Dieses red.paper informiert Sie über den effektiven Umgang mit dem Kom-munikationsmedium E-Mail. Sie erhal-ten Hinweise zu wichtigen technischen Grundlagen, und Tipps, um E-Mails ef-fektiv zu einzusetzen. Ist Ihre E-Mailadresse repräsentativ? Wählen sie am besten eine Adresse der Form vorname.nachname@domain.de oder kürzen Sie Ihren Vornamen mit dem ersten Buchstaben ab. Vermeiden Sie zu lange und komplizierte Adressen, verzichten Sie auf die Angabe ihres zweiten Vornamens oder andere Zusätze wie Zahlen oder Titel in der Adresse. Die Groß- und Kleinschreibung spielt bei E-Mails keine Rolle, Umlaute kommen allerdings nie vor. Ihr Name sollte im Header stehen. Damit der Empfänger auf einen Blick sieht, von wem die E-Mail stammt, sollte ihr voll-ständiger Name im Header der E-Mail ange-zeigt werden. Sie sollten nicht Ihre T-Online-Zugangsnummer, nur Ihren Vorna-men oder nur Ihren Firmennamen als Ab-sendernamen verwenden. In den meisten E-Mail-Clients können Sie das bei den Kon-to-Einstellungen festlegen. Versenden Sie nie eine E-Mail ohne Betreff. Mit dem Betreff oder Subject einer E-Mail geben Sie dem Empfänger die Möglichkeit, schnell zu erfassen, um was es geht. Wer-den Sie beim Betreff möglichst konkret, a-ber fassen Sie sich kurz. Nennen Sie am besten ein wichtiges Schlagwort an erster Stelle. Schreiben Sie statt „Herzliche Einla-dung zu einem ersten Treffen der Arbeits-gruppe Zwei am 12.06.2008“ besser „AG2, erstes Treffen 12.06.2008“. Verwenden Sie die Kürzel Re: und FW: konsequent. Normalerweise werden diese Kürzel auto-matisch erstellt, wenn Sie auf eine E-Mail antworten (Re:) oder eine E-Mail (FW:) weiterleiten. Löschen oder verändern Sie diese Kürzel nicht. Vermeiden Sie außer-dem, die Betreffzeile zu ändern, da viele E-Mail-Programme zusammengehörende Mails automatisch anhand der Betreffzeile sortie-ren können. So erleichtern Sie dem Emp-fänger den Bezug zu früheren Mails zum gleichen Thema.

Zitieren Sie kurze Textpassagen. Zitieren Sie bei einer Antwort die Informati-onen einer E-Mail, auf die Sie sich beziehen. In den meisten E-Mail-Programmen können Sie den entsprechenden Text markieren, bevor Sie auf „Antworten“ klicken. In der Regel ist es aber nicht sinnvoll, den kom-pletten Text einer E-Mail in einer Antwort zu zitieren. Das sollten Sie nur machen, wenn Sie auf eine länger zurück liegende E-Mail antworten und sicherstellen wollen, das der Empfänger den Inhalt seiner ursprünglichen Mail kennt. Verwenden Sie das CC und BCC Feld. CC steht für Carbon Copy, die Empfänger in diesem Feld erhalten also eine Kopie der Nachricht. Schicken Sie Ihre E-Mail in CC an Empfänger, für die der Inhalt der E-Mail in-teressant oder wichtig ist, von denen Sie aber keine Antwort erwarten oder benöti-gen. So können Sie zum Beispiel die Einla-dung zu einem Arbeitsgruppentreffen im CC an die Sekretärin oder ihren Chef schicken, beide sollen nicht an der Sitzung teilneh-men, müssen aber informiert werden. Emp-fänger im Feld BCC (für Blind Carbon Copy) erhalten ebenfalls eine Kopie der Nachricht, allerdings wird den anderen Empfängern nicht angezeigt, welche Empfänger im BCC stehen. Antworten an alle wirklich nötig? Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, ent-scheiden Sie, ob wirklich alle Empfänger im CC ihre Antwort erhalten sollen. Manche Programme unterscheiden die Funktionen „Antworten an Alle“ und „Antworten an Empfänger“. Löschen Sie ggf. die Empfän-ger, für die Ihre Antwort nicht relevant ist. Erst alle Mails lesen, dann antworten. Gerade wenn Sie längere Zeit Ihre E-Mails nicht abgerufen haben, sollen Sie zuerst al-le Mails einer Person oder zu einem Thema lesen bevor Sie antworten. Oft erhalten Sie mit einer späteren Mail eine weitere oder andere Information, eine Korrektur oder ei-ne Aufgabe hat sich bereits erledigt. Fassen Sie sich kurz. Schreiben Sie nur eine E-Mail, wenn sie ge-genüber einem Anruf oder einem kurzen Weg ins Büro nebenan Zeit einspart und der Sachverhalt kurz und knapp schriftlich dar-gelegt werden kann. Komplizierte Sachver-halte oder strittige Themen sind oft effekti-ver in einem Gespräch zu klären als mit ei-

red.paper no 1 | Tipps zum erfolgreichen Umgang mit E-Mails

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Test

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ner umfangreichen E-Mail-Nachricht. Eine Ausnahme sind Informationen, die für einen größeren Empfängerkreis bestimmt sind, oder die schriftlich dokumentiert sein sol-len. Verweisen Sie auf E-Mail-Anhänge. Verweisen Sie im E-Mail-Text auf ange-hängte Dateien. So weiß der Empfänger was ihn bei dem Anhang erwartet und ob er den Anhang gefahrlos öffnen kann. Dazu genügt ein Standartsatz, wie „im Anhang Protokoll der letzten Sitzung mit Format .pdf“. Verwenden Sie Standartformate wie .pdf oder .jpg um sicherzustellen, dass der Emp-fänger ihr Dokument öffnen kann und es richtig angezeigt wird. Gerade bei Formaten wie .doc oder .ptt kommt es oft vor, dass der Empfänger ihre Datei nicht öffnen kann oder ein Dokument nicht korrekt dargestellt wird. Außerdem gilt: Vermeiden Sie über-große Dateianhänge. Hier sollten Sie das Dokument lieber auf einem Gruppenordner, im Intranet oder auf einem Server ablegen und nur den Link auf die Datei versenden. Schreiben Sie pro Thema eine E-Mail. Verschicken Sie keine E-Mails mit unter-schiedlichen Themen oder zu verschiedenen Projekten. Damit erleichtern Sie den Emp-fängern, die E-Mails effektiv zu bearbeiten und zu sortieren. Bestätigen Sie den Eingang. Es gehört zum guten Ton, den Eingang ei-ner wichtigen E-Mails zu bestätigen oder bei Fragen zu antworten. Dazu genügt eine kurzes „Danke für die Informationen“. Verwenden Sie einen Spam-Filter. Ein Spam-Filter der unerwünschte Mails so-fort löscht ist bei einem durchschnittlichen Spam-Aufkommen von über 90% unerläss-lich. Da es immer vorkommen kann, das Mails versehentlich als Spam oder Junk i-dentifiziert werden, können Sie Spam-Mails statt Sie zu löschen zunächst in einen Ord-ner verschieben lassen, und erst mit einer Verzögerung von einigen Tagen löschen.

Als zusätzlichen Schutz sollten Sie Ihre per-sönliche E-Mail-Adresse nicht unverschlüs-selt im Internet veröffentlichen (z.B. auf Ih-rer persönlichen Webseite oder in Foren). Automatische Programme suchen das In-ternet nach E-Mail-Adressen ab, und miss-brauchen diese für den Versand von Spam-Mails. Halten Sie Ordnung in Ihrem Postfach. Nur so können Sie Ihr Mailpostfach effektiv einsetzen. Unwichtige Mails sollten Sie so-fort nach dem Lesen löschen. Das gleiche gilt für Mails mit Anhängen oder Terminen: Nachdem Sie diese gespeichert haben, können Sie gelöscht werden. Legen Sie sich für einzelne Projekte oder Aufgaben Unterordner an, in die Sie wichti-ge Mails verschieben, die Sie archivieren möchten. Verwenden Sie aber nicht unnöti-ge Arbeitszeit für das akkurate Sortieren al-ler Mails. Legen Sie lieber wenige Ordner an, die Sie aber konsequent verwenden. Für regelmäßige E-Mails (z.B. Newsletter oder Onlinerechnungen), die Sie nicht so-fort bearbeiten müssen, können Sie auch automatische Regeln verwenden. Damit werden diese E-Mails automatisch in Unter-ordner in Ihrem Postfach einsortiert. Verwenden Sie Autoresponder gezielt. Autoresponder sind nur in wenigen Aus-nahmefällen sinnvoll, zum Beispiel wenn Sie längere Zeit Urlaub haben und Ihre E-Mails nicht beantworten können. Eine automatisch erstellte Antwort auf eine E-Mail, die den Empfänger über den Erhalt der E-Mail informiert ist überflüssig. Da die-se Antworten meist direkt vom Mailserver verschickt werden, hat der Empfänger da-mit keine Informationen darüber, ob die Mail tatsächlich im richtigen Postfach gelan-det ist und auch gelesen wird. Lassen sich nicht von Ihrem E-Mail-Account tyrannisieren. Deaktivieren Sie automatische Popups und Töne, die sie jederzeit über den Eingang neuer E-Mails informieren. Wenn Sie Ihre Arbeit ständig für die Bearbeitung von E-Mails unterbrechen, fällt es Ihnen schwerer, sich zu konzentrieren und effektiv zu arbei-ten. Schaffen Sie sich feste Zeiten, in denen Sie E-Mails bearbeiten, z.B. nach der Mit-tagspause oder in Zeiten zwischen zwei Terminen.