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Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen:

Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug

Marvin Behrendt – aforms2webmarvin.behrendt@aforms2web.com

= eGovernment Know How

Christian Bauer – dox42Christian.bauer@dox42.com

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EGOV360 PhilosophieAusgangssituationElektronische FormularmappeBusinessprozess und HerausforderungenLösungKundenfeedback undLessons learned

Inhalte

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19.03.2014

Seite 4

Kanton Zug

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Ausgangssituation

Prozess Aufenthalts und Arbeitsbewilligung imAmt für Wirtschaft und Arbeit Elektronische Formularmappe im EinsatzIntern: Manuelle Bearbeitung durch drei PersonenZahlreiche Beilagen/DokumenteSchnittstellen zu Bundesverwaltung und anderen Amtsstellen

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Formularmappe Überblick

Kundenführung (Wegleitung)Fragen/Entscheide versusmögliche Formulare

Online-Formulare undDruckformulare (de/en)

Generieren aus gemeinsamer Definition

• 33 Formulare

• 2 Wegleitungen

• Deutsch & Englisch

• Online & Papier

33*2*2= 134 Dokumente

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Formularmappe 1/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Formularmappe 2/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Formularmappe 3/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Formularmappe 4/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Formularmappe 5/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Formularmappe 6/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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AWA

Formularmappe 7/7

Antragspostfach

Ausblick

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Prozess Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung

FormularmappeInterner Prozess des Amts für Wirtschaft und Arbeit (AWA)Interne EntscheidungenZahlreiche Dokumente

Interaktion mit Bundesamt f. MigrationZEMIS DokumentWeiter im Amt f. Migration

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Anforderungen

Formularmappe inklusive Beilagen vollelektronisch einreichbarInternen Prozess nachvollziehbar abbildenVertretung ermöglichenDokumente und Mails automatischgenerierenUnterlagen elektronisch nachfordernExport für weiteres Tool

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Herausforderungen

Geringes Mengengerüst Teure Software-Entwicklung lohnt nicht

Einsparungspotentiale realisierenZ.B.: Ein Dokument 500 mal/Jahr per Copy/Paste erstellt = 500h!

Fehlerquellen eliminierenWer irrt sich NICHT bei Copy/Paste?

Kundenservice weiter verbessernSchnelle Rückmeldung, Bearbeitungsstatus transparent machen

Prozess und Dokumente flexibel ändernAus aktuellem Anlass…

Technische Plattform auch für andere Prozess

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Softwarebausteinset

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Systemübersicht

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Workflow Ordner

> Im Browser oder in MS Excel> Einfachster Datenexport

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Steuerung der Dokumente

> Dokumenterstellung inklusive vorgegebener, aber änderbarer Texte steuern> Dokumente automatisch mit dox42 generieren

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Beilagen

> Beilagen automatisch in SharePoint Ordner transferiert> SharePoint Ordner im Workflow-Formular eingebunden> Beilagen ansehen, überprüfen und Beschreibung bearbeiten> Zusätzliche Beilagen hochladen> Beilagen aus diesem Ordner > ZEMIS Dokument für BfM

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Feedback

Externe KundenGute Kundenführung (Wegleitung)Verständliche FormulareEinfache Erfassung

Interner Kunde (Amt für Wirtschaft und Arbeit)Arbeitsvorrat jederzeit ersichtlichZeitersparnis durch automatisches Erstellen der KorrespondenzZeitersparnis durch automatisches Erstellen des ZEMIS-DokumentesStatus jederzeit ersichtlich (auch bei Stellvertretungen)Bei Stellvertretung Dossier jederzeit "griffbereit"

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Lessons Learned

Medienbruch nur bei vollelektronischer Einreichung wirklich beseitigtUnterschrift auf dem Formular? Size matters – bei Beilagen-UploadsProzess entwickelt sich weiter, wann live gehen?Technische Basis erfüllt HerausforderungenSachbearbeiter können sofort damit arbeitenÄnderungen schnell + flexibelBusiness Case rechnet sich

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Let the work flow!Marvin Behrendt aforms2webmarvin.behrendt@aforms2web.comwww.aforms2web.com

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