. Da Ihnen zu diesem Zeitpunkt noch sehr viel Wissen über das zu entwi-

ckelnde IT-System fehlt, kann diese erste Gliederung naturgemäß nur sehr grob sein. Für jede Aktivität schätzen Sie

den Aufwand. in-Step® ermittelt daraus die Dauer, den Endtermin und die geplanten Personal-Kosten. Im Verlauf

des Projekts werden Sie dann die Aktivitäten Schritt für Schritt verfeinern und die Planung für die neuen Aktivitäten

spezifizieren. Die Aufwandsschätzung und Kostenplanung werden damit immer genauer. Projektweit gültige Werte

müssen Sie nicht für jede Aktivität einzeln eingeben: Die im Projekt-Template oder für ein Projekt definierten Stan-

dardwerte übernimmt in-Step® automatisch für jede Aktivität.

Erfahrungsgemäß bestehen die Kosten eines Projekts zu einem erheblichen Teil aus Personalkosten. Und genau die

zieht in-Step® bei der Berechnung der tatsächlichen Kosten heran: Sobald ein Projektmitarbeiter die aufgewendete

Arbeitszeit für eine Aktivität in in-Step® eingibt, rechnet das Tool die angefallenen Kosten anhand des jeweiligen

Stundensatzes und der geleisteten Arbeitsstunden aus. Auf Differenzen zwischen den geplanten und den tatsäch-

lichen Werten weist in-Step® Sie hin. Natürlich können Sie auch andere Kosten in die Berechnungen einfließen las-

sen: in-Step® erlaubt das Anlegen von projektspezifischen Kostenarten.

Die integrierte Zeiterfassung liefert damit die Eingabeinformationen für die Projektkontrolle. Tagesaktuell zeigt

Ihnen das Werkzeug, welche Aufwände und Kosten – im Vergleich zum Plan – entstanden sind. Termine und Res-

sourcenbelegung kontrollieren Sie grafisch. Auf Grund dieser einfachen Technik wissen Sie zu jedem Zeitpunkt im

Projekt,

was das Projekt insgesamt nach Ihrer Planung kosten wird, `

welcher Gesamtaufwand entstehen wird, `

was das Projekt bisher gekostet hat, `

welcher Aufwand bisher entstanden ist, `

wie viel Prozent des geplanten Aufwands und der geplanten Kosten bereits angefallen sind, `

ob das Budget eingehalten wird, `

ob alle Termine eingehalten werden können usw. `

Wie Sie an diese Informationen gelangen? Sie müssen dazu nur die entsprechende Sicht öffnen. Ob Termine, Auf-

wand, oder Kosten – in-Step® bringt für alle quantitativen Aspekte der Projektplanung Sichten mit, die Sie mit eige-

nen Sichten ergänzen können. in-Step® gibt Ihnen als Projektverantwortlichem damit alle Entscheidungshilfen für

die Steuerung Ihres Projekts.


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Bitte beachten Sie, dass die Funktionen der Kosten- und Terminkontrolle nicht allen Projektmitarbeitern zugänglich

sind. Das gilt auch für die Definition von Einstellungen und Vorgabewerten. Sie benötigen mindestens Projektadmi-

nistratorrechte.

Aktivitäten planen

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Aktivitäten planen

Egal, mit welcher in-Step® Edition Sie arbeiten, finden Sie in der in-Step®-Leiste immer vordefinierte Sichten mit spe-

ziellen Projektausschnitten zu Kosten, Terminen, Aufwand, Ressourcen etc. Da in-Step® alle Sichten konsistent hält,

können Sie die Ihre Aktivitäten planen, wo Sie wollen.

So legen Sie fest, was in einer Sicht angezeigt wird

In allen Planungs-Sichten können Sie selbst festlegen, was in-Step® anzeigen soll. Ein Klick auf die Schaltfläche

Spalten öffnet jeweils ein Menü, in dem Sie die gewünschten Daten ein- oder ausblenden können. Die Reihenfol-

ge der Spalten lässt sich per Drag & Drop ändern. Mit Ansicht wechseln Sie zwischen Aufwand-, Termin- und gra-

fischer Terminplanung. Mit der Schaltfläche Sicht speichern, die Sie in allen Sichten finden, halten Sie die aktuelle

Konfiguration fest.

Eine Sicht konfigurieren

Aktivitäten planen

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So bearbeiten Sie die Plan-Daten

Welche Tabellenzelle Sie bearbeiten können, erkennen Sie leicht an ihrem weißen Hintergrund. Ein Doppelklick,

und Sie gelangen in den Editier-Modus. Tabellenzellen, die nicht bearbeitet werden können – z.B., weil sich die

Aktivität bereits im Zustand durchgeführt befindet, – sind gelb hinterlegt. In der Spalte Bearbeiter/Einsatz werden

die Namen der zugewiesenen Bearbeiter bzw. Rollen angezeigt. Ist einer Aktivität weder eine Rolle noch ein Bear-

beiter zugeordnet, erscheint hier der Eintrag Geplanter Einsatz. in-Step® weist einer Aktivität diesen Platzhalter au-

tomatisch als Bearbeiter zu, wenn beim Anlegen der Aktivität noch kein Standardbearbeiter für die zur ihrer Durch-

führung erforderlichen Rolle definiert ist. Ein Doppelklick in die Tabellenzelle öffnet den Eigenschaften-Dialog der

Aktivität mit der Registerkarte Bearbeiter auf der Sie die Bearbeiterzuordnung ändern können.

Eine besondere Bedeutung besitzt die Spalte Fix. Zeigt sie ein kleines Schloss, werden die Planungswerte von un-

tergeordneten Aktivitäten nicht berücksichtigt. Diese Einstellung entspricht der Aktivierung der Option Aktivität

fixieren (Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren) im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität. Ak-

tivitäten, deren Werte nicht in die Berechnung der übergeordneten Aktivität eingehen, werden grau dargestellt.

Immer wenn in einer Tabellenzelle ein kumulierter Wert angezeigt wird, zeigt Ihnen in-Step® das mit einem Sum-

mensymbol.

Den Unterschied zeigen die beiden folgenden Abbildungen exemplarisch anhand von Dauer und Aufwand:

Planung auf verschiedenen Ebenen: Oben werden die Teilaktivitäten ignoriert, unten werden ihre Werte kumuliert. Mit einem Doppelklick in die Spalte Fix wechseln Sie zwischen beiden Einstellungen.

Befinden Sie sich noch im grünen Bereich? Immer wenn Sie ein Guthaben haben, zeigt in-Step® Ihnen das mit grü-

nen Zahlen an, sind Sie im Plan, erscheinen graue (bei bereits durchgeführten Aktivitäten) oder schwarze Zahlen

(bei Aktivitäten, die gerade in Bearbeitung sind). Rote Zahlen zeigen Ihnen ein Minus an (z.B. die Summe, um die

das Budget einer Aktivität überschritten wird).

Bitte beachten Sie, dass alle Funktionen der Kosten-, Aufwands-, Ressourcen- und Terminkontrolle nicht allen Pro-

jektmitarbeitern zugänglich sind. Das gilt auch für die Definition von Einstellungen und Vorgabewerten. Sie benöti-

gen mindestens Projektadministratorrechte.

Aufwand planen

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Aufwand planen

Zur Projektplanung gehört es, das Projekt in Aktivitäten zu gliedern, jede Aktivität mit Ressourcen zu belegen, also

ihr Mitarbeiter zuzuordnen, und für jede Aktivität den Aufwand zu schätzen. Im Projekt-Template kann der ge-

schätzte Aufwand für jeden Aktivitätstyp vorgegeben werden. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen, schlägt

in-Step® standardmäßig einen Personen-Tag für die Durchführung einer Aktivität vor. Bei der Aufwandsplanung

erkennen Sie so leicht, wo noch Arbeit auf Sie wartet.

Steigen wir gleich in die Aufwandsplanung eines Projekts ein. Wir nehmen dabei an, dass es noch nicht für alle zu

planenden Aktivitäten einen Projektmitarbeiter bzw. Mitarbeiter mit passender Rolle gibt. Das Symbol, mit dem Sie

diese Planungs-Sicht öffnen, finden Sie in der in-Step-Leiste in der Gruppe Projektmanagement.

Ein Blick in die Aufwandsplanung zeigt, dass in-Step® die Spalten Bearbeiter/Einsatz und Plan-Aufwand automatisch

gefüllt hat. Bei allen Aktivitäten, für die noch kein passender Bearbeiter existiert, steht der Eintrag Geplanter Ein-

satz. Sie können also auch dann mit der Aufwandsplanung beginnen, wenn Sie noch keine konkreten Mitarbeiter

oder Rollen zuweisen wollen. Den Plan-Aufwand der Aktivitäten übernimmt in-Step® aus den Vorgabewerten des

Templates.

Aufwandsplanung mit Vorgaben aus dem Projekt-Template

So editieren Sie den Aufwand für eine Aktivität

Den Plan-Aufwand für eine Aktivität editieren Sie per Doppelklick in der Spalte Plan. Editierbar sind alle Werte in Ta-

bellenzellen ohne Hintergrundmarkierung. Nicht editierbare Aktivitäten, also solche, deren Aufwand sich aus ihren

Teilaktivitäten errechnet, oder solche, die sich im Zustand durchgeführt befinden – sind gelb markiert. Aus unterge-

ordneten Aktivitäten kumulierte Werte sind mit einem Summensymbol gekennzeichnet.

Den Aufwand für eine Aktivität können Sie auch im Eigenschaften-Dialog auf der Registerkarte Planung editie-

ren. Berücksichtigen Sie bitte, dass diese Registerkarte bei solchen Aktivitäten fehlt, deren Plan-Daten sich aus ihren

Teilaktivitäten errechnen.

Aufwand planen

83

in-Step® errechnet aus dem geplanten Aufwand die geplante Dauer und die geplanten Kosten einer Aktivität. Dabei

berücksichtigt in-Step® die Kostensätze und den Umfang des Einsatzes der beteiligten Rollen oder der zugeord-

neten Mitarbeiter. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

So passen Sie den Plan-Aufwand für eine Aktivität an

in-Step® zeigt Ihnen in der Spalte Aufwand (PT) Ist jederzeit den bisher erbrachten Aufwand für eine Aktivität an.

Der angezeigte Wert errechnet sich aus der Summe der Arbeitszeiten, die der verantwortliche Bearbeiter über die

Zeiterfassung eingegeben hat. Der Bearbeiter kann außerdem eine Einschätzung abgeben, wie viel Arbeitszeit

noch in die Aktivität investiert werden muss. Seine Einschätzung gibt er in der Zeiterfassung in der Spalte Rest ein.

in-Step® zeigt diesen Wert in Planungs-Sichten in der Spalte Aufwand (PT) geschätzt.

Überschreitet der geschätzte den geplanten Aufwand (Spalte Aufwand (PT) Plan) wird nicht nur der geschätzte

Aufwand rot dargestellt und eine Meldung ausgegeben, mehr noch: Im Kontextmenü der Aktivität steht zusätzlich

der Befehl Geschätzten Aufwand übernehmen zur Verfügung. Damit passen Sie per Mausklick Ihre Planung an

und überschreiben den bisher geplanten mit dem geschätzten Aufwand.

Den geplanten Aufwand per Mausklick anpassen

Der Befehl Geschätzten Aufwand übernehmen wird Ihnen auch dann angeboten, wenn Sie den Plan-Aufwand

zu hoch angesetzt haben, der geschätzte (Rest-) Aufwand also niedriger ist.

Kosten planen

84

Kosten planen

Die Plan-Kosten eines Projekts und seiner Aktivitäten werden von in-Step® automatisch ermittelt. Welche Berech-

nungsformel in-Step® anwendet, hängt von den Bearbeitern ab, die Sie im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität

auf der Registerkarte Bearbeiter zuweisen.

Beim Anlegen von neuen Aktivitäten sucht in-Step® zunächst nach Standardbearbeitern, die für eine Aktivität dieses

Typs in Frage kommen, und ordnet diese automatisch zu. Die Projektberechnung erfolgt auf Grundlage der indivi-

duellen Stundensätze und der Arbeitszeit dieser Bearbeiter.

Aktivität mit automatisch zugeordneten Standardbearbeitern

Standardbearbeiter existieren im Projekt erst, wenn Sie Ihr Team zusammengestellt haben. Legen Sie eine Aktivi-

tät eines Typs an, für die noch keine Standardbearbeiter definiert sind, kommen die Vorgaben aus dem Projekt-

Template zum Zuge. In der Bearbeiterliste erscheinen dann automatisch die Rollen, die im Projekt-Template für eine

Aktivität dieses Typs definiert sind. Die Kosten pro Tag werden mit den Angaben zum Bearbeitereinsatz (Arbeit

gesamt) und den Stundensätzen pro Rolle aus dem Projekt-Template berechnet.

Existieren für eine Aktivität weder Standardbearbeiter noch Rollen, oder sind Sie sich einfach noch nicht im Kla-

ren darüber, wer die Aktivität bearbeiten soll, können Sie Ihre Planung trotzdem konkretisieren. Ein Klick auf die

Schaltfläche Hinzufügen erzeugt eine neue Zeile in der Bearbeiterliste. In der Spalte Name wählen Sie jetzt in der

Dropdown-Liste den Eintrag Geplanter Einsatz. Steht Ihr Team später, markieren Sie einfach den Eintrag Geplanter

Einsatz in der Liste und wählen Ersetzen. Im Folgedialog, können Sie dann die Mitarbeiter auswählen, die Sie mit

der Durchführung der Aktivität beauftragen möchten. Sie können Ihre Planung auch schrittweise verfeinern und

den Platzhalter zunächst durch Rollen und dann erst durch konkrete Mitarbeiter ersetzen.

Kosten planen

85

So wirkt die Einstellung der Projektberechnung

Sehen wir uns die Wirkung der verschiedenen Optionen am Beispiel an: Die obige Abbildung zeigt: Amy Herold

und Richard Leyken nehmen beide die Rolle des Anforderungsanalytikers ein. Laut Projekt-Template erfordert eine

Aktivität des Typs AM2 Anforderungen für [Kontext] erstellen gerade diese Rolle. Deshalb ordnet in-Step® jeder

neuen Aktivität dieses Typs automatisch diese zwei als Bearbeiter zu.

Für die Berechnung der Plan-Kosten wird hier der Stundensatz herangezogen, der für das Projekt definiert ist. Bei

einem angenommenen Aufwand von 2 Personen-Tagen und einem Einsatz von 8 Stunden pro Tag dauert die Ak-

tivität genau einen Arbeitstag. Für Amy ist im aktuellen Projekt ein Stundensatz von 62,50 Euro, für Richard einer

von 75 Euro vorgesehen. Ein Blick in die Kostenplanung zeigt: Als Plan-Kosten werden 1100 Euro ausgewiesen:

Plan-Kostenberechnung mit zugeordneten Standardbearbeitern

Im Projekt-Template wird angenommen, dass beide Bearbeiter zu 100% ihrer Arbeitszeit – also 8 Stunden pro Tag

– an der Bearbeitung der Aktivität beteiligt sind. Diese Vorgabe können Sie natürlich ändern: Sind beide in einem

geringerem Umfang beteiligt, verlängert das – aufgrund der hier gewählten Berechnungsart Fester Bearbeitereinsa-

tz – automatisch die Dauer. An den Plan-Kosten ändert diese Einstellung nichts, da bei der gewählten Berechnungs-

art der geschätzte Aufwand gleich bleibt. Übrigens öffnet ein Doppelklick in die Spalte Bearbeiter / Einsatz gleich

den Eigenschaften-Dialog der Aktivität mit der Registerkarte Bearbeiter.

Kosten planen

86

Ändern des Bearbeitereinsatzes in der Spalte Arbeit pro Tag

Sie möchten die Dauer lieber konstant halten? Wenn Sie den Einsatzumfang ändern, erscheint am Fuß des Dialogs

ein Icon mit einem “i“. Klicken Sie es an, erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie von der gewählten Berechnungsart

abweichen und anstelle der Dauer den Aufwand anpassen können.

Die Berechnungsart modifizieren

In der nächsten Abbildung sehen Sie, was passiert, wenn Sie mit Entfernen Amy Herold von der Bearbeitung der

Aktivität ausschließen: Die Plan-Kosten steigen auf 1200 Euro an, da Richard Leyken im Projekt mit einem individu-

ellen Stundensatz von 75 Euro berechnet wird:

Kosten planen

87

Die Plan-Kosten werden durch den individuellen Tagessatz der zugeordneten Bearbeiter bestimmt

Wenn Sie bei der Planung einer Aktivität die Option Geplanter Einsatz verwenden, ergeben sich die Plan-Kosten

aus den Voreinstellungen für Rollen im Projekt-Template. Für die Aktivität des Typs Anforderungen an [Kontext] de-

finieren im Projekt-Template ist definiert, dass die Rolle Anforderungsanalytiker für die Berechnung herangezogen

werden sollen. Nehmen wir an, im Projekt-Template ist für diese Rolle ein Stundensatz von 80 Euro vorgegeben.

Dann errechnet in-Step® geplante Kosten in Höhe von 1280 Euro. Der Aufwand bleibt ja nach wie vor bei 2 Per-

sonen-Tagen. Auf der Registerkarte Bearbeiter können Sie wieder die Arbeitszeit pro Tag einstellen. Bei gleichem

Aufwand wird die Dauer einer Aktivität mit weniger Bearbeitereinsatz verlängert – und umgekehrt.

Geplanter Einsatz: Kostenberechnung auf der Grundlage der Rollen, die einer Aktivität dieses Typs im Projekt-Template zugeordnet sind

Kosten planen

88

Bleibt noch die Option Rollen zuzuordnen. Damit können Sie, ohne einen konkreten Mitarbeiter zu bestimmen, ge-

zielt die Rollen festlegen, die bei der Berechnung der Kosten herangezogen werden sollen. In folgender Abbildung

wurden nur die Rollen Anforderungsanalytikers und Entwickler ausgewählt. Als Kosten ergeben sich nun 1160

Euro. Denn im verwendeten Projekt-Template ist die Rolle des Entwicklers mit einem Stundensatz von 65 Euro, die

Rolle des Anforderungsanalytikers mit 80 Euro ausgewiesen.

Planung auf der Basis der Vorgaben für eine Rolle

So passen Sie die Vorgaben der Mitarbeiter an

Sie wollen oder müssen besondere Stundensätze für einige Mitarbeiter veranschlagen? Kein Problem: Unabhängig

von den Vorgaben im Projekt-Template können Sie für jeden Mitarbeiter einen individuellen Stundensatz hinterle-

gen, der für ihn in allen Projekten eines in-Step®-Systems verwendet werden soll. Diese Eingabemöglichkeit finden

Sie auf der Registerkarte Allgemein im Eigenschaften-Dialog eines Projektmitarbeiters.

Kosten planen

89

Die Vorgaben eines Mitarbeiter für alle Projekte innerhalb des in-Step®-Systems ändern

Wollen Sie den Stundensatz nur in einem speziellen Projekt ändern, öffnen Sie im aktuellen Projekt den Eigen-

schaften-Dialog des Projektmitarbeiters im aktuellen Projekt. Auf der Registerkarte Projekt finden Sie das Einga-

befeld für den Stundensatz, so wie in der nachfolgenden Abbildung am Beispiel veranschaulicht. Die Vorgaben im

Eigenschaften-Dialog der Projektmitarbeiter „überschreiben“ die Vorgabe aus dem Template. Die gewünschte

Währung können Sie übrigens mit der Menüfunktion Projekt/Eigenschaften im Hauptmenü von in-Step® system-

weit einstellen. Voreingestellt ist EUR.

Vorgaben für den Mitarbeiter im aktuellen Projekt: Stundensatz und die Rollen, für die der Mitarbeiter immer erste Wahl ist

Neben dem Stundensatz finden Sie auf der Registerkarte Projekt noch die Angabe der Arbeitszeit, mit der der

Mitarbeiter im Projekt zur Verfügung steht. Wichtig ist außerdem die Option Standard. Ihre Bedeutung kennen

Sie schon: Ist eine Rolle eines Mitarbeiters so markiert, dann wird er jeder neuen Aktivität, die diese Rolle benötigt,

automatisch als Bearbeiter zugeordnet.

Kosten planen

90

Nachgefragt

in-Step® lässt doch auch benutzerdefinierte Aktivitäten zu. Da sich solche Aktivitäten nicht auf Aktivitätstypen im

Projekt-Template zurückführen lassen, fehlen ihnen alle Voreinstellungen, oder?

Ja und nein. Aus dem Template können natürlich keine Vorgaben kommen. in-Step® macht für jede Aktivität, die

keinen Typ besitzt, eine Annahme, die Sie jederzeit ändern können: Zur Berechnung der Kosten weist in-Step® be-

nutzerdefinierten Aktivitäten automatisch den Bearbeiter der Vateraktivität zu und errechnet die Kosten anhand

des für diesen Mitarbeiter definierten Stundensatzes. Ist der Vateraktivität kein Bearbeiter zugeordnet, verwendet

in-Step® den Stundensatz des Bearbeiters, der die Aktivität anlegt. Die vorgeschlagene Dauer bzw. der veranschlag-

te Aufwand variieren in Abhängigkeit vom Bearbeitungskontext, Sie müssen sie lediglich noch anpassen.

So berücksichtigen Sie Zusatzkosten

Mit Zusatzkosten im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität sorgen Sie dafür, dass Kosten, die neben der eigent-

lichen Arbeit an der Aktivität anfallen, bei der Budgetplanung berücksichtigt werden. Die Schaltfläche wird aller-

dings erst dann freigegeben, wenn im Projekt Zusatzkostenarten definiert sind. Als Projektadministrator können Sie

das nach dem Aufruf von Projekt/Eigenschaften auf der Registerkarte Kosten erledigen:

Zusatzkosten in die Berechnung aufnehmen

Ein Klick auf die Schaltfläche Zusatzkosten öffnet einen Dialog, in dem Sie festlegen, welche der in Ihrem Pro-

jekt definierten Zusatzkostenarten für die aktuelle Aktivität relevant sind. Im Dialog können Sie gleich die Planung

vornehmen. In Planungs-Sichten werden diese Kosten in der Spalte Zusatzkosten ausgewiesen. Sobald Sie – auf

gleichem Weg – die Ist-Zusatzkosten angeben, wird das in Planungs-Sichten in der Spalte Zusatzkosten Ist aus-

Kosten planen

91

gewiesen. in-Step® meldet sofort die Überschreitung des Budgets, sobald die Summe aus Personal-Kosten bisher

und Zusatzkosten Ist größer als das geplante Budget der Aktivität ist. Ebenso erhalten Sie eine Warnung, wenn die

Summe aus Personal-Kosten Plan und Zusatzkosten Plan das Budget überschreiten würde.

So errechnet in-Step® die Gesamtkosten einer Aktivität

Die tatsächlichen Personal-Kosten für eine Aktivität und das Projekt errechnet in-Step® anhand der eingegebenen

Arbeitszeiten. Hinzu kommen ggf. Zusatzkosten. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Arbeitszeiten erfassen. Die Ge-

samtkosten einer Aktivität werden auf der Registerkarte Kosten im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität angege-

ben.

Budget einplanen

92

Budget einplanen

Legen Sie für Ihr Projekt oder für einzelne Aktivitäten ein Budget fest, hilft in-Step® Ihnen bei der Termin- und Ko-

stenplanung. Das Tool gibt einen Hinweis aus, sobald die kumulierten Plan-Kosten das Budget Ihres Projekts oder

einer Aktivität überschreiten. Dieser Schritt gibt Ihnen im weiteren Verlauf mehr Planungssicherheit, denn in-Step®

warnt Sie z.B. auch dann, wenn die Summe der Kind-Budgets das des Vaters überschreitet.

Das für eine Aktivität oder das Projekt maximal zur Verfügung stehende Budget legen Sie direkt in einer Planungs-

Sicht oder den Eigenschaften auf der Registerkarte Kosten fest. Tragen Sie das Budget für das gesamte Projekt auf

der obersten Aktivität ein.

Das Budget für eine Aktivität in die Planung integrieren

Sind die Planungskosten für eine Aktivität oder das Projekt höher als das zur Verfügung stehende Budget, wird im

Eigenschaften-Dialog die Registerkarte Kosten mit einem Warnsymbol gekennzeichnet. In allen Planungs-Sichten,

in denen das Budget angezeigt wird, signalisieren Ihnen rote Zahlen ein Minus.

Budget einplanen

93

So zeigt in-Step® Ihnen eine Budgetüberschreitung an: Hier überschreiten die geplanten Personalkosten

das zur Verfügung stehende Budget

In den Vergleich zwischen Budget und geplanten Kosten fließen die geplanten Personal-Kosten und die geplanten

Zusatzkosten ein. Sie erhalten genau dann eine Warnung, wenn die Summe aus Personal-Kosten Plan und Zusatz-

kosten Plan das Budget überschreiten würde. in-Step® meldet auch dann eine Überschreitung des Budgets, sobald

die Summe aus Personal-Kosten bisher und Zusatzkosten Ist größer als das geplante Budget der Aktivität ist.

Termine planen

94

Termine planen

Die einfachste Art mit in-Step® Termine zu planen, ist die grafische Planung im Balkendiagramm. Öffnen Sie die

Sicht Terminplanung oder wechseln Sie in einer anderen Planungs-Sicht mit Ansicht/grafische Terminplanung in

den Terminplan.

An der Farbe der Balken erkennen Sie, um was für eine Aktivität es sich handelt:

Hellgelbe Balken zeigen die Dauer einer bereits durchgeführten Aktivität. Sie kann nicht mehr verändert wer- `

den.

Dunkelgelbe Balken sind noch nicht durchgeführte Aktivitäten, deren Dauer und/oder Start- bzw. Enddatum `

noch geändert werden kann.

Hellblaue Balken kennzeichnen Aktivitäten, die Teilaktivitäten besitzen und bereits durchgeführt sind. Ihre Ter- `

mine können nicht mehr geändert werden.

Dunkelblaue Balken visualisieren Aktivitäten, die Teilaktivitäten besitzen und verschoben und/oder in der Größe `

geändert werden können. Die Aktivität ist Fix, d.h. Subaktivitäten werden bei der Projektberechnung ignoriert.

Leuchtend blaue Balken visualisieren einen Meilenstein. `

Rote Balken kennzeichnen eine Aktivität oder einen Meilenstein, deren Einschränkungsdatum nicht eingehal- `

ten werden kann.

Start-, Endtermine und Dauer einer Aktivität können Sie – abhängig vom Zustand – bequem per Maus anpassen:

Verlängern oder verkürzen Sie einen Balken oder verschieben Sie ihn. Beim Verschieben ändern Sie Start- und End-

termin, beim Verlängern oder Verkürzen die Dauer einer Aktivität.

Grafischer Terminplan in in-Step®

Mit dem Zoom-Werkzeug in der Symbolleiste des Terminplans verkleinern oder vergrößern Sie den angezeigten

Ausschnitt. Die Schaltfläche Heute bringt das aktuelle Datum in die Mitte der Terminplanung. Schnell an den

Termine planen

95

Anfang oder das Ende einer Aktivität gelangen Sie mithilfe der entsprechenden Schaltfläche. Was neben den Ter-

minbalken angezeigt werden soll, können Sie selbst bestimmen: Klicken Sie auf Spalten und wählen Sie, welche

Projektdaten angezeigt werden sollen. Links daneben finden Sie eine Schaltfläche zum Ausblenden aller Spalten.

Damit können Sie die Ansicht auf die Terminbalken reduzieren.

Wenn Ihr Projekt noch ganz am Anfang steht....

...und Sie bisher nur Aktivitäten angelegt haben, aber noch keinen Kontrollfluss zwischen den Aktivitäten angelegt,

keine Mitarbeiter zugeordnet und auch keine Aufwandschätzung vorgenommen haben, könnte Ihr Terminplan

zum Beispiel so aussehen:

Terminplan nach dem Anlegen der ersten Hauptaktivitäten

in-Step® wählt für den Planbeginn aller Aktivitäten automatisch das aktuelle Tagesdatum. Solange Sie keine Kon-

trollflüsse definiert haben, bestimmt in-Step® die Plandauer des Projekts nun als die geplante Dauer der längsten

Aktivität, denn zwischen den Aktivitäten ist noch keine zeitliche Reihenfolge definiert: Alle Aktivitäten beginnen

ja am gleichen Tag. Spätestens, wenn Sie den Kontrollfluss zwischen den Aktivitäten definiert haben, verschiebt

in-Step® die Start- und Endtermine auf die von Ihnen vorgegebene Reihenfolge. Dann ändert sich natürlich auch

gleich die Dauer des Projekts.

Kontrollflüsse – also die Vorgänger/Nachfolgerbeziehungen zwischen den Aktivitäten – lassen sich am einfachsten

z.B. per Drag & Drop anlegen: Ziehen Sie einfach eine Aktivität auf den gewünschten Nachfolger. Ein so erzeugter

Kontrollfluss definiert automatisch eine Ende-Anfang-Beziehung.

Sobald Sie diesen Schritt durchgeführt haben, passt in-Step® die Projektplanung an: Mit dem angenommenen Be-

ginn der ersten Phase und dem Vorgabewert für den Aufwand aus dem Projekt-Template bestimmt in-Step® Dauer

und Endtermin der ersten Phase. Daraus ergibt sich der Beginn der direkten Folgephasen. Mit dem Vorgabewert

für den Aufwand kann in-Step® auch für diese Phase wieder Dauer und Endtermin bestimmen und so das gesamte

Projekt durchrechnen. Wenn Sie sich zu diesem Zeitpunkt auf der obersten Aktivität die Plan-Werte Ihres Projekts

Termine planen

96

ansehen, werden Sie feststellen: Die Plan-Dauer und das Plan-Ende sind aufgrund der zeitlichen Aufeinanderfolge

der Phasen jetzt schon sehr viel realistischer als oben.

Terminplan nach dem Anlegen des Kontrollflusses

Sie können den Beginn einer Aktivität natürlich auch explizit festlegen: Verkürzen Sie z.B. den entsprechenden

Balken an seinem Anfang, verschieben Sie den Starttermin nach hinten. Beginn, Ende, Dauer, Aufwand – diese

Größen hängen alle voneinander ab: Mit einem neuen Anfangstermin, ändern sich bei festem Endtermin und un-

veränderter Bearbeiterzuordnung automatisch Dauer, Aufwand und Kosten für die Aktivität.

Alternativ zur grafischen Terminplanung haben Sie die Möglichkeit Ihre Termine direkt im Eigenschaften-Dialog

einer Aktivität zu planen. Auf der Registerkarte Planung können Sie Start- und Endtermin, Dauer, Einschränkung

und die Berechnungsart spezifizieren:

Termine und terminrelevante Daten können Sie auch im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität bearbeiten

Termine planen

97

Die Dauer gibt die Anzahl der Arbeitstage an, die für die Durchführung einer Aktivität geplant sind.

in-Step® bietet Ihnen in einer Dropdown-Liste eine Reihe von Einschränkungen zur Auswahl an. Vorselektiert ist

immer die Einschränkung, die Sie unter Projekt/Eigenschaften auf der Registerkarte Berechnung vorgegeben

haben. Abgesehen von So spät wie möglich und So früh wie möglich benötigen alle Einschränkungen eine

weitere Terminvorgabe. Sobald eine Aktivität beginnt, also in Zustand in Bearbeitung übergeht, sind die Einschrän-

kungen nicht mehr editierbar.

Bei den Projektberechnungen setzt in-Step® Bearbeitereinsatz, Dauer und Aufwand miteinander in Beziehung. Eine

dieser Größen können Sie in der Dropdown-Liste Berechnungsart fixieren. Zur Auswahl stehen Fester Bearbeiter-

einsatz, Feste Dauer oder Fester Aufwand. Ändern Sie dann eine der beiden anderen Größen, berechnet in-Step®

die dritte Größe neu. Wenn Sie also an einer Schraube drehen, dann stellt in-Step® automatisch eine andere nach.

Vorselektiert ist immer die Berechnungsart, die Sie unter Projekt/Eigenschaften auf der Registerkarte Berech-

nungen als Standard-Berechnungsart spezifiziert haben. Wählen Sie für eine Aktivität die Berechnungsart Fester

Aufwand hat eine Änderung des Bearbeitereinsatzes zur Folge, dass sich die Dauer der Aktivität verkürzt oder

verlängert – je nachdem, ob Sie den Bearbeitereinsatz erhöhen oder verringern. Mehr Bearbeitereinsatz hat eine

kürzere Dauer, weniger eine längere Dauer zur Folge. Das schlägt sich natürlich gleich im grafischen Terminplan

nieder. Wenn Sie eine der drei Größen ändern, erscheint am Fuß des Dialogs ein Icon mit einem “i“. Klicken Sie es

an, erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie von der gewählten Berechnungsart abweichen und z. B. bei geändertem

Bearbeitereinsatz anstelle der Dauer den Aufwand anpassen können.

So drucken Sie Ihren Terminplan

Mit einem Klick auf das Druckersymbol in der Symbolleiste des Terminplans bringen Sie Ihr Projekt zu Papier: In

einem Zwischendialog spezifizieren Sie den zu druckenden Zeitraum. Gedruckt werden immer die aktuell sicht-

baren Aktivitäten. Wollen Sie alle Aktivitäten ihres Projekts ausgeben, expandieren Sie vorher den Treeview mit der

Taste „*“ auf dem Ziffernblock Ihrer Tastatur.

Den Terminplan für einen bestimmten Zeitraum drucken

Termine planen

98

So wirkt sich der Zustand einer Aktivität auf die Terminplanung aus

Wenn eine Aktivität in den Zustand ` durchgeführt übergeht – also beendet wird –, ersetzt in-Step® die geplante

durch die tatsächliche Dauer.

Sobald eine Aktivität begonnen wird, also vom Zustand ` bereit in den Zustand in Bearbeitung wechselt, ersetzt

in-Step® den geplanten Beginn durch das tatsächliche Beginndatum. Der Beginn ist danach nicht mehr editier-

bar.

Arbeitszeiten erfassen

99


in-Step® gibt Ihnen jederzeit einen Überblick über die tatsächlichen Kosten Ihres Projekts: Die integrierte – multipro-

jektfähige – Zeiterfassung macht es möglich: Sobald ein Projektmitarbeiter die aufgewendete Zeit für eine Aktivität

in in-Step® eingibt, errechnet das Tool die angefallenen Kosten anhand des jeweiligen Stundensatzes und der ge-

leisteten Arbeitsstunden. Tagesaktuell zeigt Ihnen das Werkzeug so, welche Aufwände und Kosten – im Vergleich

zum Plan – entstanden sind. Überschreiten die tatsächlichen Kosten die geplanten Kosten oder Ihr Budget, schlägt

in-Step® Alarm.

So konfigurieren Sie die Zeiterfassung für Ihr Team

Als Administrator geben Sie vor, wie das Team seine Arbeitszeiten eingibt, und welche Zeitenarten berücksichti-

gt werden sollen: Alle Vorgaben treffen Sie nach dem Aufruf von Projekt/Eigenschaften auf der Registerkarte

Arbeitszeit. Dort können Sie die Arbeitsstunden pro Tag und die Art der Zeiterfassung festlegen. Standardmäßig

geben die Teammitglieder nur die Gesamtaufwände für eine Aktivität ein, d.h. Arbeitszeit ohne Berücksichtigung

der Uhrzeit. Diese Vorgabe ändern Sie in der Dropdown-Liste Zeiterfassung.

Vorgaben für die Zeiterfassung treffen

Damit nicht Zeiten auf Aktivitäten gebucht werden, die gar nicht explizit für diese angefallen sind, definieren Sie

Zeitenarten, wie Schulung, Verwaltung etc. Jedes Teammitglied kann dann dafür Arbeitszeit eingeben, wenn Sie

unter Erfassbare Zeiten die Option Zeiten für Aktivitäten und vordefinierte Zeitenarten selektieren. Soll das

Team auch die Möglichkeit haben, selbst Zeitenarten zu definieren, wählen Sie die Option Zeiten für Aktivitäten,

vordefinierte und benutzerdefinierte Zeiten.

Die angefallenen Kosten, die aus den eingegebenen Arbeitszeiten von vor- und benutzerdefinierten Zeiten resultie-

ren, werden den Projektkosten, also der obersten Aktivität zugeschlagen und in einer Planungs-Sicht unter Perso-

nal-Kosten Ist kumuliert.


100

Unter Spalten können Sie die Ansicht der in-Step Zeiterfassung bedarfsgerecht konfigurieren. Ein Klick auf die

... öffnet einen Dialog, in dem Sie die Spalten auswählen können, die beim Erfassen der Arbeitszeiten ein- bzw.

ausgeblendet werden. Hier werden neben mehreren Standardspalten auch alle im System definierten Eigenschaf-

tenstypen für Aktivitäten – Kategorie „ACTIVITY“ – zur Auswahl angeboten.

Bei Bedarf können Sie hier auch eine Zeitspanne festlegen, innerhalb der Arbeitszeiten maximal rückwirkend erfasst

werden dürfen.

So geben die Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten ein

Jeder Mitarbeiter kann Arbeitszeiten entsprechend den Projektvorgaben für die von ihm bearbeiteten Aktivitäten

und für vordefinierte und benutzerdefinierte Zeiten eingeben. Da in-Step® die Projektaktivitäten und die daran be-

teiligten Mitarbeiter „kennt“, kann es jedem Projektbeteiligten ein genau für ihn ausgelegtes Formular zur Eingabe

der Arbeitszeiten anbieten. Die Arbeitszeit für eine einzelne Aktivität und ihrer Subaktivitäten wird direkt über das

jeweilige Kontextmenü gestartet: Arbeitszeit erfassen öffnet die Zeiterfassung mit den dem aktuellen Nutzer als

Bearbeiter zugeordneten Aktivitäten.

Zeiterfassung für eine Aktivität und ihre Teilaktivitäten

Alle bearbeiteten Aktivitäten im aktuellen Projekt liefert die Zeiterfassung nach dem Start aus dem Hauptfenster

mit Projekt/Zeiterfassung. Nach dem Aufruf werden alle Aktivitäten der aktuellen Kalenderwoche, die sich im

Zustand in Bearbeitung befinden und denen der angemeldete Benutzer als Bearbeiter zugewiesen ist, angezeigt.

Eventuell werden auch bereits erfasste vor- und benutzerdefinierte Zeitarten aufgelistet. Sie erkennen sie auf einen

Blick am kursiven Schriftschnitt. Sollen solche Zeiten buchbar sein, müssen Sie als Projektadministrator über Pro‑

jekt/Eigenschaften auf der Registerkarte Arbeitszeit unter Erfassbare Zeiten die gewünschte

Option selektieren.


101

Rufen Sie die Zeiterfassung über das Kontextmenü einer Aktivität, wird unter Weitere erfasste Zeiten die Summe al-

ler Arbeitszeiten aufgeführt, die Sie im betrachteten Zeitraum für andere Aktivitäten im Projekt eingegeben haben.

Kalendertage, deren Zeit editierbar ist, sind grün hinterlegt. Mit den Pfeiltasten verschieben Sie den betrachten

Zeitraum wochenweise. Ein Klick auf Heute bringt Sie schnell wieder zurück zur aktuellen Woche. Der aktuelle Tag

ist blau hervorgehoben. Mit Eintrag entfernen setzen Sie die eingegebene Zeit wieder auf Null. Ist eine Aktivität,

der Sie als Bearbeiter zugeordnet sind, noch im Zustand „bereit“, zeigt in-Step® Ihnen das mit einer gelb hinter-

legten Tabellenzelle an.

Die Zeiterfassung ist standardmäßig so konfiguriert, dass die Arbeitszeit nur mit Gesamtaufwänden erfasst wird.

Behalten Sie diese Einstellung, kann die Arbeitszeit direkt – in den grün hinterlegten – Tabellenzellen editiert wer-

den. Ansonsten öffnet ein Doppelklick den Dialog Arbeitszeit erfassen. Je nach Projektvorgaben (s.o.) können

Sie dort Ihre Arbeitszeit mit Beginn und Ende oder nur als Gesamtaufwand eingeben. Außerdem können Sie – falls

erlaubt – vordefinierte Zeitenarten mit Arbeitszeit belegen, und/oder selbst benutzerdefinierte Zeitenarten anlegen.

Für die schnelle Anpassung der Projektplanung spielt die Spalte Rest eine wichtige Rolle: Hier kann der Bearbeiter

einer Aktivität seine Einschätzung über die voraussichtlich noch zu investierende Arbeitszeit abgeben. Seine Schät-

zung wird automatisch angepasst, wenn er neue Arbeitszeiten erfasst. Unter Berücksichtigung des aktuellen Wer-

tes errechnet in-Step® den geschätzten Aufwand und warnt Sie, falls dieser den bisher geplanten Aufwand über-

steigt. Im Kontextmenü der Aktivität können Sie den geschätzten Aufwand dann als Plan-Aufwand übernehmen.

Lesen Sie mehr darüber im Kapitel Aufwand planen.

Standardmäßig können Arbeitszeiten zwischen Ist-Beginn und Ist-Ende einer Aktivität eingegeben werden. Als Pro-

jektleiter können Sie jedoch dafür sorgen, dass darüber hinaus Zeiten gebucht werden können: Rufen Sie den Ei-

genschaften-Dialog der Aktivität auf. Auf der Registerkarte Allgemein können Sie mit der Schaltfläche Aktuelle

Daten Beginn und Ende der Aktivität editieren und damit den Zeitraum vergrößern für den Arbeitszeiten erfasst

werden können.

So werden vor- und benutzerdefinierte Zeiten erfasst

Vor- und benutzerdefinierte Zeiten, die bisher nicht in der Zeiterfassung aufgeführt werden, geben Sie folgender-

maßen ein: Markieren Sie in der in-Step®-Zeiterfassung das Projekt und klicken Sie anschließend auf Neu. Im Dialog

Arbeitszeit erfassen können Sie – wenn die Projektvorgaben (s.o.) das zulassen – Zeitenarten neu eingeben oder

eine der vordefinierten aus der Dropdown-Liste Art auswählen. Wählen Sie unter Datum den Tag, für den Sie wei-

tere Zeiten eingeben wollen. Nach der Eingabe einer Zeit und einem Klick auf OK wird die Zeitenart in die Zeiter-

fassung aufgenommen.


102

Eine benutzerdefinierte Zeitenart in die Zeiterfassung aufnehmen

So erfassen Sie Arbeitszeiten für mehrere Projekte

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter in mehreren Projekten tätig ist, kann die Zeiterfassung auch unabhängig von

in-Step® aus der Programmgruppe von in-Step® gestartet werden und gleichzeitig Arbeitszeiten für mehrere Pro-

jekte erfasst werden. Rufen Sie in der Windows-Programmgruppe microTOOL in‑Step/in‑Step Zeiterfassung

auf. Das Fenster zum Erfassen von Arbeitszeiten mit in-Step® wird geöffnet. Klicken Sie in seiner Symbolleiste auf

die Schaltfläche Projekte. Im Folgedialog können Sie mit Hinzufügen Projekte in die Zeiterfassung übernehmen.

Um Arbeitszeiten für Aktivitäten aus verschiedenen Projekten eines Systems gemeinsam zu erfassen, markieren Sie

einfach im Dialog Projekt auswählen die Option Alle eigenen Projekte im System. Löschen Sie Projekte, indem

Sie die Schaltfläche Entfernen klicken. Nach der Projektauswahl öffnet in-Step® die Zeiterfassung mit den ausge-

wählten Projekten.

Zeiterfassung für mehrere Projekte


103

So werten Sie Arbeitszeiten aus

Wo kommt der Aufwand her, der im Projekt oder auch in einer einzelnen Aktivität steckt? – Als Projektleiter mit

Administratorrechten können Sie die Arbeitszeiten, die die Mitarbeiter erbracht haben, im Detail auswerten. Pro

Aktivität werden Ihnen die Arbeitszeiten nach den Mitarbeitern aufgeschlüsselt. Öffnen Sie die Zeiterfassung mit

dem Befehl Arbeitszeiten ansehen im Kontextmenü einer Aktivität oder des Projekts. Damit können Sie nicht nur

die Arbeitszeiten auswerten, sondern auch neue Bearbeiter in die Zeiterfassung aufnehmen und die Arbeitszeit der

Mitarbeiter editieren.

Die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter ansehen

Ressourcen optimieren

104


in-Step® bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Planung schrittweise zu konkretisieren: Zu Beginn eines Projekts kalku-

lieren Sie z. B. den geplanten Einsatz rollen- und mitarbeiterunabhängig mit Hilfe der Option Geplanter Einsatz.

Diesen Platzhalter ersetzen Sie später durch geeignete Rollen. Steht Ihr Team, genügt ein Mausklick, um die Rollen

mit Mitarbeitern zu besetzen oder einen zugeordneten Mitarbeiter durch einen anderen zu ersetzen. Die passenden

Befehle finden Sie in den Teamplanungssichten im Kontextmenü der Bearbeiter und Aktivitäten. Sie können die

Planungssichten auch so konfigurieren, dass aktuelle Ressourcenbelegung und verfügbare Teammitglieder in einem

Fenster angezeigt werden. Bearbeiter können dann einer Aktivität besonders einfach zugewiesen werden, nämlich

per Drag & Drop.

Bevor Sie einer Aktivität konkrete Mitarbeiter zuordnen, lohnt sich ein Blick in die Teamplanungssichten von

in-Step®: Wie die aktuelle Auslastung eines Mitarbeiters an einem bestimmten Arbeitstag ist, erkennen Sie hier

leicht an den Farben der Tabellenzellen:

An einer hellgrünen Markierung stellen Sie fest, dass Kapazitäten frei sind: Der Mitarbeiter ist in keine Projek- `

taktivität eingebunden.

Grün signalisiert Ihnen, dass hier noch Spielraum besteht. Der Mitarbeitereinsatz beträgt maximal 80%. `

Gelbe Markierungen zeigen einen Einsatz zwischen 80 und 100% an. `

Sobald die Auslastung eines Mitarbeiters über 100% liegt, visualisiert ` in-Step® dies mit einer roten Markierung.

Die vordefinierten Farben können Sie – genau wie der Prozentangaben, die sie kennzeichnen – in den Eigen-

schaften der betreffenden Planungssicht bedarfsgerecht anpassen.

in-Step zeigt standardmäßig den Bearbeitereinsatz pro Tag und Aktivität in Stunden an. Sie haben aber jederzeit

die Möglichkeit, zwischen der Anzeige mit Stunden pro Tag und Balken, die die Dauer der Aktivität visualisieren,

umzuschalten. Beide Optionen werden in der Symbolleiste der Ressourcenplanung unter Ansicht angeboten. Dazu

gleich noch ein Tipp: Haben Sie die Balkenansicht stark verkleinert? Wie viele Stunden ein Mitarbeiter genau ein-

geplant ist, erfahren Sie hier, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Markierung des Mitarbeiters

fahren.

Teamplanung in in-Step®


105

Bei der Ressourcenplanung können Sie optional Start-, Enddatum und Dauer Ihrer Aktivitäten einblenden. Kli-

cken Sie in der Symbolleiste auf Spalten und wählen Sie, welche Daten in-Step® anzeigen soll. Verwenden Sie die

Schaltfläche Speichern, um Ihre Konfiguration zu sichern. Mit dem Zoom-Werkzeug in der Symbolleiste können

Sie den dargestellten Kalenderausschnitt verkleinern oder vergrößern. Die Ressourcenbelegung welcher Mitarbeiter

angezeigt werden soll, legen Sie über die Schaltfläche Bearbeiter fest. Die Schaltfläche Heute bringt das aktuelle

Datum in die Mitte der Terminplanung. Schnell an den Anfang oder das Ende einer Aktivität gelangen Sie mithilfe

der entsprechenden Schaltfläche.

Beachten Sie bitte: Ist ein Teammitglied auf mehreren Ebenen eines Teilastes der Aktivitätenhierarchie als Bearbei-

ter zugewiesen, zeigt in-Step® immer die unterste Aktivität an. Nur wenn eine Vateraktivität fixiert ist, wird in der

Teamplanung diese Aktivität angezeigt.

So ändern Sie die Ressourcenbelegung

Drohende Engpässe erkennen Sie in den Teamplanungssichten genau so schnell, wie frei werdende Kapazitäten.

Signalisiert in-Step® Ihnen, – wie im Bild oben – ein Ressourcenproblem, lösen eine Änderung des Bearbeitereinsa-

tzes oder die Zuordnung eines anderen Bearbeiters das Problem. Die Mitarbeiterzuordnung und den Bearbeiterein-

satz einer Aktivität ändern Sie mit dem Kontextmenübefehl oder der Schaltfläche Eigenschaften. Im Folgedialog

können Sie auf der Registerkarte Bearbeiter Zuordnung und Bearbeitereinsatzes editieren. Start-, Endtermin und

Dauer ändern Sie auf der Registerkarte Planung.

Sie können den Bearbeitereinsatz auch direkt in der Planungssicht ändern: Start-, Endtermine und Dauer einer Ak-

tivität können Sie - abhängig vom Zustand der Aktivität - per Maus anpassen. Optimieren Sie die Ressourcenbele-

gung, indem Sie in die Balkenansicht wechseln und die Balken verlängern, verkürzen oder verschieben. Sie können

den Bearbeitereinsatz auch stundengenau planen: Der für einen Mitarbeiter geplante Einsatz in Stunden wird pro

Tag und Aktivität angezeigt. Vergrößern Sie die ggf. die Ansicht mit dem Zoom-Werkezug in der Symbolleiste des

Fensters. Nach einem Doppelklick in eine Zelle können Sie den Einsatzumfang direkt editieren.

Die Bearbeiterzuordnung können Sie alternativ auch per Drag & Drop konkretisieren: Ziehen Sie den gewünschten

Mitarbeiter aus der Team-Sicht auf den Platzhalter Geplanter Einsatz, eine Rolle oder einen bereits zugeordneten

Mitarbeiter in der Sicht Teamplanung (Aktivitäten). Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie festlegen können,

dass der Mitarbeiter die aktuell zugeordnete Ressource ersetzen bzw. als Bearbeiter hinzugefügt werden soll. Die

Sicht Teameinsatz planen ist gleich so konfiguriert, dass Ressourcenbelegung und Teammitglieder in einem Fenster

angezeigt werden, so geht die Einsatzplanung besonders schnell. Wie Sie die vordefinierten Sichten anpassen und

eigene Sichten definieren ist im Abschnitt in-Step-Arbeitsplatz einrichten beschrieben.

Projektreporting

106

Projektreporting

Es ist eine der zentralen Aufgaben des Projektmanagements, frühzeitig zu erkennen, wenn etwas schief zu gehen

droht. in-Step® hilft Ihnen als Projektleiter dabei, indem es zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Zustände aller Akti-

vitäten und Produkte zeigt. So erkennen Sie genau, wie weit Ihr Projekt fortgeschritten ist. Das allein reicht aber

noch nicht aus: Als Projektleiter benötigen Sie auch quantitative Angaben darüber, wo Ihr Projekt tatsächlich steht.

Was hat uns denn die Definition der Anforderungen bis jetzt gekostet? Welche Anforderungen sind bereits imple-

mentiert? Wie lange hat der Systemtest bis jetzt gedauert? – Solche Informationen brauchen Sie, wenn Sie beurtei-

len wollen, wo das Projekt gut läuft und wo kritische Situationen entstehen. Aber können Sie Fragen wie diese für

Ihre Projekte auf Anhieb beantworten? in-Step® hilft Ihnen bei der Beantwortung all dieser Fragen: Ein Mausklick

genügt.

Durch die Definition bedarfsgerechter Projektauswertungen eröffnet Ihnen in-Step® die Chance, Probleme rechtzei-

tig zu erkennen und bei Bedarf steuernd einzugreifen. Und dass regelmäßige Reviews und Kontrollen mit in-Step®

wirklich einfach und schnell zu realisieren sind, zeigen wir Ihnen hier:

Projekt auswerten `

Eigene Auswertungen erstellen `

Projekt auswerten

107

Projekt auswerten

in-Step® bringt zahlreiche vordefinierte Auswertungen mit, die Ihnen bei der Planung und Kontrolle Ihrer Projekte

helfen, aber auch Informationen über das eingesetzte Prozessmodell liefern. Formal ist eine Auswertung nichts

anderes als eine definierte Sicht auf das Projekt.

Um sich einen Überblick über die Auswertungen zu verschaffen, die ein Prozessmodell mitbringt, wählen Sie im

Hauptmenü Projekt/Sichten. in-Step® öffnet dann das Fenster der verfügbaren Auswertungen. Wenn Sie eine

Projektsicht in der Liste markieren und in der Symbolleiste des Fensters auf Sicht klicken, werden Ihnen alle Aus-

gabeoptionen angeboten, die im speziellen Fall verfügbar sind. In den meisten Fällen haben Sie die Wahl zwischen

der direkten Bildschirmdarstellung, einem MS Word Dokument, einer HTML- oder XML-Datei oder einer MS Excel

Tabelle bzw. einem MS Excel Chart.

Was möchten Sie wissen? in-Step® bringt zahlreiche vorbereitete Auswertungen mit und bereitet sie entsprechend auf.

Wenn Sie in-Step® bereits in Ihren Projekten einsetzen, haben Sie schon praktische Erfahrungen mit den Auswer-

tungsmöglichkeiten gemacht. Projektsichten stellen nämlich nicht nur differenzierte Informationen über ein Projekt

bereit, sie sorgen auch für einfache und übersichtliche Arbeitsabläufe. Sichten, die Sie in einem Projekt häufig

benötigen, finden Sie – genau auf Ihre Rolle im Projekt zugeschnitten – bei der Arbeit mit in-Step® gleich in der

in-Step®-Leiste. Ein Mausklick auf das Symbol öffnet für die gewünschte Sicht ein neues Fenster, in dem die ange-

forderten Informationen angezeigt und bearbeitet werden können. Wie Sie den Inhalt der Leiste optimal an Ihre

Aufgaben anpassen können, beschreibt der Abschnitt in-Step-Arbeitsplatz einrichten.

Projekt auswerten

108

Doch wie bereiten Sie die Ergebnisse am besten für eine Präsentation oder einen Review auf? Wie Sie den aktuellen

Projektstand zu Papier bringen, ist schnell erklärt.

Übrigens: Auch unter MS Word haben Sie Zugriff auf alle Auswertungen, die das Format von MS Word unterstüt-

zen – dafür sorgt der in-Step® Word-Publisher. Wie Sie ihn verwenden, beschreibt der Abschnitt Ein starkes Team:

in-Step® und MS Word.

Auswertung starten

Um eine Auswertung vorzunehmen, wählen Sie die gewünschte Darstellungsform im Menü aus:

Eine Auswertung starten

Wenn Sie sich für eine Darstellung mithilfe eines anderen Werkzeugs entscheiden, wie hier mit MS Excel, dann

startet in-Step® das Fremdwerkzeug und das Ergebnis der Auswertung sehen Sie sofort auf Ihrem Bildschirm.

Projekt auswerten

109

Die Auswertung Zustandsverteilung aller Produkte in der MS Excel Darstellung

In der Liste der vorhandenen Projektsichten finden Sie gerade die Auswertung, die Sie benötigen, nicht? Dann ma-

chen Sie sich Ihre Auswertung einfach selbst. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Eigene Auswertungen erstellen

110


Inhalt und Umfang einer Auswertung bestimmen Sie selbst, einfach indem Sie eine neue Sicht anlegen oder die

Eigenschaften einer vordefinierten Sicht bedarfsgerecht anpassen. Auf alle Auswertungen, die das Format von MS

Word unterstützen, haben Sie auch direkt bei der Bearbeitung Ihrer unter in-Step® versionierten Worddokumente

Zugriff.

Und so legen Sie eine neue Auswertung an: Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu.

Neue Auswertung anlegen

in-Step® öffnet ein Dialogfeld mit mehreren Registerkarten. Vergeben Sie zunächst einen Namen für die neue Pro-

jektsicht. Unsere Beispielauswertung in nachfolgender Abbildung soll alle durchgeführten Aktivitäten des Projekts

ausweisen – und genau so heißt sie denn auch. Auf der Registerkarte Allgemein bestimmen Sie unter Auswer-

tung zuerst, was Sie auswerten wollen. In unserem Beispiel sind es die Aktivitäten des aktuellen Projekts. Legen

Sie dann unter Einstellungen fest, welche Elemente die Auswertung zeigen soll und in welcher Form – hierar-

chisch oder als Liste – dies geschehen soll. In unserem Beispiel sollen alle Aktivitäten, die den Auswertungskriterien

genügen, hierarchisch dargestellt werden. Die Auswertung soll pro Aktivität Name, Zustand, Bearbeiter und Typ

enthalten. Editierbare Bereiche sind farblich gekennzeichnet und unterstrichen. Klicken Sie auf die unterstrichenen

Bereiche, um die Einstellungen zu bearbeiten.


111

Die Registerkarte Allgemein

Wenn Sie Administrator-Rechte besitzen, können Sie beim Anlegen einer neuen Sicht außerdem noch festlegen, ob

alle Projektmitglieder oder nur Sie selbst Zugriff auf diese Sicht haben sollen, indem Sie das Kontrollkästchen Für

alle Mitarbeiter des Projekts sichtbar markieren bzw. seine Markierung zurücksetzen.

Die Auswertungskriterien werden auf der Registerkarte Filter „zusammengeklickt“. In unserem Beispiel sollen die

Aktivitäten anhand ihrer Zustände ausgewertet werden. Deshalb wird der Filter Aktivitäten nach Zustand im oberen

Feld der Registerkarte gewählt. Die Einschränkung auf den Zustand durchgeführt wird im unteren Feld der Regi-

sterkarte vorgenommen. Fertig.


112

Die Registerkarte Filterbedingungen

Möchten Sie in der Bildschirmdarstellung auf die üblichen Kontextmenübefehle für Aktivitäten zugreifen? Dann

Sie müssen Sie auch noch den Command Server, der diese Befehle bereitstellt, auf der Registerkarte Menüpunkte

markieren.

Die Registerkarte Menüpunkte


113

Und was kommt dabei heraus, wenn das laufende Projekt nach diesen Kriterien ausgewertet wird? Das Ergebnis in

seiner Bildschirmdarstellung sehen Sie hier:

Das Ergebnis der Auswertung

Wenn Sie mit dem Ergebnis einmal nicht zufrieden sind, können Sie jederzeit Änderungen vornehmen: Markieren

Sie einfach die betreffende Sicht und wählen Sie Eigenschaften.

Dokumentieren leicht gemacht

114

Dokumentieren leicht gemacht

In den Projekt-Templates von in-Step® ist im Detail geregelt, welche Produkte im Verlauf eines Projekts entstehen

sollen und wie sie strukturiert sein müssen. Dementsprechend finden Sie unter in-Step® für jedes Produkt ein pas-

sendes Produktmuster – und zwar im Vorlagenverzeichnis Ihres Projekts. Neben XML-Bildschirmformularen für das

Anforderungs- und Risikomanagement mit in-Step® handelt es sich dabei mit wenigen Ausnahmen durchweg um

Word-Dokumente. Das Layout dieser Vorlagen wird durch die mitgelieferten Dokumentvorlagen is_CoreProcess.

dot, is_VMXT.dot, is_PRINCE.dot bzw. actiF_agil.dot bestimmt – je nachdem, welche in-Step® Edition Sie in Ihrem

Projekt einsetzen. Außerdem stellen diese Dokumentvorlagen über eine eigene Symbolleiste eine Reihe hilfreicher

Funktionen bereit: Sie können z.B. die zu allen Produktvorlagen hinterlegten erläuternden Kommentare ein- bzw.

ausblenden, den Inhalt eines anderen Dokuments einfügen oder mit in‑Step Reporting differenzierte Auswer-

tungen Ihres Projekts vornehmen und einfach an der Cursorposition einfügen. Das Layout von Projektauswer-

tungen in MS Word wird durch eine separate Vorlage, die Dokumentvorlage inStep20.dot, bestimmt.

Darüber hinaus bringt in-Step® noch die Vorlage inStep20_Toolbar.dot mit, die dafür sorgt, dass Sie auch bei der

Arbeit mit MS Word so einfach wie möglich auf die KM-Funktionen von in-Step® zugreifen können. Diese Vorlage

wird als Add-In unter MS Word eingebunden und steht Ihnen damit bei der Bearbeitung Ihrer unter in-Step® versio-

nierten Dokumente ständig zur Verfügung.

Hier erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit von in-Step® und MS Word:

Ein starkes Team: ` in-Step® und MS Word

Versionsmanagement mit MS Word `

Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern `

Eigene Vorlagen erstellen `

Aber gerade bei der Dokumentation geht die Unterstützung durch in-Step® weit über das hinaus, was eine Text-

verarbeitung zu bieten hat. Spezielle Plug-Ins sorgen direkt unter in-Step® für einfaches und gutes Gelingen Ihrer

Dokumente. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt in-Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation.

Ein starkes Team: in-Step® und MS Word

115


Wenn Sie ein Produkt anlegen bzw. bearbeiten, das auf eines der mitgelieferten Projekt-Templates zurückgeht,

erhalten Sie nicht einfach ein leeres Fenster, das den Namen Ihres Produkts trägt. Nein, in-Step® bringt für jeden

Produkttypen ein vorbereitetes Produktmuster – wir sprechen einfach von einer Vorlage – mit. Wie Sie das Layout

der Vorlagen anpassen, erläutert der Abschnitt Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern, hier geht es jetzt

erst einmal darum, was Sie von den mitgelieferten Vorlagen erwarten können.

Vorlagen sind leere, bereits vorstrukturierte Dateien. Sie müssen also nicht in jedem Projekt immer wieder neu fest-

legen, wie Risiken, Anforderungen, Testfälle usw. beschrieben werden sollen. Die Stellen einer Vorlage, an der Ihre

Texteingabe erwartet wird, sind mit dem Text „[Hier klicken und Text eingeben]“ gekennzeichnet. Sie können diese

Eingabeaufforderung einfach überschreiben. Zahlreiche Kommentare helfen Ihnen bei der Bearbeitung der Doku-

mente.

Durch die mit allen Vorlagen verbundene Dokumentvorlage – je nach eingesetzter in-Step® Edition ist dies: is_Core-

Process.dot, is_VMXT.dot, is_PRINCE.dot bzw. actiF_agil.dot – sorgt in-Step® nicht nur für ein einheitliches Layout

der mit MS Word bearbeiteten Produkte. Jede Dokumentvorlage bringt außerdem eine Reihe von Makros mit, die

das Dokumentieren mit MS Word besonders einfach machen. Keine Sorge, Sie müssen kein Makro-Programmierer

sein, um diese Funktionen zu nutzen, denn die Vorlage stellt alle Makros über eine eigene Symbolleiste bereit.

Dokumentieren mit MS Word – die in-Step®-Symbolleiste

in-Step® Reporting

Wenn Sie bereits mit in-Step® gearbeitet haben, haben Sie sicherlich auch schon die eine oder andere Auswertung

verwendet. Vielleicht haben Sie sogar schon eigene Auswertungen „zusammengeklickt“. Falls Sie noch nichts über

Auswertungen wissen, schauen Sie doch einmal in den Abschnitt Projektreporting hinein. Hier nur soviel: in-Step®

bietet Ihnen mit der Definition benutzerdefinierter Sichten eine einfach und sehr flexible Möglichkeit auf alle Ergeb-

nisse, die zu einem oder auch mehreren Projekten gehören, zuzugreifen. Auch bei der Arbeit mit MS Word müssen

Sie nicht auf die gewohnte Informationsfülle verzichten: Die Funktion in‑Step Reporting erlaubt den Zugriff auf

alle Auswertungen, die das Format von MS Word unterstützen, direkt beim Erstellen der Dokumentation.


116

Aus dem Vollen schöpfen – in-Step® Reporting

Wählen Sie in der Dropdown-Liste, was Sie in das aktuelle Word-Dokument generieren wollen: Sie können Sichten,

Word-Dateien oder in-Step-Formulare (z.B. Arbeitsaufträge) auswerten. Mit Start stoßen Sie die markierte Aus-

wertung an. Ihr Ergebnis wird – in der Regel in Form einer strukturierten Tabelle – an der aktuellen Cursorposition

eingefügt.

Bei der Auswertung von Sichten können Sie festlegen, dass an den Anfang einer Tabelle Überschriften generiert

werden sollen. Auch wenn Sie im Moment nur sicherstellen möchten, dass an einer Stelle später eine bestimmte

Auswertung erfolgt, lässt sich das leicht realisieren: Markieren Sie in diesem Fall die Option Schaltfläche erzeu-

gen. An der Cursorposition wird dann ein MacroButton-Feld für die gewählte Sicht eingefügt. Bei der nächsten

Bearbeitung genügt ein Doppelklick in dieses Feld, und das Ergebnis der Auswertung wird eingefügt. Auch der

nächste Bearbeiter ist gleich im Bilde: Die Felder werden automatisch mit dem Namen der Projektsicht beschriftet.

Kommentare aus-/einblenden

Alle Produktvorlagen, die in-Step® mitbringt, sind mit Kommentaren ausgestattet. Sie erleichtern Ihnen die Arbeit,

indem sie vorgeben, was an dieser Stelle beschrieben werden soll. Beim Vorgehen nach einem definierten Prozess

wie dem V-Modell XT wird in den Kommentaren der Originalwortlaut des eingesetzten Prozessmodells zitiert.

So sehr sie beim Erstellen eines Produkts helfen, im fertigen Dokument, stören die vielen Kommentare. Sie können

sie deshalb jederzeit aus- und wieder einblenden. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Kommentare ausblenden

bzw. Kommentare einblenden genügt. Die Kommentare werden übrigens nicht gelöscht, lediglich unsichtbar

gemacht. Falls Sie eigene Kommentare hinzufügen, geben Sie ihnen einfach das Absatzformat Kommentar, und Sie

können diese Funktionalität nutzen.

Teilprodukte einfügen

In Ihrem Projekt sollen Dokumente arbeitsteilig bearbeitet werden? Zerlegen Sie das Dokument in seine Teile und

legen Sie für die Teilprodukte jeweils eine eigene Vorlage an. Nur so kann sichergestellt werden, dass mehrere Be-

arbeiter parallel an einem komplexen Produkt arbeiten können. Die einzelnen Teile können Sie unter in-Step® – wie

im Abschnitt in-Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation beschrieben – über das Kontextmenü des


117

Hauptprodukts mit Word‑Dokumente zusammenführen integrieren oder mit Teilprodukte einfügen manuell

zusammenführen. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet den Dateiauswahldialog. Fügen Sie die gewünschten Doku-

mente nach und nach ein und aktualisieren Sie ggf. abschließend das Inhaltsverzeichnis. Wie das geht, erfahren Sie

etwas weiter unten.

Sie können mit Teilprodukte einfügen natürlich den Inhalt jedes beliebigen Dokuments an der aktuellen Cursor-

position einfügen. Berücksichtigen Sie aber bitte stets, dass spätere Änderungen an den eingefügten Dokumenten

nicht nachgezogen werden.

Abbildungs- und Inhaltsverzeichnis erstellen bzw. aktualisieren

In einigen Produktvorlagen finden Sie vorbereitete Funktionen für das Erzeugen von Inhalts- und Abbildungsver-

zeichnissen.

Um ein Abbildungsverzeichnis zu erstellen, stellt die mit dem Dokument verbundene Dokumentvorlage ein Makro

bereit, das automatisch ausgeführt wird, wenn Sie der Aufforderung: „[Hier doppelklicken, um ein Abbildungsver-

zeichnis zu erstellen]“ folgen.

Berücksichtigen Sie bitte, dass Sie erst dann ein Abbildungsverzeichnis erstellen können, wenn Ihr Dokument auch

Abbildungen mit Bildunterschriften (und zwar im Absatzformat „Beschriftung“) enthält.

Um das Abbildungsverzeichnis später zu aktualisieren, stellen Sie einfach den Cursor in den Text und drücken F9.

Einige Vorlagen enthalten außerdem ein Inhaltsverzeichnis. Zum Aktualisieren verwenden Sie auch hier F9. Sie kön-

nen anschließend festlegen, ob Sie lediglich die Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis aktualisieren möchten.

Versionsmanagement mit MS Word

118


Über ein spezielles Add-In, die Dokumentvorlage inStep20_Toolbar.dot, stellt in-Step® sicher, dass Sie auch direkt in

MS Word auf alle KM-Funktionen von in-Step® wie Ausleihen, Zurückgeben, Historie anzeigen usw. zugreifen

können.

Versionsmanagement unter MS Word – diese Symbolleiste macht es möglich

Immer, wenn Sie ein Produkt, das unter in-Step® versioniert wird, bearbeiten, öffnet sich diese Symbolleiste auto-

matisch. Neben den Standard-KM-Funktionen Ausleihen, Zurückgeben und Ausleihen Rückgängig können Sie

Versionen vergleichen, die Produkthistorie abrufen oder einfach Informationen über den aktuellen Status des Pro-

dukts abrufen. Das alles geht natürlich nur dann, wenn Sie auch über die erforderlichen Bearbeitungsrechte unter

in-Step® verfügen.

Außerdem übergibt in-Step® beim Öffnen und Ausleihen eines Word-Dokuments automatisch Informationen über

das Produkt an MS Word – wie z.B. seinen aktuellen Zustand oder den Namen des Bearbeiters – und legt sie in so

genannten benutzerdefinierten Dateieigenschaften ab. Diese Eigenschaften werden über Feldfunktionen maschinell

ausgewertet. Das bedeutet, auch wenn Sie ein unter in-Step® versioniertes Dokument mit Ansehen öffnen, greifen

Sie immer auf die aktuellen Versionsinformationen zu. Allerdings können diese Informationen nicht dauerhaft im

Dokument gespeichert werden, denn mit Ansehen wird lediglich eine Kopie des Dokuments in MS Word geöffnet

– und zwar immer schreibgeschützt.

Sie können auch in Ihren eigenen Vorlagen auf die Versionsinformationen unter in-Step® zugreifen, mehr dazu er-

fahren Sie im Abschnitt Eigene Vorlagen erstellen.

Doch schauen wir uns jetzt erst einmal an, wie das Versionsmanagement mit MS Word in der Praxis funktioniert

Dokumente bearbeiten

Wenn Sie ein unter in-Step® versioniertes Dokument mit Ansehen öffnen, wird es wie gesagt in MS Word automa-

tisch als schreibgeschütztes Dokument bereitgestellt.

Doch was, wenn Sie bei der Durchsicht des Dokuments entdecken, dass noch einige Änderungen erforderlich sind?

Ganz einfach, klicken Sie in der Toolbar auf Ausleihen. in-Step® stellt dann die aktuelle Version des Dokuments zur

Bearbeitung bereit, der Schreibschutz ist aufgehoben.

Mit Ausleihen Rückgängig können Sie bei Bedarf alle Änderungen verwerfen. Auch in diesem Fall wird

automatisch wieder die letzte unter in-Step® versionierte Fassung des Dokuments geöffnet.

Sollen Ihre Änderungen unter in-Step® gespeichert werden, müssen Sie das Dokument Zurückgeben. in-Step®

erzeugt dann – ganz ohne Ihr Zutun – eine neue Version des Produkts.

Dabei hält in-Step® ein angenehmes Extra bereit: Immer, wenn Sie ein Dokument zurückgeben, öffnet sich ein

Dialog, in dem Sie den Änderungsgrund spezifizieren können.


119

Für Transparenz ist gesorgt – Änderungsgrund spezifizieren

Sind Sie mit der Bearbeitung fertig oder ist das Dokument ein Prüfgegenstand, der jetzt der Qualitätssicherung

vorgelegt werden soll, können Sie gleich die passende Aktion aus der Dropdown-Liste wählen.

Beim Zurückgeben wird eine neue Produktversion angelegt. Die vorgeschlagene Versionsnummer wird automatisch

hochgezählt. Sie können sie bei Bedarf editieren.

Der Text, den Sie hier eingeben, wird unter in-Step® als Notiz zu dieser Version hinterlegt. Enthält das Dokument

eine Änderungsübersicht, wird ihr automatisch eine neue Zeile hinzugefügt und Ihre Angaben werden in die Spalte

Änderungsgrund eingetragen.

Übrigens: Standardmäßig bleibt die aktuelle Version nach dem Zurückgeben unter MS Word geöffnet – wie beim

Ansehen üblich als schreibgeschütztes Dokument. Wenn Sie das Dokument gleich schließen oder MS Word ganz

beenden möchten, müssen Sie die entsprechenden Kontrollkästchen markieren.

Dokumente unter Versionskontrolle stellen

Word-Dokumente, die Sie nach der Installation von in-Step® neu erstellen, bringen Sie ganz einfach in das Tool: In

Word steht bei diesen Dokumenten automatisch eine Symbolleiste mit der Schaltfläche Hinzufügen zu in-Step®

bereit. Ein Klick darauf, und Sie können das Zielverzeichnis in in-Step® bestimmen. Haben Sie mehrere in-Step®-

Systeme geöffnet, müssen Sie vorher nur noch das gewünschte System auswählen.

Übrigens: Wie alle anderen Dateien auch, können Sie Word-Dokumente auch per Drag & Drop unter Versionskon-

trolle stellen: Ziehen Sie die Datei einfach bei gedrückter Maustaste in den gewünschten in-Step®-Ordner.

Der Blick in die Produkthistorie

Wenn Sie die Bearbeitung des Dokuments im Detail nachvollziehen möchten oder eine definierte Version des Doku-

ments benötigen, hilft Ihnen die Schaltfläche Historie schnell weiter:

Diese Schaltfläche öffnet ein Fenster, in dem alle Änderungen angezeigt werden, die an diesem Dokument vorge-

nommen wurden, seit es dem Versionsmanagement von in-Step® unterstellt wurde. Sie finden dort Informationen

über die Art der Änderung, ihren Zeitpunkt und den für die Änderung verantwortlichen Projektmitarbeiter. Für

jede einzelne Zeile der Produkthistorie können Sie darüber hinaus ein Kontextmenü öffnen, um sich z.B. die Eigen-

schaften des Dokuments zum gewählten Zeitpunkt anzusehen oder eine Kopie der markierten Version zu holen.


120

Wer hat wann, was geändert? Die Produkthistorie gibt schnell Aufschluss

Sie wollen ohne großes Drumherum wissen, in welchem System das von Ihnen geöffnete Dokument verwaltet

wird? Ein Klick auf Status und in-Step® setzt Sie sofort ins Bild:

Das Wichtigste auf eine Klick: Informationen über den aktuellen Status des Dokuments

Unterschiede visualisieren

Nehmen wir an, es ist schon etwas länger her, dass Sie das Dokument zuletzt bearbeitet haben und nun möch-

ten Sie wissen, ob bzw. was Sie bereits geändert haben. Klicken Sie doch einfach in der Symbolleiste auf Unter‑

schiede. in-Step® erstellt ein separates Dokument, in dem alle Unterschiede zwischen der lokalen Datei zu der

letzten Version unter in-Step® gekennzeichnet werden.

Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern

121


Einheitlich aussehende Dokumente sind übersichtlich. Damit in einem Projekt alle Produkte eines Typs auch wirklich

einheitlich gestaltet und damit für jeden Projektbeteiligten gleichermaßen gut lesbar sind, bringen die Projekt-

Templates von in-Step® für jeden Produkttyp ein passendes Produktmuster – wir sprechen einfach von einer Vorlage

– mit. Diese Vorlagen geben für jeden Produkttyp eine klare Struktur vor und enthalten außerdem zu jedem Ab-

schnitt erläuternde Kommentare, die die Bearbeitung der Dokumente erleichtern.

Die Vorlage für ein Dokument vom Typ „Strategie“ mit eingeblendeten Kommentaren

Gefällt Ihnen das Layout der Vorlagen nicht, können Sie die allen Vorlagen zugrunde liegende Dokumentvorlage

– je nach eingesetzter in-Step® Edition ist dies: is_CoreProcess.dot, is_VMXT.dot, is_PRINCE.dot bzw. actiF_agil.

dot – bearbeiten. Diese Dokumentvorlage bestimmt zum einen das Seitenlayout sowie den Inhalt von Kopf- und

Fußzeilen der mit MS Word gestalteten Produkte und ermöglicht zum anderen die automatische Übernahme von

vorhandenen Ergebnissen in ein Produkt. Das Layout von Projektauswertungen in MS Word wird durch die Vorlage

inStep20.dot bestimmt.

Wenn Sie inhaltliche Änderungen an den mitgelieferten Vorlagen vornehmen möchten, lesen Sie bitte im Abschnitt

Eigene Vorlagen erstellen weiter.


122

So passen Sie das Layout der Vorlagen an Ihre Anforderungen an

Das Layout der mitgelieferten Vorlagen wird durch die mitgelieferten Dokumentvorlagen is_CoreProcess.dot,

is_VMXT.dot, is_PRINCE.dot bzw. actiF_agil.dot bestimmt, die Sie nach der Installation von in-Step® in Ihrem MS

Word Vorlagen-Verzeichnis finden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo MS Word Ihre Dokumentvorlagen speichert,

wählen Sie im Hauptmenü von MS Word Extras/Optionen. Die Registerkarte Speicherort für Dateien hält dann

alle diesbezüglichen Infos bereit.

Neben diversen Formatvorlagen bringen die Dokumentvorlagen auch einen Autotexteintrag mit: Er heißt nicht

nur so, sondern sorgt auch für ein einheitliches Logo. Der Inhalt dieses Autotexteintrags wird in der Kopfzeile aller

Dokumente angezeigt, die diese Vorlage verwenden. Das Logo wird über ein Autotext-Feld in das Dokument einge-

bunden und kann mit F9 aktualisiert werden, wenn der Inhalt des Autotexteintrags bearbeitet wurde.

Um das Layout Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen entsprechend zu modifizieren können, müssen Sie

lediglich die Dokumentvorlagen Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Am besten nehmen Sie Änderungen an

den Dokumentvorlagen gleich zu Beginn Ihres Projekts in Angriff. Sie stellen so sicher, dass alle am Projekt beteiligten

Mitarbeiter von Anfang an auf einen einheitlichen Dokumentationsstandard zugreifen.

Achtung: Nehmen Sie bitte keine Änderungen an den Namen von Feldern, Autotexteinträgen, Makros und Text-

marken vor, da sonst die Kommunikation zwischen MS Word und in-Step® beeinträchtigt werden kann.

Firmenlogo einfügen

In der Kopfzeile jedes Dokuments wird ein Logo ausgegeben. Dieses Logo ist als Autotext-Eintrag in der verbun-

denen Dokumentvorlage abgelegt. Definieren Sie den Autotext-Eintrag Logo neu, um Ihr eigenes Firmenlogo in

alle Dokumente zu übernehmen.

Die Kopfzeile mit dem vordefinierten in-Step® Logo


123

Positionsrahmen bearbeiten

In einigen Produktvorlagen werden für die Gestaltung des Titelblatts und der Kopfzeilen Positionsrahmen verwendet,

die das Positionieren einzelner Textabschnitte erleichtern. Klicken Sie in der Layoutansicht auf einen solchen Textab-

schnitt, wird der Begrenzungsrahmen sichtbar, sodass Sie diesen formatieren oder löschen können.

Einer von mehreren in den Vorlagen verwendeten Positionsrahmen

Formate bearbeiten

Das Layout Ihrer Dokumente wird im Wesentlichen durch die in der zugrunde liegenden Dokumentvorlage defi-

nierten Formatvorlagen festgelegt. Um Änderungen konsequent umzusetzen, müssen Sie lediglich die in den Doku-

mentvorlagen definierten Formatvorlagen bearbeiten.

Das Layout bereits erstellter Dokumente wird übrigens unter MS Word automatisch beim Öffnen angepasst, wenn

die Option Formatvorlagen automatisch aktualisieren unter Extras/Vorlagen und Add‑Ins angewählt ist.

Achtung: Löschen Sie bitte keine Formatvorlagen und benennen Sie sie nicht um.

Haben Sie die verwendete Dokumentvorlage bearbeitet, müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass alle Projektmit-

arbeiter bei der Arbeit mit MS Word auch Zugriff auf die neue Version haben: Die aktuelle Version der Dokument-

vorlage muss sich entweder im MS Word Vorlagenverzeichnis jedes einzelnen Benutzers oder dem unter MS Word

definierten Arbeitsgruppenverzeichnis befinden.

Eigene Vorlagen erstellen

124


in-Step® bringt für die Produkttypen der mitgelieferten Prozessmodelle klar strukturierte, kommentierte Produktmu-

ster mit. Diese Vorlagen werden von in-Step® zentral verwaltet und versioniert. Melden Sie sich als Administrator

an und klicken Sie in der in-Step®-Leiste auf das gleichnamige Symbol: Das Vorlagenverzeichnis des aktiven Projekts

wird geöffnet.

Ein Blick in das Vorlagenverzeichnis eines Projekt-Templates

Mit Gehezu/Produkttyp im Kontextmenü einer Vorlage können Sie leicht ermitteln, welche Produkttypen diese

Vorlage verwenden.

Erst wenn Sie eine Vorlage einem Produkttypen zugewiesen haben, kann sie für alle konkreten Produkte dieses Typs

verwendet werden. Die zu verwendende Vorlage weisen Sie im Eigenschaften-Dialog des Produkttyps zu.


125

Vorlagen werden im Eigenschaften-Dialog eines Produkttypen zugewiesen

Vorlagen hinzufügen

Soll für einen Produkttyp eine andere Vorlage verwendet werden? Am einfachsten ist es, neue Vorlagen per Drag

& Drop bereitzustellen: Ziehen Sie einfach die gewünschte Datei mit der Maus aus dem Windows-Explorer in das

in-Step®-Vorlagenverzeichnis – genauer auf das Verzeichnis, in dem Sie das Dokument ablegen wollen. Alternativ

können Sie auch den Befehl Neu/Datei verwenden. in-Step® öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifi-

zieren können, die in-Step® für das Konfigurationsmanagement verwendet

Bei Bedarf können Sie den Inhalt des Vorlagenverzeichnisses auch weiter strukturieren, indem Sie ein neues Ver-

zeichnis anlegen.

Vorlagen bearbeiten

Sind Sie mit der vordefinierten Zuordnung grundsätzlich einverstanden, möchten aber hier und da noch einige

Ergänzungen und Änderungen vornehmen? Sie können Vorlagen genauso wie andere Produkte unter in-Step®

ausleihen und bearbeiten.

Achtung: Nehmen Sie bitte keine Änderungen an den Namen von Feldern und Textmarken vor, da sonst die Kom-

munikation zwischen MS Word und in-Step® beeinträchtigt werden kann.


126

So greifen Sie in Ihren eigenen Vorlagen auf Informationen aus in-Step® zu

in-Step® übergibt beim Öffnen und Ausleihen eines Word-Dokuments auf Wunsch einige Metadaten des Produkts

wie z.B. den Namen des Bearbeiters und den aktuellen Zustand und legt sie in sog. benutzerdefinierten Dateieigen-

schaften ab. Diese Informationen werden für die Dokumentation der Ergebnisse genutzt und über Feldfunktionen

maschinell ausgewertet.

Übrigens: Die Übernahme von Versionsinformationen aus in-Step® nach MS Word funktioniert nur dann, wenn in

Ihrem System unter Extras/Komponenten das Plug-In CheckOut: Worddateien aktualisieren registriert ist. Diese

Komponente wird standardmäßig registriert, wenn Sie die mitgelieferten System- bzw. Projektvorlagen verwenden.

Sie können auf diese Metadaten auch in Ihren eigenen Vorlagen verweisen. Sie müssen nichts weiter tun, als mit

Datei/Eigenschaften passende Dateieigenschaften definieren und an geeigneter Stelle in Ihr Dokument ein Feld

einfügen, das diese Dateieigenschaft ausliest.

Immer auf dem Laufenden – benutzerdefinierte Dateieigenschaften machen es möglich

Möchten Sie wissen, welche Dateieigenschaften in einer Vorlage verwendet werden? Die Tastenkombination

ALT+F9 blendet alle Feldfunktionen in einem Dokument aus bzw. ein.

Folgende benutzerdefinierte Dateieigenschaften können von in-Step® mit Inhalt versorgt werden:

IS_ProductType ` : der Typ des Produkts. Alternativ kann auch Produkttyp verwendet werden.

IS_System ` : der Pfad des Systems

IS_ProjectName ` : der Name des aktuellen Projekts

IS_ProjectManager ` : der Name des Projektleiters

IS_User ` : der Name des aktuellen Bearbeiters

IS_Author ` : der Name des Mitarbeiters, der das Produkt erstellt hat

IS_CreateDate ` : das Erstellungsdatum des Produkts

IS_State ` : der aktuelle Zustand des Produkts


127

IS_LastRevisionNumber ` : die aktuelle Versionsnummer des Produkts

IS_Path ` : die Ablage des Produkts in der Produktbibliothek

isp_<Benutzerdefinierte Eigenschaft> ` : der aktuelle Wert der gleichnamigen benutzerdefinierten Eigenschaft

In den mitgelieferten Vorlagen werden außerdem eine Reihe weiterer Eigenschaften verwendet, um in-Step-spezi-

fische Informationen in ein Dokument einzufügen. Sie verwenden folgende Notation:

is<Objekt>.<Eigenschaft> `

Dazu gehören z.B. Projekteigenschaften (isProject.ProjectNumber) und Eigenschaften, die den Bearbeiter beschrei-

ben (isAuthor.Roles, isAuthor.eMail usw.). in-Step erzeugt diese Dateieigenschaften beim Öffnen eines unter in-Step

versionierten Dokuments automatisch und versorgt sie mit den aktuellen Werten. Auf welche dieser Eigenschaften

Sie bei der Bearbeitung eines Dokuments Zugriff haben, zeigt die Registerkarte Anpassen im Eigenschaften-Dialog

des Dokuments in MS Word.

Alle Dateieigenschaften besitzen den Eigenschaftstyp Text und können auf der Registerkarte Anpassen mit einem

Initial-Wert versehen werden. Später versorgt in-Step® diese Dateieigenschaften beim Öffnen des Dokuments auto-

matisch mit den aktuellen Werten.

Die Projektbeschreibung kann über die Textmarke INSTEP_PROJECTDESCRIPTION in das Dokument eingefügt wer-

den. Enthält ein Dokument diese Textmarke, wird ihr Inhalt von in-Step mit der aktuellen Projektbeschreibung ver-

sorgt.

Sie können auf diese Informationen übrigens auch in Excel-Arbeitsmappen und PowerPoint-Präsentationen,

die der Versionskontrolle von in-Step unterstellt sind, zugreifen. In Excel verweisen Sie über die Formel =

GetProperty(„<Name der Eigenschaft>“) auf die Dateieigenschaften. In Powerpoint 2002 und 2003 finden Sie im

Kontextmenü von Textfeldern den Eintrag Verknüpfung zu Dokumenteigenschaft, mit dem Sie der Form eine

Dateieigenschaft zuweisen. Diese Verknüpfungen werden beim Öffnen der Dokumente automatisch aktualisiert.

So übernimmt in-Step® das Führen der Änderungsübersicht

Für das Änderungsmanagement hält in-Step® ein besonderes Highlight bereit. Sie lernen es kennen, sobald Sie Ihr

erstes Dokument bearbeiten bzw. öffnen, das eine Änderungsübersicht enthält: Die Änderungsübersicht wird auto-

matisch aktualisiert.

Eine von in-Step® gepflegte Änderungsübersicht


128

Wie funktioniert das? Die Änderungsübersicht enthält im Kopf der Tabelle pro Spalte eine Textmarke (INSTEP_

CHANGE_NR, INSTEP_CHANGE_STATE, INSTEP_CHANGE_DATE, INSTEP_CHANGE_DESC, INSTEP_CHANGE_USER).

In der Abbildung werden sie durch die grauen Balken skizziert. Beim Öffnen wird geprüft, ob das Dokument diese

fünf Textmarken enthält. Ist das der Fall kann der Anwender den Inhalt der Änderungsübersicht mit den Versions-

informationen unter in-Step® abgleichen. Der Zugriff auf die in in-Step® gespeicherten Daten erfolgt über die COM-

Schnittstelle.

Beim Zurückgeben wird das Dokument ebenfalls auf das Vorhandensein der genannten fünf Textmarken überprüft.

Fällt die Prüfung positiv aus, wird die Änderungsübersicht entsprechend fortgeschrieben.

Diese Technik kann auch für eigene Vorlagen benutzt und erweitert werden, Sie müssen lediglich eine Tabelle defi-

nieren, die für jede Textmarke eine Spalte vorsieht.

Um eine neue Vorlage bekannt zu machen, öffnen Sie abschließend den Eigenschaften-Dialog des betreffenden

Produkttyps und weisen ihm die Vorlage zu.

in-Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation

129


Durch die offene Komponenten-Architektur von in-Step® ist es möglich, zusätzliche speziell auf den Einsatz eines

Projekt-Templates zugeschnittene Funktionen in die Kontextmenüs von in-Step® zu integrieren. Für die optimale

Unterstützung bei Dokumentation sorgen die folgenden Funktionen.

Bildschirmformulare in MS Word darstellen

Bildschirmformulare leisten beim Anforderungs- und Risikomanagement mit in-Step® gute Dienste, zum Beispiel

beim Erfassen von Änderungsanforderungen und Fehlermeldungen. Ihr besonderes Plus: Dokumente dieses Typs

können direkt unter in-Step® bearbeitet und benutzerspezifisch ausgewertet werden, ohne ein weiteres Tool einzu-

setzen. Dabei bieten Bildschirmformulare viel Gestaltungsspielraum: Zum Beispiel können Sie Anforderungen und

Risiken, zu denen bereits detaillierte Beschreibungen oder andere Materialien vorliegen, diese Informationen gleich

als Anlage mitgeben.

Im Kontextmenü eines Bildschirmformulars finden Sie neben den Befehlen zum Bearbeiten und Ansehen des For-

mulars auch die Funktion In MS Word darstellen, mit der der Inhalt des Formulars in einem Word-Dokument ab-

gebildet wird. Möchten Sie gleich mehrere Formulare in einem Arbeitsschritt in MS Word veröffentlichen, z. B. um

alle Anforderungen eines Ordners zu drucken, markieren Sie die gewünschten Bildschirmformulare bei gedrückter

Strg-Taste und wählen im Kontextmenü der Markierung In MS Word darstellen.

Anforderungen in MS Word veröffentlichen

Besitzen alle ausgewählten Formulare den gleichen Produkttyp oder haben Sie nur ein Formular markiert, können

Sie den Inhalt der Ausgabe anschließend bedarfsgerecht anpassen: in-Step® öffnet dann ein Auswahldialog, in dem

alle Elemente – ggf. geordnet nach den Registerkarten, die das Formular enthält – angezeigt werden. Hier bestim-

men Sie einfach durch Anklicken der zugehörigen Kontrollkästchen die Elemente des Formulars, die in MS Word

dargestellt werden sollen.


130

in-Step® erzeugt auf der Basis der mitgelieferten Dokumentvorlage inStep20.dot ein neues Dokument, das den In-

halt des Formulars in strukturierter Form enthält. Das Layout der Vorlage können Sie jederzeit Ihren Anforderungen

entsprechend anpassen.

Übrigens: Wenn Sie ein Bildschirmformular in einem vorhandenen Word-Dokument darstellen möchten, müssen

Sie – bevor Sie die Funktion aktivieren – das betreffende Dokument öffnen und den Cursor an der Stelle im Doku-

ment positionieren, an der das Formular eingefügt werden soll. Verwendet das Dokument nicht die mitgelieferte

Dokumentvorlage, wird die Auswertung entsprechend den Standardformaten (Überschrift 1, Überschrift 2 usw.)

der zugewiesenen Vorlage formatiert.

Word-Dokumente zusammenführen

Wenn Sie eine in-Step® V-Modell Edition einsetzen, wird Ihnen im Kontextmenü eines Ordners auch die Funktion

Word‑Dokumente zusammenführen angeboten. in-Step® bietet Ihnen damit eine schnelle Möglichkeit, alle

Word-Dokumente, die der betreffende Ordner samt Unterordnern enthält, in einem einzigen Dokument zusam-

menzufassen. Das ist immer dann erforderlich, wenn ein Dokument in Teilprodukte gegliedert wird, um es arbeits-

teilig bearbeiten zu können.

Nachdem Sie Word‑Dokumente zusammenführen gewählt haben, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Na-

men des Gesamtdokuments festlegen und bestimmen können, welche Word-Dokumente in dem neuen Dokument

zusammengeführt werden sollen. Sie können hier auch die Reihenfolge bestimmen, in der die Dokumente zusam-

mengefügt werden.

Der Dialog zum Zusammenführen von Word-Dokumenten

in-Step® erzeugt anhand Ihrer Vorgaben ein neues Word-Dokument, das automatisch in MS Word geöffnet wird.

Von allen Dokumenten, die Sie momentan nicht ausgeliehen haben, holt in-Step® eine Kopie der letzten Version.

Sie können dieses Dokument wie gewohnt der Versionsverwaltung von in-Step® unterstellen. Berücksichtigen Sie

aber bitte, dass spätere Änderungen an den zusammengeführten Dokumenten nicht nachgezogen werden. Sie

können das Dokument aber natürlich jederzeit durch erneutes Ausführen von Word‑Dokumente zusammenfüh‑

ren aktualisieren.

Projekterfolg wiederholbar machen

131


Im Verlauf der Zeit ist Ihr Projekt-Template gewachsen? Sie haben eigene Vorlagen definiert, Produktflüsse

modifiziert oder vielleicht auch eine eigene Rolle erfunden? Wenn sich Ihre Änderungen und Ergänzungen bewährt

haben, müssen Sie Ihr Template nur noch in eine Form bringen, die es jedem Projektleiter erlaubt, darauf ein neues

Projekt aufzusetzen. Und das geht ganz leicht.

So erstellen Sie für kommende Projekte Ihre eigene Projektvorlage

Zusammen mit jeder in-Step® Edition werden passende Projektvorlagen installiert, die Sie als Ausgangsbasis für Ihre

eigenen Projekte verwenden können. Genau so eine XML-Datei erzeugen Sie auch – mit dem Unterschied, dass

darin Ihr eigenes Projektmuster enthalten ist.

Und das geht so: Wählen Sie im Hauptmenü von in-Step® den Menüpunkt Projekt/Exportieren.

Der Export-Assistent von in-Step® wird geöffnet.

Das Projekt-Template als XML-Datei exportieren

Zwei Optionen stehen zur Auswahl:

Ein einzelnes Projekt exportieren ` : Markieren Sie diese Option, wenn Sie das aktuelle Projekt – also kon-

krete Aktivitäten und Produkte – zusammen mit dem ihm zugrunde liegenden Projekt-Template exportieren

möchten. Diese Option ist also dann die richtige Wahl, wenn Ihr Projekt-Template für ein Projekt gleich eine

vorstrukturierte Produktbibliothek mitbringen soll.

Übrigens. Als Administrator können Sie alternativ mit System/Exportieren auch eine Systemvorlage oder mit

Organisationseinheit/Exportieren eine Vorlage für Organisationseinheiten erstellen: Die XML-Datei, die in-Step

erzeugt, enthält dann kein einzelnes Projekt, sondern ist eine 1:1-Kopie des aktuellen Systems bzw. der Organisati-

onseinheit – inklusive aller Mitarbeiterkonten.


132

Das Prozessmodell eines einzelnen Projektes exportieren ` : Markieren Sie diese Option, wenn Sie nur das

Projekt-Template – also Aktivitäts- und Produkttypen, Rollen und Vorlagen – exportieren möchten.

Klicken Sie anschließend auf Weiter: Sie erhalten einen Dateiauswahldialog. Geben Sie einen neuen Dateinamen

ein. Jetzt wartet der Export-Assistent nur noch auf Ihr „Kommando“ Fertig stellen.

Exportdateien fertig stellen

Wenn der Export abgeschlossen ist, gibt in-Step® einen langen Meldungstext aus: Das Werkzeug ist hier nicht be-

sonders „geschwätzig“, sondern weist Sie darauf hin, dass das Exportergebnis aus einer XML-Datei (*.xml_project

bzw. *.xml_process) und einem Verzeichnis (*.xml_project_data bzw. *.xml_process_data) mit weiteren Daten be-

steht.

Wer Ihr Projekt-Template verwenden will, braucht beides – die XML-Datei und das Verzeichnis samt Inhalt. Das

gilt übrigens auch, wenn Sie mit System/Exportieren oder Organisationseinheit/Exportieren eine Vorlage

erstellen. Die XML-Datei trägt dann nur die Extension *.xml_system bzw. *.xml_orgunit und das Verzeichnis heißt

*.xml_system_data bzw. *.xml_orgunit_data.

Noch etwas: Vergessen Sie bitte nicht, die HTML-Dateien des Hilfesystems mit Ihrem Template zur Verfügung stel-

len. Sie sollten sich stets im Unterordner \html Ihrer in-Step®-Installation befinden. Denn nur HTML-Dateien, die in

diesem Ordner abgelegt sind, werden über relative Pfade verwaltet. Das heißt: Es ist egal, auf welchem Laufwerk

Sie das System später ablegen, in-Step® sucht automatisch in diesem Ordner nach der Hilfe.


133

So setzen Sie Ihre Projektvorlage ein

Als Systemadministrator, der ein neues Projekt auf der Basis einer Projektvorlage einrichtet, müssen Sie so vor-

gehen: Legen Sie zunächst ein leeres System an. Klicken Sie dann im Hauptmenü von in-Step® den Menüpunkt

System/Projekt anlegen an. Der Projektassistent wird gestartet. Jetzt müssen Sie sich für die Option Projekt aus

Datei importieren entscheiden.

Dann steht dem Einsatz Ihres Templates nichts mehr im Wege.

Die Schritte beim Anlegen eines neuen Systems können Sie im Abschnitt System Anlegen noch einmal nachlesen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre Projekte mit in-Step®.

Index

134

Index

AAbbildungsverzeichnis

aktualisieren 117erstellen 117

actiF 10, 140actiF_agil.dot 115, 122Akteur 140Akteur/Anwendungsfall-Tabelle 140Aktionen-Tabelle Qualität 140Aktionen-Tabelle Risiken 140Aktivität 140

anlegen 38Dauer 97Einschränkungen 97fixieren 40Kontrollfluss 38, 42Produktfluss 48Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren 40Verfeinern 40

Aktivitätstyp 140Akzeptanztest 141Änderungsübersicht

führen 127Anforderung 141Anforderungsart 141Anwendungsfall 141Anwendungsfalldiagramm 141Arbeitsverzeichnis 24Arbeitszeit

ansehen 103erfassen 99für mehrere Projekte 102

Aufwand 78geschätzt 83

Aufwandschätzung 141Aufwandsplanung 82Ausgangsprodukte 48Auswertung

anlegen 110in-Step Reporting in MS Word 115starten 108

AutotexteinträgeLogo 122

Index

135

BBaseline 70

ziehen 72Baum

expandieren 53Bearbeitereinsatz 82benutzerdefinierte Dateieigenschaften

in Word-Dokumenten 126Bildschirmformular

in MS Word darstellen 129Budget 40, 92Build 142Business Case 142

DDatei

hinzufügen 55Dokumente

zusammenführen 130Dokumentvorlage 115

actiF_agil.dot 115, 121inStep20.dot 121inStep20_Toolbar.dot 118is_CoreProcess.dot 115, 121is_PRINCE.dot 115, 121is_VMXT.dot 115, 121Makros 115

EEingangsprodukte 48Ein- und Ausgangsprodukte

zuordnen 48Entwurfsmuster 142

FFeldfunktionen

in Word-Dokumenten 126

GGeplanter Einsatz 84, 87Geplante Rollen 88Geschäftswert 142Gruppe 26

in-Step®-Leiste 31Layout 36

Index

136

HHilfesystem

HTML-Dateien bereitstellen 132

IInhaltsverzeichnis

aktualisieren 117Seitenzahlen aktualisieren 117

In/Out-Liste 142instep20.dot 121inStep20_Toolbar.dot 114, 118in-Step®-Leiste 31

anpassen 33Gruppen 31Sichten 31

Integration 142is_CoreProcess.dot 115, 122is_PRINCE.dot 115, 122is_VMXT.dot 115, 122Iteration 142

KKategorien 30Kommentare

ausblenden 116einblenden 116

Komponente 142Konfiguration

zusammenstellen 70Kontrollfluss 38, 42, 95, 142

anlegen 42Typ 43

Kosten 78Kosten planen 84

Zeitenarten 99Zusatzkosten 90

LLabel 70Logo 122

Index

137

MMakros 115Metadaten 126Mitarbeiter 21

Arbeitszeit 22, 89aus Projekt entfernen 25löschen 25Pool 27Stundensatz 22zuordnen 45

OOrdner

synchronisieren 66Organisationseinheit 16

exportieren 131

PPersonal Edition 11Pool 27PRINCE2 10Produkt 143

anlegen 53ansehen 59ausleihen 60bearbeiten 60Fertig stellen 61Historie anzeigen 62Letzte Version holen 62verfeinern 54

Produktbibliothek 52Produkte ausleihen

Verzeichnispfad 24Produktfluss 48, 143

Ausgangsprodukte 48Eingangsprodukte 48Neue Zuordnung 50Produkte zuordnen 49

Produkthistorie 62Produktreferenz 70

anlegen 70Produkttyp 143Produktversion 61Projekt 18, 143

exportieren 131Start-up eines 14

Projektadministrator 29Projektmail 22

Index

138

Projektreporting 106Projektrisiko-Tabelle 143Projektsicht 107

anlegen 110Projekt-Template 144Projektvorlage 18

einsetzen 133erstellen 131

Projektziele 143Prozessmodell

exportieren 132

RRechte 24

an Produkten 57Rechtekonzept 29Refactoring 144Release 144Ressourcenplanung 45, 104Review 144Revision 61Revisionssicherheit 59Rolle 23Rollen 144

SSCC-Referenz 70

anlegen 71Scrum 9Sichten 31SPICE 9Strategie 144Stundensatz 24

eines Mitarbeiters 88im Projekt 89

Support 146System 16

anlegen 16exportieren 131

Systemadministrator 30Systemvorlage 131

Index

139

TTeam

Gruppe 26Teamplanung 45, 104Teilprodukte einfügen 117Termine 78Terminplan 94

drucken 97Textmarken 128Tutorial 5

UUnterschiede

ermitteln 64

Vverfeinern

Aktivitäten 40Produkte 54

Version 144Unterschiede anzeigen 65

Versionsmanagement 7V-Modell XT 8Vorlagen 115, 124

bearbeiten 125einem Produkttyp zuweisen 124Felder 126Feldfunktionen 126hinzufügen 125Textmarken 128

WWindiff 65Word-Dokumente

benutzerdefinierte Dateieigenschaften 126zusammenführen 130

ZZeitenarten 99Zeiterfassung 99

konfigurieren 99Ziele-Matrix Qualität 145Zusatzkosten 90Zustand 145

Glossar

140

Glossar

actiF

Ein Prozessmodell für die agile Software-Entwicklung, einschließlich Projektmanagement.

Akteur

Ein Begriff aus der UML. Repräsentiert eine Rolle, die eine Person oder ein externes System in der Kommunikation

mit dem zu entwickelnden System einnimmt. Es ist wichtig, zwischen einem Akteur und einer konkreten Person

zu unterscheiden; denn eine Person kann in der Praxis verschiedene Rollen ausfüllen und damit als „Ausprägung“

gleich mehrerer Akteure aktiv werden. Ein Akteur stellt immer einen Typ von Anwendern oder externen Systemen

dar. Es werden primäre und sekundäre Akteure unterschieden: Primäre Akteure benutzen das System, um damit

ihre Aufgaben zu erledigen. Sekundäre Akteure administrieren oder pflegen das System, sorgen also dafür, dass es

benutzt werden kann.

Akteur/Anwendungsfall-Tabelle

Ein einfaches Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Definition des Projektgegenstands und Abgren-

zung des Projekts.

Aktionen-Tabelle Qualität

Ein Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Definition der Aktionen im Projekt, mit denen die geplante

Qualität der Ergebnisse hergestellt werden soll.

Aktionen-Tabelle Risiken

Ein Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Definition von Maßnahmen zur Risikoabwehr.

Aktivität im Projekt

Eine Tätigkeit im Projekt, der mindestens ein Bearbeiter zugeordnet ist und die im Wesentlichen durch Plan- und

Ist-Termine, Aufwand und Kosten beschrieben wird. Eine Aktivität leitet sich entweder aus einem Aktivitätstyp des

Projekt-Templates ab – wir sprechen dann auch von einer getypten Aktivität. Oder es gibt keinen entsprechenden

Aktivitätstyp im Projekt-Template dazu. Dann hat der Projektleiter die Aktivität frei definiert. Entsprechend bezeich-

nen wir Aktivitäten dieser Art auch als freie Aktivitäten.

Aktivitätstyp im Projekt-Template

Beschreibt eine Aktivität, ohne einen konkreten Kontext zu berücksichtigen. Alle Aktivitäten eines Projekts werden

auf Modellebene als Aktivitätstypen behandelt, auch wenn einige Aktivitäten in einem Projekt nur einmal ausge-

führt werden, sodass ein übergreifender oder generischer Begriff nicht notwendig erscheint.

Glossar

141

Akzeptanztest

Ein Test zur Abnahme der Anforderungen, der in der Verantwortung des Kunden abläuft. Es wird zwischen ma-

nuellen und maschinellen Akzeptanztests unterschieden. Maschinelle Akzeptanztests dienen dazu, komplexe

Bedienungsschritte vollständig automatisiert ablaufen zu lassen, um das Verhalten des Systems zu überprüfen. Sie

werden nach Vorgaben des Kunden vom Tester erstellt und bei jedem Build ausgeführt. Manuelle Akzeptanztests

werden vom Kunden durchgeführt.

Anforderung

Ein Auftrag über eine kleine, möglichst atomare Funktionalität, die ein Entwickler in etwa 5 Personentagen erstel-

len und testen kann. Eine Anforderung wird über ein Bildschirmformular erfasst. Darauf werden im Projektverlauf

alle Informationen zusammengetragen, die im Zusammenhang mit einer Anforderung wichtig sind. Die „Auftrags-

abwicklung“ kann man mithilfe der Zustände einer Anforderung, die in-Step® anzeigt, sehr einfach verfolgen: Wird

eine Anforderung erzeugt, erhält sie den Zustand geplant. Wird sie zur Bearbeitung ausgeliehen, gerät sie auto-

matisch in den Zustand in Definition. Sobald sie gespeichert und zurückgegeben wird, gilt sie automatisch als de-

finiert. Wird eine Anforderung im Rahmen der Release-Planung vom Kunden in Auftrag gegeben, dann geht sie in

den Zustand beauftragt über. Danach gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder die Anforderung wird bearbeitet. Dann

setzt der Entwickler, sobald er seine Arbeit daran abgeschlossen hat, den Zustand der Anforderung auf implemen-

tiert. Oder die Anforderung kann nicht realisiert werden. Dann wird sie zurückgestellt. Schließlich kann der Kunde

eine realisierte Anforderung abnehmen und so in den Zustand abgenommen überführen. Oder der Kunde weist die

Anforderung aufgrund von Mängeln zurück. Sie gilt dann als nicht abgenommen.

Anforderungsart

Ein Feld auf dem Anforderungsformular. Die Anforderungsart dient der Klassifizierung von Anforderungen, ver-

gleichbar mit einer Auftragsart. Es werden folgende Anforderungsarten unterschieden: Neuentwicklung, Ände-

rung, Fehlerbehebung, Idee oder Test sein. Mit Test wird eine Anforderung zur Entwicklung eines maschineller

Akzeptanztest gemeint, das heißt ein automatisierter Test für einen größeren Bearbeitungskontext.

Anwendungsfall

Ein Begriff aus der UML. Eine über mehrere Schritte verlaufende Interaktion zwischen einem oder mehreren Ak-

teuren und dem System mit dem Ziel, eine fachliche Aufgabe zu lösen.

Anwendungsfalldiagramm

Leicht verständlicher Diagrammtyp der UML, der die Beziehungen zwischen Anwendungsfällen untereinander und

zu Akteuren visualisiert.

Aufwandschätzung

Hier: ein einfaches Projektmanagementhilfsmittel (Excel-Tabelle) zur ersten groben Schätzung des Projektaufwands.

Glossar

142

Build

Ein Durchlauf eines automatisierten Prozesses zur Integration der Entwicklungsergebnisse. Das Ergebnis eines ein-

folgreichen Build ist ein installationsfähiger Software-Stand.

Business Case

Die geschäftliche Rechfertigung oder Begründung eines Projekts.

Entwurfsmuster

Bieten in allgemein gültiger Form aus Erfahrung abgeleitete Lösungen für Entwurfsprobleme an, die in unterschied-

lichem Kontext auftreten können. Diese vorgedachten Lösungen helfen, die Komponenten eines Systems im Innern

zu strukturieren.

Geschäftswert

Der möglichst messbare Nutzen von IT-Leistungen.

In/Out-Liste

Ein einfaches Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Abgrenzung des Projekt-Scope.

Integration

Das Zusammenführen der Entwicklungsergebnisse des Projektteams zu einem installations- und lauffähigen Soft-

ware-Stand. Anzustreben ist eine kontinuierliche Integration.

Iteration

Ein Entwicklungsschritt auf dem Weg zu einem Release. Ein Release wird in mehreren Iterationen entwickelt. Das

Ergebnis einer Iteration ist ein installations- und lauffähiger Release-Stand. Erst die letzte Iteration in einem Release-

Zyklus liefert das endgültige und vollständige Release.

Komponente

Eine weitgehend kontextunabhängige Software-Einheit, die klein genug ist, um ganzheitlich entwickelt, gepflegt

und versioniert zu werden, und groß genug, um sinnvoll einsetzbare Leistungen zu bieten. Diese Leistungen sind

nur über die verbindlichen Schnittstellen der Komponente nutzbar. Die Implementierung der Leistungen ist „von

außen“ nicht zugänglich.

Kontrollfluss

Definiert in in-Step® Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen zwischen Aktivitätstypen des Prozessmodells bzw. zwi-

schen konkreten Aktivitäten eines Projekts.

Glossar

143

Produkt im Projekt

Ein Bearbeitungsgegenstand. Produkte leiten sich entweder aus Produkttypen des Projekt-Templates ab – wir

sprechen dann auch von getypten Produkten. Oder sie lassen sich nicht auf einen Produkttyp im Projekt-Template

zurückführen. Dann handelt es sich um Dateien oder Ordner, die mit einem beliebigen Werkzeug erstellt und – wie

die getypten Produkte – der Versionskontrolle von in-Step® unterstellt wurden. Bei Produkten dieser Art sprechen

wir von freien Produkten.

Produktfluss

Definiert pro Aktivitätstyp des Projekt-Template bzw. des Prozessmodells in in-Step® die ein- und ausgehenden Pro-

dukttypen. Dabei wird angezeigt, woher – also von welchem Aktivitätstyp – die Produkttypen kommen, wohin sie

gehen und in welcher Anzahl – genauer mit welcher Kardinalität – das jeweils geschieht.

Produkttyp im Projekt-Template

Eine Reihe von Produkten wird im Rahmen eines konkreten Projekts mehrmals dargestellt. Diese Produkte werden

in in-Step® als Produkttypen oder so genannte generische Produkte abstrahiert und nur einmal beschrieben. Ein

erstelltes Produkt wird als Instanz (auch Ausprägung) des Produkttyps bezeichnet.

Projekt

Ein Projekt ist ein einmaliges, inhaltlich neues Vorhaben mit einem klar definierten Auftraggeber. Es dient dazu,

innerhalb eines bestimmten Zeitraums konkreten Anforderungen des Auftraggebers zu realisieren. Dazu werden

Mitarbeiter aus der betrieblichen Normalstruktur herausgelöst und in einer Projektorganisation zu einem Team zu-

sammengeführt.

Software-Entwicklungsprojekte sind dadurch gekennzeichnet, dass sie alle – trotz der Einmaligkeit jedes einzelnen

Vorhabens – überwiegend aus gleichartigen Aktivitäten bestehen und typmäßig weitgehend identische Ergebnisse

liefern. Das eröffnet die Möglichkeit, Projekte mit Ihren Aktivitäten, Produkten, Abläufen und Zuständigkeiten zu

einem Prozessmodell zu abstrahieren. Existiert ein solches Prozessmodell, kann man es als Muster für alle kommen-

den Projekte benutzen. Die konkreten Aktivitäten, Produkte und Abläufe eines Projekts werden aus dem Modell

abgeleitet. in-Step® unterstützt diesen Schritt maschinell und macht das Projekt mit seinen Aktivitäten, Produkten,

ihren aktuellen Zuständen und damit den Projektfortschritt für alle Projektbeteiligten über die gesamte Dauer hin-

weg sichtbar.

Projektrisiko-Tabelle

Ein Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Ermittlung der Projektrisiken.

Projektziele

Hier: ein Projektmanagementergebnis (Word-Datei), das folgende Aspekte der Zielsetzung eines Projekts beschreibt:

Rahmenbedingungen und Grenzen des Vorhabens, Projekt- und Qualitätsziele, Risiken, Aufwand und Termine.

Glossar

144

Projekt-Template

Ein Muster für konkrete Projekte. Es definiert die Typen von Aktivitäten, die in einem Projekt zu durchlaufen sind,

und die Typen von Produkten, die dabei erzeugt werden. Es stellt den Zusammenhang zwischen Aktivitätstypen her,

indem es den Produktfluss zwischen ihnen definiert. Wer für die Durchführung der Aktivitäten eines Typs zuständig

ist, ist ebenfalls im Projekt-Template festgelegt und zwar in Form von Rollen, die den einzelnen Aktivitätstypen zu-

geordnet sind. Template-basiertes Vorgehen bewirkt, dass Aktivitäten, Produkte, Abläufe und Zuständigkeiten eines

Projekts nicht jedes Mal neu „erfunden“ werden müssen.

Refactoring

Schritte, die dazu dienen, Architektur und Implementierung eines Systems immer wieder so zu überarbeiten, dass

das System einfacher, verständlicher und wartbarer wird, ohne dass sich sein von außen beobachtbares Verhalten

verändert.

Release

Ein Stück einsetzbare Software, das einen Teil der Anforderungen des Kunden realisiert. Jedes Release bietet dem

Kunden einen möglichst hohen Geschäftswert. Von Release zu Release nimmt dieser Wert zu. Ein Release wird

vollständig getestet und freigegeben, sodass es in den Echtbetrieb gehen kann.

Reviews

Eine Prüfung eines Entwurfsergebnisses im Team. Durch ein Review soll zum einen sichergestellt werden, dass mit

dem vorliegenden Entwurf die Anforderungen zur Iteration wirklich erfüllt werden. Zum anderen soll die technische

Qualität des Entwurfs geprüft werden.

Rolle

Eine Funktion, in der ein Bearbeiter eine bestimmte Aktivität ausführt. Jede Rolle kann projektabhängig von einer

oder von mehreren Personen ausgefüllt werden.

Strategie

Hier: ein Projektmanagementergebnis (Word-Datei). Es schreibt die Entwicklungsstrategie, speziell die Anzahl der

Releases, die Leistung und den Geschäftswert pro Release, den jeweils erforderlichen Aufwand und die Termine

fest. Es skizziert bereits grob die Grundzüge der Architektur des zu entwickelnden Systems und stellt die Lösungs-

strategie zum Erreichen der geplanten Qualität sowie die Strategie zur Abwehr von Risiken dar.

Version

Das Ergebnis einer Iteration. Erst die letzte Iteration eines Release-Zyklus liefert das funktional vollständige Release.

Das Ergebnis jeder vorangegangenen Iteration ist eine Version des Release. Sie ist vollständig getestet und bereits

lauffähig, aber funktional noch unvollständig.

Glossar

145

Ziele-Matrix für die Qualität

Ein Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Definition der Qualitätsziele im Projekt.

Zustand

Beschreibt den Bearbeitungsstand eines Produkts oder einer Aktivität zu einem Zeitpunkt. Zustände erlauben es,

den Projektfortschritt differenziert zu verfolgen.

Support und Service

146

Support und Service

Benötigen Sie für ein spezielles Problem unsere Hilfe? Haben Sie Anregungen oder Wün-

sche zu in-Step®? Vermissen Sie eine Funktion? Oder haben Sie einfach den Eindruck, dass

manches leichter oder einfacher gehen müsste – wenn Sie nur wüssten, wie?

Wir möchten Ihnen helfen, Ihre Ziele mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen. Wenn

die Informationen in Handbuch und Online-Hilfe einmal nicht ausreichen sollten: Dann

fragen Sie uns einfach! Wir freuen uns, wenn wir Sie zu Ihren Fragen beraten und Ihnen

Lösungswege zeigen können. Und natürlich helfen wir Ihnen auch gern, wenn Sie bei der

Arbeit mit einer der kostenlosen Personal Editions einmal nicht weiter wissen.

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen möchten:

Technische und methodische Fragen: ` [email protected]

Allgemeines, Produktinformation etc.: (+49 30) 467 08 60 `

Wenn Sie sich einfach nur informieren möchten, was es bei uns Neues gibt und woran wir

gerade arbeiten, besuchen Sie unsere Web-Site: www.microTOOL.de

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