Projektmanagement

Informations- und Berichtswesen

Projekthandbuch

Projektkontrolle und steuerung

Oktober 2012, Robert Kolb

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Themen

Informations- und Berichtswesen

Dokumentation

Projektkontrolle und -steuerung

Projektabschluss, Debriefing

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Lernziele

Sie knnen erklren, was unter einem Projekt-Informationskonzept zu

verstehen ist

Sie knnen den Zweck des Projekthandbuches erklren

Sie knnen den Zweck von Projektkontrolle und -steuerung erlutern

Sie kennen Methoden zur Leistungs- und Stundenkontrolle

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Informations- und Berichtswesen

Information ist wie ein

Wanderpokal. Den darf auch

niemand fr sich behalten.

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Projekt-Informationskonzept Was bedeutet das?

Unter dem Projekt-Informationskonzept verstehen wir:

Transparentmachen und Systematisierung des Informationsflusses oder

Informationsbeziehungen

Erstellen eines Unterlagenkonzeptes

Methoden und Vorgehensmuster fr die Information

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Ein Projekt-Informationskonzept Wozu?

blicherweise wird in einem Projekt zu wenig und zu spt informiert.

Ein Informationskonzept hlt eher dazu an, frhzeitig und regelmssig zu

informieren.

In der Art und Weise, wie mit Informationen umgegangen wird, hat jede

Organisation ihre Gepflogenheiten. Das Informationskonzept sollte

deshalb zur gngigen Informationskultur kompatibel sein und diese

konkretisieren.

Das Informationskonzept dient dem Systematisieren von Information und

Dokumentation, damit nicht etwas vergessen oder unterlassen wird.

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Ist Information eine Hol- oder Bringschuld?

Vereinbaren Sie in Ihrem Team folgende Spielregeln:

Jeder holt sich eigenverantwortlich selbst alle notwendigen

Informationen. Es ist Pflicht zu fragen. Die Ausrede "Das hat mir keiner

gesagt" gilt nicht.

Jeder sorgt von sich aus dafr, dass alle anderen im Team alle

notwendigen Informationen erhalten. Zurckhalten von Information gilt

als Egoismus und soll es im Team nicht geben.

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Projektmeetings

Regelmssige Projektmeetings sind ausserordentlich wichtig zum

Informationsaustausch und bilden Fixpunkte in der Projektarbeit.

Lassen Sie die Mitarbeiter in den Projektmeetings berichten:

Das machen wir zur Zeit

So weit sind wir schon

Das kann man schon verwenden oder ausprobieren

(wichtigster Punkt fr die Entwickler)

Das haben wir noch vor uns

Hier brauchen wir Hilfe oder Informationen von den anderen

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Praxistipps

Falsch aufbereitete Information kann mehr schaden als ntzen.

Deshalb soll Umfang und Form der Information empfngergerecht

aufbereitet werden.

Achten Sie auf zurckgezogene oder Home Office Mitarbeiter,

auch sie mssen in das Informationsnetz eingebunden werden.

Betreiben Sie eine offene Informationspolitik, das verhindert

Gerchte.

Informieren Sie so viel als mglich mndlich, aber machen Sie

jeweils ein kurzes Protokoll.

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Informationsweitergabe

Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Projekt Folgendes geregelt ist:

Klassifizierung von Information in interne und externe (public)

Wer entscheidet ber die Klassifizierung bei Unklarheit

Wer darf Informationen herausgeben und an wen

Welche Information darf herausgegeben werden

Wer entscheidet bei Unklarheiten ber die Herausgabe

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Interne Informationen

Interne Informationen sind z.B.:

Schtzungen

Berechnungsgrundlagen fr Offerten

Arbeitsauftrge

Plne

Vertrge

Testunterlagen

Reviewberichte

Statusberichte der Mitarbeiter

Problemdokumentationen

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Externe Informationen

Externen Informationen sind z.B.:

Spezifikation (Pflichtenheft)

Prsentationen

Handbcher

Projektstatusberichte

Meilensteindokumente

Fehlerprotokolle

nderungsprotokolle

Abschlussberichte

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Projektstatusbericht

In Ihrem Projektstatusbericht sollten folgende Informationen enthalten sein:

Erledigte Arbeitsauftrge

Pendente Arbeitsauftrge

Noch nicht begonnene Arbeitsauftrge

Verbrauchte Ressourcen (Material, Geld...)

Erreichte Termine und Meilensteine sowie Verzgerungen

Soll/Ist-Zustand

Probleme und mgliche Probleme (Risiken)

Wo haben Sie Entscheidungsbedarf?

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Problembericht

Erstellen Sie bei Problemen einen Bericht, der zumindest Folgendes

enthlt:

Beschreibung des Problems (z.B. Engpsse, Konflikte, Abweichungen..)

Lsungsvorschlge

Notwendige Entscheidungen

Was ist zu entscheiden?

Bis wann ist zu entscheiden?

Durch wen ist zu entscheiden?

Dringlichkeit

Aufwand und Termine fr die Lsung des Problems

Erwartete Konsequenzen bei Ausbleiben oder Verzgerung der Lsung

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Dokumentation

Lesen macht einen Menschen

vielseitig,

Verhandlungen machen ihn

geistesgegenwrtig,

Schreiben genau.

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Grundlegendes zur Projektdokumentation

Verantwortlich fr die lckenlose Projektdokumentation ist der

Projektleiter

Eine konsequente Projektdokumentation gewhrleistet einen schnellen

Zugriff auf verfgbare Unterlagen fr alle Projektbeteiligten

Die Aktenordnung sollte so frh als mglich festgelegt werden, um

Wildwuchs zu vermeiden

Jeder Bearbeiter dokumentiert seine Arbeitsergebnisse

Jeder Bearbeiter ist zur Aktualisierung verpflichtet

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Unterschiede zwischen Bericht und Dokumentation

Der Bericht ist eine Beschreibung des Sachstandes zu einem

bestimmten Zeitpunkt (Momentaufnahme)

Die Dokumentation erfasst nachvollziehbar alle bedeutsamen Rahmen-,

Planungs-, Beschluss- und Ergebnisdaten

Die Dokumentation ist somit ein Nachschlagewerk whrend und nach

dem Ende des Projekts

Die Dokumentation ermglicht, falls erforderlich, einen

Projektleiterwechsel und den Transfer von Projekterfahrungen in

Folgeprojekte

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Unterschiede zwischen Projekt- und Produktdokumentation

Die Projektdokumentation enthlt die Grundlagen, weshalb das Produkt

entstanden ist (wer hat was entschieden und verantwortet)

Die Projektdokumentation zeichnet die Entstehung des Produktes

nachvollziehbar nach (wie wurde gearbeitet, worauf beruhen die

Entscheide)

Die Produktdokumentation beschreibt das Produkt in seinem Aufbau, in

seiner Funktionalitt und in seiner Handhabung

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Projekthandbuch (1)

Ziel des Projekthandbuchs ist es, die Zusammenarbeit mglichst

reibungslos und effizient zu gestalten.

Das Projekthandbuch enthlt die sinnvollen und ntigen

organisatorischen Informationen und Regelungen fr die

Zusammenarbeit

Es dient zudem als Einstiegshilfe fr neue Projektmitarbeiter

(= Project Master Boot Record)

Fr die Erstellung und Pflege des Projekthandbuchs ist der Projektleiter

verantwortlich

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Projekthandbuch (2)

Inhaltsverzeichnis eines Projekthandbuchs:

Projektbeschreibung (Auftraggeber, Ziel des Auftrages)

Organisationsstruktur (technische und kommerzielle Projektleitung)

Projektbeteiligte (Mitarbeiter, Kontakte beim Kunden etc.)

Schriftverkehr (Templates)

Informationsaustausch (Meetings)

Aktenordnung (Ablagesystem)

Projektdokumentation (Anweisungen zur Erfassung und Pflege)

Organisation des Change Managements

Organisation des Configuration Managements

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Praxistipp

Aufwand und Nutzen fr die Erarbeitung und Pflege eines

Projekthandbuchs mssen im angemessenen Verhltnis stehen

Ein Minimal-Projekthandbuch enthlt:

Projektbeschreibung, Projektziele (Vision)

Grobe Organisationsstruktur

Liste der Projektbeteiligten

Schriftverkehr

Aktenordnung (wo liegt die Doku, wo der Code)

Change Management

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Beispiele einer Projektdokumentation

Projekthandbuch

Ablagesystem

Dokument-Namensgebung

Dokumentvorlagen

Memos

Pendenzenliste

Beschlussliste

nderungen (Change Requests)

Lieferprotokoll

Abnahmeprotokoll

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Beispiele einer Produktdokumentation

Benutzerhandbuch

Administrationshandbuch

Installationshandbuch

Release Notes

Fehler (Bug Reports)

Schulungsunterlagen

Wartungsunterlagen

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Projektkontrolle und -steuerung

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Grundlagen der Projektkontrolle und -steuerung

Grundlage ist die Projektplanung, welche selber auch falsch sein kann,

wenn sie nicht nachgefhrt ist

Es kann nicht feiner kontrolliert werden, als die Gliederung der

Projektaufgabe vorgenommen wurde

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Projektkontrolle versus Projektsteuerung

Die Projektkontrolle bezweckt das rechtzeitige Feststellen von

Abweichungen gegenber den geplanten

Terminen

Kosten (Aufwnde)

Systemzielen und Vorgehenszielen

Die Projektsteuerung umfasst diejenigen Massnahmen, welche das

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