Registrierkassen: Was ändert sich für den Einzelhandel und ... · Steuerliche Anforderungen -...

Registrierkassen: Was ändert sich für den Einzelhandel und

die Gastronomie?

14. Februar 2017

IHK Frankfurt am Main,Börsenplatz 4,

60313 Frankfurt am Main

Ihr Referent heute

Diplom-Kaufmann (FH) Steuerberater

sfh Steinhoff StB GmbH, Bensheim Bundesweit tätiger Referent

IFU Institut, Bonn NWB Verlag, Herne u.a.

36 Jahre, verheiratet, 2 Kinder

Stefan Steinhoff

Agenda

Elektronische Finanzverwaltung, Risikomanagement, E-BilanzI.

II.

Offene Ladenkasse im EinzelhandelIII.

Neuerungen bei den elektronischen Registrierkassen ab 01.01.2017

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen –ab dem 01.01.2018

V.

Korrekte KassenbuchführungIV.

Ebene 1 Ebene 2

• Ebene 3

01.01.2007: KONSENS: Koordinierte neue Software-Entwicklung der Steuerverwaltung

Entwicklung von elektronischen Bausteinen (E-Steuererklärung, E-Bilanz, E-Lohnsteuerkarte, E-Rechnung)

Bundeseinheitliches Risikomanagementsystem

01.01.2010: KONSENS für Unternehmerfälle:

Einsatz von Risikoklassen

Einschätzung des Stpfl. durch ein Datenblatt

Abbildung von erkannten Einzelproblemen über Risikobereiche

Einsatz eines echten Risiko- und Mindestfilters

Bis 2022: Massiver Ausbau der elektronischen Verwaltung

1. Status Quo

I. Elektronische Finanzverwaltung, Risikomanagement und E-Bilanz

1. Status Quo

I.

Mittel für Unternehmer (E-Bilanz):

Finanzverwaltung definiert Pflichtfelder, die für jeden Jahresabschluss (Bilanz und GuV) übertragen werden müssen:

Mussfelder Mussfelder, Kontennachweis erwünscht Summenmussfelder Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Auffangpositionen

Ausblick:

Weiterer massiver Ausbau der Automation in der Finanzverwaltung

Ziel:

Vollkommene elektronische Bearbeitung der Steuerfälle

Elektronische Finanzverwaltung, Risikomanagement und E-Bilanz

60%

36%

Fallart RK mindestens: Fall mit hohem Risiko 1

BP-FallBP

Fall mit mittlerem Risiko (mit Risikobereich) 2

Fall mit mittlerem Risiko (ohne Risikobereich) 2

Fall mit geringem oder keinem Risiko 3

Die Risikoklasse bestimmt die Bearbeitungsintensität und -tiefe!

Risikoklassen:

5%

10%40%

40%

1. Status Quo


Risikoklasse I:

Dauerschätzfälle Akzeptierte / gezahlte Schätzungen Fälle mit umfangreichen Änderungen in der letzten Veranlagung verbunden mit

einem hohen Beanstandungsergebnis Fälle mit negativem Compliance-Faktor (z.B. unvollständige Erklärungen, Verletzung

der Mitwirkungspflichten) und zudem mit erheblicher steuerlicher Auswirkung Fälle aufgrund subjektiver Einschätzung des Bearbeiters mit einem vorhersehbaren

Risiko. Anhaltspunkte für ein hohes Steuerausfallrisiko sind z.B. Verflechtungen zwischen mehreren Einkunftsarten sowie vielfältigen rechtlichen oder tatsächlichen Gestaltungsmöglichkeiten

Fälle der Risikobranche (Hochrisiko- und Bargeldbranche in Zusammenarbeit mit der BP)

1. Status Quo


Risikoklasse II (mit Risikobereich):

Fälle, für die kein Bedarf für eine vollumfängliche Prüfung gesehen wird, wohl aber anzunehmen ist, dass Prüfungspunkte vorhanden sein werden.

Fälle, aufgrund subjektiver Einschätzung des Bearbeiters. Wird ein Risiko erwartet, das vom Risikofilter nicht erkannt bzw. erfasst werden kann, so ist ein Risikobereich personell zu vermerken. Hierzu zählen insbesondere Sachverhalte in der Bilanz bzw. formlosen Gewinnermittlung, die der Überwachung bedürfen.

Schätzungsfälle - soweit nicht RK 1

1. Status Quo


Risikoklasse II (ohne Risikobereich):

Fälle, in denen aufgrund der subjektiven Einschätzung des Bearbeiters ein mittleres Risiko vermutet wird, das jedoch nicht konkretisiert werden kann.

Fälle, die nicht in eine andere RK einzustufen sind

1. Status Quo


Risikoklasse III:

Fälle, in denen nach der subjektiven Einschätzung des Bearbeiters keine Rechts-oder Sachverhaltsfragen erkennbar sind, die einer personellen Überprüfung oder Überwachung bedürfen.

Diese Erkenntnisse können nur aus einer mindestens einmaligen Prüfung des Falls aufgrund einer anderen RK-Einstufung gewonnen werden (RK 2 ausreichend).

Fälle der erstmaligen Betrachtung und Fälle erneuter subjektiver Prognose-entscheidung können im Jahr der Betrachtung keine RK 3 Fälle sein.

1. Status Quo


1. Status Quo

• Steuerbescheide ergehen ohne Nachfrage innerhalb kürzester Zeit

Risikoklasse 3:

• Ein bis zwei Nachfragen im Rahmen der Veranlagung

Risikoklasse 2:

• Umfangreiche Nachfragen im Rahmen der VeranlagungRisikoklasse 1:


Agenda


II.

Offene Ladenkasse im EinzelhandelIII.



V.


1. Allgemeines

Prüfungsschwerpunkt bei bargeldintensiven Betrieben wie beispielweise: Gaststätten Taxisunternehmen Frisöre Hotels Einzelhandel etc.

Vielzahl an Manipulationsmöglichkeiten (Auszug): Nachträgliche Manipulation durch Zapper-Programme Verwendung von Zweitkassen, die nicht in die Buchführung einfließen Schlichtes „Vergessen“ von Umsätzen bei der Eingabe

Finanzverwaltung sucht nach materiellen und/oder formellen Fehlern Anforderungen – auch für Steuerberater – extrem unübersichtlich: Fülle an Gesetzen,

Rechtsprechung, Verwaltungsanweisungen; es fehlt ein einfacher Anforderungskatalog

II. Neuerungen zu den elektronischen Registrierkassen ab 01.01.2017

2. Folgen bei fehlerhafter Kassenbuchführung

§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO: Es ist (MUSS-Vorschrift) zu schätzen, wenn Bücher oder Aufzeichnungen fehlen Zweifel an der sachlichen Richtigkeit bestehen Anhaltspunkte für die Unrichtigkeit und Unvollständigkeit der Angaben

bestehen.

Der Gesetzgeber gewährt dem Steuerpflichtigen einen Vertrauensvorschuss:

der formell ordnungsgemäßen Buchführung ist grundsätzlich Glauben zu schenken

Geschätzt werden darf nur, wenn die Vermutung für die materielle Richtigkeit der Buchführung erschüttert ist.

Diese (Richtigkeits-)Vermutung ist nach herrschender Auffassung erst dann widerlegt, wenn die Würdigung des Sachverhalts ergibt, dass die Buchführung mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit ganz oder teilweise sachlich(materiell) unrichtig ist.

Unzulässig ist eine „Besteuerung auf bloßen Verdacht”


2. Folgen bei fehlerhafter Kassenbuchführung

Formelle Mängel mit keinem erheblichen Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften und gegen die tragenden Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung: die Ordnungsmäßigkeit und die daran geknüpfte Beweisvermutung ist nicht zu beanstanden, wenn das sachliche Ergebnis der Buchführung nicht beeinflusst wird

Formelle Mängel mit erheblichem Verstoß: Zuschätzung von 10% ist nicht überhöht (Rn. 25 des Urteils des FG Düsseldorf vom 26.03.2012)

Materielle Mängel: die Ordnungsmäßigkeit wird nur dann nicht berührt, wenn es sich um unwesentliche Mängel handelt, z.B. nicht oder falsch dargestellte Vorgänge, die ohne verbleibende Risiken bzw. Unsicherheiten mit einem ausreichenden Grad an Überzeugung durch Bilanzberichtigungen und geringfügige Zuschätzungen(Sicherheitszuschläge) richtiggestellt werden können


3. Kassenbuchführungssysteme

Drei mögliche Kassenbuchführungssysteme:

EDV-Kasse / PC-Kasse Elektronische Registrierkasse Offen Ladenkasse



EDV-Kasse / PC-Kasse:

verwendet ein marktgängiges Betriebssystem. kann die Daten intern oder extern archivieren (Hardware, Cloud). verfügt oftmals über spezielle Branchenlösungen (z. B. bei Franchisenehmern mit

elektronischer Versendung von Daten an den Franchisegeber oder Verbindung mit einem PC-gestützten vor- oder nachgelagerten System - sog. Back-Office-Systeme).

Grundsätzlich wird jeder Einzelumsatz des Tages gespeichert. Der Steuerpflichtige hat in der Regel auch nachträglich Zugriff auf diese Daten und

könnte diese verändern. bieten sich insbesondere im Handel an, wenn neben der Festhaltung des Umsatzes

auch andere softwaregestütze Systeme zum Einsatz kommen sollen, wie bspw.:• Warenwirtschaftssystem• Kundenverwaltung• Gutscheinverwaltung• Finanzbuchhaltung



Elektronische Registrierkasse:

Bei elektronischen Registrierkassen wird oftmals ein proprietäres Betriebssystem (nicht allgemein anerkannter Standard, also „hauseigene“ Entwicklungen der Kassenhersteller) eingesetzt und die Daten werden zumeist in der Kasse auf Datenträger gespeichert.

Offene Ladenkasse

Von einer offenen Ladenkasse wird immer dann gesprochen, wenn • der Tagesumsatz mit der Hand ausgezählt und • auf jeglichen EDV-Einsatz verzichtet wird


4. Steuerliche Anforderungen - EDV-Kassen

BMF-Schreiben vom 26.11.2010:

Die Kassensysteme müssen den Grundsätzen der GoBS (Jetzt: GoBD) und GDPDUentsprechen

Elektronisch erzeugte Daten sind elektronisch (10 Jahre) aufzubewahren, eine Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend

Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (z.B. USB-Stick, DVD etc.)

Grundbücher sind getrennt für jede einzelne Kasse / Taxameter zu führen Aufzubewahren sind alle gebuchten Einzelumsätze, eine Verdichtung der Daten in

Form von Z-Bons u.ä. ist nicht ausreichend („Einzelaufzeichnungspflicht“) Bare und unbare (EC-Cash, Lastschrift etc.) Geschäftsvorfälle sind zu trennen

II.

a) GDPdU- und GoBD-Fähigkeit:

Neuerungen zu den elektronischen Registrierkassen ab 01.01.2017

Praxishinweis: Die Verpflichtung, die Daten zu speichern trifft den Unternehmer, nicht den Steuerberater. Der Unternehmer muss dafür Sorge tragen, dass er regelmäßige Sicherungen aus seiner elektronischen Registrierkasse vornimmt. Machen Sie daher mindestens monatlich eine Speicherung Ihrer Daten auf einem externen Datenträger oder einer cloud.

BMF-Schreiben vom 26.11.2010:

Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere

• die Bedienungsanleitung, • die Programmieranleitung und • alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

Diese Regeln gelten ab 01.01.2002 (§ 147 Abs. 1 AO) Erfüllt eine EDV- oder elektronische Registrierkasse oben genannten Voraus-

setzungen nicht, gilt eine Nichtbeanstandungsregel bis zum 31.12.2016. Anschließend gelten die Aufbewahrungsregeln ausnahmslos!

Bei zwischenzeitlichen Neuanschaffungen oder Softwareupdates muss die GoBD-Konformität sichergestellt werden


II.



Die neuen Pflichten für die Kassenbuchführung sind nicht unproblematisch, weil

viele elektronische Registrierkassen keine GDPdU-Exportmöglichkeit besitzen, eine Aufrüstung oftmals nicht möglich ist, Unternehmer die Kosten scheuen, auf ein solches System umzustellen, viele Unternehmer die neuen Pflichten gar nicht kennen

Praxishinweis: Wenn eine EDV- oder elektronische Registrierkasse zum Einsatz kommt, muss diese ab dem 01.01.2017 die oben genannten Voraussetzungen erfüllen!

Praxishinweis: Als Konsequenz droht hier eine – für den Prüfer sehr einfach darzulegende - Verwerfung der Buchhaltung aus formellen Gründen. Weitere Recherchen und Arbeiten sind nicht nötig. Gerade junge, technisch versierte Betriebsprüfer werden von dieser Möglichkeit Gebrauch machen.


II.




II.

b) Einzelaufzeichnungen – der neue § 164 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO


Grundsatz: Jeder Geschäftsvorgang muss einzeln aufgezeichnet werden

Gilt bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse / EDV-Kasse

Eine Ausnahme besteht nur bei der offenen Ladenkasse im Einzelhandel: hier müssen täglich nur die Summen der Betriebseinnahmen festgehalten werden

Was muss festgehalten werden?

die Art der Ware oder Leistung,z.B.: Pizza Mix, Cola, Wein, Bier

die verkaufte Menge,

den Preis und

die Umsatzsteuer

Wann muss auch der Name des Kunden festgehalten werden?

Wenn es zumutbar ist: Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminare, Tagungen, Partyservice etc.

Einzelumsätze > 15.000 € (§ 8, 9 Geldwäschegesetz)


II.

b)


Aktuell noch stark umstritten:

Gesetzesbegründung: „Andere Vorgänge sind solche, die unmittelbar durch Betätigung der Kasse erfolgen (z. B. Tastendruck, Scanvorgang eines Barcodes), unabhängig davon, ob sich daraus ein Geschäftsvorfall entwickelt. D. h. durch jede Betätigung der Kasse erfolgt eine Protokollierung. Unter anderen Vorgängen sind somit Vorgänge im Geschäftsprozess zu verstehen, die letztendlich nicht zu einem Geschäftsvorfall geführt haben oder grundsätzlich nicht dazu geeignet sind, einen Geschäftsvorfall zu bewirken, aber einen Prozess im Unternehmen darstellen, wie z. B. nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle, Stornierungen, erstellte Angebote, Trainingsbuchungen oder sonstige Vorgänge.“

Der Begriff „anderer Vorgang“ bedarf weiterer Konkretisierung durch die Finanzverwaltung

Einzelaufzeichnungen – „sonstige erforderlichen Aufzeichnungen“


II.

b) Einzelaufzeichnungen – Besonderheiten in der Gastronomie


Aufzeichnungen zwecks Dokumentation eines unüblichen Wareneinsatzes:

Freigetränke, Happy Hour etc.

2 für 1 Gutscheine:

• Beide Speisen einbuchen, anschließend die günstigere stornieren

• Gutschein aufheben!

Verderb, Schwund, Diebstahl, Spenden (z.B. an die Tafel)

Sachentnahmen

Pauschbeträge nach Alter und Anzahl der Personen; im Rahmen der E-Bilanz müssen diese gesondert übermittelt werden!

Einzelnachweise

Ruhetage / Besonderheiten bei den Öffnungszeiten (z.B. Krankheit)

Speise- und Getränkekarten, Mittagskarten etc. (umstritten, aber zu empfehlen)

Gleiche Anforderungen wie bei EDV-Kassen In der Praxis hat die Finanzverwaltung jedoch auf die Auswertung der elektronischen

Einzeldaten bis zum 31.12.2016 verzichtet, wenn folgende Unterlagen aufbewahrt wurden:

Tagesendsummenbons („Z-Bon“) mit • Nullstellungszähler (fortlaufende Z-Nummer, zur Überprüfung der

Vollständigkeit)• Name des Geschäfts• Umsatz (Brutto und Netto)• Anzuwendender Umsatzsteuersatz• Datum und Uhrzeit des Ausdrucks• Stornobuchungen• Retouren• Entnahmen• Zahlungswege (Bar, EC-Cash, Lastschrift, Kredit, Scheck)

4. Steuerliche Anforderungen – Elektronische Registrierkassen


4.

2.

gleiche Anforderungen wie bei EDV-Kassen In der Praxis hat die Finanzverwaltung jedoch auf die Auswertung der elektronischen

Einzeldaten bisher verzichtet, wenn folgende Unterlagen aufbewahrt wurden:

Alle mit der Kasse erstellten Rechnungen Organisationsunterlagen

• Bedienungsanleitung• Programmieranleitung• Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreise)

Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeicher sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen

zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten).



Praxishinweise:

Die fortlaufende Nummerierung ist eminent wichtig. So kann die Finanzverwaltung überprüfen, ob alle Z-Bons ausgedruckt und in der Buchhaltung verarbeitet wurden.

Auch die Uhrzeit ist ein Indiz dafür, ob alle Umsätze bis Ladenschluss im Speicher aufgenommen wurden.

Der BFH (Urteil vom 25.03.2015 - X R 20/13) hat erst kürzlich bestätigt, dass eine nicht vorhandene Bedienungsanleitung ein derart schwerer formaler Mangel ist, dass die Kassenbuchführung verworfen und bis zu 10% des Umsatzes hinzugeschätzt werden darf

Gibt es einen realen Grund, dass Unterlagen nicht mehr vorhanden sind (Brand, Feuer, Diebstahl), müssen diese ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert werden (Bilder, Anzeige bei der Polizei, Schriftverkehr mit dem Kassenhersteller)

Alte Registrierkasse müssen zwingend 10 Jahre lang aufbewahrt werden!!! Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B.

GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen.



Praxishinweise:

Ab Veranlagungszeiträumen 2017 wird es Standard sein, dass bei einer Betriebsprüfung neben der Finanz- und Lohnbuchhaltung auch die Daten aus den Vorsystemen (bspw.: elektronische Registrierkasse) im GDPdU-Format vorgelegt werden müssen.

Die Bedeutung des Z-Bons wird – aus Sicht der Finanzverwaltung - zurück gehen. Für das Schreiben Ihres Kassenbuches und für den Steuerberater bleibt der Z-Bon aber nach wie vor eine eminent wichtige Unterlage.



Agenda


II.

Offene Ladenkassen im EinzelhandelIII.



V.


Ebene 1 Ebene 2

• Ebene 3

§ 164 AO - Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen

(1) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, voll-ständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet.“

(2) …

Bei elektronischen Registrierkassen: Einzelaufzeichnungspflichtoffenen Ladenkassen: Keine Einzelaufzeichnungspflicht

1. Dreh- und Angelpunkt: § 164 AO

III. Offene Ladenkassen

Praxishinweis: Die offene Ladenkasse darf nur im Einzelhandel verwendet werden! Im Dienstleistungsgewerbe (z.B.: Friseure) ist der Einsatz höchst umstritten und daher nicht zu empfehlen.

2. Grundlagen


Grundsatz:

Im Einzelhand ist bei Verwendung einer offenen Ladenkasse keine Einzelaufzeichnungspflicht gegeben

Es genügt, die Tageseinnahmen in einer Summe festzuhalten

Was muss festgehalten werden?

Tageslosung (Tageseinnahmen)

Bei verschiedenen Umsatzsteuersätzen (19% oder 7%) müssen die Summen jeweils getrennt festgehalten werden

Wann muss auch der Name des Kunden festgehalten werden?

Wenn es zumutbar ist: Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminare, Tagungen, Partyservice etc.

Einzelumsätze > 15.000 € (§ 8, 9 Geldwäschegesetz)

KASSENBERICHT: Ermittlung des Tagesumsatzes (OFD Karlsruhe vom 31.10.2016)

Für den Kassenbericht ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld - unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) - täglich zu zählen.

Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, sodass sich die Tageseinnahme ergibt.

Die Entnahmen, Einlagen und Ausgaben sind durch Belege (oder Eigenbelege) nachzuweisen.

Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programmen) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften (z. B. Excel-Kassenbuch). Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. sofern möglich – mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist.

Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig.

3. Ermittlung der Tageseinnahmen an Hand eines Kassenberichts


Beispiel für einen Kassenbericht:

Der Unternehmer U zählt nach Ladenschluss sein Bargeld in der Kasse und ermittelt einen Betrag in Höhe von 333,47 €. Im Laufe des Tages war er tanken (45,30 €), kaufte Bürobedarf (22,22 €) und Blumen für den Geburtstag einer Mitarbeiterin (50 €). Auf dem Weg zum Tanken warf er bei der Bank eine Geldkassette mit Geld aus dem heutigen Vormittagsgeschäft (500 €) ein. Weitere 100 € entnahm er für sich zum Leben.

Frage: Wie ist der Barumsatz des heutigen Tages zu ermitteln?



1.: Zählprotokoll:



Firma: Gaststätte xyz Datum: 01.04.2016

Uhrzeit: 18:23

€ Anzahl Ergebnis

0,01 x 11 0,11

0,02 x 8 0,16

0,05 x 10 0,50

0,10 x 8 0,80

0,20 x 12 2,40

0,50 x 3 1,50

1,00 x 12 12,00

2,00 x 13 26,00

5,00 x 8 40,00

10,00 x 5 50,00

20,00 x 5 100,00

50,00 x 2 100,00

100,00 x 0,00

200,00 x 0,00

500,00 x 0,00

333,47

Unterschrift: Stefan Steinhoff

Kassenbericht Datum: 01.04.2016 Nr.

Kassenbestand bei Geschäftsschluß 333,47Betriebsausgaben im Laufe des Tages Betrag

Tanken 45,30 120Bürobedarf 22,22 121Blumen 50,00 122

117,52Privatentnahmen Entnahme 100,00 123

100,00Sonstige Ausgaben Abschöpfung 500,00 124

500,00Summe 717,52

Abzüglich Kassenendbestand des Vortages 225,25Kasseneingang

Abzüglich sonstiger Einnahmen

Privateinlage 0,00Wechselgeld 0,00

0,00Bareinnahmen (Tageslosung) 825,74

Unterschrift



2.: Kassenbericht:

Agenda


II.




V.


Das Kassenbuch erfüllt bei Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion und muss daher täglich geführt werden

Gilt sowohl für Offene Ladenkassen Elektronische Registrierkassen / EDV-Kassen

Inhalte: Datum Belegnummer Umsatzsteuersatz Betrag Einnahme (Soll)

• Umsatzerlöse aus Z-Bon oder Kassenbericht• Einlagen

Betrag Ausgabe (Haben)• Betriebsausgaben nur mit Beleg oder Eigenbeleg• Entnahme

Aktueller Kassenbestand Buchungstext

Grundlagen1.

IV. Korrekte Kassenbuchführung

KASSENBUCH:

Datum Nr.

End-/Anfangs-

bestand Einnahmen Ausgaben USt

Gegen-

konto Buchungstext

01.04.2016 225,25 Anfangsbestand

810,74 Tagesumsatz

120 45,30 19% 6530 Tanken

121 22,22 19% 6815 Bürobedarf

122 35,00 7% 6643 Blumen

123 100,00 2100 Entnahme

124 500,00 1460 Abschöpfung

02.04.2016 333,47

… …

Grundlagen – Fortführung des Beispiels von eben1.IV. Korrekte Kassenbuchführung

Die Kontierung übernimmt in der Regel der Steuerberater. Die restlichen Angaben müssen durch den Unternehmer täglichfestgehalten werden.

Die Form des Kassenbuchs ist nicht vorgeschrieben. Es kann manuell und hand-schriftlich geführt werden, bspw.: gebunden, Loseblattsammlung, aneinander gereihte Kassenberichte oder in Verbindung mit einem EDV-System (Excel, Software).

Allerdings gelten bezüglich der elektronischen Kassenbücher erhöhte Anforderungen an die Unveränderbarkeit (Zeitpunkt der „Festschreibung“):

„Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. sofern möglich – mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist.“

Die Form des Kassenbuchs2.IV. Korrekte Kassenbuchführung

Praxishinweis: Die großen Softwareanbieter (Lexware, WISO) bieten diesbezüglich Lösungen an. Auch in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gibt es (Online-)Lösungen (Bspw.: „Kassenbuch online“ von DATEV oder AGENDA).

Allgemeine Probleme bei Kassenbüchern3.IV. Korrekte Kassenbuchführung

Nebenkassen:

Grundaufzeichnungen (Kassenbücher) sind für jede Kasse einzeln zu führen. Eine Zusammenfassung mehrerer Kassen in einem Kassenbuch ist nicht zulässig!

Auch der Geldtransit ist zwingend aufzuzeichnen

Entnahmen/Einlagen:

Entnahmen und Einlagen müssen täglich aufgezeichnet werden.

Dafür sind Eigenbelege zu fertigen (Belegfunktion). Die Verpflichtung dazu ergibt sich aus § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG und § 4 Abs. 4a EStG. Sie dient auch der Herstellung der Kassensturzfähigkeit. Fehlen solche Belege, handelt es sich nicht nur um einen formellen, sondern um einen schwerwiegenden materiellen Mangel (FG Münster vom 23.03.2000, Az. 5 V 7028/99).


Trinkgelder:

1. Zahlung an den Unternehmer:

Entgelt für eine sonstige Leistung:

Umsatzsteuerpflichtig: 7% bei Außerhaus oder 19% bei Im-Haus-Umsätzen

Einkommensteuerpflichtig

Im Kassenbuch zwingend zu berücksichtigen

2. Zahlung an die Arbeitnehmer:

Weder Umsatz- noch Einkommensteuerpflichtig

Keine Aufzeichnungspflichten: Nicht im Kassenbuch zu vermerken

3. Mischfälle:

Beim Arbeitgeber steuerpflichtig, beim Arbeitnehmer steuerfrei

Aufzeichnungspflichtig


Beispiel für eine falsche Aufzeichnung:

Ein Unternehmer betankt sein betriebliches Fahrzeug und begleicht den Rechnungsbetrag aus privaten Mitteln (Belegdatum 17.04.2016). Am 20.04.2016 entnimmt er das Geld aus der Geschäftskasse, bucht die Ausgabe jedoch unter dem Belegdatum in die Kasse ein.

Privat verauslagte Kosten: werden verspätet im Kassenbuch eingetragen

Diese Behandlung ist falsch, denn die Ausgabe mindert nun rechnerisch den Kassenendbestand des Zeitraums 17.04.2015 – 19.04.2015, obwohl die Kasse an diesen Tagen tatsächlich höhere Geldbestände aufwies.

Der Tankbeleg darf den Kassenbestand mithin erst dann mindern, wenn er auch tatsächlich mit der Kasse abgerechnet worden ist, hier also am 20.04.2015. Dieses Vorgehen wirft allerdings weitere Fragen auf…

Lösung: Nebenkasse für Ausgaben (siehe Folgeseite) oder Privateinlage!


Ausgabenkassen: „Portokasse“ oder „Kassensystem mit Festbestand“

„Zweitkassen“, denen der Steuerpflichtige regelmäßig Gelder zukommen lässt in Form von

• Einlagen aus dem Privatvermögen, oder

• Geldtransit aus betrieblichen Hauptkassen oder Bankkonten

System basiert auf einem festen Kassenbestand, der nach einem vorgegebenen Abrechnungszeitraum (Woche, Monat..) wieder aufgefüllt wird.

Die Eintragung in das Kassenbuch und die Buchung über die Aufwandskonten erfolgt am Ende des Abrechnungszeitraums.

Durch die Aufbewahrung der Barbelege in der Kasse und das wöchentliche / monatliche Führen des Kassenbuchs sind die Ausgaben ausreichend festgehalten (Drüen in Tipke/Kruse, Kommentar zur AO, § 146, Tz. 30).

Das geht: Porto, Spesen, Repräsentation, Löhne, Wareneinkauf

Das geht nicht: Sammeln der Belege im Auto, Geldbeutel etc. (Stichwort: Kassensturzfähigkeit), Bareinnahmen jeglicher Art (sind täglich festzuhalten)



Beispiel für eine Ausgabenkasse:

Eine Werbeagentur hat in Ihren Büroräumen eine Portokasse, die der Unternehmer Harry H. am 01.02. mit 500 € aus seinem privaten Geldbeutel bestückt. Im Laufe der nächsten Tage werden damit Getränke (80 €, 02.02.), Blumen für den Steuerberater (35 €, 03.02.), ankommende Warensendungen (120 €, 08.02. ) sowie das Gehalt eines Minijobbers (240 €, 10.02. – gegen Quittung) gezahlt. Am 15.02.2017 kontrolliert der Buchhalter Björn die Ausgabenkasse und füllt sie wieder auf. Hierzu muss er zur Bank und Geld abheben.

Frage: Wie muss Björn das Kassenbuch am 15.02.2017 führen?



Datum Nr. Einnahmen Ausgaben USt SKR 03 SKR 04 Buchungstext

0,00 Anfangsbestand

01.02.2017 1 500,00 1990 2180 Privateinlage

02.02.2017 2 80,00 19% 4653 6643 Getränke

03.02.2017 3 35,00 7% 4653 6643 Blumen

08.02.2017 4 120,00 19% 3400 5400 Wareneingang

10.02.2017 5 240,00 4195 6035 Lohn Minijobber

15.02.2017 6 475,00 1360 1460 Geldtransit

15.02.2017 500,00 Bestand 15.02.

GegenkontoEnd-/Anfangs-

bestand

Besondere Probleme bei Kassenbüchern und elektronischen Registrierkassen3.IV. Korrekte Kassenbuchführung

Kassenverluste:

Kassenverluste durch Diebstahl sind Betriebsausgaben

Allerdings müssen Maßnahmen ergriffen werden, die den Diebstahl untermauern (Strafanzeige, Abmahnung bei Mitarbeitern, Hausverbot bei Kunden)

Ersatzansprüche müssen in jedem Fall geltend gemacht werden

Bei Diebstahl durch Angehörige liegt hingegen eine Entnahme vor


Wechselgeldrückgabe:

Umsatzsteuerliches Entgelt für eine Leistung i. S. d. § 10 Abs. 1 UStG ist alles, was der Leistungsempfänger aufwendet, um die Leistung zu erhalten, abzüglich der Umsatzsteuer.

Zahlt ein Kunde versehentlich zu viel, ist der überhöhte Betrag das Entgelt,

Zahlt er zu wenig, ist der verminderte Betrag das Entgelt.

Die Tagesendsumme lt. Z-Bon ist dann entsprechend zu korrigieren.

Praxishinweis 1: Jeder Mensch macht Fehler – Insofern ist es eher ein Indiz für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung, wenn es hin und wieder zu Differenzen im Bargeldbestand kommt!

Praxishinweis 2: Auch wenn es bei einer elektronischen Registrierkasse keine Pflicht ist, aber nur durch tägliches Auszählen können solche Differenzen festgestellt und im Kassenbuch erfasst werden!


Kassensturzfähigkeit:

Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten jederzeit möglich ist, den durch Kassensturz festgestellten Ist-Betrag mit dem Soll-Betrag der Kasse zu vergleichen.

Der Abgleich muss

• „zu Beginn des Geschäftstages,

• „am Ende des Geschäftstages und

• „im Laufe des Geschäftstagesmöglich sein.

Bei offen Ladenkassen muss täglich ausgezählt werden

Bei elektronischen Registrierkassen sind im Einzelfall auch andere Zählrythmenzulässig – weil die Einzelaufzeichnungen aufbewahrt werden.



Beispiel für Kassensturzfähigkeit:

Eine Einzelhändlerin hat eine ordnungsgemäße Registrierkasse im Einsatz. Sie zeichnet alle Einzelumsätze auf. Ihr Kassenbuch führt Sie täglich, ermittelt aber nur einmal wöchentlich den Bestand.

Am Freitag stellt sie beim Auszählen fest, dass eine Differenz aus dem SOLL-Bestand(327,72 €) und dem tatsächlichen IST-Bestand (294,50 €) in Höhe von 33,22 € vorliegt.

Das Sie kein Personal hat, ist Diebstahl auszuschließen.




31.12.2016 343,50

02.01.2017 1432 463,22 19% 8400 4400 Umsatzerlöse 19%

22 500,00 1360 1460 Geldtransit

306,72

03.01.2017 1433 722,34 19% 8400 4400 Umsatzerlöse 19%

23 800,00 1360 1460 Geldtransit

229,06

04.01.2017 1434 245,98 19% 8400 4400 Umsatzerlöse 19%

24 100,00 1360 1460 Geldtransit

375,04

05.01.2017 1435 765,36 19% 8400 4400 Umsatzerlöse 19%

25 800,00 1360 1460 Geldtransit

340,40

06.01.2017 1436 554,10 19% 8400 4400 Umsatzerlöse 19%

ZP 06.01. 33,22 19% 8400 4400 Differenz - Wechselgeldfehler

26 600,00 1360 1460 Geldtransit

294,50

End-

/Anfangs-

Gegenkonto


Telecash- oder Kreditkartenumsätze

Das bargeldlose Bezahlen hat in der Praxis viele Vorteile:

• Diebstähle, falsches Herausgeben, Falschgeld etc. ist nicht möglich

• Der Anteil tatsächlicher Barumsätze sinkt – und somit auch das Hinzuschätzungsrisiko durch die Betriebsprüfer

Als Nachteil werden jedoch die zusätzlichen Kosten für das Gerät und die Gebühren empfunden

Die unbaren Einnahmen dürfen nicht mit den baren Einnahmen vermengt werden. Beide Zahlungswege, bar und unbar, sind getrennt voneinander aufzuzeichnen. Das gebietet das Erfordernis der Kassensturzfähigkeit.

Unbare Geschäftsvorfälle dürfen jedoch nicht ins Kassenbuch eingetragen werden

Für beide Geschäftsvorfallgruppen (bar und unbar) muss auch nach unterschiedlichen Steuersätzen (7% und 19%) unterschieden werden.


Beispiel: Die Gaststätte „Gegenüber dem Finanzamt“ erwirtschaftet am 02.02.2017 einen Tagesumsatz in Höhe von 2.028,50 €. Der Unternehmer K. Laus fragt seine Gäste vor dem Bezahlen nicht danach, ob sie mit Karte oder in Bar bezahlen möchten. Sein EC-Gerät ist nicht mit der Kasse verknüpft. Der Tagesendsummenbon (Z-Bon) sieht wie folgt aus:

Lösung: Die Aufzeichnungen des Gastwirtes entsprechen nicht den Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung. Im Rahmen einer Betriebsprüfung wird ein formaler Mangel festgestellt, es kann zu hohen Nachforderungen kommen.

Gaststätte "Gegenüber dem Finanzamt"

Fiskalstr. 1

12345 Gibtesnicht

Z-Nr. 1432

Einnahmen 19% 1.845,80 €

Einnahmen - 7% 182,70 € 2.028,50 €

Enthaltene Stornos 0,00 €

Ausdruck: 02.02.2017, 23:23 Uhr


Telecash- oder Kreditkartenumsätze Ebene 1

Ebene 2• Ebene 3

Beispiel – Abwandlung I: Das EC-Gerät von K. Laus ist mit der Kasse verknüpft und er fragt seine Gäste vor dem Zahlen nach der Zahlungsart. Der Z-Bon sieht wie folgt aus:

Lösung Abwandlung I: Die Aufzeichnungen des Gastwirtes entsprechen zu 100% den Vorgaben der Finanzverwaltung. Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann es an dieser Stelle zu keinen Hinzuschätzungen kommen.


Fiskalstr. 1

12345 Gibtesnicht

Z-Nr. 1432

Einnahmen - Bar 567,70 €

19% 423,50 €

7% 144,20 €

Einnahmen - EC-Cash 1.460,80 €

19% 1.422,30 €

7% 38,50 €

Summe Einnahmen 2.028,50 €


Ausdruck: 02.02.2017, 23:23 Uhr


Weitere Frage zu Abwandlung I: Wie muss das Kassenbuch des Unternehmers aussehen, und welche Buchungen müssen getätigt werden (Anfangsbestand 255,50 €)?


01.02.2017 255,50

02.02.2017 1432 423,50 19% 8400 4400 Umsatzerlöse 19%

1432 144,2 7% 8300 4300 Umsatzerlöse 7%

823,20

End-/Anfangs-

bestand

Gegenkonto

Die unbaren Geschäftsvorfälle müssen durch den Steuerberater wie folgt verbucht werden:

SKR 03 SKR 04 SKR 03 SKR 04

1400 1200 Forderungen LuL 1.460,80 € an 8400 4400 Umsatzerlöse 19% 1.422,30 €

8300 4300 Umsatzerlöse 7% 38,50 €


Beispiel – Abwandlung II: Das EC-Gerät von K. Laus ist mit der Kasse verknüpft und er fragt seine Gäste vor dem Zahlen nach der Zahlungsart. Eine Trennung nach Umsatzsteuer-schlüssel und Zahlungsart ist jedoch nicht möglich Der Z-Bon sieht wie folgt aus:

Lösung Abwandlung II: Die Aufzeichnungen des Gastwirtes entsprechen nicht zu 100% den Vorgaben der Finanzverwaltung. Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann es an dieser Stelle zu Diskussionen kommen.


Fiskalstr. 1

12345 Gibtesnicht

Z-Nr. 1432

Einnahmen - Bar 567,70 €

Einnahmen - EC-Cash 1.460,80 € 2.028,50 €

Umsätze 19% 1.845,80 €

Umsätze 7% 182,70 € 2.028,50 €


Ausdruck: 02.02.2017, 23:23 Uhr


Ebene 1 Ebene 2

• Ebene 3

Weitere Frage zu Abwandlung II: Wie sähe das Kassenbuch des Unternehmers aus, und welche Buchungen müssen getätigt werden (Anfangsbestand 255,50 €)?


01.02.2017 255,50

02.02.2017 1432 1.845,80 19% 8400 4400 Umsatzerlöse 19%

1432 182,7 7% 8300 4300 Umsatzerlöse 7%

1432 1.460,80 1360 1460 Geldtransit

823,20

End-/Anfangs-

bestand

Gegenkonto

Die unbaren Geschäftsvorfälle würden wie folgt verbucht werden:

Achtung: Dieses Vorgehen ist strittig. Befürworter verweisen auf die summarischen Aufzeichnungen und die Nachprüfbarkeit des Geldflusses über das Transitkonto; Kritiker verweisen darauf, dass unbare Geschäftsvorfälle nicht im Kassenbuch erscheinen dürfen.

SKR 03 SKR 04 SKR 03 SKR 04

1400 1200 Geldtransit 1.460,80 € an 1000 1600 Umsatzerlöse 19% 1.460,80 €Kasse



PRAKTISCHE PROBLEME:

• In der Regel ist der betriebliche Ablauf in Gaststätten nicht auf diese steuerlichen Anforderungen ausgelegt

• Der (falsche) Prozess sieht in Gaststätten meistens so aus:

Der Kunde fragt nach der Rechnung

Die Bedienung bringt ihm diese, ohne vorher danach zu fragen, ob bar oder unbar gezahlt werden möchte

Auf der Quittung steht somit immer „bar“

Der Kunde zahlt nunmehr aber mit seiner EC-Karte

• Folge: Nun kann für die Buchhaltung nicht mehr unterschieden werden – die Aufzeichnungen sind folglich falsch.



LÖSUNGSANSÄTZE:

• Personal entsprechend schulen

• Entsprechende elektronische Geräte nutzen

• Zwischenbelege ausstellen (Kritisch!)

Agenda


II.




V.


1. Grundsätzliches

V. Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

a) Technische Sicherheitseinrichtung in einem elektronischen Aufzeichnungssystem

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind durch eine technische Sicherheitsein-richtung zu schützen. Die elektronischen Grundaufzeichnungen und andere Vorgänge sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht) und müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden.

Praxishinweis: Die Hersteller der Sicherheitseinrichtung müssen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein!

1. Grundsätzliches


b) Einführung einer Kassen-Nachschau

Vertreter der Finanzbehörden dürfen ohne vorherige Ankündigung Ihre betrieblichen Räume betreten und Ihr Kassensystem überprüfen!

c) Sanktionierung von Verstößen

Zur Sanktionierung von Verstößen wird der Steuergefährdungstatbestand des § 379 Abs. 1 AO ergänzt. Dies ist notwendig, um den neuen gesetzlichen Verpflichtungen des § 146a AO Rechnung zu tragen. Darüber hinaus können die Ordnungswidrigkeiten des § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 bis 6 AO mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Praxishinweis: Das Gesetz tritt 2018 in Kraft. Sollten Sie jetzt Ihre Kasse wegen der Auslesbarkeit und Unveränderbarkeit umstellen, achten Sie bitte darauf, dass Ihre Kasse auch diesbezüglich nachgerüstet werden kann!

1. Grundsätzliches


Die Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht ist nicht gesetzlich nieder geschrieben worden. Die offene Ladenkasse ist nach wie vor anwendbar.

Einzelaufzeichnungspflicht

Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln aufzuzeichnen Diese Verpflichtung trifft nunmehr auch „andere Vorgänge“ (siehe Kapitel II.4.B) Eine Ausnahme gilt nur für den Einzelhandel – bei Verwendung einer offenen

Ladenkasse

Die vorgesehenen Sicherungsverfahren gelten auch für „kassenähnliche Systeme“: Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte, Waagen mit Registrierkassenfunktion

2. Details


Neu sind auch:

Belegausgabepflicht bei elektronischen Registrierkassen• Der Unternehmer muss dem Kunden einen Beleg (elektronisch oder Papier)

in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall ausstellen• Der Kunde ist aber nicht verpflichtet, diesen anzunehmen• Eine Ausnahme gilt für den Einzelhandel. Auf Antrag kann sich der

Einzelhändler von der Belegausgabeverpflichtung befreien lassen. Das Finanzamt kann dem entsprechen – muss es aber nicht.

Zentrale Registrierung der Sicherheitskomponenten – Mitteilungspflicht ggü. dem Finanzamt, welche Kasse zum Einsatz kommt. Diese Angaben sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung der Kasse auf amtlich vorgeschriebenen Vordruck zu erklären

Eine technische Verordnung soll Klarheit schaffen, wie die Speicherung auszusehen hat

2. Details


3. Was gilt ab wann?


Kontaktdaten:

sfh Steinhoff Steuerberatungsgesellschaft mbHSchwanheimer Str. 15764625 Bensheim

Ansprechpartner:

Stefan Steinhoff06251-9348 0 [email protected]

Registrierkassen: Was ändert sich für den Einzelhandel und ... · Steuerliche Anforderungen -...

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