Rechnungsprüfung und –archivierung mit Windream und NavisionLink
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Rechnungsprüfung und –archivierung mit Windream und NavisionLink
2Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Windream – DMS mit VFS Technologie
• Ein virtuelles Filesystem, das sich 100%-ig kompatibel zum Filesystem verhält und DMS-Funktionalitäten bietet.
• Jede Applikation welche auf ein Laufwerk speichert wird DMS-fähig
• Neue Programme oder Versionen funktionieren auf Anhieb, keine Schnittstellenprogrammierung!
• Einfache Migration durch Kompatibilität zu Windows-Laufwerken
• Das bisherige Handling bleibt erhalten• Geringe Schulungskosten
3Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Windream Anwenderinterface
Windows ExplorerAnwendungen
„Speichern unter...“
Windream
Webbrowser
Suche und Anzeige innerhalb Dynamics NAV und Windream
4Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Erfassung der Eingangsrechnungen
Archivierungsmodul (JobExtender)Zusammenführung der Indexdatenmit dem gescannten Beleg
Scannen der Belege
• Barcode-Erkennung beim Scannen• Trennung des Rechnungsstapels
Erfassung der Eingangsrechnung in Navision und automatischer Barcodedruck
Übergabe der Indexdaten mittels NavisionLink:•Kreditor•Kreditorennummer•Belegnummer•Datum•Betrag•Rechnungsprüfer•Fälligkeitsdatum•Etc.
5Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Prüfung der Rechnungen durch Prüfer
Rechnungsprüfer startet dieWindream Suche (automatisch).Als Ergebnis werden alle noch zuprüfenden Rechnungen angezeigt
ER abzeichnenER WeiterleitenER Rückweisen
Mittels rechter Maustaste wählbar:
Abzeichnen (retour an Buchhaltung)Auswahl des zuständigen Abteilungsleiters Rechnung nicht ok (retour an Buchhaltung)
Rechnungsprüfer
6Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Prüfung der Rechnungen durch Abteilungsleiter
Abteilungsleiter startet dieWindream Suche (automatisch).Als Ergebnis werden alle noch zuprüfenden bzw. alle bei einem Technikerbefindlichen Rechnungen angezeigt
ER abzeichnenER WeiterleitenER Rückweisen
Mittels rechter Maustaste wählbar:
Abzeichnen (retour an Buchhaltung)Auswahl des zuständigen TechnikerRechnung nicht ok (retour an Buchhaltung)
Der Versand der Rechnung an den Techniker erfolgt per E-Mail;der Techniker erhält das Mail mit der Rechnung als Attachmentund antwortet entsprechend per E-Mail an den Abteilungsleiter.Mit dieser Art des Versandes ist auch die Zugriffsberechtigung aufdie Rechnung sehr einfach gelöst und in Windream muss in Bezugauf die Techniker keine Rücksicht genommen werden.
Abteilungsleiter
7Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Abzeichnen der Rechnung durch Abteilungsleiter
Abteilungsleiter startet dieWindream Suche (automatisch).Als Ergebnis werden alle noch zuprüfenden bzw. alle bei einem Technikerbefindlichen Rechnungen angezeigt
ER abzeichnenER WeiterleitenER Rückweisen
Mittels rechter Maustaste wählbar:
Abzeichnen (retour an Buchhaltung)Auswahl des zuständigen TechnikerRechnung nicht ok (retour an Buchhaltung)
Der Abteilungsleiter trägt entsprechend dem Antwortmail desTechnikers die relevanten Konteninformationen ein und zeichnetdie Rechnung ab, womit sie wieder an die Buchhaltung oder denPrüfer retourniert wird.
Abteilungsleiter
8Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Überwachung aus Sicht der Buchhaltung
Buchhaltung startet dieWindream Suche (automatisch).Als Ergebnis werden alle noch nichtfertig gebuchten Rechnungen angezeigt.
Rechnungen können nach Fälligkeit sortiert werden
Rechnung ist geprüft (KST im Betreff bzw. ev. geprüft Häkchen) und kann fertig gebucht werden
Rechnung befindet sich beim Techniker
Rechnung ist noch beim Prüfer (kein Abteilungsleiter eingetragen)
Buchhaltung
9Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Protokollierung der Aktivitäten
In der Historie zu jedem Dokument werden alle Abzeichnungen und Weiterleitungenautomatisch mitprotokolliert.
10Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
NavisionLink - Windream
Volle Integration in Navision Suche und Anzeige z.B. direkt in Navigate eingebunden
Das Modul NavisionLink geht von der Konzeption davon aus, dass jeder Navision Anwender über eine Windream Lizenz verfügt. Um nun eine kostengünstige Lösung zu erreichen wird das Modul dahingehend erweitert, dass nur für den Zeitraum der Suche in Windream (diese wird von Navision aus gesteuert) eine Windream Lizenz gezogen wird.Für die sofortige Freigabe der Lizenz ist es jedoch erforderlich die gefundenen Dokumenten in den lokalen Temporärspeicher zu laden, d.h. bei einer großen Anzahl von Suchergebnissen (bei Eingangsrechnungen kaum zu erwarten) könnte es hier zu Zeitverzögerungen kommen.Geht man davon aus, dass in den meisten Fällen ein Dokument gefunden und angezeigt wird, so ergibt sich in dieser Lösung auch kein Zeitverlust und der Anwender kann gewohnt schnell zugreifen.