Projektplanung TOP-Soft Dimitri Mun Marc Kunz Sascha Scheuermann Brice Mabou Simo Clemens Reis GmbH...

Projektplanung

TOP-Soft

Dimitri MunMarc KunzSascha ScheuermannBrice Mabou SimoClemens Reis

GmbHS o f t w a r e h a u s

Gliederung der Präsentation

Inhalt Seite

Einleitung / Rückblende Projektdefinition 1-4

Phasen und Meilensteinplan 4-8

Risikoanalyse 9-14

Projektstrukturplan 15-17

Termin und Ressourcenplanung 17-20

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Top-Soft GmbH

Projektauftrag: Qualifizierung von 10 Projektmanagern

Sehr geehrte Frau Maier,

in den vergangen Jahren hatten wir viele bereichsübergreifende Projekte, die leider nicht immer "optimal" gelaufen sind. Kundenunzufriedenheit und die nicht Einhaltung von Termin-/ Budgetplanungen sind hier nur zwei Punkte, die zu erheblichen Qualitätsverluste geführt haben.

Um unseren Qualitätsstandard anzuheben, haben wir beschlossen, dass 10 Mitarbeiter des Hauses zu Projektmanagern qualifiziert werden sollen.

Bitte planen Sie dieses Projekt für unsere Firma. Um Sie auf den bisherigen Stand zu bringen, haben wir zwei Auszüge der Projekt Definition Teamangehängt.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Die Geschäftsleitung

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• Projektstartaktivitäten• Stakeholderanalyse• Projektziele• Projektorganisation

StakeholderanalyseProjektzieleProjektorganisation

Projektdefinition

• Phasen und Meilensteinplan erstellen• Projektstrukturplan erstellen• Risikoanalyse durchführen• Projekttermin- und Ressourcenplanung

Projektplanung

• Projektleiter Schulung• Prüfung mit Zertifikat • Lasten-/Pflichtenheft überprüfen

Realisierung

• Projektevaluierung Evaluierung der Ergebnisse • Erfahrungssicherung • Projektmanagementhandbuch erstellen (Dokumenten-

Archivierung)

Projektabschluss

Abgeschlossen

Übersicht der Projektaktivitäten und Gliederung

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Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und

Ressourcenplanung

• Projektteam bestimmen

• Regelung Kompetenzen und Zuständigkeiten

• Kommunikationsmedien/-formen

• Projektmanagement Methoden

• Abstimmung Projektauftrag-geber

PlanungProjektstart

• Sitzungs- einladungen Kick-Off/ Projekt-startworkshop

• Einbeziehung externer Projektcoaches

VorbereitungProjektstart

• Durchführung Kick-Off / Projekt-startworkshop

• Stakeholderanalyse• Projektziele klären

und festlegen• Projektorganisation

festlegen• Phasen/

Meilensteine festlegen

• Ablaufplan Terminberechnung

• Risikobewertung• Termin-/

Ressourcenplan

DurchführungProjektstart

• Fertigstellung Projektmanagement

• Abstimmung Projektauftraggeber

• Verteilung Projektmanagement Dokumentation

NachbereitungProjektstart

Projektplanung

Projektdefinition

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Phasen und Meilensteinplan

Projektphasen

• Das Projekt muss in sinnvolle Phasen eingeteilt werden.• Diese dienen als Grundlage für die detaillierte Ablaufplanung.• Die Phasen werden i.d.R. durch Erreichung eines Meilensteins abgeschlossen.• Meilensteine können auch innerhalb der einzelnen Phasen vorkommen und Teilergebnisse darstellen.

= Meilensteine


Ressourcenplanung

Projektstart Planung Realisierung Projektabschluss

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

6

Wesentlicher Fortschritt im

Projektverlauf

Ereignispunkte ohne Dauer

und ohne Arbeitsaufwand

Anfang / Ende

einer Projektphase („Haupt‐

Meilensteine“) oder eines

wichtigen Arbeitspakets

Meilensteine

Ein Meilenstein stellt das Erreicheneines definierten Sachergebnisses

oder einer definierten Arbeitsvoraussetzung Dar

Geben einen Überblick über die Projekt‐Eckpunkte

Entscheidungspunkte über den

weiteren Projektfortgang

Ermöglichen eine fundierte Ermittlung des Projektstands

Meilensteine motivieren


Ressourcenplanung


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Ressourcenplanung


Projektphase Vorgangsname / Meilensteine Projektstart Projektauftrag erhalten

Projektstart Analyse des Ist-Zustandes liegt vor

Planung Freigabe des Projekts

Planung Entwicklung des Soll-Konzepts ist abgestimmt

Planung Anforderungen für Änderungen sind festgelegt

Planung Ideen für Umsetzungsmaßnahmen sind erarbeitet

Realisierung Verbesserungsvorschläge sind umgesetzt

Realisierung Schulungen und Zertifizierung abgeschlossen

Realisierung Soll/ Ist-Analyse

Projektabschluss Maßnahmen im Aktionsplan enthalten und mit

Geschäftsführung abgestimmt

ProjektabschlussProjektmanagementhandbuch überprüft und

abgesegnet

Projektabschluss Übergang in Matrixorganisation

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Risikoanalyse

Wer sich nicht um die Projektrisiken kümmert,um den kümmern sich die Risiken


Ressourcenplanung

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Prüffragen

Nr. Prüffragen i.O. Risiko

1. Gibt es kritische Aufgaben für die noch niemand vorgesehen ist? X

2. Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen? X

3. Sind die Mitglieder des Projektteams für die Ihnen übertragenen Aufgaben geeignet? X

4.Stehen die wichtigsten Mitglieder des Projektteams voraussichtlich für die gesamte Projektdauer zur Verfügung?

X

5. Kann unsere Budgetierung eingehalten werden? X

6. Sind die Projektleiter nach der Zertifizierung für das Anforderungsprofil geeignet? X

7. Können die Meilensteine eingehalten werden? X8. Schafft jemand die Zertifizierungsprüfung nicht? X

9. Nimmt jemand Krankheitsbedingt am Lehrgang nicht teil? X

10. Eingriff der Geschäftsführung in den Projektablauf oder sogar Projektabbruch? X


Ressourcenplanung

10

Bewertung und priorisieren von Risiken

Nr. Risiken Wahrscheinlichkeit Auswirkung Priorität ( W x A )

1. Eingriff der Geschäftsführung 4 5 20

2. Wichtige Mitglieder verlassen das Team 4 4,5 18

3. Zertifizierung wird nicht erreicht 3,0 4,0 12

4. Überschreitung der Budgetierung 2 2,5 5

5.Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen? 1,5 2 3


Ressourcenplanung

Bewertungsskala: Hoch/Sehr hoch = 4 – 5 Punkte, Mittel = 2 Punkte, Sehr gering/Gering = 1 – 2 Punkte

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Risikoportfolio Bewertung


Ressourcenplanung

Nr. Risiken

1. Eingriff der Geschäftsführung

2.Wichtige Mitglieder verlassen das Team

3. Zertifizierung wird nicht erreicht

4. Überschreitung der Budgetierung

5.Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen?

1

2

3

4 5

Übertragung der Risikobewertung in ein Diagramm

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Risiko - Bekämpfungsmaßnahmen

Risiken Wahr-scheinlichkeit

Auswirkungen

Priorität

(W x A)

Maßnahmen zurVerminderung derWahrscheinlichkeit

Maßnahmen zurVerminderung

möglicher Schäden

Zuständig

Fertigbis?

Eingriff der Geschäftsführung

4 5 20 -Teilnahme der Geschäftsleitung an der Kick-Off Veranstaltung-Wöchentlicher Report an die Geschäftsleitung

Projekteingriff durch Geschäftsleitung muss vorab mit Elke Maier besprochen und angekündigt werden.

Elke Maier

Wichtige Mitglieder verlassen das Team

4 4,5 18 - klare Absprache mit allen Beteiligten sowie der Geschäftsleitung

Ersatzkapzitäten einplanen

Elke Maier

Zertifizierung wird nicht erreicht

3 4 12 - Seminarbericht, bei Gefährdung der Zertifizierung erfolgt die Mitteilung der Zertifizierungsstelle

Nachprüfungstermin Elke Maier

Überschreitung der Budgetierung

2 2,5 5 -MS Project, Prämien bei erfolgreicher Budgeteinhaltung

Budgetpuffer einplanen und von der Geschäftsleitung freigeben

Elke Maier

Differenzen im Team

1 1 1 -Teambildende Maßnahmen, Gespräche mit der Geschäftsleitung und Elke Maier

Elke Maier


Ressourcenplanung

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Risikoportfolio Bewertung


Ressourcenplanung

1

Nr. Risiken

1. Eingriff der Geschäftsführung

2.Wichtige Mitglieder verlassen das Team

3. Zertifizierung wird nicht erreicht

4. Überschreitung der Budgetierung

5.Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen?

2

3

45

Durch die Bekämpfungsmaßnahmen werden die Auswirkung und die Wahrscheinlichkeiten der Risiken verkleinert

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Projektstrukturplan


Ressourcenplanung

Im Projektstrukturplan (PSP) werden die Aktivitäten (Arbeitspakete) eines Projekts identifiziert und übersichtlich zusammengestellt.

Vollständige Darstellung aller zur Erreichung des Projektzielsnotwendigen Aufgaben in einer hierarchischen Struktur

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Arbeitspakete


Ressourcenplanung

Arbeitspakete

16

Projektstrukturplan


Ressourcenplanung

17

Projektterminplanung

Einfache Berechnung des Zeitbedarfes für ein Projekt

Bessere Übersicht über die Projektrisiken:

Identifikation der terminkritischen Vorgänge

Exakter Einblick in die logisch‐zeitliche Projektstruktur

Zwang zur Auseinandersetzung mit allen Projektdetails

Methodische Grundprinzipien einfach verständlich

Möglichkeit zur Einplanung von Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Geräte)

Möglichkeit zur Planung des zeitlichen Kostenanfalls

Terminplanung


Ressourcenplanung

Gantt Diagramm

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Ressourcenplan Mitarbeiter

Vorgänge mit fester Dauer Dauer wird durch Planer vorgegeben. Arbeitsaufwand

wird durch Programm errechnet und laufend aktualisiert.MS Projekt

Schätzung des Aufwands durch Projektleiter unter Einbeziehung des Mitarbeiters

Um die Arbeitspakete zeitlich realistisch zu definieren erfolgt eine Gruppenschätzung

Schätzungen fallen häufig zu niedrig aus.

Ressourcenplan

Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Projekttermin- und

Ressourcenplanung

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„Sage mir wie Du ein Projekt startest, und ich sage Dir, wie es endet“

(alte Projektweisheit)

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

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