Prozessablauf AM - Light

~ 1 TAG ca. 100 St

Nach allen Inhalten kann ausgewertet werden,weil strukturiert erfasst!

Schritt Schritt Schritt

Schritt

Anlageauswerten

WeitergabeWeitergabe

Anlage anlegenändern

Analyse

2007 2008...

Anlagen in Excel erfassen

2006

ProduktivstellungEU_Projektinhaber Zentrale EinrichtungUB, TB

ProduktivstellungEU_Projektinhaber Zentrale EinrichtungUB, TB

sammeln Stammdaten erfassenvor oder waehrend der Buchung

Aufnahme

Tage Wochen Monat

Bearbeitung

PM

Organisationüber Bestands-verwalter

Organisationüber Bestands-verwalter

Schritt Schritt

MM

Bestellung

Rechnungs-eingang

SachkontenBuchungs-

beleg und-

Kreditoren-rechnungs-

beleg

Bestell-anforderung

AM Haushalts-Buchungs-

belegFM

Abschrei-bungs-

lauf

FI

Dezentrale Inventarisierungüber Web-server

Zentrales System

Zahlungs-beleg

Kosten-Buchungs-

beleg

FI

CO

MM

MM

Anlagen-stammsatz

Anlagen-gitter

InventurlisteBestands-

liste

Universitäts-einrichtungen

Neuerfassung der Anlagegüter

Erfassung der Auszahlungsanordnung

= Kauf mit Kreditor

Zentral-verwaltung

Kostenstellen-Berichte

ÁM

Änderung-Aus-

sonderung

AM

AM

Organisationsszenario

KLR – Universitäres Controlling Im Innovationsbündnis Hochschule 2008 vom 11. Mai 2005 verpflichten sichdie Hochschulen zur „Steigerung von Transparenz und Wettbewerb durch [...] jährliche Rechenschaft über die Verwendung ihrer Ressourcen sowie Einführung einer hochschulspezifischen Kosten-Leistungsrechnung“.

In Art. 5 Abs. 1 Satz 6 BayHSchG wird die Einführung einer „nach einheitlichen Grundsätzen für die jeweiligen Hochschulartengestaltete Kosten- und Leistungsrechnung“ zum Nachweis der wirtschaftlichen Verwendung der Stellen und Mittel gesetzlich verankert.

Mit dem Abschluss der Individual-Zielvereinbarungen zwischen dem Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst und den bayerischen Universitäten vom 21. Juli 2006 ist der weitere Ausbau des Hochschulrechnungswesens zum bilateralen Vertragsgegenstand und damit auch zum unmittelbaren hochschulinternen Steuerungsgegenstand geworden.

Dreidimensionalität der Auswertung in der Finanzrechnung= Ausgabenrechnung

FONDSWoRAUS?•„Geldtopf“

•Landeshaushalt •Drittmittelprojekt

FinanzpositionWAS?

FinanzstelleWER?

Mieten

LSBWL I

S VA

LSBWL II

LSJura I

LSJura IV

Post

Reisen

LSVWL II

LSMathe I

Personal

Geräte

Dreidimensionalität der Auswertung in der Kostenrechnung

Kostenart

• Material• Personal

• Lohn• Gehalt• BG

• Sonstige Kosten•Bürobedarf

• Kopien• Folien

•Raumkosten• Gas• Strom• Heizung

Fakultät

•WIWI•BWL

•WIINF

• 12020600

Welche Kosten wurden wo/von wem und für welche Leistung verursacht?

WER/WO

WAS WoFÜR

Chemie

LSBWL I

Bücher

LSBWL II

LSJura I

LSJura IV

Post

Papier

LSVWL II

LSMathe I

Personal

Projekt/ Produkt Leistungsart/Kennzahl• Projekt • Maschinenstunde• Personalstunde• qm, etc.

• Abschreibung

AfA

Ziele der Anlagenbuchhaltung • Aufbau eines Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des

Anlagevermögens• Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an

Vermögensgegenständen in Form von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die Nutzungsdauer der Anlagegüter,

• Bereitstellung der Abschreibungen für die Kosten-, Leistungsrechnung,

• Ermittlung des Werteverzehrs des betrieblichen Vermögens der JMU,• Ermittlung des Reinvestitionsbedarfs des Anlagevermögens,• Aufbau eines universitätsweiten Anlagenspiegels• Suchmechanismus über DFG -gruppenschlüssel u.a.

TOP1.  Erfassung des Inventars

Ø   Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter?Ø   Was ist eine Anlage?Ø   Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut?Ø   Wie gehe mit Zubehörteilen um?Ø   Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren?Ø   Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren?

2. Zukünftige Prozesse Ø   Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden?Ø   Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden?Ø   Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z.°B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV)

3. Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten

1. Erfassung des Inventars  

Ø   Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter?

Ø   Was ist eine Anlage?

Ø   Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut?

Ø   Wie gehe mit Zubehörteilen um?

Ø   Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren?

Ø   Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren?

0 2 Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten240000 Lizenzen an Rechten und Werten250000 Erworbene Software

0 7 Technische Anlagen und Maschinen700000 Anlagen und Maschinen der Energieversorgung und Betriebstechnik710000 Anlagen und Maschinen der Materiallagerung und -bereitstellung720000 Wissenschaftl. Anlagen und Geräte730000 EDV-Anlagen, Medien- und Tontechnik740000 Anlagen und Geräte für Arbeitssicherheit und Umweltschutz

750000Anlagen, Maschinen und Geräte zum Bau und zur Unterhaltung der Infrastruktur, zur Landschaftspflege sowie der Forsttechnik

760000 Produktionsanlagen770000 Sonstige Anlagen und Maschinen780000 Überwachungs- und Kontrollanlagen790000 Geringwertige Anlagen und Maschinen

0 8 Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung800000 Tiere und Pflanzen810000 Werkstätteneinrichtung820000 Werkzeuge, Werksgeräte und Modelle, Prüf- und Meßmittel830000 Waffen und ähnliche Geräte840000 Fuhrpark850000 Sonstige Betriebsausstattung860000 Büromaschinen, Organisationsmittel, Kommunikationsanlagen 870000 Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung880000 Medienbestand der Bibliotheken und anderer Leistungseinrichtungen890000 Geringwertige Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung

Anlagenklasse

DFG- Schlüssel

• http://www.dfg.de/forschungsfoerderung/wissenschaftliche_infrastruktur/wgi/geraetegruppenschluessel/index.html

• http://www.desy.de/cgi-bin/getdfgkey_d

• Tabellenblatt „DFG-Geräteschlüssel“in Ihrer Excelliste „Inventarisierungsliste Vorlage“

Was ist eine Anlage?

Was ist ein GWG – Geringwertiges WirtschaftsGut?

• Wahlweise Übernahme von GWG–Altgeräten in SAP, wenn die Wertgrenzen von div. Geräten unter 410 €, • Es können pro Organisationseinheit Sammel-GWG-Konten angelegt für: z.B. Stühle• Büroeinrichtung, Büromaschinen = Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) mit

Hauptkonto 089 GWG der Betriebs- und Geschäftsausstattung• Labor- und Forschungseinrichtung/-geräten = Technische Anlagen und Maschinen mit

Hauptkonto 079 GWG Anlagen und Maschinen

Wenn es zum Anlagenvermögen gehört, also voraussichtlich mindestens 1 Jahr im Unternehmen verbleibt und dort dem Betriebsvermögen dient, höchstens 410 Euro Anschaffungskosten (stets ohne Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht) verursacht hat, beweglich und abnutzbar ist, selbständig nutzbar ist, also z.B. kein Drucker, Scanner oder Tastatur; sehr wohl jedoch ein All-In-One-Gerät oder ein Faxgerät, in einem besonderen laufend zu führenden Verzeichnis unter Angabe von Anschaffungskosten aufgeführt ist. Die Anschaffungskosten geringwertiger Wirtschaftsgüter können in voller Höhe im Anschaffungsjahr als Ausgabe geltend gemacht werden. Anschaffungen unter 60 Euro müssen nicht aktiviert werden und können sofort als Aufwand gebucht werden.

Berechnung der Wertgrenze• Kaufpreis• + Anschaffungsnebenkosten (z. B. Transport- u. Frachtkosten,

Montagekosten, Einfuhrzölle, Einfuhrumsatzsteuer, Zulassungskosten, und alles was zur 1. Inbetriebnahme dient, z. B. 1. Tankfüllung etc.)

• - Preisnachlässe (Rabatte, Boni, Skonti)• = Anschaffungskosten (AK)• Die folgenden Wertgrenzen beziehen sich auf die

Nettorechnungsbeträge, d. h. ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer und werden nicht berücksichtigt!

• AK = € 60 netto ? Keine Inventarisierung• Es erfolgt die SAP-Buchung in die Kontenklasse 6 als Aufwand. Eine

Inventarisierung muss nicht vorgenommen werden.• Beispiel: Kauf eines Telefons € 45,- netto wird mit Kostenart 6xxxxxx

verbucht.

• € 60 < AK >= € 410 netto ? Weitere Abgrenzung• Wenn die AK zwischen € 60 und = € 410 netto betragen, muss eine

weitere Abgrenzung bei der Inventarisierung beachtet werden:• Bei Anlagegütern innerhalb dieser Wertgrenzen spricht man von

Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG).

Berechnungsbeispiele

• Siehe Inventarisierungsliste Vorlage.xlsTabellenblatt „Berechnungsbeispiele“

Wie gehe mit Zubehörteilen um?

• Diese müssen der Anlage zugeordnet werden

• Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.B. 720000123 oder

• Anlegen einer Anlagenunternummer z.B. 720000123 -0002

Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben

verfahren?• Zukünftige Kennzeichen mit „Eigentumsschlüssel“

– Eigentum des Landes– Leasing– Schenkung– Tausch– aus Mitteln der DFG für SFB beschafft – aus Mitteln der DFG beschafft – Leihe-Eigentum DFG – aus Mitteln des Bundesministerium– Leihe-Eigentum BUND– Eigenbau

Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren?

• Siehe Tabelle wird nachgeliefert

• bzw. steht auf Seite für FAQ Frequently Asked Questions

Zukünftige Prozesse

1. Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden?

2. Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden?

3. Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z.°B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV)

Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch

effizient gestaltet werden?Modell A ( Alles in einer Hand = 1

Person)„Bestandsbuchhalter* = Inventarisierer“

• Gerät wird von „Selbstbucher“ in SAP-AA bei „Kreditorenrechnung buchen“ angelegt.

• Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web-Bucher).

• Der bringt der „Selbstbucher“ Inventarisierungskennzeichen an, Gerät mit Etikett markiert

Modell B (= 2 oder mehrere Personen)„Bestandsbuchhalter* und Inventarisierer“

• Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP – AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt).

• Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web-Bucher).

• Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an.

*Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zum zuständigen SAP-Anwender (Bucher/in)

Wie soll die Integration von SAP-AA umgesetzt werden?

FI

MM

AM/IM

CO

VM

PM

FI-FM

RE

HRHR

Anlage/Investitions-maßnahme

Material/Service für Anlage

Fonds=GeldgeberFinanzstelle=OEHFinanzposition= Kapitel, TG, Titel

StellePersonOrganisation

Sachkonto nach HSKR

Auftrag=DrittmittelprojektKostenstelle=OEH Kostenart

WirtschaftseinheitGrundstückGebäude/GebäudeteilRaum/FlächenpoolMieteinheit

VeranstaltungRaum

Technischer PlatzEquipement

GLT

CAD

Morada

Organisationsszenarioanforderungserechte Dezentralisierung

Modell AMM

Bestellung

Rechnungs-eingang

SachkontenBuchungs-

beleg und-

Kreditoren-rechnungs-

beleg

Bestell-anforderung

AM Haushalts-Buchungs-

belegFM

Abschrei-bungs-

lauf

FI

Zentrales System

Zahlungs-beleg

Kosten-Buchungs-

beleg

FI

CO

MM

MM

Anlagen-stammsatz

Anlagen-gitter

InventurlisteBestands-

liste

Neuerfassung der Anlagegüter

Erfassung der Auszahlungsanordnung

= Kauf mit Kreditor

Kostenstellen-Berichte

ÁM

Änderung-Aus-

sonderung

AM

AM

Organisationsszenarioanforderungserechte Dezentralisierung

Modell BMM

Bestellung

Rechnungs-eingang

SachkontenBuchungs-

beleg und-

Kreditoren-rechnungs-

beleg

Bestell-anforderung

AM Haushalts-Buchungs-

belegFM

Abschrei-bungs-

lauf

FI

Zentrales System

Zahlungs-beleg

Kosten-Buchungs-

beleg

FI

CO

MM

MM

Anlagen-stammsatz

Anlagen-gitter

InventurlisteBestands-

liste

Neuerfassung der Anlagegüter

Erfassung der Auszahlungsanordnung

= Kauf mit Kreditor

Kostenstellen-Berichte

ÁM

Änderung-Aus-

sonderung

AM

AM

Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert?

• Bestellungen EDV über Rechenzentrum • Bestellungen Büromöbel über ZV• Bücher über Zentral-UB

Bestellung

Rechnungs-eingang

Bestell-anforderung

AM

FI

MM

MM

Anlagen-stammsatz

AM

Kreditoren-rechnungs-

beleg

Wer bestellt, weiß • Wer bezahlt und

Wer verbraucht• Wofür (Projekt) oder Lehre• Was

wird durch die Anlage selbst festgelegt

• Jedes Feld des Anlagen-Stammsatzes kann ausgewertet werden

• Ordnungsbegriffe:• DFG –Gerätegruppenschlüssel• Ordnungsbegriff 1: Kapitel• Ordnungsbegriff 2: Titelgruppe

• Ordnungsbegriff 3• Ordnungsbegriff 4

Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten

Noch freie Felder des Anlagen-Stammsatzes

kann noch festgelegt werden

TOP1.  Erfassung des Inventars

Ø   Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter?Ø   Was ist eine Anlage?Ø   Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut?Ø   Wie gehe mit Zubehörteilen um?Ø   Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren?Ø   Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren?

2. Zukünftige Prozesse Ø   Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden?Ø   Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden?Ø   Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z.°B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV)

3. Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten

REGEL-basierte WEB-Erfassung

Anlagenkonto

Schulungenab September 2007Die Regelung 3 Tage, jeweils 9:00 bis 12.00 Uhr darf und kann so verstanden werden, dass sich der Teilnehmer je nach Organisationsmöglichkeit schulen lässt, z. B.• 1 Woche mit 3 Tagen, d. h. Teil 1und Teil 2 und Teil3 oder• 3 Wochen jeweils 1 Tag, d.h. Teil1 oder Teil2 oder Teil3 oder• 2 Wochen mit 2 und 1 Tag, d.h. Teil1 und Teil 2, später Teil3 oder andere Varianten in Anspruch nehmen kann.

1. ?

Tag 1: Wann und wie erfasse ich einen Anlagenstammsatz? Welche sachliche Gliederung ist vorgegeben? Welche organisatorische Zuordnung ist zu treffen?

Tag 2: Wie buche ich eine Rechnung für Investitionsmittel?Tag 3: Möglichkeiten der Auswertung?

Welche Anwendungssituation erfordert welchen Bericht

HilfenWeitere Informationen finden Sie unter auf der Homepage der Haushaltsabteilung Vhttp://www.uni-wuerzburg.de/zv/abt5/sap/anlagen.html

Den GWG-Berechnungsassistent finden Sie unter•http://132.187.112.75/Dienstleistung •Link in Excel-Datei „Inventarisierungsliste Vorlage.xls“•Link in Powerpoint-Datei „Prozess SAP-AA Light.ppt“•Link von https://132.187.112.75:6555/kr/auswahl.sap

Hier werden Sie geholfen: •amthor@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2293•rieder@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2886•weber@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2019