Projektmanagement - pmcm.frox. · PDF fileProjektmanagement Informations- und Berichtswesen...

Click here to load reader

  • date post

    17-Sep-2018
  • Category

    Documents

  • view

    230
  • download

    2

Embed Size (px)

Transcript of Projektmanagement - pmcm.frox. · PDF fileProjektmanagement Informations- und Berichtswesen...

  • Projektmanagement

    Informations- und Berichtswesen

    Projekthandbuch

    Projektkontrolle und steuerung

    Oktober 2012, Robert Kolb

    FROX blau

    Logo grau

    Balken grau

  • 2

    Themen

    Informations- und Berichtswesen

    Dokumentation

    Projektkontrolle und -steuerung

    Projektabschluss, Debriefing

  • 3

    Lernziele

    Sie knnen erklren, was unter einem Projekt-Informationskonzept zu

    verstehen ist

    Sie knnen den Zweck des Projekthandbuches erklren

    Sie knnen den Zweck von Projektkontrolle und -steuerung erlutern

    Sie kennen Methoden zur Leistungs- und Stundenkontrolle

  • 4

    Informations- und Berichtswesen

    Information ist wie ein

    Wanderpokal. Den darf auch

    niemand fr sich behalten.

  • 5

    Projekt-Informationskonzept Was bedeutet das?

    Unter dem Projekt-Informationskonzept verstehen wir:

    Transparentmachen und Systematisierung des Informationsflusses oder

    Informationsbeziehungen

    Erstellen eines Unterlagenkonzeptes

    Methoden und Vorgehensmuster fr die Information

  • 6

    Ein Projekt-Informationskonzept Wozu?

    blicherweise wird in einem Projekt zu wenig und zu spt informiert.

    Ein Informationskonzept hlt eher dazu an, frhzeitig und regelmssig zu

    informieren.

    In der Art und Weise, wie mit Informationen umgegangen wird, hat jede

    Organisation ihre Gepflogenheiten. Das Informationskonzept sollte

    deshalb zur gngigen Informationskultur kompatibel sein und diese

    konkretisieren.

    Das Informationskonzept dient dem Systematisieren von Information und

    Dokumentation, damit nicht etwas vergessen oder unterlassen wird.

  • 7

    Ist Information eine Hol- oder Bringschuld?

    Vereinbaren Sie in Ihrem Team folgende Spielregeln:

    Jeder holt sich eigenverantwortlich selbst alle notwendigen

    Informationen. Es ist Pflicht zu fragen. Die Ausrede "Das hat mir keiner

    gesagt" gilt nicht.

    Jeder sorgt von sich aus dafr, dass alle anderen im Team alle

    notwendigen Informationen erhalten. Zurckhalten von Information gilt

    als Egoismus und soll es im Team nicht geben.

  • 8

    Projektmeetings

    Regelmssige Projektmeetings sind ausserordentlich wichtig zum

    Informationsaustausch und bilden Fixpunkte in der Projektarbeit.

    Lassen Sie die Mitarbeiter in den Projektmeetings berichten:

    Das machen wir zur Zeit

    So weit sind wir schon

    Das kann man schon verwenden oder ausprobieren

    (wichtigster Punkt fr die Entwickler)

    Das haben wir noch vor uns

    Hier brauchen wir Hilfe oder Informationen von den anderen

  • 9

    Praxistipps

    Falsch aufbereitete Information kann mehr schaden als ntzen.

    Deshalb soll Umfang und Form der Information empfngergerecht

    aufbereitet werden.

    Achten Sie auf zurckgezogene oder Home Office Mitarbeiter,

    auch sie mssen in das Informationsnetz eingebunden werden.

    Betreiben Sie eine offene Informationspolitik, das verhindert

    Gerchte.

    Informieren Sie so viel als mglich mndlich, aber machen Sie

    jeweils ein kurzes Protokoll.

  • 10

    Informationsweitergabe

    Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Projekt Folgendes geregelt ist:

    Klassifizierung von Information in interne und externe (public)

    Wer entscheidet ber die Klassifizierung bei Unklarheit

    Wer darf Informationen herausgeben und an wen

    Welche Information darf herausgegeben werden

    Wer entscheidet bei Unklarheiten ber die Herausgabe

  • 11

    Interne Informationen

    Interne Informationen sind z.B.:

    Schtzungen

    Berechnungsgrundlagen fr Offerten

    Arbeitsauftrge

    Plne

    Vertrge

    Testunterlagen

    Reviewberichte

    Statusberichte der Mitarbeiter

    Problemdokumentationen

  • 12

    Externe Informationen

    Externen Informationen sind z.B.:

    Spezifikation (Pflichtenheft)

    Prsentationen

    Handbcher

    Projektstatusberichte

    Meilensteindokumente

    Fehlerprotokolle

    nderungsprotokolle

    Abschlussberichte

  • 13

    Projektstatusbericht

    In Ihrem Projektstatusbericht sollten folgende Informationen enthalten sein:

    Erledigte Arbeitsauftrge

    Pendente Arbeitsauftrge

    Noch nicht begonnene Arbeitsauftrge

    Verbrauchte Ressourcen (Material, Geld...)

    Erreichte Termine und Meilensteine sowie Verzgerungen

    Soll/Ist-Zustand

    Probleme und mgliche Probleme (Risiken)

    Wo haben Sie Entscheidungsbedarf?

  • 14

    Problembericht

    Erstellen Sie bei Problemen einen Bericht, der zumindest Folgendes

    enthlt:

    Beschreibung des Problems (z.B. Engpsse, Konflikte, Abweichungen..)

    Lsungsvorschlge

    Notwendige Entscheidungen

    Was ist zu entscheiden?

    Bis wann ist zu entscheiden?

    Durch wen ist zu entscheiden?

    Dringlichkeit

    Aufwand und Termine fr die Lsung des Problems

    Erwartete Konsequenzen bei Ausbleiben oder Verzgerung der Lsung

  • 15

    Dokumentation

    Lesen macht einen Menschen

    vielseitig,

    Verhandlungen machen ihn

    geistesgegenwrtig,

    Schreiben genau.

  • 16

    Grundlegendes zur Projektdokumentation

    Verantwortlich fr die lckenlose Projektdokumentation ist der

    Projektleiter

    Eine konsequente Projektdokumentation gewhrleistet einen schnellen

    Zugriff auf verfgbare Unterlagen fr alle Projektbeteiligten

    Die Aktenordnung sollte so frh als mglich festgelegt werden, um

    Wildwuchs zu vermeiden

    Jeder Bearbeiter dokumentiert seine Arbeitsergebnisse

    Jeder Bearbeiter ist zur Aktualisierung verpflichtet

  • 17

    Unterschiede zwischen Bericht und Dokumentation

    Der Bericht ist eine Beschreibung des Sachstandes zu einem

    bestimmten Zeitpunkt (Momentaufnahme)

    Die Dokumentation erfasst nachvollziehbar alle bedeutsamen Rahmen-,

    Planungs-, Beschluss- und Ergebnisdaten

    Die Dokumentation ist somit ein Nachschlagewerk whrend und nach

    dem Ende des Projekts

    Die Dokumentation ermglicht, falls erforderlich, einen

    Projektleiterwechsel und den Transfer von Projekterfahrungen in

    Folgeprojekte

  • 18

    Unterschiede zwischen Projekt- und Produktdokumentation

    Die Projektdokumentation enthlt die Grundlagen, weshalb das Produkt

    entstanden ist (wer hat was entschieden und verantwortet)

    Die Projektdokumentation zeichnet die Entstehung des Produktes

    nachvollziehbar nach (wie wurde gearbeitet, worauf beruhen die

    Entscheide)

    Die Produktdokumentation beschreibt das Produkt in seinem Aufbau, in

    seiner Funktionalitt und in seiner Handhabung

  • 19

    Projekthandbuch (1)

    Ziel des Projekthandbuchs ist es, die Zusammenarbeit mglichst

    reibungslos und effizient zu gestalten.

    Das Projekthandbuch enthlt die sinnvollen und ntigen

    organisatorischen Informationen und Regelungen fr die

    Zusammenarbeit

    Es dient zudem als Einstiegshilfe fr neue Projektmitarbeiter

    (= Project Master Boot Record)

    Fr die Erstellung und Pflege des Projekthandbuchs ist der Projektleiter

    verantwortlich

  • 20

    Projekthandbuch (2)

    Inhaltsverzeichnis eines Projekthandbuchs:

    Projektbeschreibung (Auftraggeber, Ziel des Auftrages)

    Organisationsstruktur (technische und kommerzielle Projektleitung)

    Projektbeteiligte (Mitarbeiter, Kontakte beim Kunden etc.)

    Schriftverkehr (Templates)

    Informationsaustausch (Meetings)

    Aktenordnung (Ablagesystem)

    Projektdokumentation (Anweisungen zur Erfassung und Pflege)

    Organisation des Change Managements

    Organisation des Configuration Managements

  • 21

    Praxistipp

    Aufwand und Nutzen fr die Erarbeitung und Pflege eines

    Projekthandbuchs mssen im angemessenen Verhltnis stehen

    Ein Minimal-Projekthandbuch enthlt:

    Projektbeschreibung, Projektziele (Vision)

    Grobe Organisationsstruktur

    Liste der Projektbeteiligten

    Schriftverkehr

    Aktenordnung (wo liegt die Doku, wo der Code)

    Change Management

  • 22

    Beispiele einer Projektdokumentation

    Projekthandbuch

    Ablagesystem

    Dokument-Namensgebung

    Dokumentvorlagen

    Memos

    Pendenzenliste

    Beschlussliste

    nderungen (Change Requests)

    Lieferprotokoll

    Abnahmeprotokoll

  • 23

    Beispiele einer Produktdokumentation

    Benutzerhandbuch

    Administrationshandbuch

    Installationshandbuch

    Release Notes

    Fehler (Bug Reports)

    Schulungsunterlagen

    Wartungsunterlagen

  • 24

    Projektkontrolle und -steuerung

  • 25

    Grundlagen der Projektkontrolle und -steuerung

    Grundlage ist die Projektplanung, welche selber auch falsch sein kann,

    wenn sie nicht nachgefhrt ist

    Es kann nicht feiner kontrolliert werden, als die Gliederung der

    Projektaufgabe vorgenommen wurde

  • 26

    Projektkontrolle versus Projektsteuerung

    Die Projektkontrolle bezweckt das rechtzeitige Feststellen von

    Abweichungen gegenber den geplanten

    Terminen

    Kosten (Aufwnde)

    Systemzielen und Vorgehenszielen

    Die Projektsteuerung umfasst diejenigen Massnahmen, welche das

    Pro