Prüfungsausschuss - SAP Workflow - Abschlusspräsentation Projektgruppe 4 FHTW - Berlin sample for...

Prüfungsausschuss

- SAP Workflow -

AbschlusspräsentationProjektgruppe 4 FHTW - Berlin

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Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 2

Gliederung

Ist / Soll Situation

Workflow-Umsetzung

Projekt

Records Management

Planung / Projektmanagement

Fazit


Projekt

Projektname: SAP Workflow Prüfungsausschuss

Auftraggeber: Prof. Dr. Jörg Courant

Auftragnehmer: Gruppe 4 Inteam

Projektleiter: Jens Bretschneider

Anzahl Mitarbeiter (insgesamt): 4

Beginn: 04.04.2007

Ende: 04.07.2007


Projektziel – Auftrag

Ziel:

„Automatisierung der Hauptaufgaben des Prüfungsausschusses: Bewilligung von Anträgen zur Bachelor- bzw. Masterthesis.“


Gliederung


Workflow-Umsetzung

Projekt

Records Management


Fazit


Planungsdaten / Ressourcenverteilung

Aufgabenverteilung Marco Gau

Workflowumsetzung WF Hierarchie

Marija Licnova Workflowumsetzung Records Management

Alexander Heß Wordanbindung, IST Prozess Abschlusspräsentation

Jens Bretschneider Projektleitung Wordanbindung, Formular


Projektablauf

Terminplanung


Durchführungsphase


Gliederung


Workflow-Umsetzung

Projekt

Records Management


Fazit


Ist Situation

Eine wesentliche Aufgabe ist die Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen

Händische Verarbeitung der eingehenden Anträge

Kein ausgewiesenes Records Management

Hoher Zeitaufwand in der Terminierung der Anträge und deren Ergebnisse

Jede Art von Anträgen durchläuft in erheblichen Maße den gleichen Bearbeitungsvorgang


Soll Situation

Automatisierter Bearbeitungsprozess eingehender Anträge

Antragsteller können mit einer erheblich verkürzten und rationaleren Bearbeitungszeit rechnen

Alle Beteiligten des Prüfungsausschuss haben jederzeit direkten Zugriff auf benötigte Dokumente


Musskriterien

Einführung eines Records Management für die Bearbeitung von Anträgen

Erstellung eines Workflows, der die am häufigsten vorkommenden Fälle automatisiert

Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen

Einbindung aller beteiligten Ressourcen

Anbindung an Word


Ausschluss

Hardwarelösungen

Einrichtung von SAP Systemen bei den Prozessbeteiligten

Neugestaltung des Prüfungsausschusses entgegen der geltenden Rahmenprüfungsordnung

Erstellung eines Web-Frontends

Kostenkalkulation


IST Prozess

Antrag auf Abschlussarbeit

Aktuelle Situation in der FHTW


SOLL Prozess

Gewünschte Situation in der FHTW


Gegenüberstellung


Vergleich

IST Prozess Händische Bearbeitung

Kein Records Management

„Papierakte“

Sequenzieller Ablauf

Hohe Durchlaufzeit

SOLL Prozess Automatisierte Bearbeitung

Anbindung an Records Management

Elektronische Akte

Paralleler Ablauf

Geringe Durchlaufzeit


Vergleich der Durchlaufzeiten

Gegenüberstellung Ist und Soll Prozess

Schritt Zeit Ist Zeit Soll in Arbeitstagen*

Themenvorschlag einreichen 1,00 0,03

Betreuer wählen 0,50 0,06

Zustimmung zum Thema Erstbetreuer 0,50 0,06

Transport der Akte vom 1.Betreuer zum 2.Betr. 1,00 0,01

Zustimmung zum Thema Zweitbetreuer 0,50 0,06

Transport der Akte vom 2.Betreuer zum Amt 1,00 0,01

Prüfung durch Prüfungsamt (Antrag) 0,01 0,01

Prüfung durch Prüfungsamt (Voraussetzungen) 0,04 0,05

Transport der Akte vom Amt zum Ausschuss 7,00 0,01

Zustimmung zum Thema Prüfungsausschuss 0,25 0,15

Benachrichtigung des Studenten:

Zeit Postweg/E-Mail 3,00 0,02

Benachrichtigung der Betreuer: Zeit Postweg/E-Mail 3,00 0,02

Gesamt 17,80 0,48 Arbeitstage*

* 1 Arbeitstag = 8 Stunden


Gliederung


Workflow-Umsetzung

Projekt

Records Management


Fazit


Die Aufbauorganisation


Der SAP-Business Workflow

Prüfung durch das Prüfungsamt

Themenkontrolle Erstbetreuer

Themenkontrolle Zweitbetreuer

ggf. Themenüberarbeitung durch den Studenten

Ablehnung bei negativer PAmt-Prüfung

Vorlage beim PAusschuss

Vorlage aller Daten beim PAmt

automatische Anlage einer Akte im SAP RM


Speicherung der Formulardaten


Regeloperationen

Problem: Dozentennamen sind als Zeichenkette vorhanden, werden aber als Bearbeiter für Workitems benötigt (Erst-/Zweitbetreuer)

Lösung: Zuweisung der Bearbeiter durch Regeln


Änderung von Formulardaten

1

2


Der Prüfungsausschuss

Voraussetzung: PAmt hat ok gegebenandernfalls: Negativ-Mail an Studenten

Status: abgelehnt

stimmt PAusschuss zu: Positiv-Mail an Studenten

Mail an Erstbetreuer Info über Thesisstart

Mail an Zweitbetreuer Info über Thesisstart

Status: zugestimmt

lehnt PAusschuss ab: Negativ-Mail an Studenten

Status: abgelehnt

in jedem Fall: Anlage der Akte


Probleme bei der Umsetzung

SAP-seitig: Fehler bei der Übergabe von Formulardaten

(unregelmäßig)

Fehler bei der Bearbeitung von Regeln (unregelmäßig)

Fehler bei der der Einarbeitung einzelner Containervariablen in E-Mail-Texte

Regeln sind nicht auf E-Mail-Workitems anwendbar (Problem bei den Bestätigungsmails an den Erst- und Zweitbetreuer)


Gliederung


Workflow-Umsetzung

Projekt

Records Management


Fazit


Records Management - Aktenmodell

• Aktenmodell (Studentenakte) wichtig für den Workflow

• Anker muss vorhanden sein um das Dokument zu erstellen

• Aktenmodell wurde als Beispielaktenmodell angelegt


Records Management - Akte


Dokumenterzeugung aus WF


Technische Umsetzung

Startformular

Container für die Formulardaten

Methodenerweiterung für die Dokumentanbindung

Verknüpfung Akte mit Dokument


Startformular


Erstellung einer Datenstruktur


Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps


Automatische Aktenerzeugung


Automatische Word-Dokument Erzeugung


Verknüpfung der Akte mit Dokument


Gliederung


Workflow-Umsetzung

Projekt

Records Management


Fazit


Fazit

Komplexe Prozessautomation ist mit dem SAP Business Workflow durchführbar Ständig zu wiederholende Tätigkeiten sind prädestiniert für SAP WF

Individuelle Tätigkeiten nur zum Teil umsetzbar

MS Office Integration mit SAP Records Management nicht intuitiv durchführbar

SAP Business Workflow findet keine genügende Beachtung in der Wirtschaft

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!

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