Revisionssichere Archivierung:Das Ende der Papierberge?

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Bei dieser Publikation handelt es sich um allgemeine Informationen ohne Bezug auf konkrete Sachverhalte. Sie kann die Beratungsleistung eines Fachmanns nicht ersetzen. Der Inhalt wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte und Darstellun-gen wird keine Gewähr übernommen.

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Die steigende Flut elektronischer Dokumente ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung. Viele Betriebe erfüllen die Vor-aussetzungen für eine rechtlich korrekte Archivierung nicht.

Die Zahl der Dokumente, die kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) verwalten, steigt rasant. Während der klassische Post- und Faxversand rückläufig ist, wächst der Berg elektronischer Dokumente, wie etwa E-Mails, E-Mail-Anhänge, von Servern heruntergeladene Dateien oder elektronische Rechnungen. Der Grund ist einleuchtend: Elektronische Dokumente machen vergleichsweise wenig Aufwand, denn Porto- und Materialkosten entfallen – und sie sind deutlich schneller beim Empfänger. Während man bei Postaussendungen allein aus Kostengründen auf einen gepflegten Adressbestand achtet, spielt ein Empfänger mehr oder weniger beim E-Mail-Versand keine Rolle. Hinzu kommen weitere Vereinfachungen wie etwa die entfallene Signaturpflicht für elektronische Rechnungen.

Komplizierte RechtslageWas vielen Betrieben nicht bewusst ist: Für E-Mails &Co. gelten mit Blick auf die Aufbewahrung grundsätzlich die gleichen strengen Regeln wie für herkömmliche Papierdokumente. Damit nicht genug, sind elektronische Dokumente grundsätzlich in der Form aufzubewahren, in der sie beim Unternehmen eintreffen. Einfach ausdru-cken, abheften und vergessen genügt daher nicht. Hinzu kommt die weit verbreitete Unsicherheit darüber, welche Dokumente wie lange aufzubewahren sind. Entschei-dend sind hierfür nicht nur steuer- und handelsrechtliche Regelungen, sondern beispielsweise auch EU-Richtlinien und branchenspezifische Besonderheiten. Während Ge-schäftsunterlagen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gelten bei Fragen der rechtlichen Beweissiche-rung häufig sehr viel weiter reichende Verjährungsregeln. So sind etwa Gebäudeskizzen unbefristet aufzubewahren. Wer hingegen Bewerbungsunterlagen ohne ausdrückliche Zustimmung dauerhaft archiviert, kommt schnell in Kon-flikt mit dem Datenschutz.

Mehr Effizienz mit elektronischer ArchivierungDa die wenigsten Unternehmen auf elektronische Kom-munikation verzichten können, zieht dies zwangsläufig einen aufwendigen Parallelbetrieb von Papier- und elek-tronischen Archiven nach sich. Die einzige Möglichkeit, Ineffizienzen zu vermeiden, liegt darin, beide Archive auf elektronischer Basis zu konsolidieren. Dieser Schritt erscheint allein schon deshalb sinnvoll, weil sich der Geschäftsverkehr in den meisten Branchen künftig noch stärker auf die elektronische Schiene verlagern dürfte. Dieses Whitepaper fasst in aller Kürze die wichtigsten Fakten zusammen, die es beim Aufbau gesetzeskonfor-mer Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme zu beachten gilt.

Damm gegen die elektronische Dokumentenflut.

Revisionssichere ArchivierungEinleitung

Revisionssichere Archivierung Vorteile der elektronischen Archivierung

Die gute Seite der Aufbewahrungspflicht.

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Mit der elektronischen Archivierung erfüllen Betriebe nicht nur gesetzliche Vorgaben, sie verbessern gleich-zeitig auch die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse.

Es kommt nicht selten vor, dass gesetzliche Vorschriften, die auf den ersten Blick eher restriktiv wirken, Unterneh-men am Ende entscheidende Vorteile bringen. Die Pflicht zur Aufbewahrung elektronischer Geschäftsdokumente ist da keine Ausnahme. Grund hierfür ist die schlichte Tatsa-che, dass elektronische Prozesse in der Regel effizienter sind als herkömmliche Organisationsabläufe:

• Zugriffsberechtigungen lassen sich klar regeln. Mitarbeitern stehen automatisch nur jene Dokumente zur Verfügung, die für den jeweiligen Arbeitsbereich tatsächlich relevant sind.

• Elektronische Dokumente sind mit wenigen Handgrif-fen verteilt. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn mehrere Personen am Prozess beteiligt sind. Interne Abstimmungen und Genehmigungen verkürzen sich damit.

• Elektronische Aktivitäten bleiben nachvollziehbar. Während auf dem Papier aufwendige Aktenvermerke erforderlich sind, protokolliert ein elektronisches Archivsystem automatisch, wann ein Dokument weitergeleitet, geöffnet oder gar bearbeitet wurde.

• Auf elektronischer Basis lassen sich zeitlich parallel laufende Geschäftsfälle besser im Überblick behalten – zum Beispiel mithilfe der Wiedervorlage.

• Digitale Informationen sind deutlich schneller als Papierbelege. Das sorgt für kurze Auskunfts- und Reaktionszeiten.

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Archivierung rechnet sich

Die Reihe der Pluspunkte lässt sich mit Kosten-vorteilen bei der Archivierung oder der einfachen Erstellung von Sicherheitskopien beliebig fortsetzen. Unterm Strich lohnen sich Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme für viele KMUs also allein schon aus Gründen der Prozesseffizienz. Passende Einstiegslösungen gibt es bereits für wenige hundert Euro, einem Preis, der selbst für Einzelkämpfer und Kleinbetriebe erschwinglich ist. Allerdings arbeiten nicht alle Lösungen in letzter Konsequenz auch ge-setzeskonform. Denn die rechtlichen Anforderungen sind hoch.

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Das Steuer- und Handelsrecht schreibt nicht nur vor, welche Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind, sondern auch den betreffenden Zeitraum. Auch vom Leistungsvermögen digitaler Archivsysteme hat der Gesetzgeber konkrete Vorstellungen.

Die gesetzliche Verpflichtung, Geschäftsunterlagen auf-zubewahren, ergibt sich aus den steuer- und handels-rechtlichen Vorschriften. Demnach sind nicht nur Belege, Rechnungen und Bilanzen zu archivieren, sondern auch die gesamte geschäftliche Korrespondenz, die in Zu-sammenhang mit Geschäftsanbahnungen steht. Hierzu gehören beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge, Entwürfe oder Ähnliches. Da es mitunter schwer ist, relevante von irrelevanten Unterlagen zu unterscheiden, archivieren viele Unternehmen sicherheitshalber alles. Wichtig zu wissen: Dem Gesetz ist es prinzipiell egal, ob Dokumente per Fax, E-Mail oder auf dem Postweg das Unternehmen erreichen. Ausnahmen von der Aufbewah-rungspflicht gibt es nicht.

Zehn Jahre AktenkellerWährend Bilanzen, Rechnungen, Buchungsbelege und ähnliche – im engen Zusammengang mit der Buchhaltung stehende – Dokumente über zehn Jahre aufzubewahren sind, gilt für sonstige Geschäftsunterlagen die verkürzte Frist von sechs Jahren. Bitte beachten: Die Uhr beginnt erst in dem Kalenderjahr zu ticken, in dem die betreffen-den Dokumente zum letzten Mal geändert werden. Da der Jahresabschluss in der Regel erst im Laufe des Folgejahrs erstellt wird, gilt die Aufbewahrungsfrist sogar länger als ein Jahr. Ein weiterer Hemmschuh sind vorläufige Steuerbescheide, denn Belege dürfen grundsätzlich nicht vernichtet werden, solange sie für die Steuerveranlagung von Bedeutung sind.

Hohe Anforderungen an elektronische ArchiveDie Zutaten für ein funktionierendes Papierarchiv sind den meisten Menschen klar: Räumlichkeiten, Regale, Akten-ordner und ein nachvollziehbares Ordnungssystem. Weit weniger klar sind die Anforderungen, die das Handels- und Steuerrecht an digitale Archive stellt. Grundsätzlich gilt, dass Dokumente, die originär elektronisch erstellt werden oder das Unternehmen auf elektronischem Weg

erreichen, auch elektronisch zu archivieren sind. Allerdings reicht es nicht, die Dateien auf irgendeiner Festplatte „zu versenken“. Stattdessen verlangen die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), dass elektronische Geschäftsunterlagen folgendermaßen archiviert werden:• vollständig• sachlich richtig• zeitgerecht• ordentlich• unveränderlich und • nachvollziehbar

Immerhin können Unternehmen den Datenträger des elektronischen Archivs frei wählen. Optische Medien sind ebenso zugelassen wie Festplattensysteme oder Bandlaufwerke. Da elektronische Geschäftsunterlagen bei Betriebsprüfungen ebenso relevant sind wie Papier-dokumente, gibt es auch für diesen Zweck besondere Vorgaben: Nach den Regelungen zur elektronischen Betriebsprüfung (GdPdU – Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sind Unterneh-men dafür verantwortlich, dass Betriebsprüfern jederzeit die benötigten Dokumente zur Verfügung stehen. Die Betriebsprüfer entscheiden dabei selbst, ob sie elektro-nische Belege• direkt in den Systemen des Unternehmens,• auf Basis vorbereiteter Auswertungen oder• im Rahmen der Datenträgerüberlassung im

maschinenlesbaren Format prüfen.

Egal, welches Verfahren zum Einsatz kommt, die damit verbundenen Kosten trägt in jedem Fall das Unternehmen. Sehr viel schwerer wirkt hingegen ein ganz anderes finan-zielles Risiko: Was ist, wenn das installierte Archivsystem den gesetzlichen Anforderungen nicht entspricht und der Betriebsprüfer die Buchhaltung als unschlüssig verwirft? Der Branchenverband Organisations- und Informations-systeme e.V. (VOI) fasst die praktische Relevanz der gesetz lichen Anforderungen unter dem Begriff „Revisions-sicherheit“ zusammen. Wer Wert auf gesetzeskonformes Arbeiten (Compliance) legt, sollte sich mit den praktischen Folgen der gesetzlichen Regelungen intensiv auseinander-setzen.

Revisionssichere ArchivierungGesetzliche Vorschriften zur Archivierung

Alles, was Recht ist.

Dem Gesetz ist es egal, welche Software eingesetzt wird. Umgekehrt ist nicht jedes Archiv- und Dokumen-ten-Management-System automatisch revisionssicher.

Einfach ausgedrückt, könnte man sagen, dass ein Archiv dann revisionssicher ist, wenn sämtliche handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Die elektronischen Dokumente müssen für einen langen Zeitraum – zehn Jahre sind in der IT ein Jahrhundert – gespeichert werden. Langzeitarchivierung ist somit eine wichtige Voraussetzung für ein revisionssicheres Archiv, aber bei Weitem nicht die einzige. Weitere Kriterien sind unter anderem:• Ordnungsmäßigkeit: Bildschirmansichten und Re-

produktionen müssen mit dem Original eins zu eins übereinstimmen. Zudem sollten Indizierung und Proto-kollierung die zeitliche sowie sachliche Bewertung des Dokuments erleichtern.

• Vollständigkeit: Auch ein elektronisches Archiv muss die geschäftlichen Abläufe lückenlos widerspiegeln. Dabei ist sicherzustellen, dass sich die Daten aus dem Archiv verlustfrei abrufen lassen.

• Verfügbarkeit: Auf die gespeicherten Dokumente sollte jederzeit zugegriffen werden können, zum Beispiel anlässlich einer kurzfristig angesetzten Betriebsprü-fung. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind dabei natürlich einzuhalten.

• Unveränderbarkeit: Die archivierten Dokumente sind in einem Format zu speichern, das keine nachträglichen Änderungen erlaubt.

• Geschwindigkeit: Ebenso wie bei einem Papierarchiv müssen auch elektronisch gespeicherte Dokumente zeitnah recherchierbar sein. Eine Anforderung, die – dank Volltextsuche – von den meisten Systemen erfüllt wird.

• Zuverlässigkeit: Nicht mehr benötigte Dokumente sind aus Gründen der Vollständigkeit zum frühestmöglichen Zeitpunkt in das elektronische Archiv zu überführen.

Penibel notiert – die VerfahrensdokumentationDer einwandfreie Betrieb eines revisionssicheren Archivs ist die halbe Miete. Er reicht allerdings nicht ganz aus, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Hinzu kommt die obligatorische Verfahrensdokumentation. Darin sind beispielsweise Arbeits- und organisatorische Anweisun-gen zum Einsatz des Archivsystems oder Protokolle zu Systemänderungen und Datenmigrationen aufgeführt. Ist das Archivsystem nach bestehenden Standards wie beispielsweise den Prüfkriterien für Dokumenten Manage-ment Lösungen (PK-DML) zertifiziert, gehören die entspre-chenden Prüfungsunterlagen ebenfalls zur Verfahrensdo-kumentation.

Freie Wahl der TechnologieMit welcher Technologie die gesetzlichen Vorgaben um-gesetzt werden, ist hingegen Sache des Unternehmens. Steuer- und Handelsrecht erwarten weder den Einsatz eines Archiv- noch eines Dokumenten-Management-Sys-tems. Sie pochen lediglich auf die rechtlichen Vorgaben. Im Umkehrschluss bedeutet dies allerdings auch, dass nicht jedes Archiv- und Dokumenten-Management-Sys-tem automatisch revisionssicher ist. Das gilt allein schon deshalb, weil der Begriff „Revisionssicherheit“ nicht nur an technische sondern auch an organisatorische Vorausset-zungen geknüpft ist. Allein die technischen Anforderungen werden längst nicht von jedem Archiv- und Dokumenten-Management-System unterstützt. Wer also auf der Suche nach einer passenden Software ist, sollte genau hinsehen.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung in der Praxis?

Revisionssichere ArchivierungBegriff „Revisionssicherheit“

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Mehr als revisionssicher

Revisionssichere ArchivierungWeitere Tipps zur Softwareauswahl

Entspricht das eingesetzte Archivsystem den gesetzli-chen Anforderungen, dürfen digitalisierte Papierdoku-mente entsorgt werden. Eine entsprechende Bestäti-gung erteilte die Finanzverwaltung bereits 1995.

Allerdings gilt auch hier: Keine Regel ohne Ausnahme. In einzelnen Fällen – wie etwa im Bereich des Zolls – kann es durchaus vorkommen, dass Papierbelege dennoch aufzu-heben sind. Werden neben steuer- und handelsrechtlich relevanten Dokumenten auch andere Papiere digitalisiert, sind im Einzelfall zusätzliche rechtliche Anforderungen mit Blick auf die Beweissicherung zu beachten.

Ein Archiv- oder Dokumenten-Management-System bringt mitunter erhebliche organisatorische Änderun-gen mit sich. Häufig muss nicht nur in entsprechende Software, sondern auch in zusätzliche technische Aus-stattung – wie beispielsweise Scanner, Speicher, Server oder Bildschirme – investiert werden.

Allein um das Papierarchiv aufzulösen oder den Betriebs-prüfer zu beglücken, rentiert sich ein solcher Aufwand kaum. Anders sieht die Rechnung aus, wenn Unternehmen die Vorteile der digitalen Archivierung auch für das opera-tive Geschäft nutzen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass neben der Revisionssicherheit weitere Kriterien bei Projektplanung und Softwareauswahl berücksichtigt werden. Technische und organisatorische Aspekte gehen dabei oft Hand in Hand. Welche Punkte dabei wichtig sind, hängt von der Unternehmensgröße, der Organisation und der betriebsspezifischen Situation ab.

1. Für die Ewigkeit geplant: Langfristige Archivierung Geschäftsunterlagen sind mindestens zehn Jahre aufzu-bewahren, in Einzelfällen sogar noch länger. Im IT-Markt ist es völlig unmöglich, die technische Entwicklung über einen derart langen Zeitraum vorauszuahnen. Archiv-systeme sollten sich daher grundsätzlich flexibel auf technische Änderungen einstellen. Dabei spielen zum einen die Speichermedien eine Rolle: Weder Festplatten noch optische Medien halten ewig. Daher ist es sinnvoll, Daten in bestimmten Abständen auf neue Datenträger zu migrieren. Das gilt vor allem dann, wenn mit den Dokumen-ten aktiv gearbeitet wird. Ein weiterer Aspekt ist die Wahl des Datenformats: Es ist kaum zweckdienlich, E-Mail-Archive in einem proprietären Format zu speichern und das passende Programm bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist künstlich am Leben zu erhalten. Speziell für Geschäftsdo-kumente bieten sich stattdessen Formate wie PDF, PDF/A, XML oder TIFF an, die über einen langen Zeitraum an allen erdenklichen Endgeräten – also auch mobil – gelesen wer-den können. Zu guter Letzt bereiten Standardformate bei einem späteren Systemwechsel kaum Probleme.

Revisionssichere ArchivierungAbschied vom Aktenkeller

Wann dürfen Papierbelege entsorgt werden?

2. Eines für alle: Einheitliche Archivierung im Unternehmen

Oft wächst der Bedarf an elektronischer Archivierung in den Fachabteilungen – etwa in der technischen Doku-mentation oder im Rechnungswesen. Dass in mittelstän-dischen Betrieben gleich mehrere Systeme im Einsatz sind, ist daher keine Seltenheit. Effizient sind derartige Insellösungen allerdings nicht. Sie führen zwangsläufig zu Systembrüchen, weil durchgängige Prozesse und ein-heitliche Formate fehlen. Zudem ist der Betrieb doppelter Strukturen in der Regel teurer als der einer Gesamtlösung. Zwar spricht beim Thema „DMS“ nichts dagegen, die Technologie zunächst in einem abgegrenzten Bereich zu testen, doch sollte man nicht vergessen, die Systeme zu konsolidieren, sobald der Bedarf weite Teile des Unterneh-mens betrifft.

3. Auf alles vorbereitet: Lückenlose ArchivierungDokumente sind nicht nur aus steuerlichen Gründen zu archivieren. In vielen Branchen – zum Beispiel bei Sicher-heitstechnologie, in der Lebensmittelbranche oder im Gesundheitswesen – müssen sich Prozesse und Sach-verhalte noch Jahre, manchmal sogar Jahrzehnte später lückenlos rekonstruieren lassen. Mitunter gelten hier restriktivere Vorschriften als im Steuer- und Handelsrecht. Zudem steigt in vielen Betrieben das Volumen neuer Formate wie beispielsweise Chats, Multimedia-Dateien oder Social-Media-Streams. Ein modernes Archivsystem sollte darauf vorbereitet sein. Damit stellt sich gleich eine weitere Anforderung: Zugangsberechtigungen sollten den Bewegungsradius von Mitarbeitern und Betriebsprüfern auf das jeweilige Aufgabengebiet begrenzen.

4. Gute Verbindungen: Integrierte ArchivierungEin elektronisches Archiv wird dann zu einem Problem, wenn es Mitarbeiter in einem spürbaren Umfang zusätzlich belastet. Das ist etwa dann der Fall, wenn beispielsweise eine Ausgangsrechnung erst ins PDF-Format konvertiert, manuell verschlagwortet und anschließend per Hand ins Archiv übernommen werden muss. So etwas kostet nicht nur Zeit, sondern gerät im stressigen Betriebsalltag auch schnell in Vergessenheit. Die Folge: vorprogrammierte Lücken, mangelnde Verlässlichkeit und steuerrechtliche Probleme. Deshalb sollten Anbindungen und Schnittstel-len zu geschäftskritischen Anwendungen die Archivierung weitgehend automatisieren. Zu den wichtigsten angren-zenden Systemen gehören beispielsweise die Unterneh-menssoftware oder das E-Mail-System.

5. Gesucht – gefunden: Recherchestarke ArchivierungEin großer Pluspunkt der elektronischen Archivierung ist die komfortable Suche nach Informationen. Während man sich bei einem Papierarchiv mühsam durch Indizierung, Nummern und Regale quält, genügen bei elektronischen Archiven bereits wenige Tastaturanschläge. Dabei ist es egal, ob man gerade am Schreibtisch, im heimischen Garten oder am Flughafen sitzt. Komplexe Abfragen und übersichtliche Ergebnislisten fördern auch bei um-fangreichen Dokumentenbeständen schnell die richtigen Ergebnisse zutage. Sind die Dokumente untereinander verknüpft, zum Beispiel wenn sie zu einem Projekt gehö-ren, lassen sich komplexe Sachverhalte schnell rekonstru-ieren. Effiziente Suchfunktionen gehören mittlerweile zum Standard jedes Archivsystems. Dennoch lohnt es sich, Suchalgorithmen, Ergebnislisten und die Handhabung genauer unter die Lupe zu nehmen.

Mehr als revisionssicher

Revisionssichere ArchivierungWeitere Tipps zur Softwareauswahl

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Die Vision vom papierlosen Büro gibt es so lange, wie es PCs gibt. Möglicherweise bleibt sie eine Utopie, vielleicht dauert es einfach nur länger als gedacht, bis sie Realität wird.

Fest steht, dass gerade kleine und mittelständische Betriebe auf dem Weg dorthin einen großen Schritt vorangekommen sind: Teils folgen sie dabei veränderten Rahmenbedingungen – etwa bei der Prozessintegration mit größeren Kunden oder dem digitalen Datenaustausch mit Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern –, teils der Erkenntnis, dass elektronische Prozesse ein hohes Rationalisierungspotenzial bergen. Letzteres sollte auch der Grund für die Einführung eines Archiv- oder Do-kumenten-Management-Systems sein. Geht es hingegen lediglich darum, kaufmännische Belege digital bereitzuhal-ten und Betriebsprüfern das Leben zu erleichtern, dürfte die Amortisationszeit in vielen Fällen zu lang ausfallen. Von daher sollte die revisionssichere Archivierung ein Plus, ein Bonbon, ein Zusatznutzen sein – nicht aber der eigentliche Investitionsgrund.

Mit der elektronischen Archivierung ist es ein bisschen wie mit dem Bergsteigen: 90 Prozent der Wegstrecke lässt sich mit einem überschaubaren Einsatz bewältigen. Auf den letzten zehn Prozent steigt der Aufwand dann überproportional stark an. Für kleine und mittelständische Unternehmen macht es daher durchaus Sinn, den Gipfel der elektronischen Archivierung erst im Rahmen einer optionalen zweiten Ausbaustufe zu wagen. Auf diese Weise lässt sich das Gros des Einsparpotenzials schnell realisieren, ohne das Projekt durch hohe Anforderungen zu verteuern. Neben Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang sollte dabei vor allem die Integrationsfä-higkeit im Fokus stehen. Arbeitet das Archiv lückenlos mit operativen Anwendungen wie der Unternehmenssoftware zusammen, erreichen Effizienzfortschritt und Mitarbeiter-akzeptanz die höchsten Werte.

Die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung setzen wie selbstverständlich eine sichere, reibungslos funktionierende technische Infrastruktur voraus. Ein Szenario, bei dem menschliches Fehlverhalten praktisch nicht vorkommt. Die Mechanismen, die erfor-derlich sind, um jedem Fehler im Vorfeld zu begegnen, können jedoch sehr aufwendig ausfallen. So aufwendig, dass es für kleinere Betriebe durchaus zweckmäßig sein kann, das Büro über weite Strecken papierfrei zu halten – bis auf eine kleine, unbeugsame Insel im betrieblichen Rechnungswesen.

Fazit: In kleinen Schritten zum Ziel

Revisionssichere ArchivierungFazit

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