Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten.

Stand: August 2011

Sage HR Solutions AGKarl-Heine-Straße 109–11104229 Leipzig

Telefon: 0341 48 44 0-0Fax: 0341 48 44 0-22E-Mail: hrsolutions@sage.de Internet: www.sage.de/hr

Sage HR RecruitingBewerbermanagement

Editorial

Recruiting-Trends im Mittelstand

Mittelständische Unternehmen stehen heute zunehmend vor der Herausforderung, offene Vakanzen mit qualifiziertem Personal zu besetzen. Die langfristig rückläufige Entwicklung des Erwerbspotentials als Auslöser des häufig zitierten „War for Talents“ ist die Hauptursache für einen zukünftig stärkeren Fachkräftemangel und damit die Schwierigkeit, qualifiziertes Perso-nal zu rekrutieren.

Im Recruiting-Prozess zeichnen sich dabei klare Trends ab. Das Internet und damit die Veröffentlichung von offenen Stellen auf der eigenen Unternehmens-Website bzw. in Online-Jobbörsen ist mittlerweile der Rekrutingkanal Nr. 1.

Da es insbesondere für den Mittelstand im Wettbewerb mit anderen Unternehmen entscheidend ist, sich bei potenti-ellen Bewerbern als attraktiver und moderner Arbeitgeber darzustellen, gewinnen neue Ansätze wie Social Media-Plattformen oder mobile Anwendungen im Personalbe-schaffungsprozess an Bedeutung.

Die Softwarelösung Sage HR Recruiting unterstützt Sie zuverlässig bei der Suche, Auswahl und Einstellung qualifi-zierter Bewerber. Offene Vakanzen können per Knopfdruck erstellt und auf der Homepage oder externen Jobbörsen veröffentlicht werden. Eingehende Online-Bewerbungen und deren Qualifikationscheck laufen automatisiert ab.

So können z.B. extrahierte Freitexte in Tabellenform (z.B. Lebenslauf) mit dem CV-Reader direkt in das System übernommen werden. Auch der gesamte Schriftverkehr hinsichtlich Einladungen, Zwischenbescheide und Absagen kann automatisch ausgelöst werden und erleichtert Ihnen somit einen professionellen Umgang mit Ihren Bewerbern.

Außerdem erhöht sich die Transparenz über alle Vorgänge bei der Personalauswahl und die Personalentscheider sind jederzeit auskunftsfähig, wenn Nachfragen eingehen. Ist ein Bewerber eingestellt, können die persönlichen Angaben aus der Online-Bewerbung direkt in den Mitarbeiterstamm übernommen werden.

UnternehmenGoldsteig Käsereien Bayerwald GmbH

SoftwarelösungP Sage HR RecruitingP Sage HR PayrollP Sage HR Personnel ManagementP Sage HR TrainingP Sage HR Selfservice

BrancheIndustrie/ Produktion

Mitarbeiter1.000

Referenz

Auch wenn der Personalbedarf laut Goldsteig-Personalleiter Helmut Schwanke über das Jahr verteilt relativ gleichbleibend ist, bewerben sich bei einem der größten Arbeitgeber der Region jährlich etwa 1.000 Personen um eine Anstellung.

Ohne eine leistungsfähige Softwarelösung wäre das hohe Bewerberauf-kommen nur mit einem unverhältnismäßig hohen Zeit- und Personaleinsatz vernünftig zu managen. „Früher wurden bestenfalls Excel-Listen geführt, in die lediglich die Namen der Bewerber eingetragen wurden“, erinnert sich Helmut Schwanke. „Damals war die Betreuung der Bewerber erheblich auf-wändiger als heute. Denn wir müssen den Bewerbern Zwischenbescheide, Absagen oder Einladungen zukommen lassen, Termine vereinbaren und mehr. Ohne Software ein ziemlich aufwändiger Prozess.“

Um den administrativen und manuellen Aufwand für die Personalsachbear-beiter zu reduzieren und zu optimieren, führte die Goldsteig GmbH deshalb neben dem Personalmanagement von Sage 2003 auch das Modul Sage HR Recruiting ein. „Diese Entscheidung haben wir bis heute nicht bereut!“

Über 8.500* Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personal-arbeit auf die Lösungen der Sage HR Solutions AG.

*von 50-50.000 Mitarbeitern

Leistungsmerkmale

1.1• Definition der Stellenausschreibung in deutsch/ englisch• Assistentengesteuerte Gestaltung des Inhaltes einer Stellenaus-

schreibung, u.a. mit Unternehmensvorstellung sowie Aufgaben, Anforderungen und Voraussetzungen für die Stelle

1.2• Individuelle Gruppierung der Stellenausschreibungen auf der

eigenen Homepage/ Karriere-Website

1.3• Individuelle Festlegung des Umfangs des Online-Bewerberfor-

mulars, u.a. mit Definition von Pflichtfeldern • Veröffentlichung der Stellenausschreibung im Intranet, Internet,

Homepage, Jobbörse und Print• Bereitstellung eines Administrationstools zur Verwaltung der

im Internet veröffentlichten Stellenausschreibungen und zur Layoutgestaltung der Stellenangebote auf der Website

• Bereitstellung eines Online-Befragungsbogens für Bewerber

2.1• Schnellerfassungsmaske – tabellarische Eingabe der Kontakt-

daten mit Definition der relevanten Felder• Mehrfachbewerbung - Kopieren eines Bewerbers mit optional

zu übergebenden Daten• Duplikatsuche: automatisches Durchsuchen des Bewerber-

stammes nach bereits vorhandenen Bewerbern• Möglichkeit der Schnellerfassung für Bewerbungen per Post• Möglichkeit des Imports in die Datenbank bei E-Mail-Bewerbun-

gen (Outlook)• Möglichkeit zur Abbildung von Initiativbewerbungen

2.2• CV-Reader: Analyse freitextlicher Lebensläufe, Ergänzung und

Übernahme relevanter Bewerberdaten in die Datenbank• Übernahme der Onlinebewerbungen inkl. aller vom Bewerber

erfassten Daten mit integriertem Sicherheitscheck • Adressinformationen und Lichtbild• Angaben bzgl. einer Schwerbehinderung• Ausbildung des Bewerbers• Sprachkenntnisse, Fähigkeiten• Erfassung des bisherigen Werdeganges des Bewerbers• Hinterlegung von Dokumenten zum Bewerber (Zeugnisse,

Lebenslauf)• Verwaltung der externen und internen Weiterbildungen

2.3• Automatisch erzeugte Wiedervorlagen mit Erinnerungshin-

weisen zu verschiedenen Sachverhalten des Bewerber, z.B. Vorstellungsgespräch am, Betriebsratszustimmung am

• Automatisches Filtern nach bestimmten Bewerbereigenschaften• Automatisiertes Korrespondenzverfahren via Serienbrief oder

Serien-E-Mail mit entsprechender Protokollierung• Hinterlegung von termin- oder aufgabenorientierten Wiedervor-

lagen sowie automatische Erzeugung von Wiedervorlagen• Stellenprofil, Kategorien-/ Funktionsprofil: Anzeige von Überein-

stimmungen, Unterqualifikationen und zusätzlichen Qualifikati-onen

• Festlegung von frei definierbaren Vorlagen für die Bewerber-kommunikation

• Festlegung von Statuskriterien zur Abbildung des Laufweges einer Bewerberakte

• Elektronische Bereitstellung aller Bewerberdaten für eine soforti-ge Bearbeitung, Verwaltung, Strukturierung und Auswertung

• Automatischer Qualifikationsabgleich zwischen dem Anfor-derungsprofil der Stelle und dem Bewerberprofil, Darstellung von Übereinstimmungen, Unterqualifikationen oder weiterer Qualifikationen

• Synchronisation mit dem lokal installierten Outlook-Postfach

3.1• Bewertung des Bewerbers durch den Verantwortlichen einer

Abteilung (ABC- Analyse)• Beurteilung des Bewerbers durch die Fachabteilung auf Basis

standardisierter Beurteilungsbögen• Papierlose Weiterleitung von Dossiers

3.2• Automatische Übernahme aller Bewerberdaten in den Mitarbei-

terstamm bei Einstellung des Bewerbers• Automatische Besetzung der vakanten Stelle• Möglichkeit, den Status von mehreren Bewerbern bei gleicher

Bewerbung automatisch zu ändern, z.B. ein Bewerber wird eingestellt, die restlichen Bewerber der Ausschreibung erhalten automatisiert eine Absage

3.3• Auswertungen zeitbezogen und nach verschiedenen Kriterien• Möglichkeit zur Archivierung der Auswertungen• Bewerber – Karteikarte: Ausweisung aller relevanten Informatio-

nen zu dem Bewerber

• Bewerberliste: Ausweisung der Bewerber mit Bezug auf eine bestimmte Bewerbungsaktionen

• Kostenauswertung: Alle Kosten des Bewerbers, die im Zusam-menhang mit der Bewerbung entstanden sind

• Bewerber nach Kontakt: Ausweisung der Bewerber nach Art des Kontaktes

• Bewerberstatistik: Bewerbungen pro Monat mit Statistiken (Geschlecht, Familienstand und Behinderung)

• Bewerber pro Monat: eingegangene Bewerbungen pro Monat• Altersstruktur: Altersverteilung (im 5-Jahres-Rhythmus) und

Ausweisung nach Geschlecht (m/ w) mit Diagramm• Qualifikationen – Bildungsberichte: Abschlüsse der Bewerber

mit Noten und Berechnung des prozentualen Anteils zu der Ge-samtanzahl aller Abschlüsse der Bewerber für Schulabschluss, Berufsausbildung, Studium

• Auflistung aller Weiterbildungsmaßnahmen mit Teilnahme des Bewerbers (intern, extern)

• Gestaltung individueller Auswertungen durch den integrierten Exportgenerator bzw. über das Zusatzmodul Sage HR Controlling

Recruitingprozess

Neue/r Teamkollege/in gesucht Die vielversprechenden Kandidaten einladen Den/die beste/n Bewerber/in einstellen

1. Stellenausschreibung und Marketing 2. Bewerbungseingang und Vorauswahl 3. Einstellung und Reporting

Ein-arbeitung, Probezeit,

Weiterbildung, Personalent-

wicklung

Bedarfs-planung off ene

Positionen

1.1Stellenprofi l defi nieren

1.2Mediaplanung

1.3Zielgruppengerechte Angebote publizieren

2.1Bewerbungs-eingang

2.2Automatische Übernahme der relevanten Bewerberdaten aus Lebensläufen

2.3 Elektronischer Prozess zur Mitarbeiter-gewinnung (Interviews und Korrespon-denz, Profi labgleich und Qualifi kation)

3.1 Folgeinterviews, Entscheidung durch Fachbereich und HR

3.2Einstellungs- und Einarbeitungsprozess

3.3Reporting, Statistik, Talentpool pfl egen

Zielgerichtete Formulierung der Anforderungsprofile als Grundlage für eine passge-naue Stellenbesetzung

Minimalisierung der Bewerberadministration und des Verwaltungsaufwandes durch den Ein-satz von E-Recruiting (elektronisches Bewer-bermanagement)

Einbeziehung der Fachabtei-lungen in den Auswahl- und Entscheidungsprozess

Planung, welche Zielgruppe mit welchem Umfang, Angebot und Medium angesprochen werden soll

Nutzen Sie die Vorteile einer eigenen Karriereseite auf Ihrer Homepage und damit einen der effizientesten Recruiting-Kanäle

Finden der besten Fach- und Führungskräfte durch eine zielgrup-pengerechte Unternehmensvermark-tung in der Stellenausschreibung

Einfache Veröffentlichung von Aus-schreibungen mit Zeitmanagement für die jeweilige Stellenschaltung

Möglichkeit einer gezielteren Voraus-wahl durch Online-Bewerberformulare mit zielgruppenspezifischer Qualifikati-onsabfrage

Komfort und Zeitersparnis durch die automatische Extrahierung von Daten aus einem Lebenslauf (Dokument) und Übergabe zur weiteren Bearbeitung

Manuelle Ergänzung des Bewerber-profils um relevante Stammdaten

Einheitliche und durchgängige Kommunikation im Stil der Arbeitgebermarke

Frühestmögliche Bindung der Bewerber an das Unternehmen durch zeitnahe und strukturierte Kontaktaufnahme

Nutzung effektiver Screening-Mechanismen zur schnellen Identifikation von Talenten

Prozess mittels Controlling, z.B. Tracking eingehender Bewerbungen in Summe und von Talenten im Spe-ziellen

Sammeln hochwertiger Bewerbungen in eigenem Talent-Pool und folgend ziel-gruppenspezifische Informa-tion über neue Jobangebote

Erfolgreiche Einführung und Einbindung neuer Mitarbeiter

Nutzung von Automatismen zur Beschleunigung des Einstellungsprozes-ses, z.B. Erstellung von Verträgen und Korrespondenz sowie Datenüber-nahme in das HR-System

Jobbörsen

Homepage

Print

Social Media

Post

Online/E-Mail

Bewerberpool

intern

Vertragsangebote

Verträge

Einarbeitungsplan abstimmen

3. Einstellung und Reporting

2. Bewerbungseingang und Vorauswahl

1. Stellenausschreibung und Marketing