Prozessgestaltung digital Noch viel Potenzial · 2014-12-03 · Zeitschrift der...

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Zeitschrift der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V. Noch viel Potenzial 4 2014 www.vitako.de November Prozessgestaltung digital CODE FOR GERMANY Neue Anwendungen für alle Bürger INTELLIGENTE STÄDTE Gestaltung des digitalen Lebensraums OPEN GOVERNMENT Offene Kultur in Finnland REGIONALAUSGABE regio iT BÜRGERPORTAL Der einfache Zugang zur Verwaltung LITTLE BIRD Transparente Kitaplatz- Vergabe in Köln STVA-PORTAL Effektive Lösung fürs Straßenverkehrsamt

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Zeitschrift der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.

Noch viel Potenzial

4 2014www.vitako.de

November

Prozessgestaltung digital

OPEN GOVERNMENT

Offene Kultur in Finnland

CODE FOR GERMANY

Neue Anwendungen für alle Bürger

INTELLIGENTE STÄDTE

Gestaltung des digitalen Lebensraums

OPEN GGOVERNMENT

Offenee KKulltur in Finnlaanndd

OPEN GOVERNMENT

Offene Kultur in Finnland

R E G I O N A L AU S G A B E

regio iT

BÜRGERPORTAL

Der einfache Zugang zur Verwaltung

LITTLE BIRD

Transparente Kitaplatz-Vergabe in Köln

STVA-PORTAL

Effektive Lösung fürs Straßenverkehrsamt

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\ EDITORIAL

Zentral versus dezentral – eine Diskussion voller Missverständnisse

Allerorten wird sie geführt: die Diskus-sion um dezentrale oder zentrale E-Go-vernment-Lösungen. Meistens ist die Diskussion kontrovers – obgleich es fak-tisch gar nicht um zwei Pole geht. Diese Debatte, liebe Leserinnen und Leser, ist zumindest in Teilen von Missverständ-nissen geprägt, weil die Prämissen hinter den Positionen nicht (mehr) der Wirk-lichkeit entsprechen. Der kommunale Bereich als Anwalt dezentraler Lösungen im Sinne einer Autonomie von Städten und Gemeinden auf der einen Seite, die Anhänger zentraler Lösungen im Staat und auch in der Wirtschaft auf der ande-ren – beide mit guten Argumenten und doch manchmal an der Sache vorbei!

Denn was genau bedeutet eigentlich „de-zentrale Lösungen für E-Government“? Zunächst einmal dezentraler Zugang zu Informationen und E-Services über kom-munale Portale oder Websites. Ferner dezentrale Verantwortung für die Bereit-stellung von Leistungen – nicht nur auf elektronischen Wegen, sondern auch im direkten Kontakt mit Bürgern und Un-ternehmen. Der Zugang zu Verwaltungs-leistungen vor Ort ist für viele Anliegen der Bürger und Unternehmen der einfa-che – und der richtige – Weg: die kom-munale Verwaltung, das Rathaus, das Kreishaus erbringen viele Dienste und sind bekannt, die Bezirksregierung oder die Bundesagentur für Arbeit eher nicht.

Dezentralität bedeutet aber keineswegs, dass alle Kommunen ihre eigenen infor-mationstechnischen Lösungen bauen! Dies wird häufi g unterstellt, um dann auf die wirtschaftliche Unsinnigkeit, die Verschwendung, den fehlenden Kom-fort für die Zielgruppen, die mangelnde Kommunikationsfähigkeit der Program-me untereinander hinzuweisen.

Gerade im kommunalen Bereich hat die Zusammenarbeit im IT-Bereich lange Tradition. Früher aus der Not geboren, heute aus Gründen der Komplexität, der Kosten und der fehlenden Perso-nalkapazitäten eher im Ausbau denn im Verschwinden. Mehr oder weniger starke Bündelung von IT in gemeinsa-men Einrichtungen gewährleistet, dass sie bezahlbar, beherrschbar und sicher ist. Konsolidierungen sind seit Jahren im Gange. Entweder wurden struktu-relle Einheiten zu einer verschmolzen oder kooperative Modelle entwickelt. In der Konsequenz bedeutet die Bünde-lung, dass es nicht im schlimmsten Falle 10.000 dezentrale IT-Lösungen gibt, son-dern dezentral übersetzt werden kann mit „wenige für viele“, gegebenenfalls einer für hunderte Kommunen.

Der Ausbau der Kooperation und weitere Konsolidierung ist wünschenswert und erforderlich – je nach Region in sehr un-terschiedlichem Umfang. Doch nur rigo-ros zentrale Lösungen zu präferieren ist der falsche Weg. Übrigens auch, weil die Kommunen schon viele Dinge über ihre teils sehr leistungsfähigen Portale anbie-ten, die Bürgern und Unternehmen ihre Verwaltungsgeschäfte erleichtern.

In diesem Sinne wünschen eine gute Lektüre

Peter Kühne, Vorstandsvorsitzender, Dr. Marianne Wulff, Geschäftsführerin, Vitako – Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister.

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\ IMPRESSUM

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Herausgeber:Bundes-Arbeitsgemeinschaft derKommunalen IT-Dienstleister e. V.Markgrafenstr. 2210117 BerlinTel. 030 / 20 63 15 60E-Mail: [email protected]

V.i.S.d.P.:Dr. Marianne Wulff

Die Redaktion behält sich vor, eingesandte Berichte auch ohnevorherige Absprache zu kürzen. Der Inhalt der Beiträge gibtnicht in jedem Fall die Meinung des Herausgebers wieder. AlleRechte vorbehalten. Nachdruck oder elektronische Verbreitungnur mit Zustimmung des Herausgebers.

Realisation:Goergen Kommunikation GmbHLungengasse 48-5050676 Kölnwww.g-komm.de- Redaktion:

Anne Goergen, Michael Wayand, Kai Ortmann- Grafi k:

Alicja Zens

Erscheinungsweise:4 Ausgaben im Jahr

Aufl age:5.000

Lektorat:Ursula Barthel Grafi kdesign, Bremenub-grafi [email protected]

Regionalausgaben:Konzeption, Layout, Satz und LektoratUrsula Barthel Grafi kdesign, Bremenub-grafi [email protected]

Litho u. Druck:köhler + bracht GmbH & Co. KG, D-26180 Rastede/Wahnbek

Bildnachweise:b.i.t.consult (S. 15); Bregenzer Festspiele/Karl Forster (S. 16); Bundeswirtschaftsministerium (S. 9); Dataport (S. 18); Finanzmi-nisterium d. Republik Finnland (S. 23); Stadt Frankfurt/Main (S. 11); Freie und Hansestadt Hamburg (S. 29); Collaboratory e.V. (S. 27); ITK Rheinland (S. 34); Martha Friedrich/Collaboratory.de, Lizenz: CC-BY (S. 26); Stadt Kaiserslautern (S. 13); Peter Klinger (S. 15); Jens Koeppen/Stefan Csevi (S. 32); KRZN (S. 21); OKFN Deutschland (S. 25); Stadt Potsdam (S. 30); Peter Schilling (S. 10); Thinkstock: Digital Vision (S. 18); Thinkstock: Fuse (S. 8); Thinkstock/istock-photo: Peter Baxter (S. 6), Sergey Nivens (S. 9), michele piacquadio (S. 10), Tyler Collie (S. 12), alinghiblue (S. 14), Timofey Sizov (S. 16), Frederico Caputo (S. 20), starush (S. 23), bymandesigns (S. 22), Tijana87 (S. 24), Timothy Masters (S. 26), husainbas (S. 28), Ellagrin (Titel); Thinkstock: Polka Dot Images (S. 31); tsm total-sourcing- management (S. 10); Vitako (S. 8, 31); Bundesland Vorarlberg (S. 17)

Autoren dieser Ausgabe:Ulla Dreger, DataportSebastian Haselbeck, Internet & Gesellschaft Collaboratory e.V.Anne Kauhanen-Simanainen, Finanzministerium der Republik FinnlandFiona Krakenbürger, Open Knowledge Foundation DeutschlandCharly Kühnast, KRZNPeter Klinger, Fernuniversität HagenJens Koeppen MdBDr. Danny Pannicke, VitakoDr. Kirstin Pukall, Bundesministerium für Wirtschaft und EnergieJörn Riedel, Freie und Hansestadt HamburgRalf Sagroll, Stadt Frankfurt/MainProf. i.R. Peter SchillingHarald Schumacher, b.i.t.consultChristine Siegfried, VitakoPeter Vorgel, tsm total-sourcing-managementAndreas Wagner, Landesverwaltung VorarlbergNora Wegener, Fraunhofer-Institut für offene Kommunikationssysteme (FOKUS)Hermann Wohlgemuth, Stadt Kaiserslautern

Hinweis:Vitako aktuell erscheint zusätzlichmit 3 Regionalausgaben:Ausgabe krz LemgoAusgabe Lecos LeipzigAusgabe regio iTDer Vertrieb erfolgt durch das jeweilige Vitako-Mitglied.

ISSN 2194-1165

Wird innerhalb der Zeitschrift auf fremde Links oder externe Infor-mationsangebote hingewiesen, so macht sich Vitako diese Inhalte nicht zu eigen und kann für sie keine Haftung übernehmen.

PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

6 Bleibt, wer schreibt?Schriftformerfordernisse sind oftmals nur „gefühlt“, erläutert Christine Siegfried, Vitako-E-Government-Referentin. Eine Studie soll nachweisen, dass viele Prozesse elektronisch schneller und effi zienter laufen könnten.

9 Neue StrategieDr. Kirstin Pukall, Referatsleietrin im Bundeswirtschaftsministerium, zieht eine erste Bilanz zum Thema „Einheitlicher Ansprechpartner“ und skiz-ziert die Zukunft des Projektes.

10 Einfach genug?Ist der Prozessdatenbeschleuniger ein Allheilmittel oder eher ein komple-xes Spielzeug? Über diese Frage diskutieren Prof. em. Peter Schilling und Peter Vorgel, von tsm total-sourcing-management, mit Ralf Sagroll, Leiter der Stabsstelle E-Government Frankfurt/Main.

12 Dreiklang zum ErfolgDie Ausländerbehörde in Kaiserslautern ist ein gutes Beispiel für die posi-tiven Wirkungen elektronischer Verwaltungslösungen auf Servicequalität, Kundennähe und Kosten. Dies illustriert Hermann Wohlgemuth, Leiter der Ausländer- und Einbürgerungsbehörde der Stadt Kaiserslautern.

14 Hilfreiche BlaupausenDie Sammlung von Standardabläufen in Prozessregistern kann dafür sorgen, dass Wissen behördenübergreifend zur Verfügung steht und Mehrarbeit verhindert wird, meinen Peter Klinger, E-Government-Lehr-beauftragter der Fernuniversität Hagen, und Harald Schumacher von der b.i.t.consult GmbH.

16 Migration in die ZukunftAndreas Wagner von der Abteilung Informatik im Amt der Vorarlberger Landesregierung, berichtet, wie das gemeinsame Dokumentenmanage-ment in Vorarlberg das Arbeiten effi zienter macht.

18 Hindernisse beseitigenWeg vom Papier, hin zur Technik: Ulla Dreger, Leiterin Dokumentenma-nagement bei Dataport, über die beachtenswerten Problemstellungen bei der Umstellung auf die E-Akte und das Vitako-Positionspapier dazu.

\ IMPRESSUM \ INHALT

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INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG

20 Mehr Kreativität!Kommunalverwaltungen sollten das Potenzial der IT-Community nutzen, um ihre Systeme besser und siche-rer zu machen, fordert Charly Kühnast vom KRZN.

22 Offenes LandAnne Kauhanen-Simanainen, Beraterin im Finanzminis-terium der Republik Finnland, schildert die strategische Rolle, die Open Data in dem skandinavischen Staat spielt.

24 Aus dem Vollen schöpfenFiona Krakenbürger, Mitarbeiterin bei der Open Knowled-ge Foundation Deutschland, beschreibt das Netzwerk Code for Germany und dessen Nutzen bei der Entwick-lung von Anwendungen für Städte und Bürger.

\ INHALT\ INHALT

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VERWALTUNG DER ZUKUNFT

26 Digitale LandluftDie Initiative “Smart Country – Digitale Strategien für Regionen“ hat sich den Ausbau der elektronischen Infra-struktur auf dem Land auf die Fahnen geschrieben, weiß Sebastian Haselbeck, Geschäftsführer des Internet & Gesellschaft Collaboratory e.V.

28 Perspektive intelligente StadtDemnächst reden „Dinge“ mit. Wollen Städte wirklich smart sein und neues Wachstum fördern, müssen sie auf die zunehmende Vernetzung reagieren, ist sich Jörn Riedel, CIO der Freien und Hansestadt Hamburg, sicher.

30 Web-Check: Auf zur BürgerkommuneVitako aktuell nimmt im Web 2.0 Check den Internetauf-tritt der brandenburgischen Landeshauptstadt Potsdam unter die Lupe.

31 Teile und habeDie „Shareconomy“ erfreut sich nicht nur immer stär-keren Zulaufs, sie stellt auch etablierte Marktmechanis-men und Geschäftsmodelle infrage, macht Dr. Danny Pannicke, Vitako-Referent für Informationsmanagement, deutlich.

RUBRIKEN

32 Vitako fragt …Jens Koeppen

33 Vitako antwortet …Stephan Manke

33 ProVitako

34 Panel

34 Termine

34 Vorschau auf die nächste Ausgabe

35 In eigener Sache

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\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

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Mitte September 2014 hat die Bundesregierung ihr Regierungs-programm „Digitale Verwaltung 2020“ veröffentlicht. Sie ver-bindet damit ausdrücklich das Ziel, mit Hilfe von Informati-

onstechnik eine „digitalisierte, durchgängige, medienbruchfreie und einheitliche öffentliche Leistungserbringung auf der Grundlage kolla-borativer Geschäftsprozesse zu etablieren.“ Dabei ist unter dem Stich-wort E-Government gefühlt seit gut 15 Jahren die Rede vom Aufbau durchgängig medienbruchfreier Verfahren. „Die organisatori-schen Gestaltungspotenziale von E-Government werden nicht ausgeschöpft“ – so lautete vor gut zehn Jahren die These – und war auch das Ergebnis eines Forschungsprojekts der Univer-sitäten Oldenburg und Potsdam und der damaligen Berliner Fachhochschule für Technik und Wirtschaft.

An diesem Befund scheint sich bis heute nicht viel geändert zu haben. Nach wie vor sind bei der Gestaltung von E-Gover-nment-Angeboten eine ganze Reihe rechtlicher, technischer, organisatorischer und fi nanzieller Herausforderungen zu be-wältigen. Erfolgreiche Projekte hängen oft von der besonderen Konstellation ihrer Akteure ab und sind nicht ohne weiteres auf andere Projekte übertragbar. Die Formfreiheit des Verwal-tungsverfahrens ist bekannt, und jeder weiß, dass es echte und „gefühlte“ Schriftformerfordernisse gibt, die einer vollständigen elektronischen Abwicklung von Verwaltungsprozessen entge-genstehen. Seit langem ist die Rede davon, dass E-Government vor allem Organisationsarbeit und die Technik nur Mittel zum Zweck ist, dass das „Silo-Denken“ der Verwaltung aufgehoben und Prozesse aus Kundensicht gestaltet werden müssen.

Viele UnwägbarkeitenAber es gibt eben auch eine große Vielfalt von Prozessen in der Kommunalverwaltung und bis heute viele Unsicherheiten bei der Frage des „Wie“. Genauso sieht es bei der Frage aus, wie Angebot und Nachfrage sowie Kosten und Nutzen von elekt-ronischen Prozessgestaltungen konkret vor Ort zu bewerten sind. Anspruchsvolle Projekte wie die Einführung des neuen

Die „eigenhändige Unterschrift“ bremst E-Government regelmäßig aus, selbst da, wo sie das Gesetz

gar nicht mehr fordert. In einer Studie will Vitako nachweisen, dass viele Prozesse ohne großen

Aufwand schneller und effi zienter sein könnten, wenn sie konsequent elektronisch ablaufen.

Schriftformerfordernisse sind Haupthindernisse bei der Etablierung medienbruchfreier Prozesse

Bleibt, wer schreibt?

Personalausweises nPA und die Nutzung von De-Mail stellen für die meisten Kommunalverwaltun-gen sowohl in technisch-organisatorischer als auch in fi nanzieller Hinsicht eine große Herausforderung dar. Außerdem gilt – von wenigen Ausnahmen ab-gesehen – noch immer: E-Government-Projekte ge-

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nießen bei den politisch Verantwortlichen nur selten ein hohes Ansehen. Man gewinnt mit dem Thema keine Wahlen, und in Zeiten knapper Kassen haben andere Themen einen deutlich höheren Stellenwert, sei es die Vermeidung einer Bäderschließung oder die Bereitstellung von Kindergartenplätzen.

Was also ist zu tun, um wenigstens schrittweise vo-ranzukommen und die Gestaltungspotenziale von E-Government endlich auszuschöpfen? Der Bund hat mit dem E-Government-Gesetz einen rechtli-chen Rahmen geschaffen, der mit den Regelungen zur Schriftform, den sogenannten Motornormen und weiteren fachgesetzlichen Änderungen den Weg zu elektronischen Bürgerdiensten erleichtert. Die ersten Länder ziehen nach und haben – wie Sachsen – bereits eigene E-Government-Gesetze

verabschiedet oder stehen kurz davor. Das Bundesministerium des Innern will außerdem mit dem lobenswerten Projekt Normenscreening – neu: „digitale Erklärung“ – überprüfen, welche der allein für die Bundesver-waltung rund 4.000 gezählten Schriftformerfordernisse entfallen können.

Positives VorbildAus dem von Vitako und b.i.t.consult im Jahr 2012 durchgeführten Projekt „Positivliste“ ist bekannt, dass geltendes Recht und Verwaltungs-praxis nicht immer deckungsgleich sind. Die Untersuchung zu den Mög-lichkeiten einer elektronischen Abwicklung der 20 häufi gsten Prozesse in der Kommunalverwaltung unter Nutzung von nPA und De-Mail hatte ergeben, dass in der Praxis vor Ort sehr häufi g ergänzende Regelungen und Formerfordernisse Anwendung fi nden, die über die de jure gelten-den Regelungen hinausgehen. Das wurde damals „gefühlte Schriftform“ genannt. Neben den bestehenden oder gefühlten Schriftformerforder-nissen haben zusätzlich bestehende Informations- und Nachweispfl ich-ten einen erheblichen Einfl uss auf die Machbarkeit, die organisatori-

sche und technische Ausgestaltung und nicht zuletzt auf die Effi zienz und den beiderseitigen Nutzen elektronischer Bürgerdienste.

Die Unsicherheit oder auch das Absicherungsbedürfnis der kommunalen Praktiker ist trotz der verbesserten ge-setzlichen Rahmenbedingungen noch immer hoch. Häu-fi g lassen vermeintlich eindeutige gesetzliche Regelungen noch erhebliche Interpretations- und Handlungsspielräu-me zu. Am besten verdeutlicht dies das Beispiel der elekt-ronischen Gewerbeanzeige. Das E-Government-Gesetz des Bundes stellt in § 13 klar, dass ein Unterschriftsfeld unter einem Antrag nicht gleichzusetzen ist mit einem gesetzli-chen Schriftformerfordernis – de jure besteht diese also nicht mehr. In der novellierten Gewerbeanzeigenverord-nung vom Juli 2014 wird allerdings in § 2 darauf verwie-sen, dass die zuständige Behörde bei Bedarf eine Identi-tätsprüfung des Anzeigenden durchführen kann und dabei geeignete und angemessene Verfahren bestimmen darf. Eine solche Prüfung darf danach mittels PIN/TAN-Verfah-ren, mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises oder mit einer absenderbestätigten De-Mail erfolgen. Es kann aber auch eine schriftliche Erklärung des Anzeigen-den gefordert werden, in der er versichert, dass die Per-son, die die Erklärung abgibt, mit der im Vordruck ange-gebenen Person des Anzeigenden identisch ist. Schließlich lässt der Gesetzgeber auch noch als Alternative die Über-

sendung einer Kopie des Personalausweises oder des Reisepasses zu. Unnötig darauf hinzuweisen, dass diese vielen Möglichkeiten in der Praxis eine Vielzahl

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\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

Christine Siegfried ist Referentin für E-Government bei Vitako.

sehr uneinheitlicher Vorgehensweisen bewirken. Und das, obwohl die Schriftform gar nicht erforderlich ist. Fazit: Das E-Government-Gesetz und ein novelliertes Gewerberecht sind noch kein Garant für eine durch-gängige elektronische Prozessgestaltung.

Handlungsempfehlungen für Top-ProzesseVitako hat deshalb im Sommer 2014 – wieder gemeinsam mit der b.i.t.consult GmbH und einer Expertenrunde mit Vertretern aus Kommunen und kommunalen IT-Dienstleistern – das Projekt „Negativliste“ gestartet. Die Zielsetzung ist, zunächst 10 Top-Dienstleistungen für Bürger und Un-ternehmen zu analysieren und zu klären, ob echte oder gefühlte Schrift-formerfordernisse bestehen. Darüber hinaus geht es darum aufzuzeigen, wie die Prozesse elektronisch besser – also schneller, bürgerfreundlicher und günstiger – zu gestalten sind und welches Einsparpotenzial bei elekt-ronischer Abwicklung der ausgewählten Prozesse realisiert werden kann. Ähnlich wie bei der Positivliste sollen schließlich Handlungsempfehlun-gen zum Vorgehen für Kommunen und IT-Dienstleister gegeben werden. Mittelfristig soll eine breiter angelegte Untersuchung für die wichtigsten kommunalen Leistungen für Bürger und Unternehmen folgen.

Für die Top-10-Studie wurden Prozesse aus sehr unterschiedlichen Be-reichen ausgewählt. Für die Zielgruppe Bürger sind das die Wohnsit-zanmeldung, der Wohngeldantrag, der Antrag auf Unterhaltsvorschuss, die Zahlung von Bußgeld sowie die Anforderung einer Geburtsurkunde. Für die Zielgruppe Wirtschaft wurde die Gewerbeanmeldung mit den Varianten anzeigepfl ichtiges, erlaubnispfl ichtiges und überwachungs-bedürftiges Gewerbe ausgesucht. Dazu kommen die Anträge für eine Reisegewerbekarte sowie einer Fahrerkarte und zwei Fälle von Sonder-nutzungen: einmal in Verbindung mit baulichen Maßnahmen und ein-

mal im öffentlichen Straßenraum am Beispiel der Parkerleichterungen für Handwerker, Ärzte und weitere Berufsgruppen.

EmpfehlungenDiese zehn Prozesse werden daraufhin unter-sucht, ob und welche Schriftformerfordernisse auf Bundes- und Landesebene bestehen und welche Bedeutung das Thema gefühlte Schriftform hat. Untersucht wird auch, welche Informations- und Nachweispfl ichten bestehen, also welche weiteren Unterlagen einem Antrag oder einer Genehmigung beizufügen sind. Das ist wichtig, um später Emp-fehlungen für die elektronische Abwicklung auszu-sprechen. Zu fragen ist weiter, welche Akteure am Prozess insgesamt beteiligt sind. Erstmals soll die Analyse zeigen, welche Kosten auf Seiten der Kun-den und auf Seiten der Verwaltung entstehen und welche Einsparpotenziale sich durch eine elekt-ronische Abwicklung im Vergleich zu herkömmli-chen Verfahren ergeben.

Darüber hinaus wird Vitako mit den Partnern eine Bewertung vornehmen, ob die bestehenden Form-erfordernisse und Informations- beziehungsweise Nachweispfl ichten noch zeitgemäß sind, also wel-che Normen auf den Prüfstand gehören und welcher legislative Handlungsbedarf sich hieraus ergibt. Ziel ist, die organisatorischen und technischen Gestal-tungsmöglichkeiten einer elektronischen Prozes-sabwicklung im Detail auszuloten und daraus eine Blaupause für Sollprozesse zu erarbeiten. Damit verbunden ist eine Bewertung, welche Kosten ins-gesamt durch den Wegfall von Normen und durch die elektronische Abwicklung eingespart werden können. Zu guter Letzt sollen Handlungsempfeh-lungen für Kommunen stehen. Das Projekt hat im August begonnen, erste Ergebnisse sollen bis Ende des Jahres 2014 vorliegen.

Abschied: Die Untersuchung der Vitako soll helfen, Aktenberge überfl üssig zu machen

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\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

Dr. Kirstin Pukall ist Leiterin des Referates „Grundsatzfragen der Dienstleistungswirt-schaft“ im Bundesmi-nisterium für Wirtschaft und Energie.

Neue Strategie

Die EU-Dienstleistungsrichtlinie trat 2006 in Kraft. Zielsetzung unter anderem: Eine kritische

Überprüfung der Regeln für die Aufnah-me und Ausübung entsprechender Tä-tigkeiten im europäischen Binnenmarkt und deren Reduzierung auf das unbe-dingt erforderliche Maß. Die dann noch verbleibenden Genehmigungs- und An-zeigepfl ichten sollten für Unternehmen einfach elektronisch über ein europa-weites Netzwerk einheitlicher Zugangs-punkte zur Verwaltung – Points of Single Contact – erfüllbar sein. Damit war die Hoffnung verbunden, die Chancen eines europaweiten Marktes insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen we-sentlich einfacher nutzbar zu machen.

Diese Hoffnung hat sich aus heutiger Sicht erst teilweise erfüllt. Erfreulich ist zwar, dass die Unternehmen die In-formationsangebote der Einheitlichen Ansprechpartner mit steigender Tendenz nutzen. Die Inanspruchnahme als Verfah-rensmittler ist jedoch bisher eher selten. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe: Häufi g ist den Unternehmen die Existenz gar nicht bekannt. Zudem sind die mit erheblichem Aufwand aufgebauten di-gitalen Angebote der unterschiedlichen Verwaltungsstellen sehr unzureichend miteinander verzahnt. Dies führt zu In-effi zienzen. Im europäischen Vergleich liegt Deutschland deshalb hinsichtlich

Nutzerfreundlichkeit der Einheitlichen Ansprechpartner an drittletzter Stelle.

Weniger BürokratieDabei ist die Idee einer einheitlichen An-laufstelle zur Verwaltung richtig und ge-rade mit Blick auf die voranschreitende Digitalisierung und Vernetzung verschie-denster Dienste wichtig. Ein Beispiel dafür ist der Bürokratieaufwand bei Un-ternehmensgründungen. Einer aktuellen Untersuchung im Auftrag des Bundes-wirtschaftsministeriums zufolge ließe sich der Aufwand für eine Gründung um 28 Prozent senken, wenn alle notwendi-gen Verfahren über eine einheitliche An-laufstelle liefen.

Die Politik hat den Handlungsbedarf er-kannt. So hat sich die Bundesregierung in ihrem Koalitionsvertrag vorgenom-men, Initiativen für eine unternehmens-freundliche Verwaltung zu ergreifen. Dazu gehört zum Beispiel eine konse-quente Umsetzung von E-Government mit elektronischer Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden. Die hochrangige Gruppe des Rates für Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit hat sich im Juni 2013 in der sogenannten EA-Charta vorgenommen, Einheitliche Ansprechpartner der zweiten Generati-on aufzubauen. Diese sollen sämtliche behördlichen Verfahren im Lebenszy-klus eines Unternehmens behandeln

sowie virtuell erreichbar, möglichst mehrsprachig und insbesondere nut-zerfreundlich sein. Mit der novellierten Berufsanerkennungs-Richtlinie kommen weitere Aufgaben auf die Einheitlichen Ansprechpartner zu.

Mehr VernetzungDas Bundeswirtschaftsministerium und die Wirtschaftsminister der Länder be-schlossen vor diesem Hintergrund im Juni, eine neue Strategie für die künftige Ausrichtung der Einheitlichen Ansprech-partner zu entwickeln: Daraufhin starte-te das Projekt „EA 2.0“. Die Entwicklung erfolgt fach- und verwaltungsebenen-übergreifend. Der Schlüssel für einen unternehmensfreundlicheren Zugang zu Verwaltungsservices liegt dabei in der Vernetzung von Einheitlichen Ansprech-partnern, E-Government-Strukturen so-wie bestehenden Unterstützungs- und Beratungsangeboten von Behörden, Kammern und anderen Institutionen. Alle Interessierten sind eingeladen, sich an diesem Prozess zu beteiligen.

Der Weg zum Einheitlichen Ansprechpart-

ner für Unternehmen bei der Verwaltung

ist steinig, die Wirtschaftsminister setzen

auf intelligente Vernetzung.

Irrgarten: Die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner bei der Verwaltung soll entfallen

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Das Wichtigste zuerst: Die Realisie-rung des Prozessdatenbeschleuni-gers P23R würde einen spürbaren

Beitrag dazu leisten, die jährlichen Büro-kratiekosten der Wirtschaft um geschätzt mindestens fünf Milliarden Euro zu sen-ken – mehr als bei jedem Steuerentlas-tungsprogramm. Wie das funktioniert? Dazu ist zunächst das Verständnis des Grundgedankens wichtig. Wesentlich ist die Entkopplung der Prozessschritte bei der Erfüllung einer Meldepfl icht. Es gibt drei Elemente, die den P23R darstellen: die einmalige Information durch das Unternehmen, wo sich welche Rohda-ten befi nden;

das von Dritten zur Verfügung gestellte Regelwerk zur Aufbereitung der Meldung; die selbstständig erzeugte Meldung im Wunschformat des Empfängers, die das Unternehmen freigibt.

Erwiesen praxistauglichZentraler Aspekt ist die Fähigkeit des Prozessdatenbeschleunigers, die jeweils fällige Meldung aus den Rohdaten des Unternehmens zu erstellen. Die dazu notwendige P23R-Regel ist in Form ei-ner App ladbar und ablauffähig. Bei Be-darf ist sie leicht zu aktualisieren oder auszutauschen. Die Realisierung und Praxistauglichkeit dieser ungewohnten Vorgehensweise ist in Pilotprojekten mit Unternehmen bereits nachgewiesen.

Das P23R-System bringt damit eine deut-liche Entlastung, weil es die Komplexi-tät vieler Rechtsvorschriften „versteckt“. Eine Lösung, die diese Möglichkeit für Hunderte von Vorschriften bietet, kann in

ihrer inneren Struktur nicht ganz einfach sein. Entscheidend ist, dass sie für die Un-ternehmen und die Verwaltungen in ihrer Handhabung weit einfacher und kosten-sparender ist, als dies Hunderte einzelne Insellösungen und Plattformen wären.

Für alle verfügbarDie Architektur ist so angelegt, dass kon-kurrierende Spezialisten die einzelnen Regeln und Lösungen entwickeln kön-nen. Das stellt unter anderem eine gute Nachfragedeckung und akzeptable Preis-bildung sicher. So sind auch für kleine und kleinste Unternehmen Lösungen verfügbar. Die zentralen Vorteile gegen-über anderen Lösungsansätzen: mit P23R sind alle rechtlichen Melde-verpfl ichtungen unter wirtschaftlichen Randbedingungen erfüllbar;

die stark vereinfachte Aktualisierung bei Änderung, Wegfall oder Neuein-führung von Meldepfl ichten;

eine vertiefte Meldepfl ichten-Kompe-tenz im Unternehmen ist nicht mehr erforderlich;

für alle Meldungen gibt es ein einheit-liches, einfaches Vorgehen;

Unternehmen fi nden unabhängig von Größe und Branche am Markt geeigne-te P23R-Regeln;

sowohl Unternehmen als auch Emp-fänger-Verwaltungen sind unabhängig von Verfahrens- oder Formatumstellun-gen und haben so Investitionsschutz.

Auch die öffentliche Verwaltung als Empfänger hat Vorteile vom Prozessda-tenbeschleuniger. So erfüllt die Vermei-dung neuer zentraler Datenbestände

die Vorgaben des Datenschutzes un-derspart hohe In-vestitions- und Be-triebskosten, die bei anderen Vari-anten notwendig wären. Denn die Daten bleiben in der Hoheit jeder Firma, auch wenn ein Dienstleister sie verarbei-tet. Gleichzeitig erhalten Behörden Daten hoher Qualität von Betrieben. Sie können ihr IT-System nach ihren eigenen Kriterien modernisieren, ohne dass bei den Unter-nehmen Umstellungsprobleme entstehen.

P23R hat somit das Potenzial, die Erfül-lung vieler Rechtsvorschriften für die Unternehmen zu erleichtern und damit Kosten deutlich zu senken. Vorausset-zung für eine schnelle und wirksame Um-setzung ist eine klare Perspektive seitens der Politik. Dann wird dieses auf Markt-mechanismen basierende Konzept seine

Wirkung kurzfristig entfalten.

Peter Schilling ist Professor für Informa-tionsmanagement der öffentlichen Verwaltung i. R. .

Einfach genug?Der Prozessdatenbeschleuniger – Allheilmittel oder komplexes Spielzeug?

Peter Vorgel ist Inhaber und Managing Director von tsm total- sourcing-management.

Das P23R-Prinzip soll die Bürokratiekosten senken. Ob es das wirklich tut, darüber gehen die

Meinungen auseinander. Experten vertreten in Vitako aktuell ihre konträren Standpunkte.

\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

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Methodisch ist an P23R nichts auszusetzen. Es ist fachlich richtig, Unternehmen zu ad-

ressieren, für die E-Government-Dienst-leistungen aufgrund der hohen Fall-zahlen attraktiver sind als für Bürger. Es ist genauso richtig, wiederkehrende Vorgänge zu standardisieren und zu automatisieren, Geschäftsprozesse ebe-nenübergreifend zu betrachten und zu beschleunigen.

Und doch reiht sich P23R in die Menge sinnvoller Lösungen ein, denen bisher kein großer Erfolg beschert ist. Quali-fi zierte elektronische Signatur, eID und De-Mail erfüllen allesamt einen sinn-vollen Zweck und zeugen in der techni-schen Umsetzung von handwerklicher Kompetenz, aber eine große Verbreitung ist bisher nicht eingetreten. Die Eröff-nung des elektronischen Zugangs auf der Homepage der Kommunen musste gar durch das E-Government-Gesetz er-zwungen werden.

Was also behindert die beschleunigte Ver-breitung des P23R-Prinzips? Eine These dazu: Wie bei den anderen vorgenannten

Lösungen ist die Ursache die hohe Komplexität. Das fängt mit der P23R- Website an. Die dort recht zahlrei-chen Verzweigun-gen erschweren das Durcharbeiten, viele Links führen nicht zum erwar-

teten Dokument. Schon die einleitende Zieldefi nition verliert nach dem ersten Satz an Schärfe. Geschätzte Autoren, wir haben doch keine Zeit.

Notwendige EigenanalyseKompliziert wird es auch für Herrn Mül-ler, den Umwelt-Sachbearbeiter aus dem P23R-Beispielfi lm. Er muss an seinem Arbeitsplatz selbst eine Organisations-untersuchung durchführen, Prozess-ketten defi nieren und clustern. Es ist zweifelhaft, dass Herr Müller dabei ohne umfangreiche externe Unterstützung auskommt und aufgrund der allgegen-wärtigen Arbeitsverdichtung überhaupt die Zeit dafür hat. Er steht damit auch in Konkurrenz zu anderen geschäftspro-zessbezogenen Aktivitäten. Sollten seine Abläufe nicht längst in der Nationalen oder der KGSt-Prozessbibliothek be-schrieben und optimiert sein? Und wa-rum muss er diese wiederum mit einer neuen Methode dokumentieren?

In einer Stadtverwaltung ergeben sich weitere Hürden. Die technische Lösung setzt auf kostensparende Open-Sour-ce-Komponenten, bei denen es sich nicht um die strategisch eingesetzte Betriebs- umgebung handelt. Die personellen Aufwände für den Betrieb, die Analy-se, Lösungskonzeption und Umsetzung werden zum „Showstopper“. Derartige Entwicklungen erfordern eine Anfangs-investition und im Vorfeld möglicher Synergieeffekte einen zunächst höheren Personalbedarf. In Zeiten der gesetzli-chen Schuldenbremse, expandierender Kosten aufgrund neuer Pfl ichtaufgaben

und Aufl agen der Aufsichtsbehörde zu Finanzen und Personal ist es jedoch kei-ne Selbstverständlichkeit, diese Ressour-cen zu erhalten.

Um Investitionssicherheit zu erlangen, ist eine verbindliche Standardisierung erforderlich; gut gemeinte Empfehlun-gen sind nicht ausreichend. Schon heute funktionieren Datenübertragungen von Unternehmen an die Verwaltung, wo sie einheitlich normiert sind, wie zum Bei-spiel die Meldepfl ichten aus der Perso-nalabrechnung. Geht doch – sogar ohne neue Methode! Zudem besteht hier ein anderer Ansatz: Die Analyse ging nicht vom einzelnen Arbeitsplatz, sondern von den Adressaten der Meldungen aus und schuf dort einheitliche Schnittstellen.

Standardisierung tut notWie wäre es mit einem standardisierten Produkt P23R aus der Box oder aus dem Netz? Mit 100 Prozessen, die bei Auslie-ferung enthalten sind? Mit einfachster Installation und Fernpfl ege durch re-gelmäßige Updates? Mit automatischer ebenenübergreifender Vernetzung für die mitgelieferten Abläufe? Mit viel weniger Analyse- und Umsetzungsaufwand für die Kommunen? Keep it simple! Bitte.

Ralf Sagroll ist Leiter der Stabsstelle E-Go-vernment der Stadt Frankfurt am Main.

\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

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Die Ausländerbehörde in Kaiserslautern

ist ein Musterbeispiel für den Erfolg

elektronischer Verwaltungslösungen.

Dank E-Akte sowie elektronischer

Terminvereinbarung gewinnt die

Behörde mehr Flexibilität und nutzt

ihre Ressourcen besser.

Digitales Fachverfahren, E-Akte und elektronische Terminvereinbarung in einer modernen Verwaltung

Dreiklang zum Erfolg

Die Zahlen alleine sprechen bereits für eine Menge Arbeit: Die Ausländerbehörde der Stadt Kaiserslautern betreut derzeit circa

11.000 ausländische Staatsangehörige aus 140 Staa-ten. Da die pfälzische Metropole Universitätsstadt und Standort der US-Streitkräfte ist, liegt das tat-sächliche Arbeitsvolumen noch ein Stück höher als

bei anderen Kommunen mit ähnlichen Kundenzahlen. Direkt vor Ort sind technische Universität und Hochschule, Max-Planck- und Fraunhofer-Ins-titute und viele andere wissenschaftliche Einrichtungen angesiedelt. Deren Studenten und Wissenschaftler kommen überwiegend aus Drittstaaten.

So kommen etwa 40 Prozent der Behördenkunden aus diesem Bereich mit einem daraus resultierenden verstärkten Besuchsaufkommen. Sie be-nötigen Visa und Aufenthaltserlaubnisse und machen vermehrt von Einla-dungen Gebrauch. Darüber hinaus ist die Ausländerbehörde anteilmäßig für die rund 50.000 Angehörigen der amerikanischen Militärgemeinde zuständig, die in der Stadt Kaiserslautern sowie im Landkreis wohnen.

Alle diese Betreuungsaufgaben übernehmen die Sachbearbeiter zusätz-lich zu den originären Arbeiten, die in einer Ausländerbehörde anfallen. Dies sind insbesondere Einladungen von Drittstaatsangehörigen, deklara-torische Aufenthaltserlaubnisse, Visaverlängerungen bei Familienangehö-rigen und ausländerrechtliche Beratungen.

Alltag E-VerwaltungIn der Verwaltung ist es schon seit vielen Jahren geübte Praxis, effi zien-te Verwaltungsabläufe zu erreichen. Dazu hat sich die Ausländerbehörde einen externen IT-Partner gesucht, der sehr gute Unterstützungsleistun-gen beisteuert. So erledigen die Mitarbeiter zum Beispiel die vorgangs-orientierte Sachbearbeitung bereits seit Anfang des neuen Jahrtausends mit Hilfe eines elektronischen Fachverfahrens. Nachdem der Anbieter vor über einem Jahr die Module E-Akte und DMS angeboten hatte, mussten die Verwaltungsverantwortlichen nicht lange überlegen und entschieden sich für eine zukunftsorientierte Lösung.

Kundennähe durch TechnikHauptgründe für den schnellen Entschluss, die elektronische Akte einzu-führen, waren sowohl der zunehmende Platzbedarf für die Papierakten wie auch die aufwendige Logistik. Denn die Stadt Kaiserslautern betreibt seit 2003 zusätzlich auch eine Außenstelle auf dem Campus der TU Kai-serslautern. Sie ist damit eine der wenigen Kommunen in Deutschland, die so einen dezentralen Service für Ausländer anbietet. Für die auf dem Campus vereinbarten Termine mussten die Kollegen bisher die notwen-digen Akten hin- und hertransportieren. Zusätzlich kommen natürlich immer Kunden ohne Termin. Deren Vorgänge standen dann nicht zur Ver-fügung. Da bei der Ausländerbehörde die Vorgabe gilt: „Keine Entschei-dung ohne Akte“, konnten diese Personen dann nicht bedient werden. Dies führte oft zu vermeidbarem Stress auf beiden Seiten.

ModernisierungsschubAktuell ist die Ausländerbehörde im ersten Jahr mit E-Akte und DMS-An-bindung erfolgreich im Echtbetrieb. Das Zusammenspiel zwischen dem elektronischen Fachverfahren und dem eingesetzten Dokumentenmanage-mentsystem funktioniert problemlos. Aufgrund der Integration erweist sich die Anwendung für die Mitarbeiter als sehr benutzerfreundlich. Erfor-derlich ist lediglich ein zweiter Monitor auf dem Schreibtisch. In der täg-lichen Praxis ermöglichen diese Vorteile bereits ein optimiertes Arbeiten. Über das Modul E-Akte können Mitarbeiter mit einem Klick die komplette

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Hermann Wohlgemuth ist Leiter der Ausländer- und Einbürgerungsbehör-de der Stadt Kaiserslautern.

Ausländerakte einsehen. Diese Daten werden jedoch nicht mehr innerhalb des Fachverfahrens gespeichert, sondern mittels der DMS-Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem übergeben und dort vorgehalten.

Von jedem Arbeitsplatz aus kann sich der zugriffsberechtigte Anwender über den aktuellen Sachstand informieren, neue Sachverhalte ergänzen und bei Anfragen von anderen Behörden stets aktuelle Auskünfte geben. Es gibt keine unvollständigen Akten mehr. Eingehende Post wird gescannt und befi ndet sich direkt im Vorgang. Übersendungen an andere Ausländer-behörden und die Gerichte erfolgen nur noch mit CD. Damit erzielt die Be-hörde Kosteneinsparungen, und die Akte ist trotzdem jederzeit verfügbar.

Aufwand lohnt sichMit dem Einsatz der beiden neuen Module haben sich die Prozesse in der Ausländerbehörde deutlich verändert, auch wenn der Aufwand für das An-legen der Akten durch das Digitalisieren der Vorgänge nicht unterschätzt werden darf. Daher wurde diese Aufgabe einem externen Anbieter über-tragen, was sehr gut funktioniert hat. Dies verursacht natürlich Kosten, zahlt sich jedoch langfristig aus. Heute ist die Behörde in der Lage, Kunden fl exibler zu bedienen und für mehr Zufriedenheit in der Außenstelle zu sor-gen. Aktensuche und lange Wege ins Archiv gehören der Vergangenheit an.

Als Ergänzung des bisherigen Zweiklangs E-Akte und DMS hat die Behörde noch ein weiteres digi-tales Element eingeführt – die elektronische Ter-minvereinbarung: In Zusammenarbeit mit einem externen Partner entwickelte die Stadt ein entspre-chendes System, das ganz speziell auf die Bedürf-nisse und die Leistungen der Ausländerbehörde zu-geschnitten ist. Damit kann jeder Kunde weltweit seine Besuchszeit online vereinbaren. Dies ist ne-ben der E-Akte eine wunderbare Ergänzung. Bisher wurden die Termine bei persönlichen Vorsprachen oder telefonisch vergeben. Mit dem Angebot via In-ternet verringern sich Besucheraufkommen und An-

rufe. Wer die E-Akte und das Online-Terminierungssystem in der Praxis erlebt hat, möch-te es nicht mehr missen.

\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

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\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

Neuer Aufwind für eine kommunale Prozessbibliothek

Hilfreiche Blaupausen

Das E-Government-Gesetz des Bundes hat die Abwicklung von rechtsverbindlichen und sicheren

E-Government-Services deutlich verein-facht. Stichworte sind hier die Nutzung der eID aus dem neuem Personalausweis und De-Mail absenderbestätigt. Die Än-derungen des Verwaltungsverfahrensge-setzes, das diese beiden neuen Technolo-gien als schriftformersetzend defi niert, zielen darauf ab, elektronische Verwal-tungsleistungen bei Bund, Ländern und kommunalen Gebietskörperschaften wo immer möglich zu vereinfachen. Diesem Ziel dienen auch die Motornormen und die Änderungen vieler Einzelgesetze bis hin zum neuen Bundesmelderecht. Ne-ben der Etablierung neuer organisatori-scher und technischer Gestaltungsmög-lichkeiten durch das E-Government-Gesetz (EGovG) hat der Bund ein Nor-menscreening gestartet. Dabei wird das Bundesrecht systematisch daraufhin überprüft, ob und welche der rund 4.000 bestehenden Schriftformerfordernisse abgebaut werden können. Damit allein ist es aber nicht getan. Parallel dazu müssen die kommunalen Prozesse auf Optimierungspotenziale untersucht und modelliert werden – vor allem vor dem Hintergrund der neuen organisationsge-staltenden Regelungen des EGovG.

Vorarbeit mit Positivliste Daher haben Vitako und b.i.t.consult bereits mit der „Positivliste elektroni-

sche Prozesse“ auf die Problematik der gefühlten und der echten Schriftform hingewiesen. Sie beschreiben darin Pro-zesse, die bereits auf der Grundlage des damals geltenden Rechts elektronisch umsetzbar waren. Darüber hinaus konn-te b.i.t.consult durch das kommunale GPO-Projekt „Potenzialanalyse E-Bür-gerdienste“ nachweisen, dass neben den (gesetzlichen oder gefühlten) Schriftfor-merfordernissen die Informations- und Nachweispfl ichten einen erheblichen Einfl uss auf elektronische Bürgerdienste haben. Das gilt für die Machbarkeit, die organisatorische und technische Ausge-staltung und nicht zuletzt für die Effi zi-enz und den beiderseitigen Nutzen.

Prozessgestaltung als InsellösungDer Aufbau kommunaler Prozesse erfolgt bisher meist nicht in einer ganzheitli-chen, verwaltungsweiten Betrachtungs-weise. Stattdessen geschieht dies in von-einander unabhängigen Einzelprojekten, mit unterschiedlichen Werkzeugen und Methoden. Häufi g fehlen projektüber-greifende Abstimmungen und Festlegun-gen zu einheitlichen Vorgehensweisen oder semantischen und syntaktischen Regeln. Daher sind die Ergebnisse kom-munaler Modellierungsvorhaben meist projektspezifi sche Einzelwerke. Dies hat eine Reihe von Nachteilen.

So steht das in Modellierungsprojekten erarbeitete Wissen nur lokal zur Verfü-

gung. Spätere Projekte beginnen, da es keine verbindlichen Regeln gibt, jeweils wieder mit eigenen Überlegungen zum methodischen Vorgehen und zur Ergeb-nisdokumentation. Auf die bereits vor-handenen Erfahrungen, das Wissen und die Arbeitsergebnisse anderer Gemein-den kann nicht zurückgegriffen werden. Es entsteht immer wieder Mehrarbeit. Zudem kann so keine strukturierte Pro-zesslandschaft der kommunalen Leistun-gen insgesamt entstehen. Problematisch ist dabei auch, dass durch die fehlende Gesamtsicht unterschiedliche Vorge-hensweisen und technische Lösungen zu eigentlich gleichen Aufgabenstellungen entwickelt werden.

Mit der aus der kommunalen Landschaft immer häufi ger gespiegelten Erkennt-nis, dass zu einem erfolgversprechenden E-Government-Projekt zunächst die Ge-schäftsprozessoptimierung gehört, stellt sich zunehmend eine Frage. Es ist die nach der Standardisierung kommunaler Abläufe und deren Darstellung in einem Register in kommunaler Hand, um die dargestellten Probleme zu lösen.

Register von „Blaupausen“So wären örtliche Modellierungsvorha-ben keine Einzelprojekte mehr, sondern durch Qualitätssicherung und Standar-disierung wiederverwendbare Blaupau-sen. Die einzelnen Ergebnisse sind damit über die unmittelbaren Projekterfolge

Die Gestaltung kommunaler Abläufe erfolgt noch sehr häufi g in Einzel-

projekten. Das führt zu Mehrarbeit, da Wissen oft nur lokal zur Verfügung

steht und das Rad daher mehrfach erfunden wird. Die Sammlung in

Registern schafft hier Abhilfe.

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hinaus wertvoll, da sie „zum Wissen der Verwaltung“ beitragen und alle Folge-planungen von ihnen profi tieren kön-nen. Nicht jede Kommune und schon gar nicht jeder einzelne Fachbereich muss alles erstmalig gestalten. Dazu gibt es derzeit zwei Lösungsansätze mit der KGSt-Prozessbibliothek und dem Förde-ralen Informationsmanagement (FIM).

KGSt-ProzessbibliothekHier sind die Prozesse in der Systema-tik des KGSt-Produktplans abgelegt. Verschiedene Such- und Auswertungs-möglichkeiten stehen zur Verfügung, um passende Ansätze zu fi nden. Anwender können Modelle online, ausgedruckt sowie als XML-Daten nutzen. Anhand von Bewertungs- und Kommentierungs-funktionen ist es möglich, den Biblio-theksnutzern Rückmeldungen zu geben. Dabei wird zwischen drei Prozesstypen unterschieden:

Lokale Prozesse (LOK) sind zwischen Organisation, IT- und Fachbereich ab-gestimmt. Interkommunal abgestimmte Soll-Pro-zesse (ISP): Diese wurden von meh-reren Kommunen gemeinsam unter Berücksichtigung moderner E-Govern- ment-Komponenten modelliert und qualitätsgesichert. Visionäre Prozesse zeigen organisato-rische und technologische Potenziale auf, sind aber in der Regel rechtlich noch nicht umsetzbar.

Die Darstellung der Modelle erfolgt ein-heitlich im Fachmodellierungsstandard FaMoS, der während eines interkom-munalen Projekts zur Standardisierung kommunaler Prozesse entwickelt wurde. Er orientiert sich an BPMN (Business Process Model and Notation), wurde allerdings an verwaltungsspezifi sche Bedürfnisse angepasst. Eine wichtige Besonderheit liegt in den verschiedenen Modellierungsebenen, die unterschied-liche Informationsbedürfnisse befrie-

digen. Während die Prozesslandkarte einen generellen Überblick liefert, die Akteure sowie vor- und nachgelagerte Abläufe nennt, liefert zum Beispiel die Aktivitätengruppenebene eine tiefere Darstellung der Abläufe.

Föderales InformationsmanagementErklärtes Ziel ist es, eine Infrastruktur zu schaffen, die im weitesten Sinne bun-desweit einheitliche Informationen zu Verwaltungsverfahren beschreibt. Dazu gehören drei Bausteine:

Informationen über die jeweilige Dienstleistung,

die notwendigen Formulare und Nach-weise, sowie

die Prozessgestaltung für die Erstel-lung der Leistung.

Mithilfe von FIM können in Zukunft Stammprozesse erstellt werden. Anhand eines sehr groben Baukastens sollen die zuständigen Bundes- oder Landesres-sorts Prozesse auf der Basis der Gesetze modellieren. Das FIM-Konzept sieht da-bei sieben Referenz-Aktivitätengruppen vor, die sich gut in die FaMoS-Notation auf der Ebene der Aktivitätengruppen einfügen lassen. Eine detailliertere Aus-gestaltung bleibt dann den Städten und Gemeinden selbst überlassen.

Fach- und ebenenübergreifende Standar-disierungen in einem Prozessregister sind ein nachhaltiges Instrument zur Verwal-tungsmodernisierung. Dies gilt gerade angesichts der notwendigen digitalen Vernetzung der Verwaltung und der Per-sonalverluste durch altersbedingtes Aus-scheiden von Verwaltungsbeschäftigten in den nächsten Jahren. Zudem sichern sie den Erfolg von E-Government-Vor-haben. Aus kommunaler Sicht spricht deshalb alles dafür, den Aufbau eines Re-gisters durch Bereitstellung örtlicher Er-gebnisse nachhaltig zu unterstützen. Da die KGSt-Prozessbibliothek im Gegensatz zur Nationalen Prozessbibliothek (NPB) auch interne Verwaltungsprozesse be-

rücksichtigt, ist sie für kommunale Ge-bietskörperschaften die erste Adresse.

Peter Klinger ist Lehrbeauftragter der Fernuniversität Hagen für E-Government.

Harald Schumacher ist Geschäftsführer der b.i.t.consult GmbH.

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\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

Die Entscheidung für die Umsetzung des Vorarlberger Dokumentenmanagements (V-DOK) fi el bereits im Jahr 2009. Die Lösung ist als elektronischer Akt (ELAK) für

die Vorarlberger Gemeinden und das Land Vorarlberg konzi-piert. Inzwischen arbeiten 40 der 96 Gemeinden Vorarlbergs und 600 Benutzerinnen und Benutzer mit dem System. Bis April 2015 werden auch die rund 1.300 Arbeitsplätze in der Vorarlberger Landesverwaltung auf V-DOK umgestellt.

2015 ist es soweit: Landesverwaltung, Städte

und Gemeinden in Österreichs zweitkleinstem

Bundesland können alle Geschäftsstücke

medienbruchfrei und effi zient digital bearbeiten

und austauschen.

Migration in die ZukunftGemeinsames Dokumenten-management für Land und Kommunen in Vorarlberg

Schritt für SchrittDie Umstellung begann Mitte 2013 mit der Ablösung des be-stehenden ELAK-Systems VOKIS in der Landesverwaltung. Das Projekt gliedert sich dabei in die großen Blöcke:

Umsetzung von Funktionserweiterungen, Migration des gesamten Datenbestandes und Umschulung der Landesmitarbeiterinnen und -mitarbeiter.

Ausgegebenes Projektziel war, sich möglichst nah am Standard des Produktes zu orientieren. Dennoch realisierte das Projekt-team circa 50 Funktionserweiterungen. Diese sind unbedingt notwendig und werden demnächst abgeschlossen. Hierbei mussten die Verantwortlichen auch zahlreiche Fachanwen-dungen berücksichtigen, die auf VOKIS basieren oder an diese Altlösung angebunden sind. Einige davon konnten mit Bord-mitteln beziehungsweise kleinen Adaptierungen abgedeckt werden, andere wurden abgelöst.

Die Migration entpuppte sich im Projekt als äußerst zeitin-tensiv. Denn VOKIS wird zwar mit einer früheren Version des zugrundeliegenden Produktes betrieben, ist aber inzwischen hoch individuell ausgestaltet. Dadurch steht für sehr viele Ei-genschaften kein Standardmigrationspfad zur Verfügung. Das bedeutet, dass jede dieser Eigenschaften manuell einer Ziel-eigenschaft zugeordnet werden muss. Sollte dies direkt nicht möglich sein, kommen zusätzlich Scripts zum Einsatz. Hinzu kommen vorbereitende Anpassungen in VOKIS als aktuellem Produktivsystem. Diese vielfältigen Anpassungen bilden zu-gleich eine Quelle für Fehler. Daher ist ein großes Augenmerk

Seebühne Bregenz: Zusammenarbeit und Innovationsgeist sind der Grund-

stein für erfolgreiches Handeln

Vorarlberg

Österreichs westlichstes Bundesland ist sowohl von der

Fläche als auch von der Bevölkerungszahl her das zweit-

kleinste der neun Länder in der Alpenrepublik – rund

2.600 km² Land und etwa 375.000 Einwohner. Es weist

zudem gleich mehrere Besonderheiten auf: Als einziges

liegt es im Abfl ussbereich des Rheins und nicht im Ein-

zugsgebiet der Donau. Zudem ist die Sprache von hoch-

alemannischen Dialekten geprägt, die es so im Rest des

Staates nicht gibt. Verwaltungstechnisch gliedert sich

Vorarlberg in die vier Bezirke Bludenz, Bregenz, Feldkirch

und Dornbirn. Die Landesverwaltung hat

aktuell circa 1.600

Mitarbeiter.

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\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

Andreas Wagner ist Projektleiter für die Migration von VOKIS auf V-DOK und Mitarbeiter der Abteilung Informatik im Amt der Vorarlberger Landesregierung.

Kommunal.Intelligent.Vernetzt.

IT-Fachlösungen mit Zukunft

• KIVBF-Cloud• Schul- und Bildungs-

Cloud• Kommunale Doppik• Personalmanagement• Einwohnerwesen• Dokumenten-

management• Geo-Information• E-Government

www.kivbf.de

auf die Qualitätssicherung zu legen. Aktuell steht die erste Test-Migration bevor und wird hier weiterführende Ergebnisse liefern. Nach ursprünglicher Planung hätte die Ablöse des Alt-systems bereits zum Jahreswechsel 2014/2015 abgeschlossen sein sollen. Aufgrund des Umfangs der Migration, der sich in seinem gesamten Ausmaß erst während des Projektes zeigte, musste dieser Termin um drei Monate verschoben werden. Die derzeitige Planung sieht vor, dass V-DOK Anfang April 2015 den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Landesverwal-tung Vorarlberg zur Verfügung steht.

Umschulung mit E-LearningVon der Umstellung auf V-DOK sind in der Landesverwaltung circa 1.300 Benutzerinnen und Benutzer der Behörde betrof-fen. Es ist nicht möglich, den Wechsel auf V-DOK Abteilung für Abteilung durchzuführen. Es kann nur der gesamte ELAK auf einmal umgestellt werden. Das Projekt folgt hier dem „Big- Bang“-Ansatz. Deshalb fi el die Entscheidung, die Umschulun-gen mittels E-Learning durchzuführen. Derzeit entwickelt das Projektteam die Lektionen. In diesem Umfang fi nden derartige Schulungen in der Landesverwaltung zum ersten Mal statt.

Ist V-DOK im Echtbetrieb, können die mit dem neuen Doku-mentenmanagement arbeitenden Gemeinden mit den Dienst-stellen und Abteilungen des Landes Geschäftsstücke optimal austauschen. Es ist nun möglich, Dokumente einfach, medi-enbruchfrei und effi zient digital zu bearbeiten und auszu-tauschen. Weitere Synergien, die sich auch kostenmäßig po-sitiv auswirken, ergeben sich aus der gemeinsam genutzten Infrastruktur des Systems. Die Betriebsführung ist günstiger, das Monitoring wird zusammen durchgeführt. Die beteiligten Institutionen können Schnittstellen teilweise gemeinsam ent-wickeln und nutzten. Bei der Erstellung der E-Learning-Inhalte achten die mit dieser Aufgabe betrauten Experten darauf, dass mit den Materialien auch neue Mitarbeiterinnen und Mitar-

beiter von Land und Gemeinden geschult werden können.

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\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

Ulla Dreger ist Leiterin Dokumentenmanage-ment bei Dataport.

Hindernisse beseitigen

Die fl ächendeckende Einführung der E-Akte braucht einen Para-

digmenwechsel. Eine Handreichung der Vitako hilft Verwaltun-

gen bei diesem wichtigen Schritt in Richtung E-Government.

Der viel zitierte demografi sche Wandel wirkt sich auch auf die Verwaltung aus. Es gilt, das praktische Wissen der ausscheidenden Mitarbeiter zu erhalten und den Kollegen zugänglich zu machen. Der Einsatz von IT nimmt weiter

zu, elektronische Kommunikation und Dokumentenaustausch sind auch in der öf-fentlichen Verwaltung nicht mehr wegzudenken. Gleichzeitig erhöht der Sparzwang den Druck zur Effi zienzsteigerung auf die Verwaltung. Die elektronische Akte wird als notwendige Komponente zur Bewältigung der Aufgaben und Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung angesehen. Doch die Einführung ist mit Kosten und Widerständen verbunden.

Die Fachwelt ist sich einig und die öffentliche Verwaltung hat es akzeptiert: Der Einsatz der E-Akte ist unerlässlich! Doch die Einführung – weg vom Papier, hin zur Technik – bedeutet einen Paradigmenwechsel, der bei vielen zunächst auf Ableh-nung stößt. Die versprochenen Vorteile der E-Akte zeigen sich in der Regel erst nach einer gewissen Zeit und nicht immer dort, wo zusätzliche Aufwände entstehen.

Paradigmenwechsel vorlebenHier ist die Führungsebene gefordert, die Rahmenbedingungen zu schaffen und mit gutem Beispiel voranzugehen. Doch auch wenn diese die Herausforderung annimmt, stellen sich viele Fragen: Was ist zur Aufgabenerfüllung zu tun? Was muss bedacht werden? Wo fängt man an? Zur Unterstützung der Führungsebene in Landes- und Kommunalverwaltungen hat die Projektgruppe E-Akte der Vitako unter dem Leitsatz „Warum die elektronische Aktenführung nicht geht und die Erde eine Scheibe ist“ eine Handreichung erstellt, die genau diese Fragen und viele mehr beantwortet.

Räumung: Hindernisse für die E-Akte gibt es viele, die Beseitigung erfordert neue Denkmuster

Die Mitglieder der Projektgruppe haben aus einem großen Erfahrungsschatz zu-sammengetragen, was bei der Einfüh-rung der E-Akte zu beachten ist. Das Pa-pier macht Mut und zeigt konkret, dass mit vielen kleinen Schritten die Verände-rung gelingen kann. Es gibt kurze und knappe, aber konkrete Hinweise zum Vorgehen, auch Wirtschaftlichkeits- und Sicherheitsfragen spielen eine Rolle.

Keine großen UnterschiedeZur Diskussion stehen in dem Papier auch durchaus provokante Paradigmen. So zum Beispiel der Aspekt Standardi-sierung versus Individualismus: Unter-scheidet sich das Verwaltungshandeln von einer Kommune zur anderen, von einem Bundesland zum anderen tatsäch-lich so sehr, dass jede Verwaltung mit viel Zeit- und Kostenaufwand eine eige-ne Lösung ausarbeiten muss? Ist es nicht möglich, die elektronische Umsetzung einer Aufgabe unter Berücksichtigung einer gewissen Flexibilität zu standardi-sieren? Muss jede Verwaltung aufs Neue das kommunale Regelwerk anpassen? Oder könnte sie auf die Ergebnisse an-derer Verwaltungen aufsetzen und damit Zeit und Geld sparen?

Die Handreichung reißt bewusst rele-vante Aspekte an und listet Umsetzungs-bausteine auf, die zusätzlich zur E-Akte für eine ganzheitliche elektronische Ab-bildung kommunaler Fachaufgaben not-wendig sind, ohne in die Tiefe zu gehen. Verwaltungen, die einen Bedarf zur Aus-arbeitung einzelner Themenfelder se-hen, können sich bei der Vitako-Projekt-gruppe melden. So ist eine zielgerichtete Fortführung der Arbeit möglich.

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I4|2014

\ VITAKO AKTUELL \ REGIONAL \ regio iT

INHALT

I Bürgerportal und intelligen-te Formulare Anforderungen und Möglich-keiten der modernen Technik

II „100 StreetScooter für die Region“ regio iT beteiligt sich an der Initiative

regio iT Akademie Keine Schulungen von der Stange, sondern maßge-schneidert für Sie

III Little Bird Neues Portal für Köln ab dem Kitajahr 2016/17

login //Das Unternehmensmagazin ist jetzt auch im Netz zu fi nden

IV STVA-PortalDas Portal für Straßenver-kehrsämter: schnell, einfach und rechtssicher

IMPRESSUM

regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbh

Lombardenstraße 2452070 AachenTelefon: 0241 - 413 59 0

Carl-Bertelsmann-Straße 2933332 GüterslohTelefon: 05241 - 2113 0

Redaktion:Birgit BeckerMirja Niewerth-Halis

E-Mail: [email protected]

V.i.S.d.P.: Dieter Rehfeld

Vertrieb: Jürgen [email protected]

Bildnachweise: Form-Solutions (S. I), KGSt (S. III), Little Bird (S. III), ChrisBoswell/istock-photo (S. IV), Anm/istockphoto (S. IV), alle anderen: regio iT

Autoren dieser Ausgabe:Carola Adenauer Birgit BeckerMirja Niewerth-Halis

Das Bürgerportal der regio iT

Hierüber kann der Bürger rund um die Uhr

auf Dienstleistungen seiner Kommune

zugreifen, diese über seinen personalisier-

ten Account online beantragen und Doku-

mente wie den Anwohnerparkausweis

gleich ausdrucken und sogar elektronisch

bezahlen.

Vereinfachter Zugang zur Verwal-tung: Mit Bürgerportal und intelli-genten Formularen

Welche Anforderungen stellen die Behörden an ihre elektronischen Formulare?Wichtig sind Benutzerfreundlichkeit für den Bürger, Geräte-, Browser- und Betriebssystem-unabhängige Nutzung, Barrierefreiheit sowie die einfache Ein-bindung in den Internetauftritt oder das Bürgerportal. Auch die Anbindbarkeit an Drittsysteme wird zunehmend ein Thema, die Nachfrage nach medienbruchfreien Prozessen steigt.

Was macht Ihr Sortiment so intelligent?Wir liefern nicht nur HTML-Formulare, sondern Formulare beziehungsweise Ap-plikationen, die eigene Fachlogiken bein-halten. So kann der Bürger auch komplexe Anträge ohne Hilfestellung ausfüllen. Unser System fi ndet während des Ausfül-lens heraus, welche Fragen der Bürger in seiner individuellen Situation benötigt. Zudem können unsere Kunden mittels Administrationsoberfl äche nicht nur un-sere Verlagsassistenten nutzen, sondern sich mit wenigen Klicks die eigene For-mularapplikation selbst zusammenbauen.

Vom PDF über das dynamische Baukasten-Formular zum ... – wohin geht der Trend?Das elektronische Formular von Morgen ist ein Metaformular. Viele verschiedene Ausfüllassistenten semantisch verknüpft zu einer Lebenslage. So durchwandert

der Bürger nur noch einen Ausfüllpro-zess. Am Ende steht dann nicht mehr ein ausgefülltes Formular zum elektronischen Einreichen bereit, sondern alle für die Lebenslage relevanten Anträge.

Was am regio iT-Bürgerportal hat Sie besonders überzeugt?Es fördert die Online-Kommunikation zwischen Bürger und Verwaltung. Ne-ben Bürgerfreundlichkeit und Rundum-Erreichbarkeit bietet es weitere Vorteile: Kommunen können das Bürgerportal pa-rallel zu bestehenden Online-Angeboten betreiben oder diese integrieren. Über die Zusammenarbeit mit Drittanbietern möchten wir E-Government und einen innovativen Behördenalltag vorantreiben. Dabei bieten wir nicht nur zahlreiche For-mulare für den Bürger, sondern ebenso für die interne Abwicklung, die die Verwal-tungsarbeit maßgeblich erleichtern. Das Gespräch führte Mirja Niewerth-Halis

Bei ihrem „Bürgerportal“ setzt die regio iT auf elektronische Formulare der Firma Form-Solutions, einem der füh-renden Unternehmen auf dem Gebiet der Formularserver technologie. Was macht dieses Doppel so besonders? Nachgefragt bei Matthias Eisenblätter, Geschäftsführer der Form-Solutions e. K.

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II 4|2014

\ VITAKO AKTUELL \ REGIONAL \ regio iT

100 StreetScooter für die Region

War die regio iT bisher nur in Heinsberg mit einem Elektrofahrzeug zum Kunden unterwegs, folgen künf-tig auch die Aachener Kollegen dem guten Beispiel und nutzen einen Stromer.

Erfolgreich bestanden:

Externes Kombi-Audit bei der regio iT

Bereits seit mehreren Jahren bescheinigt die Deutsche Ge-sellschaft zur Zertifi zierung von Managementsystemen (DQS) der regio iT eine sichere, effi ziente und kunden-

orientierte Unternehmensorganisation, die die Forderungen der Zertifi zierungsnormen ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 20000 (Service-Management) und ISO 27001 (Informa-tionssicherheit) erfüllt.

Die Zertifi kate zu führen, ist die eine Sache, den Standard aufrecht zu erhalten, die andere. Deshalb überprüfen externe Auditoren der Zertifi zierungsgesellschaft DQS in regelmäßigen Abständen alle ausgezeichneten Unternehmen – so auch die regio iT. Anfang August wurden die beiden Zertifi kate nach ISO 20000 und ISO 27001 in Augenschein genommen.

Mit tollen Ergebnissen: Das Service-Management nach ISO 20000 konnte erfolgreich rezertifi ziert werden. Zeitgleich fand eine Überwachung des Informationssicherheit-Management-systems nach ISO 27001 statt; diese fi el ebenfalls – sehr zur Freude aller Beteiligten – positiv aus.

Die Kunden vertrauen der regio iT schon seit langem; sie wissen ihre Informationen und Daten sicher bei dem kommuna-len IT-Dienstleister aufgehoben. Die DQS konnte diese Meinung durch die Erneuerung der beiden Zertifi kate nur nochmals bestärken. Und die regio iT ist sich sicher, dass sie auch für kommende Anforderungen bestens aufgestellt ist.

Birgit Becker

Weitere Informationen erhalten Sie bei unserer Management- & Daten-schutzbeauftragten Claudia Husz unter [email protected].

Maßgeschneiderte Schulungen jederzeit und überall

Wir haben unser Schulungsprogramm für Sie überarbeitet.

Keine Schulungen von der Stange, maßgeschneidert für Ihren

Bedarf, bei uns oder bei Ihnen:

• Präsenzunterricht in unseren Schulungsräumen in Aachen,

Heinsberg, Gütersloh

• Tele-Learning über WebCast; Sitzung anschließend im Portal

als Audio- und Videodatei verfügbar

• vor Ort mit mobiler Laptop-Klasse oder mit Ihren Geräten

• Kursinhalte und Unterrichtszeiten werden bei Bedarf genau

auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten

• Sie bringen problematische Dateien oder Aufgabenstellun-

gen aus Ihrem Arbeitsumfeld mit in den Kurs, und wir ent-

wickeln mit Ihnen in der Schulung eine Lösung

• Regelmäßige Webinare zu unseren Produkten (EarlyBird,

Infoma, Logo, SAP). Auf Nachfrage auch nach Updates oder

zu Spezialthemen (z. B. Jahresabschluss in Infoma, Anlegen

einer Gruppenrichtlinie unter Novell)

• Softskills: IT für nicht IT-ler, Tastschreiben, Arbeits-

organisation … Carola Adenauer

Ausführliche Informationen zum Kursangebot fi nden Sie im

Internet unter „www.regioit.de/akademie“ oder sprechen Sie

uns an: „[email protected]“.

Die Elektromobil-Flotte wächst: Mit ihrem neuen Kleintransporter beteiligt sich die regio iT an der Initiative „100 StreetScooter für die Region“. Das

Fahrzeug ist mit zusätzlicher Technik ausgestattet und soll der regio iT Informationen für das Forschungsprojekt „Open Service Cloud for the Smart Car“ liefern.

Bei jeder Fahrt werden technische Daten erfasst und ausgelesen. Diese helfen, Elektroautos besser einzusetzen und geben Antworten auf Fragen wie: Welche Strecke spart Energie? Mit welcher Ladeleistung komme ich wie weit? Oder wähle ich besser einen Benziner?

Möglicherweise lassen sich sogar Rückschlüsse ziehen. Interessant unter anderem für die Planung von Großveranstaltungen: Wie viele Elektroautos kommen in die Region und werden dafür zusätzliche Ladesäulen benötigt? Birgit Becker

Neues aus der regio iT

Mitte August waren an den beiden Standorten der regio iT in Aachen und Gütersloh externe Auditoren der DQS unterwegs, um die Erfüllung von zwei der drei Zertifi zierungsnormen unter die Lupe zu nehmen.

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III4|2014

regio iT

LITTLE BIRD für Köln beschlossen

Der Jugendhilfeausschuss der Stadt gab Ende September grünes Licht für ein lang gefordertes transparenteres, übersichtliches Vor-merkverfahren zur Vergabe aller Kitaplätze. Und zwar einstimmig.

„Kommunale Kom petenz fördern“

Vom 17. bis 19. September 2014 öffneten sich im

Internationalen Congress Center (ICC) in Dresden die Türen zum dies-jährigen KGSt-Forum. Alle drei Jahre bietet der Kongress der kommunalen Welt die Ge-legenheit für Gespräche, Vorträge und zum Erfahrungsaustausch.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer präsentierten Produkte und Lösungen, die die Kommunen in immer komplexer werdenden Zeiten bei der Bewältigung ihrer Aufgaben wirkungsvoll unterstützen. Denn ohne eine geeignete IT-Ausstattung können kommunale Aufgaben nicht mehr wirtschaftlich erfüllt werden. Fehlende fi nanzielle Mittel, Ressort-denken oder politische Richtungsänderungen – das sind nur einige Hürden, die bei der Einrichtung einer optimalen IT-Landschaft genommen werden müssen. Wie gelingt es dennoch, die IT gezielt zu steuern?

Antworten auf diese und weitere Fragen gab auch die regio iT. Sie bot Einblicke in ihr breit gefächertes Produkt- und Dienst-leistungsangebot. So informierten die Mit-arbeiterinnen und Mitarbeiter über aktuelle Lösungen und Technologien im Bereich Cloud-Services, medienbruchfreies E-Government und mobile Endgeräte.

Im Rahmen persönlicher Gespräche konn-ten zudem individuelle Wünsche und Anfor-derungen erörtert werden, die Kommunen an eine IT-Ausstattung haben. Denn auch in Zukunft soll die moderne Verwaltung effektiv und effi zient gesteuert werden können. Klares Ziel: Gute maßgeschneiderte IT, die Arbeits-abläufe vereinfachen, Leistung steigern und Kosten senken soll. Birgit Becker

login-magazin.de

Die login-Redaktion freut sich auf den Austausch mit Ihnen unter: [email protected]

Das Unternehmensmaga-zin der regio iT „login //“ wird mobil und ist jetzt auch im Netz unter www.login-magazin.de zu fi n-den. Auf der neuen Web-site können Sie ab so-fort eine Auswahl der Ge-schichten auch unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet lesen, am Gewinn-spiel teilnehmen und Bei-träge kommentieren. Und zwar in optimaler Darstel-lung, denn mit der Tech-nologie Responsive Design passt sich das Layout fl exi-bel ans jeweilige Ausgabe-gerät an.

Birgit Becker

Unter dem Motto „Wir fördern kommunale Kompetenz“ fand Mitte September in Dresden das KGSt-Forum statt, Europas größter kommunaler Innovationskongress. Die Informationsveranstaltung lockte erneut zahlreiche Besucher in die Landes-hauptstadt Sachsens. Derzeit erfolgen Platzvormer-

kung und -vergabe je nach Träger und Betreuungsform

durch viele verschiedene, nicht ab-gestimmte Systeme. Dies ist nur schwer durchschaubar und führt nicht selten zu Konfl ikten.

Das soll sich ab dem Kitajahr 2016/17 mit LITTLE BIRD ändern: Das online-gestützte Programm erleichtert Abstimmungsprozesse, vereinfacht die Suche und gibt deutlich mehr Planungssicherheit – für Eltern, Einrichtungen und Verwaltung.

Ein gewichtiges Vorhaben: Es müssen im Projektverlauf rund 600 Einrichtungen angebunden und mehr als 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult werden. Doch erklärtes Ziel der regio iT ist es, das Verfahren auch in Köln möglichst zügig einzuführen – um das aktuell so mühsame Prozedere zu erleichtern. Birgit Becker

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IV 4|2014

\ VITAKO AKTUELL \ REGIONAL \ regio iT

Vom Sofa aus das Auto außer Betrieb setzen

Kein Papierkrieg, keine Wartezeit im Straßenverkehrsamt. Einfach bequem vom Sofa aus das Auto per

Smartphone außer Betrieb setzen. „Dank der Anbindung an das Kraftfahrzeugbun-desamt können bequem von Zuhause alle erforderlichen Maßnahmen erledigt wer-den“, erläutert Jorma Klauss, Centerleiter „Kommunale Produkte und Lösungen.“

Digital identifi zieren und bezahlenNeben der Anbindung zum KBA bedarf es einer rechtssicheren Identifi kation des Antragsstellers. Die sogenannten digitalen Identitäten sind ein wesentlicher Baustein für die Abwicklung der Online-Services. Eine einmalige Registrierung unter Ver-wendung des neuen Personalausweises mit der sogenannten eID-Funktion reicht,

schon kann es losgehen. Um die Daten auslesen und speichern zu können, bedarf es besonde-rer Berechtigungen, über die die regio iT verfügt. Mit PayPal hat die regio iT zudem einen Partner an der Seite, der für sichere Online-Bezahlverfahren steht. „E-Pay-ment und ein eID-Service sind typische Funktionen unserer Portaltechnologie“, versichert Produktmanager Gert Bongard. Damit kann problemlos das iKFZ-Portal in ein bereits bestehendes Bürger- oder Serviceportal integriert werden.

Vorbereitung ist alles …Die regio iT bietet ihren Kunden ein Rund-um-Sorglospaket: „Wir übernehmen nicht nur die Integration des Portals, sondern stellen, sofern gewünscht, auch die not-wendigen Speicherkapazitäten zur Verfü-gung und helfen bei der Beantragung des nPA-Zertifi kats und beim Abschluss der notwendigen Verträge für die externen Service-Provider, beispielsweise PayPal“, so Bongard. Alles aus einer Hand …

Unsere E-Government-Lösungen

• VoteManager

• Little Bird

• Bewohnerparken

• INFOMA

• Kai

Wir bieten

• Anbindung an KBA, eID-Service und E-Payment

Erweiterung auf Wunsch:

• Bürgerkonto mit Stammdatenverwaltung

• Web Content Management light zur Pfl ege der öffentlichen Startseite

• Sichere Kommunikation von Bürgern und Unternehmen mit der Behörde via portalin-terner Kommunikation/Auftragsdienst

Schnell, einfach und rechts-sicher, das sind die Vorzüge des „STVA-Portals“, der neuesten Entwicklung der regio iT in Zu-sammenarbeit mit der Firma Telecomputer. Das Portal für Straßenverkehrsämter (STVA) ist die rechtskonforme Umset-zung der medienbruchfreien Außerbetriebsetzung von Kraft-fahrzeugen (i-KFZ), die ab 1. Januar 2015 gesetzlich vor-geschrieben ist.

E-Government – jetzt einsteigen!Sollte das Interesse geweckt sein, aber noch kein Bürgerportal installiert, hilft die regio iT gerne weiter. „Auf Basis eines Content-Management-Systems kann jede Behörde in kürzester Zeit ein nutzer- und bedienerfreundliches Portal realisieren“, so Klauss. Mit Blick auf die IT-Zukunfts-

strategie von Bund und Ländern wird es Zeit, ins E-Government ein-zusteigen. Zahlreiche Lö-sungen wurden bereits umgesetzt, um Verwal-tungsabläufe zu verein-fachen und Dienstleis-tungen medienbruchfrei

anbieten zu können. Den Bewohnerpar-kausweis von zuhause beantragen, eine weitere Mülltonne ordern oder die Brief-wahlunterlagen anfordern, kein Problem mit den E-Government-Lösungen der regio iT.

Ihre Daten in sicheren HändenDatensicherheit ist oberstes Gebot, nicht nur für Behörden. „Wir bieten nicht nur ausreichend Speicherkapazität für unsere Kunden, sondern maximale Datensicher-heit“, weiß Gerd Bongard um deren Be-deutung im Zeitalter der Online-Spionage. Zertifi zierte Sicherheit bietet auch hier der kommunale IT-Dienstleister. Erst vor wenigen Wochen wurde die ISO 27001 für Informationssicherheit nach Prüfung auf Herz und Nieren erneuert.

Carola Adenauer

Ausführliche Informationen zum STVA-Portal und anderen E-Government-Lösungen gibt Ihnen un-ser Vertrieb unter der kostenfreien Hotline 0800 - 734 46 48 oder per Mail: [email protected]

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194|2014

\ PROZESSGESTALTUNG DIGITAL

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204|2014

\ INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG

Nach der Defi nition des Chaos Cumputer Clubs ist „Hacken der kreative Umgang mit Technik.“ Wer Technik hinterfragt, versteht, verändert und in einem neuen Kontext für sich arbeiten lässt, ist

ein „Hacker“. Wie salonfähig das geworden ist, zeigt sich an den allseits aus dem Boden sprießenden Repair-Cafes, FabLabs und Hackerspaces mit den dazugehörigen Communitys. Wie kann es eine Kommune schaffen, das darin schlummernde kreative Potenzial ihrer Bürger zu fördern und gleichzeitig selbst einen Nutzen daraus zu ziehen? Eine Einladung zum kreativen Umgang mit Informationstechnik sind offene Daten. Immer mehr Gemeinden, Städte und Kreise geben Datensätze zur beliebigen Nutzung frei. Warum auch nicht? Solange die Regeln des Datenschutzes gewahrt bleiben – personenbezogene Daten sind natürlich tabu – spricht wenig dagegen. Die Resultate sind inzwischen vielfach zu sehen. So wur-den die Ergebnisse der letzten Kommunalwahl in Moers auf einer Land-karte visualisiert, deren Grundlagen aus dem stetig wachsenden Fundus offener Daten der dortigen Kommunalverwaltung stammen.

Aus der Kombination und Verknüpfung offener kommunaler Datensätze werden in Zukunft noch viele spannende und nützliche Community-Pro-jekte hervorgehen – je mehr Daten vorhanden sind, umso wahrscheinli-cher. Ob die Stadt Moers wusste, dass sie dabei einem, wenn nicht dem zentralen Leitsatz der Hackerethik des Chaos Computer Club folgte: „Öf-fentliche Daten nützen, private Daten schützen”? Er stammt aus den frü-hen 1980er-Jahren und ist heute so aktuell wie nie.

Offenheit schafft SicherheitWenn etwas einem Hacker zutiefst zuwider ist, dann ist es „Security by Obscurity“ – Scheinsicherheit durch Vernebelung. Darunter ist der Ver-such zu verstehen, die Sicherheit eines Systems dadurch zu gewährleis-ten, dass möglichst wenige Informationen darüber an die Öffentlichkeit

Mehr Kreativität!Kommunalverwaltungen sollten das Potenzial der Community nutzen

gelangen. Der IT-Markt ist voll von obskuren “Si-cherheitslösungen“, über deren interne Arbeitswei-se der zahlende Kunde so gut wie nichts erfährt. Dabei wäre das Gegenteil der richtige Weg, sprich ein konsequentes Mehraugenprinzip.

Auch für Dienstleister im öffentlichen Sektor kann es oft erhellend sein, wenn sie sich gelegentlich von Externen in die Karten schauen lassen. Das tat auch Eberhard Oehler, Geschäftsführer der Stadtwerke Ettlingen. Er engagierte den Sicherheitsexperten Felix Lindner, einen der renommiertesten Hacker Deutschlands. Er sollte überprüfen, ob die IT der Stadtwerke ausreichend gegen Angriffe geschützt ist. Ein TV-Kamerateam dokumentierte den gesam-ten Vorgang. Lindner schaffte es, sich in die Leitwar-te zu hacken, und wäre in der Lage gewesen, die Ett-linger Stromversorgung komplett herunterzufahren. Anschließend erläuterte er den Mitarbeitern die ge-fundenen Schwachstellen und half, sie zu beheben. Die Geschäftsführung ging mit allen Details an die Öffentlichkeit und erntete viel Lob. Neben der fakti-schen Verbesserung der IT-Sicherheit bedeutete die Aktion für die Stadtwerke auch einen Imagegewinn, den sie nicht hätten verbuchen können, wenn sie die Aktion nicht öffentlich gemacht hätten.

Auch bei öffentlichen IT-Dienstleistern sind regel-mäßige Penetrationstests genauso Usus wie der Austausch mit der Community. Denn Wissen nützt

Täglich sprießen tausende neuer Ideen für die Nutzung

von IT aus dem Boden. Verwaltungen und öffentliche

IT-Dienstleister können davon profi tieren – wenn sie

die Köpfe hinter den Ideen für sich aktivieren.

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214|2014

\ INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG

nur, wenn es geteilt wird. Mitarbeiter halten Vor-träge auf Veranstaltungen wie der Free and Open Source Conference, der Open Rhein Ruhr, Interna-tional Communities for Europe und dem CCC-Con-gress. Sie kooperieren mit und unterrichten an den benachbarten Hochschulen.

Selber machen spart KostenDas alles verursacht zwar überschaubare (Reise-)Kosten, aber der Gewinn ist enorm. Als eine neue, sichere und skalierbare VPN-Lösung benötigt wur-de, war das Know-how dazu im Haus; die Ersparnis gegenüber einem Produkt vom Markt liegt pro Jahr im sechsstelligen Bereich. Dazu kommt, dass der Code offen und damit auditierbar ist – das gibt es von keinem kommerziellen Anbieter.

Ebenso sind die internen Antispam- und Antivirus-server selbst gebaut, sie werden seit den späten neunziger Jahren eingesetzt und seitdem immer wieder verbessert. Sie bestehen ausschließlich aus

Charly Kühnast verantwortet die Sicherheitstechnik in der Internet-Infrastruktur des KRZN.

quelloffenen Einzelteilen. Auch beim Aufbau hochverfügbarer und hoch-lastfester Umgebungen profi tieren die IT-Dienstleister von dem intensiven Austausch. Als im Mai die Ergebnisse der Kommunal- und Europawahl in Nordrhein-Westfalen im Web zu präsentieren waren, mussten die Maschi-nen mehrere tausend Zugriffe pro Sekunde verarbeiten. Gelöst wurde die Herausforderung unter anderem mit dem auf solche Lastsituationen aus-gelegten HTTP-Server Gatling. Entwickelt wurde er von einem CCC-Mit-glied, der ihn samt Quellcode frei zu Verfügung stellt.

Von der Technik abgesehen hat das Engagement in der Community einen weiteren Vorteil: Junge technikaffi ne Menschen nehmen wahr, dass kom-munale IT-Dienstleister auf der Höhe der Zeit sind und interessieren sich für sie als mögliche Arbeitgeber. Auch eine Tätigkeit als Lehrbeauftragte

an Hochschulen ist für die Nachwuchswerbung nütz-lich. Indem Wissen und Erfahrung – und die eine oder andere Anekdote – in die Vorlesungen und Se-minare einfl ießen, entsteht Interesse bei den Studen-ten an einer Karriere im öffentlichen IT-Sektor.

www.bechtle.com Wer die besonderen Anforderungen öffentlicher Auftrag- geber erfüllen will, muss sie verstehen. Dazu gehört die Fähigkeit, über den eigenen Horizont hinauszublicken. Bechtle handelt vernetzt, mit klarem Fokus auf die Ziel-gruppe – und ist als anerkannter Partner öffentlicher Auf-traggeber etabliert. Europaweit.  

Die IT-Landschaft befindet sich im Wandel: Technologie verändert sich und mit ihr die Ansprüche der Kunden. Um hohe Ziele zu erreichen, brauchen öffentliche Auftraggeber einen starken IT-Partner, der herstellerunabhängig moderne, sichere und effiziente Lösungen anbietet. Und nie den Blick fürs Ganze verliert.

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Es geht immer ums Ganze.

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224|2014

\ INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG

Auf die Frage, wann und in welchem Land das erste Gesetz zur Informationsfreiheit erlassen wurde, fi ndet sich eine überraschende Antwort: 1766 im Königreich

Schweden. Finnland war zum damaligen Zeitpunkt ein Teil des Landes. Garantiert wurden die Schreib- und Pressefreiheit, die Abschaffung der politischen Zensur und der öffentliche Zugang zu Regierungsdokumenten. Das Prinzip der Öffentlichkeit hat also eine lange Tradition in den skandinavischen Staaten und ist bis heute zentraler Bestandteil der politischen Kultur.

Entsprechend ist in Finnland 1999 das Gesetz zur Offenlegung von Regierungsaktivitäten in Kraft getreten, das Transparenz zum Grundprinzip erhebt. Es legt nicht nur fest, dass sämtli-che Geheimhaltung nur auf Grund eines Gesetzes erfolgen darf, sondern nimmt die Verwaltungen auch in die Pfl icht, die Bürger aktiv über alle ihre Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten. Diese Vorschrift wird sehr ernst genommen und hat daher weit-reichende Auswirkungen auf die Informationspolitik der Behör-den. Hinzu kommt, dass dieser offene Umgang längst Chefsa-che ist: Keine Geringere als die Regierung selbst hat 2011 in einer Entschließung noch einmal bekräftigt, die Verfügbarkeit und Weiterverwendung von Daten öffentlicher Stellen deut-lich intensivieren zu wollen. Im gleichen Beschluss sind auch in Grundzügen technische und rechtliche Rahmenbedingungen festgehalten, genauso wie Förderungsmaßnahmen für Anwen-dungen und Dienstleistungen, die auf Open Data basieren.

Wirtschaftsfaktor Open DataUnter dem Strich sieht Finnland offene Daten als eine strate-gische Maßnahme zur Förderung der digitalen Wirtschaft und damit letztlich der Gesellschaftsentwicklung. Neue Ideen brin-gen neue Arbeitsplätze, mehr Steuereinnahmen, vereinfachen das Leben und fördern letztlich sogar die Demokratie. Denn der Transparenzgedanke ist grundsätzlich ein wichtiger Aspekt im

neuen fi nnischen Staatsverständnis. Sämtliche Ministerien sind als Konsequenz aus diesem Grundprinzip angewiesen, ihre Da-tenbestände systematisch öffentlich zugänglich zu machen, und zwar kostenlos und wo immer möglich maschinenlesbar. Die dafür nötigen Geldmittel sind im Haushalt einzuplanen. Dabei rechnet sich die Regierung positive Effekte dieser Investitionen aus: Das Forschungsinstitut der fi nnischen Wirtschaft erwartet zum Beispiel für Länder mit frei zugänglichen Geodaten ein um 15 Prozent höheres Wachstum der mit diesen Daten arbeiten-den Firmen als in Ländern mit restriktiver Informationspolitik

Erfolgsbeispiel GeodatenBis 2012 verlangte der Nationale Vermessungsdienst für die Verwendung seiner Unterlagen Gebühren. Nachdem diese ab-geschafft wurden, ist die Nutzung digitaler Geodaten inner-halb von nur drei Monaten um das Fünfzigfache angewachsen. Das erste darauf basierende Programm war in nicht einmal vier Wochen am Markt. Das beweist ganz klar, dass der Bedarf für die Informationen am Markt besteht. Und: vor allem kleine Unternehmen stellen Menschen extra für die Anwendungsent-wicklung im Geodatenbereich ein – in der allgemein schwieri-gen Weltwirtschaftslage ein nicht zu unterschätzender Faktor. Und die Möglichkeiten sind vielfältig. Als nur ein Beispiel un-ter vielen sei das Simulationsprogramm „Stormwind“ genannt, das den Wettbewerb Apps4Finland 2013 gewonnen hat. Dieser Simulator erlaubt es, virtuell nahezu ganz Finnland per Boot zu bereisen und dabei Navigation und Schiffsführung zu trai-nieren. Die Programmierung beruht auf Open Data.

Vielfältige AktivitätenGeodaten sind nur ein Bereich, der in den letzten Jahren öf-fentlich zugänglich gemacht wurde. Viele weitere Behörden

Offenes LandFinnland sieht Transparenz als wichtigen Wirtschaftsfaktor

56.000 Seen, aber eine einheitliche Datenbasis:

Im östlichsten Staat Skandinaviens ist Open

Data Chefsache und wird als strategisch

wichtiger Punkt der zukünftigen Entwicklung

gesehen. Darauf sind auch die Konzepte für

die nächsten Jahre abgestimmt.

Finnland digital: Open Data ist am Polarkreis Chefsache

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234|2014

\ INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG

haben längst eigene Portale. Die 14 Städte und Gemeinden der Metropolregion Hel-sinki beispielsweise betreiben das Portal www.hri.fi . Dort sind Datensätze aus allen denkbaren Lebensbereichen hinterlegt, ob dies nun Besucherstatistiken kultu-reller Events sind, Patientenzahlen von Krankenhäusern oder Wirtschaftsdaten. Das Meteorologische Institut hat inzwischen sämtliche gespeicherten Wetter- und Klimadaten zugänglich gemacht, die Finnish Transport Agency – verantwortlich für alle Straßen, Schienen- und Wasserwege – veröffentlicht aktuelle und historische Daten und Fakten zum Verkehr auf den großen Hauptstraßen. Der bereits erwähnte Wettbewerb Apps4Finland wird gleich von mehreren Ministe-rien und anderen staatlichen Behörden unterstützt.

Programm bis 2015Die fi nnischen Behörden wollen diesen Pfad der Öffnung ihrer Datenbestände konsequent weiter verfolgen. Dazu dient unter anderem das Open-Knowledge-Programm 2013-2015. Die Zie-le sind weit gesteckt und spiegeln auch die Problemstellun-gen beim Umgang mit Open Data wider. So geht es darum, die Nutzungs- und Lizenzbedingungen für die Datenbestände fortzuentwickeln, um sie den praktischen Notwendigkeiten anzupassen. Auch wird ein Ende des bislang uneinheitlichen Nebeneinanders kostenpfl ichtiger und kostenloser Datensätze angestrebt. Dazu tritt die Aufforderung an alle staatlichen Stel-len, die Sichtweise auf ihre Informationsressourcen zu ändern und diese aus der Sicht des Open-Data-Nutzers zu betrachten: Was ist wichtig, was bringt der Wirtschaft und dem Bürger den größten Nutzen? Das ist eine klare Abkehr von der Behörden-sicht „Was kann ich ohne Aufwand und rechtliche Probleme

veröffentlichen?“ Viele weitere Bausteine wie die Entwicklung klarer Strukturen zur Datenfreigabe, ein gemeinsames Portal des gesamten öffentlichen Sektors, ein Testlabor für Datenformate und eine Reihe von Bildungs- und Unterstützungsleistun-gen für die Wirtschaft sind ebenfalls Teil

der Strategie bis Ende 2015. Dabei ist auch ein wichtiger Punkt nicht in Vergessenheit geraten: Methoden für die Erfolgsmes-sung der Open-Data-Strategie sind in der Entwicklung.

Künftige HerausforderungenDie Entwicklung von Open Data in Finnland ist natürlich 2015 nicht zu Ende. Auch danach gilt es, die vorhandene Infrastruk-tur weiter zu entwickeln. Sie soll dabei möglichst standardi-siert sein, um einen problemlosen Zugriff zu gewährleisten, muss aber gleichzeitig eine gewisse Flexibilität bewahren, um sich ändernde Anforderungen abfedern zu können. Das wird ebenso wenig eine einfache Aufgabe wie der ständige Aus-gleich der Spannungen zwischen der Versuchung der Behör-den, ihre Daten zu kontrollieren und dem Anspruch von Wirt-schaft und Bürgern auf offene Informationen. Wichtig ist vor allem, hier eine Wissenskultur zu etablieren, bei der möglichst alle in der Bevölkerung vorhandenen Potenziale nutzbar sein

sollen – und dazu braucht es eben Grund-lagen wie Open Data.

Weitere Informationen:www.vm.fi /opendatawww.hri.fi

Anne Kauhanen-Simanainen ist Beraterin im Finanz-ministerium der Republik Finnland.

SERIE OPEN GOVERNMENT IN EUROPA

Teil 1: Österreich

Teil 2: Schweiz

Teil 3: Finnland

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244|2014

\ INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG

Die Öffnung von Datenbeständen aus Verwal-tung und Politik ist in den letzten Jahren beständig vorangeschritten. Viele Städte

haben Datenportale, manche sogar Transparen-zoffensiven gestartet, um die Bereitstellung von Daten und Informationen zu verbessern. Auf soge-nannten „Open Data Hackdays” kommen professi-onelle Entwicklerinnen und Entwickler aus ganz Deutschland zusammen. Sie nutzen die geöffneten Daten rund um Energie, Kultur, Transport und weitere Themengebiete, um Anwendungen und Visualisierungen zu entwickeln. Allein die Open Knowledge Foundation hat in den vergangenen Jahren mehrere solcher Hackdays veranstaltet, die eine Vielzahl an Prototypen, neuen Konzepten und Anwendungen hervorbrachten.

Kommunale AnwendungenDabei sind nicht nur Anwendungen entstanden, sondern auch eine Community von Frauen und Männern aus Design, Journalismus und Soft-ware-Programmierung, die sich für Open Data interessieren und praktisch damit arbeiten. Um die produktive Zusammenarbeit auf den Hackdays zu verstetigen und überregional zu organisieren, hat die Open Knowledge Foundation im Frühjahr 2014 das Programm „Code for Germany“ gestartet. Dabei handelt es sich um ein Netzwerk von Men-schen, die lokale Daten und Informationen nutzen und daraus nützliche Anwendungen für ihre Städ-te und Mitbürger entwickeln.

Mittlerweile ist das Netzwerk auf Initiativen in dreizehn Städten angewachsen. In den lokalen Gruppen, den Open Knowledge Labs, kurz OK

Ein Netzwerk von Entwicklern und

Designern zeigt, was in der kom-

munalen Praxis mit offenen Daten

möglich ist und entwickelt nützliche

digitale Werkzeuge für Städte.

24

Aus dem Vollen schöpfenOffene Daten sinnvoll nutzen

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254|2014

\ INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG

Fiona Krakenbürger ist Mitarbeiterin bei der Open Knowledge Foundation Deutschland.

Labs, treffen sich Entwicklerinnen und Entwickler regelmäßig und arbeiten an Werkzeugen, Visuali-sierungen und Apps. Dabei bedienen sie sich der vorhandenen Datensätze und zeigen, was mit Hilfe neuer Technologien und kreativer Ideen möglich ist. In den OK Labs haben insgesamt über 150 Ak-teure viele Stunden ihrer Freizeit darauf verbracht, ihre Fähigkeiten einzusetzen, um die Gesellschaft positiv zu gestalten.

Praktischer NutzenDas OK Lab Ulm entwickelte beispielsweise die An-wendung „Kleiner Spatz”. Die Karte stellt für Eltern übersichtlich dar, wo es noch freie Kitaplätze gibt. In Heilbronn entstand – in Kollaboration mit der loka-len Presse – die Webanwendung „Was steckt in mei-nem Leitungswasser”. Diese vergleicht die Werte im Wasser der Kommunen mit Durchschnittswerten. In Berlin erstellte das OK Lab im Vorfeld des Volksent-scheids über die Nutzung des Tempelhofer Felds eine 3D-Visualisierung der Bebauungspläne, um diese für Bürgerinnen und Bürger übersichtlicher darzustellen.

Doch nicht nur die Vernetzung der Entwickler un-tereinander ist für den Erfolg des Programms Code

for Germany wichtig. Auch die Zusammenarbeit mit Kommunalverwal-tung und Stadt ist zentraler Bestandteil von Code for Germany. Im Dia-log soll sich ein gemeinsames Verständnis vom Open-Data-Nutzen und der Bedeutung der Datensätze für die Öffentlichkeit entwickeln.

Für das Jahr 2015 ist eine Intensivierung dieses Austauschs geplant, der in einigen Labs schon begonnen hat. Darüber hinaus wird das Programm um ein Städtenetzwerk zur Vernetzung von Pionieren im Bereich Open Data und um einen Data Driven Inkubator zur Förderung von Anwen-dungen und Startups erweitert. Und auch das Netzwerk der OK Labs wächst im nächsten Jahr um einige Standorte.

Das Ziel des deutschlandweiten Netzwerks ist es, den Nutzen von Open Data aufzuzeigen und sich dafür einzusetzen, dass weitere Datensätze für die Öffentlichkeit geöffnet werden. Im Dialog mit Städten, Verwal-tungen, IT-Dienstleistern und Presse kann so ein transparenteres Han-deln der Regierung, die Möglichkeit zur Partizipation durch Bürgerinnen

und Bürger sowie eine informiertere Gesellschaft geschaffen werden.

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Page 30: Prozessgestaltung digital Noch viel Potenzial · 2014-12-03 · Zeitschrift der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V. Noch viel Potenzial 4 2014 November

264|2014

\ VERWALTUNG DER ZUKUNFT

Menschen wandern in die Städte ab. Wenn mittelfristig aber Breitbandver-sorgung ganz Deutschland abdeckt, welches Potenzial an Wertschöpfung und Strukturstärkung steckt darin?

Intelligente StädteAls IBM in den neunziger Jahren anfi ng, unter dem Begriff “Smart City” neuar-tige Lösungen an Städte zu offerieren, um mit Hochtechnologie die Schlaga-dern heutiger Lebenswelten “schlau” zu machen, fand das wenig Beachtung. Heute gibt es weltweit so umfassend digitalisierte Städte, dass sie ernsthaft verwundbar sind. Dennoch zeigen die-se Metropolen, wie sich eben dadurch Herausforderungen der Zukunft früh-zeitig und intelligent identifi zieren so-wie gestalten lassen, etwa durch offene

Der Ausbau der elektronischen Infrastruktur in ländlichen

Gebieten läuft schleppend, obwohl hier noch viele Potenziale

schlummern. Smart Country will diese zukünftig fördern.

Als die Minister für Inneres, Ver-kehr und digitale Infrastruktur sowie Wirtschaft und Energie

am 20. August 2014 die “Digitale Agen-da” der Bundesregierung vorgestellt ha-ben, fand sich darunter auch ein Passus mit der Überschrift “Digitaler Zugang für ländliche Gebiete”. Zwar ist die Kri-tik an der Agenda massiv, dennoch hat die Politik die Problematik der Entwick-lung außergroßstädtischer Gebiete im Bereich Informations- und Kommuni-kationstechnologien erkannt. Während in den Metropolen Startups um Kapital buhlen, neueste Innovationen Einzug halten und das Wachstum der digita-len Wirtschaft Zuwanderer anzieht, passiert in den ländlichen Regionen oft genau das Gegenteil: Neue Geschäfts-modelle sind dort selten tragfähig und

Daten, der Wertschöpfung aus diesen, oder auch durch digitale Formen der Kooperation. Doch wie sieht es außer-halb von Shanghai, Barcelona, Berlin & Co aus? Für Fortschritt hier braucht es einen Perspektivenwechsel, einen Sinneswandel, einen Wissenstrans-fer und genau genommen auch eine Art “Branding”, um Anstrengungen in Richtung „Smart Country“ zu bündeln und in die Fläche zu bringen. Denn die meisten Menschen leben immer noch außerhalb der Großstädte, in Deutsch-land etwa 70 Prozent.

Hier setzt die Initiative “Smart Country – Digitale Strategien für Regionen” des Internet & Gesellschaft Collaboratory e.V. an. Die Expertinnen und Exper-ten aus unterschiedlichsten Fachrich-tungen untersuchten unter dem Dach-begriff, wie digitale Innovationen im ländlichen Raum Wertschöpfung unter-stützen können, wie Abwanderung zu bremsen ist und wie gesellschaftspoli-tische sowie wirtschaftliche Lücken zu schließen sind. Smart Country ist als

Von Internet in der Fläche profi tiert das ganze Land

Digitale Landluft

Themenbezogen: Die Initiative Smart Country untersucht, wie digitale Innovationen im ländlichen Raum Wertschöpfung unterstützen können

smartcountry.collaboratory.de

Eine Publikation des

Smart CountryDigitale Strategien für Regionen

Arbeitsgruppe bildung

Auszug aus dem Hintergrundbericht „Smart Country - Digitale Strategien für Regionen“

Smart CountryDigitale Strategien für Regionen

„Smart Country - Digitale Strategien für Regionen“

smartcountry.collaboratory.de

Eine Publikation des

Smart CountryDigitale Strategien für Regionen

Arbeitsgruppe

Mobilität und logistik

Auszug aus dem Hintergrundbericht

„Smart Country - Digitale Strategien für Regionen“

Die Initiative Smart Country untersucht, wie digitale Innovationen im ländlichen Raum Wertschöpfung unterstützen können

Smart CountryDigitale Strategien für Regionen

Arbeitsgruppe

Mobilität und logistik

Auszug aus dem Hintergrundbericht

„Smart Country - Digitale Strategien für Regionen“

smartcountry.collaboratory.de

Eine Publikation des

Smart Country

Digitale Strategien für Regionen

Arbeitsgruppe

energie

Auszug aus dem Hintergrundbericht

„Smart Country - Digitale Strategien für Regionen“

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274|2014

\ VERWALTUNG DER ZUKUNFT

Sebastian Haselbeck ist Geschäftsführer des Internet & Gesellschaft Collaboratory e.V. .

Ergänzung zu Smart City zu verstehen: Stadt und Land sind komplementär und müssen sich gemeinsam entwickeln.

Vorrang für neue TechnologienAber wo herrscht der Handlungsbedarf? Was sind die Herausforderungen? Wel-che Lösungen gibt es? Oft angeführt wird die Mittelausstattung von Kommunen und Ländern. Da jedoch Beispielprojekte auch vor dem Hintergrund leerer Kassen umgesetzt wurden, ist am ehesten von ei-nem Priorisierungsproblem zu sprechen. Das resultiert vielerorts aus mangelndem Verständnis für Technologien und ihre Potenziale zur Zukunftsgestaltung – un-ter anderem begründet durch mangelnde Fachkenntnis. Hier ist sehr viel Arbeit zu leisten. Hinzu kommen praktische Hür-den für eine “smarte” IT-Nutzung in länd-lichen Regionen: veraltete Infrastruktur, mangelnder Austausch über politische Ebenen hinweg, starre Strukturen sowie rechtliche Barrieren und gesetzliche Rah-men, die vieles – noch – nicht zulassen.

Beispielsweise spricht die “Digitale Agenda” davon, dass Telemedizin “die erstklassige medizinische Versorgung in allen Teilen Deutschlands, vor allem im ländlichen Raum” unterstützt. Ge-genwärtig ist sie in der Bundesrepub-lik aber noch nicht vollständig erlaubt. Kardinalproblem bleibt vor allem man-gelndes Bewusstsein für die Chancen, die eine intelligente Nutzung von IT in sich birgt, und politischer Wille zur Um-setzung – aber auch das Nichtausschöp-fen von vorhandenen Potenzialen. Im September hat eine Studie der DZ Bank unter mittelständischen Unternehmen diesen Bewusstseinsmangel attestiert. Wichtig ist die Zusammenarbeit zwi-schen Wirtschaft, Verwaltung und Zivil-gesellschaft bei Planung und Implemen-tierung von digitalen Strukturen, die das Leben aller verbessern und einen Beitrag zum Gemeinwohl liefern kön-nen. Ländliche Räume sind Quelle der Vielfalt und regionaler Identitäten, die das Land insgesamt bereichern. Ihren

Fortbestand zu sichern und ein Leben mit Zukunft führen zu können, ist ein Ziel der Initiative.

Deutschland kann Spitzenstandort für die vernetzte Zukunft werden. Dazu muss die „Digitale Agenda“ in der Breite ankommen und dort Realität werden, wo die Menschen leben und der Mittel-stand zu Hause ist. Um dieses Ziel zu erreichen, braucht es politischen Mut, Umsetzungswillen und neue Prioritä-ten. Smart Country ist keine Worthül-se, sondern Zielvorgabe für einen digi-talen Wandel, der bei allen Menschen ankommt.

Weitere Informationen erhalten Sie unter

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oder gerne persönlich von Dr. Carsten Jürgens

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Die E-Akte in der Öffentlichen Verwaltung: zeitgemäßes, modernes und mobiles Arbeiten für Behörden.

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284|2014

\ VERWALTUNG DER ZUKUNFT

Es gibt immer wieder Modethemen, die durch das digitale Dorf getrieben werden. Ist „Smart City“ ein solcher Trend, den Städte in ih-

rer Planung zu berücksichtigen haben? Um die Antwort vorweg zu nehmen: Dies ist ein Thema, um das sich Städte kümmern müssen, wenn sie ihren Bürgerinnen und Bürgern auch in Zukunft attraktive Lebensräume bieten und für die An-siedlung von Arbeitsplätzen attraktiv bleiben oder werden wollen.

Dass sich Städte in einer globalen Perspektive noch besser organisieren müssen als heute, ist unaus-weichlich. Egal, welche Prognose man heranzieht, das Ergebnis ist immer ein weiteres Wachstum und die zunehmende Konzentration von Menschen im urbanisierten Raum. Dies gilt für Entwicklungs-länder, Schwellenländer und etablierte Industrie-staaten in gleicher Weise. Die Unterschiede liegen allein in der Geschwindigkeit und in der Radika-lität der Entwicklung. Glücklicherweise ist diese

in Deutschland im globalen Vergleich eher moderat.

Gleichwohl bedeu-ten mehr Ein-wohner in den

In Zukunft reden auch „Sachen“ mit – die Städte müssen auf die zunehmende Vernetzung innerhalb

der Infrastruktur reagieren und die entsprechenden Voraussetzungen schaffen.

Das „Internet der Dinge“ ist ein wichtiges Thema für Verwaltungen

Perspektive intelligente Stadt

Städten viele Herausforderungen in allen Lebensbereichen – vom Verkehr über das Gesundheits- und Bildungswesen und natürlich bis in die Stadt-verwaltung. Technologie kann dabei ein Mittel zur Problemlösung sein.

Internet der DingeEgal, ob man von Programmen wie Connected City, Smart City und gleich von einem Smarter Planet spricht, im Kern setzen alle Ideen an einer wesentlichen technologischen Veränderung an: Waren es bisher vor allem Menschen, die das Internet nutzten, sind es schon bald primär Dinge, die sich über das Netz verbinden. Die IT-Beratungs-Gurus von Gartner prog-nostizieren, dass im Jahr 2020 30 Milliarden „Dinge“ dauerhaft mit dem Internet verbunden sind und 50 Milliarden sporadisch. Egal, ob die Zah-len 20 oder 40 Prozent neben der Wirklichkeit liegen, und egal, in welche Richtung: Fakt bleibt, dass mehr Sensoren mit dem Internet verbunden sein werden als Menschen.

Allein aus der Zahl ergeben sich aber noch keine neuen Ansätze, diese entstehen erst dann, wenn es gelingt die enorme Menge an Daten mit Software sinnvoll zu Problemlösungen zu verknüpfen. Es nützt nichts, dass eine Ampel ein Signal sendet, um einem Auto zu sagen wie schnell es fahren muss, um bei Grün anzukommen. Das Auto muss auch Software enthalten, die diese Informationen für den Fahrer sinnvoll aufbereitet. Dabei müssen sich alle Geräte auch miteinander verständigen können. Will heißen: Auch wenn beide mit dem Internet verbunden sind, führt dies noch nicht zum Erfolg. Das ist genauso wie mit Menschen: Nur weil zwei im gleichen Raum sind, können sie noch lange nicht miteinander kommunizieren. Sie müssen auch noch eine gemeinsame Sprache fi nden.

Das Beispiel Ampel-Auto zeigt sehr schön, wo die Herausforderung liegt. Bisher sind sich im Internet Daten begegnet, doch wo die Daten und ihre Nutzer physikalisch verortet waren, spielte keine Rolle. Das Fahrzeug will aber nicht mit irgendeiner Ampel sprechen, sondern in aller Regel mit der nächsten Ampel, auf die es auf seinem Weg treffen wird. Also benötigt der Wagen nicht nur die Information, wo er sich befi ndet, sondern auch, wo er hinfahren soll.

Der physikalische Raum spielt also wieder eine Rolle, und diesen gestal-ten Stadtverwaltungen durch ihre Aktivitäten. Wobei es hier nicht um schlichte Verwaltungsautomation geht, wie in den bisherigen IT-Anstren-gungen der öffentlichen Verwaltung. Es geht vielmehr um die Gestaltung des digitalen Stadtraumes. Kommunen müssen hier sozusagen digitale

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294|2014

Jörn Riedel ist CIO der Freien und Hansestadt Hamburg.

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Flächennutzungs- und Bebauungspläne erstellen und in einigen Feldern – wie eben Ampeln – auch selber im Lösungsszenario als Akteur mitspielen.

Internationaler AustauschDiese Fragen stellen sich für viele Metropolen in vergleichbarer Wei-se. Hamburg ist an einem Erfahrungsaustausch immer sehr interessiert und am meisten natürlich mit Städten, die bewiesen haben, dass sie IT-Unterstützung auf hohem Niveau in der Verwaltung umsetzen kön-nen. Daher hat sich die Freie und Hansestadt sehr über die Einladung von Microsoft gefreut, an einem Austauschprogramm von weltweit 14 Städten teilzunehmen. In diesem Zusammenhang wurde bereits ein Memorandum of Understanding mit Cisco zu mehreren Pilotprojekten in Hamburg unterzeichnet.

Einige Erkenntnisse kann man aus dem Erfahrungsaustausch schon ziehen:

IT-Industrie trifft auf Stadtplanung – Ungleichzeitigkeit von Planungsho-rizonten. In der IT-Industrie gilt ein 18-Monatsplan als langfristig. Bei Stadtplanungsprozessen fällt dies – etwas überspitzt – unter „sofort“. Wenn der physikalische Raum wieder eine größere Rolle spielt, kommt es auch zu anderen Zeithorizonten. Infrastrukturen sind in entwickelten Demokratien nicht mal eben umzustoßen – und das ist auch gut so. Es gibt noch keine Umsetzung in der Fläche. Überall wird mit (kleinen) Piloten geprobt.

Es bestehen noch keine klaren Konturen der städtischen/staatlichen Aufgaben in diesem Feld. Dass digitale Pläne nötig sind, ist allgemeiner Konsens. Dass die Städte in ihren Infrastrukturen Sensoren und Netz-werkschnittstellen in Straßen, Verkehrsmitteln und allgemein in der Inf-rastruktur berücksichtigen müssen ebenfalls. Aber bedarf es im Feld des Identitätsmanagements auch staatlicher Infrastrukturen? Wenn tausende von Sensoren mit dem Bürger – kostenpfl ichtig – interagieren wollen und er hierauf basierende Dienstleistungen konsumieren möchte, muss in all

diesen Systemen eine Identität des jeweiligen In-dividuums existieren. Wie dies überhaupt gehen kann und wer es macht, ist noch völlig offen.

Smart City ist ein Themenfeld, das die Zukunft der Städte und den Grad an Lebensqualität dort mit prägen wird. Die Entwicklung steht am Anfang und Kooperation mit anderen Städten und Technolo-gieentwicklern beziehungsweise -anbietern ist das Gebot der Stunde, um zu interoperablen Lösungen zu kommen. Hamburg setzt daher auf Kooperatio-

nen, um zum Erfolg zu kom-men. Diese sind hierbei nicht nur mit anderen Verwaltun-gen, sondern auch mit Wissen-schaft und Industrie nötig.

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304|2014

\ VERWALTUNG DER ZUKUNFT

Auf zur Bürgerkommune

www.potsdam.de

Als Stadt der Schlösser und Gärten beeindruckt Potsdam durch seine Kulturlandschaft. Aber auch digital überzeugt die brandenburgische Lan-deshauptstadt, indem gezielt IuK-Technologien genutzt werden, um die Bürgerinnen und Bürger einzubinden.

E-GovernmentIm Bereich E-Government präsentiert die Stadt ein umfangreiches Ange-bot an online abwickelbaren Bürgerservices. Neben der Beantragung von Bewohnerparkausweisen und Kfz-Wunschkennzeichen ermöglicht die Stadt ihren Einwohnern beispielsweise auch eine Online-Terminvereinba-rung oder die Errechnung der solaren Potenziale ihres Hauses. Zusätzlich ist der Bearbeitungsstand von Bauanträgen sowie Personalausweisen und Reisepässen einsehbar. Eine Strukturierung der Bürgerservices nach Le-benslagen hilft dabei, die angebotenen Serviceleistungen übersichtlicher zu gestalten.

Open Government und Social MediaÜber ein Ratsinformationssystem können die Potsdamer außerdem ei-nen Einblick in die Aktivitäten der Stadtverordnetenversammlung erhal-ten und sich mit dem Sitzungskalender sowie den politischen Gremien vertraut machen. Zusätzlich ermöglicht die Stadt ihren Einwohnerinnen und Einwohnern, Einsicht in statistische Daten zu nehmen und sich unter www.mobil-potsdam.de/ über aktuelle Verkehrsmeldungen und Baustel-len in Potsdam zu informieren. Darüber hinaus bietet das breite Spektrum an Beteiligungsprojekten viele Möglichkeiten, sich gestaltend in die kom-munale Politik einzubringen. So besteht bereits zum siebten Mal die Be-teiligungsmöglichkeit an der Entwicklung des kommunalen Haushaltes. Über das Online-Dienstleistungssystem „Maerker“ lassen sich am PC oder mobil per Smartphone Infrastrukturprobleme der Stadt melden.

Auch im Social-Media-Bereich kann die brandenburgische Landeshaupt-stadt punkten, ist sie doch auf den gängigen Plattformen vertreten und um eine regelmäßige Pfl ege der Angebote bemüht. Bisher fehlt es aller-dings an einer Integration dieser Dienste auf der hier vorgestellten Inter-netpräsenz, um beispielsweise Veranstaltungen in der Stadt mit Freunden zu teilen. Mit einer eigenen Kolumne wendet sich Oberbürgermeister Jann Jakobs zudem wöchentlich an die Bürgerinnen und Bürger.

FazitPotsdam rückt das Thema „Bürgerbeteiligung“ in den Mittelpunkt und schafft so für die Bürgerinnen und Bürger Möglichkeiten, die eigenen Lebensverhältnisse aktiv mitzugestalten. Das umfangreiche Beteili-gungsangebot weckt dabei die Hoffnung, dass die Stadt zukünftig auch verstärkt ihre Potenziale beim Ausbau von Kollaborationsmöglichkeiten ausschöpft.

Struktur & Usability •

Übersichtlichkeit •

Suchfunktionalität •

Nutzerführung +

Mehrsprachigkeit •

Verständlichkeit der Informationen (Sprache) +

E-Government +

Wegweiser-Informationen +

Informationen zu Rechten und Pfl ichten •

Kontaktvorbereitungsinformationen (Formulare) +

Kontaktinformationen (Ansprechpartner) +

Informationen zur Vorgangsbearbeitung (Ablauf) +

Zielgruppenorientierung •

Multikanal-Kommunikationsmöglichkeiten +

E-Services für Transaktionen +

Authentifi kationsmechanismen –

Open Government •

Transparenzfördernde Elemente (u. a. Open Data) •

Partizipationsmöglichkeiten +

Kollaborationsmöglichkeiten –

Social Media/Web 2.0 +

Social-Media-Angebote (Facebook, Twitter, etc.) •

Pfl ege dieser Angebote (Aktualität/Kontinuität) +

Datenschutz-Sensibilisierung +

+ = positiv – = negativ • = neutral

Nora Wegener ist Mitarbeiterin am Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und beschäftigt sich mit der Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnologien in und durch Kommunen. Fraunhofer FOKUS nimmt für Vitako aktuell kommunale Websites unter die Lupe. Soll Nora Wegener auch Ihre kommunale Webseite checken? Bewerben Sie sich unter [email protected]

Übersichtlich: Potsdam lädt seine Bürger zur Mitgestaltung ein

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314|2014

\ VERWALTUNG DER ZUKUNFT

Teile und habe

Die meisten von uns haben sich daran gewöhnt, die vermeintliche Gemeinschaft mit anderen Menschen und diverse Leistungen digi-taler Plattformen mit ihren persönlichen Daten zu bezahlen. Auch

das ständige Mitführen intelligenter, informationssammelnder Technolo-gie-Artefakte ist etablierte Praxis und wird nur noch von einer Minderheit verweigert. Gefunden wird über Suchmaschinen, verabredet über soziale Netzwerke und gekauft bei Onlinehändlern, weil die Leistungen dieser Fir-men aufgrund der informationsbasierten Wertschöpfung handfeste Vortei-le für den individuellen Kunden gegenüber alternativen Praktiken bieten.

Gemeinsame NutzungDer neueste Trend der digitalen Ökonomie dreht sich um Leihen, Tei-len und Vermieten. Die Begriffe „Sharing Economy“ oder auch „Colla-borative Consumption“ bezeichnen eine Vielzahl neuer Unternehmen, die sich der effi zienteren Nutzung bisher brachliegender Kapazitäten verschrieben haben. Deren Absichtsbekundungen klingen oft sehr idea-listisch. Kunden und Anbieter bilden eine Gemeinschaft, bauen Vertrau-en auf und schonen durch eine intelligente Koordination die Ressour-cen des Planeten. Wer wäre da nicht gerne dabei? Bekannte Beispiele sind der private Taxivermittler Uber, und Airbnb mit der Vermittlung privater Übernachtungsmöglichkeiten. Von Werkzeugen über Fahrzeu-ge und Boote bis hin zu jedweder Art von Dienstleistungen gibt es fast nichts, was man nicht über spezifi sche Plattformen bekommen kann. Die Grundidee besteht darin, Transaktionen zu vermitteln, die ehedem we-gen zu hoher Kosten unrentabel waren. Aufgrund einer umfassenden Kontrolle über die mit den Geschäften verbundenen Informations- und Zahlungsströme verfügen die Plattformunternehmen oft über erhebliche Macht auf den neu geschaffenen Märkten.

Die disruptive Kraft entsprechender Geschäftsmodelle zeigt sich bei-spielhaft in den aktuell laufenden Gerichtsverfahren: verschiedene Ta-xi-Vereinigungen hatten geklagt, da Uber-Fahrer, so der Vorwurf, nicht die notwendigen gesetzlichen Standards für eine gewerbliche Personen-beförderung in Deutschland erfüllen. Auch das Angebot von Airbnb und seinen Hobbyhoteliers erscheint nicht unproblematisch, da es gerade in Großstädten zur Umwandlung von Wohnraum in gewerblich genutzte Flächen führen und damit die Mietpreisspirale innerstädtischer Quartiere befeuern dürfte. Die Beispiele zeigen, dass die Sharing Economy die etab-lierte Defi nition von Erwerbsarbeit und entsprechende Regulierungen der Märkte infrage stellt. Darüber hinaus macht die gegenwärtige Diskussion deutlich, dass verschiedene Rechtsgebiete tangiert sind, die sich mit die-sem neuen Markt befassen und klären müssen, welche Rechtsänderungen

Die Diskussionen um Uber sind nur die Spitze des Eisbergs: Die

Plattformen der „Shareconomy“ haben immer stärkeren Zulauf

und stellen etablierte Marktmechanismen infrage.

Dr. Danny Pannicke ist Referent für Informationsmanagement in der Geschäftsstelle der Vitako.

angesichts der Entwicklung nötig und welche Rege-lungen sinnvoll, nützlich und/oder notwendig sind.

Gründliche DebatteMit digitaler Vernetzung ist zweifellos beides mach-bar, sowohl partnerschaftliche Austauschnetzwerke und Ressourcenpools als auch eine Vielzahl neuar-tiger prekärer Arbeitsverhältnisse, je nachdem wel-ches Ziel die Plattformen verfolgen. Natürlich ist dis-kutabel, warum die Menschen nicht frei entscheiden sollen, wie viel Leistung sie zu welchem Preis haben wollen und welche Regulierungen hierfür sinnvoll und notwendig sind. Es gibt allerdings gute Gründe, diese Debatte nicht verkürzt zu führen. Eine parti-elle, nur auf den Preis und ökonomische Notwen-digkeiten konzentrierte Diskussion führt mit einiger Wahrscheinlichkeit in eine weitere Ökonomisierung des Lebens. Und nicht etwa zu mehr Gemeinsinn

und Wohlstand für das Gros der Menschen.

Share Economy: Die Vermittlungsplattformen setzen auf dieBereitschaft zur Einigung

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\ RUBRIKEN

4|2014

fragt …

Jens Koeppen

Jens Koeppen ist gelernter Elekt-romonteur und absolvierte jeweils ein Meisterstudium zum Industrie-elektrotechniker und Elektroinstal-lateur. Nach der Wende gründete er die ANTEL Elektro GmbH, deren Hauptgesellschafter er bis 2010 war. Seit 2001 ist er Kreisvorsitzen-der der CDU Uckermark, von 2003 bis 2005 war er Fraktionsvorsitzen-der im Kreistag. Dem Deutschen Bundestag gehört er seit 2005 an und vertritt den Wahlkreis 57 „Uckermark/Barnim I“. Seit Februar 2014 ist Jens Koeppen Vorsitzen der des Bundestagsausschusses Digitale Agenda.

Wenn wir mehr Zeit hätten – wobei könnten wir Sie noch besser kennen lernen als durch diesen Fragebogen?Am Freitagabend, wenn ich meiner Frau etwas Leckeres koche und mich dabei unterhalte.

Welches Buch lesen Sie gerade?„Der moderne Spießer“ von Charlotte Förster und Justus Loring. Eine Persifl age auf diejenigen, die felsenfest behaupten keine Spießer zu sein – Spie-ßer sind immer die Anderen. Aber sind wir nicht alle irgendwie Spießer?

Ihre derzeitige Lieblingsmusik?Das wechselt ständig. Derzeit recht weit oben auf meiner Liste steht Clueso mit „Stadtrandlichter“.

Wofür hätten Sie gerne mehr Zeit?Für meine Frau, meine Familie und zum Saxo-phonspielen.

Welche Persönlichkeit – egal ob noch lebend oder schon „Geschichte“ – würden Sie gerne kennen lernen?Udo Lindenberg und Mozart – zwei unangepass-te, visionäre Rockstars.

Wie kann man Sie am besten ärgern?Mit eigennützigen Unwahrheiten, ignoranter Rechthaberei und kompromissloser Kleinkariert-heit.

Und wie macht man Ihnen am besten eine ganz besondere Freude?Mit guter Laune

Womit haben Sie Ihr erstes eigenes Geld verdient?Die erste Mark gab es beim Gemüseernten und Kartoffelsammeln auf uckermärkischen Äckern.

Ihr Berufswunsch als Kind?Ich hatte so früh noch keinen Plan.

Welches „Arbeitsgerät“ ist in Ihrem Arbeitsalltag für Sie absolut unverzichtbar?Das mobile Büro namens Smartphone und Tablet. Und im Wahlkreis ist das Auto unverzichtbar.

IT in der öffentlichen Verwaltung muss unbedingt ……bedienerfreundlich, nutzbar und hilfreich sein – kurzum: für den Anwender gemacht und nicht für die IT-Entwickler.

IT in der öffentlichen Verwaltung darf auf keinen Fall ……Sicherheitslücken haben und die Anwender zum „Haareraufen“ bringen.

Behörden werden in 20 Jahren ….…(hoffentlich) wesentlich schlanker sein und zudem effektiver, schneller und bürgernah. Aber bitte nicht erst in 20 Jahren!

Sie arbeiten in Berlin – haben Sie einen Tipp an unsere Leser, was diese sich bei einem Besuch dort auf keinen Fall entgehen lassen sollten?Den Reichstag natürlich, die Berliner Philharmonie und bei schönem Wetter eine Bootsfahrt auf der Spree – und danach empfehle ich einen Trip in die Uckermark oder Schorfheide.

Wir haben Ihnen nun viele Fragen gestellt – gibt es eine Frage, die Sie Vitako stellen möchten? (Wir werden Ihnen in der nächsten Ausgabe der Vitako aktuell antworten!)So kurz vor Weihnachten: Wie sieht Ihr Wunschzettel an die Politik aus?

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\ RUBRIKEN

4|2014

antwortet …

Stephan Manke

Für jede Ausgabe der Vitako aktuell bitten wir eine bekannte Persönlichkeit, unseren Fragebogen auszufüllen. Damit die Fragen nicht nur einseitig gestellt werden, darf eine Frage auch an uns gerichtet werden. Stephan Manke, Staats-sekretär im niedersächsischen Innenministerium und CIO von Niedersachsen, fragte uns in der August-Ausgabe 2014:

Worin sieht Vitako die größten Herausforderungen infolge der techni-schen Verschmelzung von Sprach-, Bild- und Datenkommunikation am Verwaltungsarbeitsplatz?

Für viele Mitarbeiter ist der Abschied vom Papier in der täglichen Arbeit ein mentaler Paradigmenwechsel. Nicht mehr „was Du schwarz auf weiß hast, kannst Du getrost nach Hause tragen“ ist das Motto. E-Akte und E-Vorgangsbear-beitung erfordern, dass die Mitarbeiter Entscheidungen treffen müssen: was genau gehört in die E-Akte? Muss jede Gesprächsnotiz eingescannt werden? Welche E-Mail ist aktenrelevant? Wel-che Schriftstücke müssen digitalisiert und dürfen dann vernichtet werden? All diese Fragen erzeugen zunächst Unsi-cherheit und gegebenenfalls Unwillen, weil der Arbeitsaufwand wächst. Um diese Phase zu überwinden, braucht es Regeln, Qualifi zierung und Begleitung sowie das Gefühl, dass in der Übergangs-phase auch Fehler toleriert werden, weil man aus ihnen lernen kann. Zumindest mittelfristig wird sich die öffentliche Verwaltung wegen der rasant wachsen-den Datenmengen auch mit Business- Intelligence-Lösungen und mit Big Data befassen müssen, wenn sie aus den Da-tenmengen gute Entscheidungshilfen ableiten will. Selbstredend unter strikter Beachtung des Datenschutzes.

Sehr geehrter Herr Manke,

die wichtigsten Themen, die mit der Verschmelzung der Kanäle einhergehen, sind die Einführung von E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung, die Qualifi zierung der Mit-arbeiter sowie der Einsatz von Business-Intelligence-Lösungen.

Schon lange leidet die Verwaltung unter „hybriden“ Akten. Die frühere Ordnung der aktenmäßigen Verwaltung ist abhandengekommen, seit auch elektronische Medien vorkommen: E-Mails oder Fotos, die nicht in der Akte, sondern in einem elektroni-schen Ordner abgelegt werden, daneben die Schriftstücke, die weiterhin in Papier-form existieren – dies erschwert die Zusammenstellung einer vollständigen Akte/ei-nes Vorgangs ungemein. Die Lösung heißt E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung – und immer mehr Verwaltungen gehen diese Themen an, die jetzt sogar in Vorschriften verpfl ichtend gemacht werden: Im E-Government-Gesetz des Bundes, im sächsischen E-Goverment-Gesetz und auch in den Gesetzentwürfen verschiedener Bundesländer steht die E-Akte an prominenter Stelle.

In der Bündelung liegt Potenzial

ProVitako hat eine neue Ausschreibung gestartet, die noch in diesem Jahr in eine Vergabe münden wird. Ausge-schrieben sind Endgeräte vom Beamer über den Desktop PC bis zum Notebook. Das Vergabevolumen reicht bis zu ma-ximal 35 Millionen Euro, beteiligt sind 26 IT-Dienstleister. Diese Werte zeigen, welche Ergebnisse bei Bündelung der

Nachfrage (und der Kräfte) erreichbar sind – wirtschaftlich und organisato-risch. Darüber hinaus illustriert dieser aktuelle Bericht, in welcher Intensität und mit welchen Effekten die kom-munalen IT-Dienstleister kooperieren. Sichtbar wird diese Entwicklung jedoch nur für wenige – zur Zersplitterung der kommunalen IT äußern sich dem-

gegenüber viele. Obgleich ProVitako ein Good-Practice-Beispiel für Vernet-zung und gemeinsames Handeln ist. „Geben und Nehmen“ ist das Motto im neuen Geschäftsfeld von ProVitako, der GovCloud. Wie vielfältig die an-gebotenen Cloud-Dienste sind, zeigt ein Blick ins GovCloud-Portal unter www.GovCloud.de

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\ RUBRIKEN

Die fortschreitende Digitalisierung und informationstechnische Vernetzung der vergangenen Jahre haben die Lebens- und Arbeits-welten nicht nur der Bürger, sondern auch der Verwaltungen und ihrer Mitarbeiter grundlegend verändert. Die Miniaturisierung, Mobilisierung und Personalisierung von Endgeräten bietet darüber hinaus viele Chancen für bürgerorientiertes Verwaltungshan-deln. Voraussetzung dafür ist aber, dass die Prozesse innerhalb der Amtsstuben mithalten: Sie müssen digitalisiert sein – oder es eventuell noch werden – um mit den technischen Entwicklungen Schritt zu halten. Das heißt über kurz oder lang Abschied nehmen vom Vorgang auf Papier und diesen medienbruchfrei ins digitale Zeitalter transferieren.

Vitako-Panel Umfrage unter den 53 Vitako-Mitgliedern (Entscheiderebene)

Thema Prozessgestaltung digital: einfach, medienbruchfrei, effi zient

1. Was sind aus Ihrer Sicht die größten Herausforderungen bei der Einführung digitaler Prozesse in der Verwaltung?*

3. Reichen die Ansätze zur Überprüfung von Formerforder-nissen bei Bund, Ländern und Kommunen aus?

2. Sind – auch vor dem Hintergrund der E-Government- Gesetze in Bund und Ländern – bereits ausreichende gesetzliche Grundlagen für medienbruchfreie Verwal-tungsprozesse vorhanden?

„Die Kommunen scheuen Investitionen in weitergehende Infrastruktur, wie zum Beispiel die E-Akte, die auch Möglich-keiten zur Abdeckung von Prozessen mit geringen Fallzahlen bieten würde, da hier zum Teil erhebliche Ausgaben erforderlich sind. Diese sind in der Start-phase nur schwer durch Einsparungen im Verwaltungsprozess auszugleichen.

Eine Kommune in der Haushaltssicherung hat hier nicht die ge-ringsten Spielräume, in solche Zukunftsthemen zu investieren.“ Andreas Kremer, Fachbereich Anwendungen, ITK Rheinland.

… die nächste 2014/15 Veranstaltungen und Kongresse

Vitako aktuell erscheint im Februar 2015. Schwerpunktthema: Digitale Agenda konkret Sie möchten Vitako aktuell regelmäßig kostenlos lesen?

Dann schicken Sie bitte eine E-Mail an [email protected]

20./21.11.2014Vitako Mitgliederversammlung \ Lemgo \

www.vitako.de

25.11.2014BITKOM-Trendkongress „Exploring Digital

Horizons“ \ Berlin \ www.bitkom.de

02./03.12.2014 Moderner Staat \ Berlin \ www.moderner-staat.de

Mehr Termine und Informationen: www.itkalender.de

Keine Meinung

Nein

Ja

16 %

37 %

47 %

6 %

Die Prüfungen müssten noch konsequenter sein

Formerfordernisse müssten für eine bestimmte Zeit ausgesetzt werden, um darüber die tat-sächlich Notwen-digen zu bestimmen

Keine Meinung

Völlig ausreichend

13 %

80 %

7 %

0 %

*Mehrfachnennungen möglich

Medienbrüche zwischen Eingang, Bearbeitung und Ausgang

Fehlende E-Akte

Fehlende Veränderungs-bereitschaft derMitarbeiter (Verwaltungskultur)

Fehlende informations-technische Voraus-setzungen (Schnittstellen)

Bürger nehmen elek-tronische Angebote nicht an

Sonstiges

67 %

93 %

60 %

13 %13 % 13 %

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354|2014

\ RUBRIKEN

Weg vom Papier: Vitako-Leitfaden zur elektronischen Akte erschienen

Die Einführung elektronischer Akten und digitaler Vorgangs-bearbeitung in der öffentlichen Verwaltung ist nicht neu. Auf Landes- und kommunaler Ebene gibt es zahlreiche Projekte, die sich mit diesen Themen befassen. Die Bundesbehörden sind durch das E-Government-Gesetz des Bundes ab dem Jahr 2020 zur vollständigen elektronischen Aktenführung ver-pfl ichtet. Zahlreiche Landesgesetze ziehen nun nach. Gleich-wohl bedeutet die Einführung der E-Akte einen Paradigmen-wechsel: Weg vom Papier, hin zur Informationstechnik.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Bündelung verschiedenster Informationen in einem elektronischen Vorgang, medien-bruchfreie Bearbeitung, schnellere Durchlaufzeiten, größere Verfügbarkeit. Vitako hat mit großem Verwaltungs-Know-how

– und quasi passend zum Schwerpunktthema dieses Heftes – den Weg zur E-Akte beschrieben und einen praktischen Leit-faden verfasst.

Dieser will Mut machen und konkret zeigen, dass mit vie-len kleinen Schritten die notwendige Veränderung gelingen kann. Dabei ist die Einführung der E-Akte in erster Linie kein technisches, sondern ein organisatorisches und personalwirt-schaftliches Projekt, das eine entsprechende Veränderungsbe-reitschaft in Verwaltungen voraussetzt.

Der Vitako-Leitfaden zur „Einführung der E-Akte“ wendet sich an die Führungsebene in Kommunalverwaltungen und stellt dar, was bei der Einführung zu beachten ist. Enthalten sind konkrete Hinweise zum Vorgehen, das Papier behan-delt Wirtschaftlichkeits- und Sicherheitsfragen und erläutert wichtige Umsetzungsbausteine. Weiterführende Links und Li-teratur runden die Handreichung ab. Der Leitfaden ist unter www.vitako.de abrufbar.

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Teamplayer.Der Bürgerbüro-Arbeitsplatz powered by SYNERGO.

Sachbearbeiterin Monika A. und Kollege Guido S. packen privat gerne mal bei Umzügen von Freunden mit an. Und im Bürgerbüro sind sie dank SYNERGO bei Ummeldungen, Gewerbe- anmeldungen und Kfz-Zulassungen ohnehin ein unschlagbares Team.

Die Zukunft der Verwaltung fi ndet jetzt statt: Bei der Entwicklung einer völlig neuen Ge-neration kommunaler Softwarelösungen hat die AKDB zwei Ziele verwirklicht – die bestmögliche Unterstützung der Verwaltungsmitarbeiter sowie einen einheitlichen Fachverfahrensrahmen namens SYNERGO. Der Name ist Programm: Die neu entwickelten Verfahren auf Basis SYNERGO wissen nicht nur durch den Einsatz modernster und offener Technologiestandards zu überzeugen, sondern sind durch ebenso fortschrittliche wie einheitliche Bedienkonzepte besonders schnell erlernbar. Das schafft Synergien über alle Fachbereiche hinweg und begründet eine ganz neue Klasse von Bürger-büro- und Verwaltungs-Arbeitsplätzen, die sich in der Vorgangsbearbeitung besonders teamorientiert und kommunikativ zeigen.

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