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REFERENZ

Exact für Handel

TRADITION TRIFFT MODERNE: GEWÜRZ- UND TEEHAUS SCHNORR MODERNISIERT MIT CLOUD BUSINESS SOFTWARE VON EXACT

Importe von den bekanntesten Plantagen Darjeelings

und Sri Lankas, aus Taiwan, China oder Japan, die nach

umfassenden Verkostungen vor Ort ausgewählt werden.

Dazu unternehmen die Mitarbeiter jährlich Teereisen nach

Asien.

Der Kunde Seit 1956 dreht sich im Gewürz- und Teehaus Schnorr &

Co. GmbH alles rund um Gewürze und Tees. Als kleiner

Familienbetrieb in Frankfurt am Main gestartet, ist das

Unternehmen heute ein bekannter Traditionsbetrieb,

mittlerweile in dritter Generation. Das Sortiment umfasst

mehr als 300 Teesorten aus allen wichtigen Teean-

baugebieten der Welt. Es ist zudem eine Topadresse

für Gewürze, Porzellan und Teezubehör, asiatische

Spezialitäten, Feinkost aus aller Welt, asiatisches und

internationales Kunsthandwerk und vieles andere mehr.

Mit der kontinuierlichen Ausweitung des Sortiments stieg

auch die Anzahl der Importeure und Teehandelshäuser,

mit denen das Teehaus an der Mainmetropole zusammen

arbeitet. Das Teehaus Schnorr legt dabei großen Wert auf

die Qualität seiner Produkte und pflegt aus diesem Grund

intensive Beziehungen direkt zu den Produzenten. Es

ergänzt das Teesortiment zum Beispiel auch durch eigene

3 REFERENZ TEE- UND GEWÜRZHAUS SCHNORR - EXACT FÜR HANDEL

neue Lösung musste her, das erkannte Christof Heinickel,

langjähriger Mitarbeiter, EDV-Leiter und Entwickler der

alten Softwarelösung, sofort. In einer Erweiterung seiner

Eigenentwicklung sah er keine Alternative. Der Tee- und

IT-Experte machte sich also auf die Suche nach einer pas-

senden Software. Diese sollte einerseits die Erfüllung der

Anforderungen durch die GoBD vereinfachen, andererseits

auch die Modernisierung ermöglichen.

Die Herausforderung2016 stand das Teehaus vor einer strategischen

Entscheidung. Die bis dahin eingesetzte selbstentwi-

ckelte Software für Warenwirtschaft, Lagerverwaltung,

Chargenrückverfolgung, Bestellwesen und Kundendaten,

die lokal auf Rechnern im Laden betrieben wurde, erfüllte

die Anforderungen durch die GoBD (Grundsätze zur ord-

nungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,

Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)

etwa in den Bereichen Datenschutz, Brandsicherung

und Zugangskontrolle nicht mehr. Hinzu kam: Mit einem

Generationenwechsel innerhalb des Betriebs kamen

Modernisierungsbestrebungen auf. Der neue Inhaber

und Geschäftsführer Kai Schnorr, Familienmitglied in

dritter Generation, plante, die ursprünglich als Online-

Visitenkarte genutzte Webseite www.teeshop.de zu einem

richtigen Online-Shop und damit zu einem zusätzlichen

Vertriebskanal auszubauen und das Teehaus auch mit

sozialen Plattformen wie Facebook zu verknüpfen. Eine


Die Lösung Bei Exact wurde er fündig. „In Exact für Handel habe ich

eine Lösung gefunden, die unserer vom Funktionsansatz

sehr ähnlich ist“, erzählt Heinickel. „Nur viel moderner und

natürlich in der Cloud.“ Durch die örtliche Nähe zu Exact in

Frankfurt am Main gab es schnell den ersten persönlichen

Besuch von Exact im Teehaus. Dort zeigte der Vertrieb

eine Live-Demo, in der sich Heinickel ein direktes Bild

der Software machen konnte. „Die Live-Demo war eine

tolle Sache, weil ich sofort erkannte, dass die Software

unsere Anforderungen gut abdeckt und auch einfach in

der Benutzung ist. Gefallen hat mir zudem, dass mir auch

gezeigt wurde, was die Software nicht kann. Auf böse

Überraschungen musste ich mich also nicht einstellen.“

Exact für Handel ist eine Cloud Business Software für

kleine und mittlere Handelsunternehmen. Sie deckt alle

kaufmännischen Bereiche eines Handelsunternehmens

ab: Neben der Finanzbuchhaltung enthält Exact für

Handel Module für Lager und Logistik, ein Bestellwesen

und eine Chargenverwaltung, ein Customer Relationship

Management sowie eine Finanzbuchhaltung. Und: Exact

bietet mit DATEVconnect online auch eine Schnittstelle zur

DATEV-Software des Steuerberaters.


Kundenvorteile Mit Exact für Handel ist das Teehaus Schnorr nun mit einer

GoBD-zertifizierten Lösung ausgestattet. Da sie in der

Cloud in einem sicheren Rechenzentrum bei T-Systems

in Deutschland gehostet ist, erfüllt der Teeshop alle

Anforderungen an Ausfallsicherheit, Datensicherheit

und Zugangskontrolle. 15.000 Kundendaten und 8.000

Artikeldaten wurden aus der alten Software in Exact für

Handel migriert. „Die Migration war kein Problem, da wir

die Daten vorher gut aufbereitet hatten“, so Heinickel.

Das Unternehmen profitiert nun von vielen kleinen, aber

feinen Verbesserungen: So steht eine Artikelhistorie

zur Verfügung, aus der ersichtlich wird, wer welchen

Artikel wie oft bestellt hat. Neu ist auch, dass sich

Dokumente im System direkt hinterlegen lassen, etwa

Bestellungen und Lieferscheine. Durch das zentrale

Informationsmanagement sind alle Daten nicht nur allen

Mitarbeitern, sondern auch jederzeit von zu Hause ober

über ein mobiles Gerät verfügbar. Das erlaubt flexibleres

Arbeiten und intensive Auswertungen. Derzeit arbeiten

vier Mitarbeiter auf drei stationären Arbeitsplätzen, einem

Tablet sowie einem Notebook mit Exact. „Praktisch ist

auch die Anbindung an unsere Telefonanlage“, freut sich

Christof Heinickel. In Exact für Handel sind alle Prozesse

integriert. Das heißt, es gibt keine Medienbrüche mehr.

Und durch die Auslagerung der Daten in die Cloud sind die

internen Rechnerressourcen wieder frei.


Fazit und Ausblick Drei Dinge stehen aktuell noch auf der IT-Agenda des

Teehauses: Zum einen die Anbindung des Webshops an

Exact. Dazu arbeitet Exact gerade an einer Schnittstelle

zu Shopware. Zum zweiten die Anbindung eines

Kassensystems an die Online-Software. Und zum dritten

die Nutzung der DATEV-Schnittstelle. „Wir planen, lang-

fristig auf die papierlose Buchführung mit Exact umzustei-

gen“, sagt Geschäftsführer Schnorr. „Dann können wir alle

Belege direkt und in Echtzeit an unseren Steuerberater

übermitteln, der bequem weiter mit seiner DATEV-

Software arbeiten kann. Das macht die Finanzbuchhaltung

wesentlich zeitnaher und effizienter.“ Insgesamt lobt

Schnorr die verringerte Komplexität der Abläufe, das

zentrale Informationsmanagement in der Cloud und

die verbesserte Dokumentation. „Neben den harten

Fakten kommt es bei der Zusammenarbeit mit einem

„Ich habe auf dem Markt nichts gefunden, was so umfänglich, professionell und gleichzeitig preiswert ist, wie Exact.“

IT-Dienstleister aber auch auf Vertrauen, Zuverlässigkeit

und die Chemie an, weiß Schnorr. Hier fühlen er und sein

IT-Experte Heinickel sich bei Exact gut aufgehoben. „Wir

schätzen den sehr schnellen, fundierten und zuverlässigen

Service von Exact“, so das einstimmige Fazit.


VORTEILELÖSUNG

Zentrales Informationsmanagement

Durchgängige, integrierte Prozesse

Verbesserte Dokumentation

Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum

Monatliche Abrechnung je nach Nutzungsumfang,

keine Lizenzkosten

Keine aufwändigen Installationen, keine Wartung

Professioneller Support

Datensicherheit – Hosting in Deutschland bei

T-Systems

Exact für Handel

Integrierte Business-Software inklusive

Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Lager

und Logistik sowie Customer Relationship

Management


Teehaus Nutzt die Cloud Business Software Exact für Handel.

www.teeshop.de

Kai Schnorr Inhaber und Geschäftsführer Gewürz- und Teehaus Schnorr


Exact Software Germany GmbH

WestendGate

Hamburger Allee 2-4

60486 Frankfurt am Main

Deutschland

Tel: +49 (0)69 66566 2100

E-Mail: [email protected]

Web: www.exact.com/de

Kraftvolle Business Software. Entwickelt von Exact. Für mehr als 200.000 Unternehmen weltweit. Für Unternehmer, die etwas wagen und wenn sie fallen, aber immer wieder aufstehen.

Exact fußt auf diesem Gedanken. Denn vor 30 Jahren bestand Exact aus sechs Studenten und einer Garage. Heute sind wir ein globales Unternehmen mit 1.550 Mitarbeitern in 15 Ländern. Wir lieben die Dynamik von rasant wachsenden Unternehmen. Wir lieben den steinigen Weg zu Innovationen.

Unsere Business Software ermöglicht es dir, weiter Ziele zu verfolgen und immer weiter Herausforderungen anzunehmen. Also wage es, den Status-Quo herauszufordern! Analysiere und verbessere Produkte sowie Geschäftsmodelle – mach immer weiter! Mit unserer kraftvollen Business Software ist die Zukunft das, was du daraus machst.

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