SIMACEK Facility Management Group

PZ Dokumente und Aufzeichnungen lenken

Datei: Dokumentenlenkung.docx

Version: V 5 / 20.03.2017

Unternehmen der SIMACEK Facility Management Group

SIMACEK Facility Management Group GmbH

Ignaz-Köck-Straße 8 · 1210 Wien · DVR: 0395561 · T. +43 1 21166-0 · simacek@simacek.at

Änderungsdienst

Ziel

Diese Prozessbeschreibung regelt die Vorgehensweise für die Identifizierung, Erstellung, Überprü-fung, Freigabe und Pflege der Dokumente des integrierten Managementsystems. Damit wird si-chergestellt, dass alle Unterlagen auf dem gültigen Stand, und an den Stellen verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.

Änderungshistorie

Datum Mitarbeiter Vers. Änderung

23.08.2012 Barbara Fleischmann 1 Erstellung - Anpassung an CI-Vorgaben

Ausgliedern aus dem Prozess „Unternehm“ Version: 21 vom 27.10.2010

24.07.2014 Barbara Fleischmann 2 Beschreibung der Vernichtung der Dokumente.

31.07.2014 Barbara Fleischmann 3 Ergänzung der Methodik zur Erfassung von Rechtsthemen.

25.03.2015 Barbara Fleischmann 4 Ergänzung der Vorgehensweise zur Verfügung stellen von Rechtsinformationen an die Nieder-lassungen in Österreich (SFG). Aktualisierung der Prozesslandschaft.

20.3.2017 Alexander Boubal 5 Aktualisierung um EnMS und QMS für EDL

Unternehmen der SIMACEK Facility Management Group

SIMACEK Facility Management Group GmbH

Ignaz-Köck-Straße 8 · 1210 Wien · DVR: 0395561 · T. +43 1 21166-0 · simacek@simacek.at

Freigabe

Geändert von Zertifikat oder Datum und Unterschrift

Barbara Fleischmann

Geprüft von Zertifikat oder Datum und Unterschrift

Peter Fitz

Freigegeben von Zertifikat oder Datum und Unterschrift

Barbara Fleischmann

S. 4/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann

SIMACEK Facility Management Group

PZ Dokumente und Aufzeichnungen lenken

Änderungsdienst 2 Änderungshistorie 2 Freigabe 3

Definitionen 5 Abkürzungen und Symbole 5 Kennzahlen 5

Risikobewertung 6 Verstoß gegen Gesetze, Vorschriften oder Verträge 6 Beeinträchtigung des informationellen Selbstbestimmungsrechts 6 Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit 6 Beeinträchtigung der Aufgabenerfüllung 6 Negative Aussenwirkungen 7 Finanzielle Auswirkungen 7

Ablaufdiagramm 8

Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 5/13

Definitionen

Abkürzungen und Symbole

Abk Erklärung Abk Erklärung

AS Arbeitssicherheit und Gesundheits-schutz

RKZ Risikokennzahl:

RKZ = E * S

E Eintrittswahrscheinlichkeit S Schadenshöhe

IS Informationssicherheit SO Soziales

Q Qualität U Umwelt

R Risiko W Wirtschaftlichkeit

Nr Schadensklasse Nr Risikoklasse

1 Geringer Schaden 1

RKZ 1 – 2: Unterweisung erforderlich bzw. langfristiger Handlungsbedarf.

2 Mittlerer Schaden

3 Hoher Schaden 2

RKZ 3 – 4: Besondere bzw. erhöhte Vorsicht, Beobachtung und regelmä-ßige Unterweisung erforderlich bzw. kurz- bis mittelfristiger Handlungsbe-darf.

Nr Eintrittswahrscheinlichkeitsklasse

1 Unwahrscheinlich

2 Gelegentlich / möglich / selten

3 Wahrscheinlich / schon einmal vorge-kommen

3 RKZ 4 – 9: Gefahr in Verzug, soforti-ger Handlungsbedarf.

Ausführung oder Entscheidung (inkl. Verantwortung, Planung und Informa-tionspflicht).

Beratung, Mitwirkung.

Wird vom Ausführenden und/oder Entscheidenden informiert.

Kennzahlen

Die Berechnung der einzelnen Kennzahlen sind dem aktuellen Managementreview bzw. Nachhal-tigkeitsbericht zu entnehmen.

Kennzahl Anzuwendender Bereich

AS IS SO Q U W

RKZmax=4 x x x

Intranet-Zugriffe auf Managementdokumente / Jahr

x

S. 6/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann

Risikobewertung

Die Risikobewertung erfolgt je Schadenskategorie anhand der möglichen Schadenshöhe und der Eintrittswahrscheinlichkeit.

Verstoß gegen Gesetze, Vorschriften oder Verträge

S Beschreibung E

1 2 3

1 Verstöße gegen Vorschriften und Gesetze mit geringfügigen Konsequenzen.

Geringfügige Vertragsverletzungen mit maximal geringen Konventionalstrafen.

2 Verstöße gegen Vorschriften und Gesetze mit erheblichen Konsequenzen. x

Vertragsverletzungen mit hohen Konventionalstrafen.

3 Fundamentaler Verstoß gegen Vorschriften und Gesetze. Neben hohen Geld-strafen drohen auch Gefängnisstrafen.

Vertragsverletzungen, deren Haftungsschäden ruinös sind.

Beeinträchtigung des informationellen Selbstbestimmungsrechts

S Beschreibung E

1 2 3

1 Eine Beeinträchtigung des informationellen Selbstbestimmungsrechts würde durch den Einzelnen als tolerabel eingeschätzt werden.

x

Ein möglicher Mißbrauch personenbezogener Daten hat nur geringfügige Aus-wirkungen auf die gesellschaftliche Stellung oder die wirtschaftlichen Verhält-nisse des Betroffenen.

2 Eine erhebliche Beeinträchtigung des informationellen Selbstbestimmungsrechts des Einzelnen erscheint möglich.

Ein möglicher Missbrauch personenbezogener Daten hat erhebliche Auswirkun-gen auf die gesellschaftliche Stellung oder die wirtschaftlichen Verhältnisse des Betroffenen.

3 Eine besonders bedeutende Beeinträchtigung des informationellen Selbstbe-stimmungsrechts des Einzelnen erscheint möglich.

Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit

S Beschreibung E

1 2 3

1 Eine Beeinträchtigung erscheint nicht möglich.

2 Eine Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit kann nicht absolut aus-geschlossen werden.

x

3 Gravierende Beeinträchtigungen der persönlichen Unversehrtheit sind möglich.

Gefahr für Leib und Leben.

Beeinträchtigung der Aufgabenerfüllung

S Beschreibung E

1 2 3

Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 7/13

1 Die Beeinträchtigung würde von den Betroffenen als tolerabel eingeschätzt wer-den.

2 Die Beeinträchtigung würde von einzelnen Betroffenen als nicht tolerabel einge-schätzt.

x

3 Die Beeinträchtigung würde von allen Betroffenen als nicht tolerabel einge-schätzt werden.

Negative Außenwirkungen

S Beschreibung E

1 2 3

1 Eine geringe bzw. nur interne Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung ist zu erwarten.

x

2 Eine breite Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung ist zu erwarten.

3 Eine Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung, evtl. sogar existenzgefähr-dender Art, ist denkbar.

Finanzielle Auswirkungen

S Beschreibung E

1 2 3

1 Der finanzieller Schaden ist kleiner als € 25.000,00. x

2 Der zu erwartende finanzielle Schaden ist größer als € 25.000,00.

3 Der zu erwartende finanzielle Schaden ist größer als € 100.000,00.

S. 8/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann

interne Managementdokumente

Gestaltung der Dokumente

Name

Jedes Dokument erhält einen Dateinamen. Dieser sollte möglichst KEINE Abkürzungen enthalten und Rückschlüsse auf den Inhalt des Dokumentes zulassen.

Versionsnummer

Eine fortlaufende Versionsnummer wird vom Ersteller des Dokumentes vergeben.

Freigabefeld

Gelenkte Dokumente enthalten auf der ersten Seite (nach dem Deckblatt) ein Feld, in dem Ände-rung, Prüfung und Freigabe dokumentiert sind. Diese sind unbedingt auszufüllen.

Die Eintragung kann sowohl handschriftlich mit Datum und Unterschrift erfolgen, als auch mittels elektronischer Signatur durchgeführt werden.

Muster:

Geändert von Zertifikat oder Datum und Unterschrift

Barbara Fleischmann

Fußzeile

In der Fußzeile sind Ersteller, Dokumentenname – Versionsnummer / Erstellungsdatum sowie die Seitenanzahl / Gesamtseitenanzahl anzugeben.

Änderungshistorie

Jedes gelenkte Dokument enthält eine Änderungshistorie. Hier sollen in kurzer Form die vorge-nommenen Änderungen dokumentiert werden.

Datum Mitarbeiter Vers. Änderung

1 Erstellung

Gültigkeit

Ein Dokument gilt ab dem auf der Titelseite angeführten Freigabedatum. Es gilt bis zum in Kraft treten einer neueren Version oder dem ersatzlosen Einzug.

Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 9/13

Verwaltung der Dokumente

Interne Managementdokumente werden ausschließlich durch Mitarbeiter der Abteilung IMS im Ord-ner „ITMS\MS\Allgemein\Intranet“ erstellt bzw. geändert. Entwürfe hierzu können von allen Mitar-beitern erstellt werden.

Sind Dokumente zu ändern, so sind sie davor in einen eigens dafür vorgesehenen Archivordner wegzukopieren und die Originaldokumente mit dem Wort „ungültig“ deutlich zu kennzeichnen und ebenfalls zu archivieren. Erst danach ist eine neue Versionsnummer zu vergeben und der Grund der Änderung direkt im Dokument unter dem Punkt „Änderungshistorie“, zur späteren Rückverfolg-barkeit, festzuhalten. In Arbeit befindliche Dokumente, sind bis zur endgültigen Fertigstellung auf der 1. Seite mit einem „under construction“ – Symbol zu kennzeichen.

Die fertiggestellten Dokumente werden entweder ausgedruckt und mit Unterschrift freigegeben.

Oder mittels digitaler Signatur unterfertigt. Das Freigabedatum ist gleichzeitig das Gültigkeitsdatum des Dokumentes. Anschließend werden die Originaldokumente in Papierform in Ringordnern abge-legt, bei den elektronischen Dokumenten grafische (eingescannte) Unterschriften eingesetzt und daraus PDF-Dokumente erstellt. Nun können sie den Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung ge-stellt werden.

AUSNAHME Um relevante Informationen den Mitarbeitern so rasch als möglich zu-gänglich zu machen, können ihnen auch noch nicht komplett fertigge-stellte Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Die Entscheidung darüber obliegt dem Mitarbeiter der Abteilung IMS.

S. 10/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann

Ablaufdiagramm

Ablauf

Dokumente Aufzeichnungen

TL

LE

IMS

TL / LE

MA

IMS

LE IMS

LE

IMS Änderungshistorie im jewei-ligen Dokument.

LE

GBL

GF

IMS MA

IMS

IMS GF, BL,

AL, TL

Ende

Mitarbeiter

informieren

Alte Versionen archi-vieren / vernichten

Lenken und für alle zugänglich speichern

freigeben

Änderungen doku-mentieren

prüfen

Verantwortliche festle-gen

M-Dokument erstellen / ändern

Bedarf neu / än-dern

Start

Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 11/13

Externe Managementdokumente

Rechtstexte

Vorgehensweise für Wien

Die IMS-Abteilung bezieht laufende Gesetzesänderungen über den Newsletter des Bundeskanzler-amtes. Diese werden archiviert und in einer Excel-Datei (Kundmachungen*Jahreszahl*.xlsx) hin-sichtlich ihrer Relevanz bewertet. EU-Vorgaben werden kontinuierlich mitbewertet und in der Excel-Datei dokumentiert. Änderungen gültiger Landesgesetze für Wien werden einmal jährlich bewertet.

Relevante Gesetzesänderungen werden zeitnah an die betroffenen Personen bzw. Abteilungen verschickt. Umsetzungsmaßnahmen, Verantwortliche und Zeitrahmen werden dokumentiert. Nach Abschluss jedes Quartals wird der Geschäftsführung ein Bericht über Maßnahmen, Umsetzungs-fortschritte und allgemeine Gesetzesänderungen vorgelegt.

Vorgehensweise für Deutschland

Zweimal jährlich wird von einer externen Firma das Rechtsregister aktualisiert. Dabei werden alle für die Bereiche Umwelt und Arbeitnehmerschutz relevanten Gesetze auf Änderungen überprüft.

Die Informationen werden an die deutschen Kollegen zur Bearbeitung und Umsetzung weitergelei-tet.

Vorgehensweise für die SFG

Die Niederlassungsleiter der SFG werden von der Abteilung IMS in Wien über Gesetzesänderun-gen zeitnah informiert. Am Ende jedes Quartals bekommen alle Niederlassungsleiter die Datei „Kundmachungen*Jahreszahl*.xlsx“ zur Verfügung gestellt. In der Spalte „Umsetzung SFG“ kön-nen individuelle Umsetzungsmaßnahmen dokumentiert werden.

Am Ende des Jahres wird der Geschäftsführung der SFG ein Bericht über Maßnahmen, Umset-zungsfortschritte und allgemeine Gesetzesänderungen vorgelegt.

S. 12/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann

Normen

Relevante Normen liegen in den jeweiligen Abteilungen auf und sind zusätzlich, für alle zugänglich, in elektronischer Form abgespeichert.

Dokumentenart Aufbewahrungszeitraum

Arbeitsanweisungen 7 Jahre

Betriebsanweisungen 30 Jahre1)

Gefährdungsevaluierungen 30 Jahre1)

Aufzeichnungen im CRM (Kunden-/Lieferantenakte) 7 Jahre

Betriebsanweisungen für Maschinen 30 Jahre1)

Formulare 7 Jahre

Kollektivverträge und Betriebsanweisungen 7 Jahre

Merkblätter 7 Jahre

Normen 7 Jahre

Personalakte 30 Jahre nach Austritt2)

Prozessdokumentation 7 Jahre

Rechnungen und Belege laut §132 BAO (z.B. Elektronisch sig-nierte Rechnungen)

7 Jahre

Statistiken 3 Jahre

1) Betriebsanweisungen und Gefährdungsevaluierungen sind auf Grund von Haftungsansprüchen 30 Jahre aufzubewahren.

2) Der Personalakt ist bis zu 30 Jahre nach Austritt aufzubewahren, da innerhalb dieser Frist der Anspruch auf Erstellung

von Dienstzeugnissen besteht.

Vernichtung der Dokumente

Dokumente sind aufzubewahren bis… …zur Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. Beschäftigungsverhältnisses …zum Ablauf der für den Auftraggeber geltenden Garantie-, Gewährleistungs-, Verjährungsfristen …zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen Darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Be-weis benötigt werden. Derzeit stehen keine Softwarelösungen zur Verfügung, die diesen Ablauf automatisch unterstützen und gleichzeitig die Konsistenz der Datenbestände gewährleisten. Für sensible Daten stehen in den einzelnen Abteilungen zertifizierte Aktenvernichter zur Verfü-gung.

Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 13/13

Umgang der Mitarbeiter mit versionsverwalteten Dokumenten

Neue Managementdokumente werden in Form einer kurzen Einschulung durch den jeweiligen Ab-teilungsleiter allen Betroffenen näher gebracht.

Überwachung der Dokumente

Bei organisatorischen und Prozessänderungen bzw.-optimierungen sind alle betroffenen Doku-mente zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen bzw. zu ergänzen.

Sieht ein Mitarbeiter Verbesserungspotential in einem internen Managementdokument, so meldet er dies der Abteilung IMS. Eine Adaptierung des Dokumentes wird unverzüglich, nach Rückspra-che mit dem Bereichsverantwortlichen, durchgeführt.

Alle Dokumente sind mindestens einmal jährlich auf Vollständigkeit, Aktualität und Verbesserungs-möglichkeiten zu überprüfen. Das Ergebnis wird dokumentiert. Hierfür zuständig ist die Abteilung IMS.

Aufbau der Managementdokumentation

Alle Dokumente sind für die Mitarbeiter im Intranet verfügbar.

Dokumentenarten

Vorgabedokumente

· Externe (Rechtstexte und Normen) und Interne Richtlinien (Konzernpolitik, CoC…) · Prozessbeschreibungen · Arbeitsanweisungen und Betriebsanweisungen · Formulare und Checklisten

Dokumentenplattform