Prozess-/ Leistungsmodell im Facility Management...Prozess-/ Leistungsmodell im Facility Management...

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Prozess-/ Leistungsmodell im Facility Management Schweizerische Zentralstelle für Baurationalisierung Steinstrasse 21 CH-8036 Zürich IFMA Schweiz Technoparkstrasse 1 CH-8005 Zürich

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Prozess-/Leistungsmodellim FacilityManagement

Schweizerische Zentralstelle für BaurationalisierungSteinstrasse 21CH-8036 Zürich

IFMA SchweizTechnoparkstrasse 1CH-8005 Zürich

Copyright © 2009 by CRB and IFMA Schweiz

Inhalt

- Durchgängiges Modell im FM für Prozesse, Leistungen und Kosten

- Vollständige FM-Prozesslandschaft mit Standardprozessen und Best Practice-Beispielen

- Zweistufiger Leistungskatalog abgestimmt auf die Prozesse

- Detaillierte Nutzungskostenstruktur

Inhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Nutzen

- Eigentümer und Nutzer erhalten eine standardisierte und anerkannte Grundlage zur Beauftragung von FM-Leistungen.

- Eigentümer und Nutzer erhalten Transparenz in Bezug auf Leistungen und entsprechende Hinweise zum Preis-/Nutzen-verhältnis.

- Für Betreiber und Dienstleister werden Prozesse, Leistungen und Kosten kalkulierbar.

- Für die Hochschulen und Verbände entstehen allgemein gültige Grundlagen, die direkt in der Aus- und Weiterbildung umgesetzt werden können.

Inhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Praxisbezug

32 Projektpartner haben bei der Erarbeitung mitgearbeitetInhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Umfeld

CEN/TC 348 „Facility Management“

WG 3Quality in Facility Management

WG 4Taxonomy in Facility Management

WG 5Processes in Facility Management

SIA Baubegleitendes Facility Management

IFMA Schweiz / CRBProLeMo – Prozess/Leistungsmodell

im Facility Management“

CRBGliederungen (z.B. NKS),

Beschreibungen (Element + Leistung), Kennzahlen

IFMA Schweiz

Kostenmodell für die Immobiliennutzung

IFMA Schweiz

Berufsbild Facility Manager

GEFMA

Grundlagen 100-1, Leistungsspektrum 100-

2

IFMA/GEFMA

Muster-Leistungs-verzeichnis Gebäude-

managementGru

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Proj

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HC

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Informationsfluss

SIA

Diverse Empfehlungen und Dokumentationen

Inhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Modellansatz

Kosten

N100 Grundstück

N300 Bauobjekt

N400 Umgebung

N600 Nebenkosten

N300-0 Strategie und Steuerung

N300-1 Kaufmännisches

N300-2 Grundabgaben

N300-3 Erhaltung

N300-4 Betrieb

N300-5 Mietaufwand

Produkte

Produkt P1.0

Produkt P2.0

Produkt P3.0

Produkt P4.0

Prozesse

Leistung LSP01.01

Leistungen

Leistung LSPnn.nn

Leistung LEP01.01

Leistung LEPnn.nn

Leistung LOP01.01

Leistung LOPnn.nn

Leistung LSP01.02

Leistung LEP01.02

Leistung LOP01.02

LSPStrategieprozesse

LEPSteuerungsprozesse

LOPOperative Prozesse

N300-6 Kapitalzinsen

N300-7 Abschreibungen …

N300-8 Dienste

N300-9 Übriger Aufwand

Sicht Eigentümer Sicht Mieter/NutzerSicht Eigentümer Sicht Dienstleister

Ser

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Inhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Rollenmodell

ProLeMo

Eigentümer

Dienstleister

FacilityManager

Mieter

Nutzer

….

….

….

Bewirtschaftung Support-Services 1Erstellung/Erhaltung

Investor

PlanerUnternehmer

Projektmanager

….

….

….

Support-Services 2

Facility Management

Ope

rativ

Steu

erun

g

S

trate

gie

Rollenmodell der BewirtschaftungInhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Prozessmodell Facility Management

Leistungserstellungsprozesse im FM

Operative Managementprozesse

Controlling

Beschaffung

Facility Management

Geschäftsprozesse FM

Managementprozesse FM

Bewirtschaftung

Immobilien-marketing

Immobilien-bewertung

Immobilien-finanzierung

Immobilien-bewertung

Immobilien-finanzierung

Abbruch/Rückbau

Kaufen oder Entwickeln Verkaufen oder Liquidieren

Marketing und Verkauf

Leistungsinnovation

Unterstützungsprozesse FM

Information/ Kommunikation

Personal-management

Risk-management

EDV Dokumentation Rechnungswesen Versicherungs-wesen Kleinaufträge

Finanz-management

Qualitäts-management

Normative Orientierungs-

prozesse

Strategische Entwicklungs-

prozesse

Administration

Inbetriebnahme,Abnahme

Projektentwicklung

Projektmanagement

Erstellung

Strategieprozesse

Inbetriebnahme,Abnahme

Erhaltungsplanung

Projektmanagement

Operative Prozesse

Erhaltung

Steuerungsprozesse

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Controlling

Beschaffung

Leistungserstellungsprozesse in der Bewirtschaftung

Managementprozesse in der Bewirtschaftung

Unterstützungsprozesse in der Bewirtschaftung

Vertrags-management

Personal-management

Risk-management

EDV DokumentationRechnungs-

wesenVersicherungs-

wesenAusbildung

Finanz-management

Qualitäts-management

Administration

LOPE Erstellung/Erhaltung LOPK Kaufmännisch (KGM)

LSP 02 StrategischesFlächenmanagement

LSP 03 Instand-haltungsstrategie

LSP 01Objektstrategie

LSP 04 Umweltstrategie FM

MarketingStrategische

Planung

Operative Führungsprozesse

LSP Strategieprozesse

LEP Steuerungsprozesse

LOP Operative Prozesse

LEP 01 Mandats-übernahme/-übergabe

LEP 02 Planung Betriebsführung

LEP 03 Standards/ Service-Levels

LEP 04Budgetierung

LEP 05Auftragsmanagement

LEP 06Qualitätssicherung

LEP 07Reporting/Controlling

LEP 08 Vertrags-management FM

LOPE 01Inbetriebnahme

LOPE 02AbnahmeLOPE 03Garantiemanagement

LOPK 01Vermietung

LOPK 02 Vertragsan-passung Vermietung

LOPK 03 KündigungVermietung

LOPK 04Mietzinsinkasso

LOPK 05Anmietung

LOPK 06 Vertragsan-passung Anmietung

LOPK 07 KündigungAnmietung

LOPK 08Mietzinszahlung

LOPK 09 Mieterbetreuung

LOPK 10 Objektbuchhaltung

LOPK 11 Heiz-/Ne-benkosten

LOPK 12 Objektdokumentation

LOPB Betrieb und Instandhaltung (TGM)LOPB 01Betrieb

LOPB 02Störungsanalyse

LOPB 03Inspektion

LOPB 04Wartung

LOPB 05Instandsetzung

LOPB 06Versorgen

LOPB 07Energiecontrolling

LOPB 08Betriebsoptimierung

LOPB 09 Reinigung und Pflege

LOPB 10 Safety und Security

LOPB 11Entsorgung

LOPD Dienste (IGM + FLM)LOPD 01 Operatives Flächenmanagement

LOPD 02 Belegungsplanung

LOPD 03Umzüge

LOPD 04Help Desk

LOPD 05Pikett

LOPD 07Konferenzraum

LOPD 08Schliessmanagement

LOPD 09Telefonie

LOPD 10Post

LOPD 11Druckerei/Kopieren

LOPD 13Transport

LOPD 14Parkplätze

LOPD 06Empfang

LOPD 12Catering

LOPD 15Wäscheservice

LOPD 16Kleinaufträge

Prozessmodell Bewirtschaftung

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Prozesse

LEP 05 Auftragsmanagement Pr Ow:

Prozess-Ziel: Optimale Abwicklung der Aufträge Messgrössen: Kundenzufriedenheit

Budgeteinhaltung Vorgelagerte Prozesse:

LEP 02 Planung Betriebsführung LEP 03 Standards / Service-Level LEP 04 Budgetierung LOPB 04 Help Desk

Nachfolgende Prozesse:

Keine

Leistungen (LSK): Leistungsbeschaffung festlegen Vertragsbedingungen erstellen Liefer- und Dienstleistungsverträge aushandeln und erstellen Auftragsplanung und –erteilung festlegen Koordination der Umsetzung sicherstellen

Kurzbeschrieb Der Prozess beschreibt die Planung des Auftrages, die Auftragserteilung, sowie die

Koordination der Umsetzung mit den Beteiligten und den Nutzern sowie den Abschluss des Auftrages. Der Prozess Auftragsmanagement ist ein zentraler Prozess, durch welchen sämtliche FM - Leistungen beschafft und alle operativen Prozesse gesteuert werden. Der Prozess stellt hohe Anforderungen an die Kenntnis der Zusammenhänge im FM sowie an die Fachkompetenz in Bezug auf die gesteuerten operativen Prozesse. Ein grösserer Auftrag kann aus mehreren Teilaufträgen bestehen. In diesem Fall läuft der Prozess mehrmals gleichzeitig. Solch grössere Aufträge werden auch häufig „Projekte“ genannt.

Beispiel einer ProzessdarstellungInhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Prozesse

LEP 05 Auftragsmanagement Pr Ow:

Beispiel eines Flow ChartsInhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Prozess-Ziel: Optimale Abwicklung der Aufträge Messgrössen: Kundenzufriedenheit

Budgeteinhaltung Vorgelagerte Prozesse:

LEP 02 Planung Betriebsführung LEP 03 Standards / Service-Level LEP 04 Budgetierung LOPB 04 Help Desk

Nachfolgende Prozesse:

Keine

Leistungen (LSK): Leistungsbeschaffung festlegen Vertragsbedingungen erstellen Liefer- und Dienstleistungsverträge aushandeln und erstellen Auftragsplanung und –erteilung festlegen Koordination der Umsetzung sicherstellen

Leistungen

LEP 05 Auftragsmanagement Pr Ow:

Leistungen 1. Ebene in Prozessen abgebildetInhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Leistungen

LEP 05 Auftragsmanagement

LEP 05.01 Leistungsbeschaffung festlegen a Beschaffungsumfang definieren b Leistungen ausschreiben und Angebote einholen

LEP 05.02 Vertragsbedingungen erstellen a Angebote prüfen b Vergabeantrag erstellen

LEP 05.03 Liefer- und Dienstleistungsverträge aushandeln und erstellen

a Vertragsverhandlungen führen b Liefer- und Dienstleistungsverträge erstellen

LEP 05.04 Auftragsplanung und –erteilung festlegen a Ressourcen planen b Dienstleistungen koordinieren

LEP 05.05 Koordination der Umsetzung sicherstellen a Ressourcen planen b Dienstleistungen koordinieren

Leistungen 1. und 2. EbeneInhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Nutzungskosten

N0

Stra

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rung

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N4

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N43

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N45

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N0 – N4 Bewirtschaftungskosten

N5

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N0 – N7 Gebäudenutzungskosten

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Infrs

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N0 – N9 Nutzungskosten

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Ergebnisse

- Richtlinie (d/f)

- Interaktives Tool

- Bearbeitbare Unterlagen - Flow Charts in .vsd- Tabellen in .xls

www.prolemo.ch

Inhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Praxiserfahrung

- Diverse FM-Unternehmen setzen ProLeMo erfolgreich ein

- Eigentümer- F. Hoffmann-La Roche- Roche Diagnostics, - armasuisse Immobilien- Immobilienamt Kanton Zürich- SIX Group- SBB Immobilien- Institut für geistiges Eigentum- Liegenschaften-Betriebe AG

- Dienstleister- InfraPost AG

- Planer / Berater- intep- pom+Consulting- Reso Partners

Inhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Praxiserfahrung

- Modell bewährt sich grundsätzlich gut in der Praxis

- Anwenderspezifische Eigenheiten können individuell ergänzt werden

- Erkannte Schwachstellen werden in Updates behoben

Inhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen

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Weitere Entwicklungen

- Europäische Normierung im FM wird erweitert

- Taxonomy (Hierarchien, Strukturen und Begriffe

- Prozesse

- Qualität, SLA

- Flächen- und Volumenberechnung

- Normen sind aktuell in Vernehmlassung

- In Kraft ca. Anfang 2011

- IFMA / crb prüfen aktuell Auswirkungen auf ProLeMo

- Ausschreibungsmodell im FM

Inhalt/Nutzen

Umfeld

Modellansatz

Rollenmodell

Prozessmodell

Prozesse

Leistungen

Nutzungskosten

Ergebnisse

Praxiserfahrungen

Weitere Entwicklungen