DIE LÖSUNG FÜR INNOVATIVES VERTRAGSMANAGEMENT

S e a l B a s e™ Ve r t r a g sman ag emen t

• Eine durchgängige prozessorientierte Anwendung von der Vertragserstellung, Vertragsverwaltung,

Vertragspflege bis hin zum Vertragscontrolling

• Eine Mandanten fähige Vertragsmanagementlösung für eine Integration von mehreren verteilten Standorten

durch eine zentrale Vertragsmanagementanwendung im Internet

Produktivität Compliance Flexibilität

Sicherheit Transparenz

U n t e r n e h m e n s w e i t e s V e t r a g s m a n a g e m e n t

HAUPTMERKMALE:

Eine Lösung für Firmen individuell

anpassbar sorgt für Transparenz in der

Vertragsbeziehung:

• Unternehmensweite Transparenz

und Vertragskontrolle von dem

Zeitpunkt der Vertragserstellung

über den gesamten Prozess des

Vertragslebenszyklus

• Permanente Überwachung aller

wichtigen Vertragsdaten wie

Preise, Fristen, Zusagen, rechtliche

Verbindlichkeiten, Regelungen und

Vorschriften

• Schnelles, flexibles Handeln und

nachhaltige Einsparungen durch

Transparenz über das gesamte

Vertragsportfolio

• Steuerung des gesamten Vertrags-

prozess mit Verantwortlichkeiten

und Berechtigungen

• Verwaltung von Vertragspartner,

Verantwortlichen, Lieferanten und

Koordinatoren

• Automatische Fristenkontrolle und

Wiedervorlagenregelung

• Leistungsfähiges Reporting und

Controlling der Vertragsbestände

Für den Erfolg eines Unternehmens ist es von strategischer Bedeutung, die kom-plexen, vertraglichen Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Vertragspart-nern z.B. Projektbeteiligte, Lieferanten und Partner in einem strukturierten EDV gestützten Vertragsmanagement zu verwalten und zu bearbeiten.

Neben der Geschäftsführung im Unternehmen sind viele Geschäftsbereiche mit Verträgen beschäftigt. Diese Geschäftsbereiche benötigen für ihre Arbeit Informa-tionen durch einen schnellen und transparenten Zugriff auf strukturierte Vertrags-daten und Dokumente aus den Verträgen und deren Anlagen. Termine, Fristen und Wiedervorlagen werden automatisiert verwaltet und unterstützen somit die Finanzverwaltung in der Kontrolle um Vertragsbudgets, Risiken und Zahlungen.

Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen

Optimieren Sie Ihre Vertragsbeziehungen durch ein flexibles und

transparentes Vertragsmanagementsystem im Unternehmen

INTEGRATION

Integration mit anderen Systemen, wie ERP und Business Informationssysteme, Finanzsysteme ist möglich oder auch als separates System einsetzbar

Der gesamte Prozess, angefangen bei der Erstellung eines Vertrags über seine Ausführung bis hin zur Auswertung und Archivierung, erfordert eine sorgfältige Behandlung, die je nach Vertragsstatus sehr unterschiedlich ist. Während bei der Vertragserstellung die Einhaltung der internen Vorschriften und Verfah-rensregelungen im Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist, treten während der aktiven Lebenszeit des Vertrags mehr die Überwachung von Terminen sowie die Erfüllung des Vertragsinhalts in den Vordergrund. Die Transparenz im Umgang mit Verträgen in allen Bereichen ist hierbei ein wesentlicher Faktor, um zeitliche Engpässe und vorhersehbare oder planbare Ereignisse und Risiken rechtzeitig zu erkennen, um ausreichend Reaktionszei-ten zu schaffen und den erforderlichen Handlungsspielraum zu erhalten. Zur Unterstützung des vorausschauenden Umgangs mit Verträgen wird bei einem unternehmensweiten Vertragsmanagement der gesamten Lebenszyklus eines Vertrags berücksichtigt.

Es profitieren generell Unternehmen, Organisationen und Einkaufsgesellschaf-

ten von einem Vertragsmanagement, die täglich mit einer Vielzahl von Verein-

barungen umgehen müssen. Dabei sind Transparenz, Verfügbarkeit und Detail-

informationen wesentliche Bedürfnisse. Schon allein die zentrale Verfügbarkeit

der detaillierten Informationen der Verträge erzeugt Einsparungen in den

Ressourcen und Prozesskosten und sichert die Kontrolle über Vertragsinhalte

und Abwicklung von vertraglichen Vereinbarungen zu.

Unternehmensweites

Vertragsmanagement über alle

Geschäftsbereiche im Unternehmen

© 2011 PublicSeal GmbH Gesellschaft für Vertragsmanagement. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. PublicSeal GmbH schließt für diese Zusammenfassung jegliche Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent. Alle mit Sealbase™gekennzeichneten Bezeichnungen sind entweder eingetragene Marken oder Produkte der PublicSeal GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.

U n t e r n e h m e n s w e i t e s V e r t r a g s m a n a g e m e n t

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SICHERHEIT Die angewandte Technologie garantiert einen hohen Standard der Systemsicherheit , Compliance und Zuverlässigkeit.

BEDIENUNGSKOMFORT Benutzerfreundliches, flexibles, transparentes und grafisches Arbeitsumfeld.

SealBase™ Vertragsmanagement als Unternehmenslösung stellt den einzelnen Fach-bereichen im Unternehmen alle relevanten Vertragsinformationen in bedarfsgerecht aufbereiteter Form zur Verfügung. Eine umfassende, flexible und voll integrierte Business Intelligence Lösung ermöglicht dabei ein ausführliches Reporting, während Ad-hoc-Abfragen die Auswertungsmöglichkeiten im Vertragsmanagement erhöhen.

SealBase™ Vertragsmanagement ist ein kundenindividuell anpassbares informatives Vertragsmanagementsystem, das direkt auf eingescannte und abgelegte Verträge zu-greift. Zu jedem einzelnen Vertrag werden Vertragstyp, Kontakt- und Kommunikations-daten, Fristen, Wiedervorlagen, Vertragspartner und Verantwortliche mit abgelegt.

Mit der Lösung SealBase™ Vertragsmanagement haben Sie Ihre Verträge unter Kontrolle, angefangen von dem Zeitpunkt der Vertragserstellung über sämtliche Teile des Lebenszyklus bis zur Kündigung und zum Ende der Aufbewahrungsfrist.

SealBase™ Vertragsmanagement unterstützt Sie aktiv bei der permanenten Kontrolle und Überwachung aller wichtigen Vertragsdaten wie Konditionen, Fristen, Zusagen, rechtliche Verbindlichkeiten, und stellt die Einhaltung aller unternehmensinternen Regelungen und Vorschriften im Umgang mit Verträgen sicher. SealBase™ Vertragsmanagement ermöglicht schnelles und flexibles Handeln und so-mit nachhaltige Einsparungen bei gleichzeitiger Transparenz über den kompletten Vertragsbestand bis hin zur umfassenden Darstellung der Risiken.

Ihre Vorteile mit einem Vertragsmanagementsystem

• Schnelles Auffinden von Verträgen, Informationen und Dokumenten

durch komfortable Volltext /Metadatensuche inklusive Filterfunktionen

• Komplett browserbasiert System Mandanten fähig und mehrsprachig

• Umfangreiche Dokumentenmanagement und Archivfunktionen z.B.

sichere Ablage und Versionierung von Verträgen und Dokumenten.

• Automatische Überwachung und Vorschau von Vertragslaufzeiten, Wie-

dervorlagen mit Eskalationsmöglichkeiten über Aktionsboard und Email

• Einhaltung von Fristen durch rechtzeitige automatische Informations-

bereitstellung an die verantwortlichen Personen per Email, SMS etc.

• Übersicht über Vertragsbudgets, Vertragskosten und –einnahmen, Rück-

lagen, Risiken, Verpflichtungen, Zahlungen und Forderungen

• Detaillierte Informationen zu alle Arten von Vertragsbeziehungen z.B.

Vertragspartner jeglicher Art und Vertragsverantwortliche

• Unterstützung beim gesamten Vertragsprozess von der Erstellung, Be-

arbeitung, Unterzeichnung bis zur Kündigung und Vertragsarchivierung

• Abbildung von Vertragsstrukturen, Beziehungen, Vertragsarten, Kompe-

tenzen, Prozesse, Objekte, Berechtigungen und Zahlungspläne etc.

• Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung nach gesetzes-

konformen Vorschriften über den gesamten Vertragslebenszyklus

• Flexibles Vertragscontrolling und Reporting mit über 60 Standardreports

und Ad-hoc Reporting über das gesamte Vertragsportfolio

© 2011 PublicSeal GmbH Gesellschaft für Vertragsmanagement. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. PublicSeal GmbH schließt für diese Zusammenfassung jegliche Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent. Alle mit Sealbase™gekennzeichneten Bezeichnungen sind entweder eingetragene Marken oder Produkte der PublicSeal GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.

Vertragsanlage & Vertragsverwaltung

Dokumentenmanagement & Archiv

Laufzeiten & Fristenmanagement

Workflow & Prozessmanagement

Standard und Ad-hoc Reporting Vertragscontrolling und Monitoring

In der Praxis erprobte

Vertragsmanagement Lösung.....

Schenkenböhlstrasse 6

D-67098 Bad Dürkheim, Deutschland

Fon: 06322 / 791 06 84

Fax: 06322 / 791 06 85

Mit dem elektronischen Vertragsmanagement SealBase™ haben Sie jederzeit einen

vollständigen und transparenten Überblick über den Status Ihrer Verträge, sind über

Ihre Vertragsverpflichtungen im Bilde und laufend über aktuelle Vorgänge informiert.

Direkt browserbasiert oder im Client/Server Betrieb verwalten Sie sämtliche Verträge

und recherchieren mit einer Kombi-Volltext/Metadatensuche im digitalen Archiv

Vor Ablauf von Fristen und Termine erhalten Sie Verträge automatisch in Ihre Wieder-

vorlage und werden über Email und SMS je nach Wunsch informiert.

Komprimierte Informationen zu jedem Vertragswerk sind in einer Vertragsdaten

Übersicht zusammenfasst und geben Ihnen einen schnellen Überblick.

Die effiziente Verwaltung Ihrer Verträge und Vertrags-Metainformationen bildet die

Grundlage für eine fundierte Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Lieferanten.

Standard und Ad-hoc Reporting ermöglicht schnelle und informative Analysen,

Bewertungen und Audit fähige Prüfungen über den gesamten Vertragsbestand

Für die Flexibilität und Individualität in der Vertragsverwaltung gibt es leistungsstarke

Funktionen der Parametrierung und Anpassungen. Dadurch lassen sich auch Kunden

individuelle Anforderungen rund um ein effizientes Vertragsmanagement bis ins Detail

realisieren.

Das System basiert auf modernster Technologie, dem Microsoft .NET Framework. Als

Datenbank-System kann wahlweise Oracle oder Microsoft eingesetzt werden. Office

Systeme wie MS-Office oder Lotus-Notes werden funktional unterstützt. Der Einsatz

des Vertragsmanagement Systems kann optional mit einem Windows-Client oder mit

einem Web-Browser betrieben werden.

Um Ihre Unternehmensziele im Vertragswesen optimal zu erreichen, bietet Ihnen die

PublicSeal GmbH eine Lösung für ihre Vertragsverwaltung mit im Vorfeld kalkulier-

baren Investitionen und einer schnellen Amortisation (ROI) an. Somit eine ideale

Lösung für das transparente verwalten ihrer Vertragswerke und Informationen.

Experten im Vertragsmanagement betreuen Ihr Unternehmen angefangen von der

Planung / Konzeption / Beratung bis zur Projektierung und Service beim Einsatz

ihres unternehmensweiten Vertragsmanagement Anwendungsprojektes.

....die mit 7 Schritten zum

Erfolg führt