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Vorlesung 1

PROJEKTMANAGEMENT

1. DEFINITION VON PROJEKT UND PROJEKTMANAGEMENTGem DIN 69 901 ist Projektmanagement die Gesamtheit von Fhrungsaufgaben, organisation, -techniken, und -mittel fr die Abwicklung eines Projekts. Fhrung in Projekten ist die Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitten in einem Projekt in Hinblick auf die Projektziele. Das Projektmanagement umfasst die Projektmanagement Funktionen (allgemeine Projektmanagementfunktionen): Ziele definieren Planen Umsetzen berwachen Steuern Berichten

1.1

Was ist ein Projekt?

DIN 69901 des Deutschen Instituts fr Normung e.V. Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.

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Vorlesung 1

PROJEKTMANAGEMENT

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) des amerikanischen Project Management Institute Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.

IPMA Competence Baseline der International Project Management Association (IPMA) Ein zeit- und kostenbeschrnktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualittsstandards und Anforderungen (Erfllung der Projektziele)... Nach Blazek Sachlich und zeitlich begrenzte Aufgabe, die interdisziplinr angegangen wird.

Was unterscheidet ein Projekt von den Routinenaufgaben in einem Unternehmen? Definierter Projektanfang und -ende Definierte Ziele (relative) Einmaligkeit Komplexitt Definiertes Budget Definierte Ressourcen (interdisziplinr) Projektorganisation auf Zeit

Routineaufgaben sind grundstzlich auf unbefristete Wiederholungen ausgerichtet

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Vorlesung 1

PROJEKTMANAGEMENT

1.2

Projektmanagement Regelkreis

Ziel ist es: Mglichst frh Planabweichungen erkennen und rechtzeitig korrigierende Manahmen einleiten.

Bild 1. Projektmanagement - Regelkreis

1.3

Klassifikation der Projekte

Einzelne Projekte knnen sehr unterschidlich sein. Hierbei mssen Projekte unterschieden werden nach: Projektdauer ( > 2 Monate und < 3 Jahren) Projektgre4

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Vorlesung 1

PROJEKTMANAGEMENT

Projektart Risiken Projektauftraggeber

Projektdauer Die Dauer der Projekten bewegt sich von wenigen Monaten bis hin zu mehreren Jahren. Ein Projekt sollte nicht krzer als 2 Monate und lnger als 3 Jahre dauern.

Projektgre Messwerte fr die Projektgre knnen Anzahl der Projektmitarbeiter, Projektdauer und Projekbudget sein. Projektgre Sehr kleine Kleine Mittlere Groe Sehr Groe Projektmitarbeiter (Anzahl) 150 Mio. (EUR) 80

Projektart Die Unterscheidung zwischen: Invenstitions- (Schaffen oder Beschaffen und in Betrieb nehmen von Sachanlagen), Organisations- (Schaffung oder nderung von Aufbau- oder Ablauforganisation)

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Vorlesung 1

PROJEKTMANAGEMENT

Forschungs- und Entwicklungsprojekte (Schaffen oder Beschaffen neuer Kenntnisse oder Fertigkeiten und Entwickeln neuer Produkte)

Setzt bei Objekten an, die im jeweiligen Projekt erstellt werden. Andere mgliche Kriterien sind innovative Anteile oder der interkulturelle Charakter.

Projektart Invenstitionsprojekt

Merkmale Schaffung Kapitalgter Technische Anforderungen sind gut beschreibbar, evtl. hohes Kostenrisiko wenn Planungsdefizite.

Organisationsprojekt

Schaffung oder nderung von Aufbau- oder Ablauforganisation. Das Projektergebnis wirkt sich auf alle Personen einer Organisation aus. Schaffen oder Beschaffen neuer Kenntnisse oder Fertigkeiten und Entwickeln neuer Produkte. Nicht vorher bestimmbares Verhltnis von Input und Output: Niemand kann exakt vorhersehen, welches Ergebnis der Einsatz bestimmter Mengen von Produktionsfaktoren bringen wird.

Forschungs- und Entwicklungsprojekt (F&E)

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Vorlesung 1

PROJEKTMANAGEMENT

1.4

SMART Methode

Die "SMART-Methode" schafft die ntigen Rahmenbedingungen fr die Formulierung der Projektziele. S M A R T "spezifisch" "messbar" "attraktiv & akzeptiert" "realistisch" "terminiert" die Ziele mssen klar, eindeutig und przise formuliert sein die Ziele mssen so definiert werden, dass sie berprfbar sind die Ziele mssen eine Herausforderung darstellen die Ziele mssen auch erreichbar und umsetzbar sein die Ziele mssen klar definierte Zeitangaben haben (Anfang und Ende).

"S" steht fr selbstbestimmt und spezifisch. Ein Ziel sollte mglichst so formuliert sein, dass sein Erreichen von niemandem auer uns abhngig ist. Klren Sie dabei: Was liegt in meinem Einflussbereich? Wo kann ich selbst anfangen? Dies muss klar formuliert sein. "M" steht fr messbar, mit Bandbreite, mit Etappenschritten. Die wichtigsten Etappenschritte sind dabei Wochen- und Monatsziele. Bandbreite: das Optimale formulieren und eine Bandbreite fr Unvorhergesehenes einplanen. Etappenschritte sind wichtig fr die Erfolgskontrolle und fr den regelmigen Erfolg! Leitfragen: Woran erkennen Sie, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben? Woran werden es andere erkennen? Wie halten Sie fest, was Sie erreicht haben? "A" steht u.a. fr: alle Lebensbereiche einplanen und die Auswirkungen eines Ziels auf andere Lebensbereiche vorher bedenken. Ebenso steht das A fr attraktiv! Das formulierte Ziel sollte

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Vorlesung 1

PROJEKTMANAGEMENT

so attraktiv sein, dass es sich fr Sie lohnt, etwas dafr zu tun. Wie erkennen Sie, dass Ziele fr Sie attraktiv sind? "R" bedeutet: realistische Ziele definieren. Unsere Vision, der Bereich, in dem es um das "Wozu" hinter unseren Zielen geht, darf ruhig ber uns hinausweisen. Unsere Ziele als nchste Aktionsschritte sollen uns fordern, aber sie mssen erreichbar sein. Sonst sind wir schon frustriert bevor wir beginnen. "R" bedeutet auch: Ziele richtig formulieren, also gehirnkonform. Beispiel: "Ich trete beim Sprechen vor Gruppen sicher und berzeugend auf" gegen "Ich mchte beim Sprechen vor Gruppen meine Unsicherheit und Schchternheit berwinden". Achtung: das Wort "nicht" existiert fr unsere Sinne nicht! "Ich hre auf zu rauchen" "Rauchen ist mir vllig gleichgltig geworden". "T": Ziele sind Wnsche mit Termin. Nicht: "Ich werde bald anfangen zu joggen", sondern einen konkreten Termin festlegen und dann anfangen! "T" steht auch fr "treu uns selbst gegenber". Stellen Sie sich bei Ihren Zielen einmal die Frage: Will ich dies wirklich? Ist das berhaupt mein Ziel? Oder tue ich dies vor allem, weil andere es von mir erwarten oder weil ich andere damit beeindrucken will? Das Gegenteil von "sich selbst treu bleiben" sind die Leute, die sich Dinge kaufen, die sie nicht brauchen, vom Geld, das sie nicht haben, um Leute zu beeindrucken, die sie nicht mgen! Man knnte es auch so ausdrcken: Attraktive Ziele sind glasklar formuliert. Sie wissen ganz genau und knnen ganz genau sagen, was Sie bis wann erreichen wollen. Ihr Ziel stellt hohe Anforderungen an Sie, aber es ist auch erreichbar. Sie glauben daran, dass Sie es schaffen werden. Es ist mit der Umwelt bzw. dem Umfeld, in der Sie es verwirklichen wollen, vertrglich.

1.5

KUS-Methode

Nach der KUS Methode werden verfgbare Informationen unterteilt in: K- klar U-unklar S-strittig. Diese Methode ist sowohl bei Zieldefinitionen anwenbar, aber auch im Prozess der Anforderungs- , Stakeholder- und Risikoanalyse als Mittel der Informationsschafung.

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Vorlesung 1

PROJEKTMANAGEMENT

4. PROJEKTZIELEBeim Zielfindungsprozess mssen die wichtigsten Regeln fr die Zielformulierung und der Zusammenhang zwischen Projekt- und Unternehmenszielen erkannt und in Beziehung gebracht werden.

4.1

Zielgren

Ergebnis

Termin

Kosten Bild 5. Spannungsdreieck des Projektes

Ergebnisziele (Sach- und Dienstleistungen in der geforderten Qualitt) Zeit (Dauer und Termine).Terminziele werden beim Time-to-Market stark hevorgehoben Aufwand (Kosten-, Mitarbeiterstunden und andere Kosten) Das sind die Kosten der Entwicklung bzw. der Fertigung eines Systems. Nicht mitgerechnet sind die Kosten der Nutzungsphase. Kostenziele dominieren beim Design-to-Cost-Ansatz. Zufridenheit wichtiger Stakeholder (Kunden, Betriebsrat, Mitarbeiter, etc.)

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Vorlesung 1

PROJEKTMANAGEMENT

4.2

Operationalisierng der Projektziele

Die Projektzeile mssen so definiert werden, dass nach Abschluss des Projekts festgestellt werden kann, ob und in welchem Mae sie erreicht wurden. Kurz: Jedes Ziel mu mess- und damit nachprfbar sein (=Operationalisierung). Probleme: Soziale Ziele (Beispiel: Steigerung der Mitarbeiterzufridenheit) Softwareprojekte (Beispiel: Benutzer- und Wartungsfreundlichkeit) Organisationsprojekte (Anwendungserfolg)

4.3

Beziehungen zwischen Projektzielen

Zwischen zwei Zielen e